Zasady używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasady wymiany samochodów osobowych w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2011.2.18

Akt utracił moc

Wersja od: 10 czerwca 2014 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 21 lutego 2011 r.

w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasad wymiany samochodów osobowych w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (j.t. Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 291 z późn. zm.), art. 11 ust 2 i 2b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) oraz art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Zasady używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasady wymiany samochodów osobowych w Centrali i Oddziałach Regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego - zwanej dalej KRUS, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§  2.

1. Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia, traci moc Zarządzenie nr 167 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 12 grudnia 2008 r. w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych, zasad odsprzedaży używanych samochodów służbowych oraz zasad wymiany samochodów osobowych w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

2. Zezwolenia na prowadzenie samochodu służbowego wydane na podstawie Zarządzenia wskazanego w ust. 1 zachowują ważność, nie dłużej niż do końca 2015 roku.

§  3.

1. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od podania go do wiadomości pracownikom.

2. Sposobem podania treści Zarządzenia do wiadomości pracowników KRUS jest jego zamieszczenie w Zintegrowanym Systemie Zarządzania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

 Zasady używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasady wymiany samochodów osobowych w Centrali i Oddziałach Regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Kierując się zasadą oszczędności i racjonalizacji kosztów transportu, ustala się:

1) zasady używania samochodów służbowych,

2) zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych,

3) normy zużycia paliwa,

4) zasady wymiany samochodów,

5) zakres obowiązków i odpowiedzialności pracownika Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej KRUS, któremu do bezpośredniego kierowania powierzono samochód służbowy.

§ 2. Zasady, o których mowa w § 1, dotyczą samochodów używanych przez pracowników Centrali KRUS, Oddziałów Regionalnych KRUS i Placówek Terenowych KRUS.

Rozdział  II

Zasady używania samochodów służbowych

§  3.

1. Samochodami służbowymi KRUS mogą kierować:

1) kierowcy etatowi,

2) osoby uprawnione posiadające zezwolenie Prezesa KRUS według wzoru określonego w Załączniku Nr 1.

2. Rejestr zezwoleń, o których mowa w ust. 1 prowadzi Biuro Administracji i Inwestycji Centrali KRUS - zwane dalej BAI.

§  4.

1. W KRUS eksploatowane są samochody służbowe przeznaczone do realizacji obowiązków służbowych pracowników KRUS.

2. Decyzję w sprawie korzystania z samochodu służbowego w Centrali KRUS podejmuje Dyrektor BAI na podstawie wniosku dyrektorów biur z wyłączeniem sytuacji, gdy samochód służbowy pozostaje w bezpośredniej dyspozycji Prezesa KRUS lub jego Zastępców. W Oddziałach Regionalnych KRUS i Placówkach Terenowych KRUS decyzję podejmują odpowiednio Dyrektor/Kierownik danej jednostki.

3. Za przejazdy w celach służbowych uznaje się także codzienny dojazd do pracy i powrót do miejsca, w którym osoba uprawniona stale przebywa, a w przypadku stałego zamieszkania w innej miejscowości - również dojazd do miejsca stałego zamieszkania oraz powrót do miejsca stałego pobytu w okresie zajmowania stanowiska jeden raz w tygodniu oraz na okres świąt, z uwzględnieniem zapisów § 6.

§  5.

1. Dokumentem potwierdzającym sposób wykorzystania samochodu służbowego jest karta drogowa - załącznik nr 9 - wystawiona przez pracownika prowadzącego zagadnienia transportowe odpowiednio w Centrali KRUS, w Oddziałach Regionalnych KRUS i Placówkach Terenowych KRUS.

2. Pracownicy KRUS korzystający z samochodów służbowych potwierdzają własnoręcznym podpisem sposób wykorzystania samochodu służbowego na karcie drogowej wypełnionej przez kierującego.

3. Jeżeli pracownik KRUS korzysta z samochodu służbowego nieprzerwanie przez kilka dni, może potwierdzić wszystkie przejazdy zbiorczo, na koniec okresu korzystania z pojazdu z jednoczesnym zaznaczeniem rubryk, których dotyczy podpis.

§  6.

1. Służbowe samochody osobowe eksploatowane w Centrali KRUS, Oddziałach Regionalnych KRUS i Placówkach Terenowych KRUS służą do realizacji zadań merytorycznych tych jednostek.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezes KRUS lub jego Zastępca może wyrazić zgodę pracownikowi KRUS, na okolicznościowe wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych.

3. W przypadku, kiedy Prezes KRUS wydał pracownikowi KRUS upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego, pracownik może wystąpić z wnioskiem do Prezesa KRUS o wyrażenie zgody na korzystanie z tych samochodów na dojazdy do pracy i z pracy.

4. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych oraz na dojazdy do pracy i z pracy odbywa się według następujących zasad:

1) przejechane kilometry w celach służbowych do pracy i z pracy oraz w celach prywatnych pracownika, pracownicy zobowiązani są wyszczególnić w karcie drogowej,

2) BAI na podstawie kart drogowych, w terminie do dnia 10 każdego miesiąca przekaże do Biura Finansowo-Księgowego Centrali KRUS indywidualne wyliczenie wartości nieodpłatnego świadczenia rzeczowego jazd do pracy i z pracy oraz koszty użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych za miesiąc poprzedni celem obliczenia właściwych obciążeń poszczególnych pracowników Centrali KRUS,

3) Oddział Regionalny KRUS na podstawie kart drogowych odpowiednio jak w pkt-cie 2 dokonuje rozliczenia przyznanych dojazdów do pracy i z pracy do miejsca garażowania oraz do celów prywatnych dla pracowników Oddziału Regionalnego KRUS,

4) zestawienie przychodu pracownika korzystającego z nieodpłatnego dojazdu samochodem służbowym do pracy i z pracy stanowi załącznik Nr 3,

5) kilometry przejechane samochodem służbowym do pracy i z pracy traktowane są jako nieodpłatne świadczenie rzeczowe KRUS na rzecz pracowników, które podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składką na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne,

6) cena jednego kilometra odpowiada maksymalnej stawce dla danego pojazdu określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.),

7) koszty jazd samochodem służbowym w celach prywatnych są rozliczane, jako iloczyn liczby kilometrów i stawki jednostkowej określonej w ust 4. pkt 6 oraz podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

5. Wniosek na używanie samochodu służbowego na dojazdy do pracy i z pracy do miejsca garażowania według zasad określonych w ust. 4 może być złożony jedynie wówczas, gdy Dyrektor właściwego Oddziału Regionalnego KRUS stwierdzi, iż nie ma możliwości pozostawiania samochodu służbowego w garażu lub ogrodzonym parkingu należącym odpowiednio do Placówki Terenowej KRUS lub Oddziału Regionalnego KRUS oraz gdy odległość przeznaczona na dojazd z miejsca zamieszkania pracownika KRUS do siedziby odpowiednio Placówki Terenowej KRUS lub Oddziału Regionalnego KRUS nie jest większa niż 10 km.

6. Zgoda wydana na dojazdy do pracy samochodem służbowym traci ważność z dniem 31 grudnia danego roku, w którym została wydana.

§  7.

1. Podstawową dokumentacją służącą do ewidencjonowania kosztów finansowych eksploatowanych w KRUS samochodów służbowych jest teczka samochodu służbowego, w której gromadzone są następujące dokumenty:

1) dokumenty określające pochodzenie samochodu,

2) protokoły przejęcia samochodu służbowego wraz z wyposażeniem dodatkowym, wzór - Załącznik Nr 4,

3) pokwitowanie przejęcia obowiązującej polisy ubezpieczeniowej OC,

4) polisy ubezpieczeniowe samochodu AC, NW,

5) dokumenty związane z naprawami powypadkowymi, itp.

2. W segregatorach, oddzielnie dla każdego samochodu, są przechowywane karty drogowe (druk SM-101) - załącznik nr 9 wraz z miesięcznymi kartami eksploatacyjnymi (druk SM-113) - załącznik nr 10.

3. W Centrali KRUS, Oddziale Regionalnym KRUS i Placówce Terenowej KRUS może być aktualnie w użyciu tylko jeden bloczek kart drogowych. Kolejny bloczek wprowadza się po wykorzystaniu wszystkich kart drogowych z poprzedniego bloczka.

4. Karty drogowe z zasady są wydawane i rozliczane codziennie, chyba że dysponentem samochodu służbowego, przez co najmniej dwa dni jest Prezes KRUS lub jego Zastępcy oraz gdy dany kierowca użytkuje samochód przez kilka kolejnych dni. Wówczas karta drogowa może być wykorzystywana przez kilka dni, nie dłużej niż do czasu całkowitego wypełnienia karty.

5. Osoba nadzorująca w Centrali KRUS, w Oddziale Regionalnym KRUS i Placówce Terenowej KRUS zagadnienia transportowe ma obowiązek przed opuszczeniem miejsca pracy na koniec dnia pracy sprawdzić zgodność rozliczenia wydanych kart drogowych, samochodów które zakończyły pracę w tym dniu, ze stanem faktycznym. W przypadku braku codziennego rozliczenia ma obowiązek powiadomić o tym bezpośredniego przełożonego.

6. Jedna karta drogowa nie może przechodzić z jednego miesiąca na drugi, z wyjątkiem odbywania w tym czasie podróży służbowej.

7. Dokumentację, o której mowa w ust. 1 i 2 prowadzą:

1) BAI - dla samochodów Centrali KRUS,

2) Oddziały Regionalne KRUS dla samochodów użytkowanych przez Oddział Regionalny KRUS i podległe Placówki Terenowe KRUS,

8. Za prawidłowe prowadzenie dokumentacji odpowiedzialny jest:

1) w Centrali KRUS - Dyrektor BAI lub upoważniony Wicedyrektor BAI zgodnie z § 16 ust. 1 zarządzenia.

2) w Oddziałach Regionalnych KRUS - Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS lub upoważniony Zastępca Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS, zgodnie z § 16 ust. 2 zarządzenia.

§  8.

1. Weryfikacji zakładowych norm zużycia paliw płynnych, olejów i smarów, o których mowa w § 13 ust. 2 pkt 1, dokonuje BAI w miarę potrzeb na podstawie:

1) danych technicznych pojazdu,

2) dotychczas stosowanych zakładowych norm zużycia paliw płynnych, olejów i smarów,

3) analizy i weryfikacji dokumentów eksploatacyjnych pojazdu za okres ostatnich dwunastu miesięcy,

4) badań zużycia paliwa, przeprowadzonych przez autoryzowane stacje obsługi lub uprawnionych rzeczoznawców samochodowych.

2. Zmiana zakładowych norm zużycia paliw płynnych, olejów i smarów dla samochodów KRUS nie powoduje konieczności zmiany niniejszego zarządzenia. Zweryfikowane normy zużycia paliw będą podawane do wiadomości pismem okólnym.

§  9.

1. Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS, w terminie do 10 dni od dnia zakończenia kwartału, przesyła do BAI informację o wykorzystaniu samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych w kwartale sporządzoną według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 6.

2. Dyrektor BAI, w terminie do 20 dni od dnia zakończenia kwartału, przedstawia Prezesowi KRUS zbiorczą informację o wykorzystaniu samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych w kwartale w KRUS.

Rozdział  III

Zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych

§  10.

1. Do celów służbowych może być wykorzystany samochód osobowy stanowiący własność (współwłasność) pracownika lub też będący w stałej dyspozycji pracownika (np. na podstawie umowy użyczenia, najmu, leasingu itp.), na zasadzie odpłatności.

2. Prezes KRUS wyraża zgodę na używanie samochodu osobowego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych.

3. Prezes KRUS przyznaje limity imiennie pracownikom w Centrali KRUS oraz Dyrektorom Oddziałów Regionalnych KRUS na szczegółowo uzasadnione przez Dyrektorów wnioski.

4. W Oddziałach Regionalnych i Placówkach Terenowych KRUS limity kilometrów dla pracowników przyznaje Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS w ramach ogólnego limitu kilometrów na jazdy lokalne przyznanego przez Prezesa KRUS dla danego Oddziału Regionalnego KRUS. Limit ogólny jest przyznawany na szczegółowo uzasadniony wniosek Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS.

5. Podstawą do korzystania z miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne jest umowa cywilno-prawna o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zawarta z pracownikiem. Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 7.

6. Umowy, o których mowa w ust. 5 podpisuje:

- w Centrali KRUS - Dyrektor BAI,

- w Oddziałach Regionalnych KRUS - Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS,

- umowy zawierane z Dyrektorami Oddziałów Regionalnych KRUS podpisuje Dyrektor BAI,

- umowę z Dyrektorem BAI - Z-ca Prezesa odpowiedzialny za BAI.

7. Przyznane miesięczne limity kilometrów są ważne do końca roku kalendarzowego, na który zostały przydzielone, z tym, że mogą być przydzielone na krótsze okresy czasu i mogą być wypowiedziane ze skutkiem natychmiastowym.

§  11.

1. Koszty używania samochodu osobowego pracownika w celach służbowych, pokrywa pracodawca według stawek za 1 km, przy czym cena 1 km odpowiada maksymalnej stawce dla danego pojazdu określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.).

2. Zwrot kosztów dla limitów kilometrów na jazdy lokalne dokonuje się w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez pracownika pisemnego comiesięcznego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 8.

3. Wypłatę należności dla pracowników Centrali KRUS zatwierdza Dyrektor BAI i Główny Księgowy KRUS a w Oddziałach Regionalnych KRUS - Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS i Główny Księgowy Oddziału Regionalnego.

4. W przypadku umowy o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych zawartej z Dyrektorem BAI wypłatę należności zatwierdza Z-ca Prezesa KRUS a w przypadku umowy zawartej z Dyrektorem OR wypłatę należności zatwierdza - Z-ca Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS lub osoba upoważniona przez Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS.

Rozdział  IV

Zasady wymiany samochodów w jednostkach organizacyjnych KRUS

§  12.

1. Dyrektor BAI lub Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS mogą wystąpić z wnioskiem o wymianę samochodu na nowy do Prezesa KRUS w następujących przypadkach:

1) po 10-letnim okresie użytkowania niezależnie od przebiegu i stopnia zużycia samochodu,

2) gdy koszt naprawy pojazdu przewyższy 50% wartości rynkowej samochodu przed naprawą,

3) po 7-letnim okresie użytkowania i przebiegu nie mniejszym niż 130 000 kilometrów, dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 1200 cm³,

4) po 8-letnim okresie użytkowania i przebiegu nie mniejszym niż 200 000 kilometrów, dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 1200 cm³,

5) po stwierdzeniu przez licencjonowanego rzeczoznawcę samochodowego, że stopień zużycia pojazdu wynosi ponad 70%, dla samochodów dostawczych i ciężarowych.

2. Każdy wniosek o wymianę samochodu opiniuje Dyrektor BAI potwierdzając okres użytkowania samochodu i przebieg kilometrów na podstawie posiadanej dokumentacji.

3. Do wniosku o wymianę samochodu zgodnie z ust. 1 pkt 2 i 5 winna być dołączona ekspertyza licencjonowanego rzeczoznawcy samochodowego, określająca procentowy stopień zużycia samochodu oraz aktualną wartość rynkową.

4. Ekspertyzy z zakresu rzeczoznawstwa samochodowego mogą być zlecane wyłącznie licencjonowanym rzeczoznawcom samochodowym posiadającym certyfikat w zakresie rzeczoznawstwa samochodowego wydany przez jednostkę akredytowaną w polskim systemie akredytacji, umieszczonym na liście rzeczoznawców samochodowych prowadzoną przez ministra właściwego do spraw transportu zgodnie z art. 79a ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym ( tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.).

5. Sprawdzenie ważności uprawnień rzeczoznawców samochodowych leży w gestii odpowiednio: Dyrektora BAI lub Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS - zlecających wykonanie przedmiotowej ekspertyzy.

Rozdział  V

Zakres obowiązków i odpowiedzialności pracownika KRUS, któremu powierzono bezpośrednie kierowanie samochodem służbowym

§  13.

1. Wszystkich pracowników KRUS, którym zostanie przekazany do bezpośredniego kierowania samochód służbowy obowiązują postanowienia niniejszego zarządzenia dotyczące zakresu obowiązków i odpowiedzialności.

2. Każdy pracownik, któremu powierzono na stan samochód, ponosi pełną odpowiedzialność za jego eksploatację i wyposażenie. Fakt podjęcia tej odpowiedzialności kierowca potwierdza podpisem w protokole zdawczo-odbiorczym samochodu, stanowiącym Załącznik Nr 4.

3. Kierujący pojazdem służbowym zobowiązuje się do:

1) używania pojazdu w taki sposób, aby nie przekraczać zakładowych norm zużycia paliw, olejów smarów. Zakładowe normy i zasady zużycia paliw płynnych, olejów i smarów dla samochodów KRUS zawiera Załącznik Nr 5,

2) utrzymywania samochodu w czystości i należytym stanie technicznym warunkującym bezpieczeństwo przewożonych osób oraz przejawiania szczególnej troski o właściwe zabezpieczenie samochodu przed kradzieżą i zniszczeniem, a w szczególności:

a) stosowanie do samochodów służbowych olejów i innych materiałów eksploatacyjnych wyłącznie zalecanych przez producenta,

b) sprawdzenie terminowości ubezpieczenia pojazdów w zakresie odpowiedzialności cywilnej (OC), autocasco (AC), następstw nieszczęśliwych wypadków (NW),

c) właściwe zabezpieczenie pojazdu i jego wyposażenia przed kradzieżą, zgodnie z warunkami ubezpieczenia autocasco.

3) Wykonania codziennego przeglądu samochodu, w ramach którego we własnym zakresie usunąć drobne usterki i nieprawidłowości, a w razie braku możliwości usunięcia zgłosić fakt osobie nadzorującej w danej jednostce zagadnienia transportowe, najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

4. Nieuzasadnione przekroczenie normy zakładowej zużycia paliwa i oleju obciąża finansowo kierującego pojazdem.

5. Zgłoszenie pojazdu do naprawy odbywa się na podstawie złożonego przez kierowcę zlecenia naprawy, zatwierdzonego uprzednio przez bezpośredniego przełożonego. W nagłych przypadkach przepisu tego nie stosuje się.

6. Wyposażenie pojazdu winno być zgodne z wykazem zawartym w protokole zdawczo-odbiorczym stanowiącym Załącznik Nr 4, i nie może być przechowywane poza samochodem.

§  14.

1. Podstawowym dokumentem eksploatacyjnym samochodu jest karta drogowa, której wzór stanowi załącznik nr 9.

2. Karta drogowa jest dokumentem ścisłego zarachowania i jej odbiór kierowca potwierdza podpisem w książce ewidencji wydanych kart drogowych.

3. Karty drogowe należy wypełniać długopisem, czytelnie i bez poprawek. W przypadku konieczności dokonania poprawki należy dokonać przekreślenia błędnego zapisu w sposób umożliwiający jego odczytanie, następnie wstawić poprawną treść obok, umieszczając jednocześnie czytelny podpis. Zapis na karcie drogowej powinien wiernie odzwierciedlać pracę pojazdu i kierowcy.

4. Kierowca etatowy jest odpowiedzialny za potwierdzenie wykonanych jazd w karcie drogowej zgodnie z otrzymaną od przełożonego dyspozycją.

5. 1 Kierowcy etatowi samochodów osobowych wpisują nazwisko i symbol biura dysponenta oraz dokładną trasę przejazdu. W przypadku, gdy pojazd znajduje sięw dyspozycji Prezesa KRUS lub jego Zastępców, nie wpisuje się godzin w karcie drogowej, a przy przemieszczaniu się w obrębie aglomeracji warszawskiej dopuszcza się stosowanie zwrotu Jazda w obrębie aglomeracji warszawskiej, jeśli wskazany zostanie promień wyjazdu poprzez określenie miejscowości lub ilości kilometrów, a osoba jadąca potwierdzi zasadność przebiegu własnoręcznym podpisem.

6. W przypadku stwierdzenia nieuzasadnionego przebiegu samochodu służbowego, przebieg taki będzie traktowany, jako samowolne użycie samochodu służbowego do celów prywatnych. Pracownik za przejechane dodatkowe nieuzasadnione kilometry będzie obciążony odpowiednio według stawki za kilometr, określonej w § 6 ust. 4 pkt 6 i 7. Zachowanie takie będzie traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych i wobec pracownika może zostać wszczęte postępowanie dyscyplinarne przewidziane przepisami kodeksu pracy.

7. Po zakończeniu pracy, kartę drogową wraz z dowodem rejestracyjnym i kluczykami należy pozostawić w miejscu garażowania pojazdu lub w miejscu wskazanym przez przełożonego, jednocześnie informując go o stanie technicznym pojazdu.

8. Wszelkie opłaty (w tym mandaty karne) wynikające z naruszenia przepisów ruchu drogowego pokrywa kierowca lub inna osoba, której powierzono w użytkowanie samochód służbowy.

9. Kierowcom oraz innym osobom, którym powierzono w użytkowanie samochód służbowy zabrania się jego udostępniania osobom trzecim, jeżeli nie uzasadnia tego interes KRUS lub gdy nie zmuszają go do tego okoliczności.

Rozdział  VI

Postanowienia końcowe

§ 15. Wszelkie odstępstwa od zasad określonych w niniejszym zarządzeniu wymagają indywidualnej zgody Prezesa KRUS.

§  16.

1. Dyrektor BAI może upoważnić Wicedyrektora BAI do wykonywania w jego imieniu kompetencji wskazanych w zarządzeniu.

2. Dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS może upoważnić Zastępcę Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS do wykonywania kompetencji Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS wskazanych w zarządzeniu.

§ 17. Wykaz załączników:

1) Załącznik nr 1 - zezwolenie na prowadzenie samochodu służbowego

2) Załącznik nr 2 - zapotrzebowanie na samochód służbowy,

3) Załącznik nr 3 - zestawienie przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnego dojazdu do pracy,

4) Załącznik nr 4 - protokół zdawczo-odbiorczy przekazania samochodu służbowego,

5) Załącznik nr 5 - normy zakładowe zużycia paliw płynnych, olejów i smarów w eksploatacji pojazdów KRUS,

6) Załącznik nr 6 - informacja o wykorzystaniu samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych,

7) Załącznik nr 7 - umowa na używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych,

8) Załącznik nr 8 - oświadczenie o użyciu do celów służbowych samochodu prywatnego w jazdach lokalnych,

9) Załącznik nr 9 - wzór karty drogowej SM 101,

10) Załącznik nr 10 - wzór miesięcznej karty eksploatacyjnej SM 113,

11) Załącznik nr 11 - instrukcja wypełniania w KRUS karty drogowej wzór nr SM 101.

Załącznik Nr  1

 

Zezwolenie niniejsze ważne jest przy równoczesnym okazaniu prawa jazdy oraz legitymacji służbowej, uprawnia do eksploatacji samochodu				KASA ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
				Zezwolenie nr ........... na prowadzenie samochodu służbowego
Ważne na rok wystawienia .............				.......................................... (imię i nazwisko kierującego)
Ważność zezwolenia przedużono
na rok				..........................................
				(stanowisko służbowe kierującego)
				w ........................................
........................................				(nazwa jednostki organizacyjnej)
(m.p.	m.p.	m.p.	m.p.)
				.......................................... (podpis wystawcy)
				Warszawa, dnia ...........................

Załącznik Nr  2

 Pieczęć nagłówkowa

Biura/Wydziału

Do

........................................................................

........................................................................

(przełożony komórki transportowej)

ZAPOTRZEBOWANIE NA SAMOCHÓD SŁUŻBOWY

Niniejszym zgłaszam zapotrzebowanie na samochód służbowy m-ki .................................

.................................................. , z kierowcą etatowym, bez kierowcy* celem odbycia podróży

służbowej do miejscowości: .......................................

W w/w podróż służbową udaje/ą się: ...................... osób/osoba/osoby.

Nazwiska osób udających się w podróż:

1. ................................................ 5. ................................................

2. ................................................ 6. ................................................

3. ................................................ 7. ................................................

4. ................................................ 8. ................................................

Nazwisko i imię kierującego (w przypadku wyjazdu bez kierowcy etatowego): ........................

Cel wyjazdu: ................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Numer delegacji* .........................................................................................................................

Podstawienie samochodu w dniu: ........................................ godz: .............................................

Miejsce podstawienia: ..................................................................................................................

Planowany powrót w dniu: .................................................. godz: ..............................................

....................................................................................................

(Data, podpis, pieczęć Dyrektora Biura/Kierownika Wydziału)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr  3

 ......................................................................

(imię i nazwisko Pracownika)

......................................................................

(Samochód Nr rejestracyjny)

......................................................................

(Pojemność skokowa silnika)

Zestawienie przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnego dojazdu do pracy

uzyskanego w miesiącu.........................roku.............. przy użyciu samochodu służbowego.

Odległość od siedziby jednostki organizacyjnej do miejsca zamieszkania pracownika oraz od miejsca zamieszkania do siedziby jednostki (km)	Ilość przejazdów wykonanych w miesiącu (szt.)	Miesięczny przebieg samochodu związany z dojazdami do pracy samochodem służbowym (km) [1x2]	Stawka złotych za jeden kilometr przebiegu (zł/km)	Wartość świadczenia w złotych (zł) [3x4]
1	2	3	4	5

Sporządził: Zatwierdził:

............................................................ ............................................................

(Dyrektor BAI/Dyrektor OR)

Miejscowość, data ......................................................

Załącznik Nr  4

 PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY PRZEKAZANIA POJAZDU

Na samochód marki: ................................ , typ .................................. rok produkcji ..................

Nr rejestracyjny: ............................... , Nr nadwozia: ........................ , Nr silnika : ....................

Stan drogomierza: .................................. km, stan paliwa ................................... ,

Jednostka przekazująca: ...................................................................................... ,

Przekazany do jednostki: .................................................................................... ,

Na podstawie decyzji: ......................................................................................... ,

Przy przekazaniu samochodu stwierdzono, że:

a) Stan samochodu: ...................................................................................................................

Przebieg od początku eksploatacji: ................................... kilometrów.

b) Stan ogumienia: .................................................................................................................. ,

c) Braki w ukompletowaniu pojazdu: ..................................................................................... ,

d) Wyposażenie pojazdu: ....................................................................................................... ,

.......................................................................................................................................... ,

e) Wraz z samochodem przekazano następujące dokumenty: ..................................................

............................................................................................................................................ ,

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Pojazd przekazał: Pojazd przyjął:

...................................................... ......................................................

(podpis - pieczątka) (podpis - pieczątka)

Miejscowość, data ......................................................

Załącznik Nr  5

 KASA ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

CENTRALA

Do użytku wewnętrznego

NORMY ZAKŁADOWE

zużycia paliw płynnych, olejów i smarów w eksploatacji pojazdów KRUS

Część 1

TABELA NORM ZAKŁADOWYCH ZUŻYCIA PALIWA DLA POJAZDÓW

KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

(W LITRACH NA 100 KM)

Lp	TYP pojazdu/ marka pojazdu	Pojemność skokowa silnika cm^3		Norma w ruchu miejskim											Norma w ruchu poza miejskim
				lato					zima						lato				zima
I.	Samochody osobowe:
1.	Fiat Uno	900		8,0					8,8						6,6				7,3
2.	Fiat Uno	1 000		8,0					8,5						8,0				8,5
3.	Fiat Panda	1 100		8,3					9,1						6,8				7,5
4.	Fiat Seicento	1 100		6,3					6,9						6,3				6,9
5.	Fiat Seicento GAZ	1 100					9,2 LPG					0,1 LPG					9,2 LPG				10,1 LPG
					+ 0,2 Pb					+ 0,2 Pb						+ 0,2 Pb				+ 0,2 Pb
6.	Polonez	1 600		12,0					13,2						9,5				10,4
7.	Opel Astra GAZ	1 600				9,5 LPG					10,0 LPG						8,5 LPG					9,5 LPG
					+ 0,2 Pb					+ 0,2 Pb						+ 0,2 Pb				+ 0,2 Pb
8.	Opel Astra	1 600		10,6					11,7						7,8				8,6
9.	Opel Astra Klima.	1 600		11,7					11,7						8,6				8,6
10.	Peugeot 306 Klima.	1 600		11,0					11,0						7,7				7,7
11.	Fiat Stilo	1 600		11,2					12,3						9,5				10,4
12.	Citroen C4	1 600		10,6					11,7						8,4				9,2
13.	Skoda Superb	1 800		17,6					19,4						13,2				14,5
14.	Fiat Doblo	1 900		12,0					13,2						8,5				9,3
15.	Leganza	2 000		13,5					14,8						9,5				10,5
16.	Skoda Octavia	2 000		15,0					16,5						10,0				11,0
II.	Samochody dostawcze ciężarowe i pochodne:
1.	Ford Transit 280 S	2 000		12,5					13,75						12,5				13,75
2.	Lublin izoterma	2 400		13,6					14,9						13,6				14,9
3.	Lublin furgon	2 400		12,5					13,7						12,5				13,7
4.	Ford Transit	2 500		10,5					11,6						10,5				11,6
5.	Fiat Ducato	2 800		14,0					15,4						12,8				14,0
6.	Fiat Ducato	3 000		15,9					17,5						14,1				15,0

Część 2

TABELA NORM ZUŻYCIA OLEJÓW I SMARÓW

Lp.	Rodzaj oleju i smaru	Rodzaj silnika	Odniesienie	Norma zużycia W %
1.	2.	3.	4.	5.
1.	Olej silnikowy do uzupełnienia ubytku i okresowej wymiany	niskoprężny	zużycie paliwa w litrach	1,5
		wysokoprężny		2,5
2.	Olej przekładniowy	niskoprężny	zużycie paliwa w litrach	0,4
		wysokoprężny		0,8

Część 3

ZASADY STOSOWANIA OKRESOWYCH I SPECJALNYCH DODATKÓW ORAZ ZWIĘKSZENIA ZAKŁADOWYCH NORM ZUŻYCIA PALIWA

1. Okres zimowy trwa (od 1 listopada do 31 marca następnego roku) i w tym czasie stosuje się normy zimowe.

2. Dla całego przebiegu samochodu "w trasie - w ruchu poza miejskim" jeżeli co najmniej 75 % zrealizowanego przebiegu przypadało w obszarze zabudowanym stosuje się normę wg wskaźnika dla ruch miejskiego.

3. Jeżeli kierowca prowadzący pojazd stwierdzi, że występuje nadmierne zużycie paliwa lub oleju, winien niezwłocznie zgłosić ten fakt do komórki transportowej i odnotować w karcie drogowej.

4. Nadmierne zużycie paliwa spowodowane awarią lub usterką techniczną, może być uznane przez kierownika jednostki organizacyjnej KRUS na podstawie pisemnego oświadczenia kierowcy potwierdzonego przez pracownika prowadzącego sprawy transportu w tej jednostce.

5. Rozliczenie kierowcy z pobranego paliwa na dany pojazd przeprowadza się raz w miesiącu na podstawie dokonanych na bieżąco wpisów w karcie drogowej.

6. Zabrania się zakupu i stosowania paliwa (etyliny) o wyższej lub niższej liczbie oktanowej (LO) niż wymagana jest w instrukcji fabrycznej dla pojazdu danej marki.

7. Zabrania się eksploatowania pojazdów z niesprawnym szybkościomierzem - drogomierzem.

8. Zabrania się eksploatacji pojazdów wykazujących nadmierne zużycie paliwa i oleju.

Załącznik Nr  6

 CENTRALA KRUS

Biuro Administracji i Inwestycji

Al. Niepodległości 190

00-608 Warszawa

Część 1

.............................................................

(pieczęć jednostki organizacyjnej)

INFORMACJA

o wykorzystaniu samochodów służbowych i prywatnych do celów służbowych

Informuję, że w ................ kwartale ..................... roku wykorzystano samochody do celów służbowych w sposób następujący:

I. SAMOCHODY SŁUŻBOWE

	Centrala/ Oddział Regionalny/ Placówka Terenowa	Marka samochodu	Numer rejestracyjny	Data zakupu samochodu	Przebieg od pocz. ekspl. (km)	Przebieg w kwartale sprawozd. (km)	Koszt obsług technicznych od początku eksploatacji (zł)	Koszt obsług technicznych w kwartale sprawozd. (zł)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Razem

Załącznik Nr  7

 UMOWA

na używanie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych w jazdach lokalnych

Zawarta pomiędzy Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, reprezentowaną przez:

........................................................................................................ zwaną dalej Zakładem Pracy

a Panią/Panem ..............................................................................................................................

Zam: .............................................................................................................................................

Zatrudnionym ...............................................................................................................................

(jednostka organizacyjna KRUS)

na stanowisku ...............................................................................................................................

właścicielem/ką, współwłaścicielem/ką, użytkownikiem samochodu osobowego marki ...........

..................................................................

Nr rej. ......................................... , o pojemności silnika ..................... cm³

Zwanym dalej pracownikiem.

Umowę zawarto w dniu ....................................... 20.... r.

Treść umowy jest następująca:

§ 1. Pracownik zobowiązuje się do używania prywatnego samochodu osobowego w służbowych przejazdach lokalnych w ramach przyznanego limitu w wysokości ................. km na miesiąc.

Zastrzega się możliwość zmiany limitu ze skutkiem natychmiastowym.

§ 2. Zakład pracy zobowiązuje się do wypłacania należności w formie zryczałtowanej na użycie prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych według aktualnie obowiązujących stawek za 1 km przebiegu pojazdu na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika (załącznik Nr 8 do Zarządzenia).

§ 3. Miesięczny ryczałt pieniężny nie przysługuje za okres urlopu oraz innej nieobecności w pracy.

Kwotę ryczałtu pomniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności.

§ 4. Pracownikowi przysługuje prawo do korzystania w przejazdach lokalnych z samochodu służbowego tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

§ 5. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron ze skutkiem natychmiastowym.

§ 6. Umowę zawarto na czas określony, tj. do dnia ............................. 20.... r.

§ 7. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania brąz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

§ 8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

................................................................ ..................................................................

(pracownik) (Zastępca Prezesa/Dyrektor BAI/

Dyrektor OR)

Ja niżej podpisany, legitymujący się dowodem osobistym seria .................................... nr ..................................... wydanym przez ..................................................................................... - jako współwłaściciel/właściciel - wyrażam zgodę na powyższe warunki umowy.

....................................................................

(data, podpis)

Załącznik Nr  8

 ......................................................................................................................................

(Imię i Nazwisko) (Stanowisko służbowe)

................................................................... ...................................................................

(Nr i data umowy) (Nr rej. sam. i poj. silnika)

OŚWIADCZENIE

o użyciu do celów służbowych samochodu prywatnego w jazdach lokalnych

Niniejszym oświadczam, iż w m.-cu: .............................. 20...... r. używałem/am do celów służbowych prywatny samochód osobowy i przedkładam niniejsze rozliczenie:

1. Przyznany limit km na przejazdy lokalne:

.................. km x .......................... = ................. zł (1/22 ryczałtu = ................................ zł)

(stawka za 1 km)

2. Potrącenia kwoty ryczałtu z tytułu:

a) choroby ................................................. dni,

b) urlopu ................................................. dni,

c) podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin ................................................. dni,

d) innej nieobecności w pracy, niż wymienione w pkt.

a), b), c): ................................................. dni,

e) nie dysponowania pojazdem przez pracownika do

celów służbowych ................................................. dni.

f) Razem potrącenia: .................. dni x 1/22 ......................... zł = .................................. zł.

3. Należność z tytułu ryczałtu (poz. 1-2) = ................ zł. (słownie: .........................................

............................................................................................................................................ ).

......................................................,dnia.............. 20...... r.

(miejscowość)

.....................................................................

(podpis pracownika)

4. Sprawdzono pod względem merytorycznym, oraz potwierdzam dysponowanie przez pracownika samochodem do celów służbowych w rozliczanym okresie z uwzględnieniem pkt. 2e.

.....................................................................

(podpis Zastępcy Prezesa/Dyrektora Biura/

Kierownika Wydziału)

5. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:

poz. 1 - potwierdza komórka prowadząca ewidencję pracy pojazdów służbowych

................................................................................................................................................

poz. 2a-d - potwierdza komórka kadrowa

................................................................................................................................................

poz. 2, 3 - potwierdza komórka finansowo-księgowa

................................................................................................................................................

Zatwierdzono do wypłaty: dnia ......................... 20..... r.

.................................................................. ..................................................................

(Główny Księgowy) (Zastępca Prezesa/Dyrektor BAI/

Dyrektor OR)

Załącznik Nr  9

 Karta drogowa

grafika

Załącznik Nr  10

 MIESIĘCZNA KARTA EKSPLOATACYJNA

grafika

Załącznik Nr  11

 Instrukcja wypełniania w KRUS karty drogowej wzór SM 101.

Poszczególne rubryki karty powinny zawierać:

Rub. 1 Pieczęć jednostki organizacyjnej, w której wystawiono kartę drogową,

Rub. 2 Nr karty "nadruk" data wystawienia karty,

Rub. 3 Należy wpisywać wyłącznie: Numer rejestracyjny, Marka samochodu, pojemność cylindrów, rodzaj paliwa, oraz miejsce garażowania,

Rub. 4 Imię i Nazwisko kierowcy i dalej w tym wierszu, tylko w przypadku, gdy karta jest wystawiona na kierowcę etatowego zapis czasu pracy, tj. godz. rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, gdy zapisy w karcie drogowej służą jako podstawa wyliczenia wynagrodzenia,

Rub. 5 pozostawiamy bez wypełniania,

Rub. 6 kierowca stwierdza podpisem sprawność techniczną do wyjazdu,

Rub. 7 bez wpisów,

Rub. 8 bez wpisów,

Rub. 9 paliwo, w pkt 1 przenosimy z poprzedniej karty zapis o ilości paliwa w zbiorniku, kierowca potwierdza stan paliwa podpisem,

w pkt 2-5 wpisujemy zakupywane paliwo podając nr faktury i ilość paliwa z dokładnością do dziesiątych części litra,

w pkt 6 wpisujemy stan paliwa przy zwrocie karty drogowej, który jest wynikiem wyliczenia stanu paliwa przy otrzymaniu karty plus paliwo zatankowane minus paliwo zużyte "rzeczywiście" z rubryki 12 pkt 5,

Rub.10 podpis wystawiającego kartę drogową,

Rub.11 norma zużycia paliwa,

Rub.12 dane dotyczące powrotu samochodu z trasy i odstawienie na miejsce stałego garażowania,

w pkt 1 data powrotu,

w pkt 2 godzina powrotu,

w pkt 3 stan licznika przy powrocie,

w pkt 4 wyliczenie zużycia paliwa zgodnie z obowiązującą normą,

w pkt 5 rzeczywiste zużycie paliwa,

w pkt 6 jeżeli w pkt 4 tj. zużycie wg normy jest większa wartość niż w pkt 5 tj. rzeczywiste to występuje oszczędność i wynik działania zapis z pkt 4 minus zapis pkt 5 wpisujemy w pkt 6 (oszczędność),

w pkt 7 jeżeli zapis w pkt 5 jest wyższy niż w pkt 4 to występuje przekroczenie zużycia paliwa i wynik działania zapis pkt 5 minus zapis pkt 4 wpisujemy w pkt 7 (przekroczenie),

jeżeli wpisy w pkt 5 i 4 są identyczne to oznacza rzeczywiste zużycie paliwa jest zgodne z normą i w tym wypadku w punktach 6 i 7 stawiamy kreskę.

Rub.15 podpis kierowcy stwierdzający zgodność wszystkich danych ze stanem faktycznym,

Rub.16 podpis obliczającego wyniki może to być podpis kierowcy,

Rub.17 podpis kontrolującego wyniki,

Rub.18 wszystkie istotne i uzasadnione wpisy o pojeździe,

Rub.19 bez wpisów.

Strona 2 karty drogowej

Rub. 1 numer kolejnej jazdy,

Rub. 2 nazwisko osoby, która dysponuje samochodem,

Rub. 3 skąd-dokąd należy wpisać dokładnie trasę na terenie miasta, nazwy ulic, w dalszych trasach nazwy miejscowości, (z uwzględnieniem zapisów w Ust. 5 § 14 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezesa KRUS Nr......).

Rub. 4 godzina rozpoczęcia danej jazdy,

Rub. 5 stan licznika przy wyjeździe,

Rub. 6 godzina przyjazdu do ...,

Rub. 7 stan licznika przy dojechaniu do miejsca docelowego,

Rub. 8 przebieg kilometrów - jako różnica kolumna 7-5 powinien być zgodny ze wskazaniem drogomierza,

Rub. 9 potwierdzenie zrealizowania przejazdu przez osobę dysponującą pojazdem,

kolumna 10 i 11 nie wymaga zapisu zużycia paliwa dla poszczególnych jazd.

¹ Załącznik nr 1 § 14 ust. 5 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 8 z dnia 10 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.PKRUS.2014.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 czerwca 2014 r.