Zasady używania faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2005.4.82

Akt obowiązujący

Wersja od: 23 września 2005 r.

DECYZJA Nr 38

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH

z dnia 23 września 2005 r.

w sprawie zasad używania faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych.

Na podstawie § 14 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 3 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2002 r. Nr 1, poz. 1, Nr 3, poz. 35, Nr 4, poz. 42 oraz z 2003 r. Nr 2, poz. 3) postanawia się, co następuje:

§  1.

1. Faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych może być stosowane wyłącznie w celu sygnowania:

1) druków akcydensowych o charakterze użytkowym lub okolicznościowym, w szczególności zaproszeń i życzeń;

2) korespondencji seryjnej - pod warunkiem umieszczenia oryginalnego podpisu Ministra Spraw Zagranicznych na pierwszym egzemplarzu;

3) innych dokumentów - na polecenie Ministra Spraw Zagranicznych, w przypadku gdy przebywa on poza siedzibą Ministerstwa Spraw Zagranicznych, a ze względu na szczególne okoliczności zachodzi potrzeba natychmiastowego wysłania dokumentu.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, Minister Spraw Zagranicznych parafuje kopię wysłanego dokumentu ex post.

3. Do używania faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych upoważniony jest dyrektor Sekretariatu Ministra lub jego zastępca.

§  2.

1. Niezwłocznie po wykonaniu faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych należy sporządzić jego odcisk na czterech oddzielnych kartach, na których umieszcza się adnotację:

"odcisk faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych

......................................................

imię i nazwisko

wykonany w dniu .....................................,

data wykonania

przez ..............................................".

imię i nazwisko pracownika

2. Karty, o których mowa w ust. 1, należy przechowywać w kancelarii Sekretariatu Ministra w sposób uniemożliwiający ich utratę.

§ 3. Faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych należy przechowywać w sposób uniemożliwiający jego użycie niezgodnie z zasadami określonymi w niniejszej decyzji.

§  4.

1. Faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych jest komisyjnie niszczone po zakończeniu pełnienia funkcji przez Ministra Spraw Zagranicznych, a także w innym terminie - na jego polecenie. Ze zniszczenia należy sporządzić protokół.

2. Przed zniszczeniem faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych należy sporządzić jego odcisk, w sposób określony w § 2 ust. 1.

3. Do protokołu zniszczenia faksymile podpisu Ministra Spraw Zagranicznych należy dołączyć karty z odciskami sporządzonymi przy jego wykonaniu i zniszczeniu. Protokół wraz z załącznikami przechowuje się w Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych przez okres 10 lat.

§ 5. Za nadzór nad wykonaniem niniejszej decyzji odpowiada dyrektor Sekretariatu Ministra.

§ 6. Przepisy niniejszej decyzji stosuje się odpowiednio do zasad używania faksymile podpisu sekretarza stanu, podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej, z tym że osoby te mogą upoważnić pisemnie inną osobę niż wymienioną w § 1 ust. 3 do używania faksymile swojego podpisu.

§ 7. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.