Zasady udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2006.4.254

Akt utracił moc

Wersja od: 21 czerwca 2006 r.

INSTRUKCJA Nr 8

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 21 czerwca 2006 r.

w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach zagranicznych

Na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.) postanawia się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Postanowienia niniejszej instrukcji stosuje się do udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy lub roboty budowlane, o których mowa w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.).

2. Użyte w instrukcji oraz w załącznikach do instrukcji określenia oznaczają:

a) ustawa - oznacza ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.),

b) zamówienia publiczne - umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,

c) Ministerstwo - Ministerstwo Spraw Zagranicznych,

d) komórka organizacyjna - jedna z komórek wymienionych w załączniku do zarządzenia Nr 59 Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 lipca 2005 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych (M.P. Nr 41, poz. 551, z późn. zm.),

e) placówka zagraniczna - przedstawicielstwo dyplomatyczne, przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inna placówka podległa Ministrowi Spraw Zagranicznych mająca siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

f) komisja przetargowa - komisja powołana przez dyrektora generalnego służby zagranicznej bądź kierownika placówki do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 2. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są na podstawie ustawy oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie (teksty odnośnych przepisów prawnych można w szczególności uzyskać na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: www.uzp.gov.pl).

§ 3. Szczegółowe zadania komisji przetargowych działających w Ministerstwie w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania określa Regulamin Pracy Komisji Przetargowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji.

2. Szczegółowe zadania komisji przetargowej działającej na placówce zagranicznej w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania określa regulamin pracy komisji wydany przez właściwego kierownika placówki.

§ 4. Biuro Dyrektora Generalnego (BDG):

1) prowadzi rejestr prowadzonych w Ministerstwie postępowań w sprawach zamówień publicznych;

2) zapewnia konsultacje w zakresie zamówień publicznych;

3) obsługuje dyrektora generalnego służby zagranicznej w zakresie podejmowanych przez niego czynności odnoszących się do udzielania, realizowania i nadzorowania zamówień publicznych w Ministerstwie lub na placówkach zagranicznych;

4) prowadzi korespondencję merytoryczną z Urzędem Zamówień Publicznych (UZP) oraz z Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (UOPWE).

Rozdział  II

Planowanie zamówień publicznych

§  5.

1. Kierownik każdej komórki organizacyjnej Ministerstwa, w terminie do 1 grudnia każdego roku, obowiązany jest sporządzić i przekazać do BDG, w formie elektronicznej, a następnie w postaci podpisanego przez siebie wydruku, plan zamówień publicznych obejmujący wszystkie przypadki, w których przewiduje wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w nadchodzącym roku budżetowym. Wzór planu należy wypełnić na stronie http://servernt7.81/rzp/. Wydruku dokonuje się poprzez opcję dostępną w systemie.

2. W przypadku konieczności późniejszych zmian w planie, o którym mowa w ust. 1, kierownik odpowiedniej komórki organizacyjnej dokonuje stosownej korekty pod wskazanym wyżej adresem, a następnie przekazuje niezwłocznie informację o jej dokonaniu do BDG. Korekty dokonuje się za pomocą formularza edycyjnego znajdującego się na wskazanej w ust. 1 stronie. Wydruku dokonuje się poprzez opcję dostępną w systemie.

3. Obowiązki związane z przygotowaniem planu zamówień publicznych odnoszą się odpowiednio do placówek zagranicznych, za wyjątkiem konieczności nadsyłania do BDG planów oraz ich korekt. Sformułowanie "odpowiednio" należy rozumieć w ten sposób, że plan sporządza się z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji, dokonując we własnym zakresie jego późniejszych korekt lub uzupełnień.

4. Wskazane w ust. 1 i 2 obowiązki kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa odnoszą się odpowiednio do dyrektora Zarządu Obsługi.

5. Zmiany planów zamówień publicznych mogą być dokonywane w ramach i do wysokości przyznanych na dany cel środków finansowych (budżetowych, specjalnych lub z rezerw budżetu państwa).

§ 6. Przy sporządzaniu planów należy zwrócić uwagę na wynikający z przepisu art. 32 ust. 2 ustawy zakaz dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości.

Rozdział  III

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Ministerstwo

§  7.

1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są przez jedną ze stałych, powołanych przez dyrektora generalnego służby zagranicznej komisji przetargowych lub, w przypadku gdy jest to uzasadnione wartością zamówienia bądź jego szczególnym charakterem, komisję przetargową powołaną indywidualnie przez dyrektora generalnego służby zagranicznej do przygotowania i przeprowadzenia danego postępowania.

2. Przy zamówieniach, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości 60.000 euro, dyrektor generalny służby zagranicznej, na podstawie wniosku kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej, może odstąpić od wskazania lub powołania komisji przetargowej powierzając prowadzenie takiego postępowania wnioskodawcy.

§  8.

1. Decyzję o wszczęciu konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ujętego w planie, o którym mowa w § 5 ust. 1, ze wskazaniem komisji przetargowej właściwej do jego przygotowania i przeprowadzenia, podejmuje dyrektor generalny służby zagranicznej w odpowiedzi na przekazany za pośrednictwem BDG wniosek komórki organizacyjnej, w której właściwości, z uwagi na przedmiot oraz przyznane środki finansowe, znajduje się dane zamówienie. Formularz wniosku zawiera załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

2. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji, o której mowa w ust. 1, do wnioskodawcy należy:

a) pisemne wystąpienie do wskazanej komisji przetargowej o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia w terminie umożliwiającym realizację zadania, z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i przeprowadzenie postępowania,

b) przekazanie komisji przetargowej informacji i dokumentów wymaganych przez ustawę i koniecznych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a dotyczących w szczególności:

– ilości i rodzaju zamawianej dostawy lub usługi, a w odniesieniu do roboty budowlanej - rodzaju, zakresu i lokalizacji budowy,

– szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem osoby, daty oraz sposobu dokonania szacunku,

– potwierdzenia przez Biuro Administracji i Finansów faktu posiadania przez wnioskodawcę środków umożliwiających realizację zamówienia publicznego (potwierdzenie to będzie wydawane po wskazaniu przez dysponenta, pozycji klasyfikacji budżetowej, z której dokonana będzie płatność),

– pożądanego lub wymaganego terminu wykonania przedmiotu zamówienia publicznego,

– warunków stawianych wykonawcom przez zamawiającego,

– innych informacji niezbędnych do sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji, zaproszenia do dialogu,

c) sporządzenie, we współpracy z Zespołem Radców Prawnych BDG, projektu umowy o udzielenie zamówienia publicznego,

d) wykonywanie praw wynikających z umowy o udzielenie zamówienia publicznego oraz czuwanie nad właściwą realizacją zawartej z kontrahentem umowy.

3. Wnioskodawca współpracuje w trakcie postępowania z prowadzącą postępowanie komisją przetargową oraz BDG w trybie uzgodnień i konsultacji.

4. Postanowienie § 6 stosuje się odpowiednio.

§  9.

1. Komisja przetargowa występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o zatwierdzenie:

a) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia,

b) specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji.

3. Formularz wniosku zawiera załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji.

Rozdział  IV

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez placówkę zagraniczną

§  10.

1. Kierownik placówki podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ujętego w planie, o którym mowa w § 5 ust. 3, po uprzednim uzyskaniu pozytywnej opinii komórki organizacyjnej Ministerstwa, której zakresu działania dotyczy przedmiot zamówienia w zakresie: gospodarności, celowości oraz zgodności z normami, limitami i standardami przyjętymi w realizacji określonych zadań.

2. W uzasadnieniu decyzji, o której mowa w ust. 1, należy podać:

a) przedmiot zamówienia publicznego,

b) szacunkową wartość przedmiotu zamówienia wyrażoną w złotych i euro,

c) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia,

d) zapewnienie posiadania środków finansowych w wysokości umożliwiającej realizację zamówienia.

3. Postanowienie § 6 stosuje się odpowiednio.

§  11.

1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy do zadań komisji przetargowej powołanej w tym celu przez kierownika placówki.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 60.000 euro, kierownik placówki może odstąpić od powołania komisji przetargowej, w szczególności, gdy z przyczyn organizacyjnych brak jest możliwości powołania trzech osób w skład komisji przetargowej.

3. W przypadku określonym w ust. 2 kierownik placówki wyznacza osobę do przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

4. Komisja w szczególności:

a) występuje do kierownika placówki z propozycją zastosowania w postępowaniu jednego z trybów przewidzianych w ustawie,

b) przygotowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenie do składania ofert, zaproszenie do dialogu lub zaproszenie do negocjacji.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4, zatwierdza kierownik placówki.

§  12.

1. Kierownik placówki:

a) dokonuje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego (ustosunkowując się do wniosku komisji przetargowej albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania),

b) zatwierdza specyfikację istotnych warunków zamówienia, zaproszenie do składania ofert, zaproszenie do dialogu lub zaproszenie do negocjacji,

c) zatwierdza treść ogłoszeń wymaganych ustawą,

d) odrzuca ofertę na wniosek komisji przetargowej albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania,

e) wyklucza wykonawcę na wniosek komisji przetargowej albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania,

f) zatwierdza propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnia postępowanie na wniosek komisji przetargowej albo osoby wyznaczonej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania,

g) zatwierdza protokół postępowania,

h) przygotowuje wnioski do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą,

i) podpisuje umowę w sprawie zamówienia publicznego,

j) w przypadkach określonych w ustawie przekazuje zawiadomienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych albo Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

2. Do zadań w zakresie zamówień publicznych wykonywanych przez kierownika placówki należy ponadto:

a) opracowanie, zgodnie z przepisami prawa miejscowego, projektów umów w sprawach zamówień publicznych,

b) dokonywanie tłumaczeń dokumentów na język polski i obcy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania,

c) wykonywanie praw wynikających z umowy o udzielenie zamówienia publicznego oraz czuwanie nad właściwym wykonywaniem obowiązków przez kontrahenta.

§  13.

1. W przypadku gdy placówka planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza 60.000 euro, w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki, kierownik placówki o zamiarze udzielenia takiego zamówienia obowiązany jest powiadomić dyrektora generalnego służby zagranicznej nie później niż na 30 dni przed planowanym wszczęciem postępowania. W trakcie przygotowywania i prowadzenia postępowania dyrektor generalny służby zagranicznej może zwrócić się o przekazanie określonych przez siebie informacji związanych z postępowaniem.

2. W przypadku gdy placówka planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa wynosi powyżej 60.000 euro, w trybie zamówienia z wolnej ręki, kierownik placówki niezależnie od obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 1, przekazuje, po zakończonym postępowaniu, do wiadomości dyrektora generalnego służby zagranicznej kopię zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania, jeżeli takie zawiadomienie było wymagane zgodnie z przepisami ustawy, oraz kopię protokołu z przeprowadzonego postępowania. W trakcie przygotowywania i prowadzenia postępowania dyrektor generalny służby zagranicznej może zwrócić się o przekazanie określonych przez siebie informacji związanych z postępowaniem.

Rozdział  V

Udzielanie zamówień publicznych przez Zarząd Obsługi MSZ

§  14.

1. Zamówienia publiczne realizowane przez Zarząd Obsługi MSZ podlegają kontroli dyrektora generalnego służby zagranicznej w ramach ogólnego nadzoru.

2. Dyrektor Zarządu Obsługi ustala zasady udzielania zamówień publicznych podległej sobie jednostce.

Rozdział  VI

Dokumentowanie postępowania

§  15.

1. Z każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, niezależnie od jego wyniku, sporządza się protokół postępowania, zgodnie z art. 96 ustawy.

2. W przypadku prowadzenia postępowania w Ministerstwie protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza dyrektor generalny służby zagranicznej.

3. W przypadku prowadzenia postępowania przez placówkę protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza kierownik placówki.

§  16.

1. Podstawę do zawarcia umowy z wybranym wykonawcą stanowi zatwierdzony protokół postępowania.

2. Niedopuszczalne jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego przed zatwierdzeniem protokołu postępowania.

Rozdział  VII

Sprawozdawczość w zakresie zamówień publicznych

§  17.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych, dyrektor Zarządu Obsługi oraz kierownicy placówek, każdy w swoim zakresie, przedstawiają za pośrednictwem BDG dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej w terminach odpowiednio do 31 lipca, za okres od 1 stycznia do 30 czerwca, i do 31 stycznia roku następnego, za okres od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedniego, sprawozdanie zawierające informacje o udzielonych, w danym okresie, zamówieniach publicznych.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, należy sporządzić zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszej instrukcji.

3. Niezależnie od obowiązku określonego powyżej, podmioty wskazane w ust. 1, za wyjątkiem kierowników komórek organizacyjnych, przekazują Prezesowi UZP, w terminie do 1 marca, roczne sprawozdanie, o którym mowa w art. 98 ust. 2 ustawy.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 3, sporządzane jest w formie określonej przez rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 marca 2004 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych oraz jego wzoru (Dz. U. Nr 50, poz. 479) (tekst rozporządzenia jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: www.uzp.gov.pl).

Rozdział  VIII

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów w zakresie zamówień publicznych

§ 18. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponoszą odpowiedzialność na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114, z późn. zm.).

Rozdział  IX

Udzielanie zamówień objętych tajemnicą państwową i dotyczących istotnych interesów bezpieczeństwa państwa

§  19.

1. Udzielenie zamówienia objętego tajemnicą państwową, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, wymaga, niezależnie od wartości zamówienia, zgody dyrektora generalnego służby zagranicznej.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zainteresowanej udzieleniem zamówienia, o którym mowa w ust. 1, występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o wyrażenie zgody, zawierającym:

a) określenie przedmiotu zamówienia,

b) wartość zamówienia,

c) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia,

d) opinię stwierdzającą wystąpienie przesłanek określonych w art. 4 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, wraz z określeniem zakresu prac wymagających nadzoru i wymagań odnoszących się do wykonawców zamówienia, wydaną przez:

– Departament Polityki Bezpieczeństwa albo Biuro Łączności - w przypadku zamówień udzielanych ze względu na istotny interes bezpieczeństwa państwa,

– Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych - w przypadku zamówień objętych tajemnicą państwową.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, wraz z projektem umowy opracowanym w trybie, o którym mowa w § 8 ust. 2 pkt 3, należy przedłożyć za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego.

4. Wykaz zamówień udzielonych w trybie, o którym mowa w ust. 1, zawierający informację o przedmiocie, wartości i dacie zawarcia umowy, załącza się do sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych, przesyłanego za pośrednictwem BDG dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej.

§ 20. Do udzielania zamówień, o których mowa w § 19, nie stosuje się przepisów ustawy oraz postanowień pozostałych rozdziałów niniejszej instrukcji.

Rozdział  X

Przepisy końcowe

§  21.

1. Zamówienia o szacunkowej wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 6.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy oraz niniejszej instrukcji, z zastrzeżeniem wyjątku określonego w § 19 ust. 1, udzielane są samodzielnie przez kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej lub kierownika placówki z zachowaniem zasad określonych w art. 7 ustawy.

2. Szacując wartość zamówienia należy przestrzegać zakazu określonego w art. 32 ust. 2 ustawy.

§ 22. Udzielanie zamówień, których przedmiotem jest nabycie własności i innych praw do nieruchomości, odbywa się pod ogólnym nadzorem Biura Administracji i Finansów.

§ 23. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej instrukcji stosuje się postanowienia instrukcji Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 2 marca 2004 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej oraz na placówkach zagranicznych, oraz postanowień instrukcji Nr 2 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 5 kwietnia 2005 r. zmieniającej instrukcję w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej oraz na placówkach zagranicznych.

§  24.

1. Uchyla się:

a) instrukcję Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 2 marca 2004 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej oraz na placówkach zagranicznych,

b) instrukcję Nr 2 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 5 kwietnia 2005 r. zmieniającą instrukcję w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej oraz na placówkach zagranicznych.

2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWYCH W MINISTERSTWIE SPRAW ZAGRANICZNYCH

§ 1. Niniejszy Regulamin określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowych działających w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w związku z przygotowywaniem i przeprowadzaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 2. Do czynności wykonywanych przez komisję przetargową stosuje się przepisy ustawy oraz przepisy wydane na jej podstawie, a także instrukcję Nr 8 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach zagranicznych.

§ 3. Członków komisji przetargowej, w tym jej przewodniczącego i sekretarza, powołuje i odwołuje dyrektor generalny służby zagranicznej.

§  4.

1. Do obowiązków przewodniczącego komisji przetargowej należy:

a) organizowanie prac komisji przetargowej, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w decyzji o jej powołaniu,

b) podział pracy pomiędzy członków komisji przetargowej,

c) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,

d) odebranie oświadczeń od osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 17 ust. 1 ustawy,

e) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonej przez sekretarza,

f) informowanie kierownika zamawiającego za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego o problemach związanych z pracami komisji przetargowej,

g) wnioskowanie do kierownika zamawiającego za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego o wyłączeniu członka komisji przetargowej z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 ustawy lub odwołanie ze składu komisji z innych uzasadnionych powodów (np. wyjazd na placówkę zagraniczną, absencja chorobowa),

h) w trakcie publicznej sesji otwarcia ofert:

– bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

– sprawdzenie, czy oferty zostały złożone w terminie, czy osoby reprezentujące wykonawców, którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w ich imieniu,

– udzielanie głosu upoważnionym przedstawicielom wykonawców obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień,

i) sprawdzanie z członkami komisji przetargowej ważności ofert, poprzez ustalanie, czy:

– złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

– wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania,

– oferta nie podlega odrzuceniu,

j) konsultowanie z Biurem Dyrektora Generalnego wątpliwości w zakresie stosowania przepisów ustawy,

k) wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy, wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, instrukcji oraz regulaminu.

2. Przewodniczący reprezentuje komisję przetargową wobec osób trzecich oraz zamawiającego w zakresie, o którym mowa w niniejszym regulaminie, a także kieruje pracami komisji przetargowej, zapewniając ich sprawny i zgodny z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, obowiązującymi w jednostce zamawiającego, przebieg.

3. Przewodniczący nie może po zakończeniu postępowania wykonywać zadań, o których mowa w § 8 ust. 2 lit. d) instrukcji.

4. W przypadku gdy przewodniczący nie może brać udziału w pracach komisji przetargowej, komisją kieruje osoba imiennie przez niego upoważniona na piśmie. Upoważnienie określa także zakres czynności, które mogą być wykonane przez osobę w nim wskazaną.

§ 5. Do obowiązków sekretarza komisji przetargowej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego należy:

1. dokumentowanie podstawowych czynności komisji przetargowych, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników;

2. udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem;

3. powiadamianie członków komisji przetargowych o terminach posiedzeń;

4. przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą;

5. czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji przetargowej;

6. przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych oraz wykonawców;

7. przygotowywanie materiałów z postępowania do archiwizacji;

8. przygotowanie materiałów z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do ewentualnej kontroli uprzedniej Prezesa UZP;

9. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy;

10. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, instrukcji oraz regulaminu.

§ 6. Do obowiązków członka komisji przetargowej należy:

1. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy;

2. wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji przetargowej;

3. uczestnictwo w posiedzeniach i pracach komisji przetargowej;

4. dokonanie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z przepisami ustawy;

5. badanie ofert, w szczególności dokonanie oceny spełnienia przez oferty wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, które określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert;

6. wnioskowanie o powołanie biegłego w przypadku wątpliwości dotyczących oceny ofert w zakresie przedmiotu zamówienia;

7. niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji przetargowej;

8. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, instrukcji oraz regulaminu.

§  7.

1. W ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przetargowa w szczególności przygotowuje i przekazuje dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do zatwierdzenia:

a) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,

b) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji,

c) projekty ogłoszeń wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 60.000 euro,

d) projekty innych dokumentów, w szczególności wniosków zamawiającego do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą oraz zawiadomień przewidzianych przepisami ustawy.

2. Za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej, wykonawcom, Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich i Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, a także za skierowanie ich do publikacji na portalu internetowym UZP, na własnej stronie internetowej i w siedzibie Zamawiającego odpowiedzialny jest przewodniczący komisji.

3. Skierowanie ogłoszeń do publikacji na własnej stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiającego należy poprzedzić przedstawieniem ich do zatwierdzenia naczelnikowi Wydziału Zamówień Publicznych w Biurze Dyrektora Generalnego.

§ 8. Członkowie komisji przetargowej oraz osoby uczestniczące w jej pracach zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej w zakresie informacji związanych z przygotowaniem i przebiegiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym informacji dotyczących badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert.

§  9.

1. Komisja przetargowa pracuje na posiedzeniach.

2. Terminy posiedzeń i ich przedmiot ustalane są przez przewodniczącego, który z odpowiednim wyprzedzeniem przekazuje stosowną informację pozostałym członkom komisji. Posiedzeniom przewodniczy przewodniczący komisji.

3. Komisja przetargowa podejmuje decyzje w formie uchwał. Dla ważności uchwały konieczny jest udział w głosowaniu minimum 3 członków komisji. Żadnemu z członków komisji nie przysługuje prawo do wstrzymania się od głosu.

4. Z każdego posiedzenia, w terminie nie dłuższym niż 3 dni, sekretarz komisji przetargowej sporządza protokół zawierający w szczególności wyniki głosowań i treść podjętych uchwał oraz ewentualne inne uzgodnienia. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz.

5. Wszystkie odnoszące się do danego postępowania, kolejno ponumerowane i zszyte ze sobą protokoły z posiedzeń komisji przetargowej stanowią odrębny zbiór dokumentów.

§  10.

1. W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przetargowa w szczególności wykonuje następujące czynności:

a) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji,

b) prowadzi negocjacje z wykonawcami w przypadku, gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,

c) dokonuje otwarcia ofert,

d) ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą,

e) wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą,

f) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu,

g) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania,

h) przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekty odpowiedzi na protesty,

i) wnioskuje do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach określonych ustawą,

j) wnioskuje do wykonawców o przedłużenie okresu ważności wadium w przypadkach określonych ustawą,

k) informuje wykonawców o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą,

l) przekazuje wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu kopie wnoszonych protestów i odwołań oraz zamieszcza treść protestu na stronie internetowej w sytuacjach określonych w ustawie,

m) zamieszcza na stronie internetowej zatwierdzoną specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub przekazuje właściwej komórce organizacyjnej MSZ treść SIWZ z przeznaczeniem do umieszczenia na stronie internetowej,

n) wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wezwania wykonawców do uzupełnienia dokumentów oraz do wyjaśnienia dokumentów i oświadczeń w trybie art. 26 ust. 3 i 4 ustawy.

2. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji udzielane są przez komisję przetargową na piśmie z podpisem przewodniczącego.

3. Negocjacje i dialog z wykonawcami prowadzone są przez komisję przetargową.

§  11.

1. Komisja przetargowa dokonuje publicznego otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

2. Przy otwarciu ofert konieczna jest obecność co najmniej 3 członków komisji przetargowej w tym obecność przewodniczącego komisji oraz sekretarza.

§  12.

1. Przy otwarciu ofert stosuje się następującą procedurę:

a) w części jawnej przewodniczący komisji przetargowej podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (kwota brutto) oraz okazuje obecnym, że złożone oferty są nienaruszone, a następnie:

– dokonuje się otwarcia kopert zewnętrznych w kolejności ich wpływu do zamawiającego. Po otwarciu każdej z ofert przewodniczący komisji ogłasza obecnym nazwę (firmę) wykonawcy, jego adres i cenę oferty, a następnie zawarte w ofercie dane dotyczące terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji i warunków płatności,

– bezpośrednio po zakończeniu części jawnej posiedzenia przewodniczący komisji przyjmuje od wszystkich członków komisji pisemne oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy,

b) w części niejawnej komisja przetargowa:

– dokonuje sprawdzenia ważności każdej oferty,

– weryfikuje zgodność oferty z postanowieniami ustawy i warunkami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ),

– poprawia w tekście oferty, w sposób określony przepisami ustawy, oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty,

– dokonuje oceny ofert oraz ich porównania,

– formułuje wnioski w zakresie odrzucenia ofert oraz wykluczenia wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Z posiedzenia komisji przetargowej sporządza się protokół, który podpisują wszyscy obecni na posiedzeniu członkowie.

§ 13. Propozycja wyboru najkorzystniejszej oferty dokonywana jest w trybie określonym w art. 91 ustawy.

§ 14. Propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, w formie protokołu z przeprowadzonego postępowania, komisja przetargowa przedstawia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej lub osobie przez niego w tym zakresie upoważnionej, w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych od daty skompletowania niezbędnej dokumentacji postępowania.

§  15.

1. O dokonanym przez dyrektora generalnego służby zagranicznej wyborze najkorzystniejszej oferty, odrzuceniu ofert, wykluczeniu wykonawców (w postaci zatwierdzenia protokołu z postępowania) komisja przetargowa powiadamia wykonawców, którzy złożyli ofertę, oraz kierownika komórki organizacyjnej będącej bezpośrednim wnioskodawcą i dla której wydzielone zostały w budżecie odpowiednie środki na realizację zamówienia.

2. W zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty kierowanym do wykonawców należy podać nazwę (firmę) oraz adres tego wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz uzasadnienie wyboru.

3. Niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej komisja zamieszcza informację o wyborze wraz z podaniem nazwy (firmy) oraz adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz uzasadnienie wyboru na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

4. Kierownik komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, jest odpowiedzialny za przekazywanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia na podstawie art. 95 ustawy.

§  16.

1. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających unieważnienie postępowania, komisja występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej o jego unieważnienie poprzez podjęcie decyzji w formie zatwierdzenia protokołu.

2. O decyzji dyrektora generalnego komisja powiadamia niezwłocznie kierownika komórki organizacyjnej będącej bezpośrednim wnioskodawcą i dla której wydzielone zostały w budżecie odpowiednie środki na realizację zamówienia. Następnie komisja przetargowa zawiadamia o unieważnieniu postępowania wykonawców.

§  17.

1. W przypadku wniesienia przez wykonawców protestu na czynności dokonane przez zamawiającego, przewodniczący komisji niezwłocznie przekazuje protest dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do rozpatrzenia wraz ze stanowiskiem komisji i propozycją odpowiedzi.

2. Kopię wniesionego protestu przewodniczący komisji niezwłocznie przekazuje wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu, a w przypadkach określonych w ustawie zamieszcza ją również na wskazanej w ustawie stronie internetowej, wzywając wykonawców do wzięcia udziału w postępowaniu protestacyjnym.

3. Kopię odwołania przewodniczący komisji przekazuje w terminie 2 dni od dnia jej otrzymania uczestnikom postępowania protestacyjnego wraz z wezwaniem do uczestnictwa w postępowaniu odwoławczym.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Jednostka organizacyjna

PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH na rok .........

	Lp.	Przedmiot zamówienia publicznego	Szacunkowa wartość zamówienia publicznego netto wyrażona w PLN i euro	Szacunkowa wartość zamówienia publicznego brutto wyrażona w PLN	Przewidywany termin wszczęcia postępowania
dostawy
usługi
roboty budowlane

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Nazwa komórki organizacyjnej Warszawa,

............................

............................

Dyrektor Generalny

Służby Zagranicznej

za pośrednictwem:

Biura Dyrektora Generalnego

WNIOSEK

O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Na podstawie § 8 ust. 1 instrukcji Nr 8 Dyrektora

Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 21 czerwca 2006 r. w

sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach

zagranicznych proszę o zatwierdzenie niniejszego wniosku

dotyczącego udzielenia zamówienia publicznego na: .........

(przedmiot zamówienia publicznego z podaniem odpowiedniego

numeru pozycji Planu zamówień publicznych)

1. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia netto wyrażona w

złotych wynosi ................, co stanowi równowartość

kwoty ...... euro, ustalonej na podstawie rozporządzenia

Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3

ustawy - Prawo zamówień publicznych.

2. Szacunkowa kwota zamówienia brutto wyrażona w złotych wynosi:

..................................

3. Uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia:

..................................

4. Kod(y) CPV (Wspólnego Słownika Zamówień)

..................................

...............................

(podpis kierownika komórki

organizacyjnej)

Parafuje

(potwierdzenie posiadania środków na realizację zamówienia

publicznego):

Dyr. Biura Administracji i Finansów

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

Komisja Przetargowa ................................ Warszawa,

Dyrektor GeneralnySłużby Zagranicznejza pośrednictwem: Biura Dyrektora Generalnego

WNIOSEK

W celu realizacji decyzji Dyrektora Generalnego Służby

Zagranicznej (nr ............ z dnia .............) dotyczącej

wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na:

........................... (przedmiot zamówienia publicznego)

na podstawie § 9 ust 1 lit. a instrukcji Nr 8 Dyrektora

Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 21 czerwca 2006 r. w

sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ oraz w placówkach

zagranicznych proszę o zgodę na zastosowanie w tym

postępowaniu trybu ...........................................

Podstawa prawna wnioskowanego trybu:

....................................

Uzasadnienie zastosowania wnioskowanego trybu:

....................................

Jednocześnie na podstawie § 9 ust. 1 lit. b ww. instrukcji

proszę o zatwierdzenie załączonego projektu ogłoszenia,

specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia

do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do

negocjacji*.

Z uwagi na posiadaną wiedzę dotyczącą przedmiotu zamówienia

proponuję udział w pracach komisji przetargowej w charakterze

biegłego (rzeczoznawcy): Pana/Pani ...........................

* niepotrzebne skreślić

...............................

(podpis Przewodniczącego

Komisji Przetargowej)

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

Zamawiający

SPRAWOZDANIE Z UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W OKRESIE .........

Tryb zamówienia	Podstawa prawna	Przedmiot zamówienia publicznego	Rodzaj udzielonego zamówienia (dostawa, usługa lub robota budowlana)	Szacunkowa wartość zamówienia w euro (bez VAT)	Data zawarcia umowy, wartość netto i brutto zawartej umowy w PLN, nazwa wykonawcy	Zawiadomienie Prezesa UZP tak/nie
Przetarg
nieograniczony
Przetarg
ograniczony
Negocjacje
z ogłoszeniem
Negocjacje bez
ogłoszenia
Zapytanie
o cenę
Zamówienie
z wolnej ręki
Licytacja
elektroniczna
Dialog
konkurencyjny