Zasady udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2004.2.26

Akt utracił moc

Wersja od: 5 kwietnia 2005 r.

INSTRUKCJA Nr 1

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 2 marca 2004 r.

w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych.

Działając na podstawie art. 20 ust. 2, pkt 1 lit. d i e ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483, z późn. zm.) oraz w związku z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 128, poz. 1403) ustala się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Przepisy niniejszej Instrukcji stosuje się do udzielania zamówień publicznych na usługi, dostawy lub roboty budowlane, o których mowa w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177).

2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) ustawa - oznacza ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177);

2) zamówienia publiczne - umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;

3) Ministerstwo - Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

4) komórka organizacyjna - jedna z komórek wymienionych w załączniku do Zarządzenia Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2002 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych (M. P. Nr 28, poz. 456, z późn. zm.);

5) placówka zagraniczna - przedstawicielstwo dyplomatyczne, przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inna placówka podległa Ministrowi Spraw Zagranicznych, mająca siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

6) komisja przetargowa - komisja powołana przez dyrektora generalnego służby zagranicznej bądź kierownika placówki do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 2. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie (teksty odnośnych przepisów prawnych można w szczególności uzyskać na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: www.uzp.gov.pl).

§  3.

1. Szczegółowe zadania komisji przetargowych działających w Ministerstwie w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania wynikają z postanowień Regulaminu Pracy Komisji Przetargowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

2. Szczegółowe zadania komisji przetargowej działającej na placówce zagranicznej w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania określa regulamin pracy komisji wydany przez właściwego kierownika placówki.

§ 4. Biuro Dyrektora Generalnego (BDG):

1) prowadzi rejestr prowadzonych w Ministerstwie postępowań w sprawach zamówień publicznych;

2) zapewnia konsultacje w zakresie zamówień publicznych;

3) obsługuje dyrektora generalnego służby zagranicznej w zakresie podejmowanych przez niego czynności odnoszących się do udzielania, realizowania i nadzorowania zamówień publicznych w Ministerstwie lub na placówkach zagranicznych;

4) prowadzi korespondencję merytoryczną z Urzędem Zamówień Publicznych (UZP).

Rozdział  II

Planowanie zamówień publicznych

§  5.

1. Kierownik każdej komórki organizacyjnej Ministerstwa w terminie do 1 grudnia, obowiązany jest sporządzić i przekazać do BDG w formie elektronicznej, a następnie w postaci podpisanego przez siebie wydruku plan zamówień publicznych obejmujący wszystkie przypadki, w których przewiduje wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w nadchodzącym roku budżetowym. Wzór planu należy wypełnić na stronie http://servernt7:81/rzp/. Wydruku dokonuje się poprzez opcję dostępną w systemie.

2. W przypadku konieczności późniejszych zmian w planie, o którym mowa w ust. 1, kierownik odpowiedniej komórki organizacyjnej dokonuje stosownej korekty pod wskazanym wyżej adresem, a następnie dokonuje wydruku kompletnego planu w nowej wersji i przekazuje skorygowany i podpisany przez siebie dokument do BDG. Korekty dokonuje się za pomocą formularza edycyjnego znajdującego się na wskazanej w ust. 1 stronie. Wydruku dokonuje się poprzez opcję dostępną w systemie.

3. Obowiązki związane z przygotowaniem planu zamówień publicznych odnoszą się odpowiednio do placówek zagranicznych z wyjątkiem konieczności nadsyłania do BDG planów oraz ich korekt. Sformułowanie "odpowiednio" należy rozumieć w ten sposób, że plan sporządza się z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji, dokonując we własnym zakresie jego późniejszych korekt lub uzupełnień.

4. Wskazane w ust. 1 i 2 obowiązki odnoszą się odpowiednio do dyrektora Zarządu Obsługi (z uwzględnieniem postanowień Regulaminu Organizacyjnego ZO) i dyrektora Akademii Dyplomatycznej MSZ.

5. Zmiany planów zamówień publicznych dokonywane mogą być w ramach i do wysokości przyznanych na dany cel środków finansowych (budżetowych, specjalnych lub z rezerw budżetu państwa).

§ 6. Przy sporządzaniu planów należy zwrócić uwagę na wynikający z przepisu art. 32 ust. 2 ustawy zakaz dzielenia zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości.

Rozdział  III

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Ministerstwo

§  7.

1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone są przez jedną ze stałych powołanych przez dyrektora generalnego służby zagranicznej komisji przetargowych lub, w przypadku gdy jest to uzasadnione wartością zamówienia bądź jego szczególnym charakterem, komisję przetargową powołaną indywidualnie przez tego dyrektora do przeprowadzenia danego postępowania.

2. Przy zamówieniach, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości 60.000 euro dyrektor generalny służby zagranicznej, na podstawie wniosku kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej, może odstąpić od wskazania lub powołania komisji przetargowej, powierzając prowadzenie takiego postępowania wnioskodawcy.

§  8.

1. Decyzję o wszczęciu konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ujętego w planie, o którym mowa w § 5 ust. 1, ze wskazaniem komisji przetargowej właściwej do jego przeprowadzenia, podejmuje dyrektor generalny służby zagranicznej w odpowiedzi na przekazany za pośrednictwem BDG wniosek komórki organizacyjnej, w której właściwości z uwagi na przedmiot oraz przyznane środki finansowe znajduje się dane zamówienie. Formularz wniosku zawiera załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji.

2. Po uzyskaniu pozytywnej decyzji, o której mowa w ust. 1, do wnioskodawcy należy:

1) pisemne wystąpienie do wskazanej komisji przetargowej o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia w terminie umożliwiającym realizację zadania i z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przeprowadzenie postępowania;

2) przekazanie komisji przetargowej informacji i dokumentów wymaganych przez ustawę i koniecznych do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a dotyczących w szczególności:

a) wielkości i rodzaju zamawianej dostawy lub usługi, a w odniesieniu do roboty budowlanej - rodzaju, zakresu i lokalizacji budowy,

b) szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem osoby, daty oraz sposobu dokonania szacunku,

c) potwierdzenia przez Biuro Budżetu i Finansów faktu posiadania przez wnioskodawcę środków umożliwiających realizację zamówienia publicznego (potwierdzenie to będzie wydawane po wskazaniu przez dysponenta pozycji klasyfikacji budżetowej, z której dokonana będzie płatność),

d) pożądanego lub wymaganego terminu wykonania przedmiotu zamówienia publicznego,

e) warunków stawianych przez zamawiającego wykonawcom,

f) innych informacji niezbędnych do sporządzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji,

3) sporządzenie, we współpracy z Zespołem Radców Prawnych BDG, projektu umowy o udzielenie zamówienia publicznego;

4) wykonywanie praw wynikających z umowy o udzielenie zamówienia publicznego oraz czuwanie nad właściwą realizacją zawartej z kontrahentem umowy.

3. Wnioskodawca w trakcie postępowania współpracuje z prowadzącą postępowanie komisją przetargową oraz BDG w trybie uzgodnień i konsultacji.

4. Postanowienie § 6 stosuje się odpowiednio.

§  9.

1. Komisja przetargowa występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o zatwierdzenie:

1) propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia;

2) specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do składania ofert lub zaproszenia do negocjacji.

2. Formularz wniosku zawiera załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji.

Rozdział  IV

Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez placówkę zagraniczną

§  10.

1. Decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ujętego w planie, o którym mowa w § 5 ust. 3, po uprzednim uzyskaniu pozytywnej opinii komórki organizacyjnej Ministerstwa, której zakresu działania dotyczy przedmiot zamówienia w zakresie: gospodarności, celowości oraz zgodności z normami, limitami i standardami przyjętymi w realizacji określonych zadań, z zastrzeżeniem ust. 3, podejmuje kierownik placówki.

2. W uzasadnieniu decyzji, o której mowa w ust. 1, należy podać:

1) przedmiot zamówienia publicznego;

2) szacunkową wartość przedmiotu zamówienia wyrażoną w złotych i euro;

3) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia;

4) zapewnienie posiadania środków finansowych w wysokości umożliwiającej realizację zamówienia.

3. Decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach szczególnych wydaje na wniosek kierownika placówki zawierający opinię, o której mowa w ust. 1, Minister Spraw Zagranicznych lub osoba imiennie przez niego w tym zakresie upoważniona.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, powinien zawierać elementy wskazane w treści art. 137 ust. 2 ustawy.

5. Postanowienie § 6 stosuje się odpowiednio.

§  11.

1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy do zadań komisji przetargowej powołanej w tym celu przez kierownika placówki.

2. Komisja w szczególności:

1) występuje do kierownika placówki z propozycją zastosowania w postępowaniu jednego z trybów przewidzianych w ustawie (z wyjątkiem postępowań prowadzonych na zasadach szczególnych - vide § 10 ust. 4 Instrukcji);

2) przygotowuje: specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenie do składania ofert lub zaproszenie do negocjacji.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, zatwierdza kierownik placówki.

§  12.

1. Kierownik placówki:

1) dokonuje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego (samodzielnie w przypadku postępowań prowadzonych na zasadach szczególnych lub ustosunkowując się do wniosku komisji przetargowej w pozostałych przypadkach);

2) zatwierdza specyfikację istotnych warunków zamówienia, zaproszenie do składania ofert lub zaproszenie do negocjacji;

3) zatwierdza treść ogłoszeń wymaganych ustawą;

4) odrzuca na wniosek komisji prowadzącej postępowanie ofertę w przypadkach przewidzianych w ustawie;

5) wyklucza na wniosek komisji prowadzącej postępowanie dostawcę lub wykonawcę w przypadkach przewidzianych w ustawie;

6) zatwierdza propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnia postępowanie;

7) zatwierdza protokół postępowania;

8) przygotowuje wnioski do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą;

9) podpisuje umowę w sprawie zamówienia publicznego.

2. Do zadań w zakresie zamówień publicznych wykonywanych przez kierownika placówki należy ponadto:

1) opracowanie zgodnie z przepisami prawa miejscowego projektów umów w sprawach zamówień publicznych;

2) dokonywanie tłumaczeń dokumentów na język polski i obcy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania;

3) wykonywanie praw wynikających z umowy o udzielenie zamówienia publicznego oraz czuwanie nad właściwym wykonywaniem obowiązków przez kontrahenta.

§  13.

1. W przypadku gdy placówka planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza 60.000 euro w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki, kierownik placówki o zamiarze udzielenia takiego zamówienia obowiązany jest powiadomić dyrektora generalnego służby zagranicznej nie później niż na 30 dni przed podjęciem pierwszej czynności związanej z tym postępowaniem. W trakcie przygotowywania i prowadzenia postępowania dyrektor generalny służby zagranicznej może zwrócić się o przekazanie określonych przez siebie informacji związanych z postępowaniem.

2. W przypadku gdy placówka planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa wynosi powyżej 60.000 euro w trybie zamówienia z wolnej ręki, kierownik placówki niezależnie od obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 1, przekazuje po zakończonym postępowaniu do wiadomości dyrektora generalnego służby zagranicznej kopię wniosku do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wydanie decyzji wymaganej ustawą otrzymanej odpowiedzi oraz protokołu z przeprowadzonego postępowania. W trakcie przygotowywania i prowadzenia postępowania dyrektor generalny służby zagranicznej może zwrócić się o przekazanie określonych przez siebie informacji związanych z postępowaniem.

3. Obowiązek przekazania kopii wniosku i decyzji Prezesa UZP, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy przypadków określonych w art. 136 ust. 1 ustawy, tj. gdy zgoda taka nie jest wymagana.

Rozdział  V

Udzielanie zamówień publicznych przez Zarząd Obsługi MSZ i Akademię Dyplomatyczną MSZ

§  14.

1. Zamówienia publiczne realizowane przez Akademię Dyplomatyczną MSZ i Zarząd Obsługi MSZ podlegają kontroli dyrektora generalnego służby zagranicznej w ramach ogólnego nadzoru.

2. Dyrektor Zarządu Obsługi oraz dyrektor Akademii Dyplomatycznej, każdy odpowiednio do swojej właściwości, ustala zasady udzielania zamówień publicznych w podległej sobie jednostce.

Rozdział  VI

Dokumentowanie postępowania

§  15.

1. Z każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niezależnie od jego wyniku sporządza się protokół postępowania, zgodnie z art. 96 ustawy.

2. W przypadku prowadzenia postępowania w Ministerstwie protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza dyrektor generalny służby zagranicznej.

3. W przypadku prowadzenia postępowania przez placówkę protokół, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza kierownik placówki.

§  16.

1. Podstawę do zawarcia umowy z wybranym oferentem stanowi zatwierdzony protokół postępowania.

2. Niedopuszczalne jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego przed zatwierdzeniem protokołu postępowania.

Rozdział  VII

Sprawozdawczość w zakresie zamówień publicznych

§  17.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych, dyrektor ZO, dyrektor Akademii Dyplomatycznej oraz kierownicy placówek, każdy w swoim zakresie, przedstawiają dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej w terminach odpowiednio do 31 lipca za okres od 1 stycznia do 30 czerwca i do 31 stycznia roku następnego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedniego sprawozdanie zawierające informacje o udzielonych w danym okresie zamówieniach publicznych.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, należy sporządzić zgodnie z załącznikiem Nr 5 do niniejszej Instrukcji.

3. Niezależnie od obowiązku określonego powyżej podmioty wskazane w ust. 1 (z wyjątkiem kierowników komórek organizacyjnych) przekazują Prezesowi UZP w terminie do 1 marca roczne sprawozdanie, o którym mowa w art. 98 ust. 2 ustawy - z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Sprawozdania, o których mowa w ust. 3, sporządzane przez kierowników placówek nie zawierają informacji o postępowaniach prowadzonych na zasadach szczególnych. Kierownicy placówek przedstawiają dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej odrębne roczne sprawozdania obejmujące informacje o postępowaniach prowadzonych na zasadach szczególnych do 31 stycznia.

5. Sprawozdania, o których mowa w ust. 3 i 4, sporządzane są w formie określonej przez rozporządzenie wydane na podstawie art. 98 ust. 4 ustawy (tekst rozporządzenia jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych pod adresem: www.uzp.gov.pl).

Rozdział  VIII

Odpowiedzialność za naruszenie przepisów w zakresie zamówień publicznych

§  18.

1. Zgodnie z postanowieniami ustawy o finansach publicznych (art. 138) z dnia 26 listopada 1998 r. ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm.) popełnienie przez zamawiającego czynu powodującego naruszenie zasady lub trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego ustalonych przepisami, o których mowa w art. 28 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, jest równoznaczne z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

2. Kierownik jednostki lub inny przełożony pracownika ponosi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych także w przypadku dopuszczenia do naruszenia tej dyscypliny przez zaniedbanie obowiązków w zakresie nadzoru.

3. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest ponoszona zarówno za umyślne, jak i nieumyślne działania i zaniechania.

4. Karami za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są:

1) upomnienie;

2) nagana;

3) kara pieniężna;

4) zakaz pełnienia funkcji kierowniczych związanych z dysponowaniem środkami publicznymi na okres od roku do 5 lat od dnia uprawomocnienia orzeczenia.

Rozdział  IX

Udzielanie zamówień objętych tajemnicą państwową i dotyczących istotnych interesów bezpieczeństwa państwa

§ 19. 1

1. Udzielenie zamówienia objętego tajemnicą państwową, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, wymaga zgody dyrektora generalnego służby zagranicznej.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zainteresowanej udzieleniem zamówienia, o którym mowa w ust. 1, występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej z wnioskiem o wyrażenie zgody, zawierającym:

1) określenie przedmiotu zamówienia;

2) wartość zamówienia;

3) uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia;

4) opinię stwierdzającą wystąpienie przesłanek określonych w art. 4 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, wraz z określeniem zakresu prac wymagających nadzoru i wymagań odnoszących się do wykonawców zamówienia, wydaną przez:

a) Departament Polityki Bezpieczeństwa - w przypadku zamówień udzielanych ze względu na istotny interes bezpieczeństwa państwa,

b) Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych - w przypadku zamówień objętych tajemnicą państwową.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, wraz z projektem umowy opracowanym w trybie, o którym mowa w § 8 ust. 2 pkt 3 przedkłada się za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego.

4. Wykaz zamówień udzielonych w trybie, o którym mowa w ust. 1, zawierający informację o przedmiocie, wartości i dacie zawarcia umowy, załącza się do sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych, przesyłanego do Biura Dyrektora Generalnego.

§ 20. Do udzielania zamówień, o których mowa w § 19, nie stosuje się przepisów ustawy oraz przepisów pozostałych rozdziałów niniejszej instrukcji.

Rozdział  X

Przepisy końcowe

§ 21. Zamówienia o szacunkowej wartości nieprzekraczającej 6.000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy oraz niniejszej instrukcji, udzielane są samodzielnie przez kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej lub kierownika placówki.

§ 22. Udzielanie zamówień, których przedmiotem jest nabycie własności i innych praw do nieruchomości, odbywa się pod ogólnym nadzorem Biura Budżetu i Finansów oraz Biura Administracji w zależności od właściwości wynikającej z okoliczności faktycznych sprawy.

§ 23. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej Instrukcji stosuje się postanowienia Instrukcji Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 20 października 2003 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych.

§  24.

1. Uchyla się Instrukcję Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 20 października 2003 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych.

2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWYCH W MINISTERSTWIE SPRAW ZAGRANICZNYCH

Postanowienia ogólne

§ 1. Niniejszy Regulamin określa zasady pracy komisji przetargowych działających w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (komisje) w związku z przygotowywaniem i przeprowadzaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 2. Komisja do wykonywanych przez siebie czynności stosuje w szczególności, postanowienia ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej ustawą) oraz przepisy wydane na jej podstawie, a także Instrukcję Nr 1 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 2 marca 2004 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych.

Skład i zadania komisji

§ 3. Członków komisji, w tym jej przewodniczącego i sekretarza, powołuje i odwołuje dyrektor generalny służby zagranicznej.

§  4.

1. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) odebranie oświadczeń od osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z treścią art. 17 ust. 1 ustawy oraz poinformowanie zamawiającego o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1;

2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;

3) podział pracy pomiędzy członków komisji;

4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Przewodniczący reprezentuje komisję wobec osób trzecich oraz zamawiającego w zakresie, o którym mowa w niniejszym regulaminie, a także kieruje pracami komisji i zapewnia jej sprawny i zgodny z odpowiednimi przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi przebieg w jednostce zamawiającego.

3. W przypadku gdy przewodniczący z jakichkolwiek powodów nie może brać udziału w pracach komisji, komisją kieruje osoba imiennie przez niego upoważniona na piśmie. Upoważnienie określa także zakres czynności, które mogą być wykonane przez osobę w nim wskazaną.

§ 5. Sekretarz komisji niezależnie od wykonywania prac powierzonych mu przez przewodniczącego komisji odpowiedzialny jest za prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie czynności podejmowanych przez komisję, w tym m. in. za sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji.

Zadania komisji w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§  6.

1. W ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja w szczególności przygotowuje i przekazuje dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do zatwierdzenia:

1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem;

2) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert lub zaproszenia do negocjacji;

3) projekty ogłoszeń wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4) projekty innych dokumentów, w szczególności wniosków zamawiającego do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.

2. Za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów odpowiedzialny jest przewodniczący komisji.

§ 7. Członkowie komisji oraz osoby uczestniczące w jej pracach zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej w zakresie informacji związanych z przygotowaniem i przebiegiem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym szczególnie dotyczących badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert.

Sposób pracy komisji

§  8.

1. Komisja pracuje na posiedzeniach.

2. Terminy posiedzeń i ich przedmiot ustalane są przez przewodniczącego, który z odpowiednim wyprzedzeniem przekazuje stosowną informację pozostałym członkom komisji. Posiedzeniom przewodniczy przewodniczący komisji.

3. Komisja podejmuje decyzje w formie uchwał. Dla ważności uchwały konieczny jest udział w głosowaniu minimum 3 członków komisji.

4. Z każdego posiedzenia w terminie nie dłuższym niż 3 dni sekretarz komisji sporządza protokół zawierający w szczególności wynik głosowań i treść podjętych uchwał oraz ewentualne inne uzgodnienia. Protokół podpisuje przewodniczący i sekretarz.

5. Wszystkie odnoszące się do danego postępowania ponumerowane według kolejności i zszyte ze sobą protokoły z posiedzeń komisji stanowią odrębny zbiór dokumentów.

Zadania komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§  9.

1. W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja w szczególności wykonuje następujące czynności:

1) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji;

2) prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji;

3) dokonuje otwarcia ofert;

4) ocenia spełnianie warunków stawianych wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą;

5) wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych ustawą;

6) ocenia oferty niepodlegające odrzuceniu;

7) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania;

8) przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekty odpowiedzi na protesty.

2. Wszelkie wyjaśnienia dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert lub zaproszenia do negocjacji udzielane są przez komisję na piśmie z podpisem przewodniczącego.

3. Negocjacje z wykonawcami, w przypadkach gdy ustawa przewiduje ich prowadzenie, prowadzone są przez przewodniczącego i/lub imiennie wskazanych przez niego członków komisji. Stosowne upoważnienie, określające także jego zakres, winno być udzielone w formie pisemnej.

Otwarcie ofert

§  10.

1. Komisja dokonuje publicznego otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

2. Przy otwarciu ofert konieczna jest obecność co najmniej 3 członków komisji przetargowej, w tym, obecność przewodniczącego komisji oraz sekretarza.

3. Postanowienia § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

§  11.

1. Przy otwarciu ofert stosuje się następującą procedurę.

1) w części jawnej przewodniczący komisji podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia oraz okazuje obecnym, że złożone oferty są nienaruszone, a następnie:

a) dokonuje się otwarcia kopert zewnętrznych w kolejności ich wpływu do zamawiającego. Po otwarciu każdej z ofert przewodniczący komisji ogłasza obecnym nazwę (firmę) wykonawcy jego adres i cenę oferty, a następnie zawarte w ofercie dane dotyczące terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji i warunków płatności,

b) bezpośrednio po zakończeniu części jawnej posiedzenia przewodniczący komisji przyjmuje od wszystkich członków komisji pisemne oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy;

2) w części niejawnej komisja:

a) dokonuje sprawdzenia ważności każdej oferty,

b) weryfikuje zgodność oferty z postanowieniami ustawy i warunkami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ),

c) poprawia w tekście oferty w sposób określony przepisami ustawy oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty,

d) dokonuje oceny ofert oraz ich porównania,

e) formułuje wnioski w zakresie odrzucenia ofert oraz wykluczenia wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół, który pod pisują wszyscy obecni na posiedzeniu członkowie.

Wybór najkorzystniejszej oferty

§ 12. Propozycja wyboru najkorzystniejszej oferty dokonywana jest w trybie określonym w art. 91 ustawy.

§ 13. Propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty w formie protokołu z przeprowadzonego postępowania komisja przedstawia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej lub osobie przez niego w tym zakresie upoważnionej w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych od daty skompletowania niezbędnej dokumentacji postępowania.

§  14.

1. O dokonanym przez dyrektora generalnego służby zagranicznej wyborze najkorzystniejszej oferty (w postaci zatwierdzenia protokołu z postępowania) komisja powiadamia kierownika komórki organizacyjnej będącej bezpośrednim wnioskodawcą i dla której wydzielone zostały w budżecie odpowiednie środki na realizację zamówienia.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, niezwłocznie przekazuje tę informację wszystkim wykonawcom, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a w przypadkach gdy wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro - również Prezesowi UZP (za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej UZP). W zawiadomieniu kierowanym do wykonawców należy podać nazwę (firmę) oraz adres tego wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej cenę.

Unieważnienie postępowania

§  15.

1. W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających unieważnienie postępowania komisja występuje do dyrektora generalnego służby zagranicznej o jego unieważnienie poprzez podjęcie decyzji w formie zatwierdzenia protokołu.

2. O decyzji dyrektora generalnego komisja powiadamia niezwłocznie kierownika komórki organizacyjnej będącej bezpośrednim wnioskodawcą i dla której wydzielone zostały w budżecie odpowiednie środki na realizację zamówienia. Następnie kierownik komórki zawiadamia o unieważnieniu postępowania wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne unieważnienia.

Protesty

§  16.

1. W przypadku wniesienia przez dostawców lub wykonawców protestu na czynności dokonane przez zamawiającego przewodniczący komisji w terminie nie dłuższym niż 3 dni przekazuje protest dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do rozpatrzenia wraz ze stanowiskiem komisji i propozycją odpowiedzi.

2. O wniesieniu protestu oraz jego treści i zarzutach przewodniczący komisji zawiadamia niezwłocznie wykonawców uczestniczących w postępowaniu.

ZAŁĄCZNIK Nr 2

Nazwa placówki

PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH na rok .........

	Lp.	Przedmiot zamówienia publicznego	Szacunkowa wartość zamówienia publicznego wyrażona w zł i euro	Przewidywany termin wszczęcia postępowania
Dostawy
Usługi
Roboty budowlane

ZAŁĄCZNIK Nr 3

............................. Warszawa ..............

Nazwa komórki organizacyjnej

Dyrektor Generalny

Służby Zagranicznej

za pośrednictwem:

Biura Dyrektora Generalnego

Zatwierdzam:

Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej

...................

data, podpis

WNIOSEK

O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Na podstawie § 8 ust. 1 Instrukcji Nr 1 Dyrektora

Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 2 marca 2004 r. w

sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii

Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych proszę o

zatwierdzenie niniejszego wniosku dotyczącego udzielenia

zamówienia publicznego na:

...................................... (przedmiot zamówienia

publicznego z podaniem odpowiedniego numeru pozycji Planu

zamówień publicznych)

1. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia wyrażona w

złotych i euro wynosi: .....................................

2. Uzasadnienie konieczności udzielenia zamówienia:

............................................................

..................................

podpis

kierownika komórki organizacyjnej

Parafuje:

(potwierdzenie posiadania środków

na realizację zamówienia publicznego):

Dyr. Biura Budżetu i Finansów

ZAŁĄCZNIK Nr 4

Komisja Przetargowa

.......................

Warszawa, ............

Dyrektor Generalny

Służby Zagranicznej

za pośrednictwem:

Biura Dyrektora Generalnego

WNIOSEK

W celu realizacji decyzji Pana Dyrektora Generalnego Służby

Zagranicznej (nr ........... z dnia ..............) dotyczącej

wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na:

............................................

(przedmiot zamówienia publicznego)

na podstawie § 9 ust 1 lit. a Instrukcji Nr 1 Dyrektora

Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 2 marca 2004 r. w

sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych, Zarządzie Obsługi MSZ, Akademii

Dyplomatycznej MSZ oraz na placówkach zagranicznych proszę o

zgodę na zastosowanie w tym postępowaniu trybu

...............................................................

Podstawa prawna wnioskowanego trybu:

............................................................

Uzasadnienie zastosowania wnioskowanego trybu:

............................................................

Jednocześnie na podstawie § 9 ust. 1 pkt b ww. Instrukcji

proszę o zatwierdzenie załączonego projektu specyfikacji

istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do składania

ofert lub zaproszenia do negocjacji^*.

Z uwagi na posiadaną wiedzę dotyczącą przedmiotu zamówienia

proponuję udział w pracach komisji przetargowej w charakterze

biegłego (rzeczoznawcy):

Pana/Pani ..................................

* - niepotrzebne skreślić

......................................

podpis

Przewodniczącego Komisji Przetargowej

ZAŁĄCZNIK Nr 5

Zamawiający

SPRAWOZDANIE Z UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W OKRESIE .........

Tryb zamówienia	Podstawa prawna. Zasady szczególne tak / nie	Przedmiot zamówienia publicznego	Rodzaj udzielonego zamówienia (dostawa, usługa lub robota budowlana)	Szacunkowa wartość zamówienia w euro (bez VAT)	Data zawarcia umowy, wartość netto zawartej umowy w euro, nazwa wykonawcy	Decyzja Prezesa UZP tak / nie
Przetarg
nieograniczony
Przetarg
ograniczony
Negocjacje z
ogłoszeniem
Negocjacje bez
ogłoszenia
Zapytanie o cenę
Zamówienie z
wolnej ręki

¹ § 19 zmieniony przez § 1 instrukcji nr 2 z dnia 5 kwietnia 2005 r. (Dz.Urz.MSZ.05.3.69) zmieniającej nin. instrukcję z dniem 5 kwietnia 2005 r.