Zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MC.2022.24

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 grudnia 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 20

MINISTRA CYFRYZACJI ¹

z dnia 28 grudnia 2022 r.

w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Zarządzenie określa zasady udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji, na podstawie:

1) ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 498);

2) ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2454);

3) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 988, z późn. zm. );

4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 oraz z 2022 r. poz. 1087);

5) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327, 1265 i 1812);

6) ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1863 i 2666);

7) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm. );

8) ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

9) ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1978 oraz z 2022 r. poz. 583).

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Minister może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania zarządzenia, w całości lub w części, w zakresie udzielania, rozliczania lub kontroli wykonania dotacji celowych i dotacji podmiotowych. Zawarcie umowy bez konieczności stosowania zarządzenia nie zwalnia właściwej komórki organizacyjnej od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) beneficjencie - należy przez to rozumieć podmiot, któremu zostało zlecone zadanie publiczne i z którym zawarta została umowa o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego albo podmiot, któremu jest udzielana dotacja podmiotowa;

2) Kancelarii - należy przez to rozumieć Kancelarię Prezesa Rady Ministrów obsługującą Ministra Cyfryzacji;

3) BOIN - należy przez to rozumieć Biuro Ochrony Informacji Niejawnych Kancelarii;

4) BBF2 - należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Finansowe część 27 Kancelarii;

5) decyzji - należy przez to rozumieć decyzję Ministra, wydawaną w przypadku zadań, o których mowa w art. 37 ust. 1-2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych, która stanowi podstawę do zawarcia umowy;

6) dotacji - należy przez to rozumieć środki w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, których dysponentem jest Minister, w tym:

a) dotacje celowe - środki w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. a, b i e lub art. 127 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

b) dotacje podmiotowe - środki w rozumieniu art. 131 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pochodzące z budżetu państwa;

7) DRC - należy przez to rozumieć Departament Regulacji Cyfrowych Kancelarii;

8) dniach roboczych - należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej;

9) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji lub działającego z upoważnienia sekretarza stanu albo podsekretarza stanu w Kancelarii;

10) postępowaniu dotacyjnym - należy przez to rozumieć procedurę zlecania realizacji zadań publicznych albo dofinansowania działalności bieżącej przez Ministra, rozpoczynającą się wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się zatwierdzeniem rozliczenia przyznanej dotacji;

11) sprawozdaniu - należy przez to rozumieć sprawozdanie częściowe i sprawozdanie końcowe;

12) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) umowie - należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej zgodnie z art. 150 ustawy i umowę dotacji podmiotowej, zawartą z beneficjentem na dofinansowanie zadań lub działalności, o których mowa w ustawach wymienionych w § 1 ust. 1;

14) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Kancelarii, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania dotacyjnego.

Rozdział  2

Wszczęcie postępowania dotacyjnego

§  3. 

1. Postępowanie dotacyjne wszczyna się na wniosek sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) określenie beneficjenta, któremu ma być udzielona dotacja;

2) zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

3) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów;

4) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia zadania;

5) wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

6) opis długofalowych efektów realizowanego zadania - w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

7) wnioskowaną kwotę dotacji wraz z harmonogramem i kosztorysem realizacji zadania;

8) źródło finansowania dotacji (część budżetowa, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, obszar projektu).

3. Przedmiotem wniosku może być tylko jedno zadanie, a w przypadku dotacji podmiotowej dofinansowanie działalności bieżącej.

4. Za kompletność wniosku odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

§  4. 

1. Właściwa komórka organizacyjna:

1) uzgadnia z beneficjentem, pod względem merytorycznym, szczegółowy zakres zadania, kosztorys jego realizacji, treść wniosku oraz projekt umowy;

2) opracowuje sporządzony zgodnie z § 3 ust. 1-3 wniosek, projekt umowy oraz projekt decyzji (jeśli dotyczy).

2. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do DRC:

1) uzgodniony z beneficjentem wniosek oraz projekt umowy,

2) projekt decyzji (jeśli dotyczy)

- w celu weryfikacji pod względem formalno-prawnym.

3. DRC przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej zweryfikowany wniosek, projekt umowy oraz projekt decyzji (jeśli dotyczy).

4. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BOIN projekt umowy, zweryfikowany zgodnie z ust. 2 pkt 2, celem weryfikacji pod względem ochrony i bezpieczeństwa informacji.

5. Po otrzymaniu zweryfikowanych, zgodnie z ust. 2 i 4 dokumentów, właściwa komórka organizacyjna przekazuje je do BBF2 celem ich weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym oraz dokonania kontroli zgodności wydatku z planem finansowym (projektem planu finansowego) przez Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27.

6. W przypadku konieczności zmiany planu finansowego (projektu planu finansowego), właściwa komórka organizacyjna występuje z wnioskiem do BBF2 o przygotowanie właściwych zmian w planie finansowym (projekcie planu finansowego).

§ 5. Po uzgodnieniu wniosku oraz projektu umowy z beneficjentem, DRC, BOIN oraz BBF2, a także projektu decyzji (jeśli dotyczy) z DRC oraz BBF2, właściwa komórka organizacyjna przedkłada wniosek wraz z projektem umowy i projektem decyzji (jeśli dotyczy), do Ministra w celu zatwierdzenia wniosku oraz podpisania decyzji (jeśli dotyczy).

§ 6. Zatwierdzony przez Ministra wniosek oraz podpisana przez Ministra decyzja (jeśli dotyczy), stanowią podstawę do zlecenia beneficjentowi realizacji zadania i zawarcia umowy.

§  7. 

1. Umowa zawierana jest w imieniu Ministra przez dyrektora lub zastępcę dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, działającego na podstawie upoważnienia Ministra.

2. Przed podpisaniem, umowa jest parafowana przez radcę prawnego zatrudnionego w DRC oraz Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27, w zakresie wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy. Za parafowanie umowy uważa się także akceptację umowy wyrażoną przez osoby wskazane w zdaniu pierwszym w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją funkcjonującym w Kancelarii, pod warunkiem, że akceptacja ta znajduje swoje potwierdzenie w metadanych do umowy.

3. Wniosek oraz decyzja (jeśli dotyczy), stanowią załączniki do umowy.

4. Za kompletność projektu umowy oraz załączników odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach umowa może zostać podpisana po rozpoczęciu realizacji zadania określonego w zatwierdzonym wniosku lub podpisanej przez Ministra decyzji (jeśli dotyczy), ale przed zakończeniem jego realizacji.

§  8. 

1. Umowę zawartą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden przeznaczony jest dla beneficjenta;

2) dwa przeznaczone są dla Ministra:

a) jeden zaakceptowany przez radcę prawnego zatrudnionego w DRC oraz Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27 właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BBF2 w terminie 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy,

b) drugi pozostaje we właściwej komórce organizacyjnej.

2. Do oryginału umowy przekazywanej do BBF2, właściwa komórka organizacyjna załącza potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonego wniosku oraz kopię podpisanej decyzji (jeśli dotyczy).

§ 9. Umowę zawartą na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, właściwa komórka organizacyjna udostępnia beneficjentowi oraz BBF2, w terminie 2 dni roboczych od dnia jej zawarcia.

§ 10. Rejestr umów prowadzi BBF2.

§ 11. Zmiana umowy dokonywana jest zgodnie z zasadami określonymi odpowiednio w § 3-§ 9 i wymaga utrwalenia na piśmie w postaci papierowej albo elektronicznej, pod rygorem nieważności.

§ 12. Do wszczęcia postępowania dotacyjnego w celu udzielenia dotacji podmiotowej stosuje się § 3-§ 11 oraz przepisy rozdziału 3.

Rozdział  3

Nadzór i kontrola nad realizacją umowy oraz rozliczenie dotacji

§  13. 

1. Właściwa komórka organizacyjna prowadzi nadzór i kontrolę nad realizacją umowy, w sposób określony w umowie.

2. Przedmiotem nadzoru i kontroli jest w szczególności prawidłowość wykorzystania udzielonej dotacji, pod względem zgodności z przeznaczeniem, a także ocena relacji między wysokością wykorzystanej dotacji, a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją.

§  14. 

1. Rozliczenie dotacji polega na dokonaniu kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym i finansowym, w szczególności:

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu częściowym i sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie częściowe oraz sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminach określonych w umowie dotacji.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym, w terminie 5 dni roboczych od dnia doręczenia Ministrowi sprawozdania przez beneficjenta. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu uchybień formalnych lub stwierdzenia nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem, właściwa komórka organizacyjna występuje do beneficjenta o usunięcie stwierdzonych braków formalnych, wyjaśnienie wątpliwości lub złożenie korekty sprawozdania, wskazując termin nie dłuższy niż 3 dni robocze. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do BBF2 kopię wystąpienia do beneficjenta oraz odpowiedź beneficjenta.

5. Kontrola i ocena merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione wydatki zostały poniesione zgodnie z umową. W trakcie kontroli uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną, która opiera się na analizie:

1) informacji za każdy miesiąc, dotyczących realizacji zadania, według wzoru raportu, określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia;

2) zestawienia za każdy kwartał z realizacji prac objętych zadaniem, według wzoru raportu określonego w załączniku nr 4 do zarządzenia.

6. Umowa z beneficjentem może określać inną częstotliwość raportowania niż wskazana w ust. 5.

7. Właściwa komórka organizacyjna, w ramach przeprowadzanej kontroli i oceny merytorycznej sprawdza również elementy sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, w szczególności:

1) osiągnięcia celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) osiągnięcia rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

8. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawozdanie do BBF2 niezwłocznie nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu kontroli i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 4.

9. BBF2 dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje ją do właściwej komórki organizacyjnej, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania wraz z oceną od właściwej komórki organizacyjnej.

10. Ocena pod względem finansowym polega na sprawdzeniu pod względem rachunkowym, zatwierdzonych zgodnie z ust. 5 i 7 przez właściwą komórkę organizacyjną wydatków poniesionych zgodnie z umową.

11. BBF2 w przypadku stwierdzenia w sprawozdaniu nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem realizującym zadanie, przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie, o którym mowa w ust. 9, licząc od dnia otrzymania sprawozdania z wykonania zadania, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

12. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 11, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, określając termin nie dłuższy niż 3 dni robocze.

13. BBF2 w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania od właściwej komórki organizacyjnej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania z wykonania zadania, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej ocenę dotyczącą skorygowanego sprawozdania z wykonania zadania.

§  15. 

1. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania oceny, o której mowa w § 14 ust. 9 lub ust. 13, przedkłada Ministrowi informację dotyczącą realizacji zadania, w celu zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym, zaakceptowaną przez kierującego właściwą komórką organizacyjną oraz Głównego Księgowego, Dysponenta I Stopnia części 27.

2. Właściwa komórka organizacyjna, w terminie 2 dni roboczych, licząc od dnia zatwierdzenia rozliczenia dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym przez Ministra, przekazuje do BBF2, a w przypadku współfinansowania dotacji ze środków Unii Europejskiej również do komórki dysponującej tymi środkami, poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zatwierdzonej przez Ministra informacji, o której mowa w ust. 1.

3. Informacja, o której mowa w ust. 1, przekazywana jest "za potwierdzeniem odbioru" przez właściwą komórkę organizacyjną również do beneficjenta, najpóźniej następnego dnia roboczego po zatwierdzeniu sprawozdania przez Ministra.

Rozdział  4

Przepis przejściowy i przepisy końcowe

§ 16. Do umów zawartych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy rozdziału 3 w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 17. Traci moc zarządzenie nr 33 Ministra Cyfryzacji z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie zasad udzielania, rozliczania i kontroli wykonania dotacji celowych i podmiotowych udzielanych przez Ministra Cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyfr. poz. 36 oraz z 2021 r. poz. 22).

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA DOTACYJNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE/ KOŃCOWE Z WYKONANIA ZADANIA W RAMACH UDZIELONEJ DOTACJI CELOWEJ/PODMIOTOWEJ

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Miesięczny raport z realizacji Zadania

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Kwartalny raport z realizacji prac objętych Zadaniem

grafika

¹ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 1716).

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1002, 1768, 1783, 2589, 2600 i 2642.

³ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1692, 1725, 1747, 1768, 1964 i 2414.