Zasady realizacji wniosków audytu przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.2.57

| Akt utracił moc
Wersja od: 7 kwietnia 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 3
DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ
z dnia 7 kwietnia 2008 r.
w sprawie zasad realizacji wniosków audytu przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 21 ust. 6 w związku z art. 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym i wysokich stanowiskach państwowych (Dz. U. Nr 170, poz. 1217 z późn. zm.1) zarządza się, co następuje:
§  1.
Zarządzenie określa zasady realizacji, przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych - zwanego dalej MSZ, wniosków zawartych w sprawozdaniu z zadania audytowego.
§  2.
1.
Komórką organizacyjną MSZ właściwą do przeprowadzania zadania audytowego jest Biuro Audytu - zwane dalej BAUD.
2.
BAUD przeprowadza zadanie audytowe w oparciu o
1)
Ustawę z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U.05.249.2104 z późn. zm.);
2)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U.06.112.767);
§  3.
1.
Po przeprowadzeniu zadania audytowego BAUD sporządza sprawozdanie, a następnie przeprowadza czynności określone w § 22 rozporządzenia przywołanego w § 2 ust. 2 pkt 2.
2.
Sprawozdanie z zadania audytowego BAUD przekazuje po jednym egzemplarzu Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej, zwanemu dalej "dyrektorem generalnym" oraz dyrektorowi komórki organizacyjnej MSZ, w której było przeprowadzane zadanie audytowe zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w upoważnieniu dyrektora generalnego, zwanemu dalej "dyrektorem komórki".
3.
Dodatkowo jeden egzemplarz sprawozdania z zadania audytowego BAUD przesyła sekretarzowi stanu lub podsekretarzowi stanu, który zgodnie z decyzją Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie zakresu czynności Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu w MSZ oraz porządku zastępstw Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu i podsekretarzy stanu, nadzoruje komórkę, w której było przeprowadzane zadanie audytowe.
4.
Dyrektor komórki w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie dyrektorowi generalnemu swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania. Dyrektor komórki zgłasza stanowisko za pośrednictwem Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej "BDG".
5.
Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 4, dyrektor generalny potwierdza zapoznanie się z treścią sprawozdania i odsyła jeden parafowany egzemplarz do BAUD, a drugi, wraz z ewentualnym stanowiskiem dyrektora komórki, do BDG.
§  4.
1.
Po otrzymaniu parafowanego przez Dyrektora generalnego sprawozdania z zadania audytowego dyrektor BDG, podejmuje działania mające na celu:
1)
określenie możliwości realizacji wniosków zawartych w sprawozdaniu;
2)
wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację;
3)
określenie terminów realizacji.
2.
Czynności, o których mowa w ust. 1 Dyrektor BDG realizuje w następujący sposób:
1)
BDG rozsyła kopię sprawozdania do komórek organizacyjnych MSZ, które będą brały udział w realizacji wniosków audytu w celu zapoznania się i przygotowania rozwiązań naprawczych i usprawniających;
2)
BDG organizuje naradę wdrożeniową z udziałem dyrektorów komórek, o których mowa w pkt 1, w celu określenia zakresu, sposobu, trybu i terminów realizacji wniosków oraz osób odpowiedzialnych;
3)
BDG sporządza protokół z narady wdrożeniowej zawierający informacje o uzgodnieniach, o których mowa w pkt 2, a następnie protokół, parafowany przez dyrektorów uczestniczących w naradzie, Dyrektor BDG przekazuje dyrektorowi generalnemu do akceptacji;
4)
Dyrektor BDG, po zaakceptowaniu przez dyrektora generalnego protokołu, o którym mowa w pkt 3, przekazuje go dyrektorom komórek organizacyjnych MSZ właściwych dla realizacji wniosków audytu oraz BAUD - do wiadomości.
3.
Wszystkie czynności wymienione w ust. 2 BDG realizuje w terminie nie przekraczającym dwóch miesięcy od daty przekazania, przez BAUD dyrektorowi generalnemu, sprawozdania z zadania audytowego.
4.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ, o których mowa w ust. 2 pkt 4, raz na kwartał przesyłają do BAUD informację o zaawansowaniu prac podjętych w celu realizacji wniosków audytu, nie dłużej jednak niż do zakończenia tych działań.
§  5.
W trakcie realizacji rekomendacji audytu, BAUD może przeprowadzić czynności sprawdzające określone w § 25 rozporządzenia przywołanego w § 2 ust. 2 pkt 2.
§  6.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1) Zmiany tekstu jednolitego ogłoszono w Dz.U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1832, oraz z 2007 r., Nr 17, poz. 96, Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 660, Nr 123, poz. 847, Nr 176, poz. 1242.