Dz.Urz.KGPSP.2018.21

| Akt obowiązujący
Wersja od: 26 września 2018 r.

DECYZJA Nr 53
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 26 września 2018 r.
w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398 i 650)
postanawiam, co następuje:
§  1. 
1.  Komenda Główna Państwowej Straży Pożarnej prowadzi rachunkowość zgodnie z planem kont i zasadami funkcjonowania tych kont ustalonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), zwanego dalej "rozporządzeniem".
2.  Księgi rachunkowe Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "KG PSP", prowadzone są w siedzibie jednostki.
3.  Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.
4.  Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
5.  Sprawozdawczość sporządzana jest w oparciu o odrębne przepisy.
6.  Kwoty wykazane w sprawozdaniach wynikają z ewidencji księgowej, przy czym przyjmuje się, że dowody księgowe, które wpłynęły do KG PSP po piątym dniu miesiąca przyjmowane są do następnego okresu sprawozdawczego, z zastrzeżeniem ust. 7.
7.  Kwoty wykazane w sprawozdaniach miesięcznych za grudzień, rocznych oraz bilansie KG PSP wynikają z zapisów księgowych ujętych w księgach rachunkowych do dnia ich sporządzenia.
8.  Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych KG PSP sporządza sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej.
§  2. 
1.  Księgi rachunkowe w KG PSP prowadzone są techniką komputerową, przy zastosowaniu programu finansowo-księgowego Ft-FK7 wersja 7.0* opracowanego przez Przedsiębiorstwo Innowacyjno-Wdrożeniowe FORTECH Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ulicy Racławickiej 56, eksploatowanego od dnia 1 stycznia 2014 r. oraz programów pracujących autonomicznie:
1) Ft-PłACE7 Przedsiębiorstwa Innowacyjno-Wdrożeniowego FORTECH Sp. z o.o. wersja 7.0.*, eksploatowanego od dnia 1 stycznia 2013 r., służącego do prowadzenia imiennych kart wynagrodzeń pracowników według składników wymaganych do obliczania płac, świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, potrąceń oraz podatków, ujmującego rozrachunki z pracownikami;
2) Ft-KADRY7 Przedsiębiorstwa Innowacyjno-Wdrożeniowego FORTECH Sp. z o.o. wersja 7.O.* eksploatowanego od dnia 1 stycznia 2011 r., służącego do prowadzenia imiennych kartotek osób z danymi niezbędnymi do naliczania przysługujących należności;
3) programu ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Ft-ST7 Środki Trwałe wersja 7.0.* Przedsiębiorstwa Innowacyjno-Wdrożeniowego FORTECH Sp. z o.o., eksploatowanego od dnia 1 stycznia 2012 r., ujmującego środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) w postaci kartotek ewidencji szczegółowej i tabel amortyzacyjnych;
4) programu ewidencji materiałów w magazynie Ft-GM7 Gospodarka materiałowa wersja 7.0.* Przedsiębiorstwa Innowacyjno-Wdrożeniowego FORTECH Sp. z o.o., eksploatowanego od dnia 1 stycznia 2012 r., służącego do prowadzenia kart przychodów i rozchodów materiałowych dla każdego z rodzajów materiałów oraz pokazującego aktualny stan materiałów;
5) programu "Ft-KASA7" Przedsiębiorstwa Innowacyjno-Wdrożeniowego FORTECH Sp. z o.o.
2.  Programy posiadają dokumentację eksploatacyjną zawierającą opis podstawowych funkcji oraz algorytmów i parametrów; zmianę wersji programu traktuje się jako zmianę programu.
3.  Oznaczenie ksiąg rachunkowych obejmujących dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych oraz zestawienie obrotów i sald stanowiących zbiory systemu finansowo-księgowego Ft-FK7 wersja 7.0.* oraz opis działania i struktury systemu zawiera dokumentacja techniczna oraz eksploatacyjna programu, która posiada klauzulę, że podstawowym zadaniem systemu jest prowadzenie ewidencji zgodnie z ustawą o rachunkowości i stanowi ona integralną część niniejszej decyzji.
4.  Dziennik służy do wprowadzania zapisów w postaci dekretacji księgowej na kontach księgi głównej o rozbudowanej strukturze analitycznej. Wprowadzanie do programu danych o operacjach gospodarczych następuje ręcznie przez operatorów, w oparciu o zdefiniowane wcześniej grupy dowodów z wyróżnionym dowodem "Bilans otwarcia"; wydruk dziennika grupuje wprowadzone dowody księgowe w układzie chronologicznym; emisja dokonywana jest w postaci wydruku o nazwie "Dziennik obrotów za okresy..."; dziennik zapewnia chronologiczne ujęcie zdarzeń gospodarczych, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwia jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
5.  Zapisy w systemie Ft-FK7 wersja 7.0.* na kontach księgi głównej pochodzące z dowodów księgowych są prowadzone systematycznie w pełnym układzie analitycznym, tj. do najniższego poziomu określonego w zakładowym planie kont, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu; dokumenty nie mogą być księgowane wprost na konta księgi głównej, tj. bez uwzględnienia dekretacji według ich podziałów analitycznych; zapisy na kontach księgi głównej ustala się jako zbiorcze sumy zapisów na składających się na nie kontach analitycznych; na podstawie zbioru zaksięgowanych danych sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego zestawienie analityczne obrotów sald oraz zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej; zestawienia te, dzięki przewidzianym w programie procedurom kontroli, wykazują pełną zgodność danych pomiędzy sobą, jak i w porównaniu z dziennikiem (obroty miesięczne i narastające); emisja dokonywana jest w postaci wydruku o nazwie "Operacje wg kont."
6.  Księgi pomocnicze prowadzone są za pomocą:
1) oprogramowania finansowo-księgowego Ft-FK7 jako zbiór wyodrębnionych danych w ramach księgi głównej o rozbudowanej strukturze syntetyczno-analitycznej; suma sald początkowych i obrotów na kontach ewidencji analitycznej stanowi saldo początkowe i obroty kont księgi głównej, zaś suma sald końcowych na kontach ewidencji analitycznej stanowi saldo końcowe konta księgi głównej;
2) dziedzinowego modułu sprzedaży w oprogramowaniu finansowo-księgowym Ft-FK7, ujmującego operacje sprzedaży w postaci kolejno numerowanych własnych faktur, ze szczegółowością niezbędną dla celów podatku od towarów i usług;
3) autonomicznie pracującego oprogramowania płacowego Ft-PłACE7 wersja 7.0.*, w postaci imiennych kart wynagrodzeń pracowników i funkcjonariuszy PSP według składników wymaganych do obliczania płac, naliczeń i świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków, ujmującego rozrachunki z pracownikami;
4) autonomicznie pracującego oprogramowania kadrowego Ft-KADRY7 wersja 7.0.* w postaci imiennych kartotek osób (pracowników, funkcjonariuszy KG PSP oraz innych osób wymagających rejestracji) z danymi niezbędnymi do naliczania przysługujących należności;
5) autonomicznie pracującego oprogramowania ewidencji środków trwałych, ujmującego środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) w postaci kartotek ewidencji szczegółowej i tabel amortyzacji; przychody i rozchody (obroty i salda) ewidencji środków trwałych są uzgadniane z odpowiadającą im ewidencją syntetyczną (obroty i salda) prowadzoną w systemie Ft-FK7 z częstotliwością nie mniejszą niż raz na kwartał;
6) autonomicznie pracującego oprogramowania ewidencji pozostałych środków trwałych; przychody i rozchody (obroty i salda) ewidencji pozostałych środków trwałych są uzgadniane z odpowiadającą im ewidencją syntetyczną (obroty i salda) prowadzoną w systemie Ft-FK7 z częstotliwością nie mniejszą niż raz na kwartał;
7) autonomicznie pracującego oprogramowania ewidencji przychodów i rozchodów materiałów w magazynie;
8) autonomicznie pracującego oprogramowania obsługi kasy.
7.  Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych jest drukowane na koniec każdego okresu sprawozdawczego; emisja dokonywana jest w postaci wydruku o nazwie "Obroty i salda za okres...".
8.  Bezpieczeństwo systemu zapewnia się poprzez:
1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa na koniec każdego dnia pracy;
2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych przez pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego użytkownika);
3) zastosowanie mechanizmu śledzenia i rejestracji bieżącej pracy systemu;
4) profilaktykę antywirusową - opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające;
5) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls;
6) odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych;
7) system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej;
8) przechowywanie - przez wymagany ustawowo okres - dowodów księgowych, dokumentów inwetaryzacyjnych, sprawozdań finansowych oraz wydrukowanych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe.
9.  Szczegółowy opis programowych i organizacyjnych zasad ochrony danych zawiera dokumentacja techniczna oprogramowania.
§  3. 
1.  Ewidencję analityczną ilościowo-wartościową środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych w użytkowaniu prowadzi według cen nabycia Biuro Logistyki KG PSP.
2.  Do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej przekraczającej wielkość ustaloną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów stosuje się zasady amortyzacji polegające na dokonywaniu odpisów stopniowo, przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wymienionej ustawie; odpisów amortyzacyjnych dokonuje się raz w roku, w grudniu, naliczając odpisy nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania.
3.  Do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów (pozostałe środki trwałe) stosuje się zasady amortyzacji polegające na dokonywaniu odpisów jednorazowych - w momencie przyjęcia tych środków do używania.
4.  Ustala się asortyment pozostałych środków trwałych o małej istotności dla majątku KG PSP podlegający ewidencji ilościowej prowadzonej przez Biuro Logistyki KG PSP:
1) inne urządzenia i podzespoły informatyczne nie wchodzące w skład zestawów komputerowych, w szczególności:
a) modemy zewnętrzne,
b) zasilacze,
c) streamery,
d) karty sieciowe i inne, dyski, napędy dysków, głośniki oraz inne elementy i akcesoria montowane dodatkowo lub podlegające wymianie w zestawach komputerowych zalicza się do materiałów wydanych do użycia;

Wszystkie zmiany wyposażenia zestawów komputerowych rejestrowane są w ewidencji pomocniczej;

2) przedmioty stanowiące elementy dekoracyjne oraz elementy wyposażenia pomieszczeń, w szczególności:
a) makaty, godła,
b) lustra wiszące,
c) lampy wolnostojące,
d) przedmioty ze szkła i ceramiki użytkowej (talerze, szklanki, spodki, filiżanki, kieliszki) oraz sztućce stanowiące wyposażenie sekretariatów zalicza się do materiałów wydanych do zużycia;
3) przedmioty stanowiące wyposażenie gospodarcze i biurowe, w szczególności:
a) wentylatory,
b) nawilżacze,
c) niszczarki,
d) grzejniki wolnostojące,
e) radioodbiorniki, radiomagnetofony,
f) aparaty telefoniczne stacjonarne,
g) elementy nagłośnienia pomieszczeń (mikrofony, statywy, głośniki),
h) bindownice, laminatory,
i) lampki biurowe,
j) wieszaki na ubrania wolnostojące,
k) zegary - poniżej 100 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia,
l) czajniki,
m) termosy, dzbanki metalowe - poniżej 100 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia,
n) żelazka,
o) tablice ogłoszeń,
p) kosze na śmieci - poniżej 100 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia;
4) przedmioty stanowiące wyposażenie osobiste, w szczególności:
a) ładowarki,
b) kalkulatory,
c) dyktafony,
d) słuchawki,
e) narzędzia, klucze i przyrządy pomiarowe - poniżej 50 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia,
f) latarki - poniżej 50 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia,
g) przenośne nośniki pamięci - typu dysk USB,
h) torby, nesesery,
i) akcesoria do kamer i aparatów fotograficznych,
j) odzież specjalna, robocza i ekwipunek osobisty;
5) sprzęt turystyczny i sportowy, w szczególności:
a) piłki,
b) narty, buty narciarskie,
c) namioty turystyczne,
d) sprzęt do ćwiczeń sportowych;
6) przedmioty używane do celów gospodarczych, przeciwpożarowych i utrzymania czystości, w szczególności:
a) szpadle, łopaty, grabie, itp.,
b) gaśnice, wyposażenie szafek hydrantowych,
c) drabiny,
d) taczki, wózki;
7) książki, słowniki i inne wydawnictwa, mapy - poniżej 150 zł zalicza się do materiałów wydanych do zużycia.
5.  Materiały wykorzystywane na potrzeby remontu na stałe wbudowane nie są ujmowane w ewidencji ilościowej.
6.  Szczegółowe zasady kwalifikacji i gospodarowania przedmiotami rzeczowego majątku trwałego, o których mowa w Instrukcji kwalifikacji i gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku trwałego Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, ustala Dyrektor Biura Logistyki KG PSP.
§  4. 
1.  Ewidencję analityczną rzeczowych składników majątku obrotowego stanowi ewidencja ilościowo- wartościowa prowadzona w Biurze Logistyki KG PSP, w której ujmuje się obroty i stany dla każdego składnika w jednostkach naturalnych i pieniężnych przy zastosowaniu cen zakupu oraz ewidencja ilościowa prowadzona w magazynie.
2.  Do wyceny rozchodów rzeczowych składników majątku obrotowego stosuje się ceny tych składników, które KG PSP po raz pierwszy nabyła.
3.  Zużycie materiałów zalicza się w koszty w momencie zakupu; wartość nie zużytych do końca roku obrotowego materiałów ustala się w drodze inwentaryzacji przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku.
§  5.  Ewidencja pozabilansowa środków trwałych postawionych w stan likwidacji oraz obcych składników majątku prowadzona jest w Biurze Logistyki wg zasad określonych w Instrukcji kwalifikacji i gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku trwałego Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.
§  6.  Zasady weryfikacji stanu aktywów i pasywów należących do KG PSP określa "Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji w KG PSP" stanowiąca politykę rachunkowości w tym zakresie.
§  7. 
1.  Ustala się dla KG PSP zakładowy plan kont obejmujący:
1) konta syntetyczne (księgi głównej);
a) Zespół O - "Aktywa trwałe":

011 - Środki trwałe,

013 - Pozostałe środki trwałe,

020 - Wartości niematerialne i prawne,

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych,

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje),

b) Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe":

101 - Kasa,

130 - Rachunek bieżący jednostki,

135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia,

136 - Rachunek państwowych funduszy celowych,

137 - Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi,

138 -Rachunek środków europejskich,

139 - Inne rachunki bankowe,

140 - Krótkoterminowe aktywa finansowe,

141 - Środki pieniężne w drodze,

c) Zespół 2 - "Rozrachunki i rozliczenia":

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych,

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych,

224 - Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich,

225 - Rozrachunki z budżetami,

226 - Długoterminowe należności budżetowe,

227 - Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich,

228 - Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi,

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami,

240 - Pozostałe rozrachunki,

245 - Wpływy do wyjaśnienia,

290 - Odpisy aktualizujące należności,

d) Zespół 3 - "Materiały i towary":

310 - Materiały,

e) Zespół 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie":

400 - Amortyzacja

401 - Zużycie materiałów i energii,

402 - Usługi obce,

403 - Podatki i opłaty,

404 - Wynagrodzenia,

405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

409 - Pozostałe koszty rodzajowe,

490 - Rozliczenie kosztów,

f) Zespół 6 - "Produkty":

640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów,

g) Zespół 7 - "Przychody, dochody i koszty":

700 - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia,

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych,

730 - Sprzedaż towarów i wartość ich zakupu,

750 - Przychody finansowe,

751 - Koszty finansowe,

760 - Pozostałe przychody operacyjne,

761 - Pozostałe koszty operacyjne,

h) Zespół 8 "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy":

800 - Fundusz jednostki,

810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje,

820 - Rozliczenie wyniku finansowego,

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,

851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

853 - Fundusze celowe,

860 - Wynik finansowy;

2) konta pozabilansowe:

900 - Rozrachunki z tytułu sum depozytowych wniesionych w gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej,

901 - Rozrachunki ze środków firm ubezpieczeniowych,

910 - Wydatki na realizację projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,

970 - Płatności ze środków europejskich,

976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami,

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych,

981 - Plan finansowy nie wygasający eh wydatków,

982 - Plan wydatków środków europejskich,

983 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego,

984 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat,

990 - Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym,

992 - Zapewnienie finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa,

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego,

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat.

2.  Konta analityczne (konta ksiąg pomocniczych) prowadzi się za pomocą programu finansowo- księgowego Ft-FK7 jako zbiory wyodrębnionych danych w ramach kont księgi głównej o rozbudowanej strukturze syntetyczno-analitycznej oraz modułu obsługującego operacje sprzedaży (kolejno numerowane faktury własne).
3.  Poza systemem finansowo-księgowym Ft-FK7 (poza księgą główną) prowadzone są księgi pomocnicze, uszczegółowiające zapisy kont księgi głównej dla ewidencji:
1) środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych;
2) pozostałych środków trwałych;
3) materiałów w magazynie;
4) imiennej kartoteki wynagrodzeń.
4.  Konta ewidencji pozabilansowej tworzy się w zależności od potrzeb określonych w zasadach ewidencji księgowej operacji gospodarczych na kontach syntetycznych.
§  8.  W celu zapewnienia poprawności funkcjonowania księgowości w KG PSP przyjmuje się następujące założenia:
1) księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego;
2) rokiem obrotowym jest rok budżetowy;
3) ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez MSWiA za rok obrotowy;
4) zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości;
5) przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
§  9. 
1.  Dowód księgowy zawiera co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu księgowego i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis dokonania operacji tj. zrozumiały tekst lub skrót;
4) wartość operacji;
5) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
6) podpis wystawcy dowodu;
7) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych

2.  Dowód księgowy - polecenie księgowania sporządzany w systemie finansowo - księgowym Ft-FK7 zawiera:
1) symbol dowodu księgowego - zdefiniowany rodzaj dokumentu;
2) numer w rejestrze dowodów księgowych zdefiniowanych dokumentów - nadawany automatycznie dla każdego rodzaju dokumentu (odrębna numeracja w ramach każdego miesiąca);
3) numer w rejestrze księgi głównej - nadawany automatycznie wg liczby dziennika bez rozróżnienia rodzaju dokumentu (kolejne, rejestrowane chronologicznie od początku roku);
4) datę operacji gospodarczej (np. datę sprzedaży widniejącą na fakturze, rachunku lub nocie księgowej zewnętrznej i wewnętrznej, datę zmian w planie finansowo-księgowym, datę dokonania korekty zapisu, datę ujawnienia szkody, datę przyjęcia bądź przekazania środka trwałego itp.);
5) datę wystawienia, tj. datę pod jaką faktura, rachunek lub nota zewnętrzna dokumentująca operację gospodarczą zaciągnięcia zobowiązania przez KG PSP została wystawiona, datę pod jaką został sporządzony protokół ujawnienia szkody; z zastrzeżeniem, że w przypadku dokumentowania za pomocą polecenia księgowania zmian w planie finansowo-księgowym, korekty zapisu, noty księgowej wewnętrznej, przyjęcia/przekazania środka trwałego data wystawienia jest tożsama z datą operacji;
6) datę rejestracji, tj. datę ujęcia dowodu w księgach rachunkowych KG PSP przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości z zastrzeżeniem, że zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości stosuje się następujące uproszczenia:
a) polecenia księgowania obejmujące zobowiązania na koniec okresu sprawozdawczego posiadają zapisaną datę rejestracji - ostatni dzień roboczy danego miesiąca, mimo, że księgowane są zobowiązania, które wpłynęły do KG PSP do piątego dnia następnego miesiąca,
b) polecenia księgowania obejmujące zobowiązania, które wpłynęły do KG PSP po 31 grudnia i dotyczą miesiąca grudnia, ujmowane są pod datą 31 grudnia do dnia sporządzenia sprawozdań miesięcznych za grudzień w okresie "12". Po dacie sporządzenia sprawozdań miesięcznych za grudzień ujmowane są pod datą 31 grudnia do dnia sporządzenia sprawozdań rocznych i bilansu KG PSP odpowiednio w okresie "13" i "14" tzw. "przejściowym";
7) krótki opis operacji gospodarczej, którą dokumentuje oraz kwotę tej operacji;
8) oznaczenia kont, których operacja gospodarcza dotyczy; dekret na konta dokonywany jest przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości równocześnie z ewidencjonowaniem w systemie komputerowym danej operacji gospodarczej; wydruk z systemu finansowo-księgowego Ft-FK7 zawierający dekret na konta podpisywany jest przez głównego księgowego lub osobę zastępującą głównego księgowego.
3.  Wyciąg bankowy sporządzony w systemie finansowo - księgowym Ft-FK7 zawiera:
1) symbol dowodu księgowego - zdefiniowany rodzaj dokumentu;
2) numer w rejestrze dowodów księgowych wg zdefiniowanych dokumentów - nadawany automatycznie dla każdego rodzaju dokumentu (odrębna numeracja w ramach każdego miesiąca);
3) numer w rejestrze księgi głównej - nadawany automatycznie według liczby dziennika bez rozróżnienia rodzaju dokumentu (kolejne, rejestrowane chronologicznie od początku roku);
4) datę operacji tj. datę dokonania obciążenia rachunku KG PSP przez bank równoznaczną z datą księgowań przez bank;
5) datę wystawienia tj. datę wystawienia przez bank wyciągu bankowego;
6) datę rejestracji tj. datę ujęcia dowodu w księgach rachunkowych Komendy Głównej PSP przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości; z zastrzeżeniem, że ostatni w danym miesiącu wyciąg bankowy księgowany jest pod datą ostatniego dnia roboczego danego miesiąca;
7) krótkie opisy operacji gospodarczych, które dokumentuje oraz kwoty tych operacji;
8) oznaczenia kont, których poszczególne operacje gospodarcze dotyczą; dekret na konta dokonywany jest przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości równocześnie z ewidencjonowaniem w systemie komputerowym danej operacji gospodarczej; wydruk z systemu finansowo - księgowego FT- FK zawierający dekret podpisywany jest przez pracownika, który dokonał księgowania.
4.  Raport kasowy sporządzany w systemie finansowo - księgowym Ft-FK7 zawiera:
1) symbol dowodu księgowego - zdefiniowany rodzaj dokumentu;
2) numer w rejestrze dowodów księgowych wg zdefiniowanych dokumentów - nadawany automatycznie dla każdego rodzaju dokumentu (odrębna numeracja w ramach każdego miesiąca);
3) numer w rejestrze księgi głównej - nadawany automatycznie wg liczby dziennika bez rozróżnienia rodzaju dokumentu (kolejne, rejestrowane chronologicznie od początku roku);
4) datę operacji tj. datę dokonania operacji gospodarczych przez kasę KG PSP; jeśli raport obejmuje operacje gospodarcze z więcej niż jednego dnia (zgodnie z § 7 ust. 3 pkt 4 Instrukcji gospodarki kasowej w KG PSP), wówczas data operacji jest dolną datą graniczną okresu, za jaki RK jest sporządzany;
5) datę wystawienia tj. sporządzenia przez kasjera raportu kasowego; jeśli raport kasowy obejmuje operacje gospodarcze z więcej niż jednego dnia (zgodnie z § 7 ust. 3 pkt 4 Instrukcji gospodarki kasowej w KG PSP), wówczas data wystawienia jest jednocześnie górną datą graniczną okresu, za jaki RK jest sporządzany;
6) podpis kasjera - wystawcy dowodu;
7) datę rejestracji tj. datę ujęcia dowodu w księgach rachunkowych KG PSP przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości; z zastrzeżeniem, że ostatni w danym miesiącu raport kasowy księgowany jest pod datą ostatniego dnia roboczego danego miesiąca;
8) krótkie opisy operacji gospodarczych, które dokumentuje oraz kwoty tych operacji;
9) oznaczenia kont, których poszczególne operacje dotyczą; dekret na konta dokonywany jest przez pracownika Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości równocześnie z ewidencjonowaniem w systemie komputerowym danej operacji gospodarczej; wydruk z systemu finansowo - księgowego Ft-FK7 zawierający dekret podpisywany jest przez pracownika, który dokonał księgowania.
5.  Dowody księgowe źródłowe (faktury, rachunki, noty obciążeniowe i inne przewidziane w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w KG PSP), stanowiące podstawę dokonania operacji gospodarczych płatnych przelewem kompletowane są i przechowywane łącznie z wyciągiem bankowym, który dokumentuje wydatek.
6.  Zobowiązania z tytułu wydatków dokumentowanych innymi niż faktury, rachunki i noty obciążeniowe dowodami księgowymi ujmuje się w księgach rachunkowych KG PSP w następujący sposób:
1) polecenie księgowania ujmujące zobowiązanie z tytułu zawartej umowy zlecenia lub o dzieło sporządzane jest po złożeniu rachunku zatwierdzonego przez osobę odpowiedzialną merytorycznie za wydatek; data zatwierdzenia merytorycznego rachunku stanowi datę operacji i jednocześnie datę wystawienia dowodu księgowego;
2) polecenie księgowania ujmujące zobowiązanie z tytułu płac i innych świadczeń i należności wypłacanych pracownikom i funkcjonariuszom KG PSP wykonywane jest na podstawie list płac sporządzanych w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych; data wystawienia dokumentu to data sporządzenia listy płac, data operacji to data dokonania kontroli wstępnej przez głównego księgowego lub osobę zastępującą głównego księgowego, przy czym wyjątek stanowią listy płac dotyczące wypłaty "z góry" uposażenia funkcjonariuszy i świadczeń wypłacanych przez okres roku funkcjonariuszom, gdzie za datę operacji przyjmuje się pierwszy dzień roboczy danego miesiąca oraz nagród jubileuszowych, gdzie za datę operacji przyjmuje się dzień planowanej wypłaty;
3) inne niż wymienione dowody księgowe ewidencjonowane są w księgach rachunkowych KG PSP jako koszt jednocześnie z ewidencjonowaniem wydatku z określonego tytułu; dotyczy to m.in. wyroków sądowych, pism dotyczących dokonania opłat itp.
§  10.  Ewidencja programów i projektów współfinansowanych ze środków europejskich oraz pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi prowadzona jest na kontach księgi głównej oraz pozabilansowych i umożliwia identyfikację wszystkich operacji związanych z realizowanymi programami i projektami.
§  11.  Stosownie do postanowień ustawy o rachunkowości zapisy księgowe są drukowane na koniec miesiąca oraz dodatkowo zabezpieczane na elektronicznych nośnikach informacji w ramach prac administracyjnych archiwizowania danych.
§  12.  Zasady funkcjonowania syntetycznych kont bilansowych i pozabilansowych zawierają załączniki nr 1 i 2 do niniejszej decyzji.
§  13.  Zobowiązuję Głównego Księgowego KG PSP do wnioskowania w sprawie bieżącej aktualizacji przyjętych zasad rachunkowości z uwzględnieniem obowiązujących przepisów i potrzeb.
§  14.  Traci moc decyzja nr 44 Komendanta Głównego PSP z dnia 30 czerwca 2014 r. w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP poz. 20 oraz z 2016 r. poz. 12).
§  15.  Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Opis kont bilansowych

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Opis kont pozabilansowych