Zasady prowadzenia nadzoru przez Ministra Środowiska.
Dz.Urz.MŚ.2015.79
Akt utracił mocZARZĄDZENIE
MINISTRA ŚRODOWISKA 1
z dnia 10 listopada 2015 r.
w sprawie zasad prowadzenia nadzoru przez Ministra Środowiska
ZAŁĄCZNIK
Polityka nadzorcza Ministra Środowiska
Polityka nadzorcza Ministra Środowiska
WPROWADZENIE
1. ZASADY OGÓLNE
2. ZASADY SZCZEGÓŁOWE
2.1 Działania nadzorcze
2.2 Nadzór w obszarze personalnym
2.3 Nadzór w obszarze finansowym
2.4 Nadzór w obszarze pozafinansowym (merytorycznym)
2.5 Nadzór w obszarze przestrzegania prawa
2.6 Inne narzędzia nadzoru
2.7 Kontrola i audyt
2.8 Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2.9 Okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych
2.10 Organizacja nadzoru
2.11 Biuletyn Informacji Publicznej
2.12 Jednostki podległe lub nadzorowane
2.13 Tworzenie, likwidacja lub łączenie jednostek
2.14 Postanowienia końcowe
2.15 Załączniki
Działania nadzorcze Ministra Środowiska
Zestawienie ustaleń zewnętrznych organów kontroli przeprowadzonych w roku
Pojęcia używane w Polityce nadzorczej Ministra Środowiska należy rozumieć następująco:
1. Jednostka podległa lub nadzorowana - jednostka organizacyjna podległa lub nadzorowana przez Ministra Środowiska oraz podległe lub nadzorowane centralne organy administracji rządowej.
2. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa - komórka organizacyjna Ministerstwa Środowiska, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska powierzono prowadzenie spraw z zakresu nadzoru nad określonymi jednostkami podległymi lub nadzorowanymi.
3. Właściwy członek kierownictwa resortu - członek ścisłego kierownictwa resortu, któremu na podstawie zarządzenia Ministra Środowiska w sprawie podziału kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa Środowiska powierzono wykonywanie kompetencji w stosunku do określonych jednostek podległych lub nadzorowanych.
4. Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru - komórka organizacyjna Ministerstwa, określona do spraw koordynacji nadzoru przepisami regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska.
WPROWADZENIE
Polityka nadzorcza Ministra Środowiska określa wytyczne w sprawie zasad i trybu prowadzenia spraw z zakresu nadzoru przez komórki organizacyjne Ministerstwa Środowiska nad jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Środowiska (dalej: Polityka nadzorcza).
Polityka nadzorcza wskazuje na konieczność przeniesienia akcentu z nadzoru polegającego wyłącznie na zabezpieczeniu przed naruszeniem prawa, na rzecz nadzoru służącego zapewnieniu optymalnego wykonywania zadań publicznych.
Polityka nadzorcza składa się z dwóch części: Zasad ogólnych - podstawowych założeń, na których opierać ma się system nadzoru Ministra Środowiska nad jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi oraz Zasad szczegółowych - kierunkowych standardów i procedur przypisanych wszystkim lub konkretnym komórkom organizacyjnym Ministerstwa Środowiska. Dokument został opracowany z uwzględnieniem obowiązującego stanu prawnego oraz w oparciu o istniejący dorobek w tej dziedzinie. W Polityce nadzorczej wykorzystano szereg uwag i rekomendacji zawartych w opracowaniach Departamentu Kontroli i Nadzoru Kancelarii Prezesa Rady Ministrów:
1. Analiza wybranych obszarów funkcjonowania nadzoru w administracji rządowej - Warszawa, marzec 2012 r.,
2. Nadzór w administracji rządowej - Warszawa, lipiec 2014 r.
Konieczność zapewnienia większej skuteczności realizacji zadań publicznych wymusza potrzebę mocniejszego akcentowania celów i priorytetów określonych w strategiach oraz programach rządowych. Cele i priorytety jednostek podległych lub nadzorowanych powinny być ściśle powiązane z celami i priorytetami Ministra Środowiska. Polityka nadzorcza jest kolejnym krokiem w kierunku stopniowej ewolucji administracji publicznej - z "administracji procedur" na "administrację rezultatów".
Wszelkie odstępstwa od stosowania Polityki nadzorczej powinny być uzasadnione jedynie szczególnymi okolicznościami wynikającymi ze specyfiki sprawowanego nadzoru.
Niniejszy dokument będzie poddawany okresowym przeglądom i na tej podstawie odpowiednio modyfikowany oraz aktualizowany. Wszystkich użytkowników Polityki nadzorczej zachęca się do dzielenia się opiniami na temat stosowania zawartych w nich zasad i przekazanie swoich uwag do komórki organizacyjnej Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru.
1.
ZASADY OGÓLNE
ZASADY OGÓLNE
2. Sprawowany nadzór ma charakter trwałych działań zarządczych. Przyjęta forma nadzoru nie wyklucza działań interwencyjnych wykonywanych ad hoc.
3. Celem nadzoru jest zapewnienie działania zgodnego z prawem oraz zwiększenie efektywności wykonywania powierzonych celów i zadań, określonych w przepisach prawa oraz w przyjętych strategiach i dokumentach rządowych.
4. Realizacja celów polityki Rady Ministrów w poszczególnych latach powinna przebiegać zgodnie z planami działalności, przygotowywanymi przez Ministra Środowiska na rok budżetowy, które konkretyzują założenia przyjęte w dokumentach strategicznych m.in. przez określanie szczegółowych zadań oraz mierników osiągania celów w roku budżetowym. Dlatego też plany działalności i sprawozdania z ich wykonania muszą być skorelowane z pozostałymi planami i sprawozdaniami opracowywanymi na rok budżetowy.
5. Sprawowany nadzór stanowi element systemu kontroli zarządczej w zakresie oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji celów i zadań powierzonych jednostkom podległym lub nadzorowanym.
6. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa sprawują nadzór w sposób efektywny i skuteczny, racjonalnie gospodarując posiadanymi zasobami.
7. Nadzór sprawowany przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa jest nadzorem personalnym, finansowym, merytorycznym, formalno-prawnym oraz w zależności od obowiązujących uwarunkowań prawnych.
8. Ustanowione rozwiązania nadzorcze uwzględniają środki nadzoru przewidziane w aktach prawnych (władcze środki nadzoru) oraz środki o charakterze niewładczym (zalecenia, rekomendacje, wskazówki itd.).
9. Ustanowione rozwiązania nadzorcze są efektywnie wykorzystywane przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa i stanowią podstawę do dokonywania ocen skuteczności oraz sprawności działania jednostek podległych lub nadzorowanych.
10. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa posiadają aktualną i usystematyzowaną wiedzę o jednostkach podległych lub nadzorowanych oraz zapewniają sprawny system przepływu informacji.
11. W przypadkach, w których niezbędny jest wspólny nadzór więcej niż jednej komórki organizacyjnej Ministerstwa Środowiska występuje przejrzysty podział zakresu odpowiedzialności każdej z komórek.
12. Ustanowione rozwiązania nadzorcze w niezbędnym zakresie znajdują swoje odzwierciedlenie w aktach prawnych regulujących działalność jednostek podległych lub nadzorowanych (ustawach, rozporządzeniach, zarządzeniach, statutach).
2.
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
ZASADY SZCZEGÓŁOWE
2.1
Działania nadzorcze
Działania nadzorcze
2. Działania nadzorcze wymagają akceptacji właściwego członka kierownictwa resortu. Przed przekazaniem do akceptacji właściwego członka kierownictwa resortu, działania nadzorcze przygotowywane przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa poddawane są konsultacjom z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.
3. Działania nadzorcze Ministra Środowiska obejmują swoim zakresem najistotniejsze aspekty i zagadnienia dotyczące funkcjonowania poszczególnych jednostek lub grup jednostek podległych lub nadzorowanych (np. cele i zadania, gospodarowanie mieniem Skarbu Państwa).
4. Działania nadzorcze Ministra Środowiska określą w szczególności:
a) zakres sprawowanego nadzoru oraz przyjęte środki nadzoru w obszarach: personalnym, finansowym, pozafinansowym oraz przestrzegania prawa;
b) instrumenty polityki planistycznej oraz okresowej sprawozdawczości;
c) procedury obiegu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Środowiska odpowiedzialnymi za poszczególne obszary nadzoru.
5. Efektywne sprawowanie nadzoru, w przypadku gdy zakres merytorycznej działalności jednostki podległej lub nadzorowanej obejmuje kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa Środowiska, wymaga określenia zasad współpracy pomiędzy nimi, w tym opracowania i uzgodnienia procedur wymiany informacji.
6. Wzór działań nadzorczych Ministra Środowiska stanowi załącznik nr 1 do Polityki nadzorczej.
7. Działania nadzorcze Ministra Środowiska podlegają okresowym przeglądom przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa. Informację o dokonanym przeglądzie, wnioskach oraz propozycjach ewentualnych zmian właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa przedstawiają właściwemu członkowi kierownictwa resortu do zatwierdzenia. Przeglądy działań nadzorczych Ministra Środowiska przeprowadza się nie rzadziej niż co 3 lata. Termin ten rozpoczyna swój bieg z momentem podpisania działań nadzorczych przez właściwego członka kierownictwa resortu.
8. W przypadku jednorodnych grup jednostek podległych lub nadzorowanych, w stosunku do których zadania nadzorcze wykonuje więcej niż jedna komórka organizacyjna Ministerstwa Środowiska, koordynację opracowania działań nadzorczych Ministra Środowiska względem tej grupy jednostek zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska powierzono koordynację spraw z zakresu nadzoru Ministra nad tą grupą jednostek.
9. Działania nadzorcze uwzględniają, wynikający z aktów prawa powszechnie obowiązującego, status prawno-organizacyjny, kompetencje i zadania jednostek podległych lub nadzorowanych, i - jeżeli jest to uzasadnione ww. czynnikami - mogą zawierać odstępstwa od zasad i trybu sprawowania nadzoru określonych niniejszą Polityką nadzorczą.
2.2
Nadzór w obszarze personalnym
Nadzór w obszarze personalnym
2. Koordynację zasad nadzoru w obszarze personalnym zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw kadrowych.
3. Koordynacja zasad nadzoru w obszarze personalnym obejmuje w szczególności:
a) ujednolicenie w przepisach prawa trybów powoływania kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych;
b) opracowanie zasad wyznaczania osób wykonujących zadania kierownika jednostki do czasu obsadzenia stanowiska, w przypadku odwołania kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej;
c) opracowanie i aktualizowanie standardów oceny kryterium wiedzy i kompetencji w zakresie przeprowadzania konkursów na stanowiska kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych;
d) opracowanie zasad i trybu przeprowadzania ocen okresowych kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych.
4. Sprawowanie nadzoru w obszarze personalnym jest realizowane zgodnie z przepisami ustawowymi w tym zakresie.
5. Ustalenia w zakresie nadzoru w obszarze personalnym dokonywane są pomiędzy właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa, a komórką organizacyjną Ministerstwa do spraw kadrowych, przy czym zapisy w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska powinny precyzować zakres działań zarówno właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa, jak również kompetencje komórki organizacyjnej do spraw kadrowych.
6. Nadzór personalny nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Środowiska powinien określać w szczególności:
a) zasady przeprowadzania naborów na stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra Środowiska;
b) zasady obiegu dokumentów kadrowych ze wskazaniem w szczególności trybu przygotowania i przekazania dokumentów dotyczących między innymi:
- powołania i odwołania kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Środowiska,
- opinii, wniosków i pism w sprawie przyznania nagród, wynagrodzeń lub zmiany wynagrodzeń, dodatków do wynagrodzeń, nagród jubileuszowych,
- innych dokumentów kadrowych związanych ze sprawowaniem funkcji;
c) współpracę w zakresie ewentualnych sporów sądowych związanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Środowiska;
d) zasady przeprowadzania ocen okresowych kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Środowiska;
e) zasady współpracy przy tworzeniu aktów prawnych regulujących kwestie związane ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Środowiska;
f) współpracę w zakresie oświadczeń lustracyjnych kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Środowiska.
2.3
Nadzór w obszarze finansowym
Nadzór w obszarze finansowym
2. Koordynację zasad dotyczących nadzoru w obszarze finansowym zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw budżetu resortu.
3. Koordynacja zasad nadzoru w obszarze finansowym dotyczy w szczególności:
a) gospodarki finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych, w tym dokonywanie przez te jednostki wstępnej oceny celowości poniesionych wydatków oraz realizacji właściwych procedur;
b) wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa;
c) realizacji zadań finansowanych z budżetu państwa i budżetu środków europejskich;
d) efektywności i skuteczności realizacji planów w układzie zadaniowym na podstawie mierników stopnia realizacji celów 2 .
4. Przedmiotem nadzoru w obszarze finansowym jest w szczególności:
a) prawidłowość i terminowość pobierania dochodów;
b) zgodność wydatków z planowanym przeznaczeniem;
c) prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowanych zadań;
d) wysokość i terminy przekazywania dotacji;
e) prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa, pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją z budżetu państwa 3 .
5. Nadzorowi w obszarze finansowym podlega także dokonywanie wydatków z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych 4 .
6. Nadzór w obszarze finansowym w niezbędnym zakresie dotyczy również tych jednostek podległych lub nadzorowanych, które samodzielnie dysponują częściami budżetowymi.
7. Ustanowione narzędzia nadzoru w obszarze finansowym są efektywnie wykorzystywane do oceny sytuacji finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych.
8. Ustalenia w zakresie nadzoru w obszarze finansowym dokonywane są pomiędzy właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa, a komórką organizacyjną Ministerstwa do spraw budżetu resortu i obejmują, zgodnie z właściwością danej jednostki podległej lub nadzorowanej:
a) określanie limitu środków planowanych do ujęcia w projekcie ustawy budżetowej oraz zaplanowanych w ustawie budżetowej na kolejny rok budżetowy, wg grup wydatków, w tym na inwestycje;
b) weryfikację zasadności wnioskowania o środki z rezerw celowych oraz wnioskowania o zapewnienie finansowania;
c) weryfikację zasadności dokonywania zmian w planie finansowym jednostki;
d) analizę poziomu wydatkowania środków na działalność bieżącą oraz stopnia zaawansowania realizacji projektów finansowanych z udziałem środków UE;
e) analizę okresowych sprawozdań budżetowych z zakresu wykonania dochodów, wydatków budżetu państwa i budżetu środków europejskich, przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie projektów realizowanych ze środków UE, w tym: w układzie zadaniowym;
f) opiniowanie lub zatwierdzanie sprawozdań finansowych;
g) przekazywanie i rozliczanie dotacji celowych;
h) kontrola prawidłowości i celowości wykorzystania dotacji;
i) rozliczanie pomocy technicznej udzielanej Instytucjom Wdrażającym POIiŚ;
j) certyfikowanie wydatków do IZ i IC 5 .
2.4
Nadzór w obszarze pozafinansowym (merytorycznym)
Nadzór w obszarze pozafinansowym (merytorycznym)
2. Nadzór w obszarze pozafinansowym zapewnia właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa.
3. Nadzór w obszarze pozafinansowym zapewnia zintegrowany system planowania, obejmujący wszystkie cele i zadania operacyjne w danym obszarze oraz informacje o środkach przeznaczonych na ich realizację, pozwalający na efektywne rozliczenie jednostek.
4. Zintegrowany system planowania, jako środek nadzoru ex ante, zapewnia weryfikację dostosowania dokumentów planistycznych przygotowanych przez jednostki podległe lub nadzorowane do przyjętych wcześniej strategii, programów rządowych i priorytetów Ministra Środowiska.
5. Wskazane do realizacji zadania powinny mieć zaplanowane źródło finansowania.
6. Instrumentem planowania zadań jednostki jest w szczególności roczny Plan działalności.
7. Wzór rocznego Planu działalności danej jednostki zostanie określony w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska, zgodnie z elementami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. z 2010 r., Nr 187, poz. 1254).
8. Każda jednostka podległa lub nadzorowana przedstawia propozycję Planu działalności jednostki, po pisemnym zobowiązaniu do tego kierownika jednostki przez Ministra Środowiska zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.).
9. Każda jednostka podległa lub nadzorowana przedstawia propozycję Planu działalności jednostki, w tym w szczególności cele do osiągnięcia w danym roku, mierniki określające stopień realizacji celów oraz propozycje zadań na dany rok, służących realizacji wyznaczonych celów. Propozycja Planu działalności jednostki podlega weryfikacji i opiniowaniu przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa. Dodatkowo w tym samym zakresie jednostka przedstawia propozycję celów 3 letnich 6 . Realizacja celów rocznych powinna wpływać na realizację celów 3 letnich.
10. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa na bieżąco monitoruje stopień realizacji celów oraz mierników wyznaczonych w Planie działalności jednostki.
11. Wyznaczone cele są spójne z celami Ministra Środowiska w danym obszarze, określonymi w przyjętych wcześniej strategiach i programach rządowych.
12. Cele wyznaczane jednorodnym grupom jednostek podległych lub nadzorowanych są takie same lub zbliżone.
13. Projekt Planu działalności jednostki należy przekazać do właściwego członka kierownictwa resortu, za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa, do 1 września 7 roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.
14. Jednostka sporządza Plan działalności w terminie 14 dni od otrzymania zatwierdzonego Planu Działalności Ministra Środowiska lub uwzględnia jego zapisy w planie działalności sporządzanym w trybie i terminach wynikających z ustawy szczegółowej.
15. Każda jednostka podległa lub nadzorowana składa sprawozdania okresowe ze swojej działalności.
16. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa szczegółowo określa zakres czasowy i tematyczny informacji, przekazywanych w formie sprawozdań okresowych przez każdą z jednostek podległych lub nadzorowanych. W przypadku jednorodnych grup jednostek określa się ten sam zakres czasowy i tematyczny informacji. Szczegółowy zakres czasowy i tematyczny informacji, przekazywanych w formie sprawozdań okresowych określa się w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska.
17. Sprawozdania okresowe obejmują w szczególności półroczne i roczne sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki, opracowywane przez każdą z jednostek podległych lub nadzorowanych. Półroczne i roczne sprawozdania z wykonania planu działalności są przekazywane do Ministerstwa Środowiska odpowiednio do 15 lipca roku, którego dotyczy plan oraz do 15 lutego następnego roku kalendarzowego 8 .
18. Wzór Sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki zostanie określony w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska, zgodnie z elementami wskazanymi w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.
19. Szczegółowy zakres czasowy i tematyczny informacji, przekazywanych w formie sprawozdań okresowych przez jednostkę albo jednostki podległe lub nadzorowane zostanie określony w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska nad daną jednostką.
20. Zakres tematyczny informacji, przekazywanych w formie sprawozdań powinien umożliwić właściwej komórce organizacyjnej, w szczególności:
a) ocenę skuteczności i efektywności zadań realizowanych przez jednostkę podległą lub nadzorowaną;
b) uzyskanie wiedzy o realnych problemach i zagrożeniach występujących w obszarze ich działalności w tym o przyczynach nieosiągnięcia celu oraz istotnych ryzykach mających wpływ na nieosiągnięcie celu;
c) uzyskanie wiedzy o sposobie i stopniu zaawansowania realizacji wniosków, jakie wynikały ze sprawozdania złożonego za poprzedni okres sprawozdawczy.
21. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa zapewniają weryfikację dostarczanych w sprawozdaniach okresowych danych pod kątem ich wiarygodności oraz przekazują sprawozdania okresowe wraz ze swoją opinią do właściwego członka kierownictwa resortu.
22. System planistyczno - sprawozdawczy w możliwie najszerszym zakresie opiera się na narzędziach informatycznych i elektronicznym przepływie danych.
23. Plan działalności jednostki oraz roczne Sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki jest przekazywane w ciągu 7 dni od daty wpływu do właściwej komórki organizacyjnej, komórce organizacyjnej Ministerstwa do spraw planowania strategicznego.
24. W ramach nadzoru w obszarze pozafinansowym właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa wykonują kontrolę funkcjonalną oraz bieżący monitoring realizacji zadań. Przyjęte rozwiązania nadzorcze nie wykluczają możliwości przeprowadzania przez te komórki kontroli doraźnych.
25. Nadzór w obszarze pozafinansowym obejmuje również zadania nadzorcze w zakresie zarządzania mieniem Skarbu Państwa. Zasady zarządzania mieniem Skarbu Państwa zapewniają właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa.
26. W ramach nadzoru w obszarze pozafinansowym właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa nadzorują proces zawierania umów dotacji przed rozpoczęciem realizacji zadań oraz dokonują oceny merytorycznej zadań planowanych do finansowania ze środków rezerw celowych budżetu państwa i budżetu środków europejskich, w tym w szczególności w zakresie rezerwy celowej na dofinansowanie zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej. Ocenę merytoryczną dokonuje właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa właściwymi merytorycznie. Zasady współpracy między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w powyższym zakresie zostaną określone w Działaniach nadzorczych.
27. Działania nadzorcze w obszarze pozafinansowym służą w szczególności usprawnieniu współpracy w zakresie:
a) planowania strategicznego, w tym zwłaszcza ewentualnego udziału (z określeniem jego form) Ministerstwa Środowiska w programowaniu działalności jednostki podległej lub nadzorowanej, rozumianym jako ustalanie jej strategicznych celów, priorytetów, głównych narzędzi ich realizacji;
b) działania operacyjne, tj. związane z bieżącym funkcjonowaniem jednostki podległej lub nadzorowanej; w tym zakresie mogą zostać wskazane obszary szczególnego zainteresowania Ministra Środowiska w działalności jednostki podległej lub nadzorowanej, formy współpracy z nią, sposób komunikowania się i przekazywania informacji (np. w celu zapewnienia ich odformalizowania, tam gdzie jest to uzasadnione charakterem załatwianych spraw i przekazywanych informacji);
c) ewaluacji działalności jednostki podległej lub nadzorowanej; rozumianą zwłaszcza jako analiza i ocena stopnia realizacji celów i planów, która wykonywana jest m.in. poprzez ocenę dokumentów sprawozdawczych (sprawozdań z wykonania planu działalności, względnie innych dokumentów informacyjnych i sprawozdawczych przygotowywanych przez jednostkę podległą lub nadzorowaną).
2.5
Nadzór w obszarze przestrzegania prawa
Nadzór w obszarze przestrzegania prawa
2. Nadzór w obszarze przestrzegania prawa obejmuje w szczególności:
a) nadawanie lub zatwierdzanie aktów regulujących strukturę organizacyjną jednostek podległych lub nadzorowanych;
b) rozpatrywanie skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych;
c) kontrolę uchwał Rady Nadzorczej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, którą sprawuje właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw obsługi prawnej.
3. Procedura nadawania lub zatwierdzania aktów regulujących strukturę organizacyjną jednostek podległych lub nadzorowanych obejmuje w szczególności dokonywanie przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa analizy zasadności i adekwatności projektowanych rozwiązań w kontekście zapewnienia realizacji celów i zadań nałożonych na jednostki. Proces ten realizowany jest w uzgodnieniu z właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa do spraw obsługi prawnej.
4. Ustalenia w zakresie nadzoru w obszarze przestrzegania prawa dokonywane są pomiędzy właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa, a komórką organizacyjną Ministerstwa do spraw obsługi prawnej.
5. Rozpatrywanie skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych obejmuje w szczególności zapewnienie skutecznej i terminowej koordynacji załatwiania skarg przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa oraz dokonywanie okresowej oceny przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie.
6. Koordynację załatwiania skarg oraz okresową ocenę ich przyjmowania i załatwiania w resorcie zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw obsługi skarg.
7. Okresową ocenę przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie przeprowadza się nie rzadziej niż raz na dwa lata.
8. Wyniki oceny przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie są jednym z elementów wyznaczającym kierunki nadzoru oraz kształtującym założenia planowej działalności kontrolnej.
9. Ocena przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie wykorzystywana jest jako jedno z narzędzi identyfikacji ryzyk występujących przy realizacji celów i zadań jednostek podległych lub nadzorowanych.
2.6
Inne narzędzia nadzoru
Inne narzędzia nadzoru
2. Wytyczne i polecenia ministra służą zapewnieniu realizacji polityki Rady Ministrów w dziale kierowanym przez ministra 9 .
3. Niewładcze środki nadzoru obejmują w szczególności wydawanie zaleceń (rekomendacji).
4. Zalecenia (rekomendacje) ministra służą inicjowaniu lub popularyzacji dobrych praktyk w danym obszarze działalności jednostki.
5. Inne narzędzia nadzoru stosowane są w szczególności w ramach wykonywania funkcji koordynacyjnej w przypadku jednorodnych grup jednostek podległych lub nadzorowanych, w celu zapewnienia harmonizacji podejmowanych działań oraz funkcjonowania wspólnych obszarów.
2.7
Kontrola i audyt
Kontrola i audyt
2. Podstawą planowania działalności kontrolnej komórki organizacyjnej Ministerstwa do spraw kontroli jest stałe monitorowanie, gromadzenie danych i rozpoznawanie istotnych aspektów dotyczących obszarów leżących w jej właściwości kontrolnej.
3. Plan kontroli przygotowywany przez komórkę organizacyjną Ministerstwa do spraw kontroli powinien uwzględniać okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych, w szczególności w zakresie zgodności działalności z prawem, osiągania celów oraz gospodarności działań.
4. Działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa do spraw kontroli prowadzona jest na podstawie założeń długookresowej działalności kontrolnej, uwzględniającej w szczególności potrzebę cyklicznych ocen wszystkich jednostek podległych lub nadzorowanych.
5. Planowa działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa do spraw kontroli jest ukierunkowana celami i priorytetami resortu.
6. Działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa do spraw kontroli obejmuje zarówno działalność podstawową, jak i wspomagającą jednostek podległych lub nadzorowanych.
7. Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw kontroli i audytu wewnętrznego zapewnia koordynację kontroli i audytu wewnętrznego w resorcie.
8. Koordynacja kontroli w resorcie obejmuje w szczególności zbieranie informacji na temat wyników kontroli przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej oraz Państwową Inspekcję Pracy w jednostkach podległych lub nadzorowanych oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych (załącznik nr 2 do Polityki nadzorczej).
9. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa mogą zgłaszać do planu kontroli resortowej propozycję tematów zadań kontrolnych.
10. Koordynacja audytu wewnętrznego w resorcie obejmuje w szczególności zbieranie informacji na temat działań audytu wewnętrznego w jednostkach podległych lub nadzorowanych.
11. Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw kontroli i audytu wewnętrznego przeprowadza okresowe kontrole lub audyty realizacji działań nadzorczych Ministra Środowiska.
2.8
Funkcjonowanie kontroli zarządczej
Funkcjonowanie kontroli zarządczej
2. Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Minister Środowiska wydał Komunikat w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - gospodarka wodna i środowisko.
3. Kontrolę zarządczą w jednostkach, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
b) skuteczności i efektywności działania;
c) wiarygodności sprawozdań;
d) ochrony zasobów;
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
g) zarządzania ryzykiem.
5. Kierownik jednostki podległej lub nadzorowanej, zgodnie z zapisami Komunikatu Ministra Środowiska w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - gospodarka wodna i środowisko, jest zobowiązany do złożenia oświadczenia na temat stanu kontroli zarządczej Ministrowi Środowiska oraz umieszczenia ww. oświadczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
6. Oświadczenie kierownika jednostki powinno zostać złożone na podstawie:
a) procesu zarządzania ryzykiem;
b) monitoringu realizacji celów i zadań;
c) analizy wyników audytów wewnętrznych;
d) analizy wyników kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;
e) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;
f) innych źródeł informacji.
7. Oświadczenie za dany rok kierownik jednostki składa Ministrowi Środowiska, za pośrednictwem komórki organizacyjnej prowadzącej w imieniu Ministra sprawy z zakresu nadzoru, nie później niż do 15 lutego 10 kolejnego roku, zgodnie z zapisami Komunikatu Ministra Środowiska w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - gospodarka wodna i środowisko.
8. Dyrektor komórki organizacyjnej prowadzący sprawy z zakresu nadzoru nad daną jednostką przed złożeniem własnego oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej, weryfikuje podstawy złożenia oświadczenia przez kierownika jednostki, wykorzystując poszczególne źródła informacji wskazane w punkcie nr 6.
9. Komórka organizacyjna Ministerstwa Środowiska, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska powierzono prowadzenie spraw z zakresu współpracy Ministerstwa z organami kontroli zewnętrznych, jest odpowiedzialna za coroczne zbieranie informacji na temat wyników kontroli przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Urzędy Kontroli Skarbowej oraz Państwową Inspekcję Pracy w jednostkach podległych lub nadzorowanych oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych z wykorzystaniem załącznika nr 2do Polityki nadzorczej.
10. Komórka organizacyjna Ministerstwa Środowiska, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska powierzono prowadzenie spraw z zakresu współpracy Ministerstwa z organami kontroli zewnętrznych, po otrzymaniu wymaganych informacji z jednostek nadzorowanych lub podległych, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej Ministerstwa Środowiska sprawującej nadzór nad daną jednostką informację na temat wyników kontroli przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej i Państwową Inspekcję Pracy oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.
11. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa sprawująca nadzór nad daną jednostką analizuje wyniki kontroli jednostek przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej i Państwową Inspekcję Pracy, w szczególności pod kątem zidentyfikowanych problemów systemowych.
12. Źródłami informacji dla dyrektora komórki organizacyjnej sprawującej nadzór nad daną jednostką przed złożeniem oświadczenia cząstkowego między innymi są: oświadczenie kierownika jednostki oraz informacja na temat kontroli zewnętrznych oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w jednostce, przekazana przez komórkę organizacyjną Ministerstwa Środowiska, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska powierzono prowadzenie spraw z zakresu współpracy Ministerstwa z organami kontroli zewnętrznych.
2.9
Okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych
Okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych
2. Roczna ocena jednostki dokonywana jest w szczególności na podstawie:
a) analizy sprawozdań okresowych, w tym Sprawozdań z wykonania planu działalności jednostki;
b) wyników bieżącego monitoringu realizacji zadań;
c) ustaleń nadzoru finansowego;
d) wyników kontroli resortowej oraz zewnętrznych organów kontroli (np. Najwyższej Izby Kontroli);
e) okresowej oceny przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie.
3. Zasady i tryb przeprowadzania rocznych ocen jednostki określa właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa. Zasady i tryb przeprowadzania rocznych ocen jednostki określa się w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska.
2.10
Organizacja nadzoru
Organizacja nadzoru
2. Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru zapewnia bieżącą ocenę stosowania niniejszej Polityki nadzorczej oraz dokonuje ich okresowych przeglądów pod kątem ewentualnych zmian i potrzeb aktualizacyjnych.
2.11
Biuletyn Informacji Publicznej
Biuletyn Informacji Publicznej
2. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa zapewnia aktualizację informacji o jednostkach podległych lub nadzorowanych zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Środowiska.
3. Zakres informacji o jednostkach podległych lub nadzorowanych zamieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Środowiska oraz na stronie głównej BIP określa się w działaniach nadzorczych Ministra Środowiska. Do tych informacji zalicza się:
a) nazwa jednostki podległej lub nadzorowanej z podaniem jej siedziby i podstawowych danych kontaktowych oraz wymienieniem osób sprawujących funkcje kierownicze w tej jednostce;
b) podstawa prawna, na mocy której funkcjonuje jednostka podległa lub nadzorowana;
c) zakres nadzoru jaki nad jednostką podległą lub nadzorowaną sprawuje Minister Środowiska;
d) nazwa jednostki organizacyjnej Ministerstwa Środowiska odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru w imieniu Ministra Środowiska nad jednostką albo jednostkami podległymi lub nadzorowanymi;
e) sprawozdania pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez Ministerstwo Środowiska w jednostce podległej lub nadzorowanej;
f) odnośnik do strony BIP jednostki podległej lub nadzorowanej;
g) aktualne informacje i dane statystyczne istotne z punktu widzenia zapewnienia transparentności w zakresie funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych.
2.12
Jednostki podległe lub nadzorowane
Jednostki podległe lub nadzorowane
2. W załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Środowiska (Dz. U. z 2014 r., poz. 1267) wskazane zostały organy podległe Ministrowi Środowiska lub przez niego nadzorowane.
2.13
Tworzenie, likwidacja lub łączenie jednostek
Tworzenie, likwidacja lub łączenie jednostek
2.14
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
2. Nadzór w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego sprawowany jest przez właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego na podstawie odrębnych zasad.
2.15
Załączniki
Załączniki
Załącznik Nr 1
Działania nadzorcze Ministra Środowiska
wobec ..............................................................
Działania nadzorcze Ministra Środowiska
wobec ..............................................................
1. Informacje ogólne
Działania nadzorcze Ministra Środowiska określą w szczególności podstawowe informacje dotyczące jednostki albo jednostek podległych lub nadzorowanych - m.in. regulacje prawne, podstawę prawną nadzoru, formę organizacyjno-prawną, w przypadku grupy jednostek ich liczbę. Ustanowione rozwiązania nadzorcze uwzględniają środki nadzoru przewidziane w aktach prawnych oraz środki o charakterze niewładczym. Działania nadzorcze Ministra Środowiska określą w szczególności charakterystykę założeń sprawowanego nadzoru, wynikających z obowiązujących uwarunkowań prawnych, priorytetów resortu, oczekiwań kierownictwa resortu oraz potrzeb własnych właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2. Nadzór w obszarze personalnym
3. Nadzór w obszarze finansowym
4. Nadzór w obszarze pozafinansowym
5. Nadzór w obszarze przestrzegania prawa
6. Funkcjonowanie kontroli zarządczej
7. Okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych
8. Biuletyn Informacji Publicznej
........................................
(data i podpis)
Uwagi uzupełniające:
Działania nadzorcze Ministra Środowiska określą w szczególności instrumenty polityki planistycznej i okresowej sprawozdawczości oraz procedury obiegu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Środowiska odpowiedzialnymi za poszczególne obszary nadzoru. Ponadto, działania nadzorcze Ministra Środowiska uwzględnią wykorzystanie innych narzędzi nadzoru, o których mowa w pkt 2.6 Polityki nadzorczej.
W przypadkach, w których niezbędny jest wspólny nadzór więcej niż jednej komórki organizacyjnej Ministerstwa Środowiska działania nadzorcze Ministra Środowiska określą przejrzysty podział zakresu odpowiedzialności każdej z komórek.
Niniejszy wzór działań nadzorczych Ministra Środowiska, w zależności od istniejących potrzeb oraz specyfiki poszczególnych jednostek albo grup jednostek podległych lub nadzorowanych, powinien być uzupełniony o dodatkowe punkty lub elementy.
Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru zapewnia jednolitość strukturalną działań nadzorczych Ministra Środowiska na etapie ich opracowywania.
Załącznik Nr 2
Zestawienie ustaleń zewnętrznych organów kontroli przeprowadzonych w roku ....
w ........................................................................................
Zestawienie ustaleń zewnętrznych organów kontroli przeprowadzonych w roku ....
w ........................................................................................
| Lp. | Instytucja przeprowadzająca kontrolę1) | Temat kontroli | Termin kontroli | Zalecenia pokontrolne | Zadeklarowany stan wdrażania zaleceń pokontrolnych2) | Opis stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 1. | ||||||
| 2. | |||||||
| ... | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 |
..........................................
(data i podpis)
1) Dotyczy: Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, Państwowa Inspekcja Pracy.
2) Wdrożono, w trakcie realizacji, nie wdrożono.