Zasady prowadzenia gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.4.112

Akt utracił moc

Wersja od: 10 września 2007 r.

ZARZĄDZENIE NR 7

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 10 września 2007 r.

w sprawie zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 21 ust. 6 w związku z art. 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym i wysokich stanowiskach państwowych (Dz. U. Nr. 170, poz. 1217 z późn. zm.¹) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Zarządzenie określa zasady gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

2. Do zaspokojenia potrzeb transportowych placówki zagranicznej mogą być wykorzystywane:

a) pojazdy służbowe,

b) pojazdy stanowiące własność prywatną członków służby zagranicznej,

c) inne środki transportu (transport obcy),

§ 2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw administracji i finansów kierując się potrzebą zapewnienia placówce możliwości wykonywania jej zadań oraz wielkością zatrudnienia w placówce ustala na wniosek kierującego placówką:

a) liczbę etatów samochodowych, po zaciągnięciu opinii Działu Transportu Zarządu Obsługi

b) liczbę ryczałtów paliwowych.

Rozdział  II

Zasady prowadzenia gospodarki samochodowej

§  3.

1. Pojazdy służbowe placówki zagranicznej używane są do wykonywania zadań służbowych placówki z zastrzeżeniem § 10 ust. 1.

2. Obsługa transportowa innych jednostek administracji rządowej, z wyjątkiem zleconej przez MSZ, może odbywać się jedynie na zasadach odpłatności pod warunkiem, że nie powoduje utrudnień w funkcjonowaniu placówki.

3. Kosztem obsługi transportowej, o której mowa w ust. 2 placówka obciąża jednostkę administracji rządowej kierującej delegatów. Wysokość odpłatności wyliczana jest na zasadzie określonej w § 10 ust. 4 z uwzględnieniem kosztu pracy kierowcy oraz wydatków poniesionych na dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu np. opłaty za autostrady, parkingi, mosty, tunele, promy.

4. Przez koszt pracy kierowcy rozumie się iloczyn liczby godzin pracy przy obsłudze delegacji i stawki godzinowej plus koszt delegacji po kraju urzędowania. Stawkę godzinową kierowcy liczy się jako iloraz dodatku zagranicznego lub wynagrodzenia miesięcznego kierowcy miejscowego i liczby dni roboczych w miesiącu, podzielony przez osiem.

5. Prawo do korzystania z samochodów służbowych placówki w celach służbowych nie przysługuje pracownikom placówki zagranicznej pobierającym ryczałty paliwowe z tytułu używania do celów służbowych pojazdów (samochodów osobowych lub motocykli) niebędących własnością pracodawcy.

6. Pracownik pobierający ryczałt paliwowy, który ze względu na okoliczności wykonywanych zadań służbowych zmuszony jest do korzystania przez cały dzień z samochodu służbowego, traci prawo do ryczałtu za ten dzień, na zasadzie określonej w § 26 ust. 6.

7. Użycie pojazdu służbowego lub odpłatne użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej placówki w czasie podróży służbowej poza granicami państwa przyjmującego jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw administracji i finansów.

8. Użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej, o którym mowa w ust. 7 jest możliwe wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika.

§ 4. Kierujący placówką zagraniczną na pisemny wniosek osoby zatrudnionej w placówce (innej niż wykonującej obowiązki kierowcy) może udzielić zezwolenia na prowadzenie pojazdu służbowego pod warunkiem, że posiada ona prawo jazdy właściwej kategorii, uznawane przez władze kraju urzędowania biorąc pod uwagę praktykę w zakresie prowadzenia pojazdów oraz znajomość przepisów ruchu drogowego obowiązujących w kraju urzędowania.

§  5.

1. W dyspozycji placówki zagranicznej mogą być z zastrzeżeniem ust. 2 i § 2, następujące pojazdy służbowe:

1) pojazd reprezentacyjny - dla potrzeb kierującego placówką zagraniczną;

2) pojazd (pojazdy) dla potrzeb administracyjnych;

3) pojazd (pojazdy) dla potrzeb konsularnych - jeżeli w placówce zagranicznej jest zatrudnionych przynajmniej dwóch urzędników konsularnych;

4) pojazd (pojazdy) dla pozostałych potrzeb placówki.

2. Instytut Polski dysponuje wyłącznie jednym pojazdem samochodowym, którego zadaniem jest obsługa wszystkich potrzeb tej placówki.

§  6.

1. Prawo do korzystania z pojazdu reprezentacyjnego w celach służbowych przysługuje kierującemu placówką zagraniczną.

2. Kierujący placówką może udzielić zgody na korzystanie z pojazdu reprezentacyjnego w celach służbowych innemu pracownikowi placówki - członkowi służby zagranicznej.

§  7.

1. Prawo do służbowego korzystania z pojazdu przeznaczonego dla potrzeb administracyjnych przysługuje pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawy administracyjno-finansowe lub z jego polecenia innym pracownikom pionu administracyjno-finansowego w celu wykonywania obowiązków służbowych, a w następnej kolejności pozostałym pracownikom placówki zagranicznej.

2. Informację o zamiarze skorzystania z pojazdu służbowego placówki należy zgłosić z odpowiednim wyprzedzeniem pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawy administracyjno-finansowe lub innemu pracownikowi placówki zagranicznej, który odpowiada za sporządzenie planu jazd.

§ 8. Prawo do służbowego korzystania z pojazdu przeznaczonego dla potrzeb konsularnych przysługuje w pierwszej kolejności konsulowi oraz podległym mu urzędnikom konsularnym w celu wykonywania czynności konsularnych poza siedzibą urzędu, a w następnej kolejności innym pracownikom placówki zagranicznej za zgodą konsula.

§  9.

1. Kierujący placówką oraz żołnierz zawodowy zajmujący stanowisko doradcy do spraw obronnych lub starszego doradcy wojskowego w przedstawicielstwach innych niż Stałe Przedstawicielstwo RP przy NATO w Brukseli mogą korzystać z pojazdu służbowego w celu dojazdu do i z pracy oraz prywatnych jazd po mieście, w którym znajduje się siedziba placówki.

2. Osoby wymienione w ust. 1 wpłacają miesięcznie do kasy placówki z tytułu użytkowania pojazdów służbowych do celów prywatnych zryczałtowaną stawkę o równowartości:

1) 15 % dodatku zagranicznego bazowego miesięcznie, - jeżeli mieszkają poza terenem urzędu;

2) 10 % dodatku zagranicznego bazowego miesięcznie, - jeżeli mieszkają na terenie urzędu.

3. Osoby wymienione w ust. 1 wpłacają placówce za prywatne jazdy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba placówki, kwoty wyliczone zgodnie z zasadami określonymi w § 10 ust. 4. Wpłaty dokonywane są w walucie planu finansowego placówki w ciągu 15 dni po upływie miesiąca rozliczeniowego.

4. Wysokość zryczałtowanej stawki pomniejsza się za każdy dzień nie korzystania z pojazdu służbowego przez osoby wymienione w ust. 1 w wysokości proporcjonalnej do ilości dni kalendarzowych w danym miesiącu rozliczeniowym pod warunkiem udokumentowanego przekazania użytkowanego pojazdu służbowego do dyspozycji placówki.

§  10.

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierujący placówką lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić zgodę na użycie przez członka służby zagranicznej pojazdu służbowego do celów prywatnych. Zgoda wymaga formy pisemnej.

2. Korzystanie z pojazdu służbowego z kierowcą do celów prywatnych może mieć miejsce pod warunkiem, że nie powoduje utrudnień we właściwym funkcjonowaniu placówki oraz nie stoi w sprzeczności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców.

3. Korzystanie z pojazdu służbowego do celów prywatnych bez kierowcy jest możliwe tylko w przypadkach, kiedy osoba posiada zezwolenie kierującego placówką na prowadzenie pojazdu służbowego.

4. Osoba, która korzystała z pojazdu służbowego do celów prywatnych wpłaca do kasy placówki sumę stanowiącą równowartość 150 % wartości zużytego paliwa, wyliczoną według cen płaconych przez placówkę (po odliczeniu wszystkich upustów) oraz koszty pracy kierowcy wyliczone zgodnie z § 3 ust. 4. Wzór wniosku na przejazd pojazdem służbowym do celów prywatnych oraz sposób rozliczania kosztów za przejazd stanowi załącznik Nr 1 do instrukcji.

5. Wszelkie dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu np. opłaty za korzystanie z płatnych autostrad, parkingów itp. ponosi osoba korzystająca z pojazdu służbowego do celów prywatnych.

6. Po użyciu pojazdu służbowego do celów prywatnych osoba korzystająca zobowiązana jest zwrócić pojazd w stanie czystości odpowiadającym stanowi przed użyciem.

§ 11. Obowiązkiem osoby korzystającej z pojazdu służbowego jest prawidłowe użytkowanie pojazdu i przestrzeganie przepisów ruchu drogowego obowiązujących w kraju użytkowania pojazdu, a w przypadku otrzymania mandatu karnego, bezwzględny obowiązek jego uregulowania.

§ 12. Koszty aktualizacji prawa jazdy, jeżeli wymagają tego przepisy kraju urzędowania, ponosi jego posiadacz z wyjątkiem członka służby zagranicznej wykonującego obowiązki kierowcy, któremu koszty aktualizacji prawa jazdy pokrywa placówka.

§  13.

1. Dla pojazdów służbowych, z wyłączeniem pojazdów używanych przez osoby wymienione w § 9 ust. 1, prowadzi się bieżącą, szczegółową ewidencję przebiegu i zużycia paliwa zwanej dalej kartą drogową. Wzór karty drogowej stanowi załącznik Nr 2 do instrukcji.

2. Wpisów w karcie drogowej dotyczących poszczególnych jazd dokonuje każdorazowo kierujący pojazdem.

3. Rozliczenia zużycia paliwa dokonuje na koniec każdego miesiąca pracownik odpowiedzialny za sprawy gospodarki samochodowej na podstawie danych o ilości pobranego paliwa (z zachowaniem wymogu pełnego zbiornika na koniec okresu rozliczeniowego) i ilości przejechanych kilometrów.

4. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 3, pracownik odpowiedzialny za sprawy gospodarki samochodowej dokonuje również dla pojazdów używanych przez osoby wymienione w § 9 ust. 1.

§  14.

1. Dla każdego pojazdu służbowego placówka sporządza kartę ewidencyjną pojazdu według wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do instrukcji. Kopie karty placówka przesyła przy rocznym sprawozdaniu finansowym na dzień 31 grudnia każdego roku do komórki organizacyjnej właściwej do spraw gospodarki samochodowej oraz komórki organizacyjnej właściwej do spraw administracji i finansów. Oryginał karty pozostaje w aktach placówki.

2. Kopie karty ewidencyjnej pojazdu placówka zobowiązana jest przesłać do komórek wymienionych w ust. 1, również każdorazowo po dokonaniu zakupu pojazdu, łącznie z kopiami faktury zakupu pojazdu.

§ 15. Dla każdego pojazdu służbowego zakłada się oddzielną teczkę dokumentacji, zawierającą:

1) dokumenty zakupu;

2) protokoły zdawczo - odbiorcze, w przypadku dostawy z kraju;

3) dokumenty dotyczące rejestracji i ubezpieczenia;

4) dokumenty zwolnienia celnego;

5) zapasowe klucze oraz aktualny spis wyposażenia pojazdu;

6) inne dokumenty dotyczące pojazdu.

§ 16. Pojazdy służbowe placówki zagranicznej powinny być ubezpieczone w pełnym zakresie, w tym od odpowiedzialności cywilnej, auto casco i następstw nieszczęśliwych wypadków.

§  17.

1. Pojazdy służbowe są parkowane w garażach lub na parkingach siedziby placówki zagranicznej oraz w garażach przy rezydencjach członków służby zagranicznej.

2. Parkowanie pojazdów stanowiących prywatną własność członków służby zagranicznej w garażu lub parkingu służbowym, za które placówka jest zobowiązana uiszczać opłaty, dopuszczalne jest jedynie w miarę wolnych miejsc za odpłatnością wg stawek i na zasadach ustalonych przez kierującego placówką.

3. Członkom służby zagranicznej wykorzystującym pojazdy prywatne do celów służbowych i pobierającym z tego tytułu ryczałty paliwowe, przydzielane są miejsca do parkowania w garażach i na parkingach służbowych w pierwszej kolejności, przy czym pracownicy ci, w czasie wykonywania obowiązków służbowych, są zwolnieni z opłaty, o której mowa w ust. 2.

4. Zwolnienie z opłat, o których mowa w ust. 2 nie dotyczy opłat za garaż przypisany do lokalu, w którym mieszka pracownik pobierający ryczałt paliwowy, jeżeli z tego garażu korzysta.

§  18.

1. W razie uszkodzeń lub kradzieży pojazdu należy:

1) bezzwłocznie powiadomić policję miejscową, ubezpieczyciela, komórki organizacyjne właściwe do spraw administracji i finansów oraz spraw gospodarki samochodowej;

2) dochodzić zwrotu kosztów z tytułu likwidacji szkody powstałej w wyniku zdarzenia,

2. Osoba, która prowadząc pojazd służbowy uczestniczyła w zdarzeniu, w wyniku którego powstała szkoda, zobowiązana jest złożyć pisemne oświadczenie o szczegółach tego zdarzenia.

§  19.

1. O fakcie uczestnictwa w wypadku drogowym i uszkodzenia pojazdu służbowego przez pracownika placówki będącego pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego lub nieposiadającego zgody kierującego placówką na prowadzenie pojazdu służbowego, kierujący placówką powiadamia komórki organizacyjne właściwe do spraw administracji i finansów, spraw pracowniczych oraz spraw gospodarki samochodowej.

2. Ponadto kierujący placówką cofa zgodę na prowadzenie pojazdów służbowych (w przypadku, jeżeli pracownik ją posiada), wzywa go do zwrotu kosztów naprawy pojazdu oraz innych dodatkowych opłat, o ile nie zostały one pokryte lub zwrócone przez ubezpieczyciela w pełnej wysokości.

3. W przypadku, kiedy pracownik odmawia zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 2, kierujący placówką występuje do komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych z wnioskiem o podjęcie stosownych kroków prawnych.

§  20.

1. Wymiana pojazdu na nowy może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą komórek organizacyjnych właściwych do spraw administracji i finansów oraz spraw gospodarki samochodowej, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, na pisemny wniosek kierującego placówką.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać następujące dane:

1) uzasadnienie wymiany;

2) przebieg i rok produkcji pojazdu przeznaczonego do wymiany;

3) podstawowe dane techniczne pojazdu, który ma zostać kupiony (np.: marka, typ, pojemność silnika) oraz dodatkowe, ponad standardowe wyposażenie pojazdu;

4) źródło zakupu, cenę oraz sposób zapłaty (ewentualnie przewidzianą dopłatę przy wymianie pojazdu);

5) informacje o możliwości i warunkach zbycia pojazdu przeznaczonego do wymiany;

6) warunki ubezpieczenia.

3. Ostateczną decyzję w sprawie sposobu zbycia pojazdu podlegającego wymianie podejmuje kierujący placówką zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. Wymianę pojazdu należy planować wg kryterium najmniejszej różnicy między ceną sprzedaży pojazdu i ceną zakupu nowego pojazdu z uwzględnieniem istniejących w danym kraju ograniczeń wynikających z przepisów celnych i podatkowych.

§ 21. Po dokonaniu wymiany pojazdu placówka niezwłocznie sporządza rozliczenie transakcji i przesyła je (wraz z kopią karty ewidencyjnej nowego pojazdu oraz kopią dokumentów zbycia wraz z roboczym tłumaczeniem na język polski) do komórek organizacyjnych właściwych do spraw administracji i finansów oraz spraw gospodarki samochodowej.

§  22.

1. Pracownikom placówki - członkom służby zagranicznej może być udzielona pożyczka na zakup samochodu prywatnego do wysokości do 80 % ceny zakupu samochodu, ale nie więcej niż równowartość 12.000 EURO pod warunkiem, że dodatek zagraniczny członka służby zagranicznej zapewnia jej spłatę w nie więcej niż 12 miesięcznych ratach poczynając od następnego miesiąca po jej otrzymaniu.

2. Pożyczki udzielane są w pierwszej kolejności tym pracownikom placówki, którzy ze względu na charakter obowiązków służbowych i potrzeby placówki powinni posługiwać się pojazdem i wyrażają gotowość wykorzystywania pojazdu prywatnego do celów służbowych na zasadach określonych w § 26.

§  23.

1. Pożyczki na zakup pojazdów udzielane są w walucie planu finansowego placówki ze środków finansowych pochodzących z kaucji mieszkaniowych będących w dyspozycji placówki zagranicznej udzielającej pożyczki lub innej placówki zagranicznej wskazanej przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw administracji i finansów.

2. Decyzje w sprawie udzielenia pożyczki członkom służby zagranicznej na zakup pojazdu podejmuje kierujący placówką.

3. Decyzję w sprawie udzielenia pożyczki kierującemu placówką podejmuje dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw administracji i finansów.

4. Wzór wniosku o pożyczkę na zakup pojazdu stanowi załącznik Nr 4 do instrukcji.

§  24.

1. Członkowi służby zagranicznej podczas pobytu w placówce może być udzielona tylko jedna pożyczka na zakup pojazdu w czasie pobytu na placówce.

2. Pożyczka udzielana jest członkowi służby zagranicznej na podstawie umowy zawartej pomiędzy:

1) kierującym placówką i pożyczkobiorcą - w przypadku kiedy pożyczkobiorcą jest pracownik placówki - członek służby zagranicznej;

2) dyrektorem komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw administracji i finansów i kierującym placówką - w przypadku kiedy pożyczkobiorcą jest kierujący placówką.

4. Wzór umowy pożyczki stanowi załącznik Nr 5 do instrukcji.

5. W przypadku niezrealizowania zakupu samochodu w ciągu miesiąca od daty pobrania pożyczki, członek służby zagranicznej obowiązany jest zwrócić ją do kasy placówki.

§ 25. Pożyczka podlega zwrotowi w walucie, w jakiej została udzielona.

§  26.

1. Kierujący placówką może wyrazić zgodę na przyznanie członkowi służby zagranicznej ryczałtu paliwowego, stanowiącego częściowy zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu, niebędącego własnością pracodawcy.

2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 może być przyznany w pełnej wysokości lub jego części w ramach ustalonej zgodnie z § 2 liczby ryczałtów paliwowych. Pełny ryczałt paliwowy wynosi 100 litrów.

3. Podstawą zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1, jest umowa dotycząca używania samochodu stanowiącego własność członka służby zagranicznej do celów służbowych zawarta pomiędzy kierującym placówką, a członkiem służby zagranicznej, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 6 do instrukcji.

4. Zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością pracodawcy następuje w formie miesięcznego ryczałtu paliwowego, którego wysokość jest ustalona jako iloczyn przyznanej ilości litrów paliwa i 150% ceny paliwa płaconej przez placówkę (po odliczeniu wszystkich upustów), po przedłożeniu przez pracownika pobierającego ryczałt paliwowy rozliczenia, uwzględniającego uzasadnione zmniejszenia, o których mowa w ust. 7.

5. Przyznany ryczałt paliwowy obejmuje przejazdy członka służby zagranicznej w celach służbowych na terenie miasta, w którym znajduje się siedziba placówki.

6. Ryczałt paliwowy wypłacany jest po upływie miesiąca, za który przysługuje. Kierujący placówką obowiązany jest na bieżąco analizować wykorzystywanie przyznanych ryczałtów i występować w uzasadnionych przypadkach o zwiększenie lub zmniejszenie liczby ryczałtów.

7. Pełna kwota miesięcznego ryczałtu paliwowego podlega zmniejszeniu z tytułu każdej nieobecności w pracy pracownika pobierającego ryczałt paliwowy oraz podróży służbowej trwającej, co najmniej 8 godzin, a także w przypadku wymienionym w § 3 ust. 5. Za każdy dzień, za który ryczałt paliwowy nie przysługuje, dokonuje się potrąceń proporcjonalnie do ilości dni kalendarzowych w miesiącu, za który rozliczany jest ryczałt.

§  27.

1. Członek służby zagranicznej odbywający za zgodą kierownika placówki podróż służbową na terytorium państwa przyjmującego pojazdem stanowiącym jego własność, otrzymuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej równowartość 150% wartości zużytego paliwa wyliczony według cen płaconych przez placówkę, a także zwrot wydatków poniesionych za dodatkowe opłaty związane z korzystaniem z pojazdu np. opłaty za autostrady, parkingi, mosty, tunele. Wzór wniosku na przejazd pojazdem prywatnym w celach służbowych oraz obliczenia kosztów za przejazd stanowi załącznik Nr 7 do instrukcji.

2. Członek służby zagranicznej odbywający za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej do spraw administracji i finansów podróż służbową do innego państwa pojazdem stanowiącym jego własność, otrzymuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

3. Użycie pojazdu stanowiącego własność prywatną członka służby zagranicznej w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2 jest możliwe wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika.

Rozdział  III

Przepisy wykonawcze

§  28.

1. Przepisy niniejszego zarządzenia nie dotyczą środków transportu użytkowanych przez pracowników attachatów podległych MON.

2. Traci moc instrukcja Nr 1 Dyrektora Generalnego MSZ z dnia 1 stycznia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w polskich przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, instytutach polskich i innych przedstawicielstwach za granicą podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

§ 29. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego ogłoszone zostały w Dz. U. Nr 17, poz. 96 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 17, poz. 96, Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 660 i Nr 123, poz. 848.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Wzór wniosku na przejazd pojazdem służbowym do celów prywatnych

............., dnia .......... 20...... r.

.............................................

(imię i nazwisko członka służby zagranicznej)

Wniosek

Proszę o zgodę na wyjazd pojazdem służbowym Placówki w dniu ..

........... w godz. .........

do miejscowości .......................

Uzasadnienie: ................................................

...........................................................

...........................................................

...........................................................

.....................................

(podpis członka służby zagranicznej)

AKCEPTUJĘ

Kierujący Placówką

Przydzielono samochód marki .................... nr rej. .....

w dniu ...... o godzinie .... stan licznika przy wyjeździe ...

stan licznika przy powrocie ....

Rozliczenie kosztów:

1) Koszt paliwa:

faktyczne zużycie .....l x cena 1 l......=.....x 150% =....

2) Kosz pracy kierowcy:

(stawka godzinowa: .....x ilość godzin .....=......) + koszt

delegacji po kraju urzęd. ............... = ................

Do uregulowania w kasie placówki: 1+2 = ....................

ROZLICZYŁ

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Wzór karty drogowej

KARTA DROGOWA

za miesiąc ................. 20.....r.

Marka samochodu .................. Nr rejestracyjny ..........

Stan paliwa przy otrzymaniu karty (pełny bak)

Lp.	Data	Cel wyjazdu służb./pryw.	Godzina wyjazdu	Godzina przyjazdu	Początkowy stan licznika	Końcowy stan licznika	Przebieg km	Pobrano/ Zakupiono paliwa l (w litrach)	Imię i nazwisko	Podpis	Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19

Początkowy stan licznika ..................km ..Końcowy stan

licznika ................. km Przejechano kilometrów

Pobrano/zakupiono paliwa .....l Pozostało paliwa (pełny bak)

Zużycie paliwa na 100 km .....l

Uwagi:

1. Każdą jazdę należy wpisywać indywidualnie, a nie zbiorowo

za cały dzień.

2. Upoważniona osoba sprawdza, co najmniej raz w miesiącu

prawidłowości wpisów w kontrolce jazd oraz zużycia w ciągu

miesiąca metodą pełnego baku i składa podpis.

Warunkiem jest napełnienie baku ostatniego dnia miesiąca .....

Przykład: wskazanie drogomierza (licznika km)

na początku m-ca 15.500 km

na koniec m-ca 17.500 km

------------

przebieg na koniec miesiąca 2.000 km

Zakup paliwa w ciągu miesiąca Rozliczenie zużycia paliwa:

na podstawie rachunków 250 l (250 x 100):

2.000 = 12,5 l/100km

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

wzór

KARTA EWIDENCYJNA POJAZDU

Placówka ........ na dzień ......... 20.....

1. Marka/typ .................................................

2. Moc silnika ...............................................

3. Rodzaj paliwa .............................................

4. Ilość cylindrów ...........................................

5. Pojemność silnika w cm³ ...................................

6. Rok produkcji .............................................

7. Numer nadwozia ............................................

8. Numer rejestracyjny .......................................

9. ródło nabycia ............................................

10. Data zakupu ..............................................

11. Skrzynia biegów ..........................................

12. Kolor karoserii ..........................................

13. Radio ....................................................

14. Inne wyposażenie .........................................

15. Stan licznika na koniec okresu sprawozdawczego ...........

16. Przebieg w km w okresie sprawozdawczym ...................

17. Średnie zużycie paliwa na 100 km według

instrukcji obsługi .............................

faktyczne zużycie ..............................

18. Rodzaj ubezpieczenia ................................

19. Stawka roczna ubezpieczenia:

obowiązkowego ............................................

autocasco ................................................

(w załączeniu fotokopie polis ubezpieczeniowych)

20. Nazwa Towarzystwa Ubezpieczeniowego ......................

21. Ważniejsze naprawy i remonty: ............................

22. Wartość inwentarzowa: ....................................

23. Wartość sprzedażna na miejscu (szacunkowa) ...............

24. Uwagi o stanie technicznym i inne ........................

..........................................................

W czyjej dyspozycji znajduje się dany pojazd: ................

Pracownik odpowiedzialny za pojazd ...........................

................................. ........................

Pracownik pełniący obowiązki Kierujący placówką

kierownika

administracyjno-finansowego

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

AKCEPTUJĘ

..................

Kierujący placówką

WNIOSEK O POŻYCZKĘ NA ZAKUP SAMOCHODU

1. Imię i nazwisko wnioskującego .............................

2. kwota pożyczki ............................................

3. całkowita cena pojazdu ....................................

4. marka samochodu i model) ..................................

...........................................................

5. czy jest to pierwsza pożyczka .............................

6. w ilu ratach wnioskujący zobowiązał się spłacić pożyczkę

(spłata pożyczki nie może być rozłożona na nie więcej niż

12 miesięcznych rat) ......................................

...........................................................

.......................................

podpis członka służby zagranicznej

Informacja czy kwota pożyczki nie przekracza figurującej na

subkoncie "kaucje mieszkaniowe"

...........................................................

...........................................................

...........................................................

...........................................

pracownik pełniący obowiązki kierownika

adminstracyjno-finansowego lub księgowego

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

wzór umowy pożyczki

Umowa pożyczki

W dniu ............. między ...... (placówka) ...............,

zwaną dalej "Pożyczkodawcą," reprezentowaną przez kierującego

placówką .....................................................

a Panem (ią) .................................................

zwanym dalej "Pożyczkobiorcą: została zawarta umowa

następującej treści:

§ 1.

Pożyczkodawca udziela Pożyczkobiorcy pożyczki w wysokości ......... symbol waluty ...., (słownie: .........) na zakup prywatnego samochodu, zaś pożyczkobiorca oświadcza, iż tę pożyczkę przyjmuje.

Strony postanowiły, że pożyczka zostaje udzielona na okres ........... miesięcy i będzie spłacana przez pożyczkobiorcę w ratach miesięcznych po ........ (słownie........),

(w walucie planu finansowego), poczynając od miesiąca ....... 20.... r.

§ 2.

Pożyczkobiorca zobowiązuje się wykorzystać pożyczkę zgodnie z warunkami określonymi w przepisach powołanych we wstępie na cel określony w § 1 niniejszej umowy

§ 3.

Pożyczkobiorca wyraża zgodę na potrącanie ustalonych w § 1 niniejszej umowy rat pożyczki z jego dodatku zagranicznego, a w przypadku wcześniejszego odwołania z przedstawicielstwa zobowiązuje się do jednorazowego spłacenia wszystkich pozostałych rat przed dniem odwołania.

§ 4.

W przypadku naruszenia obowiązków określonych w niniejszej umowie, pożyczkobiorca, na pisemne wezwanie pożyczkodawcy zobowiązuje do niezwłocznego zwrotu pożyczki w walucie, w jakiej została udzielona.

§ 5.

Poręczycielem może być tylko członek służby zagranicznej, który sam nie spłaca pożyczki samochodowej lub już nie zagwarantował pożyczki innemu członkowi służby zagranicznej i jego pobyt w placówce nie zakończy się w trakcie spłacania pożyczki przez pożyczkobiorcę.

§ 6.

1. Spłatę pożyczki gwarantują poręczyciele wymienieni w poniższej tabeli, którzy niniejszym oświadczają, że solidarnie zobowiązują się do spłaty niespłaconej przez pożyczkobiorcę części pożyczki i upoważniają placówkę do potrącenia po 50% niespłaconej kwoty z ich dodatku zagranicznego.

L.p.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Nr paszportu dyplomatycznego / służbowego	Podpis gwaranta
1.
2.

2. Stwierdzam własnoręczność podpisu ww. poręczycieli, legitymujących się dowodami potwierdzającymi tożsamość j.w.

........................................

Pieczęć i podpis osoby stwierdzającej

własnoręczność podpisu gwarantów

§ 7.

W sprawach nieuregulowanych w tutejszej umowie mają zastosowanie odnośne przepisy kodeksu cywilnego.

§ 8.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

§ 9.

1. Pożyczkobiorca jest zobowiązany do zwrotu do kasy placówki różnicy pomiędzy kwotą udzielonej pożyczki, a kwotą odpowiadającą 80 % ceny samochodu.

2. Jeżeli zachodzi przypadek opisany w ust. 1 zawiera się aneks do niniejszej umowy zmieniający § 1 w zakresie wysokości pożyczki i wysokości rat.

Pożyczkobiorca Pożyczkodawca

Stwierdzam, że pożyczka została udzielona w ramach środków finansowych z tytułu kaucji mieszkaniowych będących w dyspozycji:

1. *.......................................... ...... .....

Nazwa placówki z której udzielono pożyczki kwota okres

2. ........................................... ...... .....

Nazwa placówki z której udzielono pożyczki kwota okres

....................... ...............................

(miejsce i data) Podpis pracownika pełniącego

obowiązki kierownika

adminstracyjno-finansowego

lub księgowego

* należy wpisać nazwę placówki macierzystej lub wskazanej

przez jednostkę finansującą lub dwie placówki

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

UMOWA

zawarta w dniu .......... w ............ pomiędzy ............

zwanym dalej "Kierującym placówką"

a .............. zam. ........... zwanym dalej "Pracownikiem".

§ 1

Pracownik oświadcza, że jest właścicielem samochodu /marka ....... nr rej, .......) oraz, że w okresie obowiązywania niniejszej umowy będzie korzystał z niego do celów służbowych.

§ 2

1) Kierujący placówką będzie wypłacał członkowi służby zagranicznej miesięczny ryczałt paliwowy w wysokości ...... litrów z tytułu używania samochodu stanowiącego jego własność do celów służbowych zgodnie z § 26 instrukcji Nr ..... z dnia ....... r. w sprawie zasad prowadzenia gospodarki samochodowej w placówkach zagranicznych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

2) Ryczałt, o którym mowa powyżej wypłacany będzie w kasie placówki w walucie, w której dokonano zakupu. Wysokość ryczałtu jest ustalona jako iloczyn przyznanej ilości litrów paliwa i 150 % ceny paliwa płaconej przez placówkę (po odliczeniu wszystkich upustów).

§ 3

Ryczałt, o którym mowa w §2 będzie wypłacany członkowi służby zagranicznej po upływie miesiąca, za który przysługuje.

§ 4

1. Niniejsza umowa może być rozwiązana w drodze pisemnego wypowiedzenia przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.

2. Umowa niniejsza ulega rozwiązaniu, bez zachowania okresu, o którym mowa w ust. 1 w przypadku

a) odwołania członka służby zagranicznej z placówki,

b) utraty przez członka służby zagranicznej pojazdu,

c) utraty przez członka służby zagranicznej uprawnień do prowadzenia pojazdu,

d) przekazania członkowi służby zagranicznej do dyspozycji samochodu służbowego

§ 5

Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności

§ 6

W przypadkach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 7

Umowa niniejsza sporządzona jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze strony.

Kierujący placówką ........ Pracownik ........

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

Wzór wniosku na przejazd pojazdem prywatnym w celach służbowych

..........., dnia .......20 ....r.

.............................................

(imię i nazwisko członka służby zagranicznej)

WNIOSEK

Proszę o zgodę na wyjazd pojazdem prywatnym - marka ..........

nr. rejestracyjny .............. w dniu ......................

do miejscowości ..............................................

Uzasadnienie: ................................................

...........................................................

...........................................................

.....................................

(podpis członka służby zagranicznej)

AKCEPTUJĘ

Kierujący Placówką

Stan licznika przy wyjeździe ............

Stan licznika przy powrocie .............

Rozliczenie kosztów:

1) Koszt paliwa:

faktyczne zużycie .....l x cena 1 l .....=......x150% = ...

2) Koszty dodatkowe:

np.: opłaty za autostrady, parkingi, mosty, tunele,

promy ..............

Do wypłaty w kasie placówki: 1 + 2 = ......................

ROZLICZYŁ