Zasady postępowania z zasobami danych nadleśnictw podlegających łączeniu, dzieleniu i likwidacji.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2002.9.70

Akt obowiązujący

Wersja od: 25 sierpnia 2003 r.

ZARZĄDZENIE Nr 68

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 29 sierpnia 2002 r.

w sprawie zasad postępowania z zasobami danych nadleśnictw podlegających łączeniu, dzieleniu i likwidacji.

01-021-05-7/02

Na podstawie art. 33, ust 1 ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (jednolity tekst: Dz. U. z 2001 r. nr 56, poz. 679 z późn. zm.), w związku z § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, wprowadzonego w życie Zarządzeniem nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z 18 maja 1994 r. w sprawie nadania Statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu, postanawiam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam "Zasady postępowania z zasobami danych nadleśnictw podlegających łączeniu, dzieleniu i likwidacji", stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§  2.

1. Dyrektor regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych, na podstawie decyzji dyrektora generalnego Lasów Państwowych zmieniającej granice nadleśnictw - w zarządzeniu regulującym podział nadleśnictw - uwzględni postępowanie z aktami i zasobami danych tych nadleśnictw, określone w załączniku do niniejszego zarządzenia, oraz zdefiniuje koszty tego postępowania.

2. Koszty związane z realizacją zadań wynikających z niniejszego zarządzenia pokrywane są z funduszu leśnego w ramach środków przewidzianych na dany rok w planie finansowo-gospodarczym Lasów Państwowych - tworzenie, dzielenie i likwidacja jednostek z zachowaniem postanowień ust. 3.

3. Postanowienia ust. 2 nie dotyczą kosztów związanych z realizacją postanowień § 3, które są kosztami administracyjnymi.

§  3.

1. Dyrektorzy regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych zorganizują archiwowanie i archiwizację akt i zasobów danych, o których mowa w załączniku nr 1, w wyprzedzającym terminie, umożliwiającym przejęcie tych zasobów przy zmianach granic jednostek.

2. Odpowiedzialność za działania, o których mowa w ust. 1, powinna być przypisana komórce organizacyjnej, której właściwością jest logistyka biura RDLP.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK  ¹

ZASADY POSTĘPOWANIA Z ZASOBAMI DANYCH NADLEŚNICTW PODLEGAJĄCYCH ŁĄCZENIU, DZIELENIU I LIKWIDACJI

1. Spis treści

Rozdz.	Treść	Strona
2.	Wstęp	1
3.	Archiwowanie akt i zasobów danych oraz ich przechowywanie	1
4.	Zasoby urządzeniowe	2
5.	Zasoby kadrowe	3
6.	Zasoby finansowo-księgowe	3
7.	Postępowanie z pozostałymi zasobami danych i dokumentami	4

2. Wstęp

Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe podlega różnym przemianom strukturalnym. Od czasu wdrożenia SILP jednym z zasobów jednostek LP stały się dane gromadzone również w tym systemie. Musimy jednak mieć świadomość, że obowiązujące prawo stawia wymogi co do sposobu i formy gromadzenia i archiwowania danych, jak też to, że również i przepisy zewnętrzne ulegają modyfikacjom, powodując konieczność wdrażania najnowszych osiągnięć technicznych do zastosowań archiwalnych.

Jednostki organizacyjne zgłaszały potrzebę standaryzacji działań określających konieczność ujednolicenia postępowania z zasobami danych w związku z restrukturyzacją LP, czego niniejsze zasady są efektem.

3. Archiwowanie akt i zasobów danych oraz ich przechowywanie

3.1. Akta nadleśnictw podlegające przekazaniu innym jednostkom organizacyjnym Lasów Państwowych należy przygotować zgodnie z Zarządzeniem nr 29 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z 20 listopada 1996 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

3.2. Istniejącą w likwidowanym nadleśnictwie dokumentację archiwalną podlegającą zniszczeniu należy - zgodnie z postanowieniami zarządzenia, o którym mowa w ust. 1 - zniszczyć przed przekazaniem jednostki.

3.3. Sposób przechowywania akt z zastosowaniem technik informatycznych podlega odrębnym uregulowaniom prawnym.

4. Zasoby urządzeniowe

4.1. Sposób postępowania z planami urządzenia lasu nadleśnictw podlegającym zmianom terytorialnym określono w ustawie z 28 września 1991 o lasach (jednolity tekst: Dz. U. z 2001 r. nr 769, poz. 769 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej "ustawą o lasach".

4.2. Sporządzanie wniosku o tworzenie, łączenie, dzielenie, likwidację nadleśnictw i określenie zasięgu terytorialnego lub zmianę w zasięgach terytorialnych nadleśnictw reguluje Zarządzenie nr 23 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z 8 marca 1999 r. w sprawie jak wyżej (znak: ZW-021-2/99).

4.3. Wniosek dyrektora regionalnej dyrekcji Lasów Państwowych o zmianę granic nadleśnictw, o którym mowa w art. 32, ust. 3, pkt 2 ustawy o lasach - w części dotyczącej sporządzenia aneksu do planu urządzenia lasu - winien zawierać stanowisko RDLP dotyczące trybu postępowania z geometrycznymi bazami danych (GBD) nadleśnictw uczestniczących w zmianie zasięgu działania, przy czym zaleca się następujące sposoby postępowania przy podziale geometrycznych baz danych:

4.3.1. Jeżeli nadleśnictwa przejmujące i przekazujące posiadają GBD, prace związane z dostosowaniem przejmowanej GBD wykonuje jednostka urządzeniowa, która nowelizuje plan urządzenia lasu.

4.3.2. Jeżeli nadleśnictwo przejmujące posiada GBD, a nadleśnictwo przekazujące - nie, w ramach nowelizacji planu urządzenia lasu należy utworzyć GBD dla przejmowanych terenów.

4.3.3. Jeżeli nadleśnictwo przejmujące nie posiada GBD, a nadleśnictwo przekazujące ma tę bazę, i w przypadku, gdy przejmowane grunty leśne mają powierzchnię większą od 3.000 ha, w ramach nowelizacji urządzenia lasu należy stworzyć GBD dla nadleśnictwa przejmującego. W przypadku, gdy przejmowana powierzchnia jest mniejsza od 3.000 ha, połączenie GBD nastąpi w trakcie rewizji planu nadleśnictwa przejmującego.

4.3.4. Gdy nadleśnictwa przejmujące i przekazujące nie posiadają GBD, zostanie ona utworzona w trakcie rewizji planu nadleśnictwa przejmującego tereny.

4.4. Nadleśnictwo, przekazujące swoje tereny innym nadleśnictwom, przekaże zasoby urządzeniowe będące w jego posiadaniu. Jeżeli wyodrębnienie z całej bazy danych zasobów dotyczących tylko części przekazywanego nadleśnictwa nie jest możliwe, nadleśnictwo przekazujące przekaże pełną kopię zasobów swojego nadleśnictwa w części dotyczącej stanu lasu. Jedną kopię tych zasobów RDLP przechowuje w swoim archiwum.

5. Zasoby kadrowe

5.1. Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej określają: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym, a także przepisy wykonawcze do tej ustawy oraz inne przepisy ogólne, w tym ustawa z 29 września 1994 roku o rachunkowości. Rozdział zasobów danych oraz dokumentacji pracowniczej powinien następować według niżej wymienionych zasad:

5.1.1. W przypadku całkowitej likwidacji nadleśnictwa - zasoby danych osobowych składających się na dokumentację pracowniczą powinny być przekazane:

5.1.1.1. - w odniesieniu do pracowników aktualnie zatrudnionych - nadleśnictwom, w których pracownik uzyskuje miejsce pracy;

5.1.1.2. - w odniesieniu do pracowników, z którymi wygasł stosunek pracy - do nadleśnictwa przejmującego budynek biura likwidowanego nadleśnictwa lub do regionalnego archiwum w RDLP.

5.1.2. W przypadku przekazania części terenu - zasoby danych osobowych, składających się na dokumentację pracowniczą powinny być przekazane:

5.1.2.1. - w odniesieniu do pracowników czynnych zawodowo - jak w pkt 5.1.1.1;

5.1.2.2. - w odniesieniu do pracowników, z którymi wygasł stosunek pracy - pozostawienie akt w archiwum nadleśnictwa lub przekazanie do regionalnego archiwum w RDLP.

5.1.3. Za jakość i kompletność przekazywanych dokumentów odpowiada nadleśniczy likwidowanego nadleśnictwa oraz kierownik jednostki przejmującej dokumentację pracowniczą.

6. Zasoby finansowo-księgowe

6.1. (skreślony).

6.2. Pełne kopie bazy danych LAS oraz aplikacji użytkowych współpracujących z tą bazą otrzymują nadleśnictwa przejmujące, nadleśnictwo przekazujące (o ile nie ulega ono likwidacji) oraz RDLP.

6.3. Postępowanie związane z przekazaniem i przejmowaniem składników majątkowych określa Zarządzenie nr 13 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z 30.05.1994 r. w sprawie zasad przekazania i przejmowania powierzonego majątku i dokumentów jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych (znak: DG-9-I-015-18/94).

6.4. Postępowanie, o którym mowa w pkt 6.3., poszerza się o przekazanie:

6.4.1. - ewidencji aplikacji użytkowych z licencjami, kompletną dokumentacją techniczną i użytkownika;

6.4.2 - ewidencji oprogramowań systemowo-narzędziowych z licencjami, kompletną dokumentacją techniczną i użytkownika;

6.4.3 - nośniki instalacyjne oprogramowań, o których mowa w pkt 6.4.1. i 6.4.2.

7. Postępowanie z pozostałymi zasobami danych i dokumentami

7.1. Zasoby leśnictw.

7.1.1. Zasoby danych i dokumentacja leśnictwa, w przypadku zmiany granic nadleśnictwa nie powodujących zmian granic leśnictwa, pozostają niezmienione.

7.1.2. W przypadku zmiany granic leśnictwa sposób postępowania z zasobami danych określa zarządzenie dyrektora RDLP dotyczące zmiany granic nadleśnictwa.

7.2. Zasoby planistyczno-ekonomiczne.

7.2.1. Zasoby danych i dokumenty dotyczące planów finansowo-gospodarczych oraz oceny wykonania planów podlegają przekazaniu:

7.2.1.1. - w przypadku likwidacji nadleśnictwa - w formie kopii z całości zasobów nadleśnictwom przejmującym tereny likwidowanej jednostki i RDLP;

7.2.1.2. - w przypadku przekazania części nadleśnictwa - w formie kopii z całości - przekazywanemu nadleśnictwu.

7.2.2. Przy przekazywaniu części terenu nadleśnictwo przekazujące może przygotować zasób danych dotyczący wyłącznie przekazywanego terenu, o ile koszt takiego przygotowania jest nie większy od ceny 10 m³ WC0 drewna sosnowego, uzyskanej w nadleśnictwie przekazującym w roku poprzedzającym przekazanie terenu.

7.3. W zarządzeniu wdrażającym zmiany granic nadleśnictw dyrektor RDLP określa:

7.3.1. - zasoby danych i dokumenty związane ze stosowanymi projektami informatycznymi, które podlegają przekazaniu wraz ze sprzętem komputerowym;

7.3.2. - sposób i zakres udostępnienia przejmującym jednostkom zasobów dotyczących kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, z zastrzeżeniem, że oryginały dokumentów przejmie do archiwum regionalnego RDLP.

¹ Załącznik zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 84 z dnia 25 sierpnia 2003 r. (B.I.LP.03.8.83) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 25 sierpnia 2003 r.