Zasady postępowania przy załatwianiu spraw interesantów w Głównym Urzędzie Miar.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GUM.2007.2.8

Akt utracił moc

Wersja od: 29 czerwca 2007 r.

DECYZJA Nr 2

PREZESA GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR

z dnia 12 kwietnia 2007 r.

w sprawie zasad postępowania przy załatwianiu spraw interesantów w Głównym Urzędzie Miar

W związku z § 2 i § 7 ust. 2 pkt 7 regulaminu organizacyjnego Głównego Urzędu Miar stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 14 Prezesa Głównego Urzędu Miar z dnia 18 listopada 2005 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Głównemu Urzędowi Miar (Dz. Urz. GUM Nr 5, poz. 20 z późn. zm.), zarządza się co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa:

1) zasady postępowania w sprawach interesantów Głównego Urzędu Miar, zwanego dalej "Urzędem", załatwianych pisemnie;

2) zasady postępowania w sprawach interesantów Urzędu załatwianych przez nich osobiście;

3) zasady postępowania w sprawach interesantów Urzędu załatwianych telefonicznie.

§ 2. W celu zapewnienia sprawnego, obiektywnego i rzetelnego załatwiania spraw oraz w trosce o przejrzystość relacji pomiędzy pracownikami Urzędu a obywatelami ustanawia się poniższe zasady postępowania w Urzędzie.

§ 3. Do postępowania w sprawie interesantów będących stroną postępowania administracyjnego lub reprezentujących stronę postępowania administracyjnego mają zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, a poniższe regulacje nie stoją z nimi w sprzeczności.

§ 4. Do postępowania w sprawie interesantów, których z Urzędem łączy stosunek cywilno-prawny, w sprawach, w których nie są stroną postępowania administracyjnego, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz regulacje zawarte w obowiązującym systemie zarządzania, a poniższe regulacje nie stoją z nimi w sprzeczności.

Rozdział  2

Sprawy załatwiane pisemnie

§  5.

1. Wszystkie pisma, które wpływają do Urzędu za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. lub innego podmiotu wykonującego usługi pocztowe muszą mieć zachowane koperty albo inne dokumenty poświadczające datę nadania.

2. W przypadku, gdy data nadania jest nieczytelna, a pismo dotyczy:

1) zmiany warunków umowy cywilnoprawnej;

2) postępowania administracyjnego, w tym w szczególności:

a) złożenia podania wszczynającego postępowanie,

b) uzupełnienia dokumentów,

c) złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy,

d) wznowienia postępowania,

e) stwierdzenia nieważności,

- Kancelaria jest zobowiązana bezzwłocznie ustalić tę datę.

§  6.

1. Wszystkie pisma i przyrządy pomiarowe składane osobiście przyjmowane są wyłącznie w Punkcie Obsługi Klienta.

2. Przyjęcie pisma i przyrządu pomiarowego przez innego pracownika Urzędu niż pracownik Punktu Obsługi Klienta jest dopuszczalne jedynie w sytuacji, gdy pracownik i jego bezpośredni przełożony wyrazi zgodę na przyjęcie interesanta i, gdy obecność interesanta jest niezbędna do wyjaśnienia sprawy.

§  7.

1. Wszystkie pisma przesłane drogą elektroniczną są sprawdzane pod względem posiadania podpisu elektronicznego.

2. W przypadku pism dotyczących postępowania administracyjnego nieopatrzonych podpisem elektronicznym, nadawcy pisma są przez adresata pisma bezzwłocznie informowani drogą elektroniczną o tym braku.

3. Przekazanie informacji, o której mowa w ust. 2, nie zwalnia pracowników Urzędu z wezwania, na podstawie § 64 Kpa, do uzupełnienia podpisu, o którym mowa w art. 63 § 3a Kpa.

Rozdział  3

Przyjmowanie interesantów

§  8.

1. Przyjmowanie interesantów przez pracowników Urzędu jest możliwe w sytuacji, gdy danej kwestii nie można załatwić w drodze pisemnej lub telefonicznie.

2. Spotkanie odbywa się po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu z właściwym merytorycznie pracownikiem oraz ustaleniu kwestii, które będą omawiane.

3. Pracownik ma obowiązek poinformować Punkt Obsługi Klienta o spotkaniach przewidzianych na dany dzień, z podaniem nazwisk osób przychodzących oraz przybliżonej godziny spotkania.

4. Pracownik zobowiązany jest osobiście odebrać osoby przychodzące.

§ 9. Przed rozpoczęciem spotkania pracownik prosi interesanta o:

1) potwierdzenie tożsamości w drodze okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem;

2) w przypadku pełnomocnika strony - o przedstawienie pełnomocnictwa oraz dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem;

3) wpisanie się na listę prowadzoną przez recepcję;

4) wpisanie się na listę prowadzoną we właściwym sekretariacie komórki organizacyjnej Urzędu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej decyzji.

§ 10. Spotkania z interesantami odbywają się w obecności co najmniej dwóch pracowników Urzędu.

§  11.

1. Ze spotkania sporządza się notatkę, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej decyzji, określającą:

1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania;

2) osoby uczestniczące w spotkaniu;

3) tematykę spotkania i jego przebieg.

2. Notatka jest podpisywana przez pracowników Urzędu uczestniczących w spotkaniu.

§ 12. Sporządzenie notatki, o której mowa w § 11 nie wyczerpuje obowiązku sporządzania protokołu podpisywanego przez stronę w przypadkach, o których mowa w Kpa.

§ 13. Notatki ze spotkań oraz protokoły są dołączane do akt sprawy.

Rozdział  4

Przeprowadzanie rozmów telefonicznych

§ 14. Przeprowadzając rozmowę telefoniczną pracownik Urzędu ma obowiązek przedstawić się imieniem i nazwiskiem oraz określić komórkę organizacyjną Urzędu, której jest pracownikiem.

§  15.

1. Z rozmów telefonicznych z osobami:

1) będącymi stroną postępowania administracyjnego;

2) reprezentującymi stronę postępowania administracyjnego;

3) reprezentujących stronę umowy cywilnej zawartej przez Urząd;

- sporządza się notatki.

2. W notatce, której wzór stanowi załącznik nr 3 do decyzji, określa się:

1) datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia rozmowy;

2) tematykę i przebieg rozmowy.

3. Notatka jest sporządzana i podpisywana przez pracownika Urzędu przeprowadzającego rozmowę telefoniczną i dołącza się ją do akt sprawy.

Rozdział  5

Przepisy końcowe

§ 16. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

LISTA SPOTKAŃ INTERESANTÓW Z PRACOWNIKAMI

LP.	IMIĘ I NAZWISKO OSÓB PRZYCHODZĄCYCH	IMIĘ I NAZWISKO PRACOWNIKA URZĘDU	NAZWA REPREZENTOWANEGO PODMIOTU	FUNKCJA	DATA I GODZINA SPOTKANIA	TEMATYKA SPOTKANIA	PODPIS

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Notatka ze spotkania

miejsce spotkania ............................................

data spotkania ...............................................

godzina rozpoczęcia spotkania ................................

godzina zakończenia spotkania ................................

pracownicy Urzędu uczestniczący w spotkaniu:

1) ........................................................

2) ........................................................

3) ........................................................

interesanci uczestniczący w spotkaniu:

1) ........................................................

imię i nazwisko numer dowodu osobistego lub innego

dokumentu ze zdjęciem

2) ........................................................

imię i nazwisko numer dowodu osobistego lub innego

dokumentu ze zdjęciem

3) ........................................................

imię i nazwisko numer dowodu osobistego lub innego

dokumentu ze zdjęciem

4) ........................................................

imię i nazwisko numer dowodu osobistego lub innego

dokumentu ze zdjęciem

podmiot reprezentowany .......................................

nazwa / firma

..............................................................

adres

..............................................................

tematyka i przebieg spotkania

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

...................... ......................

podpis podpis

...................... ......................

podpis podpis

...................... ......................

podpis podpis

...................... ......................

podpis podpis

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Notatka z przeprowadzenia rozmowy telefonicznej

data rozmowy .................................................

godzina rozpoczęcia rozmowy ..................................

godzina zakończenia rozmowy ..................................

pracownik Urzędu przeprowadzający rozmowę:

..............................................................

interesanci, z którymi przeprowadzono rozmowę

..............................................................

imię i nazwisko

podmiot reprezentowany .......................................

nazwa / firma

..............................................................

adres

..............................................................

tematyka i przebieg rozmowy

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..................

podpis