Zasady (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Gospodarki.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MG.2010.1.7

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 37

MINISTRA GOSPODARKI

z dnia 30 grudnia 2009 r.

w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Gospodarki

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 i Nr 165, poz. 1316), z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. Nr 72, poz. 422) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Ustala się:

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w Ministerstwie Gospodarki, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w Ministerstwie Gospodarki:

a) Urzędu - stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia,

b) Resortu - stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych jest uprawniony do uzupełniania wykazu kont, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o:

1) Resorcie - rozumie się przez to dysponenta głównego Ministerstwa Gospodarki;

2) Urzędzie - rozumie się przez to jednostkę budżetową, dysponenta trzeciego stopnia.

§  3.

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

2. Okresami sprawozdawczymi są miesiące, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§  4.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Ministerstwa Gospodarki, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne) oraz zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

3. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.

4. Przelewy bankowe dotyczące działalności budżetowej sporządzane są w Systemie Bankowości Elektronicznej "enbepe" firmy ComputerLand S.A.

5. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosowany jest program "Płatnik".

6. Programy, o których mowa w ust. 1, 4 i 5, powinny spełniać wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 i Nr 165, poz. 1316) i innych aktów prawnych.

§  5.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez jednostkę.

2. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru indentyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartości, a jeżeli to możliwe określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę sporządzenia dowodu.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczątce "Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków .....".

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć "Ujęto w księgach rachunkowych w m- cu ......" .

6. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, tj. na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania, z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

7. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się dowody, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku gdy dzień ten przypada w dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Zgodnie z zasadą istotności powyższy zapis nie będzie miał znaczącego wpływu na wynik finansowy.

8. Zapis księgowy powinien zawierać:

1) datę dokonania operacji gospodarczej - datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz datę wystawienia dowodu;

3) opis operacji zapisany w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu, ujęcie w księgach rachunkowych - data wpływu dowodu księgowego do Wydziału Budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

9. Księgi prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

10. Na strukturę konta analitycznego w ramach Urzędu składa się:

1) xxx - trzycyfrowy symbol konta;

2) xx - dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx - pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx - czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

5) xxx - numer zadania;

6) xx - numer nadany dla departamentu realizującego zadanie.

11. Na strukturę konta analitycznego w ramach Resortu składa się:

1) xxx - trzycyfrowy symbol konta;

2) xx - dwucyfrowy symbol informujący o kategorii wydatków i dochodów;

3) xx - dwucyfrowy symbol części budżetowej;

4) xxxxx - pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

5) xxxx - czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania;

6) xxx - trzycyfrowy symbol numeru zadania z planu rzeczowo-finansowego;

7) xx - dwucyfrowy symbol informujący o pozycji w planie rzeczowo-finansowym, natomiast w Programach Operacyjnych informuje on o działaniu;

8) xx - dwucyfrowy symbol Programu Operacyjnego.

12. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.

13. Konta analityczne tworzone są w miarę potrzeb. Zaktualizowany plan kont analitycznych jest zatwierdzany przez Głównego Księgowego Urzędu bądź przez Głównego Księgowego Resortu.

14. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest udokumentowana za pomocą księgowego dowodu zastępczego.

15. Wykorzystywany w Ministerstwie Gospodarki system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

16. Zapisy księgowe powinny posiadać automatycznie nadane kolejne numery pozycji, powinny umożliwić ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

17. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty liczone są w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są one sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły, narastająco. Księgi rachunkowe drukowane są na koniec roku obrotowego. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

18. Każdy zapis w księgach rachunkowych powinien mieć przypisany symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z wykazanymi symbolami:

1) rejestry księgowe Urzędu:

Lp.	SYMBOL	NAZWA
1	2	3
1	BO	Bilans otwarcia
2	DZ	Dowody zastępcze
3	FVAT	Faktury VAT - najem, parkingi
4	GM/1	Magazyn upominków
5	GM/2	Pozostałe magazyny
6	NAL	Należności
7	PK	Polecenie księgowania
8	PK - DEP	PK - Depozyt
9	PK - SOC	PK - Fundusz Socjalny
10	PK/Z-F	Zaangażowanie - osoby fizyczne
11	PK/Z-P	Zaangażowanie - osoby prawne
12	PL	Księgowania płac
13	PL-SOC	Księgowanie list - socjalny
14	PL-DEP	Księgowanie list - depozyt
15	PLAN	Plan finansowy
16	RK/DEP	Raport kasowy - depozyt
17	RK/DGO	Raport kasowy - dewizowy cz. 20
18	RK/GWA	Raport kasowy - gwarancje bankowe
19	RK/RES	Raport kasowy - resort
20	RK/SOC	Raport kasowy - socjalny
21	RK/ZGO	Raport kasowy - złotowy cz. 20
22	ŚR_TRW	Środki trwałe
23	WB/DEP	Wyciąg bank. - depozyt
24	WB/DGO	Wyciąg bank. - dochody cz. 20
25	WB/SOC	Wyciąg bank. - socjalny
26	WB/WDP	Wyciąg bank. - dochody poślizgi cz. 20
27	WB/WG	Wyciąg bank. - wydatki cz. 20
28	WB/WGP	Wyciąg bank. - wydatki poślizgi cz. 20
29	WB/WŚN	Wyciąg bank. - wydatki środki niewygasające cz. 20
30	ZAGRAN	Delegacje zagraniczne
31	ZOB	Zobowiązania

2) rejestry księgowe Resortu:

Lp.	SYMBOL	NAZWA
1	2	3
1	BO	Bilans Otwarcia
2	BZ	Bilans Zamknięcia
3	PF	Plan finansowy
4	DZ_G	Dokument zastępczy - Górnictwo i Kopalnictwo, Hutnictwo
5	DZ_PP	Dokument zastępczy - Przetwórstwo Przemysłowe
6	DZ_H	Dokument zastępczy - Handel
7	DZ_W	Dokument zastępczy - WPHI
8	DZ_OM	Dokument zastępczy - organizacje międzynarodowe
9	DZ_WH	Dokument zastępczy - WEH
10	DZ_ P	Dokument zastępczy - pozostałe
11	FA_ PP	Faktury VAT - Przetwórstwo Przemysłowe
12	FA_ AP	Faktury VAT - WPHI
13	FA_OM	Faktury VAT - organizacje międzynarodowe
14	FA_H	Faktury VAT - Handel
15	NK_PP	Noty księgowe - Przetwórstwo Przemysłowe
16	NK_AP	Noty księgowe - WPHI
17	NK	Noty księgowe - pozostałe
18	NK_K	Noty księgowe korygujące
19	Z_G	Zaangażowanie środków - Górnictwo i Kopalnictwo, Hutnictwo
20	Z_PP	Zaangażowanie środków - Przetwórstwo Przemysłowe
21	Z_H	Zaangażowanie środków - Handel
22	Z_W	Zaangażowanie środków - WPHI
23	Z_OM_	Zaangażowanie środków - organizacje międzynarodowe
24	Z_WH	Zaangażowanie środków - WEH
25	Z_P	Zaangażowanie środków - pozostałe
26	ZLP	Zaangażowanie lat przyszłych
27	K_BA	Koszty bankowe
28	PK_D	Polecenie księgowania/Dokumenty
29	PK_WB	Polecenie księgowania/Wyciągi bankowe
30	D_SN	Zobowiązania - środki niewygasające
31	Z_SN	Zaangażowanie środków - środki niewygasajace
32	W_20	Wyciąg bankowy - wydatki
33	D_20	Wyciąg bankowy - dochody
34	W_NW20	Wyciąg bankowy - środki niewygasające
35	NAL	Należności
36	FA_IG	Faktury - PO IG
37	ZF_IG	Zaangażowanie - faktury PO IG
38	NK_IG	Noty księgowe - PO IG
39	ZN_IG	Zaangażowanie - noty PO IG
40	P_IG	Zobowiązania pozostałe PO IG
41	ZP_IG	Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO IG
42	DZ_IG	Dokumenty zastępcze PO IG
43	Z_IG	Zaangażowanie PO IG
44	KB_IG	Koszty bankowe - PO IG
45	FA_IS	Faktury PO IiŚ
46	ZF_IS	Zaangażowanie - faktury PO IiŚ
47	NK_IS	Noty księgowe PO IiŚ
48	ZN_IS	Zaangażowanie - noty PO IiŚ
49	P_IS	Zobowiązania pozostałe PO IiŚ
50	ZP_IS	Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO IiŚ
51	DZ_IS	Dokumenty zastępcze PO IiŚ
52	Z_IS	Zaangażowanie PO IiŚ
53	KB_IS	Koszty bankowe - PO IiŚ
54	FA_KL	Faktury - PO KL
55	ZF_KL	Zaangażowanie - faktury PO KL
56	NK_KL	Noty księgowe PO IG
57	ZN_KL	Zaangażowanie - noty PO KL
58	P_KL	Zobowiązania pozostałe PO KL
59	ZP_KL	Zaangażowanie pozostałych zobowiązań PO KL
60	DZ_KL	Dokumenty zastępcze PO KL
61	Z_KL	Zaangażowanie PO KL
62	KB_KL	Koszty bankowe - PO KL
63	NK_WY	Noty księgowe - wynagrodzenia
64	Z_WY	Zaangażowanie środków - wynagrodzenia
65	BS	Dokumenty DOT
66	WBS	Wyciąg bankowy - DOT
67	POMOC	Pomoc

19. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok_miesiąc_nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.

§  6.

1. W Ministerstwie Gospodarki, jako jednostce sektora finansów publicznych, dokonuje się wyceny aktywów trwałych i aktywów obrotowych na dzień bilansowy, według ich wartości wynikającej z prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej.

2. Jednostka przyjmuje w zasadach wyceny aktywów i pasywów następujące uproszczenia: opłacane z góry: składki, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów ze względu na nieistotny wpływ na sytuację finansową oraz na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki i wyniku finansowego; wydatki te księguje się w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.

3. Aktywa i pasywa wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną wprowadzoną odrębnymi przepisami.

§  7.

1. Środki trwałe Urzędu finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji i ewidencjonuje na koncie 011 według rzeczywistych cen zakupu brutto.

2. Do środków trwałych zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł oraz przewidywanym czasie użytkowania dłuższym niż rok. Umorzenie środków trwałych oblicza się od wartości początkowej według stawek określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych podanych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.¹⁾).

3. Komputer, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarka, notebook jeżeli ma wartość początkową przekraczającą 3.500 zł brutto oraz okres użytkowania jest dłuży niż rok zalicza się do środków trwałych.

4. Odpisom amortyzacyjnym (umorzeniowym) podlegają środki trwałe Urzędu, raz na koniec roku obrotowego i ewidencjonowane są na koncie 071. W przypadku gdy nieumorzony środek trwały uległ w trakcie roku obrotowego likwidacji, sprzedaży lub przekazaniu, odpisów umorzeniowych dokonuje się do miesiąca, w którym był użytkowany.

§  8.

1. Pozostałe środki trwałe Urzędu o wartości początkowej nie wyższej niż 3.500 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące i ewidencjonuje na koncie 013 według rzeczywistych cen zakupu brutto - ewidencja ilościowo-wartościowa - z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Jednorazowej amortyzacji (umorzeniu) podlegają pozostałe środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania i ewidencjonowane są na koncie 072.

3. Pozostałe środki trwałe Urzędu, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej i nie ujmuje się ich na koncie 013. Przedmioty te podlegają ewidencji w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

4. Telefony komórkowe bez względu na ich wartość, podlegają ewidencji w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

§ 9. Zbiory biblioteczne Urzędu finansuje się ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ewidencjonuje na koncie 014 według rzeczywistych cen zakupu brutto. Są one w 100% umarzane w miesiącu wprowadzenia do ewidencji bibliotecznej.

§  10.

1. Wartości niematerialne i prawne Urzędu (licencje na programy komputerowe, autorskie prawa majątkowe itp.) finansuje się ze:

1) środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 3.500 zł a okres użytkowania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według rzeczywistych cen zakupu brutto; roczna stawka amortyzacji licencji na programy komputerowe nie może być wyższa niż 50%;

2) środków na wydatki bieżące, gdy ich wartość przekracza 3.500 zł, a okres użytkowania jest krótszy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 021 według rzeczywistych cen zakupu brutto, umarzane jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania;

3) środków na wydatki bieżące, gdy ich wartość nie przekracza 3.500 zł; są one ewidencjonowane na koncie 021, według rzeczywistych cen zakupu brutto, umarzane jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania.

2. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej i nie ujmuje się ich na koncie 021.

3. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości finansowane są ze środków na wydatki bieżące i stanowią koszt jednostki w dacie ich poniesienia.

4. Ulepszenie programu komputerowego nie zwiększa jego wartości początkowej, finansowane jest ze środków na wydatki bieżące i stanowi koszt jednostki w dacie jego poniesienia.

§  11.

1. Przechowywane w kasie krajowe i zagraniczne środki pieniężne w postaci gotówki oraz krajowe środki pieniężne lokowane na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na kontach zespołu 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe".

2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ujmuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 "Rozrachunki i roszczenia".

3. Koszty działalności ujmuje się na kontach zespołu 4 "Koszty według rodzaju i ich rozliczenie". Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie".

4. Przychody i koszty finansowe ewidencjonowane są na kontach zespołu 7 "Przychody i koszty ich uzyskania".

5. Fundusz jednostki, równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego, straty i zyski oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy".

6. Odstępuje się od naliczania i dochodzenia odsetek za zwłokę, których wysokość łącznie w ciągu roku kalendarzowego, nie przekracza 6 zł.

§  12.

1. Sprawozdania finansowe obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu Ministerstwa Gospodarki na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego sporządzane są na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. Nr 72, poz. 422).

2. Zakres przedmiotowy paragrafów dochodów i wydatków w rachunku zysku i strat (wariant porównawczy) przedstawia poniższa tabela:

Koszty działalności operacyjnej

Amortyzacja	Amortyzacja księgowana na koncie 401
Zużycie materiałów i energii	421 Zakup materiałów i wyposażenia 424 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 426 Zakup energii 474 Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych 475 Zakup akcesoriów komputerowych
Usługi obce	427 Zakup usług remontowych 428 Zakup usług zdrowotnych 430 Zakup usług pozostałych 435 Zakup usług dostępu do sieci Internet 436 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej 437 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 438 Zakup usług obejmujących tłumaczenia 439 Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii 440 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe
Podatki i opłaty	414 Wpłaty na PFRON 443 Różne opłaty i składki 448 Podatek od nieruchomości 450 Pozostałe podatki na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego 453 Podatek od towarów i usług 447 Cła
Wynagrodzenia	401 Wynagrodzenia osobowe pracowników 402 Wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej 404 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 405 Uposażenia żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy 407 Dodatkowe uposażenie roczne dla żołnierzy zawodowych oraz nagrody roczne dla funkcjonariuszy 417 Wynagrodzenia bezosobowe 419 Nagrody motywacyjne
Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia dla pracowników	302 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, a w szczególności: świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktycznych posiłków i napojów), oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty za pranie odzieży roboczej wykonywane przez pracowników, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego 411 Składki na ubezpieczenia społeczne 412 Składki na Fundusz Pracy 444 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 455 Szkolenia członków korpusu służby cywilnej 470 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej
Pozostałe koszty rodzajowe	302 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń, a w szczególności: odszkodowania przysługujące od pracodawcy za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy, odprawy pośmiertne 441 Podróże służbowe krajowe 442 Podróże służbowe zagraniczne 443 Różne opłaty i składki 454 Składki do organizacji międzynarodowych
Inne świadczenia finansowane z budżetu	304 Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń 305 Zasądzone renty 311 Świadczenia społeczne
Pozostałe obciążenia	298 Pozostałe rozliczenia z bankami

Pozostałe przychody operacyjne

Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych	087 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych
Pokrycie amortyzacji	Saldo konta 761 "Pokrycie amortyzacji"
Inne przychody operacyjne	057 Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych 058 Grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych 069 Wpływy z różnych opłat 075 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze 083 Wpływy z usług 087 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych 097 Wpływy z różnych dochodów

Pozostałe koszty operacyjne

Pozostałe koszty operacyjne

416 Pokrycie ujemnego wyniku finansowego i przejętych zobowiązań po likwidowanych i przekształcanych jednostkach zaliczanych do sektora finansów publicznych 459 Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób fizycznych 460 Kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych 461 Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego

Przychody finansowe

Dywidendy i udziały w zyskach	074 Dywidendy i kwoty uzyskane ze zbycia praw majątkowych
Odsetki	090 Odsetki od dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości 092 Pozostałe odsetki
Inne	Nadwyżka różnic kursowych dodatnich nad ujemnymi - Strona Ma konta 750 048 Wpływy z opłat za wydawanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu 097 Wpływy z różnych dochodów 234 Wpływy do budżetu części zysku państwowych osób prawnych 238 Wpłata do budżetu części zysku gospodarstwa pomocniczego 240 Wpływy do budżetu nadwyżki dochodów własnych lub środków obrotowych 291 Wpływy ze zwrotów dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości 851 Wpływy z różnych rozliczeń 853 Środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej przeznaczone na finansowanie programów i projektów realizowanych przez jednostki sektora finansów publicznych

Koszty finansowe

Odsetki	458 Pozostałe odsetki
Inne	Nadwyżka różnic kursowych ujemnych nad dodatnimi - Strona Wn konta 750

3. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa Gospodarki prowadzona jest na podstawie przepisów:

1) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781, z 2007 r. Nr 14, poz. 88 i z 2008 r. Nr 16, poz. 100 oraz z 2009 r. Nr 33, poz. 261 );

2) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 5 maja 2009 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2009 (Dz. U. z 2009 r. Nr 85, poz. 717 i Nr 170, poz. 1334).

4. Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne podpisuje Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, Główny Księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

5. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726, z późn. zm.²⁾), które określa działy, rozdziały oraz paragrafy klasyfikacji budżetowej.

§  13.

1. W ewidencji pozabilansowej ujmowane jest zaangażowanie środków budżetowych.

2. Zaangażowanie środków budżetowych wprowadzane jest do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi.

3. Zaangażowanie wynagrodzeń wprowadzane jest do ewidencji na podstawie kwartalnych informacji zawartych umów o pracę z Biura Dyrektora Generalnego.

4. Zaangażowanie pozostałych zobowiązań, innych niż wymienionych powyżej, ewidencjonowane jest na bieżąco.

§ 14. Traci moc zarządzenie nr 39 Ministra Gospodarki z dnia 31 grudnia 2008 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Gospodarki.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 60, poz. 700 i 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1228 i Nr 122, poz. 1315 i 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190 i Nr 125, poz. 1363, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684 i Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 96, poz. 874, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759, Nr 202, poz. 1957, Nr 217, poz. 2124 i Nr 223, poz. 2218, z 2004 r. Nr 6, poz. 39, Nr 29, poz. 257, Nr 54, poz. 535, Nr 93, poz. 894, Nr 121, poz. 1262, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 171, poz. 1800, Nr 210, poz. 2135 i Nr 254, poz. 2533, z 2005 r. Nr 25, poz. 202, Nr 57, poz. 491, Nr 78, poz. 684, Nr 143, poz. 1199, Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1419 i 1420, Nr 179, poz. 1484, Nr 180, poz. 1495 i Nr 183, poz. 1538, z 2006 r. Nr 94, poz. 651, Nr 107, poz. 723, Nr 136, poz. 970, Nr 157, poz. 1119, Nr 183, poz. 1353, Nr 217, poz. 1589 i Nr 251, poz. 1847, z 2007 r. Nr 165, poz. 1169, Nr 171, poz. 1208 i Nr 176, poz. 1238, z 2008 r. Nr 141, poz. 888 oraz z 2009 r. Nr 3, poz. 11, Nr 19, poz. 100, Nr 42, poz. 341, Nr 65, poz. 545, Nr 69, poz. 587, Nr 125, poz. 1035, Nr 127, poz. 1052, Nr 165, poz. 1316 i Nr 209, poz. 1316.

²⁾ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 137, poz. 976 i Nr 195, poz. 1443, z 2007 r. Nr 48, poz. 322, Nr 128, poz. 890 i Nr 234 poz. 1721, z 2008 r. Nr 229, poz. 1526 oraz z 2009 r. Nr 121, poz. 1002.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Wykaz kont syntetycznych

1. Konta bilansowe

ZESPÓŁ 0 - MAJĄTEK TRWAŁY

011 Środki trwałe

013 Pozostałe środki trwałe

014 Zbiory biblioteczne

020 Wartości niematerialne i prawne

021 Pozostałe wartości niematerialne i prawne

071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

080 Inwestycje (środki trwałe w budowie)

ZESPÓŁ 1 - ŚRODKI PIENIĘŻNE I RACHUNKI BANKOWE

101 Kasa

130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych

135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia

137 Rachunki środków funduszy pomocowych

139 Inne rachunki bankowe, środki na działalność wspomagającą badania

140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne

ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

202 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - fundusz socjalny

203 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - środki niewygasąjące, różnice kursowe

204 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - sumy na zlecenie

221 Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 Rozliczenie dochodów budżetowych

223 Rozliczenie wydatków budżetowych

224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych

225 Rozrachunki z budżetami

226 Długoterminowe należności budżetowe

228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych

229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - fundusz socjalny, depozyt

231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

232 Pozostałe rozrachunki z budżetami - fundusz socjalny, depozyt

233 Pozostałe potrącenia z wynagrodzeń

234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

235 Rozrachunki z pracownikami - złotowe

236 Rozrachunki z pracownikami - dewizowe

240 Pozostałe rozrachunki, DOT

241 Pozostałe rozrachunki, depozyt, sumy do wyjaśnienia - różne rozliczenia

290 Odpisy aktualizujące należności

ZESPÓŁ 3 - MATERIAŁY I TOWARY

300 Rozliczenie zakupu

310 Materiały

ZESPÓŁ 4 - KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZENIE

400 Koszty według rodzajów

401 Amortyzacja

ZESPÓŁ 7 - PRZYCHODY I KOSZTY ICH UZYSKANIA

750 Przychody i koszty finansowe

760 Pozostałe przychody i koszty

761 Pokrycie amortyzacji

ZESPÓŁ 8 - FUNDUSZE, REZERWY I WYNIK FINANSOWY

800 Fundusz jednostki

810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

811 Wydatki budżetowe dla jednostek budżetowych

812 Wydatki budżetowe - inwestycje

840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy

2. Konta pozabilansowe

980 Plan finansowy wydatków budżetowych

981 Plan finansowy niewygasających wydatków

994 Gwarancje bankowe

998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH URZĘDU DLA KONT SYNTETYCZNYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

WYKAZ KONT ANALITYCZNYCH RESORTU DLA KONT SYNTETYCZNYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

Opis systemu finansowo-księgowego

§  1.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie Ministerstwa Gospodarki przy użyciu systemu informatycznego QREZUS firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o. o w programie QWANT - wersja 5.00:

1) ewidencja ilościowa prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - ŚRODKI - wersja 5.00;

2) ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - ŚRODKI - wersja 5.00;

3) ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w programie do obsługi środków trwałych - ŚRODKI - wersja 5.00.

2. System finansowo-księgowy funkcjonuje od 2005 r.

3. Gospodarka magazynowa prowadzona jest w programie komputerowym - QSTOR - wersja 5.00.

4. Program płacowy - PŁACE wersja 5.00

5. Wersje programów o których mowa w ust. 1-4 mogą ulec zmianie na wersje wyższe w wyniku wprowadzania zmian w funkcjonalności systemu Qrezus wynikających ze zmian przepisów oraz nowych potrzeb Ministerstwa Gospodarki.

6. Programy, o których mowa w ust. 1-4 spełniają wymogi ustawy o rachunkowości.

7. Zabezpieczenie danych w księgach rachunkowych Ministerstwa Gospodarki następuje poprzez: zabezpieczenie danych na różnych poziomach:

1) bazy danych firmy Sybase Co ver. 9.0. - w roku 2010 baza danych zostanie zmieniona na wersję 10.x.;

2) aplikacji poprzez zastosowanie unikalnych identyfikatorów użytkowników, haseł dostępu (funkcja systemowa Specjalne/Rejestr użytkowników/ Dodaj dane) oraz nadawanie odpowiednich do zajmowanego stanowiska pracy uprawnień;

3) dostępu do sieci Ministerstwa Gospodarki - tylko przez użytkowników uprawnionych do korzystania z sieci, serwera;

4) stacji końcowych;

5) tworzenie kopii zapasowych;

6) ochronę fizyczną nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem lub niepowołanym dostępem.

Algorytmy wykorzystywane w systemie finansowo-księgowym

§  2.

1. Obliczanie not odsetkowych następuje według poniższego wzoru:

"odsetki = zaległość * stawka * ilość dni zalegania/365".

2. Obliczanie różnic kursowych w raportach kasowych i wyciągach bankowych wykonywane są metodą średniego ważonego kursu przychodów:

1) przychody_w_walucie_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja);

2) rozchody_w_walucie_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja);

3) przychody_w_PLN_DOKUMENT = suma (przychody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja);

4) rozchody_w_PLN_DOKUMENT = suma (rozchody_w_walucie_pozycja * kurs_pozycja);

5) średni_kurs_przychodów = (przychody_w_PLN_DOKUMENT + saldo_pocz_pln) / (przychody_w_walucie_DOKUMENT + saldo_pocz_WAL);

6) różnica_kursowa dla dokumentu = rozchody_PLN_DOKUMENT - (rozchody_w_walucie_DOKUMENT * średni_kurs_przychodów).

3. Różnice kursowe przy regulowaniu zobowiązań i należności:

1) dla należności:

a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,

b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,

c) oblicz saldo MA obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_MA_ROZ_PLN,

d) różnica kursowa = (S_WN_WAL / S_WN_PLN) * S_MA_WAL - (S_MA_PLN + SA_MA_ROZ_PLN);

2) dla zobowiązań:

a) oblicz sumę obrotów WN w walucie S_WN_WAL i w PLN S_WN_PLN,

b) oblicz sumę obrotów MA w walucie S_MA_WAL i w PLN S_MA_PLN,

c) oblicz saldo WN obrotów wynikających z poprzednich różnic kursowych SA_WN_ROZ_PLN,

d) różnica kursowa = (S_MA_WAL / S_MA_PLN) * S_WN_WAL - (S_WN_PLN + SA_ROZ_PLN).

Przetwarzanie danych

§  3.

1. Ministerstwo Gospodarki przetwarza dane księgowe przy użyciu systemu informatycznego QREZUS firmy QNT Systemy Informatyczne sp. z o.o. System Qrezus jest w pełni zintegrowanym zestawem funkcji, przy pomocy których użytkownicy mogą wprowadzać i analizować dane zgromadzone w jednym wspólnym repozytorium danych. Dla lepszej czytelności opisywane funkcje systemu pogrupowane są w programy (moduły). Jednym z modułów systemu Qrezus jest program finansowo-księgowy Qwant. Program Qwant umożliwia realizację zadań należących do wykonania w obszarze pionu księgowego. Pozwala on na uzyskanie informacji niezbędnych dla sprawozdawczości finansowej oraz do celów szeroko pojętego zarządzania finansami podmiotu gospodarczego. Program ten jest dostosowany do struktury działania instytucji budżetowej. Ewidencja księgowa może być oparta na bieżącym rejestrowaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych, jak również na okresowej sprawozdawczości budżetowej. Program umożliwia efektywną kontrolę wykorzystania posiadanych środków własnych oraz wpływających dochodów budżetowych. Cała funkcjonalność programu jest zorganizowana w postaci okien. Okna programu służą do wprowadzania danych, umożliwiają dokonywanie ich przetwarzania, a także pozwalają na prezentację zestawień oraz drukowanie wydawnictw. Okna programu są przywoływane na ekran przez użycie odpowiedniej opcji menu programu. Menu jest wielopoziomowe. Menu umożliwia użytkownikowi korzystanie z programu. Wszystkie jego funkcje są wywoływane przez wybranie odpowiedniej opcji menu.

2. Podstawowe cechy programu:

1) definiowany przez użytkownika wykaz obsługiwanych Płatników;

2) definiowany przez użytkownika wykaz rejestrów księgowych;

3) definiowana przez użytkownika struktura konta;

4) definiowany przez użytkownika plan kont wraz z wykazem księgowań dozwolonych dla wskazanego konta;

5) definiowany przez użytkownika rejestr nośników kosztów;

6) prowadzenie rejestrów bankowych, kasowych, poleceń księgowania;

7) wielowalutowość, automatyczne obliczanie różnic kursowych;

8) dekretacja księgowań jednostronna, dwustronna, możliwość równoczesnego księgowania kosztów rodzajowych (4);

9) bieżąca kontrola bilansowania się dokumentów;

10) bieżące sprawdzanie poprawności wprowadzanych dokumentów;

11) rejestracja planu finansowego i jego kolejnych modyfikacji;

12) ostrzeganie o przekroczeniu budżetu na podstawie wprowadzonego planu.

13) obsługa klasyfikacji zadaniowej;

14) automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-Z, Rb-N, Rb-70;

15) możliwość "księgowania na czerwono", prowadzenie na bieżąco analitycznych kart kontowych;

16) prowadzenie dziennika obrotów;

17) rozrachunki z kontrahentami;

18) rozrachunki z pracownikami, rozliczenia zaliczek i delegacji pracowników;

19) całkowicie definicyjny i automatyczny sposób rozliczania kosztów;

20) możliwość definicji liczby i rodzajów rozdzielników;

21) możliwość szczegółowej definicji obliczeń, szczegółowe karty kalkulacyjne zleceń;

22) różnorodne zestawienia (analityczne, syntetyczne) finansowe, rozrachunkowe, kosztowe z dowolnych urządzeń księgowych i dokumentów;

23) automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia i otwarcia;

24) obsługa programu za pomocą list zleceń (menu);

25) ułatwienia wprowadzania danych (słowniki, listy wyboru), podpowiedzi dla operatora;

26) dostępny w każdej chwili kontekstowy pomocnik z informacją o sposobie postępowania.

3. Główne procesy realizowane przez system:

1) definiowanie struktury konta księgowego;

2) definiowanie klasyfikacji budżetowej;

3) definiowanie syntetycznego i analitycznego planu kont;

4) definiowanie wykazu Płatników;

5) definiowanie wykazu rejestrów księgowych;

6) definiowanie wykazu kas;

7) definiowanie wykazu kont bankowych;

8) definiowanie sposobu analizy szczegółowej kosztów;

9) definiowanie zestawień księgowych.

4. Dekretacja rozliczeń z kontrahentem dotyczących faktur otrzymanych - po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wskazać te, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.

5. Dekretacja przekazanych zaliczek do rozliczeń z kontrahentem - po wskazaniu kontrahenta w rejestrze kontrahentów zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych faktur. W wykazie należy wybrać właściwą fakturę i wskazać, że wprowadzany dokument to zaliczka. System tworzy automatycznie dekret zawierający pełną informację księgową.

6. Dekretacja rozliczeń z pracownikiem - po wskazaniu pracownika w rejestrze zostaje wyświetlony wykaz wszystkich nierozliczonych operacji księgowanych na kontach rozliczeń z pracownikiem. W wykazie należy wskazać dokumenty, które są rozliczane. System tworzy automatycznie dekrety zawierające pełną informację księgową.

7. Wprowadzanie dowolnych przychodów lub rozchodów - przychody lub rozchody nie związane z rozrachunkami z kontrahentem lub pracownikiem mogą być wprowadzone przez podanie informacji o koncie, kwocie przychodu lub rozchodu oraz opcjonalnie o numerze zlecenia, numerze kontrahenta, numerze osoby, symbolu faktury, numerze delegacji i dacie delegacji. Podczas wprowadzania pozycji w raporcie kasowym następuje kontrola poprawności wykonanej dekretacji. W czasie dekretacji dostępne są słowniki (rejestr kont, osób, kontrahentów), w których można wyszukiwać potrzebne dane.

8. Emisja wymaganych dokumentów - w trakcie wprowadzania pozycji raportu kasowego można wydrukować dokumenty KP i KW, a po wprowadzeniu wszystkich pozycji - raport kasowy.

9. Obliczanie różnic kursowych - w przypadku walutowego raportu kasowego, po wprowadzeniu wszystkich pozycji raportu, system automatycznie wylicza różnice kursowe wynikające z rozchodów metodą średniego ważonego kursu przychodów.

10. Obliczanie sald końcowych raportu - na podstawie sald początkowych raportu bankowego oraz wszystkich pozycji raportu system automatycznie wylicza salda końcowe zarówno walutowe, jak i złotówkowe.

11. Emisja przelewów - program umożliwia tworzenie przelewów, które mogą być albo wprowadzone ręcznie, albo utworzone automatycznie na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych. Przelewy mogą być wydrukowane lub przekazane w formie elektronicznej do banku.

12. Dekretacja dokumentów polecenia księgowania PK - pozycje w dokumencie PK zawierają pozycje składające się z obrotów strony Wn i Ma. Dla każdej ze stron oprócz podania symbolu konta i kwoty system wymagania wprowadzenia dodatkowej informacji, której zakres jest definiowany przez użytkownika w trakcie wprowadzania syntetycznego planu konta Podczas księgowania pozycji w dokumentach PK następuje kontrola poprawności wprowadzanych danych. Dostępne słowniki, pozwalają na wyszukanie potrzebnych danych.

13. Kontrola poprawności wykonanych księgowań - program na bieżąco kontroluje poprawność wykonanych księgowań. Jest to realizowane poprzez:

kontrolę występowania konta w planie kont;

kontrolę bilansowania się pozycji;

kontrolę zgodności kont przeciwstawnych;

kontrolę wprowadzenia wymaganych rozwinięć analitycznych (np. symbol rozrachunku dla kont rozrachunkowych);

kontrolę bilansowania się dokumentu;

kontrolę poprawności wszystkich wprowadzonych rozwinięć analitycznych (zgodność ze słownikami).

14. Definiowanie szablonów księgowych - program umożliwia wprowadzenie schematów pomocnych w dekretacji wielopozycyjnych dokumentów - szablony księgowe przyśpieszają prace związane z dekretacją wielopozycyjnych dokumentów.

15. Planowanie rozliczenia kosztów rozłożonych w czasie, z możliwością automatycznego tworzenia dokumentów księgowych na podstawie planu - program umożliwia wprowadzenie harmonogram rozliczania kosztów, które nie mogą być zaksięgowane w całości, w momencie poniesienia wydatku. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego program automatycznie utworzy dekret księgowania kosztów na podstawie informacji zawartych w harmonogramach. To rozwiązanie pozwala na całkowitą automatyzację comiesięcznej aktualizacji kosztów rozliczanych okresowo.

16. Wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów - program posiada rozbudowany moduł wyszukiwania dokumentów według dowolnych kryteriów, między innymi według zakresu dat, typu dokumentu, numeru konta, wprowadzonej kwoty, symbolu kontrahenta i symbolu osoby.

17. Wprowadzanie planu i dokumentów zmian - program umożliwia wprowadzenie planu jak i wszystkich kolejnych modyfikacji planu. Plan może być wprowadzano w układzie zadaniowym z możliwością automatycznej konwersji na plan obrotów kont księgowych.

18. Analiza sald kont w ujęciach syntetycznym i analitycznym - wykonanie analizy sald kont jest możliwe za pomocą zestawień obrotowych. Za pomocą tych zestawień można uzyskać informacje o saldach kont w wybranym dniu. Kryteria określające zawartość i postać zestawienia są definiowane przez użytkownika programu.

19. Analiza sald kont w ujęciu syntetycznym - realizacja przez zestawienia obrotowe, dają one możliwość uzyskania informacji o obrotach oraz saldach kont syntetycznych. Zestawienia te są wykonywane na podstawie dekretacji na kontach analitycznych, dlatego też wystarczy wprowadzać dekrety tylko dla kont analitycznych.

20. Analiza sald kontrahentów/osób - przeprowadza się ją za pomocą sprawozdań rozrachunkowych z kontrahentami lub osobami. Zestawienia rozrachunkowe można wykonywać dla wybranych kont rozrachunkowych, wybranej grupy kontrahentów lub osób i za wybrany okres. Zestawienia mogą być wykonywane z pełną szczegółowością (z dokładnością do faktury) lub z grupowaniem według kontrahentów lub osób.

21. Analiza kosztów w ujęciu rodzajowym - przeprowadza się ją za pomocą zestawień obrotowych analitycznych, syntetycznych lub kosztowych według rodzajów. Zestawienie kosztowe rodzajowe umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych na konta kosztów według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.

22. Analiza kosztów według działalności - przeprowadza się za pomocą zestawień obrotowych analitycznych bądź syntetycznych, lub kosztowych według działalności.

23. Zestawienia kosztowe według działalności umożliwiają analizę rozdziału kosztów rodzajowych przeksięgowanych na konta według działalności. Zestawienia można wykonać za wybrany okres czasu i dla określonych kont oraz urządzeń księgowych.

24. Analiza kosztów według nośników kosztów - analiza kosztów na poziomie niższym niż konto analityczne realizowana jest w oparciu o rejestr nośników kosztów. Można dokonać automatycznego grupowania dekretacji na kontach kosztowych według zdefiniowanego grupowania w układzie kalkulacyjnym. Numery umów (zleceń) wprowadzane są podczas dekretacji dokumentów.

25. Windykacja należności - program wykonuje automatycznie obliczanie i emisję not odsetkowych, upomnień i potwierdzeń sald na podstawie dekretacji należności oraz dokonanych wpłat.

26. Tworzenie kalkulacji nośników kosztów - proces tworzenia kalkulacji zleceń przebiega automatycznie w oparciu o wszystkie wykonane w rozliczanym miesiącu dekretacje. Tworzenie kalkulacji zleceń połączone jest z dodatkową kontrolą wykonanych dekretacji.

27. Wyksięgowanie różnic kursowych wynikające z rozrachunków prowadzonych w obcej walucie.

28. Zamykanie miesiąca (lub innego okresu dekretacji) następuje przez podanie daty końca okresu dekretacji. Po jej wprowadzeniu program blokuje możliwość modyfikowania i dopisywania dokumentów z datą dekretacji wcześniejszą od podanej daty zamknięcia okresu. Dokumenty te można jedynie przeglądać i wykonywać na ich podstawie zestawienia.

29. Zamykanie roku obrachunkowego obejmuje:

1) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego, utworzenie dokumentu bilansu zamknięcia oraz wygenerowanie dokumentu bilansu otwarcia;

2) utworzenie bazy danych dla nowego roku obrachunkowego pozwala na rozdzielenie danych zamykanego i otwieranego okresu obrachunkowego. W wyniku utworzenia nowej bazy, dane z poprzedniego roku są przechowywane w oddzielnej bazie niż dane z roku bieżącego. Dane z lat poprzednich są w każdej chwili dostępne do odczytu;

3) utworzenie bilansu zamknięcia realizowane jest na podstawie określonego przez użytkownika schematu przeksięgowania;

4) w czasie tworzenia bilansu otwarcia konta przenoszone są saldami i ewentualnie grupowane według określonego przez użytkownika schematu grupowania.

30. Wszystkie dostępne wydruki i zestawienia pogrupowane są w rozwijanych grupach zleceń. Korzystając z nich mamy do dyspozycji kilkadziesiąt zestawień prezentujących informacje o: obrotach kont syntetycznych i analitycznych, stanie finansów placówki, rozrachunkach z kontrahentami i pracownikami.

31. Zestawienie obrotów i sald umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby zestawień analitycznych bądź syntetycznych dowolnych grup kont. Zestawienia mogą być uzyskiwane w różnych układach tzn. z wyróżnionym bilansem otwarcia, z obrotami narastającymi od początku roku, z saldami za cały okres obrachunkowy. Zestawienia można wykonać dla dowolnego okresu obrachunkowego, włącznie z okresami archiwalnymi z lat ubiegłych. Wszystkie zestawienia są pokazywane w pierwszej kolejności na ekranie, następnie każde z nich może zostać wydrukowane.

32. Zestawienia zakupów wykonywane są dla aktualnego rejestru księgowego. Przedstawiają one wszystkie operacje kupna (operacje na kontach) w rozbiciu na poszczególne dni, kontrahentów i faktury. Zestawienie może dotyczyć faktur i rachunków lub korekty faktur i rachunków.

33. Zestawienie budżetowe w pełni sparametryzowane, jedynie forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlane obroty są ustalane przez Użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań Użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać. Najczęściej wykonywane zestawienia to: sprawozdania z dochodów i wydatków. Dzięki wbudowanemu pomocniczemu formularzowi do wprowadzenia i modyfikowania definicji zestawień program umożliwia Użytkownikowi ich modyfikację.

34. Zestawienie według zadań umożliwia kontrolę realizacji budżetu według zdefiniowanych zadań budżetowych. Zlecenie jest w pełni sparametryzowane. Forma zestawień budżetowych, zakres kont, typ kont, wyświetlone obroty są ustalane przez użytkownika. Poszczególnym zestawieniom będącym definicjami realizowanych sprawozdań użytkownik nadaje indywidualne nazwy, aby następnie mógł je wielokrotnie wykorzystywać.

35. Druki Rb - zestawienia to służy do przeglądania, edycji i drukowania druków Rb. Dostępne w programie formularze druków Rb zostały dostosowane do formatu ustalonego przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279, z późn. zm.). Korzystając z funkcji programu oraz z dostarczonych definicji druków można przygotować i wydrukować sprawozdania budżetowe na formularzach oznaczonych symbolami:

1) Rb-23 - miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych;

2) Rb-27 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych;

3) Rb-28 - miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych;

4) Rb-28NW - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego;

5) Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

6) Rb-N - kwartalne sprawozdanie o stanie należności;

7) Rb-70 - kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.

36. Zestawienie kart kontowych służy do przedstawienia w porządku chronologicznym obrotów na wybranych kontach. Zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych. Dzięki bardzo bogatemu zestawowi filtrów zestawienie to umożliwia analizę obrotów w różnych układach (dla wskazanego kontrahenta, klasyfikacji budżetowej i każdego innego elementu zapisu księgowego).

37. Zestawienie kart obrotów dziennych służy do przedstawienia stanu kont w rozbiciu na miesiące z uwzględnieniem podziału na poszczególne dni. Również to zestawienie może być wykonane niezależnie dla kont syntetycznych i analitycznych.

38. Zestawienie - rozrachunki - jest grupą podzleceń, za pomocą których można wykonać zestawienia rozrachunkowe z kontrahentami oraz z osobami fizycznymi. Ponadto można wykonać, a następnie wydrukować zestawienia i potwierdzenia sald kontrahentów oraz osób fizycznych.

39. Noty odsetkowe - program posiada funkcjonalność umożliwiającą przeprowadzanie analizy wystawionych not odsetkowych. Ponieważ informacja o wysłanej nocie może być usunięta z poziomu zestawienia, możliwe jest obliczenie noty odsetkowej.

40. Upomnienia - podobnie jak noty odsetkowe, analizie mogą być poddane wysłane wezwania do uregulowania należności. W przypadku usunięcia informacji o wysłanym upomnieniu, możliwe jest jego ponowne wydrukowanie.

41. Potwierdzenia sald - w tym zestawieniu mogą być analizowane, usuwane i ponownie drukowane potwierdzenia zgodności sald z wybranymi kontrahentami.

42. Karty wydatków - zestawienie to służy do wykonania sprawozdania o wydatkach i kosztach wskazanego konta w wybranym rejestrze księgowym.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

§  4.

1. Bezpieczeństwo danych w odniesieniu do programu QWANT odbywa się poprzez zabezpieczenia dostępu danych na różnych poziomach:

1) bazy danych - program stosuje zaawansowaną technologicznie bazę danych firmy Sybase Co ver. 9.0, która gwarantuje wysoki stopień bezpieczeństwa danych w czasie eksploatacji programu;

2) aplikacji - stosowane są unikalne identyfikatory użytkowników, hasła dostępu (funkcja systemowa Specjalne/Rejestr użytkowników/Dodaj dane) oraz nadawane są odpowiednie do zajmowanego stanowiska pracy uprawnienia;

3) stacji końcowych - tworzone są kopie zapasowe, stosowana jest ochrona fizyczna nośników, sprzętu przed kradzieżą, zniszczeniem oraz niepowołanym dostępem.

2. Dostęp do systemu finansowo-księgowego polega na zasadach:

1) wyłącznie uprawnione osoby mają:

a) fizyczny dostęp do serwera systemu finansowo-księgowego,

b) logiczny dostęp do serwera systemu finansowo-księgowego,

c) fizyczny dostęp do stanowisk końcowych (stacji roboczych), na których zainstalowane jest oprogramowanie klienckie systemu finansowo-księgowego,

d) logiczny dostęp do systemu finansowo-księgowego kontrolowany jest w następujących etapach: logowanie użytkownika do domeny NT, logowanie użytkownika do systemu finansowo-księgowego;

2) dla prawidłowego przebiegu operacji logowania do domeny NT oraz do systemu finansowo księgowego użytkownik logujący musi być wcześniej zarejestrowany w domenie lub w systemie i posiadać odpowiednie uprawnienia dostępu do zasobów sieciowych oraz do modułów systemu finansowo-księgowego;

3) dla większego bezpieczeństwa hasła dostępu są okresowo zmieniane.

§  5.

1. Tworzenie kopii bezpieczeństwa - tworzenie kopii zapasowych (backup) baz danych systemu finansowo-księgowego eleóprzeprowadzane jest automatycznie i codziennie na serwerze. Możliwe jest także tworzenie kopii "na życzenie" przez uprawnione osoby (administratorów systemu/systemów) w trakcie pracy systemu na stanowiskach końcowych lub na serwerze. Przechowywane informacje traktowane są jako kopia zapasowa. Kopie bezpieczeństwa mogą być tworzone: automatycznie przez skrypt do backupu, przez administratora.

2. Administrator może tworzyć kopie bezpieczeństwa w następujący sposób: uruchamiając odpowiedni skrypt, używając odpowiednich narzędzi: w tym przypadku tworzona jest kopia bezpieczeństwa tylko plików bazy danych *.db. lub tworzony jest backup pełny (pliki *.db oraz *.log) lub częściowy (tylko plik *.db lub *.log) - zależnie od wyboru administratora wykonującego backup.

3. Kopie bezpieczeństwa tworzone są według planu i z uwzględnieniem:

1) regularnego sposobu tworzenia kopii bezpieczeństwa;

2) określenia czasu wymaganego do backupu/odtworzenia po awarii;

3) tworzenia dokumentacji z przeprowadzonych zadań;

4) śledzenia błędów, notowania nietypowych zachowań.

4. Dla maksymalnego bezpieczeństwa danych znajdujących się w zbiorach baz danych zalecane jest codzienne tworzenie pełnych kopii bezpieczeństwa wszystkich baz.

5. Operacja ta jest cykliczna i wykonywana automatycznie przez odpowiedni skrypt (program) wykorzystujący narzędzie Dbbackup - uruchamiany codziennie o określonej porze, w czasie gdy użytkownicy nie korzystają z zasobów systemu, a sama operacja jest bezpieczniejsza i mniej obciąża zasoby sieciowe.

6. Skrypt wykonujący backup zawiera nazwę i hasło użytkownika uprawnionego do wykonywania backupu, w związku z tym szczególnie istotne jest zadbanie o bezpieczeństwo dostępu do stacji roboczej (stanowiska końcowego) służącego do wykonywania backupu.

7. Dbbackup wykonuje kopie plików baz danych w trybie online, czyli przy działającym serwerze, więc nie jest wymagane wyłączenie na ten czas serwera.

8. Zgodnie z zaleceniem kopie są tworzone w dni powszednie od poniedziałku do piątku.

9. Narzędzie Dbbackup potrafi jednorazowo tworzyć kopię tylko jednej bazy danych. Aby wykonać backup kilku baz Dbbackup musi być uruchomiony dla każdej instancji osobno.

10. Ponieważ bazy danych firmy posiadają taką samą nazwę (z rozszerzeniem .db), każdą bazę należy umieszczać w osobnym katalogu.

11. Przed zaimplementowaniem planu kopii zapasowych i po ewentualnych zmianach, operacja wykonywania backupu zostaje przetestowana.

12. Na dysku, na którym wykonywana jest kopia należy zapewnić odpowiednią ilość wolnego miejsca.

13. Standardowy skrypt do backupu może być modyfikowany i stanowić podstawę do zbudowania własnej dostosowanej do aktualnych warunków i potrzeb wersji końcowej skryptu do backupu. Backup może być wykonywany zarówno z potwierdzeniem (interakcją użytkownika) jak i bez potwierdzenia (nie jest wymagana interakcja użytkownika). Tworzona jest kopia bezpieczeństwa trzech baz serwera systemu finansowo-księgowego.

14. Każda baza umieszczana jest w osobnym podkatalogu. W przypadku zmian haseł administracyjnych do baz należy również odpowiednio zmodyfikować pole pwd. Dla prawidłowego przebiegu operacji musi być wcześniej utworzony folder "backup" na dysku lokalnym c. Serwer systemu finansowo-księgowego komunikuje się ze stacjami roboczymi poprzez protokół TCP/IP.

15. Kopie baz są umieszczane w odpowiednich folderach i powinny się tam znajdować tylko tymczasowo (najdłużej do kolejnej operacji, gdyż w przeciwnym wypadku zostaną zastąpione nowszą wersją). Są one przekopiowywane do innej lokalizacji, umieszczane na tasiemce i przechowywane w bezpiecznym miejscu (w sejfie, w specjalnym pomieszczeniu). Kopie baz są odpowiednio opisane: data wykonania kopii, nazwa zbioru/zbiorów zawartych w danej kopii.