Zasady planowania kontroli oraz sprawozdawczości z działalności kontrolnej w Ministerstwie Aktywów Państwowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MAP.2020.23

Akt obowiązujący

Wersja od: 30 września 2020 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH ¹

z dnia 30 września 2020 r.

w sprawie zasad planowania kontroli oraz sprawozdawczości z działalności kontrolnej w Ministerstwie Aktywów Państwowych

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568 i 695) w związku z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 224) zarządza się, co następuje:

ROZDZIAŁ  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady koordynacji, planowania oraz sprawozdawczości z działalności kontrolnej w Ministerstwie Aktywów Państwowych, zwanego dalej "Ministerstwem".

§ 2. Ilekroć w zarządzeni umowa o:

1) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa Aktywów Państwowych;

2) dyrektorze komórki kontroli - rozumie się przez to dyrektora albo zastępcę dyrektora komórki właściwej do spraw kontroli;

3) jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, jednostkę podległą lub nadzorowaną przez Ministra, jednostkę w stosunku do której Minister uzyskał uprawnienia kontrolne na podstawie przepisów odrębnych, objęte postępowaniem kontrolnym;

4) Kierownictwie Ministerstwa - rozumie się przez to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu;

5) komórce kontroli - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw kontroli;

6) kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną przez podmiot zewnętrzny do przeprowadzenia w Ministerstwie kontroli lub innej czynności podlegającej wpisowi do książki kontroli;

7) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Aktywów Państwowych;

8) Planie Kontroli - rozumie się przez to roczny plan kontroli Ministerstwa obejmujący kontrole prowadzone na podstawie zarządzenia nr 22 Dyrektora Generalnego z dnia 30 czerwca 2020 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Ministerstwie Aktywów Państwowych, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej oraz innych przepisów;

9) propozycjach do Planu Kontroli na następny rok - rozumie się przez to propozycje kontroli sporządzone przez komórkę organizacyjną Ministerstwa inną niż komórka kontroli, która będzie prowadziła te kontrole po ich zatwierdzeniu przez Ministra w Planie Kontroli;

10) rocznym sprawozdaniu z kontroli - sprawozdanie z wyników kontroli przeprowadzonych przez Ministerstwo w roku poprzedzającym okres, w którym sprawozdanie zostało zatwierdzone;

11) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Ministra albo Dyrektora Generalnego.

§  3. 

1. Dyrektor komórki kontroli koordynuje działania kontrolne Ministerstwa oraz wykonywanie sprawozdawczości z działalności kontrolnej.

2. Plan Kontroli oraz roczne sprawozdanie z kontroli zatwierdza Minister.

§  4. 

1. Komórka kontroli prowadzi w postaci elektronicznej rejestr wszystkich wydawanych w Ministerstwie upoważnień lub pełnomocnictw do kontroli.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa, które prowadzą kontrole są obowiązane do zaewidencjonowania wydanego upoważnienia lub pełnomocnictwa do kontroli w rejestrze.

§  5. 

1. W Ministerstwie prowadzi się książkę kontroli przeprowadzanych przez podmioty zewnętrzne, która jest przechowywana w komórce kontroli.

2. Książka kontroli zawiera następujące informacje:

1) imię i nazwisko kontrolera;

2) nazwę zarządzającego kontrolę;

3) czas trwania kontroli;

4) rodzaj kontroli;

5) tryb kontroli;

6) zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą.

3. Kontroler potwierdza podpisem wpis do książki kontroli.

4. W książce kontroli numeruje się strony w sposób uniemożliwiający usunięcie z niej kart.

5. Książkę kontroli udostępnia się na żądanie kontrolera.

ROZDZIAŁ  2

Plan Kontroli

§  6. 

1. W przypadku gdy komórka organizacyjna Ministerstwa, inna niż komórka kontroli, prowadzi kontrole na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej lub innych przepisów, kierownik tej komórki corocznie przekazuje dyrektorowi komórki kontroli propozycje do Planu Kontroli na następny rok, w zakresie swoich kompetencji, nie później niż do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok, w którym jest planowane przeprowadzenie kontroli.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa uzgadnia propozycje do Planu Kontroli z członkiem Kierownictwa Ministerstwa nadzorującym zadania w zakresie spraw prowadzonych przez tę komórkę.

3. Wzór propozycji do Planu Kontroli na następny rok stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Po zatwierdzeniu przez członka Kierownictwa Ministerstwa kontrole są ujmowane w Planie Kontroli.

§  7. 

1. Dyrektor komórki kontroli sporządza Plan Kontroli zawierający projekty planów kontroli komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kontrole ustalone w sposób określony w § 10 zarządzenia.

2. W Planie Kontroli określa się:

1) nazwę jednostki kontrolowanej;

2) temat kontroli;

3) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

4) uzasadnienie przeprowadzenia kontroli.

3. Wzór Planu Kontroli stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§  8. 

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do dyrektora komórki kontroli, w terminie do dnia 15 października roku poprzedzającego rok, w którym zostaną rozpoczęte kontrole, propozycje nie więcej niż trzech tytułów lub obszarów kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej do Planu Kontroli do realizacji przez komórkę kontroli, uzgodnione z członkiem Kierownictwa Ministerstwa nadzorującym zadania w zakresie spraw prowadzonych przez te komórki.

2. Wzór propozycji tytułów lub obszarów kontroli do Planu Kontroli stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Zgłoszone przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa propozycje tytułów lub obszarów kontroli mają charakter doradczy i mogą być uwzględnione przez komórkę kontroli przy ustalaniu Planu Kontroli.

§  9. 

1. Przy ustalaniu Planu Kontroli ujmuje się w pierwszej kolejności kontrole, których obowiązek przeprowadzenia wynika z przepisów prawa.

2. Przy planowaniu pozostałych kontroli uwzględnia się w miarę możliwości:

1) dokumenty strategiczne dotyczące zarządzania działami administracji rządowej: gospodarka złożami kopalin oraz aktywa państwowe;

2) oczekiwania i potrzeby informacyjne zarządzających kontrole;

3) priorytety kontroli dla administracji rządowej;

4) wyniki wcześniejszych kontroli;

5) plany i wyniki audytów wewnętrznych;

6) propozycje tytułów lub obszarów kontroli zgłoszonych przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

7) czynniki ryzyka mające lub mogące mieć negatywny wpływ na działalność jednostki kontrolowanej;

8) możliwość wystąpienia oszustw, nadużyć oraz obszarów i mechanizmów korupcjogennych;

9) kwoty wydatkowanych środków publicznych;

10) skargi, wnioski i inne sygnały o nieprawidłowościach, w tym pochodzące od podmiotów zewnętrznych;

11) informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej, w szczególności informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz organizacji pozarządowych i ze środków masowego przekazu.

3. Plan Kontroli koncentruje działalność kontrolną na najistotniejszych zagadnieniach związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek podległych i nadzorowanych.

§  10. 

1. Komórka kontroli dokonuje analizy ryzyka i oceny zgłoszonych propozycji tytułów lub obszarów kontrolnych do Planu Kontroli nie później niż do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok, w którym zostaną rozpoczęte kontrole.

2. Opis procedury dokonywania analizy ryzyka i oceny, wraz ze wzorem rekomendacji tytułów lub obszarów kontrolnych, stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

3. Na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka i oceny, komórka kontroli przekazuje do akceptacji dyrektorowi komórki kontroli rekomendację tytułów lub obszarów kontrolnych do Planu Kontroli wraz z uzasadnieniem ich wyboru.

4. Zaakceptowana przez dyrektora komórki kontroli rekomendacja tytułów lub obszarów kontrolnych stanowi podstawę opracowania Planu Kontroli.

§ 11. Na podstawie rekomendacji, o której mowa w § 10 ust. 3, dyrektor komórki kontroli przedstawia propozycje tytułów kontroli wewnętrznych do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu, w zakresie określonym w art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. h ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 265 i 285).

§ 12. Dyrektor komórki kontroli przekazuje Plan Kontroli do zatwierdzenia Ministrowi, w terminie do 20 grudnia roku poprzedzającego rok, na który Plan Kontroli jest opracowywany.

§  13. 

1. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do Planu Kontroli, w szczególności, jeżeli wynika to z obiektywnych potrzeb kontroli lub możliwości organizacyjnych i kadrowych komórki kontroli, dyrektor komórki kontroli przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia propozycję zmian w formie aneksu do Planu Kontroli.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa prowadzących kontrolę niezwłocznie przekazują dyrektorowi komórki kontroli propozycje zmian do Planu Kontroli wraz z uzasadnieniem. Aneks do Planu Kontroli sporządza komórka kontroli.

ROZDZIAŁ  3

Sprawozdawczość

§ 14. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa sporządzają informację o kontrolach przeprowadzonych w zakresie swoich kompetencji i przekazują ją dyrektorowi komórki kontroli do dnia 25 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym, zgodnie z wytycznymi komórki kontroli.

§  15. 

1. Na podstawie informacji o kontroli, o której mowa w § 14, komórka kontroli sporządza roczne sprawozdanie z kontroli.

2. Dyrektor komórki kontroli przekazuje roczne sprawozdanie z kontroli, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po okresie sprawozdawczym, do zatwierdzenia Ministrowi.

3. Zatwierdzone sprawozdanie dyrektor komórki kontroli przekazuje Dyrektorowi Generalnemu do wykorzystania w procesie zarządzania Ministerstwem oraz publikuje na portalu zewnętrznym Ministerstwa.

ROZDZIAŁ  4

Przepis końcowy

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

PROJEKT PLANU KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH NA .... R.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

PLAN KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH NA .... R.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

PROPOZYCJE TYTUŁÓW/OBSZARÓW KONTROLI DO PLANU KONTROLI MINISTERSTWA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH NA ... R.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Procedura dokonywania analizy ryzyka i oceny tytułów/obszarów kontrolnych do Planu Kontroli

grafika

¹ Minister Aktywów Państwowych kieruje działami administracji rządowej - aktywa państwowe i gospodarka złożami kopalin, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Aktywów Państwowych (Dz. U. poz. 2256 oraz z 2020 r. poz. 496).