Zasady kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2002.7.48

Akt utracił moc

Wersja od: 24 maja 2002 r.

ZARZĄDZENIE Nr 45

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 24 maja 2002 r.

w sprawie zasad kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP.

GI-0900-3/2002

Na podstawie art. 33, ust. 1 ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000 r. nr 56, poz. 679 z późn. zm.) oraz § 6, w związku z § 13, ust. 2 i 3 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z 18 maja 1994 r., zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania "Zasady kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP", stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

ZASADY

kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP

Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zasady kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP określają cele i zadania kontroli, rodzaje kontroli, uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych, szczegółowe zasady przygotowywania kontroli i jej uruchamiania, dokumentowanie ustaleń kontrolnych, sporządzanie protokołu kontroli, obieg dokumentów kontrolnych, prowadzenie postępowania w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń.

§ 2. Ilekroć jest mowa o:

1) dyrektorze generalnym - należy przez to rozumieć dyrektora generalnego Lasów Państwowych;

2) głównym inspektorze - należy przez to rozumieć głównego inspektora Lasów Państwowych;

3) DGLP - należy przez to rozumieć Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych;

4) RDLP - należy przez to rozumieć regionalną dyrekcję Lasów Państwowych;

5) Inspekcji - należy przez to rozumieć Inspekcję Lasów Państwowych;

6) inspektorze regionalnym - należy przez to rozumieć wyznaczonego inspektora Lasów Państwowych, nadzorującego i koordynującego działania inspektorów w określonym regionie inspekcyjnym;

7) kontroli instytucjonalnej - należy przez to rozumieć działanie kontrolne, wykonywane przez specjalnie w tym celu utworzoną komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy, odpowiedzialne za prawidłowość procesów kontrolnych;

8) kierowniku jednostki kontrolowanej - należy przez to rozumieć również osobę pełniącą jego obowiązki;

9) zarządzającym kontrolę - należy przez to rozumieć dyrektora generalnego, dyrektora RDLP;

10) uruchamiającym kontrolę - należy przez to rozumieć: głównego inspektora, inspektora regionalnego, kierownika komórki organizacyjnej RDLP, zajmującej się sprawami kontroli.

Rozdział  2.

Cel kontroli, struktura organizacyjna, rodzaje kontroli

§  3.

1. Kontrola wykonywana w Lasach Państwowych obejmuje czynności, których głównym celem jest sprawdzenie prawidłowości kierunków działania, doboru środków i wykonania zadań przez jednostki organizacyjne Lasów Państwowych. W szczególności kontrola ma na celu:

1) uzyskanie informacji służących kierownikom jednostek organizacyjnych do doskonalenia funkcjonowania działalności statutowej, zarządzania i gospodarowania powierzonym majątkiem;

2) badanie zgodności działania jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych z obowiązującymi przepisami prawa;

3) badanie i ocenę procesów gospodarczych;

4) ujawnianie nie wykorzystanych rezerw, wykrywanie nieprawidłowości w wykonywaniu zadań, niegospodarności i marnotrawstwa mienia, nadużyć, jak również wskazywanie osiągnięć i przykładów szczególnie sumiennej pracy, godnych upowszechnienia;

5) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych;

6) wskazywanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.

2. Badania i oceny, o których mowa w ust. 1, pkt 2 i 3, powinny obejmować sprawność organizacji, celowość, gospodarność, rzetelność i legalność działania.

§  4.

1. Kontrolę instytucjonalną w DGLP i RDLP sprawują:

1) w DGLP - Inspekcja podległa bezpośrednio dyrektorowi generalnemu,

2) w RDLP - komórka organizacyjna wykonująca kontrolę, podległa bezpośrednio dyrektorowi RDLP.

2. Strukturę organizacyjną i zasady działania Inspekcji określa instrukcja działania Inspekcji Lasów Państwowych, zatwierdzona przez dyrektora generalnego.

3. Zakres, zadania i obowiązki komórki organizacyjnej w RDLP, o której mowa w ust. 1, pkt 2, określa Regulamin Organizacyjny RDLP i Regulamin Kontroli Wewnętrznej RDLP.

§ 5. Rodzaje kontroli prowadzonych przez Inspekcję i RDLP w ramach kontroli instytucjonalnej:

1) kompleksowe - polegające na badaniu całokształtu działalności jednostki organizacyjnej, w zasadzie raz na pięć lat; przy czym w odniesieniu do nadleśnictwa - w zasadzie w połowie i na koniec okresu obowiązywania planu urządzenia lasu;

2) problemowe - polegające na badaniu wybranych zagadnień w jednej lub kilku kontrolowanych jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych;

3) sprawdzające - polegające na sprawdzeniu realizacji postanowień zawartych w wydanych zarządzeniach pokontrolnych;

4) doraźne - krótkotrwałe, związane z bieżącą działalnością jednostek organizacyjnych lub z badaniem skarg.

§  6.

1. Dyrektor generalny zarządza kontrole:

1) kompleksowe w: RDLP, nadleśnictwach, zakładach bezpośrednio podległych dyrektorowi generalnemu;

2) problemowe, obejmujące swym zasięgiem jednostki organizacyjne z dwóch lub więcej RDLP;

3) sprawdzające po kontrolach, o których mowa w punktach 1 i 2, z wyjątkiem kompleksowych kontroli nadleśnictw. Kontrole sprawdzające po kontrolach kompleksowych w nadleśnictwach zarządza dyrektor RDLP;

4) doraźne, przeprowadzane przez pracowników DGLP w którejkolwiek z jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, w zależności od potrzeb.

2. Dyrektor RDLP zarządza kontrole:

1) kompleksowe w nadzorowanych zakładach,

2) problemowe, sprawdzające i doraźne w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.

Rozdział  3.

Postępowanie kontrolne.

Postanowienia ogólne

§ 7. Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu rzeczywistego w zakresie działalności jednostek poddanych kontroli, porównanie stanu rzeczywistego z obowiązującymi wyznacznikami w celu ujawnienia ewentualnych niezgodności między nimi, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności według kryteriów: legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

§  8.

1. Do przeprowadzania kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez zrządzającego kontrolę lub z jego upoważnienia - przez uruchamiającego kontrolę. Jest ono ważne razem z legitymacją służbową lub dowodem osobistym.

2. Jeżeli kontrola jest przeprowadzana przez zespół wieloosobowy, kierownikiem zespołu jest osoba wskazana w wystawionym upoważnieniu do przeprowadzenia tej kontroli.

3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać: określenie rodzaju kontroli, podmiot kontroli, zakres tematyczny, okres kontroli, osoby uprawnione do przeprowadzania kontroli. Wzór upoważnienia do kontroli stanowi załącznik nr 1.

4. Zmiany lub rozszerzenia postanowień zawartych w upoważnieniu może dokonać zarządzający kontrolę.

5. Wystawione upoważnienie do przeprowadzenia kontroli załącza się do akt kontroli.

6. Zasięganie - w innych jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych niż jednostki kontrolowane - informacji w zakresie przeprowadzanej kontroli oraz uzyskiwanie wyjaśnień od pracowników tych jednostek nie wymaga dodatkowego upoważnienia.

7. Do przeprowadzania kontroli spraw lub dokumentów zakwalifikowanych jako niejawne konieczne jest posiadanie odrębnego upoważnienia zarządzającego kontrolę.

§ 9. Kontrolujący jest uprawniony do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych, z wyjątkiem pomieszczeń kancelarii tajnych oraz magazynów broni;

2) wglądu do wszelkich dokumentów (w tym SILP) związanych z działalnością jednostek kontrolowanych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy państwowej i służbowej oraz z zachowaniem ochrony dóbr osobistych;

3) przeprowadzania oględzin i lustracji terenowych;

4) żądania od pracowników jednostek kontrolowanych udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień;

5) przyjmowania od osób kontrolowanych oświadczeń dotyczących zagadnień stanowiących przedmiot kontroli.

§  10.

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego roszczeń, praw lub obowiązków albo roszczeń, praw lub obowiązków jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

2. O przyczynach wyłączenia kierownik zespołu kontrolnego lub osoba zainteresowana zawiadamia zarządzającego kontrolę, który rozstrzyga co do wyłączenia

§ 11. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W razie konieczności przeprowadzenia kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy, kierownik kontrolowanej jednostki na wniosek kontrolującego wydaja niezbędne polecenia.

§ 12. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z wiadomościami zawierającymi informacje niejawne, obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

§  13.

1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli, okazując upoważnienie do kontroli oraz dokonuje stosownej adnotacji w księdze ewidencji kontroli.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników; w miarę potrzeby udostępnia oddzielne pomieszczenie oraz wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych, a także zapewnia korzystanie ze środków transportu i zakwaterowanie w pokoju gościnnym na okres kontroli.

§ 14. Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień - ustalenie ich przyczyn i skutków oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych.

§  15.

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów.

2. Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty i dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, protokoły z oględzin lub lustracji, opinie biegłych, szkice, zdjęcia fotograficzne, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Dowody, o których mowa w ust. 2, powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem i załączone do protokołu kontroli.

4. Podczas kontroli magazynów, kasy niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej.

5. Przy dokonywaniu czynności związanych z lustracjami terenowymi niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany odcinek pracy, a w razie jej nieobecności - udział bezpośredniego przełożonego albo osoby upoważnionej przez kierownika jednostki.

6. Z przebiegu czynności, o których mowa w ust. 4 i 5, sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący oraz osoby wymienione w ust. 4 i 5.

§  16.

1. Pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący sporządza protokół, który podpisuje pracownik składający wyjaśnienia i kontrolujący.

2. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może złożyć kontrolującemu z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenia w sprawach związanych z przedmiotem kontroli.

§  17.

1. W przypadku stwierdzenia stanu bezpośredniego niebezpieczeństwa dla życia lub zdrowia ludzkiego albo możliwości zaistnienia niepowetowanej szkody w mieniu - kontrolujący zawiadamia niezwłocznie kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzonym zagrożeniu. Fakt ten potwierdza pisemnym zawiadomieniem, którego kopię kontrolujący załącza do dokumentów kontroli.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać w szczególności:

* opis stwierdzonego stanu grożącego życiu lub zdrowiu ludzkiemu albo mieniu,

* dokładny czas przekazania informacji kierownikowi jednostki kontrolowanej lub innej właściwej osobie.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających stanowi zagrożenia, o którym mowa w ust. 2.

4. Jeżeli kontrolujący uzna, że działania podjęte przez kierownika jednostki kontrolowanej są niewystarczające - powiadamia niezwłocznie o stwierdzonych zagrożeniach kierownika jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, a w przypadku kontroli kompleksowej nadleśnictwa - także uruchamiającego kontrolę.

§  18.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie powiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki kontrolowanej, który podejmuje stosowne działania. W przypadku, gdy podejrzenie to dotyczy kierownika jednostki kontrolowanej - kontrolujący zawiadamia o tym kierownika jednostki nadrzędnej.

2. Zawiadomienie powinno zawierać m. in.:

1) nazwę i adres jednostki kontrolowanej, której to zdarzenie dotyczy;

2) zwięzły opis stanu faktycznego z określeniem czasu, miejsca, okoliczności i przyczyn zdarzenia;

3) w miarę możliwości: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby ponoszącej odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości, które wyczerpują znamiona przestępstwa ściganego z urzędu, szacunkową wielkość powstałej szkody oraz propozycję kwalifikacji prawnej czynu.

3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 2, włącza się do akt kontroli.

Rozdział  4.

Zadania pracowników uruchamiających czynności kontrolne

§ 19. Kierownik komórki kontrolnej w RDLP, główny inspektor, inspektor regionalny, w postępowaniu kontrolnym w szczególności:

1) podejmuje czynności zapewniające prawidłowy i terminowy przebieg postępowania kontrolnego;

2) wyznacza podległych pracowników do wykonania określonych czynności kontrolnych;

3) sprawuje nadzór nad wykonywaniem przez pracowników powierzonych im zadań, zwłaszcza nad przygotowaniem się do przeprowadzenia kontroli i nad przestrzeganiem obowiązujących zasad i trybu przeprowadzania kontroli;

4) uczestniczy w naradach pokontrolnych;

5) egzekwuje terminowe sporządzanie dokumentacji pokontrolnej;

6) podejmuje stosowne działania wynikające z procedury odwoławczej;

7) opiniuje wnioski zawarte w dokumentach pokontrolnych.

Rozdział  5.

Zadania pracowników wykonujących czynności kontrolne

§  20.

1. Pracownik wykonujący czynności kontrolne:

1) przeprowadza kontrolę w jednostce kontrolowanej zgodnie z zasadami i trybem postępowania kontrolnego oraz tematyką kontroli, efektywnie wykorzystując czas przewidziany na przygotowanie się do kontroli oraz jej przeprowadzenie;

2) dokonuje w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je dokumentuje;

3) sporządza dokumenty określone w przepisach niniejszego zarządzenia, w szczególności protokoły;

4) bierze udział w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń;

5) wykonuje inne zadania w zakresie postępowania kontrolnego, zlecone przez przełożonego.

2. Kierownik zespołu kontrolnego, oprócz wykonywania zadań, o których mowa w ust. 1, organizuje pracę zespołu, w szczególności:

1) dokonuje podziału zadań między członków zespołu i koordynuje ich działania,

2) zapewnia prawidłowe i terminowe przeprowadzanie kontroli przez zespół,

3) rozstrzyga rozbieżności między członkami zespołu wynikłe na tle dokonanych ustaleń kontrolnych lub sposobu ujęcia ustaleń w protokole kontroli,

4) reprezentuje zespół wobec kierownika jednostki kontrolowanej.

Rozdział  6.

Przygotowanie kontroli

§  21.

1. Komórki organizacyjne DGLP i RDLP, sprawujące kontrolę instytucjonalną, prowadzą działalność kontrolną na podstawie rocznych planów kontroli kompleksowych i sprawdzających oraz rocznych lub kwartalnych planów kontroli problemowych, zatwierdzanych przez kierowników tych jednostek.

2. W razie potrzeby kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, może zarządzić przeprowadzenie kontroli poza planem.

3. Do przeprowadzenia kompleksowych kontroli nadleśnictw, RDLP oraz zakładów opracowuje się tematykę kontroli, którą zatwierdza według właściwości dyrektor generalny lub dyrektor RDLP.

4. Dla kontroli problemowych sporządza się metodykę, którą zatwierdza zarządzający kontrolę.

5. W metodyce kontroli, o której mowa w ust. 4, zamieszcza się m.in.:

1) oznaczenie kontroli (numer i temat);

2) cel kontroli, tj. określenie kierunku badań kontrolnych i problemów wymagających oceny;

3) tematykę kontroli, tj. szczegółowe określenie przedmiotowego i podmiotowego zakresu kontroli;

4) wskazówki metodyczne, tj. okres objęty kontrolą, określenie problemów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach kontrolnych, dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposobu ich badania, powiązania tematyki z aktami normatywnymi, wskazówek o charakterze techniczno-organizacyjnym, wzorów wykazów i zestawień;

5) założenia organizacyjne, w tym m.in. wskazanie podmiotów kontroli, terminów sporządzenia i obiegu dokumentacji pokontrolnej;

6) wykaz aktów prawnych i normatywnych, zawierających wyznaczniki dotyczące przedmiotu tematyki kontroli;

7) w miarę możliwości - wykaz literatury fachowej dotyczącej tematyki kontroli.

Rozdział  7.

Dokumentowanie czynności kontrolnych. Protokół kontroli

§ 22. Podstawowym dokumentem kontroli jest protokół, podpisany przez strony, w którym utrwalone są fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w badanym okresie, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki.

§  23.

1. Protokół powinien zawierać w szczególności:

1) nazwę jednostki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko kierownika, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej, wyszczególnienie dni przerw w kontroli;

4) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń, zawartych w dokumentach kontroli, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;

6) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz prawie odmowy podpisania protokołu;

7) wzmiankę o dacie doręczenia egzemplarza protokołu kontroli kierownikowi jednostki kontrolowanej;

8) wzmiankę o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli;

9) podpisy kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania protokołu;

10) w razie odmowy podpisania protokołu - wzmiankę o odmowie podpisania protokołu;

11) wzmiankę o liczbie załączników, stanowiących część składową protokołu, przeznaczonego dla zarządzającego kontrolę.

2. Protokół kontroli sporządza się w zasadzie w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem dla kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolującego. Liczbę dodatkowych egzemplarzy protokołu i kto go otrzymuje - określa zarządzający kontrolę. W przypadku kontroli kompleksowej nadleśnictwa jeden egzemplarz protokołu kontroli otrzymuje również dyrektor RDLP

3. Wszystkie strony protokołu parafują kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej.

4. Wzór protokołu kontroli stanowi załącznik nr 2.

§  24.

1. Kontrolujący może sporządzać, a w razie potrzeby może zażądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów oraz wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w której dokument się znajduje, potwierdza zgodność sporządzonych odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń z dokumentami źródłowymi. Zgodność odpisów, wyciągów oraz zestawień i obliczeń, opartych na dokumentach finansowo-księgowych, potwierdza główny księgowy.

3. Kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonych oględzin lub lustracji według wzoru określonego w załączniku odpowiednio nr 3 lub 4 do zarządzenia.

4. Kontrolujący sporządza protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień według wzoru określonego w załączniku nr 5 do zarządzenia.

5. Wyjaśnienia mogą być złożone na piśmie z inicjatywy kontrolowanego. Warunkiem przyjęcia wyjaśnienia jest opatrzenie go imieniem i nazwiskiem osoby składającej i jej podpisem, wskazaniem stanowiska służbowego oraz datą. Wyjaśnienie dotyczy zagadnień stanowiących przedmiot kontroli.

§  25.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej - przy kontroli kompleksowej w terminie 7 dni, przy pozostałych kontrolach, w zależności od rodzaju kontroli, w terminie krótszym niż 7 dni, wskazanym w protokole - jest zobowiązany do:

1) podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub

2) pisemnego zgłoszenia kontrolującemu odmowy podpisania protokołu, z podaniem przyczyn odmowy lub

3) podpisania protokołu z jednoczesnym złożeniem kontrolującemu pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. O zgłoszeniu tych zastrzeżeń kierownik jednostki kontrolowanej dokonuje adnotacji w protokole.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podjęcia dalszych działań pokontrolnych.

Rozdział  8.

Zgłaszanie i rozpatrywanie zastrzeżeń do ustaleń protokołu kontroli

§  26.

1. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia kontrolującemu umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w przedłożonym mu do podpisu protokole.

2. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, należy zgłosić kontrolującemu na piśmie w terminie, o którym mowa w § 25.

3. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, poddawane są analizie przez kontrolującego.

4. Jeżeli z analizy tej wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolujący je przeprowadza.

5. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność uwag, dokonuje zmian w protokole.

6. W razie nieuwzględnienia uwag w całości lub w części kontrolujący przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej swoje stanowisko na piśmie wraz z pouczeniem o sposobie i terminie - nie dłuższym niż 7 dni - zgłoszenia zastrzeżeń do zarządzającego kontrolę.

7. Podpisany protokół wraz z ewentualnymi zastrzeżeniami, o których mowa w ust. 1, oraz stanowiskiem, o którym mowa w ust. 6, kontrolujący przedkłada niezwłocznie zarządzającemu kontrolę, a przy kontroli kompleksowej nadleśnictwa - inspektorowi regionalnemu.

§  27.

1. Zarządzający kontrolę odmawia rozpatrzenia zastrzeżeń, o których mowa w § 26, ust. 6 do ustaleń protokołu, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną lub po upływie terminu, o którym mowa w § 26, ust. 6, i informuje o tym zainteresowanego.

2. Jeżeli nie zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 1, zarządzający kontrolę niezwłocznie powołuje komisję odwoławczą.

3. Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1, zostaną ujawnione po wyznaczeniu składu komisji odwoławczej, przyjęcia zastrzeżeń odmawia przewodniczący komisji i informuje o tym zainteresowanego.

4. O terminie posiedzenia komisji odwoławczej zawiadamia się kierownika jednostki kontrolowanej i kontrolującego, którzy mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniu komisji na etapie rozpatrywania wniesionych zastrzeżeń do ustaleń protokołu kontroli.

5. Komisja odwoławcza - w wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń - wydaje stosowne orzeczenie wraz z uzasadnieniem. Orzeczenie to podejmowane jest większością głosów i wraz z protokołem z posiedzenia komisji przekazywane jest zarządzającemu kontrolę do zatwierdzenia.

6. Orzeczenie komisji odwoławczej jest ostateczne po zatwierdzeniu przez zarządzającego kontrolę.

7. Orzeczenie komisji odwoławczej stanowi integralną część protokołu.

Rozdział  9.

Narada pokontrolna

§  28.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej, na wniosek kontrolującego, organizuje naradę pokontrolną - w terminie nie później niż 30 dni od daty podpisania protokołu lub od daty zatwierdzenia orzeczenia, wydanego przez komisję odwoławczą. Przedmiotem narady jest omówienie ustaleń kontroli i wniosków zmierzających do usprawnienia badanej działalności.

2. W naradzie pokontrolnej, której przewodniczy kierownik jednostki kontrolowanej, uczestniczą wyznaczeni przez niego pracownicy, w tym pracownicy odpowiedzialni za kontrolowane odcinki pracy, kierownik jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, kontrolujący, uruchamiający kontrolę.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej uzgadnia z kierownikiem jednostki nadrzędnej i z kontrolującym czas i miejsce odbycia narady, a także zapewnia protokołowanie jej przebiegu.

4. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący i protokolant. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje zarządzający kontrolę, a po kontroli kompleksowej nadleśnictwa - dyrektor RDLP i inspektor regionalny.

Rozdział  10.

Dokumenty pokontrolne

§  29.

1. Do dokumentów pokontrolnych zaliczamy:

1) zarządzenie pokontrolne,

2) informację z przeprowadzonej kontroli,

3) informację zbiorczą z kontroli problemowej,

4) sprawozdanie z kontroli doraźnej,

5) kartę oceny punktowej funkcjonowania i działalności gospodarczej nadleśnictwa, sporządzaną na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej nadleśnictwa. Wzór tej karty, kto ją otrzymuje oraz sposób dokonania oceny punktowej nadleśnictwa ustala odrębne zarządzenie dyrektora generalnego.

2. Terminy i obieg sporządzonych dokumentów pokontrolnych określa zarządzający kontrolę, przy czym terminy i obieg dokumentów po kontroli kompleksowej nadleśnictwa określa "Instrukcja działania Inspekcji Lasów Państwowych".

3. W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień, organ sprawujący nadzór nad jednostką kontrolowaną - w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu z kontroli lub w terminie 7 dni od dnia narady pokontrolnej - kieruje do tej jednostki zarządzenie pokontrolne.

4. Zarządzenie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników, ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, polecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz wskazania kierunków działań naprawczych.

5. Kierownik kontrolowanej jednostki, w terminie do 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego - chyba że zarządzenie stanowi inaczej - udziela na nie odpowiedzi, informując m.in. o:

* wykorzystaniu materiałów pokontrolnych i podjętych działaniach zmierzających do realizacji zarządzenia pokontrolnego,

* wykonaniu poleceń zawartych w zarządzeniu pokontrolnym,

* stanie zaawansowania w realizacji poleceń długoterminowych.

6. Informacja z kontroli sporządzana jest przez kontrolującego:

1) po przeprowadzonej kontroli kompleksowej,

2) po przeprowadzeniu innych kontroli - wg wskazań zarządzającego kontrolę, zawartych w metodyce kontroli lub w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

7. Informację, o której mowa w ust. 6, otrzymuje organ uprawniony do wystosowania zarządzenia pokontrolnego.

8. Informacja, o której mowa w ust. 6, powinna zawierać m.in. syntezę i ocenę ustaleń, utrwalonych w protokole kontroli oraz wnioski wynikające z tych ustaleń.

9. Kierownik kontrolowanej jednostki może zapoznać się z informacją, o której mowa w ust. 7. Informację tę może udostępnić kierownik jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną.

10. Informacja zbiorcza sporządzana jest po kontrolach obejmujących swym zasięgiem dwie lub więcej jednostek organizacyjnych i zawiera syntezę ustaleń kontrolnych, ich ocenę i wnioski zmierzające do podjęcia stosownych działań naprawczych.

11. Tryb sporządzenia informacji zbiorczej określa metodyka kontroli.

Rozdział  11.

Uproszczone postępowanie kontrolne

§  30.

1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być stosowane w razie potrzeby:

1) przeprowadzenia doraźnej kontroli w celu uzyskania stosownej informacji dla zarządzającego kontrolę,

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg,

3) przeprowadzenia badań dokumentów, danych wykazanych w sprawozdaniach okresowych i innych materiałów, otrzymanych z jednostek podlegających kontroli.

2. Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie przeznaczone dla zarządzającego kontrolę. Do sprawozdania załącza się dowody, o których mowa w § 15, dotyczące dokonanych ustaleń.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać m.in.: sposób rozpoznania sprawy, ustalenia szczegółowe, wnioski.

§ 31. Jeżeli wyniki uproszczonego postępowania kontrolnego wskazują na potrzebę pociągnięcia odpowiednich osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej, należy sporządzić protokół kontroli.

Rozdział  12.

Przepisy końcowe

§ 32. Wzory układu i elementów składowych ważniejszych dokumentów z kontroli podane zostały w załącznikach, którymi są:

1) załącznik nr 1 - wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

2) załącznik nr 2 - wzór układu protokołu z kontroli, z wymaganymi elementami

składowymi;

3) załącznik nr 3 - wzór protokołu oględzin;

4) załącznik nr 4 - wzór protokołu z lustracji;

5) załącznik nr 5 - wzór protokołu przyjęcia ustnego wyjaśnienia.

Załącznik  Nr 1

(Wzór układu i elementów składowych upoważnienia)

UPOWAŻNIENIE

do przeprowadzenia kontroli

(znak .............)

Na podstawie .................. (wskazać odnośną podstawę prawną)* .....................................................

upoważniam

..............................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

..............................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

do przeprowadzenia kontroli .................... (podać rodzaj

kontroli) ....................................................

w ........................ (nazwa jednostki organizacyjnej LP,

stanowiącej podmiot kontroli) ..............................................................

w zakresie dotyczącym .................... (określić przedmiot

tematyczny kontroli) .........................................

za okres obejmujący lata od .... (rok) .... do .... (rok) ....

Kierownikiem zespołu kontrolnego jest ................. (imię,

nazwisko) ....................................................

Kontrola przeprowadzona zostanie w dniach od ..... (data) ....

do ..... (data) ......

Z przeprowadzonej kontroli należy sporządzić .................

rodzaj dokumentu: protokół - sprawozdanie) ...................

w ............ egzemplarzach, z przeznaczeniem dla ...........

(wyszczególnić adresatów).....................................

Pieczęć imienna i podpis osoby

uprawnionej do wystawienia upoważnienia

........... (miejscowość) ......... dnia ....... r.

*Podstawy prawne do wystawienia upoważnienia przez:

- dyrektora generalnego LP: § 8, ust 2, pkt 4 Statutu PGL LP,

nadanego przez Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów

Naturalnych i Leśnictwa Zarządzeniem nr 50 z 18.05.1994 r.

- dyrektora regionalnej dyrekcji LP: § 8, ust. 1, w związku z

§ 6, ust. 2 "Zasad kontroli instytucjonalnej w DGLP i RDLP",

stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 45 dyrektora

generalnego Lasów Państwowych z 24.05.2002 r.

- głównego inspektora LP: § 8, ust. 1 "Zasad kontroli

instytucjonalnej w DGLP i RDLP", stanowiących załącznik do

Zarządzenia nr 45 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z

24.05.2002 r. oraz § 8, ust 4, pkt 1 "Instrukcji działania

Inspekcji Lasów Państwowych" stanowiącej załącznik do

Zarządzenia nr 44 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z

24.05.2002 r.

- inspektora regionalnego: § 8, ust. 1 "Zasad kontroli

instytucjonalnej w DGLP i RDLP", stanowiących załącznik do

Zarządzenia nr 45 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z

24.05.2002 r., oraz § 10, ust. 4, pkt 1 "Instrukcji

działania Inspekcji Lasów Państwowych" stanowiącej załącznik

do Zarządzenia nr 44 dyrektora generalnego Lasów Państwowych

z 24.05.2002 r.

Załącznik  Nr 2

(Wzór układu protokołu kontroli i jego elementów składowych)

PROTOKÓŁ

z kontroli ............. (rodzaj kontroli) ..................,

przeprowadzonej w .............(nazwa podmiotu kontrolowanego)

..................................... za okres obejmujący lata

od ........ do ........ w zakresie ......... (przytoczyć temat

kontroli) ........................... Kontrolę przeprowadzili

...................... (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe

kontrolujących) .................... na podstawie upoważnienia

nr .......... z dnia ..........., którego kserokopia załączona

została do niniejszego protokołu.

Czynności kontrolne przeprowadzono w przedziale czasowym od

............ (podać datę) ...... do (podać datę) .............

z przerwami w dniach: ............ (wyszczególnić dni robocze,

stanowiące przerwy w przebywaniu kontrolujących w jednostce

kontrolowanej) ...............................................

Łącznie czas przebywania kontrolujących w ............. (nazwa

podmiotu kontrolowanego) ....................... i wykonywanie

czynności kontrolnych wyniosło ......... dni roboczych.

Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest .................

(imię i nazwisko) ...................., który pełni tę funkcję

od ..................... (podać datę powołania).

W sytuacji, kiedy zmiana kierownika kontrolowanej jednostki

nastąpiła w przedziale czasowym objętym kontrolą, należy w tym

miejscu podać:

Poprzednio funkcję tę pełnił ............ (imię i nazwisko)

.............. od ....... (podać datę) ..... do ...... (podać

datę).

W przypadku, jeśli ustalenia kontroli obejmują również

zagadnienia z zakresu ekonomiczno-finansowego, w protokole

należy również umieścić:

Funkcję głównego księgowego pełni ....... (imię i nazwisko)

................. od ............. (podać datę).

-verte -

W sytuacji, kiedy zmiana na stanowisku głównego księgowego

kontrolowanej jednostki nastąpiła w przedziale czasowym

objętym kontrolą, należy w tym miejscu podać:

Poprzednio funkcję tę pełnił ..............................

(imię i nazwisko) ..... od ..... (podać datę) ...... do ......

(podać datę).

Ustalenia kontroli: (w tej części protokołu utrwalić należy

dokonane ustalenia kontrolne w układzie zgodnym z obszarem

zagadnień, określonym w tematyce kontroli)

Protokół niniejszy sporządzono w ........... (podać liczbę)

jednobrzmiących egzemplarzach, z przeznaczeniem dla: .........

(wyszczególnić adresatów) ....................................

W dniu ........... (podać datę) .......... jeden egzemplarz

protokołu wręczony został ...................... (podać imię i

nazwisko uprawnionego pracownika, któremu wręczono protokół)

................... do podpisania w nieprzekraczalnym terminie

do ...................... (podać datę) albo odmówienia

złożenia swego podpisu, z pisemnym uzasadnieniem przyczyny.

Pan ......................... (imię i nazwisko uprawnionego

pracownika, któremu wręczono protokół) .............. pouczony

został o uprawnieniu da złożenia .......... (wskazać adresata)

............, w terminie do dnia ....... (podać datę) ........ pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w

protokole.

Integralną część składową dokumentacji z kontroli stanowią

załączniki z przeznaczeniem dla ..................... (wskazać

adresata) ..............., ponumerowane od 1 do ......., które

zgromadzone zostały w oddzielnym segregatorze.

Przeprowadzenie niniejszej kontroli odnotowane zostało w

pozycji ......... (numer) ......... książki kontroli.

1 Protokół podpisuję bez zastrzeżeń

2 Protokół podpisuję i składam pisemne zastrzeżenia do ustaleń

w nim zawartych

3 Odmawiam podpisania protokołu i składam pisemne uzasadnienie

.................. (miejscowość) ........... dnia ........ r.

Podpis strony kontrolowanej Podpis strony kontrolującej

............................. ...........................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik  Nr 3

(Wzór układu protokołu oględzin i jego elementów składowych)

PROTOKÓŁ OGLĘDZIN

W dniu ........ podać datę (i ew. godzinę) ........, działając

na podstawie upoważnienia nr ......... z dnia ............. do

przeprowadzenia kontroli .................. rodzaj kontroli ................, kontrolujący .............. imię, nazwisko i

stanowisko ............ dokonał oględzin ............ wskazać

przedmiot (obiekt) poddany oględzinom .......................,

znajdującego się w ................ podać lokalizację ........

..............................................................

Osobą ....... podać odpowiednio: odpowiedzialnego za przedmiot

oględzin - użytkownika - zarządzającego - wykonawcę robót

................ jest ........................ imię, nazwisko,

pełniona funkcja .............................................

Oględzin dokonano przy udziale ......................... imię,

nazwisko, pełniona funkcja ......................., jako osoby

........................... podać odpowiednio: odpowiedzialnej

za przedmiot oględzin albo wyznaczonej w zastępstwie -

użytkownika - zarządzającej przedmiotem oględzin - wykonawcę

robót ........................................................

i w obecności:

1. ........................................... imię, nazwisko,

pełniona funkcja ..........................................

2. ........................................... imię, nazwisko,

pełniona funkcja ..........................................

Ustalenia:

W tej części utrwalić należy wyniki dokonanych oględzin.

Niniejszy protokół sporządzony został w ...... jednobrzmiących

egzemplarzach, z przeznaczeniem dla kontrolującego i .........

wskazać adresatów ............................

...... podpis kontrolującego .........

* Protokół podpisuję bez uwag

* Protokół podpisuję i wnoszę uwagi w załączonym piśmie

....... podpis osoby biorącej udział w oględzinach ..........

........... miejscowość, data .............

podpisy osób uczestniczących w oględzinach

1. .................

2. .................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik  Nr 4

(Wzór układu protokołu z lustracji i jego elementów składowych)

PROTOKÓŁ Z LUSTRACJI

W dniu ......... podać datę (i ew. godzinę) ......., działając

na podstawie upoważnienia nr ....... z dnia ........... do

przeprowadzenia kontroli .......... rodzaj kontroli .........,

kontrolujący ..................... imię, nazwisko i stanowisko

............ dokonał lustracji ............. wskazać przedmiot

(obiekt) poddany lustracji ....................., znajdującego

się w ................ podać lokalizację .....................

Osobą .................... podać odpowiednio: odpowiedzialnego

za przedmiot lustracji - zarządzającego - wykonawcę robót

.......................... jest ..............................

imię, nazwisko, pełniona funkcja .............................

Lustracji dokonano przy udziale ........................ imię,

nazwisko, pełniona funkcja ......................., jako osoby

....................... podać odpowiednio: odpowiedzialnego za

przedmiot lustracji albo osobę wyznaczoną w zastępstwie -

zarządzającego - wykonawcę robót .............................

i w obecności:

1. ........................................... imię, nazwisko,

pełniona funkcja ..........................................

2. ........................................... imię, nazwisko,

pełniona funkcja ..........................................

Ustalenia:

W tej części utrwalić należy wyniki dokonanych lustracji.

Niniejszy protokół sporządzony został w ....................

jednobrzmiących egzemplarzach, z przeznaczeniem dla

kontrolującego i ......................... wskazać adresatów

............................................................

........ podpis kontrolującego ..........

* Protokół podpisuję bez uwag

* Protokół podpisuję i wnoszę uwagi w załączonym piśmie

......... podpis osoby biorącej udział w lustracji ........

............. miejscowość, data ...........

podpisy osób uczestniczących w lustracji

1. .................

2. .................

* niepotrzebne skreślić

Załącznik  Nr 5

(Wzór układu protokołu z lustracji i jego elementów składowych)

PROTOKÓŁ

z przyjęcia ustnych wyjaśnień

W dniu .......... kontrolujący: ............... imię, nazwisko

i stanowisko ............, działając na podstawie upoważnienia

nr .... z dnia ......... do przeprowadzenia kontroli .........

rodzaj kontroli ................, oraz uprawnień, wynikających

z § 9, pkt 3 zasad kontroli instytucjonalnej, wprowadzonych do

stosowania Zarządzeniem nr ....... dyrektora generalnego Lasów

Państwowych z dnia .........., zwrócił się do ................

imię, nazwisko i zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja

................. o udzielenie ustnych wyjaśnień na postawione

pytania:

Pytanie 1 .................. podać treść zapytania lub temat z

zakresu zagadnień objętych kontrolą - wymagający wyjaśnienia,

objaśnienia, doprecyzowania, uściślenia itp. .................

Odpowiedź: ............. utrwalić treść udzielonej odpowiedzi,

a w przypadku odmowy - wpisać podaną przyczynę ...............

Pytanie 2 .................. podać treść zapytania lub temat z

zakresu zagadnień objętych kontrolą - wymagający wyjaśnienia,

objaśnienia, doprecyzowania, uściślenia itp. .................

Odpowiedź: ............. utrwalić treść udzielonej odpowiedzi,

a w przypadku odmowy - wpisać podaną przyczynę ...............

Protokół niniejszy sporządzony został w ...... jednobrzmiących

egzemplarzach, z przeznaczeniem dla kontrolującego i .........

wskazać adresata .............................................

.......... podpis kontrolującego ............

Po zapoznaniu się z treścią,

niniejszy protokół podpisuję

........ podpis osoby składającej wyjaśnienia ..............