Zasady i tryb zakupu przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówki zagraniczne usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.2.60

Akt utracił moc

Wersja od: 21 maja 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 6

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 6 maja 2008 r.

w sprawie zasad i trybu zakupu przez komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówki zagraniczne usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii

Na podstawie art. 21 ust. 6 w związku z art. 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym i wysokich stanowiskach państwowych (Dz. U. Nr 170, poz. 1217 z późn. zm.²) zarządza się, co następuje:

I. Przepisy ogólne.

§  1.

1. Zarządzenie określa zasady, tryb postępowania oraz obowiązki komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych przy dokonywaniu zakupów usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii (paragraf 4390 klasyfikacji budżetowej), finansowanych z 45 części budżetu państwa.

2. Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:

1) .usługi eksperckie" - należy przez to rozumieć usługi wspierające merytoryczną działalność komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, do wykonania, których niezbędna jest szczególna wiedza oraz doświadczenie podmiotu je wykonującego, finansowane z pozycji klasyfikacji budżetowej określonej w ust. 1, w szczególności: sporządzanie opinii, analiz i ekspertyz, przeprowadzenia projektu badawczego, prac badawczo-rozwojowych oraz badań naukowych;

2) "projekt" - koncepcja wsparcia działalności merytorycznej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub placówki zagranicznej przez zamówienie usługi eksperckiej.

2. Zarządzenie nie określa zasad i trybu zlecania specjalistycznej obsługi prawnej dla potrzeb Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, do których stosuje się odrębne przepisy.

II. Polityka urzędu w sprawie zakupu usług eksperckich.

§  2.

1. Ustala się następujące zasady wiążące komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówki zagraniczne przy dokonywaniu zakupów usług eksperckich:

1) Usługa ekspercka ma na celu adekwatne do potrzeb wsparcie merytorycznej działalności komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej, a nie jej zastąpienie. Wynik pracy eksperta powinien być każdorazowo przedmiotem dalszej pracy komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej, która z jej pomocą formułuje określone stanowisko w danej sprawie. Polityka urzędu wyklucza przedkładanie wyników pracy eksperta jako wyniku działań komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej;

2) Należy dążyć do zapewnienia wysokiej jakości zamawianych usług eksperckich. Wybór podmiotu świadczącego taką usługę powinien być poprzedzony rzetelną analizą rynku tego typu usług oraz obiektywną oceną doświadczenia i wiedzy wybranego podmiotu;

3) Nie należy dokonywać zakupu usługi eksperckiej w sytuacji, w której wystarczające dla sformułowania stanowiska w określonej sprawie są siły komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej oraz gdy daną usługę ekspercką może świadczyć członek służby zagranicznej w ramach jego obowiązków służbowych;

4) Wyniki pracy eksperta są udostępniane innym komórkom organizacyjnym Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówkom zagranicznym w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań oraz na żądanie innych organów administracji państwowej lub z inicjatywy Ministerstwa Spraw Zagranicznych - innym organom administracji państwowej;

5) Jeżeli umożliwia to charakter usługi eksperckiej, należy zawsze dążyć do maksymalnego wykorzystania wyników pracy eksperta, także w innych obszarach działalności służby zagranicznej, zwłaszcza dla potrzeb szkoleniowych.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych, kierownicy placówek zagranicznych oraz inne osoby uczestniczące w procedurze zakupu usług eksperckich ponoszą odpowiedzialność służbową za przestrzeganie zasad, określonych w ust. 1.

§  3.

1. Tworzy się Komitet Oceniający, będący wewnętrznym organem służby zagranicznej właściwym do oceny projektów, których wartość przekracza kwotę 30.000 złotych lub jej równowartość w walucie obcej.

2. W skład Komitetu Oceniającego wchodzą:

1) Przewodniczący - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej;

2) trzej członkowie - wyznaczeni przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej na wniosek przewodniczącego, spośród członków personelu dyplomatyczno-konsularnego;

3) sekretarz - wyznaczony przez przewodniczącego spośród podległych mu pracowników.

3. Przewodniczący może włączać w skład Komitetu Oceniającego w celu oceny określonego projektu inne osoby, niż wymienione w ust. 1 jeżeli posiadają one szczególną wiedzę lub doświadczenie istotne dla właściwej oceny projektu.

4. Osoby wchodzące w skład Komitetu Oceniającego przy wykonywaniu obowiązków określonych w zarządzeniu powinny dochowywać najwyższej staranności i bezstronności.

5. Rozstrzygnięcia Komitetu Oceniającego zapadają jednomyślnie.

§  4.

1. Wprowadza się dwa tryby oceny projektów:

1) tryb prosty - dla projektów o wartości poniżej 30.000 złotych;

2) tryb kwalifikowany - dla projektów o wartości 30.000 złotych i większej.

2. Przewodniczący, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej może, a na polecenie Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej powinien rozpatrzyć projekt w trybie kwalifikowanym, także w przypadku, w którym jego wartość jest niższa niż 30.000 złotych.

II. Przygotowanie projektu.

§  5.

1. Właściwa komórka organizacyjna lub placówka zagraniczna opracowuje w formie pisemnej założenia do projektu obejmujące w szczególności:

1) opis projektu;

2) cele jakie zamierza osiągnąć przy pomocy projektu;

3) charakterystykę bądź wskazanie i szczegółowy opis podmiotu realizującego usługę ekspercką służącą wykonaniu projektu;

4) prognozowaną wysokość środków, jakie zamierza przeznaczyć na sfinansowanie projektu w ramach limitu środków przydzielonego komórce organizacyjnej;

5) prognozę wykorzystania rezultatów projektu w pracy komórki organizacyjnej.

2. Założenia do projektu podpisuje dyrektor komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej, stwierdzając tym samym celowość realizacji projektu.

3. Schemat założeń do projektu określa załącznik do zarządzenia.

III. Ocena projektu w trybie prostym.

§  6.

1. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zagranicznej przesyła założenia do projektu odpowiednio do:

1) komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej;

2) komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi prawnej i zamówień publicznych;

3) komórki organizacyjnej nadzorującej pracę placówki zagranicznej - w przypadku, gdy projekt dotyczy placówki zagranicznej lub ma być realizowany przez placówkę zagraniczną.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, wymienionych w ust. 1 pkt 1 i 3 przed upływem 7 dni od dnia otrzymania założeń do projektu sporządzają pisemną, jednoznaczną i umotywowaną opinię dotyczącą celowości realizacji projektu z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej wymienionej w ust. 1 pkt 2 przed upływem 7 dni od dnia otrzymania założeń do projektu określa pisemnie tryb i szczegółowe warunki prawne realizacji projektu.

4. W przypadku negatywnej opinii, o której mowa w ust. 2 dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zagranicznej może zwrócić się do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z wnioskiem o rozpatrzenie projektu w trybie kwalifikowanym. Wniosek nie jest wiążący dla Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

IV. Ocena projektu w trybie kwalifikowanym.

§  7.

1. Dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zagranicznej przesyła założenia do projektu Sekretarzowi Komitetu Oceniającego, który w porozumieniu z przewodniczącym Komitetu Oceniającego w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania wyznacza posiedzenie Komitetu i niezwłocznie przesyła założenia do projektu członkom Komitetu Oceniającego.

2. Komitet dokonuje niezależnej od dyrektora właściwej komórki organizacyjnej oceny projektu pod względem celowości, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów.

3. W posiedzeniu Komitetu Oceniającego obligatoryjnie bierze udział, z głosem doradczym, radca prawny oraz ekspert z dziedziny zamówień publicznych wyznaczony przez dyrektora właściwej w tych sprawach komórki organizacyjnej.

4. Posiedzenia Komitetu Oceniającego są protokołowane przez sekretarza. Protokół podpisuje Przewodniczący i sekretarz.

§  8.

1. Protokół z posiedzenia Komitetu Oceniającego zawierający rozstrzygnięcie w sprawie projektu zawiera jednoznaczną i umotywowaną opinię dotyczącą celowości realizacji projektu wraz z określeniem trybu i szczegółowych warunków prawnych realizacji projektu.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 przekazywany jest niezwłocznie przez sekretarza, za pośrednictwem Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej, który w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania może zgłosić swoje umotywowane zastrzeżenia. Zgłoszenie zastrzeżeń wstrzymuje realizację projektu.

3. W przypadku zgłoszenia przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej zastrzeżeń, o których mowa w ust. 1 Komitet Oceniający dokonuje ponownej oceny projektu uwzględniając treść zastrzeżeń.

§  9.

1. Właściwa w sprawie strategii i planowania komórka organizacyjna prowadzi rejestr projektów w postaci bazy danych zawierającej przynajmniej nazwę projektu, zasadnicze elementy jego opisu, informacje o podmiocie świadczącym usługi eksperckie niezbędne dla realizacji projektu oraz termin jego realizacji.

2. Z zastrzeżeniem przepisów o ochronie danych osobowych, w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, umieszcza się także dane członków służby zagranicznej, którzy ze względu na swoje doświadczenie i wiedzę mogą wykonać usługę ekspercką na rzecz pracodawcy w ramach ich obowiązków służbowych.

3. Dyrektor komórki, o której mowa w ust. 1 jest odpowiedzialny za każdorazowe sprawdzenie w toku procedur określonych niniejszym zarządzeniem, czy dany projekt nie był w całości lub w części zrealizowany wcześniej przez komórkę organizacyjną Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub placówkę zagraniczną, a także czy jego realizacja jest zgodna z polityką urzędu, określoną w § 2.

4. Niecelową jest realizacja projektu, jeżeli dla jej potrzeb można wykorzystać w znacznej części rezultaty wcześniej zrealizowanych projektów.

5. Dyrektor komórki, o której mowa w ust. 1 przedkłada Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej kwartalne informacje dotyczące wykorzystania procedur określonych w niniejszym zarządzaniu.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

______

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego ogłoszono w Dz. U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1832, oraz z 2007 r., Nr 17, poz. 96, Nr 50, poz. 331, Nr 99, poz. 660, Nr 123, poz. 847, Nr 176, poz. 1242.

ZAŁĄCZNIK 

Schemat założeń do projektu

Projekt oceniany w trybie:

[] prostym

[] kwalifikowanym

I. Opis projektu;

- czego dotyczy projekt;

- jaka wewnętrzna komórka obsługuje problematykę, którą określa projekt, kogo zatrudnia;

- forma realizacji projektu (ekspertyza, badania, itd.);

- czas trwania projektu (określić długość);

- czy realizacja projektu wpłynie na obsługę innych zadań (zadań realizowanych przez inne komórki organizacyjne);

- inne informacje o projekcie.

W opisie należy w wyczerpujący sposób przedstawić zasadnicze elementy projektu, wskazując właściwą część merytorycznej działalności komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej która ma zostać wsparta zakupem usług eksperckich. Ważne jest aby dokonać przy tej okazji analizy możliwości osiągnięcia celów projektu siłami własnymi i uzupełnić opis projektu o wnioski z tej analizy.

II. Cele jakie zamierza osiągnąć przy pomocy projektu i prognoza wykorzystania rezultatów projektu w pracy komórki organizacyjnej;

- cel główny;

- cele pośrednie;

- prognoza.

Cele powinny być wskazane w maksymalnie konkretny sposób, tak aby w rezultacie ewaluacji projektu można było zweryfikować czy zostały osiągnięte.

III. Charakterystyka bądź wskazanie i szczegółowy opis podmiotu realizującego usługę ekspercką służącą wykonaniu projektu;

- forma prawna podmiotu;

- opis doświadczenia podmiotu;

- czy podmiot realizował już podobne usługi na rzecz MSZ, UKiE, innych organów administracji;

- dlaczego proponuje się wybór tego podmiotu (argumenty).

Charakterystykę podmiotu (zamiast wskazania) sporządza się modyfikując odpowiednio zakres w.w. informacji gdy z badania rynku nie wynika, że istnieje jedyny i wyłączny wykonawca usługi eksperckiej.

IV. Prognozowana wysokość środków jakie zamierza się przeznaczyć na sfinansowanie projektu w ramach limitu środków przydzielonego komórce organizacyjnej;

Wypełniając ten punkt dyrektor komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zagranicznej jest obowiązany sprawdzić, czy planowany projekt znajduje pokrycie w limicie środków przydzielonych kierowanej przez niego komórce organizacyjnej lub placówce zagranicznej.