Zasady i tryb udzielania zamówień, których przedmiotem jest uzbrojenie, lub zamówień objętych tajemnicą państwową albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2005.6.40

Akt obowiązujący

Wersja od: 27 czerwca 2005 r.

WYTYCZNE NR 80

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 27 czerwca 2005 r.

w sprawie zasad i trybu udzielania zamówień, których przedmiotem jest uzbrojenie, lub zamówień objętych tajemnicą państwową albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa

W związku z art. 4 pkt 3 lit. f i pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537, Nr 273, poz. 2703) ustala się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

1. Wytyczne określają zasady i tryb udzielania zamówień na dostawy i usługi w zakresie uzbrojenia, w rozumieniu ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2004 r. Nr 229, poz. 2315), oraz usługi, roboty i nabycie rzeczy i praw objętych tajemnicą państwową, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa.

2. Wytyczne stosuje się do zamówień realizowanych przez jednostki organizacyjne Komendy Głównej Straży Granicznej.

§ 2. W rozumieniu wytycznych użyte określenia oznaczają:

1) Komendant - Komendanta Głównego Straży Granicznej;

2) Kierownik - kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub jego zastępcę, upoważnionego przez Komendanta na podstawie pełnomocnictwa, do zawierania umów dotyczących dostaw, usług i robót budowlanych;

3) uzbrojenie - uzbrojenie w rozumieniu ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2004 r. Nr 229, poz. 2315);

4) tajemnica państwowa - tajemnica państwowa w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 17, poz. 155, z 2004 r. Nr 29, poz. 257 oraz z 2005 r. Nr 85, poz. 727);

5) umowa - umowę, której przedmiotem są dostawy i usługi w zakresie uzbrojenia oraz dostawy, usługi lub roboty budowlane objęte ochroną tajemnicy państwowej albo jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa;

6) postępowanie - postępowanie mające na celu zawarcie umowy;

7) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej właściwą do przeprowadzenia postępowania;

8) komórka finansowa - komórkę organizacyjną Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej właściwą do bezgotówkowej obsługi finansowej zamówień realizowanych zgodnie z wytycznymi;

9) wykonawca - osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, prowadzącą działalność gospodarczą która bierze udział w postępowaniu lub ubiega się o ten udział, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;

10) cena - wartość przedmiotu umowy przedstawioną w ofercie lub wynegocjowaną w trakcie negocjacji, która obejmuje wszystkie zobowiązania zamawiającego, związane z wykonaniem umowy, w tym należne cła i podatki,

11) ustawa Pzp - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537 i Nr 273, poz. 2703).

§  3.

1. Jeżeli przedmiotem zamówienia ma być uzbrojenie lub zamówienie jest objęte tajemnicą państwową albo ma być udzielone z uwagi na istotny interes bezpieczeństwa państwa postępowanie wszczyna się na zasadach określonych w wytycznych.

2. Za zamówienia istotne dla interesu bezpieczeństwa państwa uważa się w szczególności roboty, usługi i nabycie rzeczy lub praw związane z ochroną i obroną przed możliwymi zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi, katastrofami i klęskami żywiołowymi.

Rozdział  2

Zasady prowadzenia postępowania

§  4.

1. Postępowanie może być prowadzone w trybie:

1) przetargu;

2) przetargu z negocjacjami, o których mowa w art. 70¹ Kodeksu cywilnego;

3) negocjacji, według art. 72 Kodeksu cywilnego.

2. Niedopuszczalne jest zawarcie umowy wyłącznie na podstawie oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. W przypadku złożenia takiej oferty, jednostka organizacyjna, zobowiązana jest do udzielenia odpowiedzi negatywnej.

§  5.

1. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem zasad legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

2. Jednostka organizacyjna prowadzi postępowanie, mając na względzie dążenie do unifikacji uzbrojenia, wyposażenia specjalnego Straży Granicznej, sprzętu i materiałów stanowiących tajemnicę państwową oraz racjonalizacji kosztów ich eksploatacji.

§  6.

1. W postępowaniu uwzględnia się wymogi określone w odrębnych przepisach, w szczególności dotyczące:

1) ochrony informacji niejawnych;

2) zachowania zasad uczciwej konkurencji;

3) planowania i wykonywania budżetu Straży Granicznej;

4) oceny zgodności wyrobu i certyfikacji;

5) systemów zapewnienia i zarządzania jakością;

6) wymagań metrologicznych;

7) ochrony środowiska.

2. W zakresie nieuregulowanym niniejszymi wytycznymi stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

§  7.

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania odpowiada Kierownik.

2. Do obowiązków Kierownika w postępowaniach, o których mowa w § 10 ust. 4 pkt 1, należy w szczególności:

1) przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania;

2) wyznaczenie komórki organizacyjnej do prowadzenia rejestru postępowań objętych wytycznymi;

3) powoływanie komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania;

4) wybór trybu postępowania na podstawie wniosku komisji;

5) udzielanie członkom komisji pełnomocnictw do prowadzenia negocjacji;

6) zatwierdzanie protokołu z postępowania;

7) podpisywanie umów, będących rezultatem przeprowadzonego postępowania.

3. Do obowiązków Kierownika w postępowaniach, o których mowa w § 10 ust. 4 pkt 2, należy w szczególności:

1) przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania;

2) wyznaczenie komórki organizacyjnej do prowadzenia rejestru postępowań objętych niniejszymi wytycznymi;

3) wystąpienie do Komendanta z wnioskiem o powoływanie komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania wraz z propozycją składu komisji;

4) przedłożenie do zatwierdzenia Komendantowi wyboru trybu postępowania na podstawie wniosku komisji;

5) wystąpienie do Komendanta z wnioskiem o udzielanie członkom komisji pełnomocnictw do prowadzenia negocjacji;

6) przedłożenie Komendantowi do zatwierdzania protokół z postępowania;

7) podpisywanie umów, będących rezultatem przeprowadzonego postępowania.

§  8.

1. Z postępowania wyłącza się osoby wykonujące czynności związane z jego przygotowaniem oraz przeprowadzeniem, jeżeli:

1) ubiegają się o udział w realizacji umowy;

2) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami władz wykonawcy jeśli jest osobą prawną;

3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub nadzorczych wykonawcy;

4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;

5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;

6) nie złożyły oświadczeń, o których mowa w ust. 2.

2. Osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania składają pisemne oświadczenie o istnieniu lub braku okoliczności, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4.

3. Wyłączenia, o którym mowa w ust. 1, dokonuje osoba powołująca komisję.

§  9.

1. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

2. Wszystkie czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania podlegają dokumentowaniu.

3. Jeżeli w postępowaniu strony porozumiewają się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji musi niezwłocznie zostać potwierdzona na piśmie.

4. Postępowanie prowadzi się w języku polskim.

5. W postępowaniu dopuszcza się użycie wzorów dokumentów stosowanych w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy Pzp.

Rozdział  3

Powołanie i zadania komisji

§  10.

1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania powołuje się komisję.

2. Komisja składa się z co najmniej 3 osób, w tym przewodniczącego, sekretarza i członków. Komisję powołuje się na czas prowadzenia postępowania.

3. W skład komisji można powoływać osoby spoza jednostki organizacyjnej.

4. Komisję, składającą się z osób zapewniających prawidłową obsługę postępowania oraz spełniających wymagania, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2, powołują:

1) Kierownik, w przypadku zamówień o wartości do 60.000 Euro;

2) Komendant, w przypadku zamówień o wartości powyżej 60.000 Euro;

5. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiadomości specjalistycznych, osoba powołująca komisję z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji, może powołać ekspertów, włączając ich do określonych prac komisji lub do jej składu. Przepisy § 6 stosuje się odpowiednio.

6. Komisja działa na podstawie regulaminu. Regulamin pracy komisji, określa załącznik nr 1 do wytycznych.

§  11.

1. Do zadań komisji w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargowym należy:

1) przygotowanie całej dokumentacji postępowania, w tym ogłoszeń o postępowaniu oraz prowadzenie związanej z nim korespondencji;

2) ocena ofert;

3) propozycja wyboru oferty najkorzystniejszej;

4) przygotowanie projektu umowy;

5) sporządzenie protokołu postępowania.

2. Do zadań komisji w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu z negocjacjami, poza czynnościami określonymi w ust. 1, należy dodatkowo określenie zakresu przedmiotu negocjacji, jakie będą prowadzone w oparciu o złożone oferty. Ogólne warunki negocjacji umieszcza się w ogłoszeniu o warunkach przetargu.

3. Do zadań komisji w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji należy:

1) określenie przedmiotu negocjacji;

2) określenie warunków umowy, niepodlegających negocjacjom (warunków minimalnych), które umieszcza się w zaproszeniu do negocjacji;

3) przygotowanie zaproszenia do negocjacji;

4) prowadzenie negocjacji;

5) sporządzanie protokołu postępowania, w tym protokołu z prowadzonych negocjacji.

§  12.

1. Komisja przygotowuje postępowanie w oparciu o zatwierdzony przez Komendanta wniosek, złożony przez Kierownika. Wniosek o wszczęcie postępowania, stanowi załącznik nr 2 do niniejszych wytycznych.

2. Do wniosku każdorazowo należy dołączyć:

1) "Wykaz informacji niejawnych", zawierający nazwy materiałów, dokumentów i spraw wraz z określeniem ich klauzuli tajności, które:

a) muszą być przekazane wykonawcy w celu realizacji umowy,

b) wykonawca musi wytworzyć dla Straży Granicznej w związku z realizacją umowy,

c) będą zgromadzone w eksploatowanym systemie (np. na twardych dyskach stacji roboczych i serwerów), a do których będzie miał dostęp wykonawca podczas obsługi gwarancyjnej lub przeglądów serwisowych;

2) projekt "Instrukcji Bezpieczeństwa Przemysłowego", określający szczególne wymagania dotyczące informacji niejawnych związanych z realizacją umowy;

3) propozycję wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie, kontrolę, szkolenie i doradztwo w zakresie realizowanego przez wykonawcę obowiązku ochrony informacji niejawnych.

3. Informacje i dokumenty, o których mowa w ust. 2, należy przedstawić w uzgodnieniu z dyrektorem Biura Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej.

4. Jeżeli podczas postępowania lub realizacji umowy nie przewiduje się przetwarzać informacji niejawnych, wówczas zamiast dołączać informacje i dokumenty, o których mowa w ust. 2, we wniosku należy zaznaczyć, ze "Postępowanie i realizacja umowy nie jest związana z przetwarzaniem informacji niejawnych".

Rozdział  4

Wszczęcie postępowania

§  13.

1. Wszczęcie postępowania wymaga zgody Komendanta.

2. Przed wszczęciem postępowania jednostka organizacyjna dokonuje analizy rynku potencjalnych wykonawców.

§  14.

1. Przedmiot postępowania opisuje się jednoznacznie i wyczerpująco, za pomocą powszechnie stosowanych, obiektywnych i zrozumiałych określeń dotyczących wymogów taktyczno-technicznych uzbrojenia, sprzętu specjalnego i ochrony informacji niejawnych, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

2. Przedmiot postępowania może być również opisany za pomocą znaków towarowych, patentów lub źródła pochodzenia, jeżeli konieczność taka zachodzi ze względów technicznych, ekonomicznych lub organizacyjnych, wynikających z faktu posiadania danego typu uzbrojenia lub wyposażenia specjalnego przez Straż Graniczną, z uwzględnieniem § 5 ust. 2.

§  15.

1. Ogłoszenie o postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu lub przetargu z negocjacjami publikuje się na stronie internetowej Straży Granicznej i zamieszcza się na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń w obiektach Komendy Głównej Straży Granicznej lub w innej formie kieruje do potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 5.

2. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej;

2) określenie przedmiotu zamówienia;

3) termin i miejsce składania ofert;

4) ogólne warunki prowadzenia przetargu, w szczególności pożądany termin realizacji umowy i zakres negocjacji w trybie przetargu z negocjacjami;

5) w przypadku, gdy warunki przetargu określone są w odrębnym dokumencie - czas i miejsce, w którym informacje o tych warunkach mogą być odebrane;

6) zastrzeżenie, że ogłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.

3. Zaproszenie do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacyjnym przesyła się do wybranego wykonawcy.

4. W zaproszeniu do negocjacji jednostka organizacyjna określa przedmiot negocjacji, ich miejsce i termin, niezbędne oświadczenia i dokumenty, które wykonawca będzie zobowiązany złożyć, zastrzeżenie możliwości zamknięcia postępowania, a także istotne postanowienia umowy, jakie będą negocjowane między stronami, na przykład:

1) cenę;

2) terminy;

3) warunki realizacji umowy;

4) zasady odbioru;

5) warunki gwarancji i serwisu.

Rozdział  5

Prowadzenie postępowania

§  16.

1. Postępowanie prowadzi się w trybie przetargu, gdy przedmiot postępowania jest powszechnie dostępny i posiada ustalone cechy taktyczno-techniczne oraz standardy jakościowe lub znajduje się już w użytkowaniu Straży Granicznej, a występuje więcej niż dwóch potencjalnych wykonawców.

2. Postępowanie prowadzi się w trybie przetargu z negocjacjami, gdy zachodzi jedna z niżej wymienionych przesłanek:

1) występuje duża złożoność przedmiotu zamówienia lub nowatorskie rozwiązania techniczne;

2) przedmiotem postępowania jest nowy rodzaj uzbrojenia;

3) nie ma możliwości jednoznacznego określenia wymagań technicznych;

4) występuje wyłącznie dwóch potencjalnych wykonawców.

3. W przypadku, gdy do przetargu, o którym mowa w ust. 1 i 2, zgłosił się jeden wykonawca, zamyka się postępowanie przetargowe i przystępuje do ustalenia warunków umowy w trybie negocjacyjnym.

§ 17. Postępowanie prowadzi się w trybie negocjacyjnym w przypadku:

1) gdyż przyczyn technicznych lub z powodu posiadania praw wyłącznych występuje jeden wykonawca;

2) o którym mowa w § 16 ust. 3.

§  18.

1. W warunkach przetargu przedstawia się sposób postępowania jednostki organizacyjnej oraz wykonawcy.

2. W warunkach przetargu wskazuje się w szczególności:

1) oznaczenie jednostki organizacyjnej;

2) określenie trybu prowadzenia postępowania;

3) opis przedmiotu zamówienia;

4) informacje dotyczące możliwości powierzenia podwykonawcom realizacji części umowy;

5) jeżeli przedmiot zamówienia tego wymaga - obowiązek spełniania przez wykonawców wymogów określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych;

6) termin wykonania umowy;

7) warunki udziału w postępowaniu i sposób dokonywania oceny ich spełniania, w tym:

a) klauzulę informującą, że oferta złożona po wyznaczonym terminie podlega zwrotowi bez otwierania,

b) klauzulę o nie wybraniu oferty, której treść nie odpowiada wymogom warunków przetargu,

c) zastrzeżenie możliwości modyfikacji warunków przetargu przez jednostkę organizacyjną przed upływem terminu składania ofert,

d) klauzulę informującą, że w przypadku złożenia w przetargu jednej oferty nastąpi jego zamknięcie i kontynuowanie postępowania w formie negocjacji z jednym wykonawcą,

e) informację o dopuszczalności wspólnego ubiegania się o realizację umowy, wraz z zastrzeżeniem, że każdy z wykonawców musi spełniać warunki uczestnictwa w postępowaniu;

8) wymogi dotyczące dostarczenia przez wykonawców dokumentów niezbędnych w postępowaniu, w tym:

a) poświadczających uprawnienie do występowania w obrocie prawnym,

b) stosownych koncesji i zezwoleń,

c) umowę o wspólnym występowaniu wykonawców,

d) pełnomocnictwo, gdy jest stosowane;

9) zobowiązanie wykonawcy do złożenia oświadczenia woli, w szczególności stwierdzającego że:

a) dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym odpowiednim do realizacji umowy,

b) jego sytuacja finansowa zapewnia realizację umowy,

c) w stosunku do niego nie wszczęto postępowania upadłościowego, nie ogłoszono upadłości lub nie został on postawiony w stan likwidacji.

10) osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami oraz informację o sposobie porozumiewania się z nimi, a także obowiązek wskazania w ofercie osób po stronie wykonawcy uprawnionych do kontaktów z jednostką organizacyjną;

11) zastrzeżenie, że postępowanie oraz korespondencja odbywają się w formie pisemnej, a gdy w postępowaniu strony porozumiewają się w formie innej niż pisemna, że treść przekazanej informacji musi niezwłocznie zostać potwierdzona na piśmie;

12) opis sposobu przygotowywania ofert, w tym formularz oferty;

13) sposób obliczenia ceny oferty;

14) wymagania dotyczące wadium;

15) miejsce i termin składania i otwarcia ofert oraz inne wymogi formalne;

16) opis kryteriów, jakimi jednostka organizacyjna będzie się kierowała przy wyborze oferty;

17) możliwość składania zapytań przez wykonawców i uwzględnienia otrzymanych wyjaśnień w przygotowywanych ofertach lub wprowadzenia w nich zmian;

18) zastrzeżenie możliwości zmiany warunków przetargu przez jednostkę organizacyjną przed terminem składania ofert i przedłużenia terminu ich składania w celu uwzględnienia tych zmian w przygotowywanych ofertach;

19) zastrzeżenie modyfikacji warunków przetargu przed upływem terminu składania ofert, jakiej może dokonać jednostka organizacyjna;

20) przesłanki niedopuszczenia wykonawcy do przetargu oraz zastrzeżenie możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyny;

21) przypadki, w których jednostka organizacyjna zamknie postępowanie bez wybrania oferty, tj.:

a) nie złożenie żadnej oferty lub nie spełnienie warunków przetargu przez złożone oferty lub wykonawców,

b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą jednostka organizacyjna może przeznaczyć na sfinansowanie realizacji umowy,

c) nastąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że realizacja umowy nie będzie leżała w interesie publicznym;

22) informacje o formalnościach, jakie powinny być dopełnione przez wykonawcę, którego oferta została wybrana, a w szczególności dotyczące obowiązków spełnienia wymogów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

23) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

24) w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu lub przetargu z negocjacjami - projekt umowy, a w razie postępowania prowadzonego w trybie negocjacji - istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy;

25) żądanie przez jednostkę organizacyjną wskazania przez wykonawcę tych części realizacji umowy, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom;

26) zastrzeżenie, że jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jednostka organizacyjna wybiera ofertę następną w kolejności - po ofercie najkorzystniejszej - bez przeprowadzania ponownej jej oceny.

3. W trybie przetargu z negocjacjami warunki przetargu należy uzupełnić o:

1) klauzulę informującą, że jednostka organizacyjna określa m.in.:

a) przedmiot negocjacji,

b) obligatoryjne warunki, które nie będą podlegały negocjacjom,

c) warunki umowne, które będą podlegały negocjacjom między stronami,

d) zastrzeżenie, że zawarcie umowy nastąpi z wykonawcą, z którym zostaną wynegocjowane najkorzystniejsze warunki;

2) przesłankę zamknięcia postępowania - nie osiągnięcie w trakcie negocjacji porozumienia umożliwiającego podpisanie umowy.

4. W przypadku, gdy w trakcie negocjacji strony nie mogą uzgodnić warunków umowy, Kierownik podejmuje decyzję o zamknięciu postępowania.

5. Z negocjacji sporządza się protokół podpisywany przez strony.

§  19.

1. W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu i przetargu z negocjacjami jednostka organizacyjna zastrzega w warunkach przetargu, że przystępujący do niego jest zobowiązany wnieść wadium - pod rygorem niedopuszczenia do przetargu.

2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

3. Jednostka organizacyjna określa kwotę wadium w granicach od 0,5% do 3% wartości przedmiotu zamówienia.

4. Jednostka organizacyjna żąda od wykonawcy wniesienia wadium w pieniądzu lub zabezpieczenia jej zapłaty w formie:

1) poręczenia bankowego;

2) gwarancji bankowej;

3) gwarancji ubezpieczeniowej.

5. Na wniosek komisji, za zgodą Kierownika, w uzasadnionych przypadkach można odstąpić od żądania wniesienia wadium.

6. Wadium wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę organizacyjną. Wadium wnoszone w innej formie wykonawca składa zgodnie ze wskazaniem jednostki organizacyjnej.

7. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, komórka finansowa przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Na wniosek jednostki organizacyjnej komórka finansowa zwraca wadium wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

§  20.

1. W trybie przetargowym rozstrzygnięcie przetargu następuje na podstawie oceny ofert.

2. Podstawowym kryterium oceny oferty jest cena, a jej waga (znaczenie) nie może być mniejsza niż 50 %.

3. Zamiast ceny, o której mowa w ust. 2, podstawowym kryterium oceny może być całkowity koszt nabycia, użytkowania przedmiotu zamówienia w okresie jego przydatności technicznej, przy czym jego waga nie może być mniejsza niż 70 %.

4. Jako inne kryteria oceny oferty mogą zostać przyjęte w szczególności:

1) ponad standardowe warunki taktyczno-techniczne i wyższe normy bezpieczeństwa;

2) unifikacja z odpowiednim sprzętem, znajdującym się w Straży Granicznej;

3) koszty eksploatacji;

4) zdolność do rozbudowy, modernizacji lub uaktualniania;

5) warunki gwarancji i serwisowania;

6) termin realizacji umowy;

7) warunki i zasady finansowania;

8) doświadczenie w realizacji podobnych umów;

9) należyte wykonanie dotychczasowych umów na rzecz jednostki organizacyjnej.

§  21.

1. W uzasadnionych przypadkach, o ile zostało to zastrzeżone w ogłoszeniu lub warunkach przetargu, jednostka organizacyjna może - przed upływem terminu składania ofert - dokonać zmiany wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia, określonych w warunkach postępowania oraz zmienić kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie. Dokonane w ten sposób uzupełnienie przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom.

2. Jednostka organizacyjna może przedłużyć termin składania ofert w celu umożliwienia wykonawcom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian, o których mowa w ust. 1.

§ 22. Dokonując oceny ofert jednostka organizacyjna może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Każdy taki przypadek wymaga udokumentowania.

§ 23. W postępowaniu nie wybiera się oferty:

1) która została złożona lub dotarła do jednostki organizacyjnej po wyznaczonym terminie, przy czym podlega ona zwrotowi bez otwierania;

2) nie spełniającej warunków postępowania;

3) która jest nieważna z mocy prawa.

§  24.

1. Celem negocjacji jest uzgodnienie wszystkich postanowień umowy.

2. Negocjacjom podlegają te elementy umowy, które zostały wskazane przez jednostkę organizacyjną w zaproszeniu.

3. W przypadku, gdy w trakcie negocjacji strony nie mogą uzgodnić warunków umowy, Kierownik podejmuje decyzję o zamknięciu postępowania.

§  25.

1. Z postępowania sporządza się pisemny protokół, zawierający w szczególności:

1) dane jednostki organizacyjnej;

2) przedmiot postępowania;

3) tryb postępowania;

4) wykaz osób związanych z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania po stronie jednostki organizacyjnej;

5) sposób ogłoszenia lub zaproszenia do udziału w postępowaniu;

6) miejsce i termin złożenia ofert;

7) termin otwarcia ofert;

8) wymagane warunki udziału w postępowaniu (w szczególności dokumenty, oświadczenia);

9) informację o złożonych ofertach (w szczególności liczba ofert, dane wykonawców);

10) informacje i wyjaśnienia udzielone wykonawcom w trakcie postępowania;

11) wykaz wykonawców nie dopuszczonych do postępowania - w przypadku przetargu lub przetargu z negocjacjami;

12) informacje o zakończeniu postępowania, w tym w zależności od okoliczności:

a) uzasadnienie zamknięcia przetargu bez wyboru oferty,

b) o nie osiągnięciu porozumienia w trakcie negocjacji,

c) o wyborze oferty najkorzystniejszej,

d) o wynegocjowaniu warunków umowy;

13) informacje o zawarciu lub nie zawarciu umowy;

14) inne informacje istotne dla postępowania i realizacji umowy.

2. Protokół podpisuje Kierownik oraz osoby uczestniczące w postępowaniu.

3. W przypadku, o którym mowa w § 4 ust.1 pkt 2 i 3, niezależnie od protokołu, o którym mowa w ust. 1, sporządza się protokół z negocjacji.

4. Wszystkie dokumenty związane z postępowaniem stanowią załączniki do protokołu.

5. Każdy przypadek zamknięcia postępowania bez zawarcia umowy uzasadnia się.

6. O zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru oferty lub uzgodnienia warunków umowy w trybie przetargu z negocjacjami zawiadamia się wszystkich wykonawców, biorących w nim udział.

7. O wyniku przetargu niezwłocznie informuje się wykonawców uczestniczących w postępowaniu przetargowym.

8. Po zakończeniu postępowania jego dokumentacja jest oznaczana, zabezpieczana oraz archiwizowana zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Rozdział  6

Zasady zawierania umów

§  26.

1. Do umów w sprawie zamówień na uzbrojenie lub zamówień objętych tajemnicą państwową albo jeżeli wymaga tego ważny interes państwa, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Do realizacji umowy związanej z przetwarzaniem informacji niejawnych może być dopuszczony tylko wykonawca, który posiada zdolność do zapewnienia właściwej ochrony informacji niejawnych zgodnie z przepisami prawa.

3. Zdolność wykonawcy do zapewnienia właściwej ochrony informacji niejawnych musi być zweryfikowana:

1) przez służbę ochrony państwa w trybie uzyskania świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego - w przypadku gdy z realizacją zamówienia wiążę się dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową,

2) przez właściwe służby Straży Granicznej - w przypadku gdy z realizacją zamówienia wiążę się dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową.

4. Jednostka organizacyjna zawiera umowę z wykonawcą, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą lub z którym wynegocjowano najkorzystniejsze warunki umowy.

5. Umowy zawiera się na czas określony (maksymalnie na 3 lata - w przypadkach dopuszczonych przez przepisy o finansach publicznych).

6. Zakres świadczenia wykonawcy, zawarty w umowie, musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie lub z wynegocjowanymi warunkami.

7. W toku realizacji umowy, o ile zachodzą uzasadnione przesłanki, dopuszcza się zmiany postanowień umowy, jeżeli będą one korzystne dla jednostki organizacyjnej. Każda zmiana umowy wymaga uzasadnienia.

8. Do umowy włącza się postanowienia wynikające z przepisów, o których mowa w § 6.

§  27.

1. Jednostka organizacyjna żąda od wykonawcy zabezpieczenia wykonania umowy, które wykonawca przekazuje przed podpisaniem umowy.

2. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania umowy, przez co rozumie się także nienależyte wykonanie postanowień umowy.

3. W uzasadnionych sytuacjach, a w szczególności, gdy żądanie wniesienia zabezpieczenia mogłoby uniemożliwić realizację umowy lub spowodować znaczący wzrost ceny oferty lub ceny negocjowanej, za zgodą odpowiednio osoby, o której mowa w § 10 ust. 4, jednostka organizacyjna może odstąpić od żądania wniesienia zabezpieczenia. Każdy taki przypadek wymaga uzasadnienia.

4. Zabezpieczenie wykonania umowy może być wnoszone, według wyboru wykonawcy, w następujących formach:

1) pieniądzu przelanym na rachunek bankowy "Komendy Głównej Straży Granicznej";

2) poręczeniach bankowych;

3) gwarancjach bankowych;

4) gwarancjach ubezpieczeniowych.

5. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 4, ustala się w granicach od 0,5% do 5 % wartości umowy.

6. W przypadku realizacji umów wieloletnich, z wyjątkiem umów dotyczących usług naukowo-badawczych, rozwojowych i wdrożeniowych, wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się w stosunku do rocznej wartości umowy.

7. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez jednostkę organizacyjną. Zabezpieczenie wniesione w innej formie wykonawca składa zgodnie ze wskazaniem jednostki organizacyjnej.

8. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu przechowywane jest na oprocentowanym rachunku bankowym "Komendy Głównej Straży Granicznej". Na wniosek jednostki organizacyjnej komórka finansowa zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

9. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu jednostka organizacyjna może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

10. Po zakończeniu realizacji umowy jednostka organizacyjna niezwłocznie zwraca zabezpieczenie wykonania umowy.

Rozdział  7

Nadzór

§  28.

1. Bezpośredni nadzór nad postępowaniem sprawuje Kierownik. Nadzór ten jest realizowany niezależnie od innych działań kontrolnych, prowadzonych na mocy odrębnych przepisów.

2. Elementem nadzoru, o którym mowa w ust. 1, jest także, prowadzone przed wszczęciem oraz w toku postępowania, badanie warunków postępowania, obejmujące:

1) ocenę zgodności warunków postępowania z wymaganiami taktyczno-technicznymi przedmiotu zamówienia;

2) ocenę zgodności warunków postępowania z wymaganiami określonymi w Kodeksie cywilnym oraz w wytycznych, a w szczególności:

a) zgodności opisu przedmiotu zamówienia z zasadami prowadzenia postępowania,

b) zasadności wyboru zastosowanych kryteriów oceny ofert,

c) czy określone warunki postępowania zapewniają wybór podmiotów zdolnych do realizacji umowy,

d) czy warunki udziału w postępowaniu nie naruszają zasad uczciwej konkurencji i zasady równego traktowania wykonawców;

3) wyrażanie zgody w przypadkach określonych w wytycznych;

4) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień.

3. Postępowanie może zostać poddane kontroli niezależnego obserwatora, wyznaczonego przez Komendanta. Przepisy § 8 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  8

Przepisy końcowe

§ 29. Wytyczne wchodzą w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

REGULAMIN PRACY KOMISJI POWOŁANEJ DO UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH PRZEDMIOTEM JEST UZBROJENIE, LUB ZAMÓWIEŃ OBJĘTYCH TAJEMNICĄ PAŃSTWOWĄ

§  1.

1. Komisja, z chwilą jej powołania, rozpoczyna prace związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest uzbrojenie, lub przedmiot zamówienia objęty jest tajemnicą państwową.

2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia lub unieważnienia postępowania.

3. W skład komisji wchodzą:

1) przewodniczący - wyznaczony przez powołującego komisję spośród osób wyznaczonych do pracy w komisji, odpowiedzialny za sprawną organizację pracy komisji, a w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń, przedkładanie do osoby powołującej komisję pisemnego protokołu wraz z załącznikami zawierającego propozycje: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania;

2) sekretarz - osoba wyznaczona przez przewodniczącego, odpowiedzialna za prawidłowy przebieg procedury, terminowe i właściwe sporządzanie protokołu z prowadzonego postępowania oraz korespondencji związanej z postępowaniem;

3) przedstawiciele Kierownika - osoby wyznaczone przez Kierownika, odpowiedzialne za prawidłowe przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków wymaganych od wykonawców w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia;

4) pozostali członkowie.

4. Pracami komisji kieruje przewodniczący.

5. W przypadku nieobecności przewodniczącego, jego funkcję pełni sekretarz, który korzysta ze wszystkich uprawnień przysługujących przewodniczącemu.

6. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej składu, w drodze głosowania.

7. Członkom komisji nie przysługuje prawo wstrzymania się od głosu.

8. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.

9. Nieobecność członka komisji na posiedzeniu jest usprawiedliwiona w przypadku:

1) zwolnienia lekarskiego;

2) innych przewidzianych przepisami zwolnień od zajęć służbowych;

3) wykonywania innych czynności służbowych, na polecenie przełożonych w uzgodnieniu z powołującym komisję.

10. W przypadku braku pełnego składu komisji, jej praca nie ulega zawieszeniu, o ile nieobecność członka komisji wynika z przyczyn określonych w ust. 9.

11. Skład komisji może ulec zmianie, w przypadku:

1) zaistnienia okoliczności określonych w § 8 ust. 1 wytycznych;

2) odwołania ze składu komisji jej członka przez osobę powołującą komisje na pisemny wniosek złożony przez:

a) członka komisji w stosunku do własnej osoby,

b) przełożonego członka komisji,

c) przewodniczącego komisji.

12. Wniosek, o którym mowa w ust. 11 pkt 2 lit. a i b, składa się do osoby powołującej komisję za pośrednictwem przewodniczącego komisji.

13. Decyzję w sprawie zmiany składu komisji podejmuje osoba powołująca komisję.

14. Korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia stosowaną na terenie Komendy Głównej Straży Granicznej podpisuje Przewodniczący.

§ 2. Komisja przygotowując postępowanie o zamówienie, w szczególności przygotowuje:

1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia;

2) projekt dokumentacji przetargowej;

3) projekt ogłoszenia wymaganego dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia;

4) projekty innych dokumentów związanych z prowadzoną procedurą.

§ 3. Komisja prowadząc procedurę o zamówienie, w szczególności:

1) udziela wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji przetargowej;

2) dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;

3) prowadzi negocjacje z zaproszonymi dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy wytyczne dopuszczają prowadzenie takich negocjacji;

4) proponuje wykluczenie wykonawcy, odrzucenie oferty oraz wybór najkorzystniejszej oferty;

5) wnioskuje o unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia;

6) wnioskuje o powołanie ekspertów.

§  4.

1. Komisja dokonuje otwarcia ofert w miejscu i terminie określonym w dokumentacji przetargowej.

2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert, przewodniczący komisji podaje do wiadomości kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. Podczas otwarcia ofert ogłaszane są następujące informacje:

1) imię i nazwisko, nazwa (firma) oraz adres (siedziba) wykonawcy, którego oferta jest otwierana;

2) informacje dotyczące ceny oferty;

3) termin wykonania zamówienia;

4) okres gwarancji oraz warunki płatności zawarte w ofercie.

4. Informacje powyższe są na bieżąco zapisywane w protokole postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Oferentom nie uczestniczącym w otwarciu, informacje o których mowa w ust. 2, doręcza się na ich wniosek.

6. Każdy członek komisji po otwarciu ofert, składa pisemne oświadczenie, czy podlega wyłączeniu z postępowania na podstawie § 8 ust.1 wytycznych.

§  5.

1. Komisja ocenia oferty na posiedzeniach. Liczbę posiedzeń, termin i miejsce obrad określa przewodniczący.

2. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik na wniosek przewodniczącego komisji oraz za pisemną zgodą Komendanta może powołać ekspertów (rzeczoznawców) w celu zasięgnięcia ich opinii.

3. W toku dokonywania oceny ofert, komisja może żądać udzielenia od wykonawców wyjaśnień, co do treści złożonych przez nich ofert.

4. W oparciu o art. 87 ust. 2 ustawy Pzp, komisja dokonuje poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich oraz rachunkowych w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.

§  6.

1. Przy dokonywaniu wyboru oferty komisja stosuje wyłącznie zasady i kryteria określone w dokumentacji przetargowej.

2. Każdy z członków komisji dokonuje indywidualnie oceny ofert, nie podlegających odrzuceniu. Dla poszczególnych kryteriów ocenę oferty stanowi iloczyn sumy punktów przyznanych przez oceniających dla danego kryterium i znaczenia (procentowego) danego kryterium. Ocena końcowa jest równa sumie ocen uzyskanych przez ofertę za poszczególne kryteria.

3. Komisja nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, zgodnie z ustawą zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane.

§ 7. Wszelkie czynności wykonywane przez komisję w postępowaniu o udzielenie za mówienia dokonywane są w oparciu o wytyczne, zgodnie z za pisa m i określonymi w dokumentacji przetargowej.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

AKCEPTUJĘ

..............

KOMENDANT GŁÓWNY STRAŻY GRANICZNEJ

WNIOSEK

Zwracam się z wnioskiem o wszczęcie postępowania o

udzielenie zamówienia dotyczącego:

..............................................................

.............................................................

.............................................................

(wpisać nazwę przedmiotu zamówienia oraz powód

stosowania wytycznych)

Wartość zamówienia, bez podatku od towarów i usług,

wynosi ........ PLN, co stanowi równowartość kwoty ........

EURO, wyliczonej według średniego kursu ogłoszonego

rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów, stanowiącego podstawę

przeliczania wartości zamówień.

Kwota, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie powyższego zakupu, wynosi .................... PLN.

Zakup opłacany będzie ze środków finansowych

centralnych/inwestycyjnych/specjalnych(*).

Potrzebę dokonania ww. zakupu uzasadniam: ..................

..............................................................

.............................................................

.............................................................

Potwierdzam dokonanie wstępnej oceny celowości wydatkowania

środków publicznych na przedmiotowy/e(*)

zakup/usługi/roboty(*).

Do prac komisji powołanej na okoliczność przeprowadzenia ww.

postępowania deleguję następujące osoby:

1. ................................

2. ................................

3. ................................

Załączniki:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2) ogólne warunki umowy lub projekt umowy

3) opis sposobu i podstawy obliczenia wartości szacunkowej

zamówienia,

4) dokumenty, o których mowa w § 12 ust. 2 wytycznych,

5) proponowane kryteria wyboru ofert i ich znaczenie,

6) inne warunki dotyczące zamówienia.

Uzgodniono z:

Główny Księgowy KG SGKierownik:

........................... ..............................

(stopień, imię i nazwisko) (stanowisko służb., stopień,

imię i nazwisko)

Uwaga: (*) niepotrzebne skreślić