Zasady i tryb przyjmowania, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania przez archiwum wyodrębnione Centralnego Biura Antykorupcyjnego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2007.2.63

Akt utracił moc

Wersja od: 21 lutego 2011 r.

DECYZJA Nr 46/07

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 19 listopada 2007 r.

w sprawie zasad i trybu przyjmowania, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania przez archiwum wyodrębnione Centralnego Biura Antykorupcyjnego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

.................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Zmiany nin. decyzji, wprowadzone przez § 1 decyzji nr 89/11 z dnia 21 lutego 2011 r. (Dz.Urz.CBA.11.1.33) zmieniającej nin. decyzję z dniem 21 lutego 2011 r., nie zostały naniesione na tekst, gdyż data wejścia w życie tych zmian jest późniejsza od daty utraty mocy przez nin. decyzję.

.................................................

Na podstawie § 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 21, poz. 244), postanawia się, co następuje:

§  1.

1. Akta spraw zakończonych przekazywane są do archiwum wyodrębnionego Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej "archiwum", przez jednostkę organizacyjną Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwaną dalej "jednostką", w której powstały.

2. Akta spraw zakończonych powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami, w stanie uporządkowanym, po dwóch latach, liczonych od dnia 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia sprawy.

3. W przypadku, gdy akta spraw zakończonych są nadal potrzebne do prowadzenia spraw bieżących, dokonuje się ich przekazania do archiwum a następnie wypożycza.

§  2.

1. Przyjęcie dokumentacji przez funkcjonariusza pełniącego służbę lub pracownika zatrudnionego w archiwum, zwanego dalej "pracownikiem archiwum", należy poprzedzić jej przeglądem w celu sprawdzenia, czy dokumentacja została prawidłowo przygotowana do zarchiwizowania.

2. Przez uporządkowanie akt, o którym mowa w § 1 ust. 2, należy rozumieć:

1) zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorią archiwalną;

2) wydzielenie dokumentacji kategorii "B" z teczek zawierających dokumentację kategorii "A" (przy przekazywaniu akt do archiwum zasadą jest, że nie wolno łączyć w jednej teczce akt o różnych symbolach klasyfikacyjnych i różnych kategoriach archiwalnych). W szczególnych przypadkach konieczności połączenia w teczce akt kategorii "A" i kategorii "B" całość akt należy zakwalifikować do kategorii "A";

3) wydzielenie dokumentacji i pism kategorii "Be", które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w jednostce, która je wytworzyła, po otrzymaniu zezwolenia Zarządu Analiz i Ewidencji Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej "CBA";

4) wyłączenie wtórników oraz kopii pism przekazywanych do archiwum wyodrębnionego;

5) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami - według spisu spraw w teczce, a w obrębie akt sprawy - chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno znaleźć się na wierzchu;

6) opisanie teczki, polegające na umieszczeniu na stronie tytułowej:

a) na środku u góry - pełnej nazwy CBA oraz nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu - klauzuli tajności, symbolu kategorii archiwalnej dokumentacji z wykazu akt, a przy aktach kategorii "B" również okresu ich przechowywania,

d) pod kategorią archiwalną - oznaczenia sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny,

e) na środku - tytułu akt, tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt, uzupełnionego o bliższe określenie zawartości teczki,

f) pod tytułem - dat skrajnych akt znajdujących się w teczce, tj. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej sporządzonych dokumentów,

g) w lewym dolnym rogu - liczby porządkowej teczki według spisu zdawczo-odbiorczego;

7) zdjęcia, fotografie i inne materiały ilustrowane traktuje się jak karty. Jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, karty w każdej teczce należy numerować oddzielnie.

3. W teczkach zawierających materiały archiwalne (kategoria "A"), karty należy ponumerować, zszyć oraz zabezpieczyć i usunąć części metalowe.

4. Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.

§  3.

1. Akta przejmowane przez archiwum powinny znajdować się w teczkach bezkwasowych, których grubość nie może przekraczać 4 cm (300-400 kart).

2. Teczka (oprócz akt) powinna zawierać:

1) opis na okładce zgodny z § 2 ust. 2 pkt 6;

2) spis zawartości;

3) notatkę z uwagami o ewentualnych uszkodzeniach akt. W przypadku wystąpienia braku dokumentów w teczce, osoba przekazująca dokumenty sporządza pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj dokumentu, przyczyny braku oraz termin uzupełnienia;

4) kartę kontrolną, którą stanowi wykaz osób korzystających z teczki i dołączaną do teczki z chwilą jej założenia. Wzór karty kontrolnej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej decyzji.

§ 4. Dokumentację kartoteczną przekazuje się do archiwum wraz z urządzeniem służącym do jej przechowywania. W spisie zdawczo-odbiorczym podaje się liczbę pojemników i określa liczbę kart kartotecznych w nich zawartych.

§  5.

1. Jednostki przekazują akta do archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w czterech egzemplarzach dla akt kategorii "A", natomiast w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.

2. Trzy egzemplarze spisu akt kategorii "A" przechowywane są w archiwum, a czwarty egzemplarz potwierdzony przez pracownika archiwum otrzymuje jednostka przekazująca akta. Z trzech egzemplarzy spisu akt kategorii "B" dwa przechowywane są w archiwum, a trzeci podpisany przez pracownika archiwum otrzymuje jednostka zdająca akta.

3. Do akt przekazywanych do archiwum dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, a w szczególności kartoteki, skorowidze i spisy spraw.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, która przekazuje akta oraz naczelnik archiwum.

5. Przyjęte teczki, w lewym dolnym rogu, pracownik archiwum oznacza sygnaturą archiwalną, która składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym. Sygnaturę archiwalną umieszcza się także na grzbiecie teczki.

6. Sygnaturę akt o tym samym tytule obejmującym kilka tomów, należy uzupełnić o kolejny numer tomu.

§  6.

1. Pracownik archiwum może odmówić przyjęcia akt do archiwum w przypadku:

1) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami, ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym;

2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi;

3) stwierdzenia, że akta zostały uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie.

2. O przyczynach nieprzyjęcia akt, pracownik archiwum w sporządzonej notatce zawiadamia swojego bezpośredniego przełożonego oraz kierownika komórki organizacyjnej przekazującej akta.

§ 7. Przekazywaniu do archiwum podlegają wszystkie materiały operacyjne, bez względu na okres przechowywania z wyjątkiem:

1) dokumentów szyfrowych i kodowych, pochodzących z kontroli korespondencji;

2) odnoszących się do stosowania środków technicznych umożliwiających uzyskiwanie w sposób tajny informacji oraz utrwalenia dowodów w tym zakresie;

3) odnoszących się do niejawnego nabycia lub przejęcia przedmiotów pochodzących z przestępstwa, ulegających przepadkowi, albo których wytwarzanie, posiadanie, przewożenie, lub którymi obrót są zabronione, a także przyjęcia lub wręczenia korzyści majątkowej;

4) zarządzonego niejawnego nadzorowania przemieszczania oraz przechowywania i obrotu przedmiotami przestępstwa.

§  8.

1. Materiały operacyjne składa się do archiwum niezwłocznie po wyrejestrowaniu sprawy.

2. W przypadku, gdy komórka organizacyjna przekazująca akta do archiwum uważa, że bez porozumienia się z nią nie należy udzielać informacji na temat akt, wydawać akt do wglądu innym jednostkom lub podejmować na podstawie tych materiałów decyzji, powinna wskazać to we wniosku i zaznaczyć na jaki okres wprowadza powyższe zastrzeżenia.

§ 9. Jednostka prowadząca akta osobowe przekazuje do archiwum akta osobowe zwolnionych funkcjonariuszy i pracowników CBA bez zbędnej zwłoki.

§ 10. Przekazywanie do archiwum materiałów o charakterze obronnym regulują odrębne przepisy.

§ 11. Sposób wyrejestrowania spraw operacyjnych regulują odrębne przepisy.

§  12.

1. Akta w archiwum układa się według podziału na jednostki, albo w miarę ich napływu według kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych bez zachowania odrębności jednostek, przy czym akta kategorii "A" układa się oddzielnie na wyodrębnionych regałach.

2. Teczki układa się na półkach pionowo (systemem bibliotecznym) - od lewej do prawej strony w kolejności sygnatur.

3. Na regałach należy zostawiać wolne miejsca jako rezerwę na przekazywane w przyszłości akta.

4. W archiwum prowadzi się inwentarz topograficzny, czyli odpowiednie ponumerowanie i opisanie regałów umożliwiające szybkie i łatwe odszukanie akt. W inwentarzu topograficznym podaje się miejsce przechowywania akt o określonej sygnaturze w magazynie archiwum. Oznaczenie miejsca przechowywania akt w archiwum składa się z kolejnego numeru regału (oznaczonego cyfrą rzymską), pionu regału (licząc od lewej do prawej) oraz numeru półki w tym pionie (licząc od góry ku dołowi) oznaczonych cyframi arabskimi.

5. Informacje na temat miejsca przechowywania akt (numer regału i półki) wpisuje się w rubryce 7 spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum.

§  13.

1. Akta przechowywane w archiwum objęte są prowadzoną na bieżąco ewidencją.

2. Ewidencję archiwalną stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum;

2) rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze. Wzór rejestru spisów zdawczo-odbiorczych stanowi załącznik nr 3 do niniejszej decyzji;

3) karty udostępnienia akt, których wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej decyzji;

4) rejestr akt udostępnionych;

5) inwentarz topograficzny informujący o miejscu przechowywania dokumentacji w magazynie archiwalnym (z numerami regału i półki);

6) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie wraz z protokołami oceny dokumentacji niearchiwalnej, których wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej decyzji;

7) zezwolenia na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub do zniszczenia, których wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszej decyzji;

8) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt;

9) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, których wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszej decyzji.

3. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 2 pkt 1, 2, 6, 7, 8 i 9 stanowią materiał archiwalny, nie mogą być wynoszone z archiwum i przechowuje się je w odrębnych teczkach. Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i w tej kolejności są przechowywane w archiwum przez okres dwóch lat licząc od daty zwrotu akt.

4. Archiwum może prowadzić dodatkową ewidencję zasobu archiwalnego, wynikającą z potrzeb danej jednostki organizacyjnej, np. skorowidze, rejestry itp.

§  14.

1. Dokumentację przechowywaną w archiwum udostępnia się dla celów służbowych i naukowo-badawczych.

2. Do celów służbowych akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania, zgodnie z pisemną dyspozycją kierownika komórki organizacyjnej, w której akta powstały.

3. Wypożyczanie akt do celów służbowych poza CBA może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, wyłącznie za zgodą Szefa CBA.

4. Do korzystania z zasobu archiwum przez osoby trzecie konieczna jest każdorazowo pisemna zgoda Szefa CBA.

5. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

6. Archiwum udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe. W miejscu wypożyczonych akt wstawia się zastawnik zawierający sygnaturę akt, datę wypożyczenia i termin zwrotu.

7. Nie wolno wypożyczać:

1) akt zastrzeżonych przez jednostkę, która przekazała je do archiwum;

2) akt uszkodzonych;

3) materiałów ewidencyjnych archiwum;

4) poszczególnych dokumentów wyjętych z teczek.

8. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność służbową za udostępnione mu akta i ich zwrot w oznaczonym terminie.

9. Przy zwrocie dokumentacji funkcjonariusz archiwum zobowiązany jest:

1) sprawdzić jej stan;

2) odnotować fakt zwrócenia akt na karcie udostępniania w obecności zwracającego;

3) usunąć zastawnik, o którym mowa w ust. 6.

10. W wypadku stwierdzenia braku lub uszkodzeń dokumentacji, pracownik archiwum sporządza stosowny protokół, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik oraz pracownik archiwum.

11. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi przechowuje pracownik archiwum w specjalnej teczce, trzeci przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczyła, w celu wyjaśnienia sprawy i podjęcia stosownej decyzji o wyciągnięciu konsekwencji w stosunku do wypożyczającego akta.

§ 15. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WZÓR

KARTA KONTROLNA

(wykaz i podpisy osób, które zapoznały się z materiałami)

Lp.	Nazwisko i imię	Stanowisko służbowe	Cel zapoznania się z teczką	Data	Podpis

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Str. 1

WZÓR

................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

............................... Warszawa, dnia ..........

(nazwa komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

NR ............................

(nadaje archiwum CBA)

Lp.	Znak teczki z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Kategoria archiwalna	Liczba kart	Miejsce przechowywania w archiwum	Nr i data protokołu zniszczenia lub przekazania do arch. państw.	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Str. 2

Lp.	Znak teczki z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Kategoria archiwalna	Liczba kart	Miejsce przechowywania w archiwum	Nr i data protokołu zniszczenia lub przekazania do arch. państw.	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

.............................................

(podpis kierownika jednostki organizacyjnej)

Zdał: ....................... Przyjął: ....................

(podpis funkcjonariusza/ (podpis funkcjonariusza/

pracownika zdającego) pracownika przyjmującego)

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

WZÓR

REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Lp. (nr spisu zd.-odb.)	Data przyjęcia akt do archiwum	Nazwa komórki organizacyjnej przekazującej akta	Liczba pozycji	Liczba teczek	Nr i data protokołu brakowania	Nr spisu zd.-odb. i data przekazania akt do archiwum państwowego	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

WZÓR

		Karta udostępnienia akt nr ............**)
..................................... Pieczątka komórki organizacyjnej
		Termin zwrotu akt
Data ................................
Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce org. ...... .............................................. z lat ............................ o znakach ....................................................................... i upoważniam do ich wykorzystania - odbioru
.................................................................................
imię i nazwisko
.......................... podpis
Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt.
............................... data i podpis
*) zbędne skreślić **) wypełnia archiwum
Pu - A - 32
- strona 1 -
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów ........... kart ..................
Data: ..............................	Podpis: ...................................
Adnotacje o zwrocie akt:
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
Akta zwrócono do archiwum
dn. ...............................	........................................ podpis odbierającego
	- strona 2-

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

WZÓR

Str. 1

"ZATWIERDZAM"

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

UWAGA:

Kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, odpowiada za zachowanie dokumentacji niezbędnej do prac bieżących w jednostce organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Str. 2

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe

członków komisji):

1) .................. ...............................

2) .................. ...............................

3) .................. ...............................

4) .................. ...............................

5) .................. ...............................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia

dokumentacji niearchiwalnej w ilości ...... mb.

i stwierdziła, że:

* stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy

przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt

Centralnego Biura Antykorupcyjnego upłynęły;

* nie zawiera akt niezbędnych do prac bieżących oraz dla celów

kontrolnych lub w sprawach będących lub mogących

być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego w

...................................................

(nazwy jednostek organizacyjnych,

których akta są brakowane)

Przewodniczący Komisji ......................

(podpis)

Członkowie Komisji ......................

(podpisy)

......................

......................

......................

Załączniki:

......... kart spisu

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

WZÓR

...........................................

(pieczęć nagłówkowa dyrektora archiwum CBA)

Egz. nr ......

Warszawa, dnia ...... 20 ... r.

ZEZWOLENIE nr .......

na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

Wyrażam zgodę na przekazanie do zniszczenia dokumentacji

niearchiwalnej ...............................................

..............................................................

..............................................................

z lat ........................................................

zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do

zniszczenia z dnia ............... znak ......................

w ilości około ............. (słownie ........................

........................................................) mb.,

z wyjątkiem pozycji ..........................................

..............................

(pieczątka imienna i podpis

osoby wydającej zezwolenie)

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

WZÓR

Egz. nr ......

............................................

(pieczęć Centralnego Biura Antykorupcyjnego)

Warszawa, dnia ........ 20 ... r.

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY Nr ...............

materiałów archiwalnych ......................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

przekazywanych do ............................................

(nazwa archiwum państwowego)

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne	Uwagi
1	2	3	4	5

............................... ........................

(podpis dyrektora archiwum lub (podpis upoważnionego

osoby przez niego upoważnionej) pracownika archiwum

państwowego)