Zasady gospodarowania środkami na podróże służbowe członków służby zagranicznej i innych pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych oraz tryb postępowania przy wydawaniu polecenia podróży służbowej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2006.4.253

Akt utracił moc

Wersja od: 9 maja 2006 r.

INSTRUKCJA Nr 7

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 9 maja 2006 r.

w sprawie zasad gospodarowania środkami na podróże służbowe członków służby zagranicznej i innych pracowników Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych oraz trybu postępowania przy wydawaniu polecenia podróży służbowej

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Proces wydawania poleceń podróży służbowych, ich planowania oraz akceptowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych obsługiwany jest przy pomocy elektronicznego systemu "Delegacje".

2. Wydanie polecenia podróży służbowej powinno być poprzedzone dokładną analizą w zakresie celowości i kosztów związanych z pobytem pracownika w podróży służbowej oraz skutków jego nieobecności na zajmowanym stanowisku pracy.

3. Wydanie polecenia podroży służbowej poza granice kraju pracownikowi zatrudnionemu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych może nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy osobisty udział pracownika w załatwieniu określonej sprawy poza granicami kraju jest niezbędny, a w szczególności, gdy zadań związanych z załatwieniem tej sprawy nie może wykonać pracownik właściwej terytorialnie placówki zagranicznej.

§ 2. Osoba upoważniona do wydania polecenia podróży służbowej odpowiada za:

1) sprawdzenie czy pracownik posiada kwalifikacje niezbędne do wykonania zadania związanego z podróżą służbową;

2) zapewnienie zastępstwa pracownika w trakcie jego pobytu w podróży służbowej, jeżeli zastępstwo to nie wynika z odrębnych przepisów lub postanowień wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej, w której pracownik wykonuje obowiązki służbowe.

§ 3. Pokrycie kosztów podróży służbowej osoby niebędącej członkiem służby zagranicznej wymaga szczegółowego uzasadnienia i akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

§ 4. Planując podróż służbową należy dążyć do obniżenia jej kosztów, w taki sposób, aby zapewnić efektywne wykorzystanie limitu środków budżetowych przyznanego komórce organizacyjnej na podróże służbowe w danym roku budżetowym.

Rozdział  II

Tryb wydawania polecenia podróży służbowej

§  5.

1. Wydanie polecenia podroży służbowej może nastąpić wyłącznie wówczas, gdy w ramach limitu środków budżetowych przyznanego komórce organizacyjnej na podróże służbowe w danym roku budżetowym znajdują się wystarczające środki na pokrycie jej kosztów.

2. Po wydaniu polecenia odbycia podróży służbowej przez osobę do tego upoważnioną następuje uruchomienie procesów obsługiwanych przez system "Delegacje".

§ 6. Opis procesów obsługiwanych przez system "Delegacje", a w szczególności: wnioskowanie o zaakceptowanie odbycia podróży służbowej, rezerwacja środków transportu, określenie kosztów podróży oraz zatwierdzenie delegacji, stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.

§  7.

1. Podróż służbowa Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu oraz Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych wymaga akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

2. Podróż służbowa dyrektora i zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, z zastrzeżeniem ust. 3, wymaga zatwierdzenia przez właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu, po uprzedniej akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

3. Podróż służbowa dyrektora i zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, nadzorowanej przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, wymaga wyłącznie akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

4. Podróż służbowa pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych wymaga zatwierdzenia przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, w której wykonuje obowiązki służbowe.

5. W przypadku, gdy koszty podróży służbowej pracownika obciążają inną komórkę organizacyjną, wymagane jest zatwierdzenie tych kosztów przez dyrektora obciążanej komórki organizacyjnej.

6. Podróż służbowa, w wyniku której pracownik będzie nieobecny w pracy przez co najmniej 7 dni, wymaga zatwierdzenia Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

Rozdział  III

Planowanie kosztów podróży służbowych

§  8.

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych do dnia 31 października każdego roku przekazują do Biura Administracji i Finansów informację o planowanych podróżach służbowych, określając w przybliżeniu ich cel, liczbę pracowników, którzy je odbędą, miejsce docelowe podróży oraz czas ich trwania.

2. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej do dnia 31 grudnia każdego roku określa limity kosztów podróży służbowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych na rok następny.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych obowiązani są do stałego nadzoru nad wydatkowaniem środków budżetowych w ramach limitu przyznanego komórce organizacyjnej na podróże służbowe w danym roku budżetowym.

4. Koszty podróży służbowej Ministra Spraw Zagranicznych, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej pokrywane są w ramach limitu określonego dla Sekretariatu Ministra.

§  9.

1. W przypadku, gdy wydanie polecenia podróży służbowej skutkuje przekroczeniem limitu środków budżetowych przyznanego komórce organizacyjnej na podróże służbowe w danym roku budżetowym, osoba upoważniona do wydania tego polecenia informuje o tym pisemnie Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

2. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej na pisemny wniosek dyrektora komórki organizacyjnej może zwiększyć limit środków budżetowych przyznany komórce organizacyjnej na podróże służbowe w danym roku budżetowym zobowiązując dyrektora tej komórki do przedłożenia szczegółowego planu podróży służbowych niezbędnych do realizacji jej zadań.

Rozdział  IV

Szczegółowe postanowienia dotyczące planowania podróży służbowych

§  10.

1. Osoby udające się w zagraniczną podróż służbową do miejscowości, w której siedzibę ma polska placówka zagraniczna dysponująca pokojami gościnnymi, powinny być zakwaterowane, jeżeli jest to możliwe, w pokojach gościnnych tej placówki.

2. Przekroczenie limitu hotelowego wymaga akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej i może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy przemawiają za tym szczególne okoliczności, w szczególności takie, jak potrzeba zakwaterowania pracownika w hotelu wskazanym przez organizatora spotkania lub konferencji.

§  11.

1. Określając środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, należy kierować się kryterium wyboru najbardziej ekonomicznego środka transportu.

2. W przypadku podróży służbowych odbywanych samolotem należy wykorzystać możliwości zastosowania taryf zniżkowych związanych z wcześniejszym zakupem biletu oraz taryf promocyjnych.

§  12.

1. Z zastrzeżeniem ust. 2, zakup biletu lotniczego w klasie wyższej niż klasa ekonomiczna (w klasie biznes) może mieć miejsce wyłącznie na trasie, na której podróż trwa dłużej niż 8 godzin, a także, jeżeli przemawiają za tym szczególne okoliczności i wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

2. Pełnomocnemu Przedstawicielowi Rzeczypospolitej Polskiej w państwie przyjmującym lub przy organizacji międzynarodowej oraz członkom jego rodziny, podróżującym jednocześnie z nim, przysługuje bilet w klasie wyższej niż ekonomiczna (w klasie biznes) podczas pierwszej podróży do państwa przyjmującego lub siedziby organizacji międzynarodowej w celu objęcia stanowiska oraz podczas ostatniej podróży z państwa przyjmującego lub siedziby organizacji międzynarodowej w celu powrotu do kraju.

§  13.

1. W przypadku krajowych podróży służbowych oraz zagranicznych podróży służbowych do stolic i innych miejscowości położonych w pobliżu granic Rzeczypospolitej Polskiej, takich jak Brześć, Wilno, Ryga, Kaliningrad, Ostrawa, Praga, Lipsk lub Berlin, należy korzystać z transportu kolejowego.

2. Odbycie podróży służbowej samolotem do miejscowości, o których mowa w ust. 1, jeżeli koszt podróży koleją jest niższy od kosztu przelotu samolotem, wymaga szczególnego uzasadnienia oraz akceptacji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

§  14.

1. Osoba występująca o akceptację odbycia podróży służbowej obowiązana jest sprawdzić, czy koszty podróży służbowej mogą zostać zrefundowane ze środków zewnętrznych (pozabudżetowych), w tym w szczególności z budżetu Unii Europejskiej.

2. W przypadku możliwości refundacji kosztów podróży służbowej należy zaznaczyć ten fakt na formularzu delegacyjnym.

3. Osoba udająca się w podróż służbową, której koszty są refundowane, obowiązana jest dopełnić formalności umożliwiających refundację kosztów, w tym w szczególności podpisać listę obecności i złożyć stosowne oświadczenie.

Rozdział  V

Rozliczenie kosztów podróży służbowej i zatwierdzenie sprawozdania

§  15.

1. Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż przed upływem 7 dni od dnia jej zakończenia.

2. Rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonuje się po zatwierdzeniu przez osobę wydającą polecenie podróży służbowej sprawozdania, którego schemat określa załącznik nr 2 do instrukcji.

3. Formularz podróży służbowej należy złożyć w Wydziale Rozliczeń Kosztów Podróży w celu sprawdzenia rozliczenia kosztów podróży pod względem formalnym i rachunkowym. Do formularza należy dołączyć dowody księgowe opłaty za hotel, jeżeli wypłacono limity hotelowe.

§ 16. Sprawozdanie z podróży służbowej należy sporządzić w ciągu 5 dni od dnia jej zakończenia.

Rozdział  VI

Postanowienia końcowe

§ 17. Wyłącznie w szczególnych przypadkach, a zwłaszcza gdy specyfika planowanej podróży służbowej uniemożliwia wykorzystanie funkcjonalności systemu "Delegacje", może być wykorzystany formularz delegacji służbowej stanowiący załącznik nr 3 do instrukcji.

§ 18. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Procesy obsługiwane przez system "Delegacje"

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Schemat sprawozdania z delegacji służbowej

Sprawozdanie z podróży służbowej

1. Imię i nazwisko, stanowisko/stopień dyplomatyczny.

2. Miejsce i termin.

3. Cel podróży/zadania, jakie miały być osiągnięte.

4. Inne osoby uczestniczące w tej samej podróży służbowej.

a. imię i nazwisko - obowiązki w trakcie podróży służbowej¹.

b.

c.

5. Osoby, z którymi nawiązywano kontakt służbowy w celu wykonania celu podróży/zadania. (Dotyczy to zwłaszcza przedstawicieli władz miejscowych, funkcjonariuszy organizacji międzynarodowych, korpusu dyplomatycznego, przedstawicieli organizacji polonijnych, pozarządowych, innych podmiotów itd......... W miarę możliwości należy podać także dokładne dane o stanowisku służbowym i danych teleadresowych tych osób.)

6. Wykonanie celu podróży/zadania - szczegółowy opis.

7. Wnioski.

8. Podpis.

______

¹ Dotyczy także uczestników delegacji niebędących członkami służby zagranicznej, w szczególności pracowników innych resortów i instytucji, ekspertów towarzyszących delegacji na zlecenie MSZ.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

DELEGACJA SŁUŻBOWA

grafika