Zasady funkcjonowania kancelarii, obiegu dokumentów jawnych i zastrzeżonych w Straży Granicznej oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2005.2.9

Akt utracił moc

Wersja od: 26 września 2005 r.

DECYZJA NR 11

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 24 stycznia 2005 r.

w sprawie zasad funkcjonowania kancelarii, obiegu dokumentów jawnych i zastrzeżonych w Straży Granicznej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt

W związku z § 3 ust. 1 pkt 2 zarządzenia nr 19 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 sierpnia 2003 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 7, poz. 23) postanawia się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do użytku w Straży Granicznej:

1) "Instrukcję kancelaryjną" stanowiącą załącznik nr 1 do decyzji,

2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt" stanowiący załącznik nr 2 do decyzji.

§ 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej oraz jednostek organizacyjnych Straży Granicznej odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej przez wszystkich podległych im funkcjonariuszy i pracowników Straży Granicznej.

§ 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z mocą od dnia 1 stycznia 2005 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

Instrukcja kancelaryjna

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Przepisy instrukcji określają zasady funkcjonowania kancelarii w Straży Granicznej, obieg informacji jawnych i zastrzeżonych oraz wzory urządzeń ewidencyjnych.

§ 2. W Straży Granicznej obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej "wykazem akt".

§ 3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) kancelaria - wyodrębnioną komórkę organizacyjną jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, granicznej placówki kontrolnej,

2) pracownik kancelarii - funkcjonariusza lub pracownika Straży Granicznej, pełniącego służbę lub pracującego w kancelarii,

3) wykonawca merytoryczny - osobę opracowującą merytorycznie dokument,

4) wykonawca techniczny - osobę utrwalającą informację w szczególności na piśmie, elektronicznych i elektromagnetycznych nośnikach służących do zapisu informacji,

5) czynność kancelaryjna - pojedynczy element strony formalnej wytwarzania i obiegu dokumentów wykonywany przez pracownika kancelarii (np. zaewidencjonowanie dokumentu w dzienniku korespondencji, przedstawienie dokumentu do dekretacji, opakowanie przesyłki, zniszczenie dokumentu, itp.),

6) dokument - zapis, bez względu na jego postać, zawierający m.in. informację o zdarzeniu, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem uprawnionej osoby,

7) urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr, kartotekę o ustalonych rubrykach, służące do rejestrowania dokumentów oraz umożliwiające kontrolę ich stanu, obiegu i zaewidencjonowania,

8) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej i komórkę organizacyjną w komendzie oddziału, komendzie ośrodka szkolenia i granicznej placówce kontrolnej Straży Granicznej,

9) znak pisma - zespół symboli określający przynależność pisma do określonej jednostki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

Rozdział  II

Kancelaria

§ 4. Do zadań kancelarii należy:

1) prowadzenie na bieżąco ewidencji dokumentów otrzymywanych, wysyłanych lub wydawanych według zasad określonych w rozdziale IV instrukcji,

2) terminowe przedstawianie (doręczanie) korespondencji otrzymywanej,

3) terminowe wysyłanie korespondencji,

4) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach kancelarii,

5) kompletowanie dokumentacji oraz przygotowywanie akt do archiwum,

6) prowadzenie ewidencji pieczęci według zasad określonych w rozdziale IV instrukcji,

7) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem lub reprodukcją dokumentów, na zlecenie przełożonego,

8) wykonywanie wszelkich innych czynności kancelaryjnych nieokreślonych w pkt 1-7, a wynikających z zadań funkcjonalnych danej kancelarii.

§  5.

1. Kierownik kancelarii w razie rozwiązania stosunku służbowego (umowy o pracę) lub wyznaczenia na inne stanowisko służbowe swoje obowiązki przekazuje następcy protokolarnie.

2. Przekazanie obowiązków przez kierownika kancelarii polega na sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym zamieszcza się:

1) informacje o zgodności stanu faktycznego dokumentów znajdujących się w kancelarii ze stanem ewidencyjnym dokumentów ujętym w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii,

2) zastrzeżenia lub uwagi osoby przyjmującej obowiązki kierownika kancelarii dotyczące ewentualnych, stwierdzonych w toku przekazywania niedociągnięć w zakresie realizacji strony formalnej wytwarzania i obiegu (np.: ewidencjonowanie dokumentów w niewłaściwych urządzeniach ewidencyjnych, zbędne wytwarzanie dokumentów, itp.).

3. Protokół zdawczo-odbiorczy:

1) sporządzają i podpisują osoba przekazująca i osoba przyjmująca obowiązki kierownika kancelarii,

2) przedstawia się kierownikowi jednostki organizacyjnej do zatwierdzenia.

4. Na czas okresowej nieobecności kierownika kancelarii (wyjazd służbowy, urlop, długotrwałe zwolnienie lekarskie) obowiązki kierownika kancelarii obejmuje osoba wyznaczona przez kierownika jednostki organizacyjnej.

§  6.

1. Rozliczenie wykonawców merytorycznych odchodzących z jednostki organizacyjnej z pobranych dokumentów następuje w karcie obiegowej, w której odpowiednio kierownik kancelarii odnotowuje fakt rozliczenia.

2. W przypadku stwierdzenia braku dokumentu kierownik jednostki powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i na podstawie sprawozdania komisji wyjaśniającego okoliczności utraty dokumentu zdejmuje ten dokument z ewidencji kancelarii.

Rozdział  III

Wytwarzanie dokumentów

§  7.

1. Dokument pod względem formy zewnętrznej powinien być dostosowany do blankietów korespondencyjnych formatu A-4 lub A-5 w układzie pionowym lub poziomym i powinien zawierać w kolejności:

1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2) nazwę miejscowości i datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

3) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku (nazwa stanowiska adresata, nr kodu, miejscowość),

4) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

5) treść pisma,

6) liczbę załączników,

7) podpis (stanowisko nadawcy, stopień, imię i nazwisko),

8) stopkę - inicjały i numer telefonu wykonawcy oraz datę wykonania dokumentu, a w pismach wykonywanych techniką komputerową można również określić ścieżkę dostępu do pliku.

2. Do każdej sprawy załatwianej korespondencyjnie przygotowuje się osobne pismo.

3. W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje podpisujący.

§ 8. Na wykonanych dokumentach zamieszcza się:

1) na ostatniej stronie dokumentu jawnego - stopkę (w sposób określony w § 7 ust. 1 pkt 8),

2) na dokumentach niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" - oznaczenie klauzuli tajności oraz dane wykonawcze zgodne z odrębnymi przepisami.

§  9.

1. Wykonawca merytoryczny po podpisaniu dokumentu poprzez osobę upoważnioną, kieruje ten dokument do kancelarii, która odpowiada za jego dostarczenie adresatowi. Na dokumencie pozostającym w aktach wykonawca merytoryczny dokonuje adnotacji określającej numer (nazwę) teczki według obowiązującego układu rzeczowego.

2. Pracownicy kancelarii mają prawo i obowiązek odmówić przyjęcia dokumentu, jeżeli nie zostały spełnione wymogi formalne wynikające z obowiązujących przepisów w zakresie, o którym mowa w ust. 1.

§  10.

1. Przy sporządzaniu odpisu dokumentu znajdującego się w aktach lub innego dokumentu (dyplomu, świadectwa itp.), należy zachować wszystkie jego elementy (treść, oznaczenie, pieczęcie, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału czy też z odpisu - z prawej strony u góry wszystkie strony dokumentu opatruje się "adnotacją" "odpis" lub "odpis z odpisu", a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem" lub "Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem", po czym umieszcza się datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści oraz odciska się pieczęć urzędową jednostki organizacyjnej.

2. W razie potrzeby z dokumentów sporządza się wyciągi, zamieszczając w nich nazwę dokumentu, treść punktów dotyczących adresata, z zachowaniem kolejności oznaczeń punktowych w oryginale. U góry zamieszcza się adnotację: "wyciąg".

3. Wyciągi oraz odpisy dokumentów podpisują osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. Na wyciągu dokumentu przed nazwiskiem osoby, która podpisała oryginał tego dokumentu, zamieszcza się znak "(-)". Znak ten stosuje się również na dokumentach wykonanych techniką typograficzną.

5. Fakt sporządzenia odpisu lub wyciągu powinien być odnotowany w dokumencie, z którego wykonano odpis lub wyciąg. Odpis powinien zawierać ilość wykonywanych egzemplarzy, datę sporządzenia i czytelny podpis osoby wykonującej dokument.

§ 11. Właściwe ukompletowanie dokumentu (ułożenie według kolejności poszczególnych egzemplarzy, arkuszy, stron i załączników) należy do wykonawcy merytorycznego.

Rozdział  IV

Urządzenia ewidencyjne kancelarii oraz czynności kancelaryjne

§ 12. Dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej albo otrzymane przez tę jednostkę ewidencjonuje się w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię i urządzeniach ewidencyjnych wydanych przez tę kancelarię właściwym osobom.

§  13.

1. Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii dzielą się na trwałe i pomocnicze.

2. Do trwałych urządzeń ewidencyjnych zalicza się:

1) książka rejestrów teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych, zwany dalej "rejestrem dokumentacji", którego wzór określa załącznik nr 1 do instrukcji,

2) dziennik korespondencji dokumentów jawnych, zwany dalej "dziennikiem korespondencji", którego wzór określa załącznik nr 2 do instrukcji,

3) dziennik korespondencji dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone", którego wzór określają przepisy decyzji nr 61 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 5 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w Komendzie Głównej Straży Granicznej,

4) książka ewidencji wydawnictw, której wzór określa załącznik nr 3 do instrukcji,

5) książki ewidencyjne, które podlegają archiwizowaniu np.: książka ewidencji pieczęci i stempli, książka strażnicy Straży Granicznej, itp.

3. Do pomocniczych urządzeń ewidencyjnych zalicza się:

1) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów,

2) kartoteka wydanych dokumentów, w skład której wchodzą:

a) skorowidz rejestrów, którego wzór określa załącznik nr 4 do instrukcji,

b) rejestr wydanych dokumentów (karta), zwany dalej "RWD", którego wzór określa załącznik nr 5 do instrukcji,

3) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 6 instrukcji,

4) książka doręczeń, której wzór określa załącznik nr 7 do instrukcji,

5) dziennik wykonawcy, którego wzór określa załącznik nr 8 do instrukcji.

4. Kancelaria może prowadzić inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 3, usprawniające jej działalność (np.: pomocniczy dziennik: faxów, clarisów, telegramów, itp.).

5. Urządzenia ewidencyjne przechowuje się w pomieszczeniu kancelarii w metalowej szafie zamykanej na klucz.

§  14.

1. Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii występują w formie broszur lub pojedynczych kart (arkuszy).

2. W urządzeniach ewidencyjnych w formie broszur pracownik kancelarii numeruje ich karty (strony), przeszywa je, opisuje i opieczętowuje w sposób, którego wzór określa załącznik nr 9 do instrukcji, a także zaznacza datą rozpoczęcie i zakończenie prowadzenia tych urządzeń.

3. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza się adnotację na jakiej pozycji zakończono ewidencję, którą potwierdza się pieczęcią do pakietów.

Adnotację sporządza odpowiednio:

1) kierownik kancelarii - w odniesieniu do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię,

2) wykonawca merytoryczny lub techniczny - w odniesieniu do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych przez siebie na potrzeby własne.

§  15.

1. Rejestr dokumentacji prowadzony w kancelarii jest urządzeniem ewidencyjnym nadrzędnym w stosunku do innych urządzeń ewidencyjnych.

2. Rejestr dokumentacji przeznaczony jest do ewidencjonowania:

1) trwałych urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w § 13 ust. 2 pkt 2-5,

2) teczek z dokumentacją przedmiotową - każdy tom pod oddzielną pozycją w rejestrze dokumentacji,

3) teczek z: rozkazami dziennymi, meldunkami, protokołami finansowymi, protokołami materiałowymi, protokołami sprzętu uzbrojenia itp., prowadzonych przez poszczególne jednostki organizacyjne.

3. Rejestr dokumentacji:

1) nie podlega ewidencji (rejestracji),

2) zakłada się dla kancelarii jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej z chwilą jej powołania,

3) opatruje się adnotacją o ilości kart (stron), przesznurowuje się i poświadcza podpisem kierownika jednostki organizacyjnej (lub kancelarii) oraz pieczęcią jednostki organizacyjnej,

4) podlega przekazaniu do Archiwum Straży Granicznej w przypadku likwidacji kancelarii.

§  16.

1. Dziennik korespondencji rejestruje się w rejestrze dokumentacji.

2. W dzienniku korespondencji rejestruje się:

1) korespondencję nadesłaną do Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej lub ich jednostek organizacyjnych,

2) dokumenty przekazane do kancelarii przez wykonawców merytorycznych celem ich dalszego przechowywania, zwane dalej "korespondencją wchodzącą", oraz dokumenty wysyłane, zwane dalej "korespondencją wychodzącą".

3. Kancelaria dla rejestrowania korespondencji wchodzącej i korespondencji wychodzącej zakłada i prowadzi:

1) dziennik korespondencji wchodzącej,

2) dziennik korespondencji wychodzącej,

3) dziennik korespondencji wchodzącej niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone",

4) dziennik korespondencji wychodzącej niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone".

4. W przypadku małej ilości dokumentów korespondencję wchodzącą i korespondencję wychodzącą kancelaria może rejestrować w jednym dzienniku korespondencji, zapisaną w kolejnych pozycjach dziennika.

5. W dzienniku korespondencji nie rejestruje się:

1) dowodów materiałowo-finansowych (np. rachunki, faktury, rozliczenia, itp.), które przekazuje się za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń właściwej komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komórce organizacyjnej komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej, gdzie podlegają ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami,

2) dokumentów personalnych (np.: świadectw, wniosków odznaczeniowych lub awansowych), podpisanych aktów prawnych (zarządzeń, decyzji, instrukcji, regulaminów), wydawnictw itp.,

3) przesyłek doręczonych omyłkowo.

6. W przypadku, gdy dokument zarejestrowany w dzienniku korespondencji prowadzonym przez kancelarię ma ponadto numer ewidencyjny innego urządzenia ewidencyjnego (np. dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, rejestru wydanych dokumentów), wówczas w urządzeniu tym dokonuje się adnotacji za jakim numerem dziennika korespondencji dany dokument wysłano (przekazano) lub pod jakim numerem wchodzącym go zarejestrowano.

§  17.

1. Osobami upoważnionymi do przyjmowania korespondencji wchodzącej są:

1) pracownicy kancelarii,

2) inne osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej, w przypadku nieobecności osób, o których mowa w pkt 1.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1 pkt 1, potwierdza odbiór przesyłki poprzez złożenie podpisu w odpowiedniej rubryce wykazu przesyłek (książki doręczeń), odciśnięcie pieczęci "do pakietów" oraz wpisanie terminu otrzymania przesyłki (daty, godziny, minuty).

3. Osoba upoważniona do odbioru przesyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, nieposiadająca pieczęci, o której mowa w ust. 2, potwierdza odbiór przesyłki poprzez wpisanie w odpowiedniej rubryce wykazu przesyłek (książki doręczeń) czytelnie swojego nazwiska oraz odciśnięcie pieczątki jednostki organizacyjnej, a następnie przekazuje przesyłkę do kancelarii lub kierownikowi jednostki organizacyjnej.

4. Przed potwierdzeniem odbioru osoba przyjmująca przesyłkę sprawdza:

1) prawidłowość adresu,

2) stan pieczęci (przy przesyłce niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone") i opakowania (czy nie są naruszone lub uszkodzone),

3) zgodność nazwy nadawcy z danymi uwidocznionymi w wykazie przesyłek (książce doręczeń),

4) zgodność numerów ewidencyjnych dokumentów uwidocznionych na opakowaniu przesyłki z numerami dokumentów wyszczególnionymi w wykazie przesyłek (książce doręczeń).

5. W razie stwierdzenia naruszenia lub uszkodzenia przesyłki niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone" osoba przyjmująca przesyłkę:

1) pisze odpowiednią adnotację we właściwej rubryce wszystkich egzemplarzy wykazu przesyłek (książki doręczeń),

2) informuje o przyjęciu naruszonej lub uszkodzonej przesyłki przełożonemu.

6. Osobami upoważnionymi do rozpieczętowania (otwierania) korespondencji wchodzącej są:

1) pracownicy kancelarii, z zastrzeżeniem pkt 3,

2) kierownik jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem pkt 3,

3) adresat przesyłki w odniesieniu do przesyłek oznaczonych napisem "do rąk własnych".

7. W przypadku korespondencji wchodzącej dotyczącej skarg, odwołań lub anonimów pracownik kancelarii obowiązany jest dołączyć do dokumentów opakowanie zewnętrzne, w którym nadesłano przesyłkę.

8. Pracownik kancelarii po przyjęciu korespondencji wchodzącej wykonuje następujące czynności:

1) opatruje otrzymany dokument pieczęcią wpływu w górnej, wolnej od zapisów, części pierwszej strony,

2) wpisuje w kolejnych pozycjach dziennika korespondencji:

a) numer porządkowy, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu,

b) datę rejestracji dokumentu przez nadawcę,

c) numer ewidencyjny dokumentu, nadany przez nadawcę,

d) nazwę instytucji nadawcy,

e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy,

f) ilość arkuszy dokumentu wraz z załącznikami,

g) ilość załączników i ilość arkuszy załączników,

3) wpisuje dane wymienione w pkt 2 lit. a i f-g do odpowiednich pozycji pieczęci odciśniętej na dokumencie,

4) rejestrując korespondencję wchodzącą oznaczoną jako "pilne" lub "bardzo pilne" odnotowuje w rubryce "Uwagi" również godzinę ich przyjęcia.

9. Przy przyjmowaniu przesyłki oznaczonej napisem "do rąk własnych" pracownik kancelarii, nie rozpieczętowując jej, wykonuje następujące czynności:

1) wpisuje do poszczególnych rubryk danej pozycji dziennika korespondencji odpowiednie dane z zapisów umieszczonych na opakowaniu przesyłki, a w rubryce "Uwagi" wpisuje "do rąk własnych",

2) opatruje opakowanie przesyłki odciskiem pieczęci wpływu i uzupełnia go:

a) numerem ewidencyjnym odpowiadającym kolejnemu zapisowi dziennika korespondencji,

b) datą wpływu.

Dokument zwrócony kancelarii po rozpieczętowaniu (otwarciu) przesyłki ewidencjonuje się na zasadach, o których mowa w ust. 8, z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny nadany przesyłce na opakowaniu i wypełnia niezapisane rubryki danej pozycji dziennika korespondencji.

10. W przypadku, gdy przesyłka oznaczona napisem "do rąk własnych" zawiera kilka dokumentów, to każdy z nich wpisuje się pod oddzielną pozycją dziennika korespondencji, a na opakowaniu zamieszcza się numery odpowiednich pozycji dziennika korespondencji.

11. Przekazywanie adresatom przesyłek, o których mowa w ust. 9 i 10, następuje za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji lub rejestrze wydanych dokumentów.

12. Przesyłki pilne, telegramy przekazuje się adresatom niezwłocznie.

§  18.

1. Pracownik kancelarii przyjmując korespondencję do wysłania wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza czy dany dokument:

a) odpowiada wymaganiom formalnym,

b) wytworzono w takiej ilości jaką podano w rozdzielniku (dotyczy również załączników),

c) zawiera dane określające faktyczną ilość załączników i arkuszy załączników,

d) zawiera adres,

e) zawiera rozdzielnik,

f) podpisała osoba uprawniona,

g) mający pozostać w dokumentacji kancelarii opatrzono stosownymi adnotacjami (numer teczki, do której dokument należy włączyć, sposób załatwienia, ewentualnie termin przechowywania dokumentu lub zniszczenia, data i podpis wykonawcy),

h) w przypadku korespondencji niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone", dodatkowo sposób umieszczenia klauzuli tajności,

2) wpisuje w pozycjach dziennika korespondencji:

a) numer porządkowy, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu,

b) datę wpływu dokumentu,

c) dane ewidencyjne dokumentu z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

d) nazwę instytucji adresata,

e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy,

f) ilość arkuszy dokumentu wraz z załącznikami pozostającymi w kancelarii,

g) ilość załączników i ilość arkuszy załączników pozostających w kancelarii,

3) odciska na pismach pieczęć nagłówkową, wpisując w jej obrębie numer dokumentu w sposób określony w § 19,

2. W przypadku niedopełnienia jednego z warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1, pracownik kancelarii zwraca dokument wykonawcy merytorycznemu celem uzupełnienia lub poprawienia.

3. Pierwszy egzemplarz dokumentu pozostawia się w dokumentacji kancelarii, a kopię dokumentu przekazuje się adresatowi.

4. W przypadku niepozostawiania żadnego egzemplarza wysyłanego dokumentu w dokumentacji kancelarii, w rubryce "Uwagi" dziennika korespondencji wpisuje się adnotację "Adresat".

§ 19. Numer nanoszony na dokumenty stanowiące korespondencję wychodzącą składa się z:

1) literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, określonego w przepisach dotyczących funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej,

2) oznaczenia klauzuli tajności, w przypadku dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą "zastrzeżone",

3) kolejnego numeru w dzienniku korespondencji,

4) cyfry rzymskiej, która w zależności od ustaleń przyjętych przez kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendanta oddziału, ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej może oznaczać albo daną komórkę organizacyjną jednostki, komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej, albo podział dokumentów ze względu na ich zakres przedmiotowy, albo inny sposób podziału,

5) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego.

§  20.

1. Książka ewidencji wydawnictw jest przeznaczona do rejestrowania wytworzonych w jednostce organizacyjnej lub otrzymywanych dokumentów występujących w formie:

1) wydawnictw fachowych Straży Granicznej,

2) materiałów szkoleniowych i informacyjnych,

3) dokumentacji technicznej (schematy, rysunki),

4) gotowych materiałów filmowych.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, rejestruje biblioteka Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej wpisując w książce ewidencji wydawnictw:

1) numer porządkowy, nazwę (tytuł) każdego dokumentu otrzymanego lub wytworzonego na potrzeby Komendy Głównej Straży Granicznej, oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, według kolejności ich wpływu,

2) ogólną ilość dokumentów i numery egzemplarzy,

3) numer i datę faktury, asygnaty (pisma przewodniego), za którym je otrzymano.

3. Numer porządkowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym wszystkich egzemplarzy danego tytułu dokumentu. Numer ten wpisuje się na okładce, stronie tytułowej oraz na załącznikach (niezszytych z dokumentem) każdego egzemplarza dokumentu i oznacza pieczęcią kancelaryjną.

4. Asygnaty, faktury i pisma przewodnie, za którymi przesłano dokumenty, o których mowa w ust. 1, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów.

5. Dokumentację techniczną oraz gotowe materiały filmowe, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ewidencjonuje się w oddzielnych książkach ewidencji wydawnictw. W przypadku otrzymania niewielu tytułów w ciągu roku kalendarzowego, ich rejestrację można prowadzić wspólnie z wydawnictwami fachowymi.

§  21.

1. RWD służy do rejestrowania dokumentów wydawanych wykonawcom merytorycznym lub technicznym, komórkom organizacyjnym jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej.

2. W RWD rejestruje się:

1) zeszyty pracy (brudnopisy) notatki, mapy, druki różnego rodzaju sprawozdań i meldunków,

2) kalki i taśmy, taśmy karbonizowane (jednorazowego użytku),

3) urządzenia ewidencyjne (zbroszurowane lub kartoteki) dokumentów niepodlegające przekazaniu do archiwum zakładowego jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, oddziału lub ośrodka szkolenia albo Archiwum Straży Granicznej,

4) załączniki odłączane od pism przewodnich niepodlegające ewidencji w innych urządzeniach ewidencyjnych.

3. RWD stosuje się również do wydania (wypożyczania) wykonawcy merytorycznemu lub technicznemu:

1) dokumentów zaewidencjonowanych we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka urządzenia ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania pobrania dokumentu została całkowicie wypełniona,

b) rodzaj dokumentu albo dekretacja sporządzona w nim wskazują, że będzie on udostępniany większej liczbie osób,

2) wydawnictw, dokumentacji technicznej, map, teczek akt i innych dokumentów zarejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych, które nie przewidują możliwości pokwitowania w nich pobrania i zwrotu dokumentów.

4. RWD rejestruje się w skorowidzu rejestrów według:

1) układu alfabetycznego, jeżeli jest prowadzony imiennie dla wykonawców merytorycznych i technicznych, albo komórki organizacyjnej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej,

2) numerów dokumentów, jeżeli jest prowadzony dla poszczególnych dokumentów.

5. Numerem ewidencyjnym karty RWD jest numer porządkowy, pod którym została zarejestrowana w skorowidzu rejestrów.

6. Na dokumentach zarejestrowanych w RWD nanosi się numer ewidencyjny oraz pieczęć "do pakietów".

7. Numer, o którym mowa w ust. 6, składa się z numeru karty RWD (w przypadku dokumentu niejawnego oznaczonego klauzulą "zastrzeżone" numer karty łamie się przez oznaczenie klauzul tajności) i po myślniku liczby porządkowej pozycji dokumentu w karcie RWD, łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym dokument zarejestrowano w RWD np.: RWD Nr 2/Z-15/02.

8. Po zapisaniu wszystkich pozycji w RWD założonym dla wykonawcy merytorycznego lub technicznego albo dla komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 4 pkt 1, zakłada się kolejną kartę RWD z zachowaniem numeru poprzednio nadanego oraz ciągłości numeracji kolejnych zapisów.

9. Karty RWD niszczy się komisyjnie po upływie jednego roku od daty zwrotu wszystkich zarejestrowanych w nich dokumentów, dokonując odpowiedniej adnotacji w skorowidzu rejestrów.

10. Przepis ust. 9 nie dotyczy RWD przeznaczonych wyłącznie do wydawania (wypożyczania) dokumentów. W takim przypadku RWD może być zniszczone bezpośrednio po zwrocie dokumentu.

§  22.

1. Wykaz przesyłek nadanych jest przeznaczony do ewidencji przesyłek przekazanych przewoźnikowi w obiegu zewnętrznym.

2. Wykazy przesyłek nie podlegają rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii.

3. Wykazy przesyłek niszczy się, po przeprowadzeniu wewnętrznej kontroli rocznej.

§  23.

1. Książka doręczeń jest przeznaczona do ewidencjonowania korespondencji przekazywanej pomiędzy komórkami organizacyjnymi jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału, komendy ośrodka szkolenia lub granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej adresowanej lub kierowanej na wskazaną osobę funkcyjną bądź wykonawcę merytorycznego.

2. Książka doręczeń rejestrowana jest w RWD kancelarii.

3. Książkę doręczeń wykorzystuje się, aż do zapisania wszystkich pozycji i niszczy się komisyjnie, po upływie okresu przewidzianego do jej przechowywania, dokonując odpowiedniej adnotacji w RWD.

§ 24. Dokumenty niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" wytworzone w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendzie oddziału, komendzie ośrodka szkolenia lub granicznej placówce kontrolnej Straży Granicznej albo ich komórkach organizacyjnych rejestruje się w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym na podstawie i zasadach określonych w przepisach dotyczących funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

§  25.

1. Dziennik wykonawcy stanowi pomocnicze urządzenie ewidencyjne wykonawcy merytorycznego i jest prowadzony przez niego w celu ewidencjonowania posiadanych dokumentów wydanych mu na czas niezbędny dla załatwienia sprawy.

2. Dziennik wykonawcy rejestruje się w RWD wykonawcy merytorycznego, który go prowadzi.

3. Dziennik wykonawcy nie stanowi podstawy do rozliczania wykonawcy merytorycznego z udostępnianych mu przez kancelarię dokumentów.

4. Dziennik wykonawcy niszczy się po całkowitym zapisaniu wszystkich stron lub na żądanie wykonawcy merytorycznego, po rozliczeniu wszystkich dokumentów, dokonując odpowiedniej adnotacji w RWD wykonawcy.

§  26.

1. Kancelaria prowadzi ewidencję pieczęci imiennych, urzędowych i służbowych oraz stempli do plombowania.

2. Pieczęcie oraz stemple ewidencjonuje się w książce ewidencji pieczęci i stempli.

3. Urządzenia ewidencyjne określone w ust. 2 ewidencjonuje się w rejestrze dokumentacji, wykorzystuje do całkowitego zapisania, przechowuje się przez okres 1 roku od jej zakończenia i zdaje się do archiwum zakładowego.

§  27.

1. Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.

2. Zmiany nanosi się kolorem czerwonym poprzez:

1) skreślenie pierwotnego zapisu jedną poziomą linią w sposób umożliwiający jego odczytanie,

2) podanie przyczyny zmiany albo skreślenia zapisu, daty dokonania zmiany albo skreślenia,

3) w przypadku zmiany treści zapisu wpisanie nowej treści, w miarę możliwości nad skreślonym zapisem,

4) potwierdzenie zmiany albo skreślenia czytelnym podpisem pracownika kancelarii dokonującego tej czynności.

3. Niedopuszczalne jest używanie do korygowania błędnych zapisów w dokumentacji kancelaryjnej substancji usuwających zmienianą lub skreśloną treść albo czyniących ją nieczytelną, takich jak: korektory, gumki itp.

§  28.

1. Kancelaria wydaje dokumenty uprawnionym wykonawcom na podstawie dekretacji adresata lub osób przez niego upoważnionych, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji lub innym urządzeniu ewidencyjnym.

2. Przesyłki doręczone omyłkowo przekazuje się łącznie z poprzednim opakowaniem właściwemu adresatowi za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń.

§ 29. Kierownik jednostki organizacyjnej może zlecić przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w kancelarii w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów jawnych.

Rozdział  V

Podział akt na kategorie archiwalne oraz wykaz akt

§ 30. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B₅") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

b) symbolem "B_C" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana,

c) symbolem "B_E" oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. "B_E5"), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną.

§  31.

1. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na siedem klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 6.

2. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 07) powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a także podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4310).

3. Wykaz akt, w zależności od potrzeb, może zostać rozbudowany o:

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

4. Rozbudowa wykazu akt, o której mowa w ust. 3, następuje w drodze decyzji Komendanta Głównego Straży Granicznej wydanej na wniosek kierownika Archiwum Straży Granicznej.

5. Każda jednostka organizacyjna powinna sporządzić na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tej jednostki.

6. Wewnętrzny układ dokumentacji, zakwalifikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy jednostek organizacyjnych.

Rozdział  VI

Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

§ 32. Dokumentacja tworzona komputerowo może mieć jedynie charakter roboczy i posługiwanie się nią powinna cechować pełna swoboda. Na końcu tego procesu powinien być tworzony dokument na nośniku papierowym.

§ 33. Dopuszcza się wykorzystywanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej;

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną;

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału lub ośrodka szkolenia, granicznej placówki kontrolnej Straży Granicznej;

4) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;

5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.

§  34.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych funkcjonariuszy i pracowników Straży Granicznej;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codziennie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

3. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. kartotekach), przechowywane są tak długo w jednostce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.

Rozdział  VII

Brakowanie i archiwizacja dokumentów

§  35.

1. Brakowanie dokumentów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, oznaczonych symbolem "Bc" oraz wtórników i kopii akt przekazanych do archiwum, w drodze zatwierdzenia protokołu brakowania tych dokumentów dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, Granicznej Placówki Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

2. Dopuszcza się niszczenie dokumentów (np. faxów, clarisów, telegramów, itp.) zarejestrowanych w pomocniczych dziennikach, o których mowa w § 13 ust. 4, za dwoma podpisami: pracownika kancelarii lub osoby prowadzącej taki dziennik i wykonawcy merytorycznego.

§ 36. Archiwizacja dokumentów kancelarii odbywa się na zasadach określonych w przepisach dotyczących funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

Rozdział  VIII

Wykonywanie czynności kancelaryjnych przez osoby niebędące pracownikami kancelarii

§  37.

1. Dopuszcza się wykonywanie czynności kancelaryjnych przez upoważnione osoby niebędące pracownikami kancelarii.

2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, udziela kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub Straży Granicznej.

3. Osoba, o której mowa w ust. 1, w zakresie objętym upoważnieniem ma takie same uprawnienia i obowiązki oraz ponosi taką samą odpowiedzialność jak pracownik kancelarii.

4. Upoważnienie sporządza się w 3 egzemplarzach odpowiednio: dla osoby udzielającej upoważnienia, osoby upoważnianej oraz do teczki akt osobowych.

5. Do przekazania obowiązków osoby, o której mowa w ust. 1, innej upoważnionej osobie lub kancelarii, mają zastosowanie przepisy o przekazywaniu obowiązków kierownika kancelarii.

Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Załącznik Nr 1

KSIĄŻKA REJESTRÓW

teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych

grafika

Załącznik Nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

grafika

Załącznik Nr 3

KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW, DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ ORAZ MATERIAŁÓW FILMOWYCH

grafika

Załącznik Nr 4

SKOROWIDZ REJESTRÓW

grafika

Załącznik Nr 6

WYKAZ Nr .....

PRZESYŁEK NADANYCH

grafika

Załącznik Nr 7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

grafika

Załącznik Nr 8

DZIENNIK WYKONAWCY

grafika

Załącznik Nr 9

WZÓR PRZESZYCIA I OPIECZĘTOWANIA ZBROSZUROWANEGO URZĄDZENIA EWIDENCYJNEGO, ZESZYTU BRUDNOPISU, NOTATNIKA ITP.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr 2 ¹

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT STRAŻY GRANICZNEJ

grafika

WYJAŚNIENIE SYMBOLI, SKRÓTÓW I NIEKTÓRYCH OKREŚLEŃ UŻYTYCH W JEDNOLITYM RZECZOWYM WYKAZIE AKT STRAŻY GRANICZNEJ

1. "A" - oznacza materiały archiwalne niepodlegające brakowaniu,

2. "B" - dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po określonym czasie, wyrażonym w latach kalendarzowych np. B₁₀, podlega brakowaniu,

3. "B_C" - dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym podlegająca brakowaniu po ich wykorzystaniu,

4. "B_E" - dokumentacja, która po upływie określonego czasu podlega ekspertyzie w wyniku, której może ona być: wybrakowana, zakwalifikowana do dalszego przechowywania, lub przekwalifikowana jako materiały archiwalne oznaczone symbolem "A". Okres obowiązkowego przechowywania liczony jest w latach kalendarzowych wyrażonych za pomocą cyfr arabskich, np. B_E10.

5. Symbole w kolumnie nr 9:

a) "E" - ewakuować,

b) "P" - pozostawić,

c) "Z" - zniszczyć.

6. Skróty użyte w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej oznaczają:

a) MSWiA - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji,

b) MON - Ministerstwo Obrony Narodowej,

c) SG - Straż Graniczną,

d) KGSG - Komendę Główną Straży Granicznej,

e) gpk - graniczną placówkę kontrolną,

f) KWP - komendę wojewódzką Policji,

g) KPP - komendę powiatową Policji,

h) UC - urząd celny,

i) RWD - rejestr wydanych dokumentów,

j) PKT - punkt kontroli technicznej pojazdów,

k) OZI - osobowe źródło informacji,

l) MK - mieszkanie kontaktowe,

m) LK - lokal kontaktowy.

7. Określenia użyte w jednolitym rzeczowym wykazie akt Straży Granicznej oznaczają:

a) kwerenda - poszukiwanie w dokumentacji informacji dotyczących określonych zagadnień, osób i tym podobne,

b) skontrum zasobu - sprawdzenie stanu akt archiwum lub księgozbioru biblioteki przez porównanie zawartości magazynów z posiadaną ewidencją.

¹ Załącznik nr 2:

-zmieniony przez § 1 decyzji nr 88 z dnia 26 lipca 2005 r. (Dz.Urz.KGSG.05.7.46) zmieniającej nin. decyzję z dniem 26 lipca 2005 r.

- zmieniony przez § 1 decyzji nr 118 z dnia 26 września 2005 r. (Dz.Urz.KGSG.05.9.62) zmieniającej nin. decyzję z dniem 26 września 2005 r.

Zmiany nie zostały naniesione na tekst.