Zasady ewidencjonowania, wypełniania oraz przechowywania notatników służbowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2019.30 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 18 marca 2019 r.

WYTYCZNE Nr 2

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 26 czerwca 2007 r.

w sprawie zasad ewidencjonowania, wypełniania oraz przechowywania notatników służbowych

W celu właściwego unormowania problematyki notatników służbowych w służbie prewencyjnej, określającej zasady ewidencjonowania, wypełniania oraz przechowywania tych notatników postanawia się, co następuje:

§ 1. Wytyczne określają:

1) szczegółowy tryb wydania lub zwrotu notatników służbowych;

2) osoby prowadzące notatniki służbowe;

3) sposób dokumentowania czynności służbowych;

4) sposób przechowywania notatników służbowych.

§  2. 

1. Wydanie lub zwrot notatnika podlega rejestracji w ewidencji notatników służbowych.

2. Strona tytułowa notatnika zawiera:

1) kolejny numer rejestru;

2) stempel nagłówkowy jednostki lub komórki organizacyjnej Policji;

3) datę rozpoczęcia oraz zakończenia notatnika;

4) stopień, imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny policjanta, któremu notatnik przydzielono;

5) czytelny podpis lub imienną pieczątkę i parafę przełożonego.

3. Ostatnia strona notatnika zawiera informacje oraz symbole literowe, o których mowa w § 6.

§ 3. Notatnik służbowy zobowiązani są prowadzić:

1) policjanci pełniący służbę patrolową (w tym policjanci komórek ruchu drogowego pełniący służbę zewnętrzną), interwencyjną, obchodową, konwojową i ochronną z wyjątkiem policjantów pełniących służbę na stanowiskach, gdzie przebieg służby rejestruje się w odrębnej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) inni policjanci na podstawie odrębnych przepisów oraz wskazani decyzjami komendantów wojewódzkich / Stołecznego, powiatowych (rejonowych, miejskich) Policji na obszarze swojego działania.

§  4. 

1. W notatniku służbowym policjant dokumentuje czynności służbowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz inne, niezbędne informacje, dotyczące przebiegu służby.

2. Zapisy w notatniku służbowym dotyczą:

1) odprawy do służby, a w szczególności powinny zawierać:

a) datę i godziny pełnienia służby,

b) rodzaj służby (patrol pieszy, konwój, obchód rejonu itp.),

c) rejon pełnienia służby (trasa patrolowa),

d) czas rozpoczęcia i zakończenia odprawy,

e) stopień, imię i nazwisko oraz podpis osoby przeprowadzającej odprawę,

f) skład patrolu (ze wskazaniem dowódcy) oraz kryptonim radiowy,

g) czas i miejsce przerwy w służbie,

h) przekazane w trakcie odprawy zadania doraźne o ile nie znajdują się one w cedule patrolowej;

2) wykonywanych czynności służbowych, a w szczególności:

a) legitymowania osób, ze wskazaniem podstawy faktycznej,

b) podjętych interwencji i sposobu ich załatwienia,

c) 1  czynności związanych z użyciem lub wykorzystaniem środków przymusu bezpośredniego,

d) czynności związanych z użyciem lub wykorzystaniem broni palnej,

e) czynności związanych z ujawnionym wykroczeniem,

f) informacji dotyczących przypadku opuszczenia rejonu służbowego,

g) kontroli drogowej,

h) zatrzymania osób, dokumentów, pojazdów, rzeczy w toku wykonywanych czynności służbowych,

i) doprowadzenia oraz wykonanych konwojów,

j) użycia sygnałów pojazdu uprzywilejowanego,

k) czynności na miejscu zdarzeń,

l) kontroli osobistej, przeglądania zawartości bagaży i sprawdzania ładunków w portach i na dworcach oraz w środkach transportu lądowego, powietrznego i wodnego,

m) udzielenia pomocy lub asysty;

3) podsumowania czynności wykonanych w czasie służby, potwierdzonych podpisem upoważnionej osoby.

3. W przypadku, kiedy policjant nie korzysta z ceduły patrolowej, dopuszcza się prowadzenie przyjętego przez kierownika jednostki Policji załącznika do notatnika służbowego, zawierającego zadania stałe, doraźne oraz inne informacje przydatne w trakcie pełnienia służby.

4. Wpisy dotyczące poszczególnych czynności powinny być krótkie, rzeczowe, i zawierać dane niezbędne do opracowania innej dokumentacji, a w szczególności:

1) czasu przyjęcia zgłoszenia, miejsca oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności;

2) zastosowania środków oddziaływania wychowawczego oraz poinformowania osoby, wobec której podjęto czynność o prawie złożenia zażalenia do właściwego miejscowo prokuratora na sposób przeprowadzania czynności określonych w odrębnych przepisach.

5. Zapisy powinny być czytelne, dokonywane w trakcie lub bezpośrednio po zakończeniu czynności służbowej.

6. W patrolach dwu- lub wieloosobowych oraz w służbie obchodowej dzielnicowych, dopuszcza się prowadzenie szczegółowego zapisu przebiegu podejmowanych czynności przez policjanta, który wykonywał czynność. Pozostali policjanci dokonują zapisu w sposób skrócony, wskazując jedynie miejsce, czas i rodzaj czynności.

§  5. 

1. Policjant w notatniku służbowym wpisy, o których mowa w § 3, uzupełnia o informacje dotyczące w szczególności:

1) w przypadku dokonywania kontroli drogowej:

a) danych osobowych kierującego pojazdem, a w uzasadnionych przypadkach innego uczestnika ruchu,

b) marki i numeru rejestracyjnego pojazdu,

c) rodzaju, serii i numeru zatrzymanego dokumentu oraz numeru wydanego pokwitowania;

2) czynności wykonywanych na miejscu wypadku lub kolizji drogowej z uwzględnieniem:

a) czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia,

b) informacji o podmiotach ubezpieczeniowych, w tym o numerze polisy,

c) danych świadków,

d) informacji o sporządzeniu dokumentacji zdarzenia (szkice, protokoły, notatki urzędowe, itp.);

3) informacji dotyczących badania w celu stwierdzenia obecności w organizmie alkoholu lub podobnie działającego środka z podaniem: wyniku badania, numeru protokołu, ewentualnie numeru ampułki itp.;

4) spostrzeżeń i wniosków, w tym zgłoszonych przez uczestników ruchu, odnoszących się w szczególności do zagrożeń, utrudnień, nieprawidłowości w oznakowaniu;

5) innych wydarzeń, zmian w czasie i miejscu służby, ręcznym kierowaniu ruchem, doraźnych poleceń przełożonych lub dyżurnego jednostki Policji, a także czasu i miejsca udzielania pomocy uczestnikom ruchu.

2. W przypadku dokumentowania interwencji należy dokładnie określić:

1) rodzaj interwencji (własna lub zlecona) i jej charakter (np.: "domowa, w miejscu publicznym");

2) dane osoby zgłaszającej;

3) przyczynę interwencji, jej przebieg, wykonane czynności oraz dane personalne uczestników i świadków, jak również sposób zakończenia;

4) dane personalne policjantów, strażników miejskich lub innych osób udzielających wsparcia podczas interwencji (stopień, nazwisko i imię oraz jednostkę);

5) dane przedstawicieli służb miejskich, drogowych itp.

3. Nakładając grzywnę w drodze mandatu karnego należy obowiązkowo odnotować rodzaj mandatu (gotówkowy, kredytowany, zaoczny), jego wysokość, serię i numer, za jakie wykroczenie został nałożony oraz fakt odmowy przyjęcia mandatu.

§  6. 

1. W celu uproszczenia procedury dokonywania wpisów dopuszcza się stosowanie następujących symboli literowych:

1) O - obchód;

2) PP - patrol pieszy;

3) PZ - patrol z wykorzystaniem środka transportu;

4) K - konwój;

5) D - doprowadzenie;

6) A - udzielona asysta, pomoc;

7) L - osoba legitymowana;

8) Z - osoba zatrzymana;

9) ZN - osoba zatrzymana nieletnia;

10) ZP - osoba zatrzymana poszukiwana;

11) ZW - osoba doprowadzona w celu wytrzeźwienia;

12) P - zastosowany środek oddziaływania pozakarnego na podstawie art. 41 k.w. (pouczenie);

13) MKK - nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego kredytowanego;

14) MKG - nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego gotówkowego;

15) MKZ - nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego zaocznego;

16) NCW - sporządzenie notatki celem przeprowadzenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie;

17) KP - kontrola drogowa;

18) KT - kontrola stanu trzeźwości kierującego;

19) KN - badanie kierującego na zawartość środków działających podobnie do alkoholu;

20) ZPJ - zatrzymanie prawa jazdy;

21) ZDR - zatrzymanie dowodu rejestracyjnego;

22) KO - kontrola osobista;

23) KB - kontrola bagażu;

24) KMZ - kontrola miejsca zagrożonego;

25) KZO - kontrola zabezpieczenia obiektu;

26) IW - interwencja własna:

a) IWP - interwencja własna w miejscu publicznym,

b) IWD - interwencja własna domowa;

27) IZ - interwencja zlecona:

a) IZP - interwencja zlecona w miejscu publicznym,

b) IZD - interwencja zlecona domowa;

28) NK - sporządzenie Niebieskiej Karty;

29) ZMZ - zabezpieczenie miejsca zdarzenia;

30) KD - wykonywanie czynności na miejscu kolizji drogowej;

31) WD - wykonywanie czynności na miejscu wypadku drogowego;

32) SPB - użycie lub wykorzystanie środków przymusu bezpośredniego;

33) BP - użycie lub wykorzystanie broni palnej;

34) SPU - użycie sygnałów pojazdu uprzywilejowanego;

35) UP - poinformowanie osoby, wobec której podjęto czynność o prawie złożenia zażalenia do właściwego miejscowo prokuratora na sposób przeprowadzania czynności określonych w innych przepisach.

2. Symbole literowe umieszcza się na marginesie notatnika przy oznaczonej czynności.

3. W przypadku powtarzania się czynności wprowadza się oznaczenia cyfrowe w postaci cyfr arabskich przy oznaczeniach literowych określających daną czynność, np. L1, L2, L3 itd.

§  7. 

1. Rejestr notatników służbowych powinien zawierać:

1) imię, nazwisko policjanta oraz kolejny numer notatnika;

2) datę wydania oraz datę zdania notatnika służbowego;

3) datę przekazania notatnika zakończonego do archiwizacji;

4) czytelny podpis osoby przyjmującej notatnik na swój stan.

2. Policjant po zakończeniu służby i dokonanej ocenie realizacji zadań, przechowuje notatnik służbowy w miejscu wyznaczonym przez przełożonego.

3. Zakończony notatnik służbowy powinien być niezwłocznie zdany osobie prowadzącej rejestr i zarchiwizowany zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§ 8. Policjant prowadzi tylko jeden notatnik służbowy.

§ 9. W notatniku służbowym zabrania się wyrywania stron i zacierania zapisów.

§ 10. Wytyczne wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2007 r.

¹ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 wytycznych, o których mowa w odnośniku 1.