Zasady dotyczących zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w Ministerstwie Finansów.
Dz.Urz.MF.2020.73
Akt utracił mocZARZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW
z dnia 2 czerwca 2020 r.
w sprawie Zasad dotyczących zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w Ministerstwie Finansów
ZAŁĄCZNIK
ZASADY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM NIEPRAWIDŁOWOŚCI W MINISTERSTWIE FINANSÓW
ZASADY ZARZĄDZANIA RYZYKIEM NIEPRAWIDŁOWOŚCI W MINISTERSTWIE FINANSÓW
Zasady zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w Ministerstwie Finansów, zwane dalej "Zasadami", stanowią szczegółową regulację do "Polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie Finansów" 1 , zwanej dalej "Polityką".
Zasady dotyczą wszystkich pracowników Ministerstwa Finansów 2 , zwanych dalej "pracownikami", i mają zastosowanie do wszystkich komórek organizacyjnych Ministerstwa Finansów, zwanych dalej "komórkami organizacyjnymi".
Zasady mają na celu przedstawienie pracownikom podstawowych informacji o sposobie identyfikacji ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz sposobie postępowania ze zidentyfikowanymi ryzykami, rozumianymi na potrzeby Zasad jako zagrożenia w realizacji zadań komórki organizacyjnej.
Nieprawidłowością jest każde działanie lub zaniechanie pracownika sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi zasadami etycznymi. Zasady odnoszą się do nieprawidłowości, które wymienione są w pkt 2 Polityki, tj. naruszenia godności 3 , korupcji, podejmowania czynności w sytuacji konfliktu interesów, nienależnej korzyści, nepotyzmu i kumoterstwa. Z powyższymi nieprawidłowościami wiążą się następujące kategorie ryzyka:
Dyrektorzy komórek organizacyjnych odpowiadają za:
Powyższe czynności przeprowadza się z wykorzystaniem Tabeli zarządzania ryzykiem nieprawidłowości, zwanej dalej "Tabelą", której wzór stanowi załącznik do Zasad.
W komórkach organizacyjnych co najmniej raz w roku, do dnia 31 października, dokonuje się przeglądu i aktualizacji wyników analizy ryzyka w odniesieniu do zadań komórek oraz stanowisk pracy realizujących te zadania.
Do obszarów działalności komórki organizacyjnej o podwyższonym ryzyku nieprawidłowości zaliczyć można m.in.:
W trakcie przeglądu zadań komórki organizacyjnej należy dokonać analizy, czy istnieją inne niż ww. obszary działania komórki organizacyjnej, w których wystąpić mogą ryzyka nieprawidłowości.
Korupcja, konflikt interesów i ujawnienie informacji mogą wystąpić przede wszystkim w tych przypadkach, w których od sposobu rozpatrzenia sprawy przez pracownika zależy interes klientów zainteresowanych danym rozstrzygnięciem, w szczególności te kategorie ryzyk dotyczyć mogą klientów:
Ryzyka nieprawidłowości są identyfikowane w trzech kategoriach wymienionych w pkt 1 (korupcji, konfliktu interesów oraz ujawnienia informacji) w odniesieniu do zadań i stanowisk zagrożonych nieprawidłowościami. Na skutek wystąpienia nieprawidłowości, dane zadanie komórki organizacyjnej może zostać wykonane przez pracowników nieprawidłowo albo w ogóle niewykonane (zaniechanie).
Ryzyko nieprawidłowości jest związane m.in. z nieetycznym postępowaniem pracowników i z tego względu może też negatywnie wpłynąć na wizerunek Ministerstwa i jego postrzeganie zarówno przez pracowników, jak i obywateli.
Nieprawidłowości mogą wystąpić w każdej z trzech ww. kategorii ryzyka z osobna lub łącznie w kilku kategoriach. Jako przykład w ramach realizacji zadań w obszarze zamówienia publicznego można podać sytuację, w której członek komisji przetargowej, za łapówkę, udziela szwagrowi informacji o ofertach innych uczestników postępowania. W tym przykładzie dochodzi do nieprawidłowości skutkującej zakupem towaru czy usługi po zawyżonej cenie w odniesieniu do wszystkich ww. kategorii ryzyka: korupcji, konfliktu interesów oraz ujawnienia poufnej informacji. W związku z powyższym dopuszcza się możliwość łączenia kategorii ryzyka.
Na potrzeby Zasad przyjmuje się, że szacowanie ryzyka odbywa się w celu wyodrębnienia tych zadań komórki organizacyjnej, które są obarczone najwyższym ryzykiem.
W ramach szacowania ryzyka ocenia się m.in. poziom ryzyka pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia nieprawidłowości i skutków jego wystąpienia. Ocena ta służy wdrożeniu odpowiedniego postępowania z ryzykiem - akceptację lub wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń minimalizujących negatywne skutki ryzyka lub ograniczających prawdopodobieństwo jego wystąpienia, zgodnie z pkt 5.
Prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, zwane dalej "prawdopodobieństwem", jest to możliwość wystąpienia zdarzenia, z którym wiązać się mogą negatywne skutki, np. nieprawidłowa realizacja zadań komórki organizacyjnej, utrata zaufania publicznego czy utrata dobrej opinii. Prawdopodobieństwo ocenia się w pięciopunktowej skali od 1 pkt do 5 pkt jako:
Oceny należy dokonać w odniesieniu do każdego zidentyfikowanego ryzyka, uwzględniając następujące kryteria:
Skutek wystąpienia nieprawidłowości, zwany dalej "skutkiem", jest to rezultat, jaki może wywołać wystąpienie nieprawidłowości.
Skutek ocenia się w pięciopunktowej skali od 1 pkt do 5 pkt jako:
Poziom ryzyka jest iloczynem wartości skutku oraz wartości prawdopodobieństwa. Przyjmować może poziom od 1 pkt do 25 pkt.
Poziom ryzyka może być zobrazowany w następującej macierzy:
grafika
Macierz może być wykorzystana do zobrazowania i porównania wyników szacowania ryzyka.
W przypadku ryzyk, których poziom przekracza 15 pkt (czerwone pole macierzy - poziom bardzo duży), sposób postępowania z ryzykiem należy udokumentować zgodnie z pkt 5.
W przypadku ryzyk, których poziom został oceniony od 15 pkt do 25 pkt (poziom bardzo duży), konieczne jest wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń adekwatnie ograniczających ryzyko. Dla ryzyk oszacowanych na poziomie od 1 pkt do 12 pkt (poziom mały i średni) wdrożenie takich zabezpieczeń nie jest konieczne, ale ryzyka te powinny być monitorowane.
Typowymi zabezpieczeniami ograniczającymi ryzyka w kategoriach korupcji, konfliktu interesów i ujawnienia informacji są w szczególności:
Zastosowane zabezpieczenia należy uwzględnić w pisemnych procedurach bądź regulaminie wewnętrznym komórki organizacyjnej oraz opisach poszczególnych stanowisk pracy obciążonych ryzykiem nieprawidłowości.
Wypełniona Tabela oraz dokumenty, z których wynika, w jaki sposób komórka organizacyjna postępuje z ryzykiem nieprawidłowości (np. regulaminy, pisemne procedury, rozwiązania dotyczące przetwarzania informacji w systemach informatycznych albo teleinformatycznych), stanowią dokumentację zarządzania ryzykiem nieprawidłowości.
Tabela po jej wypełnieniu oraz w każdym przypadku po jej aktualizacji jest przekazywana w terminie 7 dni do wiadomości Koordynatora do spraw nieprawidłowości.
Aktualizacji Tabeli należy dokonać w przypadku:
Dyrektorzy komórek organizacyjnych informują pracowników o ryzykach zidentyfikowanych na ich stanowiskach pracy.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych monitorują funkcjonowanie wdrożonych rozwiązań ograniczających zidentyfikowane ryzyka i zapewniają ich prawidłowe funkcjonowanie.
W przypadku wystąpienia nieprawidłowości należy dokonać ponownej analizy ryzyka, w tym ponownie oszacować prawdopodobieństwo i skutek wystąpienia nieprawidłowości, ocenić adekwatność dotychczas stosowanych zabezpieczeń ograniczających ryzyko oraz w razie konieczności wdrożyć nowe zabezpieczenia.
Podczas dokonywania ponownej analizy ryzyka należy wziąć pod uwagę wszystkie zadania komórki organizacyjnej, które wcześniej nie podlegały analizie oraz ponownie ocenić zadania komórki pod kątem możliwości wystąpienia podczas realizacji tych zadań ryzyk w kategoriach: korupcji, konfliktu interesów oraz ujawnienia informacji.
Po dokonaniu ponownej analizy ryzyka, Tabela jest aktualizowana zgodnie z pkt 1.
Koordynator do spraw nieprawidłowości jest odpowiedzialny m.in. za:
Sprawozdanie o stanie zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w Ministerstwie jest sporządzane corocznie do dnia 31 stycznia i jest przekazywane Ministrowi Finansów za pośrednictwem Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów oraz do wiadomości Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w zakresie jego właściwości.
Załącznik
Tabela zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w ........................ (nazwa komórki organizacyjnej)
Tabela zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w ........................ (nazwa komórki organizacyjnej)
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
Lp. | Zadanie | Stanowisko/grupa stanowisk | Kategorie ryzyka | Ryzyko | Prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości (P) | Skutek wystąpienia nieprawidłowości (S) | Poziom ryzyka (Wp*Ws) | Postępowanie z ryzykiem (w przypadku ryzyk o wartości wyższej niż 15 pkt) | Wyznaczeni pracownicy | Uwagi | ||
Opis prawdopodobieństwa | Wartość prawdopodobieństwa (Wp) | Opis skutku | Wartość skutku (Ws) | |||||||||
1. | Korupcja | |||||||||||
Konflikt Interesów | ||||||||||||
Ujawnienie informacji | ||||||||||||
2. | Korupcja/ Konflikt Interesów | |||||||||||
Ujawnienie informacji | ||||||||||||
3. | Korupcja Konflikt Interesów/ Ujawnienie informacji | |||||||||||
4. | Korupcja | |||||||||||
Konflikt Interesów/ Ujawnienie informacji | ||||||||||||
1) członka Kierownictwa Ministerstwa,
2) osobę zatrudnioną w Ministerstwie,
3) osobę pełniącą służbę w Ministerstwie,
4) osobę współpracującą z Ministerstwem na podstawie umowy cywilno-prawnej,
5) osobę delegowaną do pełnienia służby w Ministerstwie,
6) praktykanta, stażystę, wolontariusza.