Zasady dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w placówkach zagranicznych.
Dz.Urz.MSZ.2010.1.18
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 4
DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ
z dnia 27 lutego 2010 r.
w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w placówkach zagranicznych
ZAŁĄCZNIK
Zasady dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w placówkach zagranicznych
Zasady dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz w placówkach zagranicznych
Zasady ogólne
Zasady dokonywania opisów stanowisk pracy
Zasady i przebieg wartościowania stanowisk pracy
Załącznik Nr 1
OPIS STANOWISKA PRACY
OPIS STANOWISKA PRACY
1.1. NAZWA INSTYTUCJI | ||
1.2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA URZĘDU | ||
1.3. AKTUALNE STANOWISKO PRACY | ||
1.4. STANOWISKO DO SPRAW | ||
1.5. SYMBOL OPISU STANOWISKA PRACY | ||
2. MIEJSCE STANOWISKA PRACY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ | ||
2.1. Stanowisko pracy pośrednio nadzorujące | ||
2.2. Stanowisko pracy bezpośrednio nadzorujące | ||
2.3. Liczba podległych pracowników |
3.1. | DATA SPORZĄDZENIA OPISU: |
..............................................................................................................................................
(imię i nazwisko, data oraz podpis)
3.3. ZATWIERDZIŁ: ..............................................................................................................
(imię i nazwisko, data oraz podpis)
3.4. ZAPOZNAŁ SIĘ: .............................................................................................................
(imię i nazwisko, data oraz podpis osoby zajmującej opisywane stanowisko pracy)
4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY (nie więcej niż 3 zdania, bez podawania podstawy prawnej) |
5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY
Zadanie 1 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
Zadanie 2 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
Zadanie 3 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
Zadanie 4 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
Zadanie 5 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
Zadanie 6 ............................................................................:................................................
Rola: A[] B[] C[] DԒ E[] F[] G[] H[] I[] .........................................................................
6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA |
7. ZŁOŻONOŚĆ / KREATYWNOŚĆ
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Przykłady: |
8. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:
1. ........................................................................................................................................
[] kilka razy dziennie [] kilka razy w tygodniu [] kilka razy w miesiącu [] kilka razy w roku
2. ........................................................................................................................................
[] kilka razy dziennie [] kilka razy w tygodniu [] kilka razy w miesiącu [] kilka razy w roku
3. ........................................................................................................................................
[] kilka razy dziennie [] kilka razy w tygodniu [] kilka razy w miesiącu [] kilka razy w roku
9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:
Przykłady: |
10. WARUNKI PRACY
1. ........................................................................................................................................
2. ........................................................................................................................................
11. WYMAGANE KOMPETENCJE
KOMPETENCJE | WYMOGI NIEZBĘDNE | WYMOGI DODATKOWE | ||
Wykształcenie | ||||
Przeszkolenie | ||||
Szczególne uprawnienia | ||||
Znajomość języków obcych | Język obcy: | Poziom: | Język obcy: | Poziom: |
1. ........ | ............ | 1. ........ | .......... | |
2. ........ | ............ | 2. ........ | .......... | |
Inne kompetencje, wiedza lub umiejętności |
12. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE | WYMOGI NIEZBĘDNE | WYMOGI DODATKOWE |
Długość w miesiącach lub latach | ||
Rodzaj doświadczenia |
Załącznik Nr 2
Wytyczne do sporządzenia opisu stanowiska pracy
Wytyczne do sporządzenia opisu stanowiska pracy
Ad. pkt 1.1. NAZWA INSTYTUCJI
Należy podać pełną nazwę Ministerstwa lub placówki zagranicznej.
Ad. pkt 1.2 KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
Należy wpisać nazwę komórki organizacyjnej/wydziału/referatu, w której znajduje się dane stanowisko pracy.
Ad. pkt 1.3. AKTUALNE STANOWISKO PRACY
Należy podać nazwę aktualnego stanowiska pracy zgodną z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 12, poz. 79).
Ad. pkt 1.4. STANOWISKO DS. ...
Należy podać funkcjonalną nazwę stanowiska pracy - skrótowo podać cel jego istnienia, wskazując obszar lub zakres tematyczny zadań realizowanych na danym
stanowisku pracy (np. stanowisko ds. ...., pełnomocnik ds. ...., koordynator ds. .... itp.).
Ad. pkt 1.5. SYMBOL OPISU STANOWISKA PRACY
Należy podać skrót nazwy komórki organizacyjnej, skrót nazwy wydziału/referatu (jeśli istnieje), numer stanowiska.
Ad. pkt 2.1. STANOWISKO PRACY POŚREDNIO NADZORUJĄCE
Ten punkt opisu stanowiska pracy odnosi się jedynie do podległości występującej w ramach Ministerstwa/ placówki zagranicznej. Wypełniając to pole należy podać nazwę stanowiska pracy, które bezpośrednio nadzoruje pracę bezpośredniego przełożonego opisywanego stanowiska pracy. W przypadku, gdy brak jest takiego stanowiska pracy (np. bezpośrednim przełożonym jest Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej), należy wpisać "brak".
Ad. pkt 2.2. STANOWISKO PRACY BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCE
Należy wpisać nazwę stanowiska pracy bezpośrednio nadzorującego. W przypadku, gdy stanowisko pracy merytorycznie podlega jednemu stanowisku pracy, a organizacyjnie innemu stanowisku pracy, w opisie stanowiska pracy powinna się znaleźć informacja na temat obydwu stanowisk pracy bezpośrednio nadzorujących z zastrzeżeniem jaki jest to rodzaj podległości.
Ad. pkt 2.3. LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW
Należy podać liczbę formalnie podległych pracowników, bez względu na fakt czy pracują oni na pełen, czy na część etatu. Jeżeli stanowisku pracy nie podlegają pracownicy, należy wpisać "0".
Ad. pkt 3.1. DATA SPORZĄDZENIA OPISU
Pole to wypełnia osoba zatwierdzająca opis stanowiska pracy. Należy wpisać dzień, miesiąc i rok zatwierdzenia opisu stanowiska pracy. W razie aktualizacji opisu stanowiska pracy należy podać datę zatwierdzenia zaktualizowanego opisu stanowiska pracy.
Ad. pkt 3.2. OSOBA BEZPOŚREDNIO NADZORUJĄCA
Pole to wypełnia osoba bezpośrednio nadzorująca opisywane stanowisko pracy, która zajmuje stanowisko pracy wymienione w pkt 2.2 danego opisu stanowiska pracy. Imię i nazwisko powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację tej osoby.
Ad. pkt 3.3. POLE: ZATWIERDZIŁ
Pole to wypełnia Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej lub upoważniona przez niego osoba. Imię i nazwisko powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację osoby zatwierdzającej opis stanowiska pracy.
Ad. pkt 3.4. POLE: ZAPOZNAŁ SIĘ
Pole to wypełnia pracownik zajmujący opisywane stanowisko pracy. Imię i nazwisko powinno być wpisane czytelnie, tak aby umożliwić identyfikację tej osoby. Należy podkreślić, że podpis pracownika oznacza potwierdzenie faktu, że zapoznał się on z opisem stanowiska pracy. Dlatego powinien on podpisać dany opis stanowiska pracy, nawet w przypadku, gdy nie zgadza się z jego treścią. W przypadku, gdy stanowisko jest zajmowane przez więcej niż jednego pracownika wszyscy pracownicy składają czytelny podpis. W przypadku gdy stanowisko pracy stanowi wakat, pole to pozostaje puste.
Ad. pkt 4. CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY
Należy określić w sposób zwięzły (najlepiej w 1 zdaniu, w przypadku stanowisk pracy bardzo różnorodnych - w maksymalnie 3 zdaniach) istotę opisywanego stanowiska pracy. Cel istnienia stanowiska pracy można określić jako cel zadań wykonywanych na opisywanym stanowisku pracy. Cel istnienia stanowiska pracy powinien wskazywać co stanowi o głównej wartości opisywanego stanowiska pracy dla Ministerstwa/ placówki zagranicznej oraz jak pracownik przyczynia się do realizacji misji i strategii Ministerstwa/placówki zagranicznej.
W tym polu nie opisuje się wszystkich wykonywanych na stanowisku pracy zadań, ale informacje tu zawarte powinny stanowić podsumowanie zadań wymienionych w pkt 5 opisu stanowiska pracy oraz wskazanie co jest efektem pracy wykonanej na danym stanowisku pracy. Dlatego sugeruje się w pierwszej kolejności wypełnić pkt 5 opisu, a następnie uzupełnić pkt 4 opisu.
Aby ułatwić identyfikację celu istnienia opisywanego stanowiska pracy można się posłużyć następującymi pytaniami pomocniczymi:
- Dlaczego to stanowisko pracy istnieje w Ministerstwie/placówce zagranicznej?
- W jaki sposób praca na opisywanym stanowisku pracy przyczynia się do realizacji celów całego Ministerstwa/placówki zagranicznej?
- Jaki jest efekt pracy wykonywanej na opisywanym stanowisku pracy?
Ad. pkt 5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY
Zadania należy uszeregować ze względu na częstotliwość ich wykonywania. Pierwsze trzy najczęściej wykonywane zadania należy uznać za zadania dominujące. Pozostałe zadania stanowią zadania poboczne.
Opis zadania powinien być zwięzły i zawierać: czasownik lub czasowniki, które wskazują co musi być zrobione + określenie co jest przedmiotem wykonywanego zadania + krótki opis celu czynności.
Przykładowe czasowniki stosowane przy formułowaniu zadań to:
planuje, organizuje, nadzoruje, kontroluje, koordynuje, zatwierdza, wykonuje, przygotowuje, dostarcza, analizuje, projektuje, ewidencjonuje, księguje, udziela, informuje, wydaje, opracowuje, przedstawia, monitoruje, wdraża, doradza, rozpatruje, zarządza, kompletuje, obsługuje, rozlicza, potwierdza, przyjmuje, przekazuje, zabezpiecza, realizuje, prowadzi, tworzy, gromadzi, współpracuje, zgłasza, uczestniczy, zapewnia, protokółuje, archiwizuje, raportuje, inicjuje, weryfikuje, określa, ustala, prognozuje, sprawdza, akceptuje, przeprowadza, zleca, rozprowadza, ocenia, formułuje, interpretuje, utrzymuje, obsługuje przetwarza, wnioskuje, zawiadamia.
Do każdego zadania wymienionego w pkt 5 należy wskazać rolę stanowiska spośród możliwości wymienionych poniżej. W zależności od zadania stanowisko może pełnić różne role. W przypadku gdy zadanie wymaga pełnienia więcej niż jednej roli, należy zakreślić kilka pozycji.
A - samodzielna realizacja całego zadania,
B - rola wiodąca (współpracuje z innymi stanowiskami w celu wypracowania efektu końcowego, ale ponosi odpowiedzialność za końcowy efekt prac, nie występuje formalne zwierzchnictwo nad współpracującymi stanowiskami, np. są to stanowiska w innych komórkach organizacyjnych Ministerstwa lub w innych wydziałach/referatach na placówkach),
C - stanowisko koordynujące pracę innych (stanowisko koordynuje pracę innych, brak pełnej podległości służbowej, np. może rozdzielać pracę pomiędzy pracowników, lecz nie może ich oceniać),
D - stanowisko liniowe (ponosi współodpowiedzialność za określone aspekty merytoryczne zadania),
E - rola wspierająca (wykonuje proste czynności pomocnicze w stosunku do innych stanowisk, często są to proste czynności administracyjne, formalne),
F - realizacja zadań jest wspomagana specjalistycznym programem komputerowym,
G - rola kierownicza (praca wiąże się z kierowaniem pracą innych),
H - rola doradcza (nie występuje wyłączna odpowiedzialność za efekt pracy),
I - inna (należy opisać, jaka).
W miarę możliwości wskazane jest podać wskaźnik częstotliwości zadań realizowanych na opisywanym stanowisku pracy, np.:
- procentowy udział poszczególnych zadań w czasie pracy na danym stanowisku pracy (np. 20% czasu pracy),
- określenie jak często zdarzają się poszczególne zadania, (np. raz w roku).
Ad. pkt 6. DODATKOWE UPOWAŻNIENIA
W tym punkcie należy podać wszystkie formalne upoważnienia jakie są związane z pracą wykonywaną na danym stanowisku pracy, np. upoważnienie do wydawania decyzji w imieniu organu, upoważnienie do dysponowania środkami publicznymi, upoważnienie do podpisywania dokumentów w imieniu organu. Należy wpisać również uprawnienia, które wynikają z mocy prawa.
Ad. pkt 7. ZŁOŻONOŚĆ/KREATYWNOŚĆ
W tym punkcie należy opisać charakter wykonywanych zadań na danym stanowisku pracy. Kierując się przy tym pytaniami pomocniczymi zawartymi poniżej:
- czy przepisy i procedury szczegółowo określają sposób i tryb działania?
- czy dla każdego wykonywanego zadania istnieje tylko jedna procedura?
- czy istniejące procedury/przepisy są jednoznaczne, czy wymagają umiejętności ich interpretacji?
- czy zadania wiążą się z podejmowaniem uznaniowych decyzji?
- czy często pojawiają się sytuacje bezprecedensowe?
- czy zadania wymagają działania w sytuacjach braku odpowiednich przepisów/zasad działania?
- czy zadania wymagają tworzenia zupełnie nowych procedur działania lub poprawiania istniejących?
Opis należy poprzeć przykładami sytuacji lub czynności, które zilustrują poziom złożoności prac i kreatywności na stanowisku.
Ad. pkt 8. KONTAKTY ZEWNĘTRZNE
Należy podać jedynie kontakty z osobami/instytucjami spoza Ministerstwa/placówek zagranicznych (kontakt między Ministerstwem a placówkami to kontakty wewnętrzne) uporządkowane w zależności od ich częstotliwości. W opisie uwzględnia się również zakres podmiotowy kontaktów (z kim?) oraz ich cel (po co?).
Ad. pkt 9. NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA
W tym punkcie należy określić stopień samodzielności i inicjatywy, jakiego oczekuje się od osoby wykonującej pracę na opisywanym stanowisku pracy. Należy scharakteryzować stopień ingerencji bezpośredniego przełożonego w rozwiązywanie problemów wynikających z realizowanych zadań. Opis należy poprzeć przykładami sytuacji lub czynności, które wymagają podanego poziomu samodzielności i inicjatywy.
Ad. pkt 10. WARUNKI PRACY
Należy wybrać z poniższej listy czynniki utrudniające wykonywanie pracy na stanowisku pracy, które są różne od czynników występujących na typowych stanowiskach urzędniczych.
- wysiłek fizyczny,
- praca w terenie,
- praca w szczególnie trudnych warunkach,
- nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),
- krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,
- zagrożenie naciskami grup przestępczych,
- zagrożenie korupcją,
- stres związany z reprezentowaniem urzędu na zewnątrz,
- stres związany z obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji) lub przeprowadzeniem kontroli w innych urzędach.
Ad. pkt 11. WYMAGANE KOMPETENCJE
Wymagane na stanowisku pracy kompetencje obejmują rodzaj i poziom wymaganego wykształcenia, znajomość języków obcych oraz szczególne uprawnienia, wiedzę i umiejętności. Szczególnie ważne przy wypełnianiu tego punktu jest abstrahowanie od kompetencji osoby zajmującej dane stanowisko pracy.
Aby poprawnie uzupełnić ten punkt opisu stanowiska pracy należy przeanalizować informacje zawarte w poprzednich punktach opisu stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem pkt 5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY. Wpisane wymogi powinny zapewniać realizację zadań przypisanych temu stanowisku pracy na poziomie określonym w pozostałych punktach opisu stanowiska pracy (np. ZŁOŻONOŚĆ/KREATYWNOŚĆ, NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA). Dlatego określając te wymagania należy brać pod uwagę zadania dominujące i najbardziej wymagające na danym stanowisku pracy.
Wymogi niezbędne są to wymogi konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku pracy. Wymogi niezbędne oraz dodatkowe są to wymogi konieczne do poprawnego wykonywania wszystkich zadań na danym stanowisku pracy.
Profil wykształcenia należy wpisać tylko w przypadkach, gdy wykształcenie profilowe jest konieczne do prawidłowego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku pracy.
Ad. pkt 12. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Należy podać doświadczenie zawodowe, które gwarantuje odpowiedni poziom realizacji powierzonych zadań. Wymagania dotyczące poziomu doświadczenia zawodowego, podobnie jak w przypadku kompetencji, zostały podzielone na niezbędne i dodatkowe.
W wymaganiach niezbędnych należy określić minimalne doświadczenie zawodowe wymagane do zatrudnienia osoby na opisywanym stanowisku pracy. Aby poprawnie uzupełnić ten punkt opisu stanowiska pracy należy przeanalizować informacje zawarte w poprzednich punktach opisu stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem pkt 5. GŁÓWNE ZADANIA REALIZOWANE NA STANOWISKU PRACY. Wpisane wymogi niezbędne powinny zapewniać realizację zadań przypisanych temu stanowisku pracy na poziomie określonym w pozostałych punktach opisu stanowiska pracy (np. ZŁOŻONOŚĆ/ KREATYWNOŚĆ, NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA). Dlatego określając te wymagania należy brać pod uwagę zadania dominujące, najbardziej wymagające na danym stanowisku pracy.
Nie wolno sugerować się poziomem doświadczenia posiadanym przez pracownika zajmującego opisywane stanowisko pracy.
Załącznik Nr 3
Nazwa komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej
Imię i nazwisko
Kierujący komórką organizacyjną
Znak pisma ........... Warszawa, dn. .......................
WNIOSEK O ZATWIERDZENIE OPISU ORAZ WARTOŚCIOWANIE STANOWISKA PRACY
ds. ....................................................................................................
........................................................................... (symbol ....................................)
(nazwa i symbol stanowiska pracy zgodnie z pkt. 1.4 i 1.5 opisu stanowiska pracy)
SKŁADANY DO:
Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej lub osoby upoważnionej
Uzasadnienie wniosku:
(przyczyny utworzenia lub aktualizacji stanowiska, ilość pracowników, którzy są lub będą zatrudnieni na stanowisku, zakres zmian w opisie stanowiska w przypadku jego aktualizacji)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
..........................................................................................
(podpis bezpośredniego przełożonego)
..........................................................................................
(podpis i pieczątka kierującego komórką organizacyjną)
Opinia komórki właściwej w sprawach osobowych
(dotyczy: potwierdzenia przeprowadzenia weryfikacji, o której mowa w § 3 ust. 5 Załącznika do zarządzenia Nr 4/2010 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 27 lutego 2010 r.)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...................................................................
data i podpis osoby wypełniającej)
Decyzja Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej lub osoby upoważnionej do zatwierdzania opisów stanowisk pracy w Ministerstwie:
[] Zatwierdzam opis stanowiska pracy
[] Nie zatwierdzam opisu stanowiska pracy i wnioskuję o wprowadzenie następujących zmian: ....................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Warszawa, dnia ...........................................................................................
(data i podpis osoby zatwierdzającej opisy stanowisk pracy)