Zarządzanie środkami finansowymi pochodzącymi z Funduszu Schengen.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2005.5.33

Akt obowiązujący

Wersja od: 24 maja 2005 r.

DECYZJA NR 66

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 24 maja 2005 r.

w sprawie zarządzania środkami finansowymi pochodzącymi z Funduszu Schengen

W związku z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 98, poz. 890, Nr 166, poz. 1611 i Nr 189, poz. 1851, z 2004 r. 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291, Nr 210, poz. 2135 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 14, poz. 114) ustala się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa sposób zarządzania przez Straż Graniczną środkami finansowymi pochodzącymi z Funduszu Schengen, zwany dalej "procedurą".

§ 2. W rozumieniu niniejszej decyzji użyte określenia oznaczają:

1) MSWiA - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;

2) WW - Władza Wdrażająca Program Współpracy Przygranicznej PHARE;

3) oddział - oddział Straży Granicznej oraz Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej;

4) KGSG - Komenda Główna Straży Granicznej;

5) BWM KGSG - Biuro Współpracy Międzynarodowej Komendy Głównej Straży Granicznej;

6) BF KGSG - Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

7) BTiZ KGSG - Biuro Techniki i Zaopatrzenia Komendy Głównej Straży Granicznej;

8) BŁiI KGSG - Biuro Łączności i Informatyki Komendy Głównej Straży Granicznej;

9) jednostka wnioskująca - jednostka organizacyjna KGSG lub oddział, który opracował propozycję zadania do sfinansowania;

10) jednostka zamawiająca - jednostka organizacyjna KGSG, której kierownik jest upoważniony do składania wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz do podpisywania umów w sprawie zamówień publicznych;

11) jednostka nadzorująca - jednostka organizacyjna KGSG, właściwa merytorycznie do sprawowania nadzoru nad udzielaniem danego rodzaju zamówień publicznych przez oddział;

12) Prezes UZP - prezes Urzędu Zamówień Publicznych;

13) wykonawca - osoba prawna, osoba fizyczna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

14) SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia określona w art. 36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177, Nr 96, poz. 959, Nr 116, poz. 1207, Nr 145, poz. 1537 i Nr 273, poz. 2703).

§  3.

1. Jednostki organizacyjne KGSG oraz oddziały opracowują propozycje zadań, które mogą być finansowane ze środków, o których mowa w § 1.

2. Opracowane propozycje zadań, o których mowa w ust. 1, oddziały przedstawiają właściwym merytorycznie jednostkom organizacyjnym KGSG.

3. Jednostki organizacyjne KGSG przekazują propozycje, o których mowa w ust. 1 i 2, do BWM KGSG.

§  4.

1. Sposób postępowania w przypadku projektów, w których zamówienie publiczne jest udzielane przez KGSG, określa załącznik nr 1 do decyzji.

2. Sposób postępowania w przypadku projektów, w których zamówienie publiczne jest udzielane przez oddział, określa załącznik nr 2 do decyzji.

3. Dla każdego realizowanego projektu opracowuje się kartę projektu, zwaną dalej "fiszką".

4. Realizacja projektu przez KGSG lub oddział nie wyklucza udziału innych jednostek organizacyjnych Straży Granicznej na poszczególnych etapach realizacji projektu.

5. W przypadku konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień (uzupełnień itp.), zwłaszcza dla podmiotów spoza Straży Granicznej, odpowiednie działania wykonują niezwłocznie wyznaczeni przedstawiciele jednostki właściwej merytorycznie w danej sprawie, której zakresu zadań dotyczy dane wyjaśnienie (uzupełnienie).

§  5.

1. Jednostki organizacyjne KGSG i oddziały uczestniczące w realizacji projektów prowadzą na bieżąco bazy danych lub zbiory dokumentów dotyczące realizowanych projektów w zakresie wynikającym z właściwości merytorycznej tych jednostek, w sposób umożliwiający sprawną realizację zadań i kontrolę prawidłowości otrzymywanych dokumentów.

2. Wszelkie uzgodnienia i uzupełnienia powinny być potwierdzane dokumentami podpisanymi przez osoby upoważnione z wszystkich podmiotów, biorących udział w procedurze, także z podmiotów spoza Straży Granicznej uczestniczących w uzgodnieniach.

§  6.

1. Dokumenty wytworzone w trakcie przygotowywania i realizacji projektu oraz zarządzania środkami zagranicznymi powinny być zarejestrowane i zawierać:

a) stopkę - inicjał imienia, nazwisko i numer telefonu wykonawcy oraz datę wykonania,

b) datę podpisania przez osobę upoważnioną,

c) imię, nazwisko, stanowisko i podpis osoby upoważnionej.

2. Błędy w dowodach księgowych poprawia się w sposób określony w przepisach dotyczących prowadzenia rachunkowości oraz w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki.

3. Błędy w dokumentach niebędących dowodami księgowymi lub błędy w treści opisu umieszczonego na innych dokumentach, poprawia jednostka organizacyjna będąca autorem dokumentu (opisu). Poprawki mogą być dokonywane poprzez:

1) skreślenie błędnej treści z zachowaniem jej czytelności, wpisanie poprawnej treści oraz daty dokonania poprawki, podpisanie przez osobę dokonującą poprawek - czytelny podpis, zaakceptowanie przez osobę podpisującą pierwotny dokument (opis), albo

2) poprzez anulowanie nieprawidłowego dokumentu i sporządzenie nowego.

Anulowania dokumentu dokonuje się poprzez pisemne powiadomienie o tym fakcie wszystkich, którzy go otrzymali.

4. Poprawiony dokument winien zostać niezwłocznie przesłany do wszystkich, którzy otrzymali pierwotną wersję.

5. Przepisy § 8 ust. 2 - 3 stosuje się odpowiednio.

§  7.

1. Jednostki otrzymujące dokumenty sprawdzają ich zgodność z danymi zawartymi w prowadzonych bazach danych lub z innymi posiadanymi dokumentami i dokonują odpowiedniej adnotacji stwierdzającej czy dokumenty te są zgodne czy nie z posiadanymi informacjami na odwrocie dokumentu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Kontrola i opis dowodów księgowych przebiega zgodnie z przyjętymi procedurami kontroli finansowej i zasadami rachunkowości.

3. W przypadku stwierdzenia niezgodności informacji zawartych w dokumencie z innymi dokumentami posiadanymi przez jednostkę należy niezwłocznie dokonać stosownych wyjaśnień. Korekty błędnych zapisów dokonuje się zgodnie z § 6 ust. 2 - 4.

§  8.

1. Jednostki organizacyjne KGSG i oddziały uczestniczące w realizacji projektów są obowiązane na bieżąco monitorować prawidłowość i terminowość prowadzonych czynności.

2. Każda stwierdzona nieprawidłowość lub opóźnienie winny zostać przeanalizowane pod kątem zagrożeń dla realizacji projektu, w tym terminów, oraz konieczności podjęcia działań na poszczególnych etapach procedury oraz wprowadzenia zmian w dokumentach.

3. Jednostka stwierdzająca wystąpienie przypadków, o których mowa w ust. 2, podejmuje niezwłocznie stosowne czynności określone odpowiednio w załączniku nr 1 lub 2 do decyzji.

4. Przepisy § 6 ust. 2 - 4 stosuje się odpowiednio.

§  9.

1. Jednostki zamawiające i BŁiI KGSG, w przypadku zamówień z zakresu zadań tej jednostki, oraz oddziały sporządzają miesięczne sprawozdania ze stanu zaawansowania realizowanych projektów według wzoru określonego w załączniku nr 3 do decyzji.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 sporządzane są od daty zatwierdzenia projektu i przesyłane do BWM KGSG w terminie do dnia 5 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

3. BWM KGSG sporządza sprawozdanie zbiorcze obejmujące wszystkie realizowane projekty, uzgadnia je z jednostkami nadzorującymi oraz BF KGSG, a następnie przedkłada do akceptacji Komendantowi Głównemu Straży Granicznej.

4. BWM KGSG przesyła sprawozdanie zbiorcze zaakceptowane przez Komendanta Głównego Straży Granicznej do WW w terminie do dnia 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

5. Sprawozdania finansowe sporządzane są na zasadach i w terminach określonych w odrębnych przepisach.

§  10.

1. W przypadku konieczności dokonania zmian w dokumentach wytworzonych na poszczególnych etapach przygotowywania lub realizacji projektu oraz zarządzania środkami zagranicznymi, szczególnie w dokumentach kierowanych poza jednostki Straży Granicznej, stosowne czynności podejmują niezwłocznie jednostki właściwe do ich wykonania zgodnie z załącznikiem nr1 lub nr 2 do decyzji, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Dalsze działania realizowane są w sposób określony odpowiednio w załączniku 1 lub 2 do decyzji, z pominięciem czynności niewymagających wykonania w związku z wprowadzanymi zmianami.

3. Tryb aktualizacji fiszki określa załącznik nr 4 do decyzji.

§  11.

1. Jednostki organizacyjne KGSG i oddziały uczestniczące w realizacji projektów archiwizują dokumenty na zasadach określonych w odrębnych przepisach, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Dokumenty powinny być archiwizowane z zachowaniem w miarę możliwości porządku chronologicznego i zastosowaniem takiego podziału logicznego, który umożliwi sprawne wyszukiwanie i korzystanie z nich oraz weryfikację kompletności.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, są przechowywane co najmniej przez 7 lat od momentu zakończenia Funduszu Schengen, tj. przyjęcia raportu końcowego przez Komisję Europejską.

§ 12. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Sposób postępowania w przypadku projektów, w których zamówienie publiczne jest udzielane przez KGSG

Lp.

Etap prac

Realizacja

Uzgodnienia

Do wiadomości

Podstawowe czynności do wykonania

Jednostka

Termin

Jednostka

Termin

Jednostka

Termin

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

I. Określenie priorytetów wraz z podaniem ich wartości i oszacowaniem kosztów przyszłej eksploatacji

1. zebranie z jednostek organizacyjnych KGSG propozycji wraz z podaniem ich wartości i oszacowaniem kosztów przyszłej eksploatacji

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

BF KGSG

-

2. opracowanie informacji zbiorczej i przedstawienie jej Kierownictwu Straży Granicznej do akceptacji wraz z określeniem propozycji działań priorytetowych i kolejności ich realizacji

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

3. zatwierdzenie priorytetów przez Komendanta Głównego Straży Granicznej i przekazanie informacji zbiorczej do Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

niezwłocznie

II. Zatwierdzenie priorytetów przez Międzyresortowy Zespół do Spraw Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

zainicjowanie prac mających na celu opracowanie kart projektów / fiszek

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

niezwłocznie

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

1. przedstawienie zamawiającemu lub BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG) wymaganych certyfikatów i podstawowych funkcji przedmiotu zamówienia (parametrów techniczno- użytkowych)

jednostka wnioskująca

7 dni od otrzymania informacji o której mowa w pkt II

jednostka zamawiająca lub BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. czynności przygotowawcze *)

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

w zależności od złożoności zamówienia

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

3. weryfikacja rynku potencjalnych wykonawców

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

14 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt III.1

-

-

-

-

4. przygotowanie opisu przedmiotu

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

14 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt III.1 **)

jednostka wnioskująca, inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

III A. Ewentualny podział zadań przy realizacji projektu pomiędzy KGSG i oddziały (jeśli charakter zadania wymaga uczestnictwa oddziałów)

sporządzenie dokumentu szczegółowo określającego zadania poszczególnych oddziałów Straży Granicznej przy realizacji projektu

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

niezwłocznie po sporządzeniu opisu przedmiotu zamówienia

jednostka wnioskująca; oddziały; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

BWM KGSG; BF KGSG

niezwłocznie

IV. Przygotowanie wkładu do fiszki:

1. uzasadnienie zakupu i opracowanie matrycy logicznej

jednostka wnioskująca

5 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt II ***)

jednostka zamawiająca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. opracowanie harmonogramu kontraktowania, płatności i realizacji

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

4 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt IV.1***)

jednostka wnioskująca; BF KGSG

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

V. Opracowanie fiszki

1. zebranie, ocena i weryfikacja wkładów do fiszek, o których mowa w pkt. IV

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

-

-

2. opracowanie końcowych wersji fiszek i przedstawienie ich do akceptacji Kierownictwu Straży Granicznej

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG); BF KGSG; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

-

-

3. przesianie wersji końcowych fiszek do MSWiA

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG); BF KGSG

niezwłocznie

VI. Zatwierdzenie projektów do dalszej realizacji przez Międzyresortowy Zespół do Spraw Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

poinformowanie i przesłanie do właściwych jednostek organizacyjnych KGSG zatwierdzonych wersji projektów

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

VII. Opracowanie Programu Indykatywnego

1. opracowanie "wkładu do dokumentu" według właściwości Straży Granicznej

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

-

-

2. przedstawienie Kierownictwu Straży Granicznej dokumentu/wkładu finalnego

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

-

-

3. przesłanie dokumentu do MSWiA

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

4. przesłanie zatwierdzonego dokumentu końcowego do jednostek organizacyjnych KGSG

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka zamawiająca; BF KGSG; inne wg potrzeb

niezwłocznie

VIII. Zabezpieczenie środków finansowych

1. opracowanie wkładu merytorycznego do wniosku o rezerwę (opis, uzasadnienie, terminy)

jednostka zamawiająca

niezwłocznie po zatwierdzeniu fiszki

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. przygotowanie i złożenie wniosku o przyznanie rezerwy celowej

BF KGSG

zgodnie z fiszką oraz odrębnymi przepisami

w zależności od charakteru zamówienia

wg terminu wskazanego przez BF KGSG

-

-

3. przyznanie środków (zmiana planu finansowego Straży Granicznej)

MSWiA

-

-

-

-

-

4. korekta planu finansowego Straży Granicznej

BF KGSG

niezwłocznie

-

-

jednostka zamawiająca

niezwłocznie

5. opracowanie projektu zmiany planu zamówień publicznych

jednostka zamawiająca

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

-

6. korekta planu zamówień publicznych

BF KGSG

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

-

IX. Procedura udzielenia zamówienia publicznego

1. przygotowanie i przesłanie wniosku o uruchomienie postępowania wraz z załącznikami

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

niezwłocznie po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt III.4 i zatwierdzeniu fiszki

Główny Księgowy

niezwłocznie

-

-

2. weryfikacja i zatwierdzenie wniosku (wszczęcie postępowania)

BF KGSG

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BF KGSG

wg potrzeb

niezwłocznie

3. powołanie komisji przetargowej

BF KGSG

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BF KGSG

wg potrzeb

niezwłocznie

4. sporządzenie Specyfikacji Istotnych

komisja przetargowa

wg potrzeb

wg potrzeb

5 dni

-

-

Warunków Zamówienia oraz dokumentów wymaganych przez WW wg odrębnych zasad

WW

-

5. opracowanie treści ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

komisja przetargowa

niezwłocznie

WW

-

-

-

6. ogłoszenie przetargu

komisja przetargowa

niezwłocznie

-

-

-

-

7. wydawanie formularzy SIWZ wykonawcom

BF KGSG

na bieżąco

-

-

-

-

8. udzielanie odpowiedzi na zapytania

komisja przetargowa

niezwłocznie

wg potrzeb

3 dni

-

-

wykonawców

WW

-

9. rozpatrywanie ewentualnych protestów

komisja przetargowa

5 dni od otrzymania

wg potrzeb

niezwłocznie

WW

niezwłocznie

dotyczących treści ogłoszenia lub SIWZ

protestu

WW

-

10. otwarcie ofert

komisja przetargowa

zgodnie ze SIWZ

_

-

-

-

11. badanie i ocena ofert, rozstrzygnięcie postępowania

komisja przetargowa

zgodnie z SIWZ

-

-

-

-

12. zatwierdzenie protokołu z postępowania

BF KGSG

wg odrębnych przepisów

-

-

wykonawcy; Prezes UZP

niezwłocznie

13. rozpatrywanie ewentualnych protestów dotyczących ofert lub czynności zamawiającego (na każdym etapie postępowania)

komisja przetargowa

5 dni od otrzymania protestu

wg potrzeb

niezwłocznie

-

-

14. ogłoszenie uprawomocnionego wyniku postępowania

BF KGSG

niezwłocznie po uprawomocnieniu

-

-

wykonawca; jednostka zamawiająca

niezwłocznie

X. Podpisanie umowy

1. wyznaczenie osób nadzorujących realizację umowy

jednostka zamawiająca

1 dzień od dnia otrzymania informacji o wyniku postępowania

wg potrzeb

1 dzień

-

-

2. sporządzenie dokumentów umowy wraz z załącznikami

jednostka zamawiająca

2 dni od dnia otrzymania informacji o wyniku postępowania

wg potrzeb

1 dzień

-

-

3. ustalenie terminu i podpisanie umowy

jednostka zamawiająca

wg odrębnych przepisów

wykonawca

-

-

-

4. przesłanie umowy do zatwierdzenia przez MSWiA

BF KGSG

niezwłocznie

WW

-

-

-

5. przekazanie ogłoszenia o wyniku przetargu dla Prezesa UZP oraz Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich

BF KGSG

niezwłocznie po zawarciu umowy

-

-

-

-

X.A Zagospodarowanie oszczędności

1. zgłoszenie do BWM kwoty środków pozostałych po podpisaniu umowy

jednostka zamawiająca

niezwłocznie

BF KGSG; inne wg potrzeb

niezwłocznie

-

-

2. przygotowanie propozycji dalszych działań i po uzyskaniu akceptacji Komendanta Głównego przekazanie informacji jednostce organizacyjnej KGSG, właściwej do podjęcia odpowiednich czynności.

BWM KGSG

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

BF KGSG

-

XI. Realizacja umowy

1. monitorowanie przebiegu realizacji umowy

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG), osoby wskazane w umowie

na bieżąco

-

-

-

-

2. uszczegółowienie terminów dostaw (wykonania)

osoby wskazane w umowie

na bieżąco

Nadwiślański Oddział Straży Granicznej; inne jednostki organizacyjne Straży Granicznej wg potrzeb

niezwłocznie

-

-

3. przyjęcie dostawy (usługi) i sporządzenie stosownych dokumentów

wg odrębnych przepisów i postanowień umowy

wg umowy

wg odrębnych przepisów

-

-

-

XII. Płatności

1. skompletowanie i opisanie dokumentów, podpisy osób upoważnionych

jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG)

niezwłocznie, nie dłużej niż 4 dni

wg odrębnych przepisów

niezwłocznie

-

-

2. sprawdzenie prawidłowości i kompletności dokumentów

BF KGSG

niezwłocznie nie dłużej niż 4 dni

WW

-

-

-

2a. w przypadku środków niewygasających - wystąpienie do MSWiA o środki finansowe

BF KGSG

niezwłocznie

MSWiA

-

-

-

3. zapłata wykonawcy

BF KGSG

zgodnie z terminem płatności

-

-

WW

14 dni od dokonania przelewu

4. dekretacja i ujęcie w ewidencji księgowej

BF KGSG

wg odrębnych przepisów

-

-

-

-

*)

Czynności niezbędne do wykonania przed opracowaniem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego niezwiązane z pkt. 1, 3 i 4, np.:

- zebranie informacji dot. stanu prawnego - zwłaszcza wymaganych zezwoleń, koncesji, uprawnień,

- uzyskanie niezbędnych zezwoleń, zaświadczeń i innych dokumentów,

- w przypadku zadań inwestycyjnych lub remontowych - zakup nieruchomości, opracowanie planu funkcjonalno - użytkowego, uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub decyzji lokalizacji celu publicznego,

**)

W przypadku szczególnie skomplikowanych zamówień (np. inwestycje, projekty telekomunikacyjne) dopuszcza się wydłużenie terminu realizacji czynności - w zakresie absolutnie niezbędnym do ich wykonania.

***)

W przypadku określenia przez MSWiA terminów krótszych obowiązują terminy wyznaczone przez BWM KGSG

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Sposób postępowania w przypadku projektów, w których zamówienie publiczne jest udzielane przez oddział

Lp.

Etap prac

Realizacja

Uzgodnienia

Do wiadomości

Podstawowe czynności do wykonania

Jednostka

Termin

Jednostka

Termin

Jednostka

Termin

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

I. Określenie priorytetów wraz z podaniem ich wartości i oszacowaniem kosztów przyszłej eksploatacji

1. Zebranie z jednostek organizacyjnych KGSG propozycji wraz z podaniem ich wartości i oszacowaniem kosztów przyszłej eksploatacji:

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

BF KGSG

-

2. Opracowanie informacji zbiorczej i przedstawienie jej Kierownictwu Straży Granicznej do akceptacji wraz z określeniem propozycji działań priorytetowych i kolejności ich realizacji

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG; Inne wg potrzeb

-

3. Zatwierdzenie priorytetów przez Komendanta Głównego Straży Granicznej i przekazanie informacji zbiorczej do Międzyresortowego Zespołu ds. Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG; inne wg potrzeb

niezwłocznie

II. Zatwierdzenie priorytetów przez Międzyresortowy Zespół do Spraw Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

zainicjowanie prac mających na celu opracowanie fiszek

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca BF KGSG; Inne wg potrzeb

niezwłocznie

II A. Przesłanie do oddziałów informacji o wyznaczeniu do realizacji projektu

sporządzenie dokumentu szczegółowo określającego zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych Straży Granicznej przy realizacji projektu

jednostka nadzorująca

niezwłocznie po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt II

jednostka wnioskująca, oddziały; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

BWM KGSG BF KGSG

niezwłocznie

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

1. przedstawienie wymaganych certyfikatów i podstawowych funkcji przedmiotu zamówienia (parametrów techniczno-użytkowych)

jednostka wnioskująca

7 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt II

jednostka nadzorująca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. czynności przygotowawcze *)

właściwa komórka merytoryczna oddziału

w zależności od złożoności zamówienia *)

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

3. weryfikacja rynku potencjalnych wykonawców

właściwa komórka merytoryczna oddziału

14 dni od otrzymania informacji o której mowa w pkt III.1

-

-

-

-

4. przygotowanie opisu przedmiotu

właściwa komórka merytoryczna oddziału

14 dni od otrzymania informacji o której mowa w pkt. III 1 **)

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

IV. Przygotowanie wkładu do fiszki

1. uzasadnienie zakupu i opracowanie matrycy logicznej

jednostka wnioskująca

5 dni od otrzymania informacji, o której mowa w pkt II ***)

jednostka nadzorująca; oddziały; BF KGSG; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. opracowanie harmonogramu kontraktowania, płatności i realizacji

oddział

4 od otrzymania informacji o której mowa w pkt IV.1 ***)

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

V. Opracowanie fiszki

1. zebranie, ocena i weryfikacja wkładów do fiszek o których mowa w pkt. IV

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

-

-

2. opracowanie końcowych wersji fiszek i przedstawienie ich do akceptacji Kierownictwu Straży Granicznej

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG; inne wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

-

-

3. przesłanie wersji końcowych fiszek o MSWiA

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG

niezwłocznie

VI. Zatwierdzenie projektów do dalszej realizacji przez Międzyresortowy Zespół do Spraw Wykorzystania Środków w ramach Funduszu Schengen oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego

poinformowanie i przesianie do właściwych jednostek organizacyjnych KGSG zatwierdzonych wersji projektów

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; oddziały; jednostka nadzorująca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

VII. Opracowanie Programu Indykatywnego

1. opracowanie "wkładu do dokumentu" według właściwości Straży Granicznej

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG; inne wg potrzeb

-

-

-

2. przedstawienie Kierownictwu Straży Granicznej dokumentu/wkładu finalnego

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

-

-

3. przesianie dokumentu do MSWiA

BWM KGSG

wg terminu wskazanego przez MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG inne wg potrzeb

-

4. przesłanie zatwierdzonego dokumentu końcowego do jednostek organizacyjnych KGSG

BWM KGSG

niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA

-

-

jednostka wnioskująca; jednostka nadzorująca; BF KGSG inne wg potrzeb

niezwłocznie

VIII. Zabezpieczenie środków finansowych

1. opracowanie wkładu merytorycznego do wniosku o rezerwę (opis, uzasadnienie, terminy)

jednostka nadzorująca;

niezwłocznie po zatwierdzeniu fiszki

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez jednostkę realizującą

-

-

2. przygotowanie i złożenie wniosku o przyznanie rezerwy celowej

BF KGSG

zgodnie z fiszką oraz odrębnymi przepisami

w zależności od charakteru zamówienia

wg terminu wskazanego przez BF KGSG

-

-

3. przyznanie środków (zmiana planu finansowego Straży Granicznej)

MSWiA

-

-

-

-

-

4. korekta planu finansowego Straży Granicznej

BF KGSG

niezwłocznie

-

-

jednostka nadzorująca; oddziały

niezwłocznie

5. opracowanie projektu zmiany planu zamówień publicznych oddziału

oddział

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

-

6. korekta planu zamówień publicznych oddziału

oddział

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

wg odrębnych przepisów

-

IX. Procedura udzielenia zamówienia publicznego

1. przygotowanie i przesłanie wniosku o uruchomienie postępowania wraz z załącznikami

właściwa komórka merytoryczna oddziału

niezwłocznie po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt III.4 i zatwierdzeniu fiszki

główny księgowy oddziału

niezwłocznie

-

-

2. weryfikacja i przedłożenie do zatwierdzenia wniosku (wszczęcie postępowania)

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez komórkę finansową

wg potrzeb

niezwłocznie

3. powołanie komisji przetargowej

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez komórkę finansową

wg potrzeb

niezwłocznie

4. sporządzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

komisja przetargowa

wg potrzeb

wg potrzeb

5 dni

BF KGSG

-

oraz dokumentów wymaganych przez WW wg odrębnych zasad

WW

-

5. opracowanie treści ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

komisja przetargowa

niezwłocznie

WW

-

-

-

6. ogłoszenie przetargu

komisja przetargowa

niezwłocznie

-

-

BF KGSG; jednostka nadzorująca

niezwłocznie

7. wydawanie formularzy SIWZ wykonawcom

komórka finansowa oddziału

na bieżąco

-

-

-

-

8. udzielanie odpowiedzi na zapytania

komisja przetargowa

niezwłocznie

wg potrzeb

3 dni

-

-

wykonawców

WW

-

-

-

9. rozpatrywanie ewentualnych protestów

komisja przetargowa

5 dni od otrzymania

wg potrzeb

niezwłocznie

WW

niezwłocznie

dotyczących treści ogłoszenia lub SIWZ

protestu

WW

-

10. otwarcie ofert

komisja przetargowa

zgodnie ze SIWZ

-

-

BF KGSG; jednostka nadzorująca

-

11. badanie i ocena ofert, rozstrzygnięcie postępowania

komisja przetargowa

zgodnie z SIWZ

-

-

-

-

12. przedłożenie do zatwierdzenia protokołu z postępowania

komórka finansowa oddziału

wg odrębnych przepisów

-

-

wykonawcy, Prezes UZP; BF KGSG; jednostka nadzorująca

niezwłocznie

13. rozpatrywanie ewentualnych protestów dotyczących ofert lub czynności zamawiającego (na każdym etapie postępowania)

komisja przetargowa

5 dni od otrzymania protestu

wg potrzeb

niezwłocznie

jednostka nadzorująca; BF KGSG

-

14. ogłoszenie uprawomocnionego wyniku postępowania

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie po uprawomocnieniu

-

-

wykonawca; komórka merytoryczna oddziału; jednostka nadzorująca; BF KGSG

niezwłocznie

X. Podpisanie umowy

1. wyznaczenie osób nadzorujących realizację umowy

oddział

1 dzień od dnia otrzymania informacji o wyniku postępowania

wg potrzeb

1 dzień

jednostka nadzorująca

niezwłocznie

2. sporządzenie dokumentów umowy wraz z załącznikami

oddział

2 dni od dnia otrzymania informacji o wyniku postępowania

wg potrzeb

1 dzień

-

-

3. ustalenie terminu i podpisanie umowy

oddział

wg odrębnych przepisów

wykonawca

-

-

-

4. przesłanie umowy do zatwierdzenia przez MSWiA

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie

WW

-

jednostka nadzorująca; BF KGSG

niezwłocznie

5. przekazanie ogłoszenia o wyniku przetargu dla Prezesa UZP oraz Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie po zawarciu umowy

-

-

-

-

X.A Zagospodarowanie oszczędności

1. zgłoszenie do BWM kwoty środków pozostałych po podpisaniu umowy

oddział

niezwłocznie

-

-

BF KGSG; jednostka nadzorująca; inne wg potrzeb

niezwłocznie

2. przygotowanie propozycji dalszych działań i po uzyskaniu akceptacji Komendanta Głównego przekazanie informacji jednostce organizacyjnej KGSG, właściwej do podjęcia odpowiednich czynności.

BWM KGSG

niezwłocznie

wg potrzeb

wg terminu wskazanego przez BWM KGSG

BF KGSG

niezwłocznie

XI. Realizacja umowy

1. monitorowanie przebiegu realizacji umowy

właściwa komórka merytoryczna oddziału osoby wskazane w umowie

na bieżąco

-

-

-

-

2. uszczegółowienie terminów realizacji

osoby wskazane w umowie

na bieżąco

wg potrzeb

niezwłocznie

jednostka nadzorująca

niezwłocznie

3. przyjęcie dostawy (usługi) i sporządzenie stosownych dokumentów

wg odrębnych przepisów i postanowień umowy

wg umowy

wg odrębnych przepisów

jednostka nadzorująca; BF KGSG

niezwłocznie

XII. Płatności

1. skompletowanie i opisanie dokumentów, podpisy osób upoważnionych

właściwa komórka merytoryczna oddziału

niezwłocznie nie dłużej niż 4 dni

wg odrębnych przepisów

niezwłocznie

-

-

2. sprawdzenie prawidłowości i kompletności dokumentów

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie nie dłużej niż 4 dni

WW

-

-

-

2a. w przypadku środków niewygasających - wystąpienie do BF KGSG o środki finansowe

komórka finansowa oddziału

niezwłocznie

BF KGSG

-

-

-

2b. w przypadku środków niewygasających - wystąpienie do MSWiA o środki finansowe

BF KGSG

Niezwłocznie

MSWiA

-

-

-

2c. przekazanie otrzymanych środków niewygasających do oddziału

BF KGSG

Niezwłocznie

-

-

-

-

3. zapłata wykonawcy

komórka finansowa oddziału

zgodnie z terminem płatności

-

-

WW; BF KGSG

14 dni od dokonania przelewu

4. dekretacja i ujęcie w ewidencji księgowej

komórka finansowa oddziału

wg odrębnych przepisów

-

-

-

-

*)

Czynności niezbędne do wykonania przed opracowaniem wniosku o udzielenie zamówienia publicznego niezwiązane z pkt. 1, 3 i 4, np:

- zebranie informacji dot. stanu prawnego - zwłaszcza wymaganych zezwoleń, koncesji, uprawnień,

- uzyskanie niezbędnych zezwoleń, zaświadczeń i innych dokumentów,

- w przypadku zadań inwestycyjnych lub remontowych - zakup nieruchomości, opracowanie planu funkcjonalno - użytkowego, uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu lub decyzji lokalizacji celu publicznego,

**)

W przypadku szczególnie skomplikowanych zamówień (np. inwestycje, projekty telekomunikacyjne) dopuszcza się wydłużenie terminu realizacji czynności - w zakresie absolutnie niezbędnym do ich wykonania.

***)

W przypadku określenia przez MSWiA terminów krótszych obowiązują terminy wyznaczone przez BWM KGSG

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Sposób postępowania w przypadku projektów, w których zamówienie publiczne jest udzielane przez oddział

L.p.

Kwota ogółem zadania wg zaakceptowanej fiszki projektowej (w tys. Euro)

Data ogłoszenia przetargu Planowana (1) / faktyczna (2)

Data otwarcia ofert Planowana (1) / faktyczna (2)

Data podpisania umowy Planowana (1) / faktyczna (2)

Okres realizacji wg umowy

Kwota wg podpisanej umowy (w zł)

Kwota przyznana - do wydatkowania w roku bieżącym (w tys. zł)

Kwota wydatkowana (w tys. zł)

Uwagi

Numer projektu

Nazwa zadania

środki wymagające z roku ubiegłego

rezerwa celowa roku bieżącego

środki własne

w latach ubiegłych

środki nie wygasające z roku ubiegłego

rezerwa celowa roku bieżącego

środki własne roku bieżącego

1

2

3

4

§

6

7

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

Tryb aktualizacji fiszki

I.

na wniosek Międzyresortowego Zespołu ds. wykorzystania środków finansowych w ramach Funduszu Schengen i Norweskiego Mechanizmu Finansowego lub z inicjatywy MSWiA albo WW.

Lp.	Etap czynności	Realizacja		Uzgodnienia		Do wiadomości
		Jednostka	Termin	Jednostka	Termin	Jednostka	Termin
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
I.	Przesłanie do właściwych jednostek organizacyjnych KGSG zapotrzebowania na dane niezbędne do aktualizacji fiszki	BWM KGSG	niezwłocznie po otrzymaniu informacji z MSWiA, WW	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG), inne według potrzeb	wskazany przez BWM KGSG	BF KGSG	-
II.	Opracowanie zaktualizowanej wersji fiszki na podstawie informacji z właściwych jednostek organizacyjnych KGSG	BWM KGSG	wskazany przez MSWiA, WW lub (gdy brak) nie dłużej niż 5 dni roboczych	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG), inne według potrzeb	wskazany przez BWM KGSG	-	-
III.	Przedstawienie zaktualizowanej wersji fiszki do akceptacji kierownictwu SG	BWM KGSG	wskazany przez MSWiA, WW lub (gdy brak) nie dłużej niż 5 dni roboczych	-	-	-	-
IV.	Przesłanie zaktualizowanej wersji fiszki do MSWiA	BWM KGSG	wskazany przez MSWiA, WW	-	-	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG), BF KGSG, WW	-

II.

Na wniosek Straży Granicznej

Lp.	Etap czynności	Realizacja		Uzgodnienia		Do wiadomości
		Jednostka	Termin	Jednostka	Termin	Jednostka	Termin
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
I.	Przesłanie do BWM KGSG informacji o konieczności zmiany fiszki wraz z propozycją zmiany i jej uzasadnieniem	jednostka wnioskująca	nie później niż 5 dni po ustaleniu konieczności dokonania zmiany	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG) Inne według potrzeb	-	BF KGSG	-
II.	Opracowanie zaktualizowanej wersji fiszki na podstawie informacji z właściwej jednostki realizującej	BWM KGSG	2 dni po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt. I	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG) Inne według potrzeb	-	-	-
III.	Przedstawienie zaktualizowanej wersji fiszki do akceptacji kierownictwu SG	BWM KGSG	3 dni po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt. I	-	-	-	-
IV.	Przesłanie zaktualizowanej wersji fiszki do MSWiA w celu przeprowadzenia uzgodnienia zmian fiszki przez członków Zespołu	BWM KGSG	3 dni po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt. I	-	-	jednostka zamawiająca i BŁiI KGSG (w przypadku zamówień z zakresu zadań BŁiI KGSG) BF KGSG WW	-