Zagraniczne wyjazdy służbowe w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2015.10

Akt obowiązujący

Wersja od: 24 lutego 2015 r.

ZARZĄDZENIE Nr 8/15

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 24 lutego 2015 r.

w sprawie zagranicznych wyjazdów służbowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411 i 1822) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb organizacji i realizacji zagranicznych wyjazdów służbowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA", oraz sposób ich dokumentowania.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) przedstawiciel CBA - funkcjonariusza lub pracownika CBA realizującego zagraniczny wyjazd służbowy;

2) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie CBA;

3) jednostka odpowiedzialna - jednostkę organizacyjną właściwą ze względu na przedmiot zagranicznej podróży służbowej.

§ 3. Zagraniczne wyjazdy służbowe obejmują udział w:

1) konferencjach, seminariach, wystawach, szkoleniach, spotkaniach i grupach roboczych;

2) projektach międzynarodowych o charakterze eksperckim organizowanych na podstawie porozumień oraz umów międzynarodowych;

3) innych wydarzeniach.

§  4.

1. Gabinet Szefa CBA koordynuje organizację i realizację zagranicznych wyjazdów służbowych w CBA.

2. Do zadań Gabinetu Szefa CBA, w zakresie, o którym mowa w ust. 1, należy w szczególności:

1) przekazywanie jednostkom odpowiedzialnym informacji o potrzebie realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego;

2) informowanie Szefa CBA o planowanym zagranicznym wyjeździe służbowym i jego charakterze;

3) sprawdzanie i weryfikowanie przygotowanych dokumentów niezbędnych do realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego przedstawiciela CBA;

4) prowadzenie rejestru zrealizowanych zagranicznych wyjazdów służbowych;

5) udzielanie pomocy przy załatwianiu formalności wizowych;

6) rezerwowanie i zakup biletów dla Szefa CBA i jego zastępców oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

7) udzielanie pomocy przy rezerwacji i zakupie biletów przez przedstawiciela CBA;

8) rezerwowanie noclegów dla Szefa CBA i jego zastępców oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

9) udzielanie pomocy przy rezerwacji noclegów przez przedstawicieli CBA;

10) zgłaszanie Szefa CBA i jego zastępców oraz kierowników jednostek organizacyjnych do ubezpieczenia niezbędnego podczas zagranicznych wyjazdów służbowych.

§ 5. Do zadań Biura Finansów CBA, w zakresie, o którym mowa w ust. 1, należy zgłaszanie przedstawiciela CBA właściwemu ubezpieczycielowi do ubezpieczenia niezbędnego podczas zagranicznego wyjazdu służbowego.

§ 6. Do zadań przedstawiciela CBA należy:

1) przygotowanie wniosku o wyrażenie zgody na realizację zagranicznego wyjazdu służbowego;

2) przygotowanie się do realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego, w szczególności potwierdzenie rezerwacji i zakup biletów, rezerwacja noclegów, zgłoszenie do uczestnictwa w wydarzeniu wymagającym osobistej rejestracji, a także zapewnienie środków na czas trwania wyjazdu oraz poinformowanie Biura Finansów CBA o planowanym zagranicznym wyjeździe służbowym w celu zgłoszenia do ubezpieczenia;

3) potwierdzenie w Gabinecie Szefa CBA przygotowania dokumentów i informacji, o których mowa w pkt 2, niezbędnych do realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego;

4) opracowanie, w uzasadnionych przypadkach, stanowiska CBA prezentowanego podczas realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami organizacyjnymi CBA;

5) przedstawienie dokumentów niezbędnych do rozliczenia kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego, w szczególności rachunków, faktur i biletów;

6) sporządzenie sprawozdania z realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego.

§  7.

1. W przypadku uznania zagranicznego wyjazdu służbowego za zasadny, kierownik jednostki odpowiedzialnej przekazuje do Gabinetu Szefa CBA, w terminie 10 dni roboczych przed planowaną datą rozpoczęcia wyjazdu, wniosek o wyrażenie zgody na realizację zagranicznego wyjazdu służbowego. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. W uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 1, może być skrócony.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się wraz z poleceniem wyjazdu służbowego za granicę. Wzór polecenia wyjazdu służbowego określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§  8.

1. Gabinet Szefa CBA dokonuje niezwłocznie wstępnej oceny wniosku.

2. Gabinet Szefa CBA przekazuje wniosek do Departamentu Ochrony CBA w celu dokonania niezwłocznie analizy zagrożeń związanych z realizacją zagranicznego wyjazdu służbowego w przypadku, gdy dotyczy on państwa umieszczonego w wykazie państw, w stosunku do których zaleca się szczególną ostrożność przy wydawaniu zezwoleń na wyjazd, opracowanego na podstawie przepisów odrębnych.

§  9.

1. Dyrektor Gabinetu Szefa CBA przedkłada niezwłocznie wniosek do zatwierdzenia Szefowi CBA.

2. Zatwierdzony przez Szefa CBA wniosek niezwłocznie przekazuje się do jednostki odpowiedzialnej.

3. Wniosek, który nie został zatwierdzony, pozostawia się bez dalszego biegu, o czym dyrektor Gabinetu Szefa CBA informuje kierownika jednostki odpowiedzialnej.

§  10.

1. Wystąpienie o wypłatę zaliczki następuje po zatwierdzeniu wniosku przez Szefa CBA.

2. Wypłata zaliczki następuje na podstawie zatwierdzonego polecenia wyjazdu służbowego za granicę.

§  11.

1. Rozliczenie kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego następuje w terminie do 14 dni od dnia zakończenia zagranicznego wyjazdu służbowego.

2. Rozliczenia dokonuje się na podstawie wypełnionego rozliczenia kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 12. Po powrocie z zagranicznego wyjazdu służbowego przedstawiciel CBA sporządza, w terminie do 14 dni, sprawozdanie, o którym mowa w § 6 pkt 6. Wzór sprawozdania określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

§  13.

1. W przypadku zaistnienia w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego zdarzeń nadzwyczajnych, w szczególności choroby, wypadków losowych, przeszukania podczas przekraczania granicy, zatrzymania paszportu, stwierdzenia tajnej obserwacji, chęci nawiązania kontaktów mogących mieć związek ze służbą, utraty dokumentów lub bagażu przedstawiciel CBA informuje o tych zdarzeniach przełożonego, a po powrocie sporządza notatkę służbową opisującą okoliczności zdarzenia.

2. Przedstawiciel CBA składa niezwłocznie notatkę, o której mowa w ust. 1, do kierownika jednostki organizacyjnej, w której pełni służbę.

3. W przypadku choroby lub zaistnienia innych wypadków losowych, przedstawiciel CBA informuje o tym fakcie Biuro Finansów CBA oraz bezpośrednio właściwego ubezpieczyciela.

4. Kierownik jednostki organizacyjnej przedkłada Szefowi CBA do wiadomości notatkę, o której mowa w ust. 1, a jej kopię przekazuje do Biura Kontroli i Spraw Wewnętrznych CBA.

§  14.

1. Gabinet Szefa CBA przechowuje wnioski o wyrażenie zgody na realizację zagranicznego wyjazdu służbowego i pierwszy egzemplarz sprawozdania z realizacji zagranicznych wyjazdów służbowych. Drugi egzemplarz sprawozdania przechowuje jednostka odpowiedzialna.

2. Sprawozdania przekazane do Gabinetu Szefa CBA z realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego mogą zostać udostępnione innym jednostkom organizacyjnym po uprzednim wyrażeniu zgody przez Dyrektora Gabinetu Szefa CBA.

3. W przypadku realizacji podczas zagranicznego wyjazdu służbowego czynności dochodzeniowo-śledczych, sprawozdanie sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje się w jednostce organizacyjnej, w której pełni służbę przedstawiciel CBA.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór wniosku o wyrażenie zgody na realizację zagranicznego wyjazdu służbowego

ZATWIERDZAM:

......................................................

(data, podpis i pieczęć imienna Szefa CBA)

___________________________________________________________________________

............................................................

(miejscowość, data)

WNIOSEK

O WYRAŻENIE ZGODY NA REALIZACJĘ ZAGRANICZNEGO WYJAZDU SŁUŻBOWEGO

1) Ogólne informacje

(nazwa konferencji, seminarium, warsztatu itd., kraj, miasto, termin wyjazdu, data)

2) Imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna przedstawicielach CBA

3) Cel i zakres

(wskazanie powodów, dla których celowe jest zorganizowanie i zrealizowanie zagranicznego wyjazdu służbowego, zakresu uczestnictwa, informacja o konferencji, seminarium, organizatorze)

4) Inne informacje

(wskazanie źródła finansowania przedsięwzięcia, nazwy projektu z którego będzie finansowany wyjazd lub podanie innych istotnych informacji)

5) Plan wyjazdu i preliminarz kosztów

(określenie i uzasadnienie wyboru środka transportu, określenie zakresu świadczeń gwarantowanych przez organizatora oraz zakresu i wysokości świadczeń pokrywanych przez CBA)

...................................................................................................................

(data, podpis i pieczęć imienna kierownika jednostki odpowiedzialnej)

.......................................................................................................

(data, podpis i pieczęć imienna dyrektora Gabinetu Szefa CBA)

___________________________________________________________________________

Opinia Departamentu Ochrony CBA

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

......................................................................................................................

(data, podpis i pieczęć imienna dyrektora Departamentu Ochrony CBA)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór polecenia wyjazdu poza granicę kraju

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO POZA GRANICĘ KRAJU
Nr ....................................................			Data ................................................
Imię, nazwisko			Numer identyfikacyjny
Jednostka organizacyjna			Stanowisko służbowe
Miejsce docelowe			Kraj
Termin	od	do	Środki komunikacji
Cel
Strona zagraniczna zapewnia
Wysokość świadczeń przyznanych przedstawicielowi CBA:
Diety	(liczba dni ................ x ................ stawka kraju docelowego)
Noclegi	(liczba nocy ................ x ................ limit/ryczałt)
Przejazdy	(liczba dni ........... x ............ stawka kraju docelowego x 10%)
Inne	......................................................................
Razem:
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym		Sprawdzono pod względem merytorycznym		Akceptuję
..................................................................... (data i podpis, pieczęć imienna pracownika Biura Finansów CBA)		................................................................ (data i podpis, pieczęć imienna kierownika jednostki odpowiedzialnej)		................................................................... (data i podpis, pieczęć imienna dyrektora Gabinetu Szefa CBA)
Pokwitowanie wypłaty zaliczki
WYPŁACONO		Zaliczkę w walucie obcej ........................................................................................ w walucie polskiej ................................................................................................... otrzymałam (-em) i zobowiązuję się rozliczyć w terminie 14 dni od zakończenia zagranicznego wyjazdu służbowego.
.................................................................... (data i podpis, pieczęć imienna pracownika Biura Finansów CBA		............................................................. (imię, nazwisko przedstawiciela CBA)			............................................................... (data i podpis Przedstawiciela CBA)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór rozliczenia kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego

ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEGO WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
Nr ..............................				Kraj, miejscowość ............................................
							(docelowe)
Czas podróży służbowej (łącznie z podróżą na terenie kraju)
Wyjazd						Przyjazd
Data			Godz.			Data					Godz.
Czas pobytu poza granicami kraju
Data			Godz.			Data					Godz.
Zestawienie kosztów w walucie obcej
Rodzaj	Waluta/kurs waluty		Ilość			Kwota		Wartość			zł
Diety
Noclegi
Przejazdy
Inne
RAZEM:
Zestawienie kosztów w walucie polskiej
Rodzaj	Ilość				Kwota				Wartość
Diety
Noclegi
Przejazdy
Inne
RAZEM:
Rozliczenie w walucie obcej						Rozliczenie w walucie polskiej
Zaliczka						Zaliczka
Wydatki						Wydatki
Zwrot/wypłata^*)						Zwrot/wypłata
Przedkładam do rozliczenia wraz z załącznikami
Załączniki:						................................................................... (data i podpis przedstawiciela CBA)
1.
2.
3.
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym .............................................................................................. (data, podpis i pieczęć imienna pracownika Biura Finansów CBA)						Sprawdzono pod względem merytorycznym ........................................................................................... (data, podpis i pieczęć kierownika jednostki odpowiedzialnej)

Zatwierdzam rozliczenie
...................................................................................................... (data, podpis i pieczęć imienna dyrektora Biura Finansów CBA)			..................................................................................................... (data, podpis i pieczęć imienna Szefa CBA lub osoby upoważnionej)
Kwituję odbiór
Waluty polskiej		...............................................................................................
Waluty obcej
		(data i podpis przedstawiciela CBA)

^* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór sprawozdania z realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego

.......................................

(miejscowość, data)

.............................................................................................................

(imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny przedstawiciela CBA)

.........................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

L. dz. .........................

SPRAWOZDANIE

Z REALIZACJI ZAGRANICZNEGO WYJAZDU SŁUŻBOWEGO

1) Ogólne informacje

(podstawa realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego, podmiot organizujący zagraniczny wyjazd służbowy, określenie rodzaju i tematyki, wskazanie organizatora i gospodarza)

2) Termin i miejsce

(data i miejsce realizacji zadań, data, godzina wyjazdu itp.)

3) Cel

(w szczególności: dokonanie uzgodnień, zawarcie porozumienia, wymiana doświadczeń, udział w konferencji lub targach, wystawach sprzętu, poszerzenie wiedzy na określony temat, realizacja i udział w projekcie finansowanym ze środków unijnych lub innych, spotkanie robocze, inne)

4) Przebieg

(w szczególności: opis dokonanych uzgodnień i przebiegu spotkań, opis zapoznania się z rozwiązaniami technicznymi, opis przebiegu konferencji, przebiegu prowadzonych szkoleń, działań, udziału w grupach roboczych, wskazanie zidentyfikowanych problemów i ustalenia)

5) Wnioski

(w szczególności: propozycje podjętych i planowanych działań w celu praktycznego wykorzystania wiedzy zdobytej podczas wyjazdu, sugestie dotyczące sposobów rozpowszechniania pozyskanej wiedzy, w tym umieszczenia informacji o realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego na portalu wewnętrznym lub zewnętrznym CBA, propozycja dalszych działań i uzgodnień z partnerami zagranicznymi, dodatkowa wartość dla CBA wynikająca z realizacji zagranicznego wyjazdu służbowego)

.................................................................

(data i podpis przedstawiciela CBA)

........................................................................................	.......................................................................................
(data, podpis i pieczęć imienna kierownika jednostki odpowiedzialnej)	(data, podpis i pieczęć imienna dyrektora Gabinetu Szefa CBA)