Wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MF.2023.79

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 sierpnia 2023 r.

KOMUNIKAT

MINISTRA FINANSÓW ¹

z dnia 28 sierpnia 2023 r.

w sprawie wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe ²

Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273, 1407, 1429, 1641 i 1693) ogłasza się co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Określa się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

2. Szczegółowe zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów regulują odrębne przepisy.

§ 2. Ilekroć w komunikacie jest mowa o:

1) dyrektorze generalnym - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2512);

3) jednostce KAS - należy przez to rozumieć Krajową Informację Skarbową, Krajową Szkołę Skarbowości oraz izby administracji skarbowej wraz z podległymi urzędami skarbowymi i urzędami celno-skarbowymi;

4) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę w dziale w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej "ustawą";

5) KAS - należy przez to rozumieć Krajową Administrację Skarbową;

6) kierownictwie Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu w Ministerstwie, podsekretarzy stanu w Ministerstwie i dyrektora generalnego;

7) kierowniku jednostki w dziale - należy przez to rozumieć odpowiednio:

a) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej,

b) dyrektora izby administracji skarbowej, również w odniesieniu do podległych mu urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych,

c) Dyrektora Krajowej Szkoły Skarbowości,

d) Dyrektora Centrum Informatyki Resortu Finansów,

e) Prezesa Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego,

f) Dyrektora Instytutu Finansów;

8) Komitecie Audytu - należy przez to rozumieć Komitet Audytu dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe;

9) komórce KZ - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie;

10) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną określoną w statucie Ministerstwa;

11) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono koordynację zadań związanych z wykonywaniem nadzoru Ministra nad jednostką podległą w dziale lub przez niego nadzorowaną;

12) kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy;

13) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Finansów;

14) Ministrze - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;

15) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej dyrektora generalnego - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za dany rok;

16) planie działalności jednostki - należy przez to rozumieć plan działalności na dany rok sporządzony przez kierownika jednostki w dziale, zawierający najważniejsze cele, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez jednostkę w dziale;

17) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan działalności, o którym mowa w art. 70 ust. 1, 2 i 5 ustawy;

18) standardach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

19) Szefie KAS - należy przez to rozumieć Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;

20) właścicielu celu - należy przez to rozumieć kierownika jednostki w dziale lub dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za realizację celu w planie działalności Ministra.

§ 3. Obowiązki w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) działach - Minister,

2) KAS - Szef KAS,

3) jednostce w dziale - kierownik jednostki w dziale

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

Rozdział  2

Planowanie działalności w działach

§ 4. Komórka KZ przekazuje, w terminie do dnia 31 sierpnia, do akceptacji kierownictwa Ministerstwa, propozycję celów do realizacji na kolejny rok wraz ze wskazaniem ich właścicieli i propozycji mierników określających stopień realizacji tych celów oraz zadań służących ich realizacji, z uwzględnieniem w szczególności:

1) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Ministerstwa;

2) czteroletnich kierunków działania i rozwoju KAS;

3) propozycji celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego;

4) programów i projektów realizowanych w Ministerstwie zgodnie z zasadami zarządzania portfelem programów i projektów w działach;

5) rządowych dokumentów strategicznych, których zakres obejmuje właściwość Ministra.

§  5. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej oraz kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7:

1) lit. a-c, w porozumieniu z Szefem KAS,

2) lit. d-f, w porozumieniu z komórką organizacyjną nadzorującą jednostkę w dziale

- przygotowują, na podstawie zaakceptowanych przez kierownictwo Ministerstwa celów, a następnie przekazują, w terminie do dnia 30 września, do uzgodnienia do komórki KZ propozycje mierników, wraz z ich definicjami i planowanymi wartościami docelowymi oraz najważniejszych zadań służących realizacji celów, do planu działalności Ministra.

2. Kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, przekazują propozycje, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw organizacji KAS w Ministerstwie.

3. Kierownik jednostki w dziale może wskazać propozycje, o których mowa w ust. 1, także dla celów innych niż te, dla których został zaproponowany jako właściciel celu przez komórkę KZ, zgodnie z § 4.

§  6. 

1. Komórka KZ, w uzgodnieniu z właścicielami celów, opracowuje projekt planu działalności Ministra i przekazuje go do zatwierdzenia Ministrowi.

2. Komórka KZ i komórka organizacyjna właściwa do spraw organizacji KAS w Ministerstwie na bieżąco współpracują w celu zapewnienia wymiany istotnych informacji na etapie opracowania projektu planu działalności Ministra, o którym mowa w ust. 1.

§  7. 

1. Zatwierdzony plan działalności Ministra jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów przez Ministra za pośrednictwem komórki KZ w terminie do dnia 31 października.

2. Plan działalności Ministra, po przekazaniu Prezesowi Rady Ministrów, jest udostępniany przez komórkę KZ kierownikom jednostek w działach, a w przypadku jednostek KAS - za pośrednictwem Szefa KAS.

§  8. 

1. Szef KAS opracowuje projekt rocznych kierunków działania i rozwoju KAS na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.).

2. Zaakceptowany przez Szefa KAS projekt rocznych kierunków działania i rozwoju KAS jest przekazywany do kierowników jednostek KAS w celu sporządzenia planów działalności jednostek przez kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, w terminie umożliwiającym sporządzenie tych planów, określonym w przepisach, o których mowa w ust. 1.

§  9. 

1. Kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, sporządzają plan działalności jednostki na rok następny, uwzględniając plan działalności Ministra i roczne kierunki działania i rozwoju KAS. Działania określone w rocznych kierunkach działania i rozwoju KAS włącza się do zadań w planie działalności jednostki.

2. Kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, sporządzają plan działalności jednostki na rok następny, uwzględniając plan działalności Ministra oraz czteroletnie kierunki działania i rozwoju Ministerstwa i przekazują do zaopiniowania komórce KZ w terminie do dnia 1 grudnia.

3. Komórka KZ, w porozumieniu z komórką organizacyjną nadzorującą jednostkę w dziale, opiniuje plan, o którym mowa w ust. 2, w terminie do dnia 15 grudnia.

4. Kierownik jednostki w dziale zatwierdza plan działalności jednostki na rok następny i przekazuje go niezwłocznie do wiadomości:

1) Ministra oraz komórki KZ - w przypadku kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f;

2) Szefa KAS i komórki organizacyjnej właściwej do spraw organizacji KAS w Ministerstwie - przypadku kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c.

§  10. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej i kierownik jednostki w dziale będący właścicielem celu w planie działalności Ministra, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, określa i przekazuje do komórki KZ planowane wartości do osiągnięcia na koniec kwartału dla mierników ujętych w planie działalności Ministra oraz uszczegółowienie zadań przewidzianych do realizacji w danym kwartale. Kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, dodatkowo wskazują ryzyka w odniesieniu do celów i zadań wymagających podjęcia działań w ramach postępowania z ryzykiem.

2. Kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, dla celu określonego w planie działalności jednostki, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału określają i przekazują do komórki KZ planowane wartości do osiągnięcia na koniec kwartału dla mierników ujętych w tym planie, uszczegółowienie zadań przewidzianych do realizacji w danym kwartale oraz ryzyka w odniesieniu do celów i zadań wymagających podjęcia działań w ramach postępowania z ryzykiem.

§ 11. W przypadku konieczności aktualizacji planu działalności jednostki przepisy § 9 stosuje się odpowiednio, przy czym aktualizacja planu działalności jednostki może dotyczyć wyłącznie mierników lub zadań nieujętych jednocześnie w planie działalności Ministra.

Rozdział  3

Monitorowanie realizacji planów

§  12. 

1. Kierownicy jednostek w dziale, w terminie do 5. dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu kwartału, przekazują informację o realizacji planu działalności za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, wraz z adnotacją o ewentualnym braku danych niezbędnych do przekazania informacji o realizacji planu działalności i przewidywanym terminie ich przekazania odpowiednio do:

1) komórki KZ - w przypadku kierowników jednostek, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, w zakresie planu działalności Ministra;

2) komórki KZ i komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - w przypadku kierowników jednostek, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, w zakresie planu działalności jednostki.

2. Szef KAS przekazuje do komórki KZ raport z realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, wraz z informacją o ryzykach wymagających podjęcia działań w ramach postępowania z ryzykiem, w terminie do 10. dnia drugiego miesiąca po zakończeniu kwartału.

3. Minister oraz kierownicy jednostek w działach zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub w planie działalności jednostki.

4. Szef KAS oraz kierownicy jednostek KAS zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i działań określonych w rocznych kierunkach działania i rozwoju KAS.

§  13. 

1. Na podstawie informacji i raportu, o których mowa odpowiednio w § 12 ust. 1 i 2, komórka KZ opracowuje kwartalną informację o realizacji:

1) planu działalności Ministra;

2) rocznych kierunków działania i rozwoju KAS;

3) planów działalności jednostek sporządzonych przez kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f.

2. Informację, o której mowa w ust. 1, komórka KZ przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa i komórce organizacyjnej właściwej do spraw obsługi Komitetu Audytu w Ministerstwie.

3. Komórka KZ może zwrócić się do kierownika jednostki w dziale lub Szefa KAS o złożenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących realizacji planu działalności Ministra, planu działalności jednostki lub rocznych kierunków działania i rozwoju KAS.

Rozdział  4

Sprawozdawczość i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§  14. 

1. Właściciel celu w planie działalności Ministra, z wyłączeniem kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, sporządza i przekazuje do komórki KZ informację z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni w terminie do dnia 5 lutego.

2. Kierownik jednostki w dziale sporządza i przekazuje sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanej jednostki w terminie do dnia 1 marca do:

1) Szefa KAS za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw organizacji KAS w Ministerstwie - w przypadku kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c;

2) Ministra za pośrednictwem komórki KZ - w przypadku kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f.

3. Szef KAS sporządza i przekazuje do komórki KZ raport z realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS oraz zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w obszarze KAS, w terminie do dnia 15 marca.

4. Komórka KZ przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, do wiadomości komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale.

5. Na podstawie informacji, sprawozdań i raportu, o których mowa w ust. 1-3, komórka KZ sporządza i przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa informację z wykonania planu działalności Ministra, rocznych kierunków działania i rozwoju KAS oraz planów działalności jednostek w dziale sporządzanych przez kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, w terminie do dnia 31 marca.

6. Komórka KZ może zwrócić się do:

1) właściciela celu w planie działalności Ministra o przekazanie dodatkowych informacji oraz wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

2) Szefa KAS lub kierownika jednostki w dziale o przekazanie dodatkowych informacji oraz wyjaśnień odpowiednio do raportu z realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS lub sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki w dziale.

§  15. 

1. Komitet Audytu sporządza pisemną opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w działach za rok poprzedni, zawierającą informację o istotnych ryzykach oraz istotnych słabościach kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe. Opinia jest przekazywana komórce KZ w terminie do dnia 10 kwietnia przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Opinia, o której mowa w ust. 1, jest sporządzana w szczególności na podstawie informacji źródłowych, w tym:

1) informacji z wykonania planu działalności Ministra;

2) informacji z wykonania rocznych kierunków działania i rozwoju KAS;

3) informacji z wykonania planów działalności jednostki sporządzanych przez kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f;

4) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektora generalnego;

5) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Szefa KAS;

6) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f;

7) oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie zawierającej informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej w Ministerstwie;

8) zbiorczej informacji o istotnych ryzykach i istotnych słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach przekazanych przez kierowników komórek organizacyjnych właściwych do spraw audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale;

9) zbiorczej informacji o istotnych stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w Ministerstwie.

3. Jeżeli opinia, o której mowa w ust. 1, zawiera informacje o sygnalizowanych istotnych słabościach kontroli zarządczej, Komitet Audytu wskazuje propozycje jej usprawnień.

4. Informacje źródłowe, o których mowa w ust. 2:

1) pkt 1-6, są przekazywane przez komórkę KZ za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie,

2) pkt 7 i 8, są przekazywane przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie,

3) pkt 9, są przekazywane przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw kontroli wewnętrznej w Ministerstwie za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie

- Komitetowi Audytu.

5. Informacje źródłowe, o których mowa w ust. 2, mogą obejmować inne dostępne dokumenty umożliwiające uzyskanie informacji o stanie kontroli zarządczej.

§ 16. Na podstawie otrzymanych informacji z wykonania planu działalności Ministra, sprawozdań z wykonania planu działalności jednostki i oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, o których mowa w § 14 oraz opinii Komitetu Audytu, o której mowa w § 15, komórka KZ opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra oraz projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe, w terminie do dnia 30 kwietnia.

§  17. 

1. Jeżeli w złożonym przez Ministra oświadczeniu, o którym mowa w § 16, zostały wskazane zastrzeżenia, komórka KZ przekazuje to oświadczenie dyrektorowi komórki organizacyjnej lub kierownikowi jednostki w dziale, których te zastrzeżenia dotyczą.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1, sporządza i przesyła do komórki KZ informację o działaniach podjętych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku w terminie do ostatniego dnia ostatniego miesiąca danego kwartału oraz do 5 lutego za rok poprzedni.

3. Kierownik jednostki w dziale, o którym mowa w ust. 1, sporządza i przesyła do komórki KZ informację o działaniach podjętych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku w terminie do 5. dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu kwartału oraz do 1 marca za rok poprzedni.

4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2 i 3, komórka KZ przygotowuje informację o działaniach podejmowanych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej i przedstawia je Ministrowi.

¹ Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 939).

² Niniejszy komunikat był poprzedzony komunikatem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 30 sierpnia 2021 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. poz. 128).