Wykonywanie czynności kancelaryjnych oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2014.22

Akt obowiązujący

Wersja od: 14 stycznia 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 36/2014

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 14 listopada 2014 r.

w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) i § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1414, z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego wprowadza się do stosowania:

1) Instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2. Do spraw wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 3. Sprawy wszczęte przed dniem wejścia w życie zarządzenia załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy.

§ 4. W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

§ 5. Traci moc zarządzenie nr 47/2012 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 grudnia 2012 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.

Zatwierdził:

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

GŁÓWNEGO INSPEKTORATU

TRANSPORTU DROGOWEGO

WARSZAWA 2014

SPIS TREŚCI:

Dział I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej...........................................................

Dział II. System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Podział dokumentacji na kategorie ......................................................................

Dział III. Obieg dokumentów i załatwianie spraw w systemie tradycyjnym .........................

Rozdział I. Podział czynności kancelaryjnych i system tradycyjnego obiegu dokumentacji ...................................................................................................................

Rozdział II. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek .......................................

Rozdział III. Przeglądanie i przydzielanie przesyłek ..........................................................

Rozdział IV. Rejestrowanie spraw i znakowanie akt oraz zakładanie i prowadzenie teczek aktowych ....................................................................................................

Rozdział V. Formy załatwiania spraw .............................................................................

Rozdział VI. Sporządzanie odpisów i uwierzytelnionych kopii ..........................................

Rozdział VII. Podpisywanie pism .....................................................................................

Rozdział VIII. Wysyłanie korespondencji ...........................................................................

Rozdział IX. Przechowywanie akt spraw w komórkach organizacyjnych GITD ................

Dział IV. Czynności kancelaryjne w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją ..........................................................................................................................

Dział V. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej ....................................................................................................

Dział VI. Przepisy końcowe ...................................................................................................

Załączniki :

Załącznik nr 1 - Wzór pieczęci wpływu ...........................................................................................

Załącznik nr 2 - Wzór rejestru wpływów poza godzinami urzędowania ............................................

Załącznik nr 3 - Wzór spisu spraw ..................................................................................................

Załącznik nr 4 - Wzór opisu teczki akt sprawy ................................................................................

Załącznik nr 5 - Wzór formularza wyłączenia z akt dokumentacji niejawnej ......................................

Załącznik nr 6 - Wzór Karty zastępczej dokumentacji udostępnionej ze Składu chronologicznego ....

DZIAŁ  I

PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego, dalej "GITD".

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych GITD do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub do zniszczenia.

3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentacją jawną.

4. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

5. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji zawierającej informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach.

6. W sprawach związanych z klasyfikacją (w rozumieniu instrukcji) i kwalifikacją dokumentacji zawierającej informacje niejawne stosuje się zasady i tryb podany w instrukcji.

7. Instrukcja określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wykonania i jej postaci fizycznej.

8. W GITD obowiązuje tradycyjny obieg dokumentacji. Dopuszcza się korzystanie z elektronicznego systemu obiegu i zarządzania dokumentami, gdy dla określonych kategorii spraw korzystanie z tradycyjnego obiegu dokumentacji jest niecelowe, wiąże się z nadmiernymi trudnościami lub znacznie wydłuża termin załatwienia sprawy. Dokumentacja spraw prowadzonych w postaci elektronicznej jest określona w § 38 ust. 1.

9. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

10. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, kopie, rysunki, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne itp.), zawierającą dane lub informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

2) aprobata - wyrażenie zgody na sposób załatwienia sprawy i treść pisma lub dokumentu;

3) archiwista - pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie archiwum zakładowego;

4) archiwum państwowe - archiwum państwowe właściwe dla GITD;

5) archiwum zakładowe - wewnętrzną komórkę właściwą w sprawach archiwalnych;

6) GITD - Główny Inspektorat Transportu Drogowego;

7) Główny Inspektor - Głównego Inspektora Transportu Drogowego lub upoważnioną przez niego osobę na czas jego nieobecności;

8) główna siedziba GITD - kompleks budynków zlokalizowanych w Warszawie przy ulicy Postępu 21;

9) czystopis - tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną;

10) dekretacja - adnotację umieszczaną na korespondencji, przydzielającą ją do załatwienia, która może dodatkowo zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

11) dokument - akt w postaci papierowej lub elektronicznej, mający znaczenie dowodu prawnego, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych;

12) dokumentacja - wszelkiego rodzaju dokumenty, pisma, jak również mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne - bez względu na postać i sposób ich wytworzenia;

13) instrukcja archiwalna - Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego GITD;

14) jednostka organizacyjna - GITD;

15) kancelaria - wydzielone stanowisko (lub stanowiska) pracy, niezależnie od formy świadczenia pracy, załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej (m.in. przyjmowanie i wysyłanie przesyłek z komórek organizacyjnych GITD). W delegaturach terenowych GITD oraz innych komórkach organizacyjnych znajdujących się poza główną siedzibą GITD zadania kancelarii może realizować sekretariat. W tej sytuacji przepisy instrukcji odnoszące się do kancelarii sekretariat realizuje odpowiednio;

16) kierownik - Głównego Inspektora, kierownika komórki organizacyjnej, a także osoby upoważnione do ich zastępowania w czasie ich nieobecności;

17) klasyfikacja - podział dokumentacji według zagadnień, wyrażony w rzeczowym wykazie akt;

18) kontrolka przesyłek wpływających i wychodzących - pomoce kancelaryjne, służące do ewidencjonowania przesyłek wpływających oraz przesyłek wychodzących celem kontroli obiegu pism i dokumentów, przy czym w elektronicznym obiegu dokumentów są prowadzane jako pomoce ewidencyjne dla całego GITD;

19) komórka organizacyjna - biuro, Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, Gabinet Głównego Inspektora, delegaturę terenową;

20) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

21) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

22) nośnik informatyczny - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej, np. pamięć typu flash, taśmę magnetyczną, dysk, macierz dyskową, itp.;

23) nośnik papierowy - zestandaryzowany arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp.;

24) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

25) parafa - skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis;

26) pieczęć - stemple nagłówkowe, imienne do podpisu, wpływu, wysyłki, itp.;

27) pieczęć urzędowa - okrągłą pieczęć z godłem państwa w środku oraz nazwą organu w otoku;

28) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci umieszczany na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym, którego wzór określa załącznik nr 1;

29) pomoc kancelaryjna - inne środki ewidencji pełniące role wspomagającą w pracach kancelaryjnych;

30) przesyłka - otrzymaną lub wysyłaną dokumentację, za pomocą listu, paczki, faksu, wiadomości poczty elektronicznej;

31) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzi korespondencja, następnie akta sprawy oraz przesyłki wychodzące w trakcie wykonywania czynności kancelaryjnych;

32) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego akta sprawy w trakcie jej załatwiania;

33) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub informatycznym, stanowiące równoważnik spisu spraw;

34) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu elektronicznego obiegu dokumentów (repozytorium) EZD;

35) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

36) sekretariat - wydzielone stanowisko (lub stanowiska) pracy, niezależnie od formy świadczenia pracy, pełniące rolę punktu kancelaryjnego, załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej Głównego Inspektora, Dyrektora Generalnego, dyrektorów biur, Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, Gabinetu Głównego Inspektora, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, naczelników delegatur terenowych;

37) spis spraw - formularz na nośniku papierowym lub informatycznym, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 3, służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki aktowej założonej w danym roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej;

38) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające przyjęcia do wiadomości lub rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

39) system elektronicznego zarządzania dokumentacją (system EZD) - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

40) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

41) teczka aktowa - narzędzie (teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp.) służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą rzeczową ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą akta jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą;

42) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną;

43) załącznik - każdy dokument, pismo lub przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem lub dokumentem przewodnim;

44) znak akt - zespół symboli określających przynależność spraw i akt spraw do określonej komórki organizacyjnej oraz do określonej klasy z wykazu akt;

45) znak sprawy - zespół symboli, na które składają się: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub w rejestrze kancelaryjnym i wszystkie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Znak sprawy może zawierać symbol literowy lub cyfrowy referenta lub dodatkowe oznaczenie wynikłe z potrzeb komórki organizacyjnej.

DZIAŁ  II

SYSTEM KANCELARYJNY. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT.

PODZIAŁ DOKUMENTACJI NA KATEGORIE ARCHIWALNE.

§  3. 

1. W GITD obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej GITD, klasyfikację dokumentacji powstającej i gromadzonej w toku działalności komórek organizacyjnych GITD oraz zawiera kwalifikację archiwalną tej dokumentacji.

3. Wykaz akt obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności GITD oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.

4. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz do grupowania dokumentacji, nietworzącej akt spraw, w teczki aktowe i ich oznaczania.

5. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji na osiem klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 7. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00, 01, 02 ... 79. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział klas na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi: 000, 001, 002 ... 799, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi 0000, 0001 ... 7999, itd. Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek rozszerzenia w przyszłości działalności GITD.

6. Klasy końcowe w wykazie akt, tj. klasy oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym.

7. Dokumentacja jednorodna tematycznie pochodząca z różnych komórek organizacyjnych przynależy do tego samego hasła klasyfikacyjnego. Wyróżnia ją oznaczenie (literowe lub liczbowe - skrót nazwy) komórek organizacyjnych.

§  4. 

1. Kierownik każdej komórki organizacyjnej winien sporządzić wyciąg z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

2. Wyciąg z wykazu akt zawiera pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne, odpowiadającą im kwalifikację archiwalną i informacje z rubryki "uwagi", które służą jako podstawa dokonywania w komórce organizacyjnej czynności, o których mowa w § 3 ust.4.

3. Wyciąg z wykazu akt może zawierać dodatkowe informacje ułatwiające referentom dobór klas do prowadzonych spraw.

4. Wyciąg z wykazu akt sporządza się, co roku do dnia 5 stycznia i jego jedną kopię przekazuje się do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwalnych.

5. Wyciąg z wykazu akt podlega kontroli komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum zakładowego, która może wnioskować o dokonanie zmian w terminie do 10 dni, licząc od dnia otrzymania wyciągu.

6. W razie odmowy uwzględnienia wniosku komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum zakładowego, sprawę rozstrzyga Dyrektor Generalny.

7. Zaakceptowana wersja wyciągu z wykazu akt przekazywana jest niezwłocznie przez komórkę organizacyjną do wiadomości archiwum zakładowego.

8. Kierownik komórki organizacyjnej obowiązany jest do bieżącego aktualizowania wyciągu z wykazu akt, w trybie i na zasadach, o których mowa w ust. 2-7.

§ 5. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych oraz w zakresie zmiany kwalifikacji archiwalnej dokonuje się w trybie przewidzianym dla wprowadzenia wykazu akt w GITD, w formie zarządzenia Głównego Inspektora.

§  6. 

1. Dokumentacja nadsyłana, składana i powstająca w komórkach organizacyjnych GITD dzieli się ze względu na jej wartość archiwalną na:

1) materiały archiwalne oznaczone symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B"

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, właściwe archiwum państwowe może w trakcie ekspertyzy lub wyrażania zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§  7. 

1. W wykazie akt GITD ustala się kategorie archiwalne dokumentacji dla komórek merytorycznych i odrębnie dla komórek innych niż merytoryczne.

2. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt.

3. Przez komórkę inną niż komórka merytoryczna należy rozumieć komórkę, w której występuje dokumentacja dotycząca tej samej klasy zagadnień, co w komórce merytorycznej, lecz stanowi jedynie dokumentację pomocniczą i powtarzalną.

DZIAŁ  III

OBIEG DOKUMENTACJI I ZAŁATWIANIE SPRAW W SYSTEMIE TRADYCYJNYM

ROZDZIAŁ  I

PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH I SYSTEM TRADYCYJNEGO OBIEGU DOKUMENTACJI

§  8. 

1. Czynności kancelaryjne w jednostkach organizacyjnych GITD wykonują:

1) kancelaria;

2) sekretariat;

3) kierownik;

4) referent;

5) pracownik sporządzający czystopisy.

2. Do podstawowych czynności kancelarii należy:

1) przyjmowanie oraz, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, otwieranie, sprawdzanie przesyłek, umieszczanie i wypełnianie pieczęci wpływu oraz wprowadzanie danych do kontrolki przesyłek wpływających;

2) segregowanie przesyłek według ich treści i przekazywanie do właściwego sekretariatu;

3) prowadzenie kontrolki przesyłek wpływających i wychodzących;

4) wysyłanie korespondencji.

3. Do typowych prac kancelaryjnych sekretariatu należy:

1) przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie przesyłek wpływających oraz umieszczanie i wypełnianie pieczęci wpływu, o ile nie czyni tego kancelaria;

2) przedstawianie przesyłek wpływających kierownikowi do wglądu i dekretacji;

3) przekazywanie przesyłek wpływających zgodnie z dekretacją lub ustaleniami właściwej komórce organizacyjnej lub referentom;

4) rejestrowanie spraw, oznaczanie dokumentacji znakiem sprawy a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych, jak i dokumentacji nietworzącej akt spraw, w zakresie wyznaczonym przez kierownika, do czasu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego;

5) przyjmowanie korespondencji do podpisu przez kierownika;

6) przygotowywanie przesyłek wychodzących do wysłania i przekazanie ich do kancelarii;

7) przygotowywanie akt spraw załatwionych do przekazania do archiwum zakładowego.

4. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referenta należy:

1) rejestrowanie spraw i oznaczanie ich znakiem sprawy jeżeli nie czyni tego sekretariat;

2) przygotowanie projektów pism oraz przekazywanie ich przełożonym w celu aprobaty oraz oznaczanie sporządzanej korespondencji znakiem sprawy, jeżeli nie należy to do obowiązków sekretariatu;

3) łączenie dokumentacji w akta sprawy oraz grupowanie dokumentacji, nie tworzącej akt spraw, w teczkach aktowych, do czasu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego;

4) przygotowywanie akt spraw załatwionych do przekazania do archiwum zakładowego o ile nie czyni tego sekretariat.

5. Kontrolkę pism wychodzących lub przychodzących można prowadzić dla każdej komórki organizacyjnej oddzielnie, jednakże nie niżej niż na szczeblu całej komórki organizacyjnej.

6. W przypadku o którym mowa w ust. 5 kontrolkę pism wychodzących może prowadzić sekretariat lub referent komórki organizacyjnej.

7. Pisma doręczane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru nie muszą być ewidencjonowane w kontrolce pism wychodzących. Niezbędne jest jednak udokumentowanie wysłania pisma za pomocą książki pocztowej lub dowodu nadania.

8. Pisma doręczane w inny niż wskazany w ust. 7 sposób również nie muszą być ewidencjonowane w kontrolce pism wychodzących pod warunkiem udokumentowania ich odbioru.

§  9. 

1. Typowy obieg dokumentacji w komórkach organizacyjnych GITD jest następujący:

1) kancelaria przyjmuje przesyłki wpływające, sprawdza je, otwiera w zakresie posiadanych uprawnień, sprawdza, umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu oraz odnotowuje w kontrolce przesyłek wpływających i dokonuje rozdziału między sekretariaty lub zgodnie z ustaleniami;

2) sekretariat odbiera przesyłki wpływające, otwiera, sprawdza, umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu, w przypadku nieodebrania ich przez kancelarię, a następnie przedkłada przesyłki do wglądu i dekretacji kierownika i rozdziela je zgodnie z dekretacją;

3) pozostała korespondencja przekazywana jest do Gabinetu Głównego Inspektora, który zapewnia dekretacje na poszczególne komórki organizacyjne;

4) referenci rejestrują sprawy (jeżeli nie czyni tego sekretariat), załatwiają sprawy zgodnie z dyspozycjami przełożonych, przygotowują projekty pism, a następnie zaaprobowane przez przełożonego i oznakowane przekazują do podpisu;

5) sekretariat sprawdza pod względem formalnym wykonanie pism, a następnie przedkłada je kierownikowi do podpisu;

6) kancelaria segreguje przesyłki, ewidencjonuje pisma polecone oraz wysyła pod wskazany adres.

2. W przypadku spraw jednorodnego typu, wpływających masowo do komórki organizacyjnej GITD, sekretariaty mogą przekazywać pisma i dokumentację bezpośrednio referentom odpowiedzialnym za załatwienie sprawy lub naczelnikom wydziałów.

3. W przypadku określonym w ust. 2 kierownik może określić kategorie pism i dokumentacji które nie muszą być mu przekazywane bezpośrednio do wglądu lub dekretacji oraz rodzaje pism i dokumentacji które powinny być mu bezpośrednio przekazywane do wglądu lub dekretacji.

4. W przypadku określonym w ust. 2 kierownik może określić kategorie pism i dokumentacji przekazywanej bezpośrednio swemu zastępcy, naczelnikowi wydziału, referentowi.

5. Dyrektor Generalny może określić szczegółowy obieg dokumentacji w komórkach organizacyjnych GITD mając na względzie potrzebę sprawnego obiegu i szybkiego załatwiania spraw.

ROZDZIAŁ  II

PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE PRZESYŁEK

§  10. 

1. Kancelaria przyjmuje i odbiera całość przesyłek wpływających kierowanych do GITD, z zastrzeżeniem § 11 ust. 2.

2. Przesyłki wpływające składane bezpośrednio może przyjmować komórka organizacyjna, pod warunkiem przekazania ich następnie do kancelarii celem opatrzenia pieczęcią wpływu i odnotowania w kontrolce przesyłek wpływających. Powyższe nie dotyczy dokumentacji przyjmowanej przy bezpośrednim rozpatrywaniu wniosków interesantów w wydzielonych stanowiskach.

3. Przesyłki zawierające pieniądze, papiery lub przedmioty wartościowe nie mogą być przyjmowane bezpośrednio przez komórkę organizacyjną.

4. Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. O zaistnieniu uszkodzenia należy natychmiast powiadomić przełożonego.

5. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane na innego adresata) zwraca się niezwłocznie doręczycielowi lub przesyła wprost do właściwego adresata.

6. Przesyłki niewiadomego pochodzenia przyjmowane są w trybie określonym w odrębnych przepisach.

7. Poza godzinami pracy w głównej siedzibie GITD, przesyłki mogą być przyjmowane, a następnie przekazywane do kancelarii przez dyżurującego pracownika zarządcy budynku. Przesyłki przychodzące poza godzinami urzędowania rejestrowane są na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do instrukcji.

8. Poza godzinami urzędowania delegatur terenowych i innych komórek organizacyjnych znajdujących się poza główną siedzibą GITD korespondencja nie jest przyjmowana, z wyłączeniem sytuacji, gdy delegatura lub komórka organizacyjna posiada czynną poza godzinami pracy portiernię. W tym przypadku dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 7.

9. Poza godzinami urzędowania komórek organizacyjnych GITD nie przyjmuje się przesyłek zawierających pieniądze, papiery lub przedmioty wartościowe oraz przesyłek uszkodzonych.

§  11. 

1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) oznaczonych "do rąk własnych" oraz noszących znamiona korespondencji prywatnej, przesłanych na adres GITD, adresowanych do konkretnej osoby, wymienionej z imienia i nazwiska chyba, że osoba ta wyraziła zgodę na otwarcie przesyłki;

2) przesyłek zawierających informacje niejawne;

3) adresowanych do Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych;

4) wartościowych - ujawnione przy przesyłkach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej - informację o walorach umieszcza się obok pieczęci wpływu;

5) przesyłek niebudzących wątpliwości co do treści względem których uzgodniono możliwość bezpośredniego przekazywania do właściwej komórki organizacyjnej.

2. Jeżeli po otwarciu przesyłek, o których mowa w ust. 1, nieoznaczonych na zewnątrz w sposób informujący o ich zawartości okaże się, że zawierają informacje wymienione w ust. 1, należy je bezzwłocznie przekazać z zachowaniem przepisów ust. 3 w zamkniętej kopercie, po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 7-11.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1:

1) w pkt 1 - przekazywane są adresatom;

2) w pkt 2-3 - przekazywane są kancelarii tajnej lub adresatowi;

3) w pkt 4-5 - przekazywane są właściwej komórce organizacyjnej.

4. Po otwarciu koperty kancelaria sprawdza:

1) czy nie zawiera ona korespondencji mylnie skierowanej;

2) czy znajduje się w niej całość korespondencji, której znaki uwidocznione są na kopercie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

5. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się tylko do korespondencji:

1) wartościowej, poleconej i za dowodem doręczenia;

2) dla której istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, zażalenia, pisma procesowe, orzeczenia sądów;

3) w której brak pełnego adresu zwrotnego;

4) dla której brak jest nadawcy lub daty pisma;

5) mylnie skierowanej;

6) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;

7) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością;

8) jeżeli na niej umieszczono pieczęć wpływu.

6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

7. Na każdej przesyłce wpływającej na nośniku papierowym na dowód przyjęcia umieszcza się na pierwszej stronie pisma lub dokumentu, o ile to możliwe w górnej części pisma po lewej stronie, pieczęć wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty). Powyższe nie dotyczy dokumentacji przyjmowanej przy bezpośrednim rozpatrywaniu wniosków interesantów w wydzielonych stanowiskach.

8. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;

2) oficjalnych zaproszeniach;

3) załącznikach;

4) czasopismach, katalogach, prospektach, drukach;

5) umowach.

9. Kancelaria wprowadza do kontrolki przesyłek wpływających informacje o każdej przesyłce.

10. Po wykonaniu czynności, określonych w ust. 1-9, kancelaria segreguje przesyłki i przekazuje, z uwzględnieniem zapisów zawartych w ust. 3, do odpowiedniego sekretariatu.

11. Przesyłki pilne, po ich ewidencji oraz zaznaczeniu godziny wpływu, przekazywane są niezwłocznie adresatom.

ROZDZIAŁ  III

PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE PRZESYŁEK

§  12. 

1. Sekretariat lub referent przekazuje niezwłocznie do wglądu i dekretacji korespondencję odebraną z kancelarii.

2. Jeżeli przesyłka nie została otwarta i sprawdzona przez kancelarię, sekretariat wykonuje czynności, o których mowa w § 11.

3. W zależności od ustalonego trybu przeglądania i przydzielania korespondencji, w tym wydrukowane wiadomości poczty elektronicznej, sekretariat przedkłada kierownikowi do wglądu i dekretacji:

1) wszystkie otrzymane przesyłki lub

2) jedynie przesyłki, które zostały przez nich zastrzeżone; pozostałe przesyłki sekretariat przekazuje właściwej komórce organizacyjnej lub referentom.

§  13. 

1. Dekretujący umieszcza obok pieczęci wpływu oznaczenie komórki organizacyjnej lub referenta, ewentualną dyspozycję, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, podpis oraz datę dekretacji.

2. Przy dekretacji można stosować typowe skróty.

3. W sprawach szczególnie ważnych lub wskazanych przez kierownika, sekretariat może prowadzić terminarze, w których odnotowuje wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz komórkę organizacyjną lub referenta wyznaczonych do jej załatwienia.

4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw należących do zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, dekretujący wyznacza komórkę odpowiedzialną za ostateczne załatwienie sprawy. Komórka wyznaczona stanowi w takim wypadku komórkę merytoryczną, o której mowa w § 7 ust. 2.

§ 14. Korespondencję sprawdzoną i zwróconą przez kierownika, sekretariat dzieli zgodnie z dekretacją, i przekazuje bez zbędnej zwłoki bezpośrednio właściwym kierownikom lub referentom.

§ 15. Wpływy przekazane przez kierownika po dokonaniu dekretacji w trybie, o którym mowa w § 13 ust. 1 i 2, przekazywane są referentom.

ROZDZIAŁ  IV

REJESTROWANIE SPRAW I ZNAKOWANIE AKT ORAZ ZAKŁADANIE I PROWADZENIE TECZEK AKTOWYCH

§  16. 

1. Zarejestrowanie sprawy w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym polega na wpisaniu jej do spisu spraw lub ewidencji kancelaryjnej na nośniku papierowym lub elektronicznym.

2. Sprawę (nie pismo lub dokument) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma lub dokumentu w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Dalsze pisma w danej sprawie dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym, umożliwiającym ustalenie dat wszczęcia i zakończenia sprawy.

3. Referent, po otrzymaniu sprawy do załatwienia, sprawdza, czy dotyczy ona sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pisma dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę.

4. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej zawierającej jednorodne tematycznie akta i założonej na podstawie wykazu akt.

§  17. 

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw, nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz w sposób dla niej przewidziany grupowana jest w teczki aktowe.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, to:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, zawiadomienia;

2) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki;

3) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe);

4) listy obecności;

5) dokumentacja magazynowa;

6) ewidencja pieczątek;

7) ewidencja środków trwałych;

8) ewidencja materiałów biurowych;

9) karty imienne pracowników do ewidencji posiadanych sprzętów i urządzeń;

10) książki kontroli pracy sprzętu transportowego

11) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

12) środki ewidencyjno-informacyjne;

13) ewidencja interesantów;

14) 1  dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr.

§  18. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła,

5) identyfikator prowadzącego sprawę.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2013.JK2, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2013 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2013 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła;

5) JK2 to identyfikator prowadzącego sprawę.

4. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła,

6) identyfikator prowadzącego sprawę.

6. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2013.JK2, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2013 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2013 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

6) JK2 to identyfikator prowadzącego sprawę.

7. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego (minus), w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2013.JK2, gdzie "AB-C-V" jest oznaczeniem komórki organizacyjnej.

8. Identyfikator prowadzącego sprawę może być cyfrowy lub literowy albo składać się łącznie z oznaczeń literowych i cyfrowych. Dopuszcza się jego pominięcie w znaku sprawy.

9. Dopuszcza się umieszczenie do znaku sprawy liczby porządkowej z rejestru przesyłek wychodzących/przychodzących lub innego identyfikatora. Dołączane oznaczenia oddziela się kropkami.

§  19. 

1. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowego spisu spraw.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa w następnym roku lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. W dotychczasowym spisie spraw, przy sprawie czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując poprzedni znak sprawy zakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy zakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy na aktach.

§  20. 

1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

3. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentację zarejestrowaną w kilku różnych spisach spraw np. akta osobowe.

4. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy (np. dla akt dotyczących jednej skargi). W takim przypadku znakiem akt jest znak sprawy.

§  21. 

1. W celu rejestracji pism jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, zakłada się wykazy korespondencji, prowadzone na nośniku papierowym lub informatycznym.

2. Każdy wykaz otrzymuje własny znak akt.

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia wykazów korespondencji podejmuje Dyrektor Generalny.

4. Wykazy prowadzą sekretariaty lub referenci.

5. Każdemu wykazowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru kancelaryjnego, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danej ewidencji kancelaryjnej.

6. Wykazy mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie bądź w sposób ciągły przez kilka lat z odrębną numeracją dla każdego roku. Przy wykorzystywaniu wykazów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru 1.

7. Znak sprawy wpisanej do wykazu składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w ewidencji kancelaryjnej.

§  22. 

1. W celu ewidencjonowania pojedynczych pism lub dokumentów, pod kątem ich typu, rodzaju, itp., prowadzi się dodatkowo inne środki ewidencji, np.: rejestr zarządzeń Głównego Inspektora, rejestr upoważnień Głównego Inspektora, wykazy, skorowidze.

2. Ewidencjonowanie pism lub dokumentów w innych środkach ewidencji nie zwalnia z obowiązku umieszczenia na pismach lub dokumentach właściwego znaku sprawy.

3. Każdy inny środek ewidencji otrzymuje znak akt.

§  23. 

1. Każda teczka aktowa powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki, o której mowa w § 17 ust. 1, § 20 ust. 1 i ust. 3, składa się z następujących elementów, rozmieszczonych, jak w załączniku nr 4:

1) pełnej nazwy jednostki organizacyjnej (GITD) oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;

2) znaku akt - po lewej stronie poniżej nazwy komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej z wykazu akt, a w przypadku kat. B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie poniżej nazwy komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i uzupełnionego o bliższe informacje dotyczące zawartości teczki lub informacje identyfikujące teczkę zbiorczą, np. imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych - na środku;

5) roku założenia teczki - pod tytułem.

3. Jeżeli dokumentację gromadzi się w segregatorach, dane, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3 w układzie tam przewidzianym, umieszcza się na grzbiecie segregatora.

ROZDZIAŁ  V

FORMY ZAŁATWIANIA SPRAW

§ 24. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania, mając na względzie obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa.

§  25. 

1. Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie.

2. Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których obowiązane są również inne osoby.

3. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu lub stopnia ich pilności.

4. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania spraw.

§  26. 

1. Załatwienie sprawy może być:

1) wstępne - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w jednostce organizacyjnej.

2. Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw, wpisując w odpowiednim miejscu datę jej załatwienia i zaznaczając jej wykonanie.

§  27. 

1. Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.

2. Przy ustnym załatwieniu sprawy można sporządzić notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko (nazwę) adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i odręczny podpis referenta.

3. Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).

4. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna.

5. Przy załatwianiu spraw można wykorzystywać formularze i druki przewidziane odrębnymi uregulowaniami.

6. Załatwienie sprawy w formie pisemnej polega na opracowaniu projektu pisma lub dokumentu przez referenta oraz sporządzeniu czystopisu przez referenta.

7. W przypadku, gdy referentem jest kierownik, czystopis pisma lub dokumentu może sporządzić właściwy sekretariat lub wyznaczony pracownik.

8. Jeżeli załatwienie sprawy jest podzielone ze względu na jej etap między co najmniej dwie komórki organizacyjne, dokumentację sprawy przekazuje się komórce organizacyjnej ostatnio prowadzącej sprawę, która niezwłocznie przekazuje całość akt sprawy komórce organizacyjnej właściwej do dalszego prowadzenia sprawy.

§  28. 

1. Pismo lub dokument powstałe w toku załatwienia sprawy powinny być napisane na blankietach korespondencyjnych formatu A4 w układzie pionowym.

2. Każdy projekt pisma lub dokumentu powinien zawierać:

1) znak sprawy;

2) miejscowość, wolne miejsce do wpisania dnia miesiąca, miesiąc i rok przygotowania projektu;

3) nazwę adresata wraz z adresem;

4) treść;

5) imię i nazwisko referenta oraz datę.

3. Projekt pisma lub dokumentu powinien zawierać także:

1) w pismach stanowiących odpowiedź - datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

2) nazwy i adresy instytucji lub osób pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą "Do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, chyba że dane adresowe w rozdzielniku można pominąć gdy adres instytucji lub osoby jest powszechnie dostępny i znany w komórce organizacyjnej;

3) oznaczenie liczby załączników lub ich wyszczególnienie - pod treścią z lewej strony;

4) cechę pilności sprawy, zaznaczoną wyrazem "pilne" lub "terminowe" - nad adresem po prawej stronie;

5) rozdzielnik z pełnymi danymi adresowymi - jeżeli adresatami pisma lub dokumentu jednej treści są różne instytucje lub osoby, chyba że dane adresowe w rozdzielniku można pominąć gdy adres instytucji lub osoby jest powszechnie dostępny i znany w komórce organizacyjnej.

4. Projekt pisma lub dokumentu podlega ocenie, uzgodnieniu z referentem a następnie zaaprobowaniu i parafowaniu przez kierownika komórki organizacyjnej bez zbędnej zwłoki.

5. Jeżeli przepisy szczegółowe nakazują stosować inną formę załatwienia sprawy, to należy stosować tę formę.

ROZDZIAŁ  VI

SPORZĄDZANIE ODPISÓW I UWIERZYTELNIONYCH KOPII

§  29. 

1. Sporządzając odpis należy zachować wszelkie cechy pisma lub dokumentu, z którego sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis "Odpis". Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis "Odpis z odpisu".

2. W przypadku wydawania odpisu lub odpisu z odpisu, należy pod klauzulą: "za zgodność z oryginałem" lub "za zgodność z odpisem" umieścić napis o treści: "odpis niniejszy wydaje się w celu ... ", miejscowość, datę, podpis.

3. Jeżeli z oryginału sporządza się uwierzytelnioną kopię, należy tę kopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą z klauzulą "za zgodność z oryginałem" oraz podpisem uwierzytelniającego i datą dokonania uwierzytelnienia na każdej stronie kopii.

ROZDZIAŁ  VII

PODPISYWANIE PISM

§ 30. Uprawnienia do podpisywania pism w GITD określają: regulamin organizacyjny GITD, odrębne przepisy szczegółowe oraz upoważnienia udzielone przez Głównego Inspektora, Zastępcę Głównego Inspektora oraz Dyrektora Generalnego.

§  31. 

1. Podpisujący na wszystkich egzemplarzach pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko.

2. Gdy podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza przed stanowiskiem służbowym aprobującego znak "wz" (w zastępstwie).

3. Gdy podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pewnej kategorii pism lub podpisywania danego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak "z up." (z upoważnienia).

4. Gdy pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak "p.o." (pełniący obowiązki).

ROZDZIAŁ  VIII

WYSYŁANIE KORESPONDENCJI

§  32. 

1. Pisma, po podpisaniu, sekretariat lub referent przygotowuje do wysłania.

2. Przygotowanie korespondencji do wysłania polega na:

1) sprawdzeniu, czy pismo lub dokument jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego wszystkie załączniki;

2) odłączeniu akt spraw i przekazaniu ich niezwłocznie i bezpośrednio referentom;

3) wykonaniu niezbędnej liczby kopii, jeżeli pismo przesyłane jest "do wiadomości";

4) zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych;

5) dołączeniu druku "potwierdzenia odbioru" jeżeli zachodzi taka potrzeba.

3. Po przygotowaniu korespondencji do wysłania sekretariat przekazuje ją niezwłocznie i bezpośrednio do kancelarii.

4. Egzemplarze pism "ad acta" odkłada się do teczek właściwych referentów.

§ 33. Czynności kancelarii w zakresie wysyłania pism i dokumentów polegają na:

1) zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych o ile tej czynności nie dokonał sekretariat lub referent;

2) ewidencjonowaniu wysyłanej korespondencji w kontrolce wysyłanej korespondencji oraz w pocztowej książce nadawczej, o ile tej czynności nie dokonała właściwa komórka organizacyjna;

3) przekazaniu przesyłek na pocztę;

4) zwróceniu do właściwej komórki organizacyjnej egzemplarzy pism "ad acta".

§ 34. Pisma lub dokumenty wysyłane są zgodnie z zamieszczoną na egzemplarzu ad acta dyspozycją co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy itp.) w formie odręcznego wpisu lub umieszczenia odpowiedniej pieczątki z lewej strony adresu odbiorcy albo zgodnie z przyjętą w danej komórce organizacyjnej praktyką.

ROZDZIAŁ  IX

PRZECHOWYWANIE AKT SPRAW W KOMÓRKACH ORGANIZACYJNYCH GITD

§  35. 

1. Przed przekazaniem do Archiwum Zakładowego akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych.

2. Akta spraw powinny być zabezpieczone przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą.

3. Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwienia referenci mogą przechowywać w oddzielnych teczkach.

§  36. 

1. Akta spraw należy przechowywać w teczkach aktowych.

2. Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt.

3. Wewnątrz teczki, o której mowa w § 20, akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie.

4. Dopuszcza się w sytuacji znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok, pod warunkiem zachowania rejestracji spraw odrębnie dla każdego roku kalendarzowego.

5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych (teczek bazowych) dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§  37. 

1. Teczki aktowe zawierające akta spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z przepisami § 23 i uzupełnione o:

1) datę roczną najpóźniejszego pisma w teczce;

2) bliższe określenie zawartości teczki - w tytule teczki;

3) numer tomu, jeżeli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek - umieszczony u dołu teczki po prawej stronie.

2. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres do dwóch lat. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do archiwum zakładowego.

3. Akt spraw nie wypożycza się poza komórki organizacyjne, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Na zewnątrz GITD przekazywane są uwierzytelnione (na żądanie interesanta) kopie dokumentacji.

4. Oryginały akt przedstawiane są do wglądu w komórkach organizacyjnych lub w archiwum zakładowym, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

5. Porządkowanie akt, ich przekazywanie do archiwum zakładowego oraz wypożyczanie reguluje instrukcja archiwalna.

DZIAŁ  IV

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ

§  38.  ²

1. W GITD prowadzone są w systemie EZD następujące sprawy o symbolach i hasłach klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt GITD:

045 - Przyznawanie dostępu do systemów informatycznych;

560 - Zgłaszanie danych do Krajowego Rejestru Elektronicznego Przewoźników Transportu Drogowego;

561 - Udostępnianie danych z Krajowego Rejestru Elektronicznego Przewoźników Transportu Drogowego podmiotom publicznym;

563 - Obsługa komunikatów ERRU (European Register of Road Transport Undertakings);

566 - Powiadomienia organów o potrzebie dokonania oceny dobrej reputacji;

567 - Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego;

702 - Postępowania wyjaśniające i administracyjne w zakresie poboru opłaty elektronicznej;

704 - Postępowania egzekucyjne związane z poborem opłaty elektronicznej;

740 - Zapis ewidencyjny ujawnionych naruszeń niespełniających reguł przyjęcia do systemu centralnego;

7420 - Postępowania w sprawach naruszeń prędkości ujawnionych za pomocą pomiaru odcinkowego;

7421 - Postępowania w sprawach naruszeń prędkości ujawnionych za pomocą pomiaru punktowego;

7422 - Postępowania w sprawach o naruszenia dotyczące stosowania się do sygnalizacji świetlnej;

7431 - Postępowania w sprawach o wykroczenia ujawnione za pomocą urządzeń zainstalowanych w pojazdach samochodowych.

§ 39. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, poza przypadkami, gdy odrębne przepisy wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza dokumentu w postaci papierowej. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia kontrolki przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji;

5) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

6) przechowywania w składach chronologicznych dokumentacji papierowej, wytworzonej, zgodnie z wymogami odrębnych przepisów.

§  40. 

1. Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych.

§ 41. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

§  42. 

1. Przesyłki wpływające kancelaria rejestruje chronologicznie, według daty wpływu.

2. Kancelaria wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

§  43. 

1. Kancelaria, po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających umieszcza na przesyłce na nośniku papierowym identyfikator, o którym mowa w § 42 ust. 6, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

2. Identyfikator, w tym identyfikator przeznaczony do odczytywania maszynowego, umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

3. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

5. Dyrektor Generalny, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 3.

6. Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

7. System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

8. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią, bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

§  44. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej, jako właściwą do kontaktu z jednostką organizacyjną;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

3) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot;

4) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot;

5) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 4 prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 5 nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

§  45. 

1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.), zwaną dalej "ESP", dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO".

§  46. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

6. Główny Inspektor, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu.

§  47. 

1. Kancelaria dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie komórce merytorycznej.

6. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych.

7. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 6, jest realizowane w sposób określony w § 48.

§  48. 

1. Dopuszcza się prowadzenie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce Karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu (załącznik nr 6) albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

§  49. 

1. Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

§  50. 

1. Przesyłki dekretuje się w systemie EZD. W przypadku dekretacji na przesyłce papierowej, sekretariat, kancelaria lub referent wprowadza dane o dekretacji do systemu.

2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

§  51. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

§  52. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza się do akt sprawy, w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

§  53. 

1. System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

§  54. 

3. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

4. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa w następnym roku lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy zakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy zakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy na aktach.

§ 55. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

§  56. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

§  57. 

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej,

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

2. Sekretariat, kancelaria lub referent dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie,

3) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

§  58. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  59. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

§  60. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowywania drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikających z rejestru przesyłek wychodzących.

§  61. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez sekretariat, kancelarię;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

§ 62. Kancelaria, sekretariat dokonując wysyłki:

1) odnotowuje w systemie sposób wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub placówce pocztowej.

§ 63. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§  64. 

1. Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej. W przypadku znacznej ilości dokumentacji, dopuszcza się wcześniejsze jej przekazanie do archiwum.

2. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).

3. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

§ 65. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym dziale do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami stosuje się przepisy określające tradycyjny system obiegu dokumentów.

DZIAŁ  V

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

§  66. 

1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę należy przekazać jej, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu przekazuje się do archiwum zakładowego.

2. Komórka organizacyjna, która przejęła akta spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z trybem, o którym mowa w § 19 ust. 2.

3. Akta spraw zakończonych likwidowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji, likwidowana komórka przekazuje do archiwum zakładowego.

DZIAŁ  VI

PRZEPISY KOŃCOWE

§  67. 

1. Nadzór nad przestrzeganiem niniejszej instrukcji sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kancelaryjnych.

2. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników komórek organizacyjnych czynności kancelaryjnych sprawują kierownicy tych komórek organizacyjnych.

3. Nadzór polega na sprawdzaniu:

1) terminowości i prawidłowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonego instrukcją;

3) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

4) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Załącznik Nr  1

WZÓR

pieczęci wpływu

GŁÓWNY INSPEKTORAT TRANSPORTU DROGOWEGO (komórka organizacyjna i adres)
	WPŁYNĘŁO
Nr dziennika ..........................................................................

Załącznik Nr  2

WZÓR

REJESTR WPŁYWU PRZESYŁEK POZA GODZINAMI URZĘDOWANIA

Lp.	Data wpływu	Nadawca przesyłki	Odbiorca przesyłki	Czytelny podpis przyjmującego	Uwagi przyjmującego	Data odbioru przez pracownika kancelarii	Czytelny podpis odbierającego	Uwagi odbierającego

Załącznik Nr  3

WZÓR

SPIS SPRAW

Rok		Referent	Symbol kom. org.			Oznacz. teczki (symbol klas.)		Tytuł teczki wg wykazu akt (hasło i rodzaj dokumentacji w teczce)
Lp.	Sprawa (krótka treść)			Od kogo/do kogo wpłynęła			Data			Uwagi (sposób załatwienia)
				znak pisma	z dnia		wszczęcia sprawy		ostatecznego załatwienia

Załącznik Nr  4

WZÓR

opisu teczki aktowej

GŁÓWNY INSPEKTORAT TRANSPORTU DROGOWEGO

Nazwa jednostki organizacyjnej

Biuro ds. Transportu Międzynarodowego

ul. Prosta 69

00-838 Warszawa

Nazwa (stempel) komórki organizacyjnej

BTM.0140 Kat. - B10

Znak literowy komórki org. kategoria akt

i symbol klasyfikacyjny akt

Pełnomocnictwa stałe

(Pełnomocnictwa dot. wydawania zezwoleń zagranicznych na przewóz rzeczy)

tytuł teczki (hasło z wykazu akt) oraz rodzaj konkretnych materiałów

2010 - 2011

daty krańcowe akt

............... 1 ...............

Tom teczki

............................................ / ................

Spis zdawczo-odbiorczy (Nr i pozycja) ^*

Załącznik Nr  5

WZÓR

FORMULARZ WYŁĄCZENIA Z AKT

DOKUMENTACJI NIEJAWNEJ

..............................................................

Pieczęć komórki organizacyjnej

Pismo

.......................................................................................................................................................

(wytwórca dokumentu)

o znaku: .......................................................

dotyczące ......................................................................................................................................

(tytuł dokumentu lub czego dotyczy)

.......................................................................................................................................................

Znak akt sprawy ..........................................................................................................................

................................................................................................................

Numer ewidencyjny,

pod którym dokument niejawny został zarejestrowany w Kancelarii Tajnej

...................................................................

oznaczenie (imię i nazwisko)

pracownika Kancelarii Tajnej GITD

Załącznik Nr  6

WZÓR

KARTA ZASTĘPCZA nr ..........................

..............................................................Data .........................................

Pieczątka komórki organizacyjnej

ubiegającej się o wypożyczenie

Dokumentacji/nośników informatycznych ^*  udostępnionej/ych

ze Składu chronologicznego:

.......................................................................................................................................................

znajdującego się w .......................................................................................................................

( nazwa komórki organizacyjnej)

Proszę o udostępnienie/wypożyczenie ^*  ze składu chronologicznego akt/nośników informatycznych ^*  z roku .............................................................., zarejestrowanych pod numerem ......................................................................................................................... do sprawy o znaku

................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

( tytuł sprawy)

i upoważniam do wglądu do/odbioru ^*  ww. akt/nośnika informatycznego Panią/Pana ^*  .......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

.......................................................................................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej zwracającej się o wgląd do akt/nośnika)

Zezwalam na udostępnienie/wypożyczenie ^* wyżej wymienionych akt/nośnika informatycznego

...................................................................................... (pieczątka i podpis dysponenta dokumentacji)

Potwierdzam odbiór wyżej wymienionych akt/nośnika informatycznego:

Przewidywany termin zwrotu do składu chronologicznego : .......................................................

Dnia ................................................................................................................

(data wypożyczenia) (pokwitowanie odbioru akt - podpis czytelny)

___________________________________________________________________________

Adnotacje o zwrocie akt/nośnika informatycznego :

.......................................................................................................................................................

......................................................... (podpis zwracającego)	Akta/nośnik informatyczny zwrócono do składu chronologicznego	.............................................................. (podpis odbierającego)
	Dnia ...................................

ZAŁĄCZNIK Nr  2  ³  

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

GŁÓWNEGO INSPEKTORATU

TRANSPORTU DROGOWEGO

WARSZAWA 2014

Spis treści

0 ZARZĄDZANIE ...................................................................................................................

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Obsługa prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Analizy działalności GITD

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Upowszechnianie informacji o działalności GITD

07 Współpraca krajowa

08 Współpraca z zagranicą

09 Kontrole i audyt

1 KADRY .................................................................................................................................

10 Zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Przygotowanie do służby cywilnej

16 Dyscyplina pracy

17 Sprawy socjalne

18 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

2 ŚRODKI RZECZOWE ........................................................................................................

20 Podstawowe zasady gospodarki środkami trwałymi

21 Administracja nieruchomości. Inwestycje i modernizacje.

22 Gospodarka materiałowa

23 Zamówienia publiczne

24 Transport i łączność

25 Ochrona mienia

26 Sprawy obronne

27 Zarządzanie kryzysowe

28 Obrona cywilna

3 EKONOMIKA I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA ..............................................

30 Zasady gospodarki finansowo-księgowej

31 Plany budżetowe i sprawozdawczość finansowo-księgowa

32 Przychody i wydatki budżetowe

33 Obsługa finansowa funduszy specjalnych, w tym zewnętrznych

34 Księgowość finansowa

35 Rozliczenia płac

36 Księgowość materiałowa

37 Koszty i ceny

38 Inwentaryzacja składników majątkowych. Ewidencja środków trwałych

39 Dyscyplina finansowa

4 NADZÓR INSPEKCYJNY. DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA .........................................

40 Zasady przeprowadzania kontroli

41 Nadzór nad kontrolami przeprowadzanymi przez jednostki organizacyjne Inspekcji

5 POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNE W ZAKRESIE TRANSPORTU DROGOWEGO ....................................................................................................................

50 Wydawanie decyzji i postanowień Głównego Inspektora Transportu Drogowego w sprawie środków odwoławczych od decyzji wydawanych w I instancji przez organy Inspekcji

51 Transport drogowy. Uprawnienia

52 Wydawanie zaświadczeń na wykonywanie przewozów drogowych na potrzeby własne

53 Wydawanie certyfikatów potwierdzających spełnienie przez pojazd lub przyczepę wymogów bezpieczeństwa lub warunków dopuszczenia do ruchu

54 Wydawanie świadectw kierowcy

55 Wydawanie i cofanie licencji na przewóz osób i rzeczy

56 Ewidencjonowanie przewoźników transportu drogowego

57 Postępowania wobec podmiotów dokonujących poważnych naruszeń w zakresie transportu drogowego

6 ORGANIZACJA REKRUTACJI I SZKOLEŃ INSPEKTORÓW INSPEKCJI TRANSPORTU DROGOWEGO ........................................................................................

60 Rekrutacja inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego

61 Szkolenia inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego

7 KONTROLA PRAWIDŁOWOŚCI UISZCZANIA OPŁATY ELEKTRONICZNEJ I AUTOMATYCZNY NADZÓR NAD RUCHEM DROGOWYM

70 Kontrola prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej

71 Analizy i oceny w sprawie kontroli uiszczania opłaty elektronicznej

72 Automatyczny nadzór nad ruchem drogowym

73 Zarządzanie instalacją i demontażem urządzeń fotoradarowych

74 Postępowania o wykroczenia

75 Analizy działań Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym

8 KRAJOWY SYSTEM POBORU OPŁAT

80 Organizacja Krajowego Systemu Poboru Opłat

81 Rozwój i Strategia Krajowego Systemu Poboru Opłat

82 Europejska Usługa Opłaty Elektronicznej

83 Obsługa użytkowników Krajowego Systemu Poboru Opłat

84 Raporty wpływów i wydatków Krajowego Funduszu Drogowego związanego z obsługą Krajowego Systemu Poboru Opłat

Symbole klasyfikacyjne dokumentacji						Hasła klasyfikacyjne dokumentacji	Kategoria archiwalna dokumentacji		Uwagi
							w kom. merytorycznej	w innych komórkach
1	2	3		4		5	6	7	8
0						ZARZĄDZANIE
	00					Organy kolegialne
		000				Posiedzenia kierownictwa	A	Bc	Protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, wytyczne.
		001				Komisje, rady, zespoły problemowe	A	Bc	Dla każdej komisji, rady lub zespołu zakłada się odrębną teczkę.
		002				Udział w pracach zewnętrznych komisji, rad i zespołów problemowych, resortowych, międzyresortowych, itp.	A	Bc	Dla każdej komisji, rady lub zespołu zakłada się odrębną teczkę.
		003				Konferencje, narady	A	Bc	M. in. programy, referaty, wnioski uchwały, protokoły, sprawozdania, listy uczestników konferencji i narad organizowanych przez GITD oraz własne wystąpienia na konferencjach i naradach organizowanych przez inne jednostki. Dla każdej konferencji zakłada się odrębną teczkę.
	01					Organizacja
		010				Podstawy prawne działalności	A	Bc	Przepisy dotyczące bezpośrednio działalności GITD m. in. statut, REGON, NIP
		011				Organizacja Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego	A	Bc	Zarządzenia i regulaminy organizacyjne, wnioski i decyzje dotyczące zmian w regulaminach, schematy organizacyjne.
		012				Organizacja jednostek organizacyjnych Inspekcji	A	Bc	Dot. jednostek administracji zespolonej. Regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne, wnioski i decyzje w sprawie zmian regulaminów.
		013				Organizacja prac kancelaryjnych i archiwum zakładowego
				0130		Przepisy dotyczące organizacji prac kancelaryjnych i organizacji archiwum	A	Bc	Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.
				0131		Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji	B10	Bc	Ewidencje, rejestry, książki korespondencyjne, dowody doręczeń i opłat pocztowych, rejestr znaczków pocztowych, notatki, pisma i listy przekazowe.
				0132		Wzory odcisków pieczęci i stempli	A	Bc	Obejmuje również ewidencję wzorów odcisków pieczęci i stempli.
				0133		Wzory formularzy	A	Bc	Opracowywanie wzorów. Druki pomocnicze.
				0134		Druki ścisłego zarachowania	A	Bc	Instrukcje, decyzje, wytyczne, zalecenia.
				0135		Ewidencja zasobu archiwum zakładowego	A	Bc	Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze, inne pomoce ewidencyjne.
				0136		Przekazywanie materiałów archiwalnych	A	Bc	Dokumentacja dotycząca przekazania akt do archiwum państwowego.
				0137		Brakowanie akt	A	Bc	Dokumentacja dotycząca brakowania akt.
				0138		Udostępnianie akt	B2	Bc	Karty udostępniania.
		014				Pełnomocnictwa
				0140		Pełnomocnictwa stałe	B10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa.
				0141		Pełnomocnictwa czasowe/jednorazowe	B5	Bc	Jak w klasie 0140.
		015				Przekazywanie funkcji i obowiązków	BE10	Bc	Protokoły zdawczo - odbiorcze.
		016				Ochrona danych osobowych	B10	Bc	Decyzje Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, unormowania własne, dostęp do danych.
		017				Obsługa dokumentacji zawierającej informacje niejawne
				0170		Zarządzenia i wytyczne w sprawie organizacji ochrony informacji niejawnych	A	Bc
				0171		Plany ochrony informacji niejawnych	A	-
				0172		Postępowania sprawdzające i upoważnienia w zakresie dopuszczenia do informacji niejawnych	B10	-	Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych.
				0173		Prowadzenie ewidencji i rejestrów w zakresie spraw niejawnych	B10	-	Książki, rejestry, dzienniki itp. Prowadzone w sposób ciągły. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu.
				0174		Zmiana klauzuli tajności	B10	-
				0175		Bezpieczeństwo teleinformatyczne informacji niejawnych	B10	-
				0176		Kontrola ochrony informacji niejawnych	B15	-
				0177		Szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych	B10	Bc
	02					Akty normatywne. Obsługa prawna
		020				Wewnętrzne akty prawne GITD	A	Bc	Zarządzenia, decyzje, okólniki, wytyczne, instrukcje oraz ich ewidencja.
		021				Wewnętrzne akty prawne jednostek organizacyjnych Inspekcji	A	Bc	Dot. jednostek administracji zespolonej. Jak w klasie 020.
		022				Akty normatywne niepublikowane oraz inne dokumenty i opracowania rządowe i resortowe	BE10	Bc	Zarządzenia, uchwały, protokoły z posiedzeń, dokumenty z posiedzeń sejmu i inne.
		023				Interpretacja przepisów prawnych	A	Bc	Wykładnia aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności inspektoratu.
		024				Opinie prawne	B50	Bc	Pogląd prawny dotyczący wydawanych uprawnień przewozowych, w tym licencyjnych.
		025				Projekty i opiniowanie aktów prawnych
				0250		Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych dotyczących własnej jednostki	A	Bc
				0251		Opiniowanie zewnętrznych aktów normatywnych	B10	Bc
		026				Sprawy sądowe
				0260		Sprawy cywilne	B10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.
				0261		Sprawy gospodarcze	B5	Bc	Jak w klasie 0260.
				0262		Sprawy karne	B5	Bc	Jak w klasie 0260.
				0263		Sprawy o wykroczenia	B5	Bc	Jak w klasie 0260.
				0264		Postępowania sądowe dot. postanowień i decyzji administracyjnych	BE10	Bc	Jak w klasie 0260.
				0265		Postępowania sądowe dot. pracowników	BE10	Bc	Jak w klasie 0260.
	03					Planowanie i sprawozdawczość. Analizy działalności GITD			Z wyłączeniem planów i sprawozdań finansowych. Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębną teczkę. Zobacz klasa 310, 311.
		030				Metodyka planowania i sprawozdawczości	A	Bc
		031				Plany i sprawozdania
				0310		Plany wieloletnie i roczne	A	Bc
				0311		Sprawozdania wieloletnie i roczne	A	Bc
				0312		Plany okresowe	B5	Bc
				0313		Sprawozdania okresowe	B5	Bc
				0314		Zestawienia, informacje, raporty w zakresie uprawnień przewozowych	A	Bc
				0315		Statystyka przewozów na podstawie zezwoleń Europejskiej Konferencji Ministrów Transportu	A	Bc	Opracowania własne.
				0316		Stany ilościowe uprawnień przewozowych	A	Bc	Wydruki z ostatniego dnia miesiąca.
				0317		Wydruki stanów ilościowych wydawanych uprawnień przewozowych	B5	Bc	Wydruki codzienne.
		032				Analizy własnej działalności	A	Bc
		033				Meldunki i raporty sytuacyjne, informacje	BE5	Bc
	04					Informatyka
		040				Ewidencja i instrukcje systemów i programów	A	Bc
		041				Bezpieczeństwo systemów i programów	BE10	Bc
		042				Organizowanie i projektowanie systemu informatycznego	B5	Bc	Oferty, umowy na wykonanie oprogramowania, zmiany programów, korespondencja z wykonawcami. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy.
		043				Licencje, oprogramowania i certyfikaty na oprogramowanie	B5	Bc	Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia licencji.
		044				Zakup i uruchomienie sprzętu	B5	Bc	Oferty, umowy, gwarancje. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy.
		045				Przyznawanie dostępu do systemów informatycznych	B10	Bc	Dokumentacja zakładania kont użytkowników systemu informatycznego.
	05					Skargi i wnioski
		050				Zasady załatwiania skarg i wniosków	A	Bc
		051				Rozpatrywanie skarg i wniosków	A	Bc
		052				Rejestr skarg i wniosków	A	Bc
		053				Analizy skarg i wniosków	A	Bc
	06					Upowszechnianie informacji o działalności GITD
		060				Wywiady i publikacje w środkach masowego przekazu. Odpowiedzi na publikacje i krytykę w środkach masowego przekazu	A	Bc
		061				Kroniki i monografie z działalności GITD, wydawnictwa własne	A	Bc
		062				Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy upowszechniające działalność GITD	A	Bc
		063				Udział w imprezach obcych	A	Bc
		064				Informacje i komunikaty GITD	A	Bc
	07					Współpraca krajowa
		070				Kontakty z podmiotami krajowymi	A	Bc	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, ustalenia dotyczące współdziałania z innymi podmiotami oraz udziału w programach i projektach.
		071				Kontakty z Sejmem i Senatem RP	A	Bc	Interpelacje, zapytania i interwencje posłów i senatorów.
		072				Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej	BE10	Bc
		073				Wymiana informacji z podmiotami krajowymi	B5	Bc	Obejmuje sprawy ogólne, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas.
		074				Reprezentacja	B2		Zaproszenia, życzenia, podziękowania.
	08					Współpraca z zagranicą.
		080				Nawiązywanie kontaktów z podmiotami zagranicznymi	A	Bc
		081				Umowy i porozumienia	A	Bc	Obejmuje teksty umów i porozumień oraz dokumentację merytoryczną negocjacji w sprawie ich zawarcia. (założenia, instrukcje do rokowań, protokoły rozmów, sprawozdania). Dla każdej umowy lub porozumienia zakłada się odrębną teczkę.
		082				Programy współpracy i ich realizacja
				0820		Współpraca dotycząca automatycznego nadzoru nad ruchem drogowym	A	Bc	Dokumentacja dot. realizacji unijnego projektu "Rozwój systemu automatycznego nadzoru nad ruchem drogowym".
				0821		Programy współpracy w zakresie transportu drogowego	A	Bc	Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę.
				0822		Projekty współpracy bliźniaczej	A	Bc	Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę.
		083				Współpraca z organizacjami międzynarodowymi w zakresie transportu drogowego	A	Bc	Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę.
		084				Współpraca międzynarodowa w sprawie uprawnień przewozowych	A	Bc	Protokoły, wykazy, zestawienia, kontyngenty, opracowania i analizy własne
		085				Udział w konferencjach, zjazdach, szkoleniach zagranicznych	A	Bc
		086				Przyjazdy delegacji zagranicznych	A	Bc	Programy pobytu delegacji, sprawozdania z przebiegu rozmów.
	09					Kontrole i audyt
		090				Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i audytu	A	Bc
		091				Kontrole zewnętrzne w GITD	A	Bc	Dla każdej kontroli zakłada się odrębną teczkę.
		092				Kontrole zewnętrzne prowadzone przez GITD w jednostkach organizacyjnych Inspekcji			Dot. jednostek administracji zespolonej.
				0920		Kontrole drogowe sprawdzające	A	Bc	Jak w klasie 091.
				0921		Kontrole działalności jednostek organizacyjnych Inspekcji	A	Bc	Jak w klasie 091.
				0922		Informacje dotyczące kontroli przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Inspekcji przez inne organy	A	Bc
				0923		Informacje o nieprawidłowościach dot. pracy jednostek organizacyjnych Inspekcji	BE10	Bc	Z wyłączeniem klasy 051.
		093				Kontrole wewnętrzne	A	Bc
		094				Przeprowadzanie audytu	A	Bc	Protokoły, sprawozdania z audytu, wystąpienia po zakończeniu audytu, sprawozdania z realizacji zaleceń. Każde zadanie audytowe stanowi odrębną sprawę.
		095				Ewidencja kontroli i audytu	BE5	Bc	Prowadzona w sposób ciągły, z wyróżnieniem każdego roku kalendarzowego. Okres przechowywania liczy się od następnego roku po roku ostatniego zapisu.
1						KADRY
	10					Zasady pracy i płac
		100				Regulaminy	A	Bc	Normatywy własne.
		101				Opisy stanowisk pracy oraz wartościowanie stanowisk urzędniczych w korpusie służby cywilnej	A	Bc
		102				Zakresy obowiązków	BE50	Bc
		103				Oceny pracowników	BE50	-	Odkłada się do akt osobowych konkretnego pracownika.
		104				Oświadczenia majątkowe pracowników	B6	-
	11					Zatrudnienie
		110				Przyjmowanie i zwalnianie pracowników	B2	Bc	Ogłoszenia, podania o przyjęcie do pracy.
		111				Powoływanie i odwoływanie kierujących jednostkami organizacyjnymi Inspekcji oraz ich zastępców	A	Bc	Dot. jednostek administracji zespolonej.
		112				Zezwolenia na dodatkowe prace własnych pracowników	B5	Bc
		113				Nagrody, odznaczenia, kary
				1130		Nagrody	B10	B10
				1131		Odznaczenia	B10	B5
				1132		Kary	B*)	Bc	Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.
				1133		Postępowanie dyscyplinarne	B*)	Bc	Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa. Posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001.
		114				Wojskowe sprawy pracowników	B5	B5
		115				Legitymacje służbowe	B5	B5	Ewidencja wydanych legitymacji.
		116				Organizacja wyborów reprezentantów pracowników	B5	Bc
		117				Badanie ankietowe pracowników	B5	Bc
		118				Prace zlecone
				1180		Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne	B50	Bc	Umowy cywilno-prawne.
				1181		Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne	B5	Bc	Jak w klasie 1180.
	12					Ewidencja osobowa
		120				Akta osobowe pracowników	BE50	-	Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę.
		121				Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	BE50	-	Skorowidze, wykazy imienne.
	13					Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130				Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, plany i środki ochrony	A	Bc	Własne ustalenia i wytyczne.
		131				Wypadki przy pracy
				1310		Wypadki zbiorowe, inwalidzkie i śmiertelne	A	Bc
				1311		Inne wypadki	B10	Bc
		132				Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy	B5	Bc	Zaświadczenie odkłada się do akt osobowych.
		133				Bezpieczeństwo przejazdów pojazdami służbowymi	BE10	Bc	Dotyczy transportu powietrznego i naziemnego.
		134				Ocena ryzyka zawodowego	BE10	Bc	Opis zagrożeń występujących na stanowiskach pracy. Oświadczenia pracowników dot. ryzyka zawodowego odkłada się do akt osobowych.
	14					Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
		140				Organizacja doskonalenia zawodowego
				1400		Plany i programy szkoleń	A	Bc	Zasady, formy, metody i treść szkolenia.
				1401		Ewidencja szkolonych	BE50	Bc	W tym uzyskane zaświadczenia. Jeden egzemplarz zaświadczenia odkłada się do akt osobowych.
				1402		Projekty szkoleniowe realizowane przez jednostki administracji publicznej	B5	Bc
				1403		Dofinansowanie kształcenia	B5	Bc
				1404		Organizacja szkoleń zewnętrznych	B5	Bc
				1405		Organizacja szkoleń wewnętrznych	B5	Bc
				1406		Indywidualne programy rozwoju zawodowego	BE5	Bc	Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych pracownika.
	15					Przygotowanie do służby cywilnej	B5	Bc
	16					Dyscyplina pracy
		160				Dowody obecności w pracy	B5		Listy obecności itp.
		161				Urlopy pracownicze	B5		Plany urlopów i karty urlopowe.
		162				Delegacje służbowe	B5		Ewidencja.
		163				Absencje	B5	-	Dotyczy tylko zwolnień lekarskich.
		164				Ewidencja i rozliczanie godzin nadliczbowych	B3	Bc
	17					Sprawy socjalne
		170				Zasady załatwiania spraw socjalnych	A	Bc	Unormowania własne, Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
		171				Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych	B5	-	Refundacja kosztów wypoczynku pracowników i ich rodzin, zapomogi.
		172				Opieka zdrowotna nad pracownikami	B5	-
	18					Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
		180				Przepisy ubezpieczeniowe	B10	Bc	Instrukcje i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych.
		181				Ubezpieczenia społeczne	B10	Bc
		182				Dowody uprawnień do zasiłków	B5	Bc
		183				Emerytury i renty	B5	Bc	Wnioski. Jeden egzemplarz wraz z załącznikami odkłada się do akt osobowych.
2						ŚRODKI RZECZOWE
	20					Podstawowe zasady gospodarki środkami trwałymi	A	Bc	Własne ustalenia i wytyczne.
	21					Administracja nieruchomości. Inwestycje i modernizacje
		210				Stan prawny nieruchomości	A	Bc	Nabywanie i zbywanie nieruchomości oraz ich stan prawny.
		211				Przydział i najem lokali na potrzeby własnej jednostki.	B5	Bc	Umowy, przydziały, czynsze, itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy.
		212				Eksploatacja nieruchomości i lokali, konserwacja, remonty.	B5	Bc	Umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru, ogrzewanie, oświetlenie, woda, gaz itd. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy.
		213				Inwestycje i modernizacje	B5	Bc	Dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty. Jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych kwalifikuje się ją do kategorii A.
	22					Gospodarka materiałowa
		220				Organizacja gospodarki materiałowej	A	Bc	Przepisy i ustalenia własne
		221				Zaopatrzenie	B5	Bc	Dokumentację zakupu sprzętu i urządzeń klasyfikuje się przy klasie 044.
		222				Magazynowanie i użytkowanie	B5	Bc	Dokumentacja przychodu i rozchodu materiałów, dokumentacja dot. druków ścisłego zarachowania.
		223				Konserwacja i remonty sprzętu i urządzeń	B5	Bc	Umowy, protokoły przeglądu i napraw.
		224				Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu i urządzeń	B10	Bc	Opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia.
		225				Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania	B5	Bc
		226				Gospodarowanie materiałami biurowymi	B5	Bc
		227				Likwidacja i utylizacja	B5	Bc
	23					Zamówienia publiczne
		230				Postępowania o zamówienia publiczne	B10	Bc	Oferty, protokoły komisji przetargowych, umowy. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy.
		231				Ewidencja zamówień publicznych	B10	Bc
	24					Transport i łączność
		240				Eksploatacja własnych środków transportu
				2401		Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków transportu należących do GITD	B5	Bc	Dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą kopię umowy w sprawie zakupu pojazdu, kartę rejestracji, dokumentację eksploatacyjną (przeglądy, naprawy), dokumentację opłat ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania pojazdu z eksploatacji.
				2402		Wykorzystanie samochodów prywatnych do celów służbowych	B5	Bc
		241				Eksploatacja środków łączności	B2	Bc
	25					Ochrona mienia
		250				Ochrona przeciwpożarowa, systemy alarmowe i ich eksploatacja	BE5	Bc
		251				Ochrona budynków i lokali	B5	Bc
		252				Ubezpieczenia majątkowe	B10	Bc	M. in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej.
	26					Sprawy obronne
		260				Zarządzenia, wytyczne, instrukcje	A	Bc	Dokumenty dotyczące przygotowań obronnych w GITD.
		261				Planowanie operacyjne	A	Bc	Plan operacyjny funkcjonowania GITD, dokumentacja związana z osiąganiem wyższych stanów gotowości obronnej oraz realizacja zadań w ramach Wsparcia Państwa Gospodarza (HNS).
		262				Główne stanowiska kierowania Głównego Inspektora Transportu Drogowego	A	Bc
		263				Reklamowanie pracowników GITD od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej	B10	Bc
		264				Dokumentacja planistyczno-sprawozdawcza oraz kontrolna przygotowań obronnych	A	Bc	Program Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych, Narodowy Kwestionariusz Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych, protokoły z kontroli wykonywania zadań obronnych.
		265				Planowanie i realizacja szkoleń obronnych	B10	Bc	Ćwiczenia obronne, sprawozdania ze szkolenia obronnego. Dokumentacja szkoleniowa, realizacja szkoleń.
		266				Plany i zadania GITD w zakresie współdziałania z organami administracji wojskowej	A	Bc
	27					Zarządzanie kryzysowe
		270				Plan zarządzania kryzysowego GITD, cząstkowe raporty bezpieczeństwa narodowego	A	Bc
		271				Szkolenia i ćwiczenia zarządzania kryzysowego	A	Bc
		272				Funkcjonowanie zespołu zarządzania kryzysowego	A	Bc	Zarządzenia i decyzje, plany pracy oraz sprawozdania zespołu zarządzania kryzysowego.
	28					Obrona cywilna
		280				Plany i zadania GITD w systemie obrony cywilnej	A	Bc
		281				Plan obrony cywilnej GITD	A	Bc	Dokumentacja dotycząca formacji obrony cywilnej, szkolenie formacji OC.
		282				Realizacja zadań w ramach powszechnej samoobrony	A	Bc
3						EKONOMIKA I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	30					Zasady gospodarki finansowo-księgowej	A	Bc	Zasady prowadzenia rachunkowości, interpretacja przepisów, plany kont. Opracowania własne.
	31					Plany budżetowe i sprawozdawczość finansowo-księgowa
		310				Roczne plany budżetowe GITD	A	Bc	W tym materiały do opracowania budżetu. Kategoria A obejmuje również zmiany budżetowe oraz materiały do opracowania zmian.
		311				Bilanse i sprawozdania finansowe
				3110		Roczne bilanse i sprawozdania finansowe GITD	A	Bc	Bilanse i sprawozdania, w tym materiały pomocnicze i wersje robocze.
				3111		Okresowe sprawozdania finansowe GITD (półroczne, kwartalne, miesięczne)	B5	Bc
		312				Roczne analizy wykorzystania środków budżetowych	A	Bc
	32					Przychody i wydatki budżetowe
		320				Rozliczenia wydatków budżetowych	B5	Bc
		321				Rozliczenia dochodów budżetowych	B5	Bc
		322				Rozliczenia dewizowe	B5	Bc
		323				Rozliczenia usług i zakupów dla GITD	B5	Bc
		324				Finansowanie i rozliczanie zadań państwowych zlecanych jednostkom państwowym i niepaństwowym	B5	Bc
		325				Raporty kasowe	B5	Bc
		326				Dokumentacja kasowa	B5	Bc	Asygnaty i kwitariusze.
		327				Dowody kasowe	B5	Bc
		328				Współpraca z bankiem	B5	Bc
	33					Obsługa finansowa funduszy specjalnych, w tym zewnętrznych	BE10	Bc	Obejmuje również obsługę projektów UE, z wyjątkiem dokumentacji określonej w klasie 072. Okres przechowywania liczy się od całkowitego rozliczenia projektu.
	34					Księgowość finansowa
		340				Wyciągi bankowe	B5	Bc
		341				Dowody księgowe własne - rachunki	B5	Bc
		342				Dowody księgowe własne - pozostałe	B5	Bc
		343				Dowody księgowe obce	B5	Bc
		344				Windykacje należności	B5	Bc
		345				Rozliczenia z kontrahentami	B5	Bc
	35					Rozliczenia płac
		350				Dokumentacja płacowa	B5	Bc	Materiały źródłowe do naliczenia list płac, premii i potrąceń (podatki, składki).
		351				Listy płac osobowego funduszu	B50	-
		352				Karty wynagrodzeń pracowników	B50	-
		353				Zaświadczenia o zarobkach pracowników, w tym Rp-7	BE5	-	W tym rejestry wydanych zaświadczeń. Rejestr prowadzony w sposób ciągły z wyróżnieniem każdego roku kalendarzowego. Okres przechowywania liczy się od daty ostatniego wpisu w rejestrze. Wyliczenia Rp-7 odkłada się do akt pracownika.
		354				Wynagrodzenia z tytułu umów zleceń	B50	Bc	Dokumentacja wynagrodzeń, od których odprowadzono składkę ZUS - kat. B50, bez odprowadzonej składki ZUS - kat. B5.
		355				Wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło	B5	Bc
		356				Rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych	B6	-
		357				Rozliczenia składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
				3570		Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych	B5	Bc
				3571		Kartoteki zasiłkowe	B50	Bc
				3572		Deklaracje składek ubezpieczeniowych	B10	Bc
				3573		Raporty o wpłacie składek ZUS	B50	Bc
	36					Księgowość materiałowa
		360				Dokumentacja księgowa materiałowa	B5	Bc	Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne.
		361				Potwierdzenia wydania uprawnień	B5	Bc
	37					Koszty i ceny	B5
	38					Inwentaryzacja składników majątkowych. Ewidencja środków trwałych
		380				Inwentaryzacja - ogólne zasady	A	Bc	Ustalenia własne, instrukcje, regulaminy.
		381				Inwentaryzacja - dokumentacja	B5	Bc	Spisy i protokoły inwentaryzacji, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji.
		382				Ewidencja środków trwałych	B5	Bc	Dowody przyjęcia do eksploatacji środka trwałego, książka ewidencyjna środków trwałych, dowody zmian miejsca użytkowania, protokoły likwidacji środka trwałego. Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania z eksploatacji środka trwałego.
	39					Dyscyplina finansowa
		390				Rewizja dokumentacji	A	Bc	Analizy, protokoły, sprawozdania, wnioski biegłych oraz ich realizacja.
		391				Interwencje Głównego Księgowego GITD	BE5	Bc
4						NADZÓR INSPEKCYJNY - DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA
	40					Zasady przeprowadzania kontroli	A	Bc	Opracowania własne, wytyczne, instrukcje.
	41					Nadzór nad kontrolami przeprowadzanymi przez jednostki organizacyjne Inspekcji
		410				Oceny i zestawienia w zakresie kontroli drogowych	A	Bc
		411				Oceny i zestawienia w zakresie kontroli przedsiębiorstw wykonujących transport drogowy	A	Bc
		412				Oceny i zestawienia w zakresie kontroli ciśnieniowych urządzeń transportowych	A	Bc
5						POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNE W ZAKRESIE TRANSPORTU DROGOWEGO
	50					Wydawanie decyzji i postanowień Głównego Inspektora Transportu Drogowego w sprawie środków odwoławczych od decyzji wydawanych w I instancji przez organy Inspekcji
		500				Postępowania administracyjne dot. kontroli w siedzibie przedsiębiorcy	BE10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty decyzji Głównego Inspektora Transportu Drogowego.
		501				Postępowania administracyjne dot. kontroli drogowych	BE10	Bc	Jak w klasie 500.
		502				Postępowania administracyjne dot. przewozów nienormatywnych	BE10	Bc	Jak w klasie 500.
		503				Postępowania administracyjne dot. ulgi w spłacie należności publicznoprawnych, zarzuty w postępowaniu egzekucyjnym	BE10	Bc	Jak w klasie 500.
		504				Postępowania administracyjne prowadzone w trybach nadzwyczajnych	BE10	Bc	Jak w klasie 500.
		505				Pozostałe postępowania administracyjne	BE10	Bc	Postępowania na podstawie innych ustaw z wykluczeniem ustawy o transporcie drogowym, nieuregulowane w rzeczowym wykazie akt. Jak w klasie 500.
	51					Transport drogowy. Uprawnienia
		510				Zasady, uzgodnienia i wytyczne w zakresie uprawnień przewozowych	A	Bc	Instrukcje, decyzje, wytyczne, rozstrzygnięcia, zalecenia i uzgodnienia.
		511				Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie uprawnień i przewozów drogowych	B5	Bc	Informacje i wyjaśnienia.
		512				Ewidencja wydawanych uprawnień	BE50	Bc
		513				Postępowania kontrolne oraz w sprawach naruszeń przepisów przez przewoźników drogowych	B50	Bc	Dokumentację postępowań w sprawach licencyjnych odkłada się do teczki z wnioskiem przedsiębiorcy o udzielenie licencji (teczki bazowej). Dokumentację dot. pozostałych uprawnień odkłada się do wniosków o udzielenie uprawnienia.
		514				Postępowania w sprawie naruszenia przez przewoźników obowiązku zgłoszenia zmian związanych z uprawnieniami	B50	Bc	Dokumentację postępowań w sprawach licencyjnych odkłada się do teczki z wnioskiem przedsiębiorcy o udzielenie licencji (teczki bazowej). Dokumentację dot. pozostałych uprawnień odkłada się do wniosków o udzielenie uprawnienia.
		515				Postępowania o wydanie zezwolenia na przewozy kabotażowe osób lub rzeczy	B10	Bc
		516				Postępowania o wydanie zezwoleń na przewóz rzeczy
				5160		Wnioskowanie o zezwolenia Europejskiej Komisji Ministrów Transportu	B5	Bc	Dotyczy rocznych zezwoleń EKMT.
				5161		Zwroty kopii kart zezwoleń Europejskiej Komisji Ministrów Transportu	B2	-	Jak w klasie 5160.
				5162		Zwroty zezwoleń Europejskiej Komisji Ministrów Transportu	B3	-	Jak w klasie 5160.
				5163		Wnioskowanie o zezwolenia jednorazowe	B2	Bc
				5164		Zwroty zezwoleń jednorazowych	B2	Bc
		517				Postępowania o wydanie zezwoleń na przewóz osób
				5170		Udzielanie zezwoleń na linie regularne i regularne specjalne w UE	B10	Bc
				5171		Udzielanie zezwoleń na linie regularne poza UE	B10	Bc
				5172		Opiniowanie wniosków podmiotów zagranicznych o zezwolenia liniowe	B10	Bc
				5173		Udzielanie zezwoleń na przewozy wahadłowe	B10	Bc
				5174		Udzielanie zezwoleń tranzytowych	B10	Bc
				5175		Udzielanie zezwoleń na przejazdy okazjonalne	B10	Bc
				5176		Zwroty zagranicznych zezwoleń na przewóz osób	B2	Bc
	52					Wydawanie zaświadczeń na wykonywanie przewozów drogowych na potrzeby własne	B10	Bc
	53					Wydawanie certyfikatów potwierdzających spełnienie przez pojazd lub przyczepę wymogów bezpieczeństwa lub warunków dopuszczenia do ruchu	B5	Bc	Dokumentacja dotycząca wydawania certyfikatów jednorocznych.
	54					Wydawanie świadectw kierowcy	B10	Bc
	55					Wydawanie i cofanie licencji na przewóz osób i rzeczy
		550				Ewidencja wydanych decyzji i postanowień	B50	Bc
		551				Postępowania weryfikacyjne w sprawach licencji przewozowych	B50	Bc	Dokumentację i korespondencję odkłada się do teczki z wnioskiem przedsiębiorcy o udzielenie licencji (teczki bazowej).
		552				Rejestr utraconych uprawnień	B50	Bc	Dot. koncesji, licencji krajowych, licencji wspólnotowych, licencji na pojazdy do 9 osób. Prowadzony w sposób ciągły.
		553				Wydawanie licencji
				5530		Wydawanie licencji wspólnotowej	B50	-	Wnioski, I i II egzemplarze licencji, dokumentacja postępowań administracyjnych oraz zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Dla każdego przedsiębiorcy zakłada się odrębną teczkę. Kolejne wnioski danego przedsiębiorcy odkłada się do teczki z jego pierwszym wnioskiem (teczka bazowa). Dokumentację układa się wg numeracji teczek bazowych.
				5531		Ostrzeżenia przedsiębiorców licencjonowanych	B50	Bc	Ostrzeżenia odkłada się do teczki z wnioskiem przedsiębiorcy o udzielenie licencji (teczki bazowej).
	56				Ewidencjonowanie przewoźników transportu drogowego
		560			Zgłaszanie danych do Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego		B10	Bc
		561			Udostępnianie danych z Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego podmiotom publicznym		B10	Bc
		562			Udostępnianie danych z Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego podmiotom, których dane te dotyczą		B10	Bc
		563			Obsługa komunikatów ERRU (European Register of Road Transport Undertakings)		BE10	Bc
		564			Komunikacja z krajowymi punktami kontaktowymi w ramach ERRU (European Register of Road Transport Undertakings)		B10	Bc
		565			Wymiana informacji z uprawnionymi organami w zakresie Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego		BE10	Bc
		566			Powiadomienia organów o potrzebie dokonania oceny dobrej reputacji		BE10	Bc
		567			Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego KREPTD		A	Bc
	57				Postępowania wobec podmiotów dokonujących poważnych naruszeń w zakresie transportu drogowego
		570			Postępowania w sprawie badania dobrej reputacji		B50	Bc
		571			Postępowania w sprawie odebrania zdolności do kierowania operacjami transportowymi		B50	Bc
		572			Postępowania w sprawie przywrócenia zdolności do kierowania operacjami transportowymi		B50	Bc
		573			Postępowania w sprawie cofnięcia wypisów z licencji lub zawieszenia wydawania dodatkowych wypisów		B50	Bc
		574			Postępowania w sprawie zawieszenia zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego		B50	Bc
6					ORGANIZACJA REKRUTACJI I SZKOLEŃ INSPEKTORÓW INSPEKCJI TRANSPORTU DROGOWEGO
	60				Rekrutacja inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego
		600			Zasady i przebieg rekrutacji		A	Bc
		601			Metody selekcji kandydatów i programy egzaminów		A	Bc	Narzędzia rekrutacyjne, testy egzaminacyjne.
		602			Ewidencja inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego		B50	Bc
		603			Wydawanie legitymacji służbowych, odznak identyfikacyjnych i upoważnień do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego		BE5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia dokumentu.
	61				Szkolenia inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego
		610			Programy szkoleń		A	Bc
		611			Obsługa szkoleń i kursów		B5	Bc
		612			Kurs specjalistyczny na inspektora Inspekcji Transportu Drogowego		A	Bc	Programy i przebieg kursów.
		613			Egzamin kwalifikacyjny kandydatów na inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego		B50	Bc
		614			Egzaminy cząstkowe kandydatów na inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego		B5	Bc
		615			Doszkalanie inspektorów WITD		B5	Bc
		616			Doszkalanie inspektorów GITD		B5	Bc
		617			Monitorowanie i usprawnianie organizacji szkoleń realizowanych przez WITD		B5	Bc
		618			Ewidencja szkolonych inspektorów		B50	Bc
7					KONTROLA PRAWIDŁOWOŚCI UISZCZENIA OPŁATY ELEKTRONICZNEJ I AUTOMATYCZNY NADZÓR NAD RUCHEM DROGOWYM
	70				Kontrola prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej
		700			Zasady, uzgodnienia i wytyczne w zakresie kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		A	Bc	Zasady, decyzje, wytyczne, rozstrzygnięcia, zalecenia i uzgodnienia, instrukcje własne.
		701			Postępowania kontrolne i weryfikacyjne w sprawach kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B5	Bc
		702			Postępowania wyjaśniające i administracyjne w zakresie kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B10	Bc
		703			Postępowania wykroczeniowe związane z kontrolą prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B3	Bc
		704			Postępowania egzekucyjne związane z kontrolą prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B5	Bc
		705			Pozostałe postępowania i wyjaśnienia związane z kontrolą prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B5	Bc
		706			Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B5	Bc	Informacje i wyjaśnienia.
		707			Weryfikacja rozliczeń finansowych z podmiotami zewnętrznymi w zakresie kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B10	Bc
		708			Współpraca z operatorem elektronicznego systemu poboru opłat w ramach kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		B10	Bc
		709			Współpraca z producentami i serwisami pojazdów służbowych i urządzeń kontrolnych działających w systemie elektronicznego poboru opłat		B10	Bc
	71				Analizy i oceny w sprawie kontroli poboru opłaty elektronicznej
		710			Analizy kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		A	Bc	Analizy roczne i za okresy dłuższe.
		711			Analizy ekonomiczne funkcjonowania systemów kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		BE10	Bc	Analizy bieżące.
		712			Analizy, oceny i informacje dotyczące postępowań w sprawach kontroli prawidłowości uiszczenia opłaty elektronicznej		BE10	Bc	Analizy bieżące.
	72				Automatyczny nadzór nad ruchem drogowym
		720			Zasady, uzgodnienia i wytyczne w zakresie automatycznego nadzoru nad ruchem drogowym		A	Bc	Instrukcje, decyzje, wytyczne, rozstrzygnięcia, zalecenia i uzgodnienia, przepisy własne.
		721			Urządzenia kontrolno-pomiarowe		BE10	Bc	Wdrażanie nowoczesnych technik, oceny specjalistycznego sprzętu kontrolno - pomiarowego, ewidencja sprzętu. Świadectwa legalizacji i kalibracji przyrządów radarowych do pomiaru prędkości. Ewidencja, rejestry, zastawienia oraz informacje związane z działaniem poszczególnych urządzeń. Dokumentacja niepotwierdzająca zdarzenia.
		722			Współpraca techniczna, technologiczna i inna w zakresie nadzoru nad ruchem drogowym
			7220		Współpraca z Krajową Radą Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego		A	Bc	Umowy, porozumienia, opracowania własne.
			7221		Współpraca z jednostkami w sprawach urządzeń i ich serwisu oraz kontroli metrologicznej		B10	Bc	Zlecenia napraw, zlecenia legalizacji, ocena techniczna przydatności urządzeń
			7222		Współpraca w zakresie inżynierii ruchu drogowego		B10	Bc
			7223		Współpraca z operatorem systemu elektronicznego nadzoru nad ruchem drogowym		B10	Bc
			7224		Współpraca z producentami i serwisami pojazdów służbowych i urządzeń kontrolnych działających w systemie elektronicznego nadzoru nad ruchem drogowym		B10	Bc
			7225		Współpraca w zakresie ochrony mienia i urządzeń pomiarowych		BE10	Bc	Umowy, wytyczne.
			7226		Współpraca z pozostałymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie nadzoru nad ruchem drogowym		B5	Bc	Informacje i wyjaśnienia.
	73				Zarządzanie instalacją i demontażem urządzeń fotoradarowych
		730			Postępowania w sprawie instalacji masztów fotoradarowych		BE10	Bc	Wnioski do Głównego Inspektora, decyzje o instalacji
		731			Postępowania w sprawie demontażu masztów fotoradarowych		BE10	Bc	Wnioski i decyzje dot. demontażu masztów.
		732			Współpraca z zarządcami dróg w zakresie inżynierii ruchu drogowego		BE10	Bc	Wnioski, oznakowanie masztów, uzgodnienia w sprawach lokalizacji urządzeń, projekty, opiniowanie, projekty zmian w organizacji ruchu drogowego.
		733			Współpraca w zakresie użyczania masztów fotoradarowych		B5	Bc
	74				Postępowania o wykroczenia
		740			Zapis ewidencyjny ujawnionych wykroczeń w ruchu drogowym nie spełniających reguł przyjęcia do informatycznego systemu centralnego		B3	Bc	Pliki zarejestrowanych wykroczeń w ruchu drogowym o niepoprawnej strukturze lub z niepełnymi danymi.
		741			Inne środki ewidencyjne w zakresie wykroczeń lub poboru opłaty elektronicznej		B5	Bc
		742			Wykroczenia ujawnione za pomocą stacjonarnych urządzeń rejestrujących
			7420		Postępowania w sprawach naruszeń prędkości ujawnionych za pomocą pomiaru odcinkowego		B5	Bc	Utrwalone w postaci elektronicznej wszelkie dokumenty wytworzone w trybie czynności, o których mowa w art. 54 KPOW , a w szczególności: zdjęcie z urządzenia rejestrującego, zawiadomienie/wezwanie skierowane do właściciela, oświadczenie właściciela/ posiadacza, monity, wnioski o ukaranie, wystąpienie do sądu o doprowadzenie, protokół przesłuchania świadka, protokół przesłuchania osoby, postanowienie o nałożeniu kary porządkowej, postanowienie o odmowie uchylenia nałożonej kary porządkowej, postanowienie o uchyleniu kary porządkowej, wniosek o zarządzenie przymusowego doprowadzenia przez Policję, zażalenia, czynności zlecone i wykonywane w ramach pomocy prawnej.
			7421		Postępowania w sprawach naruszeń prędkości ujawnionych za pomocą pomiaru punktowego		B5	Bc	Jak w klasie 7420.
			7422		Postępowania w sprawach o naruszenia dotyczące niestosowania się do sygnalizacji świetlnej		B5	Bc	Jak w klasie 7420.
			7423		Postępowania w sprawach o przekroczenie wymiarów, masy i nacisków osi pojazdów		B5	Bc	Jak w klasie 7420.
		743			Wykroczenia ujawnione za pomocą urządzeń mobilnych
			7430		Postępowania w sprawach o wykroczenia ujawnione za pomocą urządzeń zainstalowanych w statkach powietrznych		B5	Bc	Jak w klasie 7420.
			7431		Postępowania w sprawach o wykroczenia ujawnione za pomocą urządzeń zainstalowanych w pojazdach samochodowych		B5	Bc	Jak w klasie 7420.
			7432		Pozostałe postępowania w sprawach nadzoru nad ruchem drogowym		B5	Bc
		744			Postępowania egzekucyjne w zakresie spraw związanych z wykroczeniami drogowymi		B5	Bc
	75				Analizy działań Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym
		750			Analizy Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego		A	Bc
		751			Analizy ekonomiczne funkcjonowania systemów nadzoru nad ruchem drogowym		A	Bc
		752			Analizy, oceny i informacje dotyczące postępowań w sprawach o wykroczenia		A	Bc
8					KRAJOWY SYSTEM POBORU OPŁAT
	80				Organizacja Krajowego Systemu Poboru Opłat
		800			Zasady, uzgodnienia i wytyczne w zakresie Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		801			Programy i projekty dotyczące Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		802			Współdziałanie z podmiotami realizującymi zadania dla Krajowego Systemu Poboru Opłat		BE10	Bc	Umowy, porozumienia.
		803			Udzielanie informacji w zakresie Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc	Obejmuje sprawy niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas, dotyczących KSPO.
		804			Sprzęt i wyposażenie Krajowego Systemu Poboru Opłat
				8040	Rejestrowanie sprzętu i wyposażenia Krajowego Systemu Poboru Opłat		BE5	Bc	Ewidencja prowadzona w sposób ciągły.
				8041	Zarządzanie sprzętem i wyposażeniem Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5
	81				Rozwój i strategia Krajowego Systemu Poboru Opłat
		810			Optymalizacja i rozwój strategicznych założeń dla realizacji usług Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		811			Kontakty z Komisją Europejską w sprawach dotyczących polityki poboru opłat drogowych		A	Bc
		812			Interoperacyjność krajowa w zakresie poboru opłat drogowych		A	Bc	Dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę.
		813			Analizy i oceny działania Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
	82				Europejska Usługa Opłaty Elektronicznej
		820			Przygotowywanie i wdrażanie procedur i procesów Elektronicznej Usługi Opłaty Elektronicznej		A	Bc
		821			Kontakty z podmiotami zaangażowanymi w Europejską Usługę Opłaty Elektronicznej		BE10	Bc
		822			Obsługa dostawców Europejskiej Usługi Opłaty Elektronicznej		BE10	Bc	Dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę.
	83				Obsługa użytkowników Krajowego Systemu Poboru Opłat
		830			Zawieranie umów z użytkownikami Krajowego Systemu Poboru Opłat		B10	Bc
		831			Wypowiadanie umów z użytkownikami Krajowego Systemu Poboru Opłat		B10	Bc
		832			Gwarancje zabezpieczające umowy z użytkownikami Krajowego Systemu Poboru Opłat		B10	Bc
		833			Postępowania reklamacyjne związane z Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
		834			Kontakty z użytkownikami Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc	W szczególności pytania i zgłoszenia użytkowników KSPO dotyczące ich obsługi, nie będące reklamacjami.
		835			Rozliczenia z użytkownikami Krajowego Systemu Poboru Opłat
				8350	Noty obciążeniowe użytkowników Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
				8351	Noty korygujące użytkowników Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
				8352	Potwierdzenia sald użytkowników Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
				8353	Postępowania egzekucyjne w zakresie Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
	84				Raporty wpływów i wydatków Krajowego Funduszu Drogowego związane z obsługą Krajowego Systemu Poboru Opłat
		840			Planowanie przychodów i wydatków Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		841			Roczne raporty wewnętrzne w zakresie przepływów na rachunkach bankowych Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		842			Okresowe raporty wewnętrzne w zakresie przepływów na rachunkach bankowych Krajowego Systemu Poboru Opłat		B5	Bc
		843			Raporty zewnętrzne w zakresie przepływów na rachunkach bankowych Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc
		844			Okresowe raporty dotyczące wydatków z Krajowego Funduszu Drogowego		A	Bc
		845			Okresowe sprawozdania finansowe Krajowego Systemu Poboru Opłat		A	Bc

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA

W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA

ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

W GŁÓWNYM INSPEKTORACIE TRANSPORTU

DROGOWEGO

WARSZAWA 2014

Spis treści

Rozdział I. Postanowienia ogólne .........................................................................................

Rozdział II. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne .....................................................

Rozdział III. Zakres działania archiwum zakładowego .............................................................

Rozdział IV. Lokal archiwum zakładowego ............................................................................

Rozdział V. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego .....................................

Rozdział VI. Przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencja dokumentacji ................................

Rozdział VII. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym ......................................

Rozdział VIII. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum Zakładowym ............

Rozdział IX. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego ..............................

Rozdział X. Wydzielanie akt i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej .................................

Rozdział XI. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ..................

Rozdział XII. Sprawozdawczość archiwum zakładowego ........................................................

Rozdział XIII. Kontrola archiwum zakładowego .......................................................................

Rozdział XIV. Postępowanie z aktami w razie likwidacji GITD bądź likwidacji lub reorganizacji komórek organizacyjnych ...................................................................................

Rozdział XV. Postanowienia końcowe .....................................................................................

Załączniki:

1. Spis zdawczo-odbiorczy akt .......................................................................

2. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego ..............................................................................

3. Spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych .....................................................

4. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej ......................................

5. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej), przekazywanych do archiwum państwowego ...........................

6. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego ........................................................................................

7. Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych .........................

8. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych ..........................................................

9. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie ..................................................................................................

10. Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie .............................................................................................

11. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie .............................................................................................

12. Karta udostępnienia akt ..............................................................................

13. Wniosek o wycofanie dokumentacji z Archiwum Zakładowego ....................

14. Spis zdawczo-odbiorczy akt dokumentacji elektronicznej ............................

15. Wniosek dotyczący przekazania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ..............................................................................

16. Spis zdawczo-odbiorczy elektronicznych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego ...............................................

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1. 

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego, a w szczególności tryb postępowania z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

2. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system elektronicznego zarządzania dokumentami EZD lub jego moduł.

3. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych.

4. Nośniki informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieinformatycznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione oraz są zabezpieczone przed utratą przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych.

5. Do postepowania z dokumentacją niejawną stosuje się przepisy zarządzenia w obszarach, które nie są uregulowane w przepisach odrębnych. Dotyczy to dokonywania klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji niejawnej w oparciu o wykaz akt, a także wykonywania czynności kancelaryjnych, które nie są uregulowane odrębnymi przepisami.

Rozdział  II

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§  2. 

1. Akta powstałe w toku działalności GITD dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie:

1) materiały archiwalne - akta kategorii A;

2) dokumentacja niearchiwalna - akta kategorii B.

2. Szczegółowy podział akt na kategorie A i B określa Jednolity rzeczowy wykaz akt GITD.

3. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt GITD, obowiązujący w czasie, gdy dokumentacja powstała i była gromadzona, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4. Zmiany kategorii dokumentacji archiwalnej może dokonać dyrektor właściwego archiwum państwowego.

5. Za właściwe postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych GITD odpowiadają kierownicy tych komórek.

Rozdział  III

Zakres działania archiwum zakładowego

§  3. 

1. Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną (kategoria B).

2. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz na nośniku papierowym ze składu chronologicznego i dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych ze składu z informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;

2) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym;

5) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub do zniszczenia po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego;

6) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego, zgodnie z obowiązującymi terminami;

7) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum;

8) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z dokumentacją niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Rozdział  IV

Lokal archiwum zakładowego

§  4. 

1. Lokal archiwum zakładowego powinien mieścić się w budynku biurowym, składać się z pokoju biurowego i oddzielnego magazynu na akta wszystkich komórek organizacyjnych GITD.

2. Magazyn na akta w lokalu archiwum powinien:

1) posiadać skuteczną wentylację;

2) posiadać sprawną instalację elektryczną;

3) być suchy, pozbawiony instalacji wodno-kanalizacyjnych. Utrzymywana temperatura powinna wynosić 14 - 18° C, a wahania temperatury w ciągu doby nie powinny przekraczać ±1° C. Wilgotność względna powinna wynosić 30 - 50 %, wahania wilgotności w ciągu doby nie powinny przekraczać ±3 %;

4) być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym utrudniającym włamanie, plombowane po zakończeniu pracy;

5) być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice, odpowiednie do potencjonalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych. Maksymalne natężenie światła nie powinno przekraczać 200 luksów.

§ 5. Magazyn na akta w lokalu archiwum powinien być wyposażony w:

1) ponumerowane regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, dostosowane do wymiarów akt i rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp. Odstępy pomiędzy regałami nie mogą być mniejsze niż 80 cm;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek, zgodnie z wymogami bhp;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

§ 6. W magazynie na akta w lokalu archiwum:

1) zabrania się przechowywania przedmiotów i urządzeń innych niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji;

2) zabrania się stosowania farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7. Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział  V

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  8. 

1. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego zgodnie z ustalonym z archiwum terminarzem.

3. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzanego odrębnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Sporządzenie spisu należy do obowiązków komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, archiwista oraz pracownik sporządzający spis.

5. Dla materiałów archiwalnych spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach na nośniku papierowym i dwóch egzemplarzach na nośniku elektronicznym, a dla dokumentacji niearchiwalnej w trzech egzemplarzach na nośniku papierowym.

6. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego pełnymi rocznikami i kompletną oraz dołączają wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze, itp.

7. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego teczki spraw, z których wyłączono dokumentację zawierającą informacje niejawne oznaczone klauzulą "tajemnica skarbowa", "zastrzeżone", "poufne", "tajne" lub "ściśle tajne". W miejsce wyłączonego pisma składa się formularz, stanowiący załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej.

8. Dokumentacja niejawna, po upływie okresu ochronnego, jest dołączana do akt, z których została wyłączona, w obecności archiwisty, przez pracowników właściwej komórki organizacyjnej.

9. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej pod warunkiem jej uporządkowania zgodnie z obowiązującymi zasadami i przekazania do archiwum zakładowego spisu zdawczo-odbiorczego z adnotacją o przechowywaniu akt w komórce organizacyjnej.

10. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych. Spis sporządza się w trzech egzemplarzach.

11. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

12. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej. Spis sporządza się w trzech egzemplarzach. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia, procesy), a w ich obrębie na stadia i branże.

13. Przekazywanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego dokumentacji nieelektronicznej ze składu chronologicznego.

14. Przekazywanie informatycznych nośników danych ze składu informatycznych nośników danych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych.

15. Dokumentacje oraz informatyczne nośniki danych, przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane przez komórki organizacyjne przekazujące akta, dokumentację EZD lub informatyczne nośniki danych.

§ 9. Przez uporządkowanie dokumentacji nieelektronicznej (tradycyjnej) rozumie się:

1) umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm - jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy;

2) wewnątrz teczki akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie;

3) wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism;

4) usunięcie z teczek części metalowych i folii (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki, itp.);

5) dołączenie do teczek spisów spraw lub innych środków ewidencyjnych;

6) opisanie teczek aktowych poprzez bliższe określenie zawartości teczki, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej;

7) w odniesieniu do materiałów archiwalnych kat. A - dodatkowo ponumerowanie stron akt znajdujących się w teczce. Paginowanie wykonuje się zwykłym miękkim ołówkiem numerując strony w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera .... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]";

8) przesznurowanie akt zawartych w teczce lub spięcie plastikowym klipsem archiwalnym;

9) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z symboli klasyfikacyjnych wykazu akt, odrębnie w ramach materiałów archiwalnych i odrębnie w ramach dokumentacji niearchiwalnej.

§  10. 

1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, nadzoru nad nią w systemie EZD przez przekazanie archiwum zakładowemu uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją elektroniczną, w szczególności do:

1) udostępniania;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

2. Po przekazaniu uprawnień do dokumentów elektronicznych komórka organizacyjna nie może dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać ich innym komórkom organizacyjnym.

3. Przejmowanie informatycznych nośników danych ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego polega na ich przekazaniu w stanie uporządkowanym, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Każdy informatyczny nośnik danych winien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

4. Przejmowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu w stanie uporządkowanym, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

§  11. 

1. Uporządkowanie dokumentacji w systemie EZD polega w szczególności na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

2. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą podmiotu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą podmiotu,

c) informacją, czy jest to dokumentacja dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,

d) informacją, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego pism wpływających czy wychodzących - pod informacją z lit. c,

e) skrajnymi identyfikatorami - numerami z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego - pod informacją z lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek.

§ 12. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji oraz informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego w następujących przypadkach:

1) nieprawidłowego uporządkowania;

2) błędów lub niedokładności w spisach zdawczo-odbiorczych;

3) stwierdzenia braków.

§  13. 

1. W przypadku wystąpienia braków w teczce, związanych z zaginięciem dokumentu, osoba przekazująca akta ma obowiązek sporządzenia pisemnego oświadczenia, w którym określa rodzaj zaginionego dokumentu oraz przyczynę jego braku. Powyższe stosuje się także w odniesieniu do informatycznych nośników danych.

2. O powodach odmowy przyjęcia akt archiwista zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego oraz kierownika komórki organizacyjnej, która przygotowała akta do przekazania.

3. Komórka organizacyjna jest zobowiązana do uzupełnienia braków oraz poprawienia błędów, zgodnie z zaleceniami przekazanymi przez pracownika archiwum zakładowego.

Rozdział  VI

Przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencja dokumentacji

§ 14. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej archiwista kolejno:

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

4) nanosi w prawym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy nanosi się sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów.

§ 15. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

§ 16. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych na odrębnych, wyraźnie oznaczonych regałach;

2) dokumentację z poszczególnych składów chronologicznych;

3) informatyczne nośniki danych ze składu informatycznego, przy czym informatyczne nośniki danych, które zostały włączone do elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją przechowuje się oddzielnie od nośników niewłączonych do systemu.

§ 17. Akta przechowywane w archiwum zakładowym układa się:

1) w podziale na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiając miejsce na nowe roczniki akt;

2) w obrębie komórek organizacyjnych według spisów zdawczo-odbiorczych, to jest zgodnie z kolejnością wpływu akt do archiwum;

3) w przypadku dużej ilości dokumentacji wytworzonej w jednej komórce organizacyjnej w danym roku, oznaczonej tym samym symbolem klasyfikacyjnym i przechowywanej w opakowaniach zbiorczych (kartonach) dopuszcza się składowanie opakowań grupowo, niezależnie od kolejności wpływu spisów zdawczo-odbiorczych danej komórki organizacyjnej;

4) w przypadku dużej ilości dokumentacji wytworzonej w jednej komórce organizacyjnej i oznaczonej tym samym symbolem klasyfikacyjnym, dopuszcza się układanie teczek aktowych (teczek bazowych) zgodnie z nadanym wewnętrznym oznakowaniem.

§  18. 

1. W przypadku dokumentacji elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, których zawartości nie skopiowano, przekazanych ze składów informatycznych nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się ich przeglądu i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa, zgodnie z następującymi zasadami:

1) kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie;

2) kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

2. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

3. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych, niewłączonym do systemu EZD, informacje, o których mowa w ust. 2, odnotowuje się w systemie w metadanych opisujących właściwą przesyłkę.

§ 19. Dokumentację elektroniczną w systemie chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).

§ 20. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób archiwista winien powiadomić bezpośredniego przełożonego, Dyrektora Generalnego oraz właściwe archiwum państwowe.

§  21. 

1. Ewidencję dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych;

3) karta udostępniania akt;

4) wnioski i protokoły wycofania akt;

5) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie;

6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej;

7) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do właściwego archiwum państwowego;

8) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

2. W archiwum zakładowym mogą być, w miarę potrzeby, stosowane dodatkowe pomoce ewidencyjne, jak inwentarze kartkowe lub książkowe, skorowidze, w tym również przy zastosowaniu technik informatycznych.

Rozdział  VII

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§  22. 

1. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

2. Skontrum przeprowadza, na polecenie Głównego Inspektora lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się z co najmniej trzech członków.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

4. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie.

5. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału V.

Rozdział  VIII

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§  23. 

1. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

2. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym, przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

3. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

4. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

5. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt.

6. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom GITD jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny GITD.

7. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza GITD jest wymagane zezwolenie Głównego Inspektora lub osoby przez niego upoważnionej.

8. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

9. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§  24. 

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt wypożyczonych archiwista sporządza protokół, który podpisują: osoba wypożyczająca akta, jej przełożony oraz archiwista. Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt lub dołącza do akt uszkodzonych, drugi dołącza się do ewidencji archiwum zakładowego, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która wypożyczyła akta, w celu ustalenia okoliczności oraz osoby odpowiedzialnej.

Rozdział  IX

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§  25. 

1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

2. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którą jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego i podpisaniu go przez archiwistę i kierownika komórki organizacyjnej przejmującej akta.

3. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki, wskazanemu we wniosku złożonym w postaci elektronicznej.

4. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków o wycofanie dokumentacji elektronicznej.

Rozdział  X

Wydzielanie akt i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  26. 

1. Archiwista dokonuje przeglądu dokumentacji i wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum.

2. Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie materiałów archiwalnych, podlegających przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;

2) wyłączenie dokumentacji kategorii BE podlegającej, w danym roku ekspertyzie przez właściwe archiwum państwowe;

3) wyłączenie na makulaturę lub do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii B, której okres przechowywania upłynął.

3. Oceny akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:

1) bezpośredni przełożony pracownika archiwum zakładowego;

2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, wydzieleniu kategorii BE lub przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;

3) pracownik archiwum zakładowego.

4. Do zadań komisji należy:

1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie, względnie przedłużenie okresu przechowywania;

2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz spisu tej dokumentacji;

3) typowanie materiałów do przekazania do właściwego archiwum państwowego, wydzielenie dokumentacji kategorii BE do ekspertyzy.

5. Jeden komplet protokołów oceny wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przekazuje się do właściwego archiwum państwowego z wnioskiem o wydanie zgody na zniszczenie akt, a drugi dołącza się do ewidencji archiwum.

6. Do czasu uzyskania zgody na wybrakowanie akta powinny pozostać na dotychczasowym miejscu. Na żądanie właściwego archiwum państwowego należy umożliwić przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej akt przeznaczonych do zniszczenia.

7. Zgoda na wybrakowanie wydawana jest w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w ewidencji archiwum zakładowego wraz z protokołem komisji i ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi jest przeznaczony dla przedsiębiorcy wykonującego usługę utylizacji akt.

§  27. 

1. Dokumentację oznaczoną kategorią BE, po upływie okresu przechowywania, zgłasza się do właściwego archiwum państwowego w celu przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej.

2. Dalsze postępowanie z aktami kategorii BE jest prowadzone stosownie do ustaleń archiwum państwowego.

§ 28. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej - do jej uporządkowania oraz sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

§  29. 

1. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

2. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie.

3. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  XI

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§  30. 

1. Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od wytworzenia.

2. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w czterech egzemplarzach i podpisanych przez Głównego Inspektora oraz sporządzającego je archiwistę. Trzy egzemplarze spisu przeznaczone są dla właściwego archiwum państwowego, jeden dla archiwum zakładowego.

4. Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych dołącza się notatkę informacyjną o działalności GITD w okresie, z którego pochodzą akta.

5. Ewidencję wraz z notatką sporządza się także w formie elektronicznej.

6. W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

7. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie.

8. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

9. Terminy przekazywania materiałów archiwalnych należy każdorazowo uzgodnić z właściwym archiwum państwowym.

10. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego ponosi GITD.

Rozdział  XII

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  31. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Generalnemu oraz dyrektorowi archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3 - 7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie - liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę metrów bieżących.

Rozdział  XIII

Kontrola archiwum zakładowego

§  32. 

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają:

1) pracownicy komórki organizacyjnej właściwej do przeprowadzania kontroli wewnętrznych;

2) przedstawiciele właściwego archiwum państwowego, legitymujący się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli;

3) inne organy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. W trakcie kontroli uczestniczy archiwista, jego bezpośredni przełożony oraz Dyrektor Generalny lub osoba przez niego wskazana.

3. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół oraz w razie potrzeby zalecenia pokontrolne.

Rozdział  XIV

Postępowanie z aktami w razie likwidacji GITD bądź likwidacji lub reorganizacji komórek organizacyjnych

§  33. 

1. W przypadku likwidacji GITD lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić o tym fakcie właściwe miejscowo archiwum państwowe, które określi sposób postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej, chyba że został on określony w akcie normatywnym regulującym likwidację lub reorganizację.

2. Komórka organizacyjna, która przejęła kompetencje zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw niezałatwionych oraz akta niezbędne do bieżącego funkcjonowania na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Jedną kopię spisu należy przekazać do archiwum zakładowego.

3. Pozostałe akta zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, po uporządkowaniu i sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych przekazuje się do archiwum zakładowego.

Rozdział  XV

Postanowienia końcowe

§ 34. W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń archiwum zakładowego Dyrektor Generalny zobowiązany jest do sporządzenia protokołu zniszczenia lub zagubienia akt i powiadomienia o tym dyrektora właściwego archiwum państwowego, a w razie potrzeby do zabezpieczenia śladów włamania i powiadomienia organów ścigania.

Załącznik Nr  1

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr ................

  nazwa jednostki organizacyjnej

.........................................................

nazwa komórki organizacyjnej

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne od - do	Kat. akt	Liczba teczek, tomów, segregatorów	Miejsce przechowywania akt w archiwum	Data zniszczenia lub przekazania do arch.
1	2	3	4	5	6	7	8

Razem pozycji : ..................

Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego

Przygotował do przekazania: ..............................................................................

(pieczątka i podpis dyrektora komórki org.)

.......................................

(pieczątka i podpis)

Przyjmujący akta

....................................

(pieczątka i podpis)

Załącznik Nr  2

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr ........................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej

przekazującej materiały archiwalne)

................................................., dnia ......................

(miejscowość)

materiałów archiwalnych ..................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazywanych do archiwum państwowego: Archiwum Akt Nowych w Warszawie

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne od - do	Uwagi
1	2	3	4	5

..................................................................................................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Załącznik Nr  3

.................................................................... nazwa i adres jednostki organizacyjnej oraz komórki organizacyjnej				Warszawa, ..................................... Spis zdawczo - odbiorczy akt osobowych nr .......................
Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki										Daty skrajne od - do	Kat. arch.	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania
		Nazwisko	Imię		Data urodz.	Imię ojca	Wykształcenie	Zawód	Ostatnie stanowisko	Data początkowa zatrudnienia	Data końcowa zatrudnienia
1	2	3	4		5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Razem pozycji : ...................

Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego

Przygotował do przekazania : Przyjmujący akta

....................................... ..............................................................................................

(pieczątka i podpis) (pieczątka i podpis dyrektora komórki org.) (pieczątka i podpis)

Załącznik Nr  4

...................................................................................................... nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej			Warszawa, ................................ Spis zdawczo - odbiorczy dokumentacji technicznej nr .............................
Lp.	Sygn. dok. techn.	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów	Branża	Stadium	Ilość		Nazwisko projektanta	Data zakończenia opracowywania projektu	Uwagi
					Teczek	Matryc
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Razem pozycji : ...................

Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego

Przygotował do przekazania : Przyjmujący akta

....................................... ..............................................................................................

(pieczątka i podpis) (pieczątka i podpis dyrektora komórki org.) (pieczątka i podpis)

Załącznik Nr  5

...................................................................................................... nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej			Warszawa,.....................................
Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego: Archiwum Akt Nowych w Warszawie nr ...................
Lp.	Sygn. dok. techn.	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów		Branża	Stadium	Ilość teczek	Nazwisko projektanta	Data zakończenia opracowywania projektu	Uwagi
1	2	3		4	5	6	8	9	10

.............................................................................................................

 (podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Załącznik Nr  6

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY nr .....................

  nazwa jednostki organizacyjnej

.........................................................

nazwa komórki organizacyjnej

dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego, dla której:

1. dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego ^*

2. nie dokonano odwzorowania cyfrowego lub dokonano częściowo ^*

Lp.	Skrajne identyfikatory przesyłek (nr z rejestru przesyłek wpływających)	Rok rejestracji w systemie	Liczba teczek, tomów, segregatorów	Miejsce przechowywania akt w archiwum	Data zniszczenia lub przekazania do arch.	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Razem pozycji : ...................

Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego

Przygotował do przekazania : Przyjmujący akta

....................................... ..............................................................................................

(pieczątka i podpis) (pieczątka i podpis dyrektora komórki org.) (pieczątka i podpis)

Załącznik Nr  7

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH nr ....

  nazwa jednostki organizacyjnej

.........................................................

nazwa komórki organizacyjnej

1. Włączonych do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją ^*

2. Niewłączonych do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją ^*

Lp.	Oznaczenie nośnika	Typ nośnika	Znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik	Numer seryjny nośnika	Daty skrajne od - do	Ilość nośników	Miejsce przechowywania w archiwum	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Razem pozycji : ...................

Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego

Przygotował do przekazania : Przyjmujący akta

....................................... ..............................................................................................

(pieczątka i podpis) (pieczątka i podpis dyrektora komórki org.) (pieczątka i podpis)

Załącznik Nr  8

Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych

Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki	Liczba		Kategoria akt	Uwagi
			Poz. spisu	Teczek		Ilość mb.	Informacja dot. brakowania /przekazania
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.

Załącznik Nr  9

Spis

 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) data

dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Wyrażam zgodę

na zniszczenie

...........................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki org.)

Załącznik Nr  10

....................................................................................................... Nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej			Warszawa, ..................................... Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
L.p.	Sygn. dok. techn.	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów	Branża	Stadium	Ilość		Nazwisko projektanta	Data zakończenia opracowywania projektu	Uwagi
					Teczek	Matryc
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Wyrażam zgodę

na zniszczenie

...........................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki org.)

Załącznik Nr  11

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

 (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) data

Komisja w składzie : (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

1. ............................................................................................................................................

2. ............................................................................................................................................

3. ............................................................................................................................................

4. ............................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............... mb. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji .............................................

Członkowie Komisji .............................................

(podpisy) .............................................

.............................................

zał.

........... kart spisu

........... pozycji spisu

Załącznik Nr  12

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT nr ...................

........................................................ nazwa komórki organizacyjnej
Data .............................................
	Termin zwrotu akt

Proszę o udostępnienie ^*  - wypożyczenie ^*  akt powstałych w następującej komórce organizacyjnej............................................................ z lat ............................................................ o znakach .............................................................................................. i upoważniam do wglądu - odbioru ^*  ww. akt Panią/Pana ^* ..................................................................................................

(imię i nazwisko)

...................................................................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej zwracającej się o wgląd do akt)

Zezwalam na udostępnienie ^*  - wypożyczenie ^*  wyżej wymienionych akt

.................................................................................. (pieczątka i podpis dysponenta dokumentacji)

POTWIERDZAM ODBIÓR wymienionych akt

Wypożyczono .............. jednostek archiwalnych (teczek), w tym akt kat. A ........., kat. B ............... teczek

Dnia ........................................................................................................................

(data wypożyczenia) (pokwitowanie odbioru akt - podpis czytelny)

___________________________________________________________________________

Adnotacje o zwrocie akt :

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

................................................ (podpis zwracającego)	Akta zwrócono do archiwum Dnia .......................................	................................................. (podpis odbierającego)

Załącznik Nr  13

WNIOSEK

 Pieczątka komórki organizacyjnej

o wycofanie dokumentacji z ewidencji Archiwum Zakładowego

Wnioskuję o wycofanie akt sprawy o sygnaturze: ............................................................................

.......................................................................................................................................................

.tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy

.......................................................................................................................................................

Upoważniam do odbioru ww. akt...................................................................................................

(imię i nazwisko)

..............................................................

pieczątka i podpis

kierownika komórki organizacyjnej

wnioskującej o wycofanie akt

PROTOKÓŁ nr ...........................

wycofania dokumentacji z ewidencji Archiwum Zakładowego

W dniu ........................................................ zostały wycofane z ewidencji Archiwum Zakładowego

.....................................................................

numer spisu zd.-odb.

akta sprawy powstałej w komórce organizacyjnej

.....................................................................................

w latach ................................................................

o sygnaturze : ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

dla .......................................................................................................................................................

nazwa komórki organizacyjnej do której wycofano akta

..............................................................

pieczątka i podpis

kierownika komórki organizacyjnej

wnioskującej o wycofanie akt

........................................................................................................

podpis pracownika pieczątka i podpis odbierającego akta

Archiwum Zakładowego

Załącznik Nr  14

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr ..........

  (nazwa jednostki organizacyjnej) (data sporządzenia spisu)

...........................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

dokumentacji elektronicznej

Lp.	Znak sprawy	Hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy	Tytuł sprawy	Data wszczęcia sprawy	Data zakończenia sprawy	Liczba dokumentów w sprawie	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8

Wyrażam zgodę na przekazanie akt do Archiwum Zakładowego ...................................................

(podpis kierującego komórką organizacyjną)

Akta przekazał ...................................................

Przyjmujący akta ................................................

Data przyjęcia akt ...................................

Załącznik Nr  15

WNIOSEK

  (nazwa i adres podmiotu przekazującego (data sporządzenia wniosku)

materiały archiwalne)

dotyczący przekazania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwum państwowego : Archiwum Akt Nowych w Warszawie

Wnoszę o przyjęcie elektronicznych materiałów archiwalnych wytworzonych przez

.......................................................................................................................................................

(nazwa podmiotu - wytwórcy materiałów archiwalnych)

określonych w spisie zdawczo - odbiorczym elektronicznych materiałów archiwalnych

sporządzonym w dniu ......................................,

zawierającym ............................. szt. pozycji,

w ilości ........................................... MB.

.................................................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu

przekazującego materiały archiwalne)

Załącznik Nr  16

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr

  (nazwa i adres podmiotu przekazującego (data sporządzenia spisu)

materiały archiwalne)

elektronicznych materiałów archiwalnych

.......................................................................................................................................................

(nazwa podmiotu- wytwórcy materiałów archiwalnych)

przekazywanych do archiwum państwowego : Archiwum Akt Nowych w Warszawie

Lp.	Znak sprawy	Hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy	Tytuł sprawy	Data wszczęcia sprawy	Data zakończenia sprawy	Liczba dokumentów w sprawie
1	2	3	4	5	6	7

Przekazujący akta ..........................................................................................................................

(podpis osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu przekazującego materiały archiwalne)

Data przekazania akt .......................................

¹ Załącznik nr 1 § 17 ust. 2 pkt 14 dodany przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 14/2018 z dnia 30 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.GITD.2018.14) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 kwietnia 2018 r.

² Załącznik nr 1 § 38 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia nr 14/2018 z dnia 30 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.GITD.2018.14) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 kwietnia 2018 r.

^* Numer spisu wpisuje pracownik Archiwum Zakładowego

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

³ Załącznik nr 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 14/2018 z dnia 30 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.GITD.2018.14) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 kwietnia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 2/2020 z dnia 14 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.GITD.2020.2) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 14 stycznia 2020 r.

^* niepotrzebne skreślić

^* niepotrzebne skreślić

^* właściwe zaznaczyć

^* właściwe zaznaczyć

^** wypełnia archiwum

^** wypełnia archiwum

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić

^* zbędne skreślić