Wprowadzenie wytycznych w zakresie ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez archiwa państwowe.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NDAP.2019.41

| Akt obowiązujący
Wersja od: 3 grudnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 41
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 3 grudnia 2019 r.
w sprawie wprowadzenia wytycznych w zakresie ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez archiwa państwowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020) zarządza się, co następuje:
§  1. 
Archiwa państwowe podległe Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych przeprowadzają ekspertyzy archiwalne w sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa. W szczególności ekspertyzy przeprowadza się w zakresie:
1)
ustalania jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2)
oceny wartości archiwalnej dokumentacji;
3)
stanu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego;
4)
spraw nagłych (np. w następstwie pożaru, zalania, porzucenia dokumentacji).
§  2. 
Przepisów zarządzenia nie stosuje się do ekspertyz, o których mowa w § 1 pkt 1.
§  3. 
Ekspertyzy archiwalne przeprowadza się z urzędu albo na pisemny wniosek organu albo jednostki organizacyjnej. W szczególnych przypadkach archiwum państwowe może odstąpić od wymagania wniosku pisemnego.
§  4. 
Archiwum państwowe może wymagać uzupełnienia wniosku o spis dokumentacji.
§  5. 
Archiwum państwowe zawiadamia organ albo jednostkę organizacyjną o przedmiocie i planowanym terminie ekspertyzy. W uzasadnionych przypadkach można odstąpić od zawiadomienia pisemnego. W takiej sytuacji należy pozostawić w aktach sprawy informację o sposobie zawiadomienia organu lub jednostki organizacyjnej i planowanym terminie ekspertyzy.
§  6. 
Z przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej sporządza się notatkę.
§  7. 
Notatka z ekspertyzy archiwalnej powinna zawierać następujące elementy:
1)
oznaczenie archiwum państwowego i ewentualnie oddziału archiwum państwowego przeprowadzającego ekspertyzę;
2)
znak sprawy, datę i miejsce sporządzenia notatki;
3)
tytuł "Notatka z ekspertyzy archiwalnej";
4)
informacje wstępne;
5)
ustalenia ekspertyzy;
6)
podsumowanie;
7)
imię, nazwisko i podpis osoby przeprowadzającej ekspertyzę.
§  8. 
Informacje wstępne powinny zawierać:
1)
datę i miejsce przeprowadzenia ekspertyzy, w tym nazwę jednostki organizacyjnej i jej adres;
2)
imiona, nazwiska i stanowiska służbowe pracowników archiwum państwowego, przeprowadzających ekspertyzę;
3)
imiona, nazwiska i stanowiska służbowe osób uczestniczących w ekspertyzie;
4)
informację czy ekspertyzę przeprowadzono na wniosek czy z urzędu;
5)
podstawę prawną (opcjonalnie);
6)
cel ekspertyzy (np. ocena wartości archiwalnej dokumentacji kategorii BE);
7)
przedmiot ekspertyzy, tj. charakterystykę dokumentacji określającą twórcę, rodzaj, daty skrajne i ilość lub rozmiar dokumentacji.
§  9. 
Ustalenia ekspertyzy zawierają opis stanu faktycznego obejmujący:
1)
w przypadku ekspertyzy oceny wartości archiwalnej dokumentacji:
a)
zakres dokumentacji objętej ekspertyzą:
metodę wyboru albo informacji o poddaniu ekspertyzie całości dokumentacji,
ilość wyrażoną w sposób właściwy dla rodzaju dokumentacji,
b)
charakterystykę dokumentacji poddanej ekspertyzie, w tym:
ocenę stanu zachowania (dobry, dostateczny, zły) i opis technicznego zabezpieczenia, w tym rodzaj opakowania i ponumerowanie stron,
formę zewnętrzna dokumentacji np. księga, poszyt, akta luźne,
klasyfikację i kwalifikację,
daty skrajne (faktyczne),
opis jednostek archiwalnych poddanych ekspertyzie, w tym sygnatura lub oznaczenie kancelaryjne i tytuł oraz opis zawartości i zgodność z klasyfikacją,
opcjonalnie sugerowaną kwalifikację archiwalną,
c)
dodatkowe informacje uzyskane lub przekazane w trakcie ekspertyzy;
2)
w przypadku ekspertyzy oceny wartości archiwalnej dokumentacji likwidowanej jednostki organizacyjnej - elementy wymienione w pkt 1 oraz charakterystykę jednostki organizacyjnej i dokumentacji poddanej ekspertyzie, w tym:
a)
informacje o statusie prawnym oraz przedmiocie i zakresie działalności jednostki organizacyjnej,
b)
ocenę znaczenia jednostki organizacyjnej,
c)
informacje o sposobie likwidacji,
d)
system kancelaryjny obowiązujący lub stosowany w jednostce organizacyjnej;
3)
w przypadku ekspertyzy stanu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego:
a)
zakres dokumentacji objętej ekspertyzą:
metodę wyboru albo informację o poddaniu ekspertyzie całości dokumentacji,
ilość wyrażoną w sposób właściwy dla rodzaju dokumentacji,
b)
charakterystyka dokumentacji poddanej ekspertyzie zawierająca opis jednostek archiwalnych, w tym sygnatura lub oznaczenie kancelaryjne i tytuł oraz stwierdzone nieprawidłowości dotyczące sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia jednostki archiwalnej lub informacja o niestwierdzeniu nieprawidłowości,
c)
dodatkowe informacje uzyskane lub przekazane w trakcie ekspertyzy;
4)
w przypadku ekspertyzy w sprawach nagłych:
a)
opis zdarzenia, mogącego skutkować uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji,
b)
ocenę stanu zachowania dokumentacji, opis uszkodzeń,
c)
dodatkowe informacje uzyskane lub przekazane w trakcie ekspertyzy.
§  10. 
W podsumowaniu przeprowadzający ekspertyzę przedstawia własną opinię w przedmiocie ekspertyzy obejmującą:
1)
w przypadku ekspertyzy oceny wartości archiwalnej dokumentacji - rekomendację w zakresie wartości archiwalnej dokumentacji oraz wskazanie dokumentacji, która w opinii przeprowadzającego ekspertyzę może stanowić materiały archiwalne;
2)
w przypadku ekspertyzy stanu materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego:
a)
stwierdzone nieprawidłowości w zakresie sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych lub informację o niestwierdzeniu nieprawidłowości,
b)
opcjonalnie rekomendację w zakresie prawidłowego sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia lub przejęcia materiałów archiwalnych;
3)
w przypadku ekspertyzy w sprawach nagłych - wskazanie działań koniecznych do zapewnienia właściwych warunków przechowywania dokumentacji, ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnienia koniecznej konserwacji dokumentacji albo informację o braku konieczności podejmowania takich działań.
§  11. 
Organ lub jednostka organizacyjna otrzymuje pismo zawierające ustalenia i wnioski dyrektora archiwum państwowego podjęte na podstawie ekspertyzy. Do pisma można załączyć notatkę z ekspertyzy.
§  12. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.