Wprowadzenie wytycznych postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MON.2007.1.13
Akt utracił moc Wersja od: 29 stycznia 2007 r.
DECYZJA Nr 16/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 9 stycznia 2007 r.
w sprawie wprowadzenia wytycznych postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz
Biuro do spraw Procedur Antykorupcyjnych
Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w celu wdrożenia rozwiązań w zakresie zapobiegania i zwalczania zjawisk korupcyjnych oraz realizacji polityki przejrzystości działań służbowych, ustala się, co następuje:
1.
Wprowadza się wytyczne postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz, stanowiące załącznik do decyzji.2.
Dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej powiadamiają podległych żołnierzy i pracowników o treści wytycznych, o których mowa pkt 1.3.
Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Wytyczne
Wytyczne
postępowania dla żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
§ 1.
Wytyczne określają zasady postępowania żołnierzy i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej w kontaktach z przedsiębiorcami oraz innymi osobami fizycznymi i prawnymi: 1)
wykonującymi na rzecz komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, zwanych dalej "jednostkami", odpłatne umowy, w szczególności na dostawy, świadczenie usług lub prace budowlane; 2)
które z racji zakresu prowadzonej działalności mogą starać się o zawarcie umów, o których mowa w pkt 1; 3)
agentami handlowymi, przedstawicielami i współpracownikami podmiotów, o których mowa w pkt 1 i 2; 4)
wykonującymi na rzecz podmiotów, o których mowa w pkt 1-3, usługi w zakresie reklamy, promocji i reprezentacji; 5)
które działają na rzecz podmiotów wskazanych w pkt 1-4- zwanych dalej "wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz".
§ 2.
W kontaktach z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz należy zachować świadomość, że mogą one same lub za pośrednictwem wynajętych specjalistów, stosować działania mające zapewnić im przychylność żołnierzy i pracowników jednostek lub mające wpłynąć na postępowanie jednostek zgodnie z ich interesami.§ 3.
W kontaktach z osobami, o których mowa w § 1, należy kierować się zasadami: 1)
godności i honoru; 2)
zdrowego rozsądku i umiaru; 3)
ochrony dobrego imienia Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 4)
pierwszeństwa interesów Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej wobec interesów tych osób; 5)
unikania sytuacji, które mogłyby wywoływać powstanie długu materialnego lub honorowego albo poczucia wdzięczności wobec tych osób; 6)
unikania zachowań, które mogłyby być interpretowane jako faworyzowanie tych osób w stosunku do ich konkurentów lub które do takiego faworyzowania by prowadziły.Rozdział 2
Rozliczanie kosztów
Rozliczanie kosztów
§ 4.
1.
Przy rozliczaniu kosztów poniesionych w związku z bezpośrednimi kontaktami z wykonawcami i osobami działającymi na ich rzecz należy przyjąć zasadę: "każdy płaci za siebie". W szczególności: 1)
koszty służbowych podróży krajowych i zagranicznych, w tym koszty dojazdów, wyżywienia i noclegów, żołnierzy i pracowników jednostek pokrywa się wyłącznie z budżetu, którego dysponentem jest Minister Obrony Narodowej; 2)
w restauracjach i innych miejscach wspólnego przebywania należy żądać oddzielnego rachunku i opłacać go z własnych środków.2.
Dopuszczalne jest korzystanie: 1)
ze standardowych poczęstunków przewidzianych w danej firmie dla gości biurowych, jeżeli nie są one bardziej wystawne od poczęstunków stosowanych w jednostce dla gości; 2)
ze standardowych, ogólnodostępnych poczęstunków i posiłków podczas targów, seminariów i konferencji; 3)
ze standardowych posiłków w stołówkach zakładowych, jeżeli skorzystanie z innych form wyżywienia wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami; 4)
z lokalnego transportu zapewnianego przez wykonawcę w obrębie miejscowości będącej siedzibą wykonawcy lub pomiędzy miejscem zakwaterowania a siedzibą wykonawcy albo jej zakładów, jeżeli skorzystanie z innych form transportu wiązałoby się z nadmiernymi trudnościami.3.
Poza przypadkami, o których mowa w ust. 2, niedopuszczalne jest korzystanie z innych form fundowania posiłków, poczęstunków, przejazdów, ani pokrywania innych kosztów.Rozdział 3
Przedsięwzięcia promocyjne
Przedsięwzięcia promocyjne
§ 5.
1.
Przy rozpatrywaniu propozycji wspólnych przedsięwzięć o charakterze promocyjnym lub podobnym (konferencje, prezentacje, imprezy charytatywne, imprezy promocyjne) lub uczestniczenia w przedsięwzięciach organizowanych przez wykonawców i osoby działające na ich rzecz, należy postępować zgodnie z zasadą, że zadaniem żołnierzy i pracowników jednostek jest wyłącznie promowanie Ministerstwa Obrony Narodowej i Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.2.
W przypadkach, o których mowa w ust. 1: 1)
dopuszczalne i zalecane są przedsięwzięcia promocyjne związane bezpośrednio z zawarciem lub wykonywaniem zawartej umowy, organizowane wspólnie przez jednostki i wykonawcę; należy zadbać, aby w trakcie tych przedsięwzięć były promowane obie strony umowy; 2)
dopuszczalne jest udzielanie pomocy krajowym przedsiębiorstwom sektora obronnego w przedsięwzięciach promocyjnych skierowanych na rynki zagraniczne; 3)
w przedsięwzięcia, które nie są związane bezpośrednio z podpisaniem lub wykonywaniem zawartej umowy, nie powinny angażować się jednostki oraz jej żołnierze i pracownicy.Rozdział 4
Prezenty, materiały promocyjne i informacyjne
Prezenty, materiały promocyjne i informacyjne
§ 6.
1.
Niedopuszczalne jest przyjmowanie do prywatnego użytku od wykonawców i osób działających na ich rzecz, żadnych prezentów, nawet nie mających wartości handlowej, ani żadnych korzyści majątkowych lub osobistych. Wyjątkiem jest przyjmowanie podczas wspólnych przedsięwzięć promocyjnych lub w trakcie targów materiałów promocyjnych o znikomej lub żadnej wartości handlowej.2.
Dopuszczalne i zalecane jest przyjmowanie materiałów informacyjnych (druki, filmy, aplikacje komputerowe).3.
Niewskazane jest używanie na terenie jednostek materiałów promocyjnych, promujących wykonawców i osoby działających na ich rzecz, ich marki i znaki towarowe.Rozdział 5
Kontakty towarzyskie
Kontakty towarzyskie
§ 7.
1.
Kontakty towarzyskie z pracownikami wykonawców i osób działających na ich rzecz, nawiązane zanim powstała relacja "żołnierz lub pracownik jednostki" - "pracownik wykonawcy i osoby działającej na jej rzecz" mogą być kontynuowane w dotychczasowej formie i intensywności, przy zachowaniu zasad określonych w niniejszych wytycznych.2.
W przypadkach innych niż określone w ust. 1, nie zaleca się rozwijania kontaktów towarzyskich.Rozdział 6
Przedsięwzięcia i imprezy okolicznościowe zewnętrzne
Przedsięwzięcia i imprezy okolicznościowe zewnętrzne
§ 8.
1.
W przypadku zaangażowania Ministerstwa Obrony Narodowej, Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej lub żołnierzy i pracowników jednostek w różnego typu przedsięwzięcia o charakterze naukowym, popularno-naukowym czy dyskusyjnym (forum, konferencja, sympozjum) związane z obronnością lub w imprezy o charakterze okolicznościowym, charytatywnym albo towarzyskim, proponowane są formy takie jak: uczestnictwo, wygłoszenie referatu, patronat, uczestnictwo w komitecie honorowym, partnerstwo czy też pomoc przy organizacji imprezy.2.
W przypadku, gdy przedsięwzięcie lub imprezę organizują wykonawcy i osoby działające na ich rzecz, należy stosować zasady określone w § 3.3.
Zaangażowanie jednostek lub ich przedstawicieli jest dopuszczalne, jeżeli przedsięwzięcie lub impreza nie ma jawnego lub ukrytego charakteru promocyjnego czy reklamowego na rzecz wykonawców i osób działających na ich rzecz.4.
W innych przypadkach, w których nie jest jasne, czy organizator należy do podmiotów wskazanych w § 1, należy zwrócić się do organizatorów o: 1)
szczegółowe określenie celu przedsięwzięcia lub imprezy; 2)
szczegółowe określenie proponowanej formy zaangażowania się jednostek lub przedstawicieli Ministerstwa Obrony Narodowej lub Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 3)
szczegółowe przedstawienie programu; 4)
przedstawienie informacji o organizatorze oraz osobach nim zarządzających; 5)
przedstawienie listy współorganizatorów, partnerów, patronów, sponsorów, członków komitetów honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osób prawnych i fizycznych, których nazwy (nazwiska), logo, znaki towarowe będą publikowane lub promowane w związku z przedsięwzięciem lub imprezą; 6)
zapewnienie, że w związku z przedsięwzięciem lub imprezą nie będą prowadzone działania o charakterze promocji wykonawców i osób działających na ich rzecz, produkowanych przez te podmioty wyrobów czy świadczonych usług.Rozdział 7
Najem i użyczanie lokali oraz terenów
Najem i użyczanie lokali oraz terenów
§ 9.
Odpłatne wynajmowanie i bezpłatne użyczanie lokali i terenów jednostek na przeprowadzanie przedsięwzięć i imprez, może odbywać się na zasadach określonych w § 5.§ 10.
W umowie najmu lub użyczenia powinno znajdować się w szczególności: 1)
oświadczenie organizatora, że w związku z przedsięwzięciem lub imprezą nie będą prowadzone żadne działania o charakterze promocji wykonawców i osób działających na ich rzecz, realizujących zamówienia dla jednostek lub starających się albo mogących się starać o takie zamówienia, ani ich znaków towarowych, produkowanych wyrobów czy świadczonych usług; 2)
uprawnienie wynajmującego (użyczającego) do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku stwierdzenia, że oświadczenie organizatora nie odpowiada stanowi faktycznemu.§ 11.
Dopuszczalne jest wynajmowanie i użyczanie lokali i terenów jednostek w celu: 1)
przeprowadzenia prezentacji lub pokazów na rzecz Ministerstwa Obrony Narodowej; 2)
przeprowadzenia prezentacji lub pokazów organizowanych przez krajowe przedsiębiorstwa sektora obronnego dla odbiorców zagranicznych.Rozdział 8
Sponsorowanie przedsięwzięć i imprez
Sponsorowanie przedsięwzięć i imprez
§ 12.
Przy wyborze darczyńców, sponsorujących przedsięwzięcia i imprezy organizowane lub współorganizowane przez jednostki, albo odbywające się na terenie jednostek, należy kierować się następującymi zasadami: 1)
niedopuszczalne jest sponsorowanie przedsięwzięć i imprez przez wykonawców i osoby działających na ich rzecz, chyba, że chodzi o wspólne przedsięwzięcie promocyjne, związane z podpisaniem lub wykonywaniem umowy; 2)
dopuszczalne jest sponsorowanie przedsięwzięć i imprez przez inne osoby, pod warunkiem, że nie będzie to związane z promocją nazw, logo lub znaków towarowych osób, o których mowa w § 1.Rozdział 9
Prezentacje
Prezentacje
§ 13.
1.
Działania informacyjne, dotyczące produktów i usług, które mogą być przedmiotem zainteresowania jednostek, powinny być przeprowadzane przez wykonawców (producentów, usługodawców) lub ich przedstawicieli w formie oficjalnych prezentacji lub pokazów.2.
Wskazane jest, aby te prezentacje lub pokazy odbywały się na terenie jednostek lub podczas targów.3.
W przypadku, gdyby koszty prezentacji lub pokazu na terenie jednostek lub podczas targów były zbyt wysokie lub prezentacja taka była niemożliwa z przyczyn technicznych lub organizacyjnych, dopuszczalne jest przeprowadzenie prezentacji lub pokazu na rzecz oficjalnej delegacji Ministerstwa Obrony Narodowej na terenie wykonawcy.4.
Koszty zorganizowania prezentacji lub pokazu powinien ponieść wykonawca, z wyjątkiem kosztów podróży krajowych i zagranicznych przedstawicieli jednostek, które powinny być rozliczane na zasadach określonych w § 4.5.
Prezentacje i pokazy mogą odbywać się także podczas oficjalnych konferencji i posiedzeń grup roboczych Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego i Unii Europejskiej, ujętych w planie kontaktów zagranicznych Ministerstwa Obrony Narodowej.Rozdział 10
Sytuacje wątpliwe i nieprzewidziane
Sytuacje wątpliwe i nieprzewidziane
§ 14.
W sytuacjach wątpliwych lub nieprzewidzianych niniejszymi wytycznymi: 1)
należy kierować się zasadami określonymi w § 3; 2)
dyrektorzy (szefowie, komendanci, kierownicy) mogą zwrócić się o wyrażenie opinii do Pełnomocnika Ministra Obrony Narodowej do spraw Procedur Antykorupcyjnych.