Wprowadzenie w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych instrukcji inwentaryzacyjnej.
Dz.Urz.NDAP.2020.29
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE NR 29
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 9 listopada 2020 r.
w sprawie wprowadzenia w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych instrukcji inwentaryzacyjnej
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Podział obowiązków i odpowiedzialności
Podział obowiązków i odpowiedzialności
Rozdział 3
Pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji
Pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji
Rozdział 4
Terminy, częstotliwość oraz metody przeprowadzenia inwentaryzacji
Terminy, częstotliwość oraz metody przeprowadzenia inwentaryzacji
Lp. | Rodzaj aktywów i pasywów | Metody inwentaryzacji | Termin i częstotliwość |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Środki trwałe w budowie | Spis z natury | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
2. | Środki trwałe w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym | Spis z natury | Na dowolny dzień raz w ciągu 4 lat |
3. | Grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, a także prawa zakwalifikowane do nieruchomości | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnych wartości tych składników | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
4. | Środki trwałe | Spis z natury | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
5. | Środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym | Spis z natury | Na dowolny dzień raz w ciągu 4 lat |
6. | Wartości niematerialne i prawne | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
7. | Środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) oraz inne papiery wartościowe | Spis z natury | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego (w przypadku gdy ostatni dzień jest dniem wolnym od pracy, na ostatni dzień roboczy) |
8. | Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych | Potwierdzenie salda w bankowości elektronicznej | Na ostatni dzień każdego roku obrotowego (w przypadku gdy ostatni dzień jest dniem wolnym od pracy, na ostatni dzień roboczy) |
9. | Produkty gotowe (wydawnictwa) objęte ewidencją ilościowo-wartościową | Spis z natury | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku, raz na 2 lata |
10. | Zbiory biblioteczne | Spis z natury | Na dowolny dzień raz w ciągu 10 lat |
11. | Własne składniki majątkowe powierzone jednostkom podległym | Uzyskanie pisemnego lub elektronicznego potwierdzenia prawidłowości ich stanu wykazanego w księgach rachunkowych | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
12. | Należności | Uzyskanie pisemnego lub elektronicznego potwierdzenia od kontrahentów jednostki prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
13. | Należności i zobowiązania wobec pracowników | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości składników majątkowych | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
14. | Należności i zobowiązania publicznoprawne | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości składników majątkowych | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
15. | Należności sporne i wątpliwe | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
16. | Pozostałe aktywa i pasywa nie wymienione wyżej, w tym nieobjęte inwentaryzacją w drodze spisu z natury w danym roku | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości | Na ostatni dzień roku obrotowego. Dopuszczalne jest rozpoczęcie inwentaryzacji na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończenie do 15 dnia następnego roku |
Rozdział 5
Rodzaje inwentaryzacji
Rodzaje inwentaryzacji
Oddział 1
Objaśnienia
Objaśnienia
Oddział 2
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury
Oddział 3
Inwentaryzacja środków trwałych
Inwentaryzacja środków trwałych
Oddział 4
Inwentaryzacja wyrobów gotowych
Inwentaryzacja wyrobów gotowych
Oddział 5
Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych
Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych
Oddział 6
Spis z natury środków pieniężnych
Spis z natury środków pieniężnych
Oddział 7
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald
Oddział 8
Inwentaryzacja drogą weryfikacji
Inwentaryzacja drogą weryfikacji
Rozdział 6
Uproszczenia inwentaryzacji
Uproszczenia inwentaryzacji
Załącznik Nr 1
Wniosek
Wniosek
Warszawa, dnia ..................
..................................................
(nazwisko i imię)
..................................................
komórka organizacyjna
..................................................
stanowisko
............................................
Dyrektor Generalny
Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych
Zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacyjną składam wniosek w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych w celu dokonania spisu .........................................
i proponuję na członków komisji inwentaryzacyjnej:
oraz członków zespołów spisowych
Załącznik Nr 2
Protokół likwidacji środków trwałych (pozostałych środków trwałych)*
Protokół likwidacji środków trwałych (pozostałych środków trwałych)*
Komisja w składzie:
1. .................................................. - Przewodniczący
2. .................................................. - Członek
3. .................................................. - Członek
W obecności osób materialnie odpowiedzialnych:
1. .................................................................................
2. .................................................................................
Dokonała w dniu ........................................ oględzin niżej wymienionych środków trwałych i stwierdziła, że z uwagi na zużycie .................... nadają się one jedynie do likwidacji przez ..................................................................................................................................................
W związku z powyższym wnioskuje się o likwidację .............................................................
(środków trwałych/pozostałych środków trwałych /wyposażenia)
Zniszczonych/nieprzydatnych jak niżej:
Lp. | Nazwa środka | Nr inwentarzowy | Ilość | Cena | Wartość | Sposób fizycznej likwidacji |
RAZEM |
Słownie złotych: (podać wartość) .............................................................................................
Podpisy członków komisji:
................................................................
................................................................
................................................................
Zatwierdzam .......................................................................
(podpis i pieczęć Dyrektora Generalnego)
Warszawa, data ...........................................
* Sporządzony oddzielnie dla środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wyposażenia podlegającego ewidencji ilościowej
Załącznik Nr 3
HARMONOGRAM INWENTARYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH, POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WYPOSAŻENIA UJĘTEGO W EWIDENCJI ILOŚCIOWEJ
HARMONOGRAM INWENTARYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH, POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WYPOSAŻENIA UJĘTEGO W EWIDENCJI ILOŚCIOWEJ
W ROKU ........ W NACZELNEJ DYREKCJI ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH - SPIS Z NATURY
Komisja inwentaryzacyjna:
Przewodniczący - .....................................
Członek - ..................................................
Członek - ..................................................
Pole spisowe | Termin planowanej inwentaryzacji | Rodzaj składników majątkowych | Osoba materialnie odpowiedzialna | Nazwa i ilość kart arkusza spisowego | Skład zespołu spisowego | ||
Lp | Nazwa pola spisowego | Numer pola spisowego | |||||
1. | |||||||
2. | |||||||
3. |
POTWIERDZENIE ZAPOZNANIA SIĘ Z HARMONOGRAMEM I POTWIERDZENIE UCZESTNICTWA W SZKOLENIU PRZEDINWENTARYZACYJNYM KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ I ZESPOŁÓW SPISOWYCH:
1. .....................................................
2. .....................................................
3. .....................................................
4. .....................................................
5. .....................................................
6. .....................................................
Szkolenie przedinwentaryzacyjne przeprowadził:
Kierujący komórką ds. administracyjnych - ..........................
Główny księgowy - ...................................
Warszawa, ..................................
(data)
Załącznik Nr 4
Oświadczenie
Oświadczenie
Warszawa, dnia ..................
....................................................................................
(nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej)
....................................................................................
komórka organizacyjna
....................................................................................
stanowisko
Niniejszym oświadczam, że:
..............................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Oświadczenie niniejsze zostało złożone w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymała komisja inwentaryzacyjna, drugi - osoba składająca oświadczenie.
...................................................................................................................
(nazwisko i imię oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej)
Załącznik Nr 5
Oświadczenie
Oświadczenie
Warszawa, dnia ..................
....................................................................................
(nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej)
....................................................................................
komórka organizacyjna
....................................................................................
stanowisko
Oświadczam, jako pracownik odpowiedzialny materialnie za powierzone mi mienie, że nie wnoszę uwag do pracy Komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników majątku. Wszystkie składniki majątku znajdujące się w ............................................... zostały w mojej obecności zeskanowane do rozliczenia spisu z natury lub spisane w arkuszach spisu z natury od numeru ................... do numeru i nie zgłaszam zastrzeżeń do komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.
...................................................................................................................
(nazwisko i imię oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej)
Załącznik Nr 6
Protokół Komisji Inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji na dzień .... .....r.
Protokół Komisji Inwentaryzacyjnej sporządzony na zakończenie inwentaryzacji na dzień .... .....r.
Komisja inwentaryzacyjna w składzie:
na posiedzeniu w dniu .......... w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie inwentaryzacji w dniach ..................................................................
składników majątku Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych .......................................
spisanych*/zeskanowanych* na arkuszach od nr ............. do nr ........... po rozpatrzeniu wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych oraz innych okoliczności mogących mieć wpływ na zaistniałe różnice, ustaliła co następuje:
postanowiono rozliczyć następująco:
nadwyżkę ........... w ilości ........................ w kwocie zł .................. - odnieść na ............,
niedobór ..................... w ilości ................... w kwocie zł ............. - uznać za i obciążyć osobę materialnie odpowiedzialną.
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
(opis przyczyn powstania różnic, wyjaśnienia osób, inne informacje)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
(spostrzeżenia, uwagi odnośnie przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji)
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Podpisy członków komisji:
Przewodniczący ............................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: .......................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: .......................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Opinia głównego księgowego:
......................................................
......................................................
......................................................
......................................................
.............................. .............................
datapodpis
Zatwierdzam
.................................. ........................................
dataDyrektor Generalny
* Niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 7
Protokół
Protokół
Sporządzony w dniu ..... z pobrania kolektorów danych do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia przy wykorzystaniu elektronicznego systemu "STOCK".
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ................................................................ pobrał
(imię i nazwisko)
od ....................................................... kolektory danych w ilości szt. ....... do sczytywania
(imię i nazwisko, stanowisko)
kodów środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia podczas inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia przeprowadzanej w dn. ..............................................................................................................
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zobowiązuje się do zwrotu pobranych kolektorów po zakończeniu inwentaryzacji.
Na tym protokół zakończono i podpisano.
.................................................................................................................
(imię i nazwisko i podpis osoby (imię i nazwisko oraz podpis
przekazującej)przewodniczącego komisji
inwentaryzacyjnej)
Załącznik Nr 8
Protokół
Protokół
Sporządzony w dniu ...................... z rozliczenia się z pobranych kolektorów danych do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia przy wykorzystaniu elektronicznego systemu "STOCK".
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej .............................................................. zwrócił
(imię i nazwisko)
.................................................. pobrane dnia ........... kolektory danych w ilości szt. ..........
(imię i nazwisko, stanowisko)
wykorzystane do sczytywania kodów środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia podczas inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wyposażenia przeprowadzanej w dn. ....................................................................................
Na tym protokół zakończono i podpisano.
........................................................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis(imię i nazwisko i podpis osoby
przewodniczącego komisjiodbierającej)
inwentaryzacyjnej)
Załącznik Nr 9
ARKUSZ SPISU Z NATURY NR ..........
ARKUSZ SPISU Z NATURY NR ..........
Str. .....
Zespół spisowy w składzie:
Nazwa pola spisowego - ............................................................................
Rodzaj inwentaryzacji - ..............................................................................
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji - .................................................
Spis rozpoczęto dnia ......... o godz. ......, a zakończono dnia ......... o godz. ......
Lp. | Numer inwentarzowy | Nazwa (określenie przedmiotu spisowego | Lokalizacja | Ilość stwierdzona | Cena jednostkowa | Wartość | Uwagi |
Spis zakończono na pozycji: ............................................................................
..........................................................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis pracownika materialnie odpowiedzialnego)
Wycenił: ..............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Skład komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego:
Przewodniczący: ..................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Sprawdził: .............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Załącznik Nr 10
Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury
Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury
wykonał w dniu ................... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury:
..................................................................................................................................,
..................................................................................................................................,
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Warszawa, dnia ........................................
Podpisy zespołu spisowego
Przewodniczący: .......................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Załącznik Nr 11
ARKUSZ SPISOWY NR ..... str. ....
ARKUSZ SPISOWY NR ..... str. ....
inwentaryzacja publikacji książkowych magazynu NDAP
.......................................................................................................................
inwentaryzacja wyrobów gotowych
Komisja w składzie:
Nazwa pola spisowego - ................................................................................
Rodzaj inwentaryzacji - .................................................................................
Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji - ....................................................
Spis rozpoczęto dnia ......... o godz. ...., a zakończono dnia ......... o godz. ....
Lp. | Nazwa publikacji/wydawnictwa | Ilość stwierdzona szt./egz. | Cena jednostkowa | Wartość | Uwagi |
Spis zakończono na pozycji: ............................................................................
..........................................................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis pracownika materialnie odpowiedzialnego)
Wycenił: ..............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Skład komisji inwentaryzacyjnej
Przewodniczący: ..................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Sprawdził: .............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Załącznik Nr 12
Protokół
Protokół
Z inwentaryzacji gotówki w kasie .........................................................................................
przeprowadzonej w dniu ..................... 20 ......... r. od godz. ......... do godz. .........
przez osobę materialnie odpowiedzialną w obecności komisji inwentaryzacyjnej powołanej zarządzeniem Dyrektora Generalnego nr .......................... z dnia ................ w składzie:
Inwentaryzację przeprowadziła komisja inwentaryzacyjna z udziałem osoby materialnie odpowiedzialnej .........................................................
W toku inwentaryzacji stwierdzono:
................. szt x ............ zł = ................. zł
................. szt x ............ zł = ................. zł
................. szt x ............ zł = ................. zł
................. szt x ............ zł = ................. zł
................. szt x ............ zł = ................. zł
Sformułowano uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia, w którym znajduje się kasa: ......................................................................................................................
Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. W związku z ustaleniami zawartymi w protokole osoba materialnie odpowiedzialna nie wniosła zastrzeżeń*/wniosła następujące zastrzeżenia*:
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Podpisy komisji inwentaryzacyjnej:
Przewodniczący: ..................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
.......................................................................................................
nazwisko i imię oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej
* niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 13
Wniosek
Wniosek
Warszawa, dnia ..................
..................................................
(nazwisko i imię)
..................................................
komórka organizacyjna
..................................................
stanowisko
............................................
Dyrektor Generalny
Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych
Zgodnie z Instrukcją Inwentaryzacyjną składam wniosek w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej w celu dokonania inwentaryzacji drogą weryfikacji aktywów i pasywów i proponuję do dokonania weryfikacji następujące osoby:
..................................................
Podpis Głównego Księgowego
Załącznik Nr 14
Protokół
Protokół
Sporządzony w dniu ...... z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów metodą uzgodnienia (weryfikacji) z dokumentacją źródłową za rok ..................................................
Na tym protokół zakończono i podpisano.
Podpisy komisji inwentaryzacyjnej
Przewodniczący: ..................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ...............................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
Członek: ................................................................................
(imię i nazwisko oraz podpis)
........................................................
Podpis głównego księgowego
Zatwierdzam
...................... .................................
data Dyrektor Generalny