Wprowadzenie w Ministerstwie Transportu instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MT.2006.1.3

Akt utracił moc

Wersja od: 19 maja 2006 r.

ZARZĄDZENIE Nr 4

MINISTRA TRANSPORTU

z dnia 19 maja 2006 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Transportu instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.¹⁾), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Transportu wprowadza się do stosowania:

1) Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Transportu, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Transportu, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 21 Ministra Transportu i Budownictwa z dnia 4 maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Transportu i Budownictwa instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt (Dz. Urz. MTiB Nr 6, poz. 20).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA TRANSPORTU

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Transportu, zwana dalej "Instrukcją kancelaryjną" ustala w Ministerstwie Transportu:

1) typowe czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z korespondencją w toku bieżącej pracy;

2) zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych;

3) cykl obiegu pism od chwili wpływu do Ministerstwa lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum.

2. Instrukcja kancelaryjna określa zasady postępowania z dokumentacją jawną niezależnie od techniki jej wykonania i formy zewnętrznej. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz zasady obiegu dokumentów finansowych określają odrębne przepisy.

3. Użyte w Instrukcji kancelaryjnej określenia oznaczają:

1) Ministerstwo - Ministerstwo Transportu;

2) Minister - Minister Transportu;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny - system polegający na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącej podstawę rejestrowania spraw w spisie spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw i podziału akt na kategorie archiwalne, rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące spraw;

4) Kancelaria Ogólna - komórka wykonująca obsługę pocztową Ministerstwa;

5) komórka organizacyjna - departamenty i biura Ministerstwa, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra, Sekretariat Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego oraz Państwową Komisję Badania Wypadków Lotniczych;

6) referent - pracownik załatwiający merytorycznie sprawę, przechowujący dokumentację sprawy po jej zakończeniu oraz odpowiedzialny za przekazanie jej do Archiwum;

7) rzeczowy wykaz akt - rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Ministerstwa, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

8) sekretariat - stanowisko pracy zajmujące się przede wszystkim obsługą kancelaryjną komórki organizacyjnej;

9) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w rzeczowym wykazie akt;

10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

11) akta sprawy - notatki i szereg pism dotyczących tego samego zagadnienia;

12) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służąca m.in. do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych rzeczowym wykazem akt;

13) załącznik - luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego; akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; dokumenty, pisma zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki, itp. traktuje się jako pojedyncze załączniki;

14) znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną referenta oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki;

15) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

Rozdział  2

System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§  2.

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących sprawy) w spisie spraw, prowadzonym dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

2. Zarejestrowane sprawy kompletuje się w teczkach aktowych, zakładanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

3. Bezdziennikowy system kancelaryjny nie wyklucza stosowania innych pomocniczych sposobów ewidencjonowania spraw.

§  3.

1. Rzeczowy wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa, oznaczonej w poszczególnych symbolach hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną.

2. Rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Ministerstwa podzielono na klasy I rzędu oznaczone symbolem od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do wymienionych klas I rzędu jednej z cyfr od 0-9 a w ich ramach klas III rzędu oznaczonych symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do klas II rzędu jednej z cyfr od 0-9 itd.

3. Dla każdej końcowej klasy z rzeczowego wykazu akt zakłada się jednorodną rzeczowo teczkę aktową.

4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Ministerstwa, wskutek tego akta jednorodne tematycznie występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą miały te same symbole cyfrowe. Wyróżniać je będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

5. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i innej.

6. Przez komórkę macierzystą należy rozumieć komórkę organizacyjną do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych dokumentów.

7. Przez użyte w rzeczowym wykazie akt określenie "inna komórka" należy rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta tej samej klasy rzeczowego wykazu akt co w komórce macierzystej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną.

§  4.

1. Każda komórka organizacyjna w oparciu o własny, wewnętrzny regulamin organizacyjny dla swojego użytku sporządza szczegółowy wyciąg z rzeczowego wykazu akt. Po podpisaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej jeden egzemplarz wyciągu pozostaje w komórce, drugi zaś przekazuje się do Archiwum.

2. Wyciąg, o którym mowa w ust. 1, powinien obejmować wybrane z rzeczowego wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

3. Komórki organizacyjne, w zależności od potrzeb, mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w rzeczowym wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie rzeczowego wykazu akt.

4. Zmiany w rzeczowym wykazie akt polegające na przekształceniu klas I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§  5.

1. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych dzieli się na:

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną.

2. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".

3. Dokumentację niearchiwalną stanowią dokumenty mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B", "BE" i "Bc".

4. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy.

5. Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

6. Symbolem "Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu komórka organizacyjna przekazuje na makulaturę lub niszczy za wiedzą Kierownika Archiwum Ministerstwa.

Rozdział  3

Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji

§  6.

1. Obieg pism (dokumentacji) winien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.

2. Obieg akt w Ministerstwie odbywa się w zasadzie bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§  7.

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez:

1) Kancelarię Ogólną;

2) sekretariaty Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego;

3) sekretariaty komórek organizacyjnych;

4) Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych;

5) referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy);

6) Kancelarię Tajną - funkcjonującą na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zakresu czynności Kancelarii Ogólnej należy:

1) przyjmowanie przesyłek i sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;

2) wysyłanie przesyłek.

3. Na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym, Kancelaria Ogólna umieszcza odcisk pieczątki wpływu z datą otrzymania przesyłki. Pieczątka wpływu powinna zawierać:

1) nazwę jednostki organizacyjnej;

2) datę wpływu;

3) miejsce na wpisanie znaku sprawy.

4. Nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach itp. oraz na przesyłkach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

5. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatu Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie stemplem wpływu oraz segregacja;

2) ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

3) przedkładanie Ministrowi, Sekretarzowi Stanu albo Dyrektorowi Generalnemu korespondencji do wglądu i dekretacji;

4) dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych;

5) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek i przechowywanie akt spraw załatwianych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu albo Dyrektora Generalnego oraz przekazywanie ich do Archiwum;

6) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

7) przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja.

6. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów i ich ewidencjonowanie w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji; w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone;

3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych;

4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw;

5) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

6) ekspedycja korespondencji;

7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do Archiwum.

7. Do typowych czynności kancelaryjnych Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu;

2) podpisywanie korespondencji zgodnie z upoważnieniem;

3) zatwierdzanie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przeznaczonej do przekazania do Archiwum.

8. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do Kancelarii Ogólnej celem wysłania;

7) przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do Archiwum.

9. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są przekazywane przez woźnych lub bezpośrednio przez pracowników komórek organizacyjnych.

10. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie te przesyłki, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  4

Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

§  8.

1. Do przyjmowania przesyłek wpływających do Ministerstwa upoważniona jest Kancelaria Ogólna.

2. Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania odbiera dowódca zmiany ochrony gmachu Ministerstwa.

§  9.

1. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki, a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego, protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki; protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienie reklamacji, uzyskanie odszkodowania itp.).

2. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem.

3. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata.

4. Telegramy i telefonogramy, faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną, a także przesyłki "pilne" należy niezwłocznie, po ich otrzymaniu i odnotowaniu na nich daty, godziny, a przy telefonogramach nazwiska oraz stanowiska służbowego nadającego i odbierającego, przekazać adresatowi.

5. Przesyłki adresowane imiennie i z napisem "do rąk własnych" doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie.

§  10.

1. Sekretariaty otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie;

2) niejawnych;

3) wartościowych;

4) oznaczonych w sposób wskazujący, że ich otwarcie nie może nastąpić przed określonym terminem (np. oferty przetargowe).

2. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2) czy dołączono wszystkie wymienione załączniki;

3) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie.

Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.

4. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) do korespondencji w sprawach sądowych oraz administracyjnych (wraz z dowodem doręczenia), w których określony został termin na dokonanie czynności procesowej;

2) do przesyłek wartościowych;

3) do przesyłek otrzymanych od osób fizycznych;

4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne;

5) do przesyłek oznaczonych klauzulą "zastrzeżone";

6) do przesyłek poleconych;

7) do przesyłek mylnie skierowanych.

Rozdział  5

Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

§  11.

1. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, otrzymanego z zewnątrz lub powstałego w komórce organizacyjnej. Każde następne pismo w tej samej sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Rejestracja spraw polega na odnotowaniu pierwszego pisma w danej sprawie w spisie spraw;

3. Rejestrację spraw w spisie spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej, prowadzą referenci opracowujący sprawy merytorycznie.

4. Nie wymagają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia;

2) życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze;

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) rachunki i faktury, raporty kasowe itp., które są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw;

5) korespondencja mająca znamiona korespondencji prywatnej.

5. Komórki organizacyjne stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów.

6. Numer wynikający z obowiązujących w Ministerstwie systemów, stanowi odrębny znak niezależny od numeru sprawy.

7. W komórkach organizacyjnych mogą być stosowane dodatkowe pomoce ewidencyjne, służące jedynie kontroli obiegu pism.

§  12.

1. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z następujących części:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej;

2) symbolu cyfrowo-literowego stanowiska pracy;

3) symbolu klasyfikacyjnego (hasła) według rzeczowego wykazu akt;

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw;

Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.

Przykładowy wzór znaku sprawy:

ML3AB-070-2/06.

Poszczególne człony znaku oznaczają:

ML - Departament Prawny,

3 - Wydział Legislacji Zewnętrznej,

AB - inicjały referenta,

070 - Współpraca z Sejmem i Senatem,

2 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

06 - dwie ostatnie cyfry roku 2006.

2. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy uczynić adnotację w poprzednim spisie spraw.

W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symbol.." rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak.

§  13.

1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej według haseł rzeczowego wykazu akt.

2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt.

3. Każdej końcowej klasie rzeczowego wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa (wobec dużej ilości akt podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

5. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej.

6. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące oznaczenia, których rozmieszczenie przedstawiono w załączniku nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej:

1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej (Ministerstwo Transportu) i nazwę komórki organizacyjnej;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania;

4) na środku - tytuł teczki, tj. pełne hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem teczki rok założenia i ewentualnie numer tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy).

7. W przypadku niewielkiej ilości spraw w danej klasie istnieje możliwość prowadzenia teczki aktowej przez okres dłuższy niż jeden rok.

Rozdział  6

Załatwianie spraw i wysyłanie pism

§  14.

1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Załatwiając sprawy indywidualne z zakresu administracji publicznej pracownicy mają obowiązek stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego lub inne przepisy proceduralne, a w zakresie merytorycznym - właściwe przepisy prawa materialnego.

2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwóch lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - referent zleca sporządzenie odpowiedniej ilości odpisów tego pisma i kieruje je do właściwych komórek, zaznaczając to na oryginale.

3. Akta sprawy wymagające w toku załatwiania udziału kilku referentów mogą być przesyłane w teczce obiegowej.

4. Sprawy powinny być załatwiane w formie pisemnej w kolejności ich wpływu. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, jeżeli przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jego załatwienie sporządza (jeśli zachodzi potrzeba) odpowiednią notatkę zawierającą informację o sposobie załatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.

5. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna; każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, które oprócz treści winno zawierać:

1) nagłówek - odpowiedni blankiet korespondencyjny albo podłużną pieczęć nagłówkową;

2) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres; adresy pisze się w pierwszym przypadku (mianownik);

3) znak rozpoznawczy sprawy (ustalony zgodnie z postanowieniami określonymi w § 12);

4) datę podpisania przez osobę upoważnioną;

5) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

6) podpis w obrębie pieczątki imiennej określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do podpisu, z tym, że w przypadku pism podpisywanych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego pieczątki imienne umieszcza się, gdy treść pisma jest zawarta na więcej niż jednej stronie;

7) pod treścią z lewej strony należy podać liczbę załączników;

8) w przypadku gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie "otrzymują" lub "do wiadomości" należy wymienić adresatów.

6. Projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty dyrektora komórki organizacyjnej.

7. Kopia pisma powinna dodatkowo zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma);

2) ewentualnie dodatkowe, ważne w razie wznowienia sprawy, uwagi w lewej dolnej części arkusza.

8. Pisma przygotowane do podpisu Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, powinny być sporządzone na blankietach z godłem, imieniem i nazwiskiem oraz funkcją danej osoby.

9. Pisma sporządzone do podpisu Dyrektora Generalnego powinny być sporządzone na blankietach z imieniem i nazwiskiem oraz funkcją.

10. Pisma przygotowywane do podpisu innych osób powinny być sporządzone na blankietach z nazwą Ministerstwa oraz nazwą komórki organizacyjnej; podpis powinien być opatrzony pieczęcią imienną.

§  15.

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Ministerstwa oraz upoważnienia imienne.

2. Wzory używanych w Ministerstwie blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych (w tym z wizerunkiem godła państwowego) oraz wzory pieczęci do podpisu ustalane są jednolicie i są zamieszczone na stronie intranetowej Ministerstwa.

3. Pisma przygotowane do podpisu przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego przedkładane są za pośrednictwem właściwego sekretariatu. Do podpisu przedkładane są: oryginał pisma, odpowiednia liczba kopii pisma oraz akta sprawy.

4. Akceptacja projektu pisma przez przełożonych następuje przez parafowanie kopii i umieszczenie daty pod parafą pracownika sporządzającego to pismo. Parafa akceptującego projekt pisma powinna być opatrzona pieczątką imienną.

§  16.

1. Czynności dotyczące wysyłania pism polegają na:

1) sprawdzaniu, czy pismo posiada właściwy numer sprawy, jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone zostały wszystkie załączniki;

2) stwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki;

3) zarejestrowaniu pisma w obowiązujących w Ministerstwie elektronicznych systemach rejestracji spraw i obiegu dokumentów;

4) przekazaniu pisma do Kancelarii Ogólnej, z jednoczesnym wpisaniem do elektronicznego systemu rejestracji spraw i obiegu dokumentów daty jego wysłania.

2. Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych kopertach przesyła się w dniu ich podpisania do Kancelarii Ogólnej lub bezpośrednio do komórki organizacyjnej.

3. Pisma kierowane do tego samego odbiorcy mogą być wysyłane razem, w jednej kopercie, z adekwatną adnotacją na niej.

4. Pisma, o ile nie jest to sprzeczne z charakterem (rodzajem) sprawy, mogą być wysyłane faksem lub pocztą elektroniczną.

Rozdział  7

Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

§  17.

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą "zastrzeżone" stosuje się wymagania ustalone odrębnie w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone.

2. Szczegółowy tryb postępowania z tą dokumentacją określają odrębne przepisy.

Rozdział  8

Przechowywanie dokumentacji

§  18.

1. Akta spraw w toku załatwiania referenci przechowują w teczkach z napisem "do załatwienia". Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływu.

2. Dokumentację spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt - w kolejności symboli liczbowych, przy czym wewnątrz teczki akta sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

3. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami określonymi w § 13 ust. 6.

4. Dokumentację niejawną przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z obowiązującym rzeczowym wykazem akt i opisanych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, z zachowaniem wymagań określonych odrębnymi przepisami.

5. W przypadku wyjęcia sprawy z teczki należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta sprawy i skrót komórki organizacyjnej w której wypożyczający pracuje, względnie nazwę i adres jednostki, do której sprawę wysłano, datę wypożyczenia i ustalony z Archiwum termin zwrotu.

6. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono. Po upływie tego okresu dokumentację tę referent przekazuje do Archiwum.

7. Za wytworzoną i przyjętą z zewnątrz dokumentację odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

Rozdział  9

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 19. Czynności kancelaryjne wykonywane są z wykorzystaniem informatyki, pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych.

§ 20. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przesyłania korespondencji i innych wiadomości korporacyjną pocztą elektroniczną;

2) prowadzenia wszelkich rejestrów, dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

3) tworzenia, przekształcania i przechowywania dokumentów prowadzonych spraw;

4) monitorowania obiegu dokumentów w Ministerstwie.

§  21.

1. Dane przechowywane na zasobach dyskowych komputerów zabezpiecza się przez:

1) udostępnianie ich wyłącznie upoważnionym pracownikom;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych, zawartych w komputerach, ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika;

2) odpowiednie uprawnienia kont użytkowych ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień;

3) zabezpieczenie dostępu do stacji roboczych przez użycie kart magnetycznych lub kart chipowych.

3. Dane gromadzone na zasobach dyskowych komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych na zasobach dyskowych komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu;

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych na zasobach dyskowych serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział  10

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum

§  22.

1. Dokumentację zakończonych spraw referenci przekazują do Archiwum zgodnie z planem corocznie opracowywanym przez Kierownika Archiwum w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

2. Akta przekazuje się do Archiwum wyłącznie w stanie uporządkowanym.

3. Porządkowanie akt należy do obowiązku komórki organizacyjnej, która je zgromadziła.

4. Przez uporządkowanie należy rozumieć:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek zgodnie z postanowieniami § 18 ust. 2;

2) opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami § 13 ust. 6;

3) wyłączenie z teczek powtarzających się egzemplarzy (kategoria A i B50) i usunięcie części metalowych;

4) spięcie klipsem plastikowym całości dokumentów w teczce (kategoria A i B50);

5) spaginowanie (ponumerowanie) poszczególnych zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne kategorii A i B50;

6) ułożenie teczek w porządku zgodnym z rzeczowym wykazem akt;

7) umieszczenie teczek z materiałami archiwalnymi (kategorii A i B50) w niekwasowych pudłach archiwalnych.

§  23.

1. Dokumentację spraw zakończonych z wyjątkiem kategorii Bc, komórki organizacyjne przekazują do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór określa załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w programie MS Word oddzielnie dla:

1) akt kategorii A z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

Jeden egzemplarz spisów przeznaczony jest dla komórki merytorycznej, która akta przekazuje, zaś jeden egzemplarz spisu kategorii A należy przesłać do ANN.

3. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) Kierownik Archiwum.

§  24.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletnymi rocznikami. Po zarchiwizowaniu akt, jednostki archiwalne (teczki) potrzebne do dalszej pracy bieżącej, można wypożyczyć z Archiwum na dowolny okres ustalony z pracownikiem Archiwum, po ich wprowadzeniu do ewidencji Archiwum.

2. Do przekazywanych akt należy dołączyć informację dotyczącą ewentualnych zmian organizacyjnych lub ich braku oraz rejestry, kartoteki i skorowidze.

3. Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum pracownik Archiwum sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

4. Kierownik Archiwum może odmówić przejęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym swojego przełożonego oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej przekazującej akta.

5. Dokumentację kategorii Bc, po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się, na podstawie protokołu brakowania, w komórce organizacyjnej bez konieczności przekazywania jej do Archiwum, za zgodą Kierownika Archiwum.

Rozdział  11

Kontrola prac biurowych

§  25.

1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników departamentów, biur i równorzędnych należy do obowiązku dyrektora danej komórki organizacyjnej.

2. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania niniejszej instrukcji w szczególności na sprawdzeniu:

1) wykonania przez komórkę organizacyjną wyciągu z rzeczowego wykazu akt uzgodnionego z Archiwum;

2) prawidłowości rejestrowania spraw i znakowania pism;

3) terminowości załatwiania spraw;

4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego Instrukcją kancelaryjną w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej Ministerstwa;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do Archiwum.

Rozdział  12

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

§  26.

1. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana, w tym w wyniku zmian organizacji wewnętrznej Ministesrtwa, lub zlikwidowana przekazuje:

1) akta spraw będących w toku załatwiania - następcy prawnemu, na postawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej - do Archiwum.

2. W przypadku rozwiązania z Ministerstwem stosunku pracy, pracownik ma obowiązek przekazać zgromadzoną przez siebie dokumentację:

1) sprawy będące w toku załatwienia - sukcesorowi lub bezpośredniemu przełożonemu na postawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) sprawy zakończone, uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej - do Archiwum.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

SPIS SPRAW

część A

rok	referent	(symbol kom. org.)	(symbol klas.)	tytuł teczki według rzeczowego wykazu akt (hasło i rodzaj dokumentacji w teczce)

część B

Lp.	Sprawa (krótka treść)	OD KOGO WPŁYNĘŁA		DATA		UWAGI (sposób załatwienia)
		znak pisma	z dnia	wszczęcia sprawy	ostatecznego załatw.
*

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

WZÓR OPISU TECZKI

MK1-053A Ministerstwo Transportu A

Departament Kontroli,

Skarg i Wniosków

.............. ...................... .................

Znak literowy Pieczątka Kategoria akt

kom. organizacyjnej Ministerstwa

i symbol

klasyfikacyjny akt

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

(odpowiedzi kierowane do petenta)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

tytuł teczki (hasło z rzeczowego wykazu akt)

oraz rodzaj konkretnych materiałów

02 stycznia-30 grudnia 2006

............................

(Daty skrajne)

I 124

....................... ............. ..............

Spis zdawczo-odbiorczy Tom teczki (liczba stron)

nr i pozycja^*

______

^* Wpisuje pracownik Archiwum przyjmujący akta.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Nazwa Ministerstwa

Nazwa komórki organizacyjnej

Nazwa Wydziału/stanowiska Warszawa 200 ....

Spis zdawczo-odbiorczy akt Nr

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki, tomu, segregatora	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek, tomów, segregatorów	Miejsce przechowania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania do arch.
1	2	3	4	5	6	7	8

Razem pozycji

Wyrażam zgodę na

przekazanie akt do Standardowa pieczątka

Archiwum Zakładowego: Archiwum

Przygotował(a) Dyrektor komórki

do przekazania: organizacyjnej Przyjmujący akta

............... ..................

imię i nazwisko (pieczątka i podpis

Kierownika archiwum)

Akta przekazał:

Pieczątka i podpis

przekazującego

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA TRANSPORTU

Symbole klasyfikacyjne							Hasła klasyfikacyjne		Kategoria archiwalna akt		Uwagi
									w komórce merytorycznej	w innych komórkach
1	2			3		4	5		6	7	8
0							ZARZĄDZANIE
	00						Organy kolegialne
				000			Kierownictwo Ministerstwa Transportu, zwane dalej "Ministerstwem"
						0000	Posiedzenia		A	Bc	Protokoły z posiedzeń (porządek posiedzenia, lista uczestników, podjęte rozstrzygnięcia Ministra Transportu, zwanego dalej "Ministrem", oraz Kierownictwa Ministerstwa
						0001	Materiały na posiedzenia		A	Bc	Opracowania, notatki, informacje sporządzone na określone posiedzenie
				001			Komisje/zespoły własne (stałe i doraźne)		A	Bc	Zarządzenia, decyzje dotyczące powołania, regulaminy komisji, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeń komisji i nagrania dźwiękowe z przebiegu posiedzeń, uchwały i opinie komisji.
				002			Komisje/zespoły międzyresortowe		A	Bc	Jak przy klasie 001. Do kat. A kwalifikuje się materiały w tej komórce organizacyjnej lub jednostce, przy której działa dana komisja, w pozostałych komórkach lub jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzenia oraz sprawozdania i notatki z przebiegu obrad.
				003			Konferencje, spotkania, narady
						0030	Organizowane przez Ministerstwo		A	Bc	Programy, referaty, wnioski, listy uczestników, sprawozdania, uchwały, protokoły, stenogramy, sprawozdania i informacje z realizacji uchwał.
					0031		Udział w konferencjach, spotkaniach, naradach organizowanych przez inne jednostki		A	Bc	Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki
				004			Udział w organach kolegialnych obcych instytucji		A	Bc	Własne wystąpienia, notatki problemowe i sprawozdania. Pozostałe-kategoria B5. Dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę.
				005			Narady pracownicze		A	Bc	Protokoły, sprawozdania, wnioski
				006			Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych		Bc	Bc	Zawiadomienia o posiedzeniach oraz korespondencja dotycząca organizacji posiedzeń, obsługi biurowej, gospodarczej
	01						Organizacja
				010			Podstawy prawne funkcjonowania Ministerstwa		A	Bc	Przepisy prawne dotyczące funkcjonowania Ministerstwa, statut, regulamin i schemat organizacyjny Ministerstwa, regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych Ministerstwa i podział zadań w kierownictwie Ministerstwa.
				011			Zasady kierowania w sytuacjach wyjątkowych		A	Bc	Opracowanie własne
				012			Upoważnienia i pełnomocnictwa imienne udzielone pracownikom Ministerstwa		A	-	Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Ministra, Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Dyrektora Generalnego.
				013			Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych.		A	Bc	Zarządzenia o utworzeniu, regulaminy i schematy organizacyjne.
				014			Organizacja pracy biurowej i biblioteki
					0140		Instrukcja kancelaryjna		A	Bc	2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca.
					0141		Rzeczowy wykaz akt		A	Bc	2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca
					0142		Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji		B5	Bc	Terminarze, rozdzielniki, rejestry, dowody doręczeń i opłat
					0143		Gromadzenie zasobu bibliotecznego		B5	-	Korespondencja
					0144		Ewidencja zasobu bibliotecznego		BE50	-	Księgi inwentarzowe, kartoteki
					0145		Udostępnianie zasobu bibliotecznego		Bc	-	Karty udostępniania
					0146		Pieczęcie urzędowe		A	-	Książki ewidencji z wzorami odciskowymi
					0147		Pieczątki urzędowe		A	-	Książki ewidencji z wzorami odciskowymi
					0148		Formularze		B5	Bc	Opracowanie wzorów formularzy stanowiących integralną część akt (spraw) przechowuje się przez okres ustalony dla danych akt.
				015			Archiwum
					0150		Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwanego dalej "Archiwum"		A		2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca
					0151		Ewidencja Archiwum Zakładowego		A		Spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy, protokoły oceny i zezwolenia na zniszczenie dotyczące akt wybrakowanych
					0152		Udostępnianie akt zgromadzonych w Archiwum		B2	-	Zezwolenia, karty udostępniania, rejestry korzystających z akt
					0153		Protokoły dotyczące zagubienia lub utraty akt archiwalnych		A		Dokumentacja dotycząca postępowania wyjaśniającego
	02						Akty normatywne, obsługa prawna
				020			Akty normatywne		A	B5	Opracowane w komórkach merytorycznych projekty ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji i instrukcji. Oryginały tych opracowań wraz z materiałami źródłowymi przekazuje do Archiwum aktotwórca. Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń i instrukcji, opublikowanych jak i nie opublikowanych gromadzi Departament Prawny. Dla każdego rodzaju aktu zakłada się odrębną teczkę.
				021			Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowych		B10	Bc	Protokoły z posiedzeń komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i inne, karty realizacji zadań
				022			Ewidencja i zbiory aktów wewnętrznych Ministra		A	Bc	Zarządzenia wewnętrzne, decyzje. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się odrębne teczki.
				023			Ewidencja i zbiory aktów wewnętrznych Dyrektora Generalnego		A	Bc	Zarządzenia wewnętrzne, decyzje. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się odrębne teczki.
				024			Interpretacja przepisów prawnych		A	Bc	Wyjaśnianie znaczenia norm zawartych w przepisach
				025			Opinie prawne		B5	Bc	W tym do umów i porozumień zawieranych przez Ministerstwo
				026			Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych				Uzgodnienia resortowe.
					0260		Zewnętrzne akty normatywne		B5	Bc
					0261		Zewnętrzne dokumenty rządowe		B5	Bc
				027			Sprawy administracyjne i sądowo-administracyjne		B10	Bc	Nie dotyczy koncesji, licencji, zezwoleń i pozwoleń o których mowa w klasie 55 oraz decyzji administracyjnych wydawanych na podstawie przepisów ustawy o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji PKP, a także innych, sklasyfikowanych odrębnie.
				028			Inne sprawy sądowe		B5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
	03						Planowanie, sprawozdawczość, statystyka				Obejmuje plany i sprawozdania opisowe oraz statystyczne dotyczące działalności inwestycyjnej i kapitalnych remontów, zaopatrzenia materiałowo-technicznego, działalności finansowej i gospodarczej oraz w zakresie zatrudnienia i funduszu płac, szkolenia i dokształcania kadr, stypendiów fundowanych itp. Nie obejmuje planów i sprawozdawczości z podstawowej działalności Ministerstwa, objętych innymi klasami rzeczowymi
				030			Założenia programowe planów i programów
				031			Plany i programy Ministerstwa		A	Bc	Kat. A dot. wersji ostatecznych opracowań. Projekty i wersje robocze oraz materiały źródłowe należy kwalifikować do kat. B2. Inne niż roczne plany i sprawozdania do kat. B5
				032			Plany jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo oraz sprawozdania z ich realizacji		B5	Bc	Jak w klasie 031
				033			Sprawozdania
					0330		Roczne sprawozdania		A	Bc
					0331		Roczne sprawozdania zbiorcze		A	Bc
				034			Opracowania statystyczne		A	Bc
				035			Sprawozdania Statystyczne		A	Bc
		036					Analizy kompleksowe i problemowe
						0360	Działalności Ministerstwa		A	Bc	Kat. A dot. wersji ostatecznych. Wersje robocze i materiały źródłowe należy kwalifikować do kat. B2
						0361	Działalności jednostek podległych i nadzorowanych		B5	Bc
						0362	Zbiorcze		A	Bc
	04						Informatyka
		040					Tworzenie założeń systemowych (zmian, rozwoju, modernizacji) do systemów nowych oraz obecnie eksploatowanych w Ministerstwie				Wstępne projektowanie i uzgadnianie założeń do systemów i programów eksploatowanych w Ministerstwie
						0400	Projektowanie oraz budowa systemów, programów oraz stron www (internet)		A	Bc	Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne)
						0401	Ewidencja infrastruktury informatycznej		B5	Bc	Dotyczy sprzętu komputerowego, systemów i programów eksploatowanych w Ministerstwie
						0402	Dokumentacja techniczna		BE5	Bc	Gromadzenie dokumentacji technicznej systemów oraz programów eksploatowanych w Ministerstwie. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia licencji
						0403	Certyfikaty i licencje na oprogramowanie i systemy eksploatowane w Ministerstwie		B5	Bc
						0404	Eksploatacja i wdrażanie systemów informatycznych		B5	Bc
						0405	Zakup i parametryzacja sprzętu komputerowego oraz systemów dla potrzeb Ministerstwa		B5	Bc	Oferty, umowy, gwarancje; okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy bądź gwarancji. Korespondencja i zapytania w sprawie rozpoznania rynku komputerowego oraz zlecenia usług i protokoły odbioru
		041					Bazy danych		A	-	Dotyczy zagadnień kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych oraz innych spraw wynikających z zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa. Ostateczny okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych
		042						Przetwarzanie danych	BE5	-	Ostateczny okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych
	05							Skargi i wnioski
		050						Przepisy własne w sprawach skarg i wniosków	A	Bc
		051						Ewidencja skarg i wniosków	A	Bc
		052						Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	B3	Bc
		053						Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio przez Ministerstwo	A	Bc	W przypadku masowości tego typu spraw do kat. A należy zakwalifikować przykładowo 5-10% w skali roku
		054						Analiza skarg i wniosków	A	Bc
	06							Prace naukowo-badawcze; Komunikacja społeczna; Wydawnictwa i reprezentacja
		060						Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
						0600		Wykonane na zlecenie Ministerstwa	A	B5
						0601		Inne opracowania zewnętrzne	B5	Bc
						0602		Odbiory prac naukowo-badawczych	B5	Bc
		061						Współpraca z mediami dotycząca działalności Ministerstwa	A	Bc	Informacje własne dla prasy, radia i telewizji, wystąpienia przedstawicieli Ministerstwa a podczas konferencji prasowych, wywiady, reakcja na krytykę
		062						Teki wydawnicze	A	Bc	Dla każdego tytułu wydanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą, recenzję, umowę autorską. Dotyczy również Dziennika Urzędowego Ministra (materiały źródłowe i dwa egzemplarze każdego numeru) a także opracowań do użytku wewnętrznego.
		063						Kroniki i monografie	A	Bc	O działalności własnej
		064						Wystawy, prezentacje, sympozja, seminaria itp. zorganizowane przez Ministerstwo	A	Bc	Stałe i okolicznościowe. Korespondencja dotycząca obsługi technicznej - kat. Bc.
		065					Udział w obcych wystawach, prezentacjach, sympozjach, seminariach itp. organizowanych w kraju i zagranicą		A	Bc	Inne niż w klasie 067
		066					Strona internetowa				Projektowanie w klasie 0400
						0660	Serwis informacyjny		B5	-
						0661	Materiały promocyjno - edukacyjne		B5	-
						0662	Odpowiedzi na pytania i opinie społeczne		B5	-
	07						Współpraca z krajowymi organami, instytucjami i jednostkami organizacyjnymi oraz stowarzyszeniami i fundacjami
		070					Współpraca z Sejmem i Senatem (Parlamentem)				Korespondencja merytoryczna. Pozostałe materiały - kat. Bc
						0700	Materiały na posiedzenia plenarne Sejmu i Senatu		A	Bc	Opracowania własne, opracowania obce kat. Bc
						0701	Odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie, interwencje posłów i senatorów		A	Bc	Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych podmiotów
						0702	Współpraca z komisjami sejmowymi i senackimi		A	Bc
		071					Współpraca z Kancelarią Prezydenta		A	Bc	Jak przy klasie 070
		072					Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów oraz komitetami Rady Ministrów		A	Bc	Jak przy klasie 070
		073					Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi				Jak przy klasie 070
						0730	Współpraca z Urzędem Służby Cywilnej		A	Bc
						0731	Współpraca z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej		A	Bc
						0732	Współpraca z innymi ministerstwami i centralnymi urzędami administracji rządowej		A	Bc
		074					Współpraca z administracją rządową w województwie		BE5	Bc	Jak przy klasie 070. W tym współpraca z Wojewódzkimi Radami Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego
		075					Współpraca z organami i jednostkami samorządu terytorialnego		BE5	Bc	Jak przy klasie 070
		076					Współpraca z innymi instytucjami, stowarzyszeniami i fundacjami		B5	Bc	Jak przy klasie 070
		077					Współpraca ze związkami zawodowymi i organami samorządów zawodowych				Umowy, porozumienia i ich realizacja. Dotyczy również współpracy ze związkami zawodowymi w jednostkach podległych i nadzorowanych.
					0770		Współpraca ze związkami zawodowymi		BE5	Bc
					0771		Współpraca z organami samorządów zawodowych		BE5	Bc
		078					Współpraca i współdziałanie między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi
					0780		Współpraca między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa		B5	Bc
					0781		Współdziałanie z jednostkami resortu		B5	Bc
		079					Reprezentacja		B2	Bc	Zaproszenia, życzenia, podziękowania i korespondencja.
	08						Współpraca z zagranicą
		080					Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej		A	Bc
		081					Umowy i ich realizacja				Obejmuje umowy (konwencje). Korespondencja - kat. B5
					0810		Umowy wielostronne		A	Bc	Dla każdej umowy prowadzi się odrębną teczkę
					0811		Umowy dwustronne		A	Bc	Dla każdego kraju prowadzi się odrębną teczkę
		082					Współpraca z organami i instytucjami Unii Europejskiej (UE)				Dla każdego organu i instytucji prowadzi się odrębną teczkę
					0820		Opracowania zewnętrzne		B 10	Bc	Protokoły posiedzeń, sprawozdania, analizy, opracowania problemowe - dla każdej sprawy zakłada się odrębną teczkę.
					0821			Udział w posiedzeniach komisji, grup roboczych i innych za granicą i w kraju	A	Bc	Własne wystąpienia, opracowania, analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski
					0822			Dostosowywanie polskich przepisów do europejskiego prawa wspólnotowego	A	Bc
					0823			Udział w europejskich inicjatywach infrastrukturalnych (TEN, Paneuropejskie Korytarze Transportowe)	A	Bc
					0824			Inne dziedziny współpracy z UE	A	Bc	Dotyczy także gromadzenia i przechowywania dokumentów UE w formie baz danych np. TAIEX. Dokumentacja obca kat. B10
		083						Współpraca z UE w ramach wykorzystania środków z funduszy przedakcesyjnych i poakcesyjnych
					0830			Fundusze przedakcesyjne	A	Bc	PHARE i ISPA
					0831			Fundusz Spójności	A	Bc
					0832			Fundusze strukturalne	A	Bc
		084						Współpraca z instytucjami międzynarodowymi w zakresie pozyskiwania środków na rozwój infrastruktury			Dla każdej instytucji zakłada się odrębną teczkę
					0840			Współpraca z Bankiem Światowym	A	Bc
					0841			Współpraca z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym	A	Bc
					0842			Współpraca z Europejskim Bankiem Odbudowy i Rozwoju	A	Bc
					0843			Współpraca z innymi Międzynarodowymi Instytucjami Finansowymi	A	Bc
		085						Współpraca z organizacjami międzynarodowymi			Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. referaty, opracowania przygotowane dla tych organizacji, własne relacje z konferencji i sympozjów. Dokumentacja zewnętrza nie dotycząca udziału przedstawicieli Ministerstwa - kat. B5
					0850			Międzynarodowe organizacje ogólnogospodarcze (EKG ONZ, UNDP, UNCTAD, OECD, WTO/GATS)	A	Bc	Jak przy klasie 085
					0851		Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje transportowe		A	Bc	Jak przy klasie 085
					0852		Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje telekomunikacyjne		A	Bc	Jak przy klasie 085
					0853		Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje pocztowe		A	Bc
					0854		Europejska Konferencja Ministrów Transportu		A	Bc
					0855		Współpraca z NATO		A	Bc
		086					Współpraca dwustronna i regionalna				Korespondencja, opracowania własne (opracowania obce - kat. B10);
					0860		Współpraca dwustronna z krajami Europy		A	Bc	Opracowania i analizy problemowe własne, sprawozdania z rozmów, korespondencja operatywna, uzgodnienia. Materiały zewnętrzne - kat. B5. Dla każdego kraju (regionu) zakłada się odrębną teczkę
					0861		Współpraca w ramach europejskich organizacji i ugrupowań regionalnych		A	Bc	Np. Grupa Wyszehradzka, Trójkąt Weimarski itp. Jak przy klasie 0860
					0862		Współpraca z krajami Afryki		A	Bc	Jak przy klasie 0860
					0863		Współpraca z krajami Ameryki Północnej i Południowej		A	Bc	Jak przy klasie 0860
					0864		Współpraca z krajami Azji, Australii i Oceanii		A	Bc	Jak przy klasie 0860
					0865		Inne zagadnienia dotyczące współpracy dwustronnej i regionalnej		BE5	Bc	Jak przy klasie 0860
		087					Zagraniczne wyjazdy służbowe
					0870		Plany wyjazdów służbowych		B5	-	Plany rzeczowe wyjazdów za granicę poszczególnych departamentów/ biur (propozycje, uzgodnienia), plan zbiorczy, informacje o przyznanych i wydatkowanych środkach finansowych na wyjazdy zagraniczne (plany finansowe) itp. Obejmuje również wnioski na wyjazdy za granicę
					0871		Instrukcje i sprawozdania z wyjazdów		A	Bc	Do kat. A zalicza się oryginały instrukcji i sprawozdań oraz ich rejestry (wnioski kat. B5). Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr.
					0872		Sprawy paszportowe i dewizowe		B5	Bc	Wnioski o wydanie paszportów dyplomatycznych, zlecenia do Narodowego Banku Polskiego na zakup dewiz
		088					Przedstawiciele Ministra w przedstawicielstwach dyplomatycznych RP za granicą i w organizacjach międzynarodowych		A	Bc	Sprawozdania z działalności, korespondencja merytoryczna
		089					Przyjazdy delegacji zagranicznych
					0890		Programy pobytu		A	Bc
					0891		Obsługa delegacji		B2	Bc
	09						Kontrole i inspekcje. Audyt oraz nadzór.
		090					Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i inspekcji		A	Bc
		091					Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w Ministerstwie				Dotyczy NIK i innych organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli. Protokoły, sprawozdania, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne i sprawozdania z realizacji zaleceń. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę.
					0910		Kompleksowe		A	Bc	Obejmuje całokształt działalności kontrolowanej jednostki
					0911		Problemowe		A	Bc	Jeżeli dot. zagadnień merytorycznych
					0912		Doraźne		BE5	Bc
		092					Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych i nadzorowanych		B5	Bc
		093					Kontrole (inspekcje) resortowe (wewnętrzne)		B5	Bc
		094					Kontrole przeprowadzone przez Ministerstwo w jednostkach podległych i nadzorowanych
					0940		Problemowe		A	Bc
					0941		Doraźne		BE5	Bc
		095					Książki kontroli		B5	-
		096					Audyt wewnętrzny
					0960		Plany audytu		A	Bc
					0961		Techniki i procedury audytu wewnętrznego		B5	Bc
					0962		Analizy ryzyka.		B5	Bc
					0963		Sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu		A	Bc
					0964		Sprawozdania z wykonania zadania audytowego		BE5	Bc
		097					Nadzór nad organami i jednostkami podległymi lub nadzorowanymi				Wynikający z przepisów ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2003 r. Nr 159, poz. 1548, z późn. zm.)
					0970		Nadzór nad organami podległymi lub nadzorowanymi		A	Bc
					0971		Nadzór nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi		A	Bc
		098					Nadzór nad fundacjami		A	Bc	Wynikający z przepisów ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203 ze zm.)
		099					Likwidacje i przekształcenia jednostek podległych i nadzorowanych		A	Bc
1							KADRY
	10						Ogólne zasady pracy i płac
		100					Regulamin pracy		A	Bc	Ustalenia własne
		101					Zasady wynagradzania		A	Bc
		102					Oświadczenia majątkowe pracowników		B6	-
	11						Zatrudnienie
		110					Rekrutacja pracowników		B5	Bc	Zapotrzebowanie, ogłoszenia w Biuletynie Służby Cywilnej, oferty Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, oferty kandydatów
		111					Rozwiązywanie stosunku pracy		B2	Bc	Dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - klasa 120
		112					Umowy cywilno-prawne		B50	Bc	Umowy i wynagrodzenia, od których zostały naliczone składki na ubezpieczenie społeczne, pozostałe prace zlecone - kat. B5
					1120		- ze składką na ZUS		B50	-
					1121		- bez składki na ZUS		B5
		113					Zatrudnianie specjalnej kategorii pracowników		B2
		114					Legitymacje służbowe		B5	-	Ewidencja legitymacji
		115					Wojskowe sprawy pracowników		B5	-
		116					Inne sprawy pracownicze		B2	-
		117					Rejestr wydanych zaświadczeń, świadectw pracy i zaświadczeń na druku RP7		B2	-	Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr
		118					Opisy stanowisk pracy		B5	Bc
		119					Oceny i wyróżnienia
					1190		Opinie o pracownikach		B5	-	Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - klasa 120
					1191		Nagrody		B10	-	Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych - klasa 120
					1192		Odznaczenia państwowe		B5	-	Wnioski, wystąpienia do odpowiednich organów o przyznanie odznaczeń
					1193		Odznaki honorowe		BE5		Zestawienia. Kopie pism o przyznaniu odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Wnioski - kategoria B5
	12						Ewidencja osobowa
		120					Akta osobowe		BE50	-	Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę (rodzaje dokumentów i okres ich przechowywania w aktach określają odrębne przepisy)
		121					Pomoce ewidencyjne do akt osobowych		B50	-	Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.
	13						Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130					Programy szkoleń wstępnych		A	Bc	Ustalenia pracodawcy
		131					Środki ochronne		A	Bc	Ustalenia pracodawcy
		132					Badania pracowników		A	-
		133					Wypadki przy pracy				Dokumentacja powypadkowa
		130					Programy szkoleń wstępnych		A	Bc	Ustalenia pracodawcy
		131					Środki ochronne		A	Bc	Ustalenia pracodawcy
		132					Badania pracowników		A	-
		133					Wypadki przy pracy				Dokumentacja powypadkowa
					1330		Wypadki zbiorowe, śmiertelne powodujące inwalidztwo		A	Bc	Dot. wypadków śmiertelnych przy pracy
					1331		Inne wypadki		B10	Bc
					1332		Analiza wypadków i chorób zawodowych		A	Bc
					1333		Ocena stanu BHP i analizy zbiorcze wypadków przy pracy		A	Bc	Dotyczy wyłącznie Ministerstwa
		134					Poprawa warunków pracy		B5	Bc
	14						Szkolenie i rozwój zawodowy pracowników
		140					Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego		A	Bc	W tym zasady, formy, metody i treść szkolenia
		141					Szkolenia w służbie cywilnej		B5	Bc
		142					Organizacja i obsługa administracyjna kursów nauki języków obcych		B5	Bc
		143					Podwyższanie kwalifikacji zawodowych (studia, aplikacje - współfinansowane przez pracodawcę)		B5	Bc	Uwierzytelnione kserokopie dyplomów i świadectw odkłada się do akt osobowych - kl. 120
		144					Praktyki studenckie		B5	Bc
		145					Rekrutacja uczestników szkolenia, dobór kadr dydaktycznych, szkolenie specjalistyczne (prawne, ekonomiczne, finansowe, techniczne)
					1450		Szkolenia informatyczne		B5	Bc	Dotyczy również szkolenia użytkowników systemu - wykaz szkoleń i korespondencja merytoryczna - kat. B5
					1451		Szkolenia w Krajowej Szkole Administracji Publicznej		B5	Bc
					1452		Inne szkolenia		B5	Bc
		146					Protokoły egzaminacyjne		B50
		147					Ewidencja szkolonych		B50	-
		148					Świadectwa ukończenia szkoleń, kursów		B50
		149					Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacje oraz inne formy doskonalenia zawodowego pracowników		B5	-	Krajowe i zagraniczne, w tym w zakresie UE
	15						Dyscyplina pracy
		150					Dowody obecności w pracy		Bc	-	Listy obecności, karty ewidencji czasu pracy
		151					Absencja		B3	-	Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kat. Bc
		152					Urlopy pracownicze		B2	-	Plany urlopów i karty urlopowe
		153					Ewidencja delegacji służbowych		Bc	-	Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kat. B5
		154					Zezwolenia na prace dodatkowe		B6	-
		155					Analizy efektywnego czasu pracy		A	Bc
	16						Sprawy dyscyplinarne
		160					Komisja Dyscyplinarna		A	-	Decyzje o powołaniu komisji, skład osobowy
		161					Postępowanie dyscyplinarne		B10		Dla każdego postępowania zakłada się odrębną teczkę
		162					Rzecznik Dyscyplinarny		B10	-	Decyzje o powołaniu.
		163					Postępowanie wyjaśniające		B3		Akta postępowania wyjaśniającego. Dla każdego postępowania wyjaśniającego zakłada się odrębną teczkę
		164					Obsługa komisji dyscyplinarnej		Bc	Bc
		165					Komisja orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		A	Bc	Jak w klasie 160
		166					Rzecznik dyscypliny finansów publicznych		B10	Bc	Jak w klasie 162
		167					Postępowanie w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		B10		Dla każdego postępowania zakłada się oddzielną teczkę
		168					Obsługa komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		Bc	Bc
		169					Wykonywanie kar		B10
	17						Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
		170					Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFSS)		A	Bc	Opracowanie własne
		171					Komisja Socjalna		A	Bc	Skład osobowy, protokoły z posiedzeń i korespondencja z różnymi podmiotami
		172					Plany działalności socjalnej		B5	Bc	Własne ustalenia Ministerstwa
		173					Realizacja spraw socjalno-bytowych		A		Analizy, sprawozdania
		174					Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich dzieci udzielone z ZFŚS		B5	Bc
		175					Pożyczki udzielone z ZFŚS		B5	-	Wnioski. Umowy. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
		176					Działalność w zakresie kultury, rekreacji oraz inne świadczenia		B5	-	Zakup biletów do teatru, dofinansowanie do zajęć z zakresu kultury fizycznej, imprez turystycznych, paczki okolicznościowe
		177					Zapomogi losowe udzielone z ZFŚS		B5	-
		178					Zakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa		B5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
		179					Opieka zdrowotna		B5	-	Badania profilaktyczne, umowy o świadczenie usług zdrowotnych, zgłoszenia do objęcia opieką. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy.
	18						Ubezpieczenia
		180					Ubezpieczenia osobowe
						1800	Przepisy ubezpieczeniowe		B5	Bc	Instrukcje i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych
						1801	Legitymacje ubezpieczeniowe		B5	-	Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów
						1802	Dowody uprawnienia do zasiłku		B5	-	Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
						1803	Emerytury i renty		B2	-	Wnioski
						1804	Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych		B10	-	Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
						1805	Inne ubezpieczenia		B5	-	Jak w klasie 1804
2							ŚRODKI RZECZOWE
	20						Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi		A	Bc	Własne ustalenia
	21						Inwestycje i remonty
		210					Ogólne zasady inwestycji i remontów		A	Bc	Wytyczne własne, analizy potrzeb
		211					Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych		BE5	Bc	Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od likwidacji obiektu. Budynki zabytkowe - kat. A
		212					Ewidencja inwestycji		A	-
	22						Administracja i zarząd nieruchomościami
		220					Nabywanie i zbywanie nieruchomości		A	-	Dokumentacja prawna i techniczna
		221					Ewidencja nieruchomości w trwałym zarządzie Ministerstwa		A	-	Dotyczy gruntów, budynków i lokali
		222					Eksploatacja nieruchomości		B5	-	Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.
		223					Najem nieruchomości		B5	-	Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy najmu
		224					Podatki i opłaty publiczne		B10	-	Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)
	23						Gospodarka materiałowa
		230					Organizacja gospodarki materiałowej		A	Bc	Przepisy i ustalenia własne
		231					Zaopatrzenie		B5	Bc	Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki
		232					Magazynowanie i użytkowanie		B5	Bc	Dokumentacja magazynowa, zamówienia, RW, itp.
		233					Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)		B2	Bc
		234					Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń		B10	-
		235					Paszporty maszyn i urządzeń		A	-
	24						Źródła zaopatrzenia
		240					Współpraca z dostawcami krajowymi		B2	Bc
		241					Współpraca z dostawcami zagranicznymi		B2	Bc
	25						Transport i łączność
		250					Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych		B2	-	Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. Obejmuje karty eksploatacyjne samochodów oraz dokumentację napraw
		251					Ryczałty samochodowe		B5		Umowy
		252					Eksploatacja środków łączności telekomunikacyjnej		B5	-	Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja kablowa itp.
		253					Umowy w sprawie świadczenia usług pocztowych		B5	-
	26						Ochrona osób, obiektów i mienia
		260					Zabezpieczenie lokali		B2	-	Ewidencja interesantów wchodzących i wychodzących na teren Ministerstwa oraz rejestr kluczy biurowych przekazywanych przez pracowników po zakończeniu pracy- książki (przekazuje się do Archiwum)
		261					Dokumentacja ochronna		B2	-	Dziennik zmiany, dziennik wydarzeń i książka wydawania-przyjęcia broni i amunicji (przekazuje się do wglądu Biura Ochrony Informacji Niejawnych a następnie do Archiwum
		262					Kontrola i ocena zabezpieczenia obiektów		B5	-	Protokoły, sprawozdania, analizy i korespondencja
		263					Ochrona przeciwpożarowa		B5	Bc	Wytyczne, instrukcje, plany, protokoły i kartoteki
		264					Ochrona informacji niejawnych		B10	Bc	Organizacja, dostęp, postępowanie sprawdzające, urządzenia ewidencyjne, protokoły kontroli i oceny
		265					Ochrona systemów informatycznych i teleinformatycznych		B10	Bc	Charakterystyka funkcjonowania systemów, okresowe wydruki kontrolne, dane z systemów i sieci na nośnikach elektromagnetycznych (praca w trybie monitoringu) dot. systemów wytwarzających, przetwarzających i przekazujących
		266					Ochrona danych osobowych		B5	Bc	Zalecenia, wytyczne, procedury, ewidencja osób przetwarzających dane osobowe
		267					Obrona cywilna		B5	-
		268					Ubezpieczenia rzeczowe		B10	Bc	Od ognia, kradzieży itp., okres przechowywania liczy się od ekspiracji ubezpieczeń
	27						Zamówienia publiczne
		270					Wnioski		B5	Bc
		271					Umowy w sprawach zamówień publicznych		B10	Bc	Dokumentacja komisji przetargowych: decyzje o powołaniu komisji, umowy, aneksy. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		272					Ewidencja zamówień publicznych		B10	Bc
		273					Wystąpienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych		B5	Bc
	28						Ewidencja mienia Skarbu Państwa		A	Bc
3							GOSPODARKA FINANSOWA
	30						Księgowość Ministerstwa
		300					Dowody księgowe		B5	Bc
		301					Dokumentacja księgowa		B5	-	Księgi, rejestry, karty kontowe.
		302					Rozliczenia		B5	Bc	Z dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi
		303					Windykacja należności		B5	Bc
		304					Uzgadnianie sald		B2	-	Zobowiązań i należności.
	31						Budżet
		310					Ogólne zasady budżetowe		A	Bc	Ustalenia własne, ustalenia obce - kategoria B5
		311					Planowanie budżetu Ministerstwa		B10	Bc	Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu Ministerstwa. Dotyczy dysponenta głównego i dysponenta III stopnia
		312					Realizacja budżetu Ministerstwa		A	Bc	Plany finansowe i ich zmiany, sprawozdania z realizacji planów finansowych Ministerstwa (dotyczy dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej)
	32						Sprawozdawczość budżetowa
		320					Sprawozdania okresowe jednostkowe		B5	Bc	Dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
		321					Sprawozdania okresowe łączne				Dysponenta głównego
		322					Sprawozdania roczne - bilanse łączne		A	Bc	Dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
		323					Sprawozdania roczne - bilanse jednostkowe		BE10	Bc	Dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
	33						Rozliczenia z tytułu wynagrodzeń
		330					Dokumentacja płac		B5	Bc	Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, potrąceń z płac
		331					Deklaracje podatkowe		Bc	-
		332					Karty wynagrodzeń		B50	-	Imienne karty płac
		333					Listy płac		B50	-	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).
		334					Raporty o wpłatach składek ubezpieczeniowych		B50	-
		335					Zaświadczenia o płacach		B5	Bc
	34						Księgowość materiałowo-towarowa
		340					Dowody księgowe		B5	-	Faktury własne i obce.
		341					Dokumentacja księgowa		B5	-	Karty ilościowo - wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry, itp.
	35						Inwentaryzacja
		350					Ogólne zasady		A	Bc	Ustalenia własne, instrukcje, regulaminy
		351					Dokumentacja		B5	-	Spisy i protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Każda inwentaryzacja stanowi odrębną sprawę
		352					Wycena i przecena		B5	-
4							STRATEGIE, INWESTYCJE
	40						Strategie
		400					Strategie rozwoju infrastruktury w transporcie		A	Bc
		401					Strategie rozwoju telekomunikacji		A	Bc
		402					Strategie rozwoju poczty		A	Bc
	41						Strategia ochrony środowiska
		410					Strategia ochrony środowiska w transporcie		B5	Bc
		411					Strategia ochrony środowiska w łączności		B5	Bc
	42						Programy rozwoju transportu wodnego i śródlądowego		A	Bc
	43						Polityka inwestycyjno-techniczna
		430					Programy inwestycyjne
					4300		Transportu		A	Bc
					4301		Łączności		A	Bc
					4302		Inne		A	Bc
		431					Finansowanie inwestycji
					4310		Z budżetu państwa		A	Bc
					4311		Z innych źródeł		A	Bc	Np. z Banku Światowego, EBOiR
		432					Nadzór nad realizacją inwestycji finansowanych/współfinansowanych z budżetu państwa
					4320		Drogowych		B10	Bc
					4321		Kolejowych		B10	Bc
					4322		Lotniczych		B10	Bc
					4323		Innych		B10	Bc
	44						Polityka regionalna w zakresie rozwoju infrastruktury		A	Bc
	45						Unifikacja i normalizacja
		450					Zbiory norm
					4500		Normy krajowe		A	Bc
					4501		Normy zagraniczne		B10	Bc
					4502		Normy międzynarodowe		B10	Bc
		451					Działalność normalizacyjna		BE5	Bc	W tym udział w pracach normalizacyjnych
		452					Zarządzanie jakością i certyfikacja
					4520		Systemy jakości		A	Bc
					4521		Certyfikacja systemów		A	Bc
					4522		Certyfikacja wyrobów		A	Bc
					4523		Certyfikacja personelu		A	Bc
		453					Metrologia		A	Bc
		454					Systemy oceny zgodności
					4540		Podstawy prawne		A	Bc
					4541		Autoryzacja i notyfikacja jednostek oceny		A	Bc
					4542		Procedury oceny zgodności		A	Bc
		455					Systemy nadzoru rynku
					4550		Podstawy prawne		A	Bc
					4551		Organizacja systemu		A	Bc
					4552		Organy wyspecjalizowane		A	Bc
		456					Odstępstwa od warunków technicznych		A	Bc	Dokumentacja i korespondencja, wnioski w sprawie upoważnień Ministra dotyczących odstępstw od przepisów techniczno-budowlanych
	46						Realizacja polityki państwa				Analizy stanu i tendencje, monitoring efektów wdrażania polityki, strategii i programów; opracowania własne zbiorcze kat. A, cząstkowe i obce - kat. B5
		460					Z zakresu funkcjonowania i rozwoju transportu		A	Bc
		461					Z zakresu rozwoju telekomunikacji		A	Bc
		462					Z zakresu rozwoju działalności pocztowej		A	Bc
		463					Z zakresu ochrony środowiska		A	Bc
		464					Realizacja programów inwestycyjnych rozwoju przejść granicznych		A	Bc
	47						Uprawnienia właścicielskie i nadzorcze
		470					Polityka prywatyzacyjna		A	Bc
		471					Realizacja przekształceń własnościowych		A	Bc	Dotyczy restrukturyzacji finansowej, majątkowej i zatrudnienia.
		472					Realizacja uprawnień udziałowca/akcjonariusza		A	Bc	Korespondencja merytoryczna, wnioski, opinie, protokoły z negocjacji, decyzje i inna dokumentacja wymagana przepisami itp.
		473					Postępowanie upadłościowe w przedsiębiorstwach		A	Bc	Własne ustalenia, protokoły pokontrolne, oceny, decyzje w spr. zarządów komisarycznych, programy naprawy przedsiębiorstw, sprawozdania z działania naprawczego
		474					Postępowanie naprawcze w przedsiębiorstwach		A	Bc	Wnioski, opinie, decyzje, umowy o zarządzani
		475					Nadzór właścicielski				Analizy, protokoły, sprawozdania, współpraca z likwidatorami, korespondencja merytoryczna
						4750	nad działalnością spółek Skarbu Państwa		BE10	Bc	Decyzje, korespondencja
						4751	nad rozporządzaniem składnikami mienia PKP S.A., PKP PLK S.A.		A	Bc	Uzgodnienia, decyzje w tym również decyzje administracyjne wydawane na podstawie przepisów ustawy o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji PKP.
						4752	nad procesami likwidacyjnymi przedsiębiorstw		A	Bc	Protokoły, sprawozdania i analizy; współpraca z likwidatorami przedsiębiorstw
		476					Nadzór założycielski
						4760	Nadzór założycielski nad p.p.u.p "Poczta Polska"		A	Bc
						4761	Nadzór nad przedsiębiorstwem państwowym "Porty Lotnicze"		A	Bc
		477					Reprywatyzacja mienia		A	Bc	Sprawy administracyjne tzw. "mała reprywatyzacja" i inne sprawy dotyczące tej problematyki
5							TRANSPORT
	50						Funkcjonowanie transportu				Opracowania własne; opracowania zewnętrzne Bc
		500					Transport kolejowy		A	Bc	Własne opracowania, analizy, wydruki statystyczne, korespondencja merytoryczna itp.
		501					Transport drogowy		A	Bc	Jak w klasie 500
		502					Transport kombinowany		A	Bc	Jak w klasie 500
		503					Transport lotniczy		A	Bc	Jak w klasie 500 w tym nadzór zachowanie przepisów prawa lotniczego
		504					Transport śródlądowy		A	Bc	Własne opracowania, oceny, korespondencja merytoryczna
	51						Bezpieczeństwo transportu
		510					Programy poprawy bezpieczeństwa w transporcie		A	Bc
		511					Organizacja bezpieczeństwa w transporcie
					5110		Kolejowym		A	Bc	Przepisy i ustalenia własne dot. warunków, zasad ruchu, warunków technicznych i zasad dopuszczania do ruchu taboru kolejowego itp.
					5111		Drogowym		A	Bc	Przepisy i ustalenia własne dot. warunków, zasad ruchu, ewidencji, klasyfikacji pojazdów drogowych oraz uprawnień do prowadzenia pojazdu, warunków technicznych i zasad dopuszczania pojazdów do ruchu itp.
					5112		Lotniczym		A	Bc
					5113		Śródlądowym		A	Bc
		512					Tranzyt i transport kombinowany		A	Bc	Własne opracowania, oceny
		513					Przewóz towarów niebezpiecznych i szybko psujących się		A	Bc	Przepisy i ustalenia własne
		514					Przemieszczanie osób niepełnosprawnych
					5140		Propozycje i opracowania zewnętrzne		B5	Bc
					5141		Analizy i własne opracowania		A	Bc
		515					Wypadki lotnicze
					5150		Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych (PKBWL)		A	Bc	Dokumentacja posiedzeń
					5151		Materiały na posiedzenia PKBWL		A	Bc
					5152		Raporty PKBWL		A	Bc
					5153		Opracowania analityczne		A	Bc
		516					Bezpieczeństwo ruchu drogowego
					5160		Posiedzenia Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego (BRD)		A	Bc
					5161		Udział Krajowej BRD w pracach organizacji pozarządowych oraz instytucji krajowych i zagranicznych		A	Bc
					5162		Plany i programy poprawy stanu bezpieczeństwa ruchu drogowego, w tym programy pilotażowe		A	Bc
					5163		Programy rządowe zawierające problematykę bezpieczeństwa ruchu drogowego opracowywane przez inne resorty		A	Bc	W tym szkolenia w zakresie bezpieczeństwa transportu drogowego
					5164		Działalność edukacyjno-informacyjna i badania naukowe w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego		A	Bc
					5165		Organizacja prac i realizacja Programu Globalnego Partnerstwa dla Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego		A	Bc
					5166		Roczne sprawozdania dotyczące stanu bezpieczeństwa ruchu drogowego		A	Bc
	52						Ochrona środowiska w transporcie				Dla każdej dziedziny ochrony środowiska zakłada się odrębne teczki
		520					Kolejowym		A	Bc
		521					Drogowym		A	Bc
		522					Lotniczym		A	Bc
		523					Śródlądowym		A	Bc
	53						Oddziały i przedstawicielstwa zagranicznych firm transportowych		B20	Bc	Wnioski, zezwolenia i decyzje
	54						Koncesje, licencje, zezwolenia i pozwolenia
		540					Koncesje na działalność gospodarczą w zakresie zarządzania liniami kolejowymi		B50	Bc
		541					Koncesje na wykonywanie przewozów kolejowych		B50	Bc
		542					Koncesje na budowę i eksploatację autostrad		B50	Bc
		543					Przewozy drogowe międzynarodowe
					5430		Licencje		B50	Bc	Teczki zakłada się odrębnie dla transportu osobowego i towarowego
					5431		Zezwolenia		B5	Bc	Jak w klasie 5430
		544					Pozwolenia na uprawianie żeglugi przez obce statki		B20	Bc
6							ADMINISTRACJA ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ
	60						Administracja żeglugi śródlądowej
		600					Podstawy prawne działania urzędów żeglugi śródlądowej		A	Bc
		601					Nadzór nad działalnością urzędów żeglugi śródlądowej		BE5	Bc
	61						Bezpieczeństwo żeglugi śródlądowej		B10	Bc
		610					Bezpieczeństwo żeglugi śródlądowej		B10	Bc
		611					Ochrona antyterrorystyczna		B10	Bc
		612					Ratownictwo		B10	Bc
7							ŁĄCZNOŚĆ
	70						Telekomunikacja		A	Bc	Opracowania własne z zakresu rozwoju telekomunikacji (analizy ekonomiczne, programy i prognozy rozwoju telekomunikacji, plany wieloletnie oraz sprawozdania z ich realizacji); dot. również rozwoju telekomunikacji na wsi
	71						Ekonomika telekomunikacji
		710					Monitoring i analiza opłat pobieranych przez operatorów za usługi telekomunikacyjne		BE5	Bc	Opinie i opracowania własne
		711					Warunki świadczenia usług powszechnych przez operatorów telekomunikacyjnych		BE5	Bc	Opracowania własne (analizy warunków świadczenia usług powszechnych przez operatorów telekomunikacyjnych pod kątem ochrony konsumentów)
		712					Analiza modeli (sposobów kalkulacji) stosowanych przez operatorów telekomunikacyjnych stawek rozliczeniowych		BE5	Bc	Opracowania własne (analiza modeli i przedstawienie wniosków w tym zakresie)
		713					Opłaty za udzielenie zezwolenia telekomunikacyjnego i posiadanie zezwolenia telekomunikacyjnego		BE5	Bc	Własne wyjaśnienia, informacje, analizy
		714					Opłaty za prawo do wykorzystywania zasobów numeracji oraz za przydział numeracji		BE5	Bc	Własne wyjaśnienia, informacje, analizy
		715					Sprawy dotyczące opłat za pozwolenia telekomunikacyjne		BE5	Bc	Analizy, opracowania własne i projekty decyzji, z wyłączeniem spraw administracyjnych, którym nadaje się symbol klasyfikacyjny 025.
	72						Technika radiokomunikacyjna
		720					Radiodyfuzja		BE5	Bc
						7200	Radiofonia		BE5	Bc
						7201	Telewizja		BE5	Bc
		721					Radiokomunikacja lądowa		BE5	Bc
		722					Radiokomunikacja lotnicza		BE5	Bc
		723					Radiokomunikacja śródlądowa		BE5	Bc
		724					Radiokomunikacja satelitarna		BE5	Bc
		725					Pozostałe służby radiokomunikacyjne		BE5	Bc
	73						Gospodarka zasobami częstotliwości		A	Bc
	74						Kompatybilność elektromagnetyczna		A	Bc
	75						Technika telekomunikacyjna
			750				Gospodarka zasobami numeracji		B5	Bc
			751				Plany numeracji w sieciach telekomunikacyjnych w kraju		B5	Bc
	76						Współpraca z operatorami		BE5	Bc
	77						Monitorowanie rozwoju technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych w Polsce		BE5	Bc	Polityka, strategie i programy rozwoju w klasie 4
	78						Poczta
			780				Opracowywanie założeń rozwoju sektora usług pocztowych		A	Bc
			781				Opłaty za usługi pocztowe p.p.u.p. Poczty Polskiej
					7810		Uzgadnianie opłat za usługi w obrocie zagranicznym		B5	Bc
					7811		Opiniowanie opłat za usługi w obrocie krajowym		B5	Bc
					7812		Analiza opłat		A	Bc
			782				Polityka emisyjna znaczków pocztowych
					7820		Wnioski do planu emisyjnego		B5	Bc
					7821		Plan tematyczny emisji znaczków pocztowych		A	-
			783				Zbiory znaczków i kart pocztowych wprowadzonych do emisji		A	-
			784				Monitoring jakości pocztowych usług powszechnych i dostępu do tych usług		B5	Bc
			785				Mechanizacja i informatyzacja p.p.u.p. Poczty Polskiej		A	Bc	Analizy, materiały do analiz - kat. B5
			786				Pomoc publiczna dla operatorów pocztowych w zakresie właściwości Departamentu Poczty		B5	Bc
			787				Monitorowanie rynku usług pocztowych		B5	Bc
			788				System pocztowych numerów adresowych		A	Bc
8							SZKOLNICTWO RESORTOWE
	80						Kierunki studiów i specjalności		A	Bc	Wnioski uczelni i decyzje Ministra
	81						Podstawy programowe i programy nauczania		A	Bc	Akceptowane. Dla zawodów każdego z działów będących w kompetencji Ministra zakłada się odrębną teczkę. Pozostała dokumentacja - kat. B5.
	82						Standardy wymagań egzaminacyjnych w zawodach		A	Bc
	83						Szkoły średnie
			830				Podstawy prawne działania		A	Bc
			831				Nadzór pedagogiczny		BE5	Bc	Protokoły z wizytacji.
	84						Uznawanie kwalifikacji obywateli Unii Europejskiej w ramach swobodnego przepływu osób		A	Bc