Wprowadzenie w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MR.2016.48

| Akt utracił moc
Wersja od: 21 sierpnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 44
MINISTRA ROZWOJU 1
z dnia 16 września 2016 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§  1.  2
 W Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju, zwanym dalej: "Ministerstwem" wprowadza się:
1)
instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2)
jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;
3)
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia

- zwane dalej "przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi".

§  2. 
Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§  3. 
Od dnia 1 października 2016 r. podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Ministerstwie jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
§  4. 
Sprawy niezakończone przed dniem 1 października 2016 r. prowadzi się w sposób obowiązujący przed dniem wejścia w życie zarządzenia aż do zakończenia sprawy.
§  5. 
1. 
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.
2. 
Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
§  6. 
Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie dotychczas obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.
§  7. 
Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym Ministerstwa przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.
§  8. 
Tracą moc:
1)
§ 1 pkt 3 Zarządzenia nr 33 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 19 grudnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
2)
Zarządzenie nr 36 Ministra Gospodarki z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Gosp. z 2010 r. Nr 1, poz. 6);
3)
Zarządzenie nr 38 Ministra Gospodarki z dnia 14 października 2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Gosp. Nr 3, poz. 45);
4)
Zarządzenie nr 62 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. z 2015 r. poz. 2);
5)
Zarządzenie nr 3 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 30 stycznia 2015 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 9).
§  9. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2016 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Spis treści

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek

Rozdział 3 Dekretowanie i przydzielanie przesyłek

Rozdział 4 Rejestracja, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania

Rozdział 5 Załatwianie spraw

Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

Rozdział 7 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 8 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji

Załącznik Nr 1 Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy niebędące przesyłkami oraz sprawę

Załącznik Nr 2 Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Załącznik Nr 3 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
1. 
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:
1)
począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia, oraz
2)
niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
2. 
Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Ministerstwie w sprawach dotyczących zatrudnienia uważa się za przesyłki wpływające do Ministerstwa.
3. 
Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematyczny nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych przez podległych pracowników oraz prawidłowością stosowania instrukcji i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. 
Do ogólnego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, Dyrektor Generalny Ministerstwa wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
5. 
Funkcję, określoną w ust. 4 powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Ministerstwa, pod warunkiem, że pracownik ten dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.
§  2. 
Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, wpływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosuje się przepisy instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. Dokumentacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek wpływających, wychodzących i pism wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.
§  3. 
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akceptacja- wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2) akta sprawy- całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3) archiwista- pracownika lub pracowników Ministerstwa realizujących zadania archiwum zakładowego;
4) archiwum zakładowe- archiwum zakładowe Ministerstwa działające odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju;
5) członek kierownictwa Ministerstwa- Ministra, sekretarza stanu, podsekretarzy stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
6) dekretacja- adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
7) dekretacja zastępcza- adnotację stanowiącą treść dokonanej dekretacji, przeniesioną z systemu EZD, umieszczaną na piśmie w postaci nieelektronicznej lub dołączony do niego wydruk z systemu, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo;
8) Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP)- elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352);
9) Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)- system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446, z późn. zm.);
10) informatyczny nośnik danych- informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
11) JRWA- jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji, oznaczonej w poszczególnych pozycjach hasłami klasyfikacyjnymi i odpowiadającymi im symbolami liczbowymi oraz kategorią archiwalną;
12) kierownik komórki organizacyjnej- dyrektora/zastępcę dyrektora departamentu, biura lub kierującego komórką organizacyjną;
13) komórka merytoryczna- komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;
14) komórka organizacyjna- wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa (departament, biuro, gabinet polityczny);
15) komórka wewnętrzna- wydział, zespół, samodzielne stanowisko lub sekretariat;
16) metadane- zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
17) Minister- Ministra Rozwoju;
18) naturalny dokument elektroniczny- dokument będący od momentu wytworzenia zbiorem danych zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
19) odwzorowanie cyfrowe- dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
20) pieczęć wpływu- odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
21) pismo- wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
22) prowadzący sprawę- osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;
23) przesyłka- dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;
24) punkt kancelaryjny- komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, Kancelarię Główną Ministerstwa lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, a także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne;
25) rejestr- narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek wpływających, rejestr pism wychodzących, rejestr pism wewnętrznych, rejestr zarządzeń), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek;
26) rejestr pism wewnętrznych- raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny Ministerstwa;
27) rejestr przesyłek wpływających- rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;
28) rejestr przesyłek wychodzących- rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;
29) skład chronologiczny- uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;
30) skład informatycznych nośników danych- uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw;
31) spis spraw- narzędzie w systemie EZD do rejestrowania spraw w obrębie klasy z JRWA w danym roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej;
32) sprawa- zbiór dokumentów i pism, stanowiących logiczną i merytoryczną całość, pozwalającą na opisanie ich hasłem i nadanie wspólnego numeru z JRWA;
33) system EZD- system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
34) teczka aktowa- materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
35) UPO- urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352);
36) ustawa archiwalna- ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.);
37) ustawa o informatyzacji- ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352).
§  4. 
1. 
W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na JRWA.
2. 
JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.
3. 
Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§  5. 
1. 
Jeżeli w działalności Ministerstwa pojawią się nowe zadania, klasy w JRWA odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Ministerstwo.
2. 
Zmian w JRWA polegających na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje Minister w drodze zarządzenia, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.
§  6. 
1. 
W JRWA ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.
2. 
Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, udostępnia tym komórkom sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.
3. 
Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki organizacyjne inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
4. 
System EZD umożliwia ustalenie pracownika włączającego opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz terminu włączenia tej dokumentacji.
5. 
System EZD umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zaangażowanie innych niż merytoryczne komórek organizacyjnych przy załatwianiu spraw, w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta spraw przez inne komórki organizacyjne, w podziale na:
1)
komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka merytoryczna;
2)
komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka inna niż merytoryczna.
6. 
Informacje lub dokumentacja o charakterze wewnętrznym mogą być przekazywane pocztą elektroniczną.
7. 
Informacje lub dokumentacja, o których mowa w ust. 6, mogą być włączane do akt spraw przez prowadzących sprawy w sposób określony w § 16 ust. 4, jeżeli zostaną przez nich uznane za mające znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Ministerstwo.
§  7. 
1. 
Czynności kancelaryjne w Ministerstwie dokonywane są w systemie EZD, stanowiącym podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Ministerstwie. W szczególności dotyczy to:
1)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw;
2)
wykonywania dekretacji;
3)
wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;
4)
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów;
5)
prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;
6)
tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;
7)
gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;
8)
udostępniania i przekazywania do wiadomości treści pism wewnętrznych (np. zarządzenia, regulaminy, komunikaty).
2. 
Dyrektor Generalny Ministerstwa wskazuje wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw poprzez wskazanie klas z JRWA, których wyjątki te będą dotyczyć.
3. 
Wyjątki, o których mowa w ust. 2 wskazuje się, jeżeli:
1)
przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji;
2)
udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej wpływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, jej przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
3)
istnieją ważne przyczyny organizacyjne lub techniczne uniemożliwiające stosowanie tego systemu.
4. 
W przypadkach, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 3, czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
1)
dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;
2)
całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.
5. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, Dyrektor Generalny Ministerstwa wskazuje system teleinformatyczny, w którym ma być dokonywane dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacja określonych usług elektronicznych.
6. 
Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, wykorzystuje się system EZD, w szczególności do:
1)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;
2)
prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów;
3)
dekretacji przesyłek wpływających;
4)
udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Ministerstwa;
5)
przesyłania przesyłek;
6)
zakładania spraw;
7)
prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu EZD będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych;
8)
przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz i wewnątrz Ministerstwa na szablonach dostępnych w systemie EZD;
9)
generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru;
10)
prowadzenia metryk w sprawach administracyjnych.
7. 
Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dekretacji dokonuje się w systemie EZD, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia jej treści.
8. 
Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek wpływających, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 3 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.
9. 
W Ministerstwie prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących. Odpowiednie rejestry przesyłek kierowanych do poszczególnych komórek organizacyjnych są częścią tych rejestrów, widoczną w systemie EZD dla poszczególnych użytkowników, w zależności od posiadanych uprawnień wynikających z pełnionych obowiązków.
§  8. 
1. 
Użytkownicy systemu EZD muszą posiadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z aktami wewnętrznymi Ministerstwa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. 
Użytkownicy systemu EZD przetwarzają dane osobowe, w zakresie związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych.
§  9. 
1. 
Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w Ministerstwie.
2. 
Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w Ministerstwie.

Rozdział  2

Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek

§  10. 
1. 
W Ministerstwie punktami kancelaryjnymi są:
1)
Kancelaria Główna;
2)
sekretariaty komórek organizacyjnych oraz sekretariaty członków kierownictwa Ministerstwa;
3)
stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;
4)
prowadzący sprawy w zakresie przesyłek elektronicznych:
a)
kierowanych do nich bezpośrednio,
b)
automatycznie przekazywanych przez system teleinformatyczny w ramach ustalonej reguły.
2. 
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
3. 
Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
4. 
Rejestrowanie w systemie EZD przesyłki wpływającej polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
5. 
Metadane mogą być dodawane automatycznie.
6. 
Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
7. 
Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z prowadzonego dla danego roku kalendarzowego rejestru przesyłek wpływających.
8. 
Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa załącznik nr 1 do instrukcji.
9. 
Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających znaczenia dla udokumentowania działalności Ministerstwa, takich jak: prasa, publikacje, życzenia, reklamy.
§  11. 
1. 
W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania.
2. 
W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w postaci nieelektronicznej w stopniu umożliwiającym osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, punkt kancelaryjny sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół z doręczenia uszkodzonej przesyłki. Podpisany przez doręczającego i pracownika punktu kancelaryjnego protokół dołącza się do uszkodzonej przesyłki.
4. 
O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
§  12. 
1. 
Przesyłkę mylnie doręczoną punkt kancelaryjny zwraca bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej.
2. 
Przesyłki niewiadomego pochodzenia przyjmowane są w trybie określonym przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.
3. 
O ujawnionych w przesyłkach pieniądzach i innych wartościowych rzeczach informuje się głównego księgowego Ministerstwa, a po ustaleniu ich ilości i wartości składa się do kasy Ministerstwa, dokonując odpowiedniej adnotacji o pieniądzach i innych wartościowych rzeczach obok pieczęci wpływu.
§  13. 
1. 
Przesyłki w postaci papierowej punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1)
danych zawartych w treści pisma - w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2)
danych na kopercie, w której zamknięte są pisma - w przypadku, gdy nie jest uprawniony do otwarcia koperty.
2. 
Dyrektor Generalny Ministerstwa określi listę rodzajów przesyłek wpływających, do których otwierania nie jest uprawniony punkt kancelaryjny.
3. 
Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie, przekazuje się niezwłocznie w zamkniętej kopercie.
4. 
Jeżeli pracownik Ministerstwa otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest zobowiązany:
1)
przekazać ją do punktu kancelaryjnego, w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających, lub
2)
samodzielnie uzupełnić dane w rejestrze przesyłek wpływających.
5. 
Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
1)
czy nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych;
2)
czy znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki uwidocznione są na kopercie;
3)
czy wymienione w piśmie załączniki zostały dołączone do przesyłki.
6. 
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub na kopercie, w której przesłano załączniki.
§  14. 
1. 
Punkt kancelaryjny, po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających, umieszcza na przesyłkach wpływających w postaci papierowej niepowtarzalny w całym zbiorze identyfikator, o którym mowa w § 10 ust. 7 oraz pieczęć wpływu.
2. 
Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:
1)
kopercie - w przypadku przesyłek, do otwierania których punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;
2)
pierwszej stronie pisma - w pozostałych przypadkach.
3. 
W przypadku, gdy do pisma dołączone są załączniki, podaje się w obrębie pieczęci wpływu liczbę załączników, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 1.
4. 
Identyfikator umieszczony na przesyłce w postaci papierowej musi być możliwy do odczytania również bez konieczności stosowania urządzeń technicznych.
5. 
Pieczęci wpływu nie umieszcza się w szczególności na:
1)
dokumentacji stanowiącej osobistą własność;
2)
oficjalnych zaproszeniach;
3)
załącznikach;
4)
umowach;
5)
protokołach odbioru;
6)
wnioskach o odznaczenia państwowe;
7)
przesyłkach, o których mowa w § 10 ust. 9.
6. 
Punkt kancelaryjny wykonuje pełne odwzorowanie cyfrowe wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, dla których nie wykonuje pełnego odwzorowania ze względu na:
1)
rozmiar strony (na przykład A3 i większe);
2)
dużą liczbę stron;
3)
treść, formę lub postać.
7. 
W przypadkach, w których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, jeżeli to możliwe, należy wykonać odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę informację o objętości (rozmiarze) przesyłki.
8. 
Dyrektor Generalny Ministerstwa, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne oraz specyfikę przesyłek, ustali wielkości graniczne parametrów, o których mowa w ust. 6, określając rozmiar strony, liczbę stron, wielkość pliku wynikowego, od których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, a także określi rodzaje dokumentów, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych.
9. 
Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak uprawnień do otwarcia przesyłki, wówczas odwzorowanie cyfrowe:
1)
może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;
2)
może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;
3)
może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.
10. 
System EZD umożliwia wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.
11. 
Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią, bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.
12. 
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji.
§  15. 
1. 
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2. 
Po dokonaniu wstępnej selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1)
przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej podane w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwe do kontaktu z Ministerstwem;
2)
przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:
a)
rozpoczynające sprawę lub mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzonych przez Ministerstwo,
b)
mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Ministerstwo,
c)
pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Ministerstwa.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości pochodzące z poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.
4. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.
5. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny niepodlegający ewidencjonowaniu, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.
6. 
Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.
7. 
Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:
1)
przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku dokonując rejestracji i włącza w takiej postaci do akt sprawy;
2)
przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;
3)
przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.
8. 
Czynności, o których mowa w ust. 7, dokonuje prowadzący sprawę.
§  16. 
1. 
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1)
przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
2)
pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2. 
Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz adresata, od którego przesyłka pochodzi.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.
4. 
Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 stanowią część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je wraz z UPO oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.
5. 
Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
§  17. 
1. 
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1)
przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2)
stanowiące załącznik do pisma przekazanego w postaci papierowej.
2. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
3. 
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. 
Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar, treść lub format danych, odnotowuje się to w rejestrze przesyłek wpływających (nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD), a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.
5. 
Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, wówczas po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi pieczęć wpływu, a następnie ją się wypełnia. W przypadku, gdy przesyłki te zostały zakwalifikowane do kategorii archiwalnej B10 i niższej, sporządzenie pełnego wydruku przesyłki nie jest obowiązkowe.
6. 
System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.
7. 
Dyrektor Generalny Ministerstwa, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.
§  18. 
Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, stanowiące część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu przeznaczonym do włączenia do akt sprawy nanosi się lub do niego dołącza informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
§  19. 
1. 
Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób, z tym że przesyłki adresowane do Ministra, a także do Ministerstwa bez wskazania komórki organizacyjnej Ministerstwa lub osoby, przekazuje do Biura Ministra.
2. 
Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, z podziału zadań i kompetencji w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa lub wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych.
3. 
Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.
4. 
W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek w postaci papierowej, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego bezpośrednio po zarejestrowaniu.
5. 
W przypadku przesyłek w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1)
w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych, oraz
2)
poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.
6. 
W przypadku przesyłek, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1)
w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych, oraz
2)
poza systemem EZD przez przekazanie całości przesyłki.
7. 
Przekazywanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 i ust. 6, jest realizowane na bieżąco, każdego dnia roboczego. Przesyłki oznaczane w dekretacji jako pilne są przekazywane niezwłocznie.
8. 
Po zakończeniu sprawy:
1)
przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;
2)
przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych;
3)
przesyłki, o których mowa w ust. 6 pkt 2, gromadzi się w akta sprawy oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 29 instrukcji.
9. 
Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 oraz w ust. 6 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w Ministerstwie.
§  20. 
1. 
Dopuszcza się prowadzenie w Ministerstwie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
2. 
Układ dokumentacji w składzie chronologicznym uwzględnia podział na:
1)
przesyłki wpływające, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe;
2)
przesyłki wpływające, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego;
3)
przesyłki wychodzące, dla których przepisy prawa wymagają posiadania egzemplarza w postaci papierowej;
4)
pisma wewnętrzne, dla których przepisy prawa wymagają utworzenia jego postaci papierowej.
3. 
Układ informatycznych nośników danych w składzie informatycznych nośników danych uwzględnia podział na nośniki, których:
1)
zawartość skopiowano w całości do systemu EZD;
2)
zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD.
4. 
W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez odnotowanie w systemie EZD nazwy komórki organizacyjnej i nazwiska pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwy i adresu jednostki organizacyjnej, do której dokumentację lub nośnik wysłano, oraz planowanego terminu zwrotu, w taki sposób, żeby zapewnić powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.
5. 
Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 4.
§  21. 
1. 
Przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.
2. 
Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 17 ust. 4 przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.
3. 
Zwrotne potwierdzenia odbioru, stanowiące dowód o doręczeniu korespondencji w postaci nieelektronicznej, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.
4. 
Elementy akt spraw dokumentowanych elektronicznie, wytworzone wewnątrz Ministerstwa w postaci nieelektronicznej, w tym egzemplarz przesyłki wychodzącej, ewentualnie pozostawiony w Ministerstwie w postaci nieelektronicznej, o której mowa w § 36 ust. 6, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych zbiorów składu chronologicznego.

Rozdział  3

Dekretowanie i przydzielanie przesyłek

§  22. 
1. 
Przesyłki dekretuje się w systemie EZD, w tym także:
1)
przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego;
2)
przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD.
2. 
Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, system EZD jest wykorzystywany w celu dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści dekretacji na dokument w postaci papierowej wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia jej treści.
3. 
W przypadku błędnego rozdysponowania przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością albo do punktu kancelaryjnego.
4. 
Przesyłki kieruje się do dekretacji osoby uprawnionej.
5. 
Jeżeli z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, regulaminu organizacyjnego Ministerstwa, wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do określonego członka kierownictwa Ministerstwa, określonej komórki organizacyjnej lub określonego pracownika, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych członków kierownictwa Ministerstwa, komórek organizacyjnych lub pracowników. Rozdziału takiego dokonuje punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu przesyłki.
6. 
Dopuszcza się definiowanie procesów automatycznej dekretacji, w przypadku gdy:
1)
osoba uprawniona do dekretowania sama zleci w systemie EZD automatyczne kierowanie pism o określonych metadanych do załatwienia do wskazanej osoby lub komórki organizacyjnej;
2)
został zdefiniowany i zatwierdzony proces załatwiania w systemie EZD określonego rodzaju spraw.
7. 
Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
8. 
Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika, dotyczącej sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
9. 
W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
§  23. 
1. 
Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i zostały one wskazane w dekretacji, wówczas członek kierownictwa Ministerstwa lub działający z jego upoważnienia kierownik komórki organizacyjnej zapewniającej wsparcie członkom kierownictwa Ministerstwa w zakresie ich bieżącej pracy wskazuje komórkę merytoryczną, do której należy ostateczne załatwienie sprawy.
2. 
Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Rozdział  4

Rejestracja, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania

§  24. 
1. 
Dokumentacja nadsyłana i składana w Ministerstwie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1)
tworzącą akta sprawy;
2)
nietworzącą akt sprawy.
2. 
Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. 
Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z JRWA.
§  25. 
1. 
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
2. 
W przypadku przesyłek, stanowiących część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, znak sprawy nanosi się w lewej górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
3. 
Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1)
oznaczenie komórki organizacyjnej, tj. symbol literowy ustalony w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, oraz oznaczenie komórki wewnętrznej, tj. cyfrę rzymską ustaloną w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej;
2)
symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3)
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4)
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. 
Elementy znaku sprawy oznaczające komórkę organizacyjną oddziela się minusem i kropkami i umieszcza w kolejności określonej w ust. 3, w następujący sposób:

BDG-I.123.77.2016, gdzie:

1)
BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej i oznaczenie komórki wewnętrznej;
2)
123 to symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3)
77 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;
4)
2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. 
Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Ministerstwie.
6. 
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w JRWA w osobne zbiory, wówczas do danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1)
oznaczenie komórki organizacyjnej, tj. symbol literowy ustalony w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz oznaczenie komórki wewnętrznej, tj. cyfrę rzymską ustaloną w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej;
2)
symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3)
kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4)
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5)
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
7. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 6, elementy znaku sprawy oznaczające komórkę organizacyjną oddziela się minusem i kropkami w następujący sposób: BDG-I.123.78.2.2016, gdzie:
1)
BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej i oznaczenie komórki wewnętrznej;
2)
123 to symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3)
78 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;
4)
2 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3;
5)
2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
8. 
Oznaczając pismo znakiem sprawy należy po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę oraz numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając je od znaku sprawy kropkami w następujący sposób: BDG-I.123.78.2.2016.ZZ.123, gdzie "ZZ" to symbol prowadzącego sprawę, a "123" to liczba naturalna określająca numer kolejny pisma w sprawie.
§  26. 
1. 
Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w JRWA.
2. 
Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić:
1)
zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
2)
niezamawiane przez Ministerstwo oferty, które nie zostały wykorzystane, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
3)
publikacje (czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;
4)
dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, dokumentacja ubezpieczeniowa, rozliczenia podatkowe i inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;
5)
listy obecności, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;
6)
wnioski urlopowe;
7)
dokumentacja magazynowa;
8)
środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9)
dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10)
rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych);
11)
dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w § 2.
§  27. 
1. 
Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1)
dotyczy sprawy już wszczętej;
2)
rozpoczyna nową sprawę.
2. 
W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza się do akt sprawy, a w przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową oznaczoną kategorią archiwalną z wprowadzonego do systemu EZD JRWA.
3. 
W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:
1)
przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy;
2)
przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje jako podstawę założenia sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
4. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, wówczas prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.
§  28. 
1. 
System EZD pozwala na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:
1)
dane odnoszące się do całego spisu spraw, w tym co najmniej:
a)
oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z JRWA,
b)
datę utworzenia raportu,
c)
oznaczenie komórki organizacyjnej,
d)
symbol klasyfikacyjny z JRWA,
e)
hasło klasyfikacyjne z JRWA;
2)
dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:
a)
liczbę porządkową,
b)
kolejny numer sprawy,
c)
tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do przedmiotu sprawy,
d)
nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e)
znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f)
datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
g)
datę wszczęcia sprawy,
h)
datę ostatecznego załatwienia sprawy,
i)
imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,
j)
uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.
2. 
System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:
1)
dowolnie wybranych okresów chronologicznych;
2)
dowolnie wybranej klasy z JRWA, niezależnie od tego jakiego rzędu jest to klasa.
§  29. 
W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:
1)
spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w JRWA;
2)
na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;
3)
dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w JRWA, prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok, w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;
4)
dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej, w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;
5)
w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe);
6)
dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
§  30. 
1. 
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. 
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić jeżeli:
1)
sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa, lub
2)
w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. 
W przypadkach, o których mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego dokumentacji znaku sprawy.

Rozdział  5

Załatwianie spraw

§  31. 
1. 
Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1)
sporządza w aktach sprawy notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, oraz
2)
odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.
2. 
Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana w odniesieniu do spraw, niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.
§  32. 
1. 
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
2. 
Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory formularzy obowiązujących w Ministerstwie.
§  33. 
1. 
W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:
1)
przesyłki zarejestrowane w rejestrach;
2)
notatki służbowe lub protokoły z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności realizowanych poza siedzibą Ministerstwa;
3)
wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 15 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i b;
4)
projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby uprawnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;
5)
inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.
2. 
Odwzorowania cyfrowe wykonuje się, stosując odpowiednio przepisy § 14 ust. 6-10, także dla pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa.
3. 
Pisma, o których mowa w ust. 2, po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od przesyłek wpływających stosując odpowiednio podział, o którym mowa w § 21 ust. 4.
4. 
Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:
1)
nadaje sprawie tytuł;
2)
wpisuje metadane dotyczące przesyłek i innych elementów akt sprawy, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, jeżeli nie zostały określone automatycznie;
3)
uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;
4)
wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.
5. 
Zestaw metadanych, o których mowa w ust. 4 pkt 2-4, opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji.

Rozdział  6

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  34. 
1. 
Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.
2. 
Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
3. 
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. 
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1)
nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;
2)
ustnie;
3)
z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.
6. 
Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.
§  35. 
1. 
W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza Ministerstwo osoba upoważniona do podpisania pisma podpisuje pismo podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.
2. 
Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
3. 
Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, do akt sprawy włącza się podpisany odręcznie lub uwierzytelniony wydruk pisma w postaci elektronicznej, na którym umieszcza się informację o sposobie wysyłki (np. doręczenie elektroniczne).
§  36. 
1. 
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez podpisanie odręczne wydruku ostatecznie zaakceptowanej wersji.
2. 
Wydruk, o którym mowa w ust. 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).
3. 
Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym, weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.
4. 
W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną.
5. 
Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.
6. 
Nie wykonuje się kolejnego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w Ministerstwie takiego egzemplarza. Kolejny egzemplarz przechowuje się we właściwym składzie chronologicznym.
7. 
Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej stanowi część akt sprawy, dla której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, sporządza się co najmniej dwa egzemplarze pisma, przy czym jeden z nich włącza się do akt sprawy. Na egzemplarzu pisma włączonym do akt sprawy umieszcza się informację o dacie wysyłki, a także o sposobie wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy) oraz potwierdzenie dokonania wysyłki lub osobistym jej doręczeniu.
8. 
Punkt kancelaryjny potwierdza na egzemplarzu pisma, o którym mowa w ust. 7, dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących.
§  37. 
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:
1)
automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;
2)
przez punkt kancelaryjny.
§  38. 
1. 
Punkt kancelaryjny dokonując wysyłki:
1)
odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;
2)
przekazuje przesyłki bezpośrednio do adresatów, do punktu wymiany korespondencji międzyresortowej lub dostawcy usługi pocztowej.
2. 
W przypadku przesyłek w postaci papierowej, stanowiących część akt sprawy, dla której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, punkt kancelaryjny potwierdza na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących.
3. 
Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, egzemplarz pisma przeznaczony do włączenia do akt sprawy zwracany jest do prowadzącego sprawę.
§  39. 
1. 
W Ministerstwie prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących, zawierający w szczególności następujące informacje:
1)
liczbę porządkową;
2)
datę wysyłki do adresatów bezpośrednio, za pośrednictwem dostawcy usługi pocztowej lub punktu wymiany korespondencji międzyresortowej;
3)
nazwę adresata, do którego wysłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu adresatów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;
4)
znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie;
5)
sposób wysyłki (np. list zwykły, list polecony, faks, ESP, poczta elektroniczna).
2. 
Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1)
sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;
2)
wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust.1, oraz na każdej stronie, daty wydruku;
3)
zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  7

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  40. 
1. 
Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD.
2. 
Dokumentację w postaci elektronicznej spraw zakończonych uznaje się, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.
3. 
W systemie EZD przekazywanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:
1)
udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2)
przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3)
uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.
4. 
Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3 może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2.
5. 
Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 3, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.
6. 
System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 3.
§  41. 
1. 
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.
2. 
Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, przekazuje się do archiwum zakładowego, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.
3. 
Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego identyfikację.
4. 
Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1 powinien zawierać:
1)
dane odnoszące się do całego spisu:
a)
pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,
b)
datę przekazania spisu,
c)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
d)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,
e)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki;
2)
dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:
a)
liczbę porządkową,
b)
oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 3,
c)
określenie typu nośnika,
d)
odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,
e)
numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§  42. 
1. 
Dokumentację w postaci nieelektronicznej, zgromadzoną w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór dokumentów w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego.
2. 
Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1)
dane odnoszące się do całego spisu:
a)
pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b)
informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,
c)
datę przekazania spisu,
d)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
e)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
f)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;
2)
dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:
a)
liczbę porządkową,
b)
informację o skrajnych identyfikatorach dokumentów,
c)
rok rejestracji w systemie EZD dokumentów umieszczonych w pudle lub paczce.
§  43. 
1. 
W przypadku dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.
2. 
Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1)
dane odnoszące się do całego spisu:
a)
pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b)
datę przekazania spisu,
c)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
d)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
e)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;
2)
dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:
a)
liczbę porządkową,
b)
część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z JRWA, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w JRWA w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c)
tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z JRWA i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
d)
roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,
e)
liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
f)
oznaczenie kategorii archiwalnej.
3. 
Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 3 do instrukcji.
4. 
Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
5. 
Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 4, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (np. dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Ministerstwa lub zaleceń dyrektora Archiwum Akt Nowych, lub jeśli dane wymienione w ust. 2 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
6. 
Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej.
7. 
Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
8. 
Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
1)
w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo
2)
na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
9. 
Spis zdawczo-odbiorczy sporządzany jest w postaci papierowej jeżeli system teleinformatyczny archiwum zakładowego nie posiada właściwych funkcji.
10. 
Spis zdawczo-odbiorczy w postaci papierowej sporządza się:
1)
w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
2)
w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
11. 
W przypadku, o którym mowa w ust. 8, oprócz spisów zdawczo-odbiorczych w postaci papierowej, o których mowa w ust. 9 archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Dokument taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane.
§  44. 
1. 
Dokumentację spraw zakończonych przekazywaną do archiwum zakładowego porządkuje prowadzący sprawę lub wyznaczony w danej komórce organizacyjnej pracownik.
2. 
Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:
1)
sprawdzeniu kompletności akt spraw;
2)
uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
3)
przyporządkowaniu do klasy z JRWA dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
4)
uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
5)
sprawdzeniu czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.
3. 
Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:
1)
pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
2)
umieszczeniu jej w pudłach archiwalnych lub w paczkach;
3)
opisaniu pudeł archiwalnych lub paczek umieszczając:
a)
pełną nazwą Ministerstwa oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,
b)
oznaczenie roku rejestracji w systemie EZD dokumentów znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą Ministerstwa,
c)
informację czy jest to dokumentacja, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,
d)
informację, z jakiego składu chronologicznego pochodzi dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. c,
e)
skrajne identyfikatory dokumentacji - pod informacją, o której mowa w lit. d;
4)
w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).
4. 
Uporządkowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej polega na:
1)
w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
a)
ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,
b)
wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism,
c)
odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
d)
usunięciu z dokumentacji części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),
e)
umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
f)
ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",
g)
opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,
h)
ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z JRWA;
2)
w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
a)
odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b)
umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c)
opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,
d)
ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z JRWA.
§  45. 
1. 
Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych w postaci nieelektronicznej powinna być opisana.
2. 
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
1)
pełnej nazwy Ministerstwa oraz komórki organizacyjnej, które wytworzyły dokumentację - na środku u góry;
2)
części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego z JRWA, a w przypadku, o którym mowa w § 26 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
3)
kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji występującej w teczce - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
4)
tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego JRWA i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
5)
rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;
6)
numeru tomu, jeżeli akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z JRWA w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
3. 
W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 30:
1)
pkt 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;
2)
pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);
3)
pkt 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust 2 pkt 2 zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

Rozdział  8

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji

§  46. 
1. 
W przypadku wszczęcia postępowania zmierzającego do ustania działalności Ministerstwa albo do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Dyrektor Generalny Ministerstwa zawiadamia o tym dyrektora Archiwum Akt Nowych.
2. 
W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania:
1)
akta spraw niezakończonych w postaci elektronicznej w systemie EZD z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami sprawy;
2)
akta spraw niezakończonych w postaci nieelektronicznej.
3. 
Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 30 ust. 3.
4. 
Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji.

Załącznik Nr  1 

Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy niebędące przesyłkami oraz sprawę

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność

*

Powtarzalność
1Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym:tak
1anazwa nadawcy niebędącego osobą fizycznątekstwymagane, jeżeli nie określono 1bnie
1bnazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imionwymagane, jeżeli nie określono 1anie
2Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym:nie
2akod pocztowytekstopcjonalnenie
2bmiejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstwymaganenie
2culica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstopcjonalnenie
2dbudynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o

informatyzacji

tekstopcjonalnenie
2elokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstopcjonalnenie
2fskrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)tekstopcjonalnenie
2gkrajtekstwymaganenie
2he-mail (adres poczty elektronicznej)tekstopcjonalnetak
3Data widniejąca na piśmiedata w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymaganenie
4Data nadania przesyłkidata w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalnenie
5Data wpływu przesyłkidata w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dniawymaganenie
6Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD

(zapisywana automatycznie)

Data i czas w formacie RRRR-MM-

DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymaganenie
7Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)tekstopcjonalnetak
8Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentutekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lewy

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymaganenie
9Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)tekstwymaganenie
10Dostęp - określenie dostępumożliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymaganenie
11Liczba załącznikówliczba naturalnaopcjonalnenie
12Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuwymagane dla dokumentów elektronicznychnie
13Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)tekstopcjonalnetak
14Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/d cmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej

możliwe wartości:

Collection

(nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu = text

wymaganenie
15Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)tekstopcjonalnenie
16Znak nadany przesyłce przez

nadawcę

tekstwymagane, jeżeli jestnie

B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność

*

Powtarzalność
1Oznaczenie odpowiedzialności -za treść przesyłki, w tymtak
1aimię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD

(przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 16)

tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)wymaganenie
1bstanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1atekst

(zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)

wymaganenie
2Oznaczenie adresata, w tym:tak
2anazwa adresata niebędącego osobą fizycznątekstwymagane, jeżeli nie określono 2bnie
2bnazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imionwymagane, jeżeli nie określono 2anie
3Adres adresata, o którym mowa w pkt 1, a w tym:nie
3akod pocztowytekstopcjonalnenie
3bmiejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstwymaganenie
3culica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstopcjonalnenie
3dbudynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstopcjonalnenie
3elokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacjitekstopcjonalnenie
3fskrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)tekstopcjonalnenie
3gkrajtekstwymaganenie
3he-mail (adres poczty elektronicznej)tekstopcjonalnetak
4Data widniejąca na piśmiedata w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

wymaganenie
5Data nadania przesyłkidata w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana

opcjonalnenie
6Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)tekstopcjonalnetak
7Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentutekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lewy

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymaganenie
8Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)tekstwymaganenie
9Dostęp - określenie dostępumożliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości,

publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymaganenie
10Liczba załącznikówliczba naturalnaopcjonalnenie
11Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuwymagane dla dokumentów elektronicznychnie
12Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłkitekstopcjonalnetak
13Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)

http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej

możliwe wartości:

Collection

(nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software

(oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymaganenie
14Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)tekstwymaganenie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami

(zestaw minimalny)

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność

*

Powtarzalność
1Oznaczenie odpowiedzialności za treśćtak
1aimię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 6 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 16)tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)wymaganenie
1bstanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1atekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)wymaganenie
2Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30wymaganenie
3Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)tekstopcjonalnetak
4Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD

identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:

( \ ) - ukośnik lew

( / ) - ukośnik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak równości

( , ) - przecinek

( ; ) - średnik

wymaganenie
5Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)tekstwymaganenie
6Dostęp - określenie dostępumożliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości,

publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny

wymaganenie
7Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuwymagane dla

dokumentów elektronicznych

nie
8Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej

możliwe wartości:

Collection

(nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software

(oprogramowanie),

Sound (dźwięk),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text

wymaganenie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność*Powtarzalność
1Oznaczenie odpowiedzialności za treśćtak
1aimię i nazwisko pracownika zakładającego sprawętekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)wymagane, jeżeli nie określono 1bnie
1bimię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawętekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)wymagane, jeżeli nie określono 1atak
2Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)data i czas w formacie RRRR-MM-

DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30

wymaganenie
3Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A,

B lub C załącznika)

data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry

dnia, na przykład 1997-07-16

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnejnie
4Znak sprawy

(zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami określonymi w instrukcjiwymaganenie
5Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)tekstwymaganenie
6Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)możliwe wartości:

publiczny - dostępny w całości, publiczny dostępny częściowo, niepubliczny

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnejnie
7Formatustalona wartość "Multipart/Header-Set"wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnejnie
8Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/document s/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami

wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej

ustalona wartość:

Collection

(nieuporządkowany zbiór danych)

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o

której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej

nie
9OpisTekstopcjonalnyNie
* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentuMinimalna rozdzielczośćMinimalna ilość bitów na pikselZalecany formatKompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3150 dpi1 bit (czarno-białe)wielostronicowy

TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3200 dpi8-bitowa skala szarościwielostronicowy

TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
fotografie czarn-obiałe (jeżeli załączone osobno)2500 pikseli na dłuższym boku8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bitJPG50%
teksty drukowane - czarno-białe, mniejsze niż A41600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)1 bitwielostronicowy

TIFF

wielostronicowy PDF

CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A41600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)8-bitowa skala szarościwielostronicowy

TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)200 dpiDobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarościJPG

DJVU

50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)200 dpi8 bit - kolorwielostronicowy

TIFF

wielostronicowy PDF

LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa2500 pikseli na dłuższym boku24 bit - kolorJPG50%
*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

Załącznik Nr  3

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

Nazwa jednostki organizacyjnej Warszawa, dnia .......... 20......r

Nazwa komórki organizacyjnej

Znak literowy komórki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ..........

Lp.Oznaczenie kancelaryjne: znak akt

(oznaczenie kom. organiz. i symbol klasyfikacji akt) lub znak sprawy

Tytuł jednostki

nazwa hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz rodzaj dokumentacji występującej w teczce (np. pisma, faktury wnioski protokoły, skargi, sprawozdania, opinie, notatki) oraz opis zawartości poszczególnych tomów

Daty skrajne roczneKategoria aktMiejsce przechowywania aktAdnotacje

o zniszczeniu akt lub przekazaniu ich do archiwum państwowego

1234567
1
2
3
4

Razem pozycji:

Spis sporządziłWyrażam zgodę na przekazanie aktPrzyjmujący akta:
do Archiwum Zakładowego
..................................................................................................................................................................................................................................................................................
(pieczątka i podpis pracownika, który przygotował spis)(pieczątka i podpis dyrektora komórki organizacyjnej)(pieczątka i podpis archiwisty

ZAŁĄCZNIK Nr  2  3  

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0ZARZĄDZANIE
00Kierownictwo Ministerstwa i organy kolegialne
01Organizacja
02Zbiór aktów normatywnych, legislacja, pomoc prawna, zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych
03Planowanie, sprawozdawczość, analizy
04Informatyka
05Skargi i wnioski oraz inne wystąpienia do Ministerstwa
06Prace naukowo-badawcze, działalność wydawnicza, informacyjna i promocyjna
07Współdziałanie z podmiotami w kraju i za granicą
08Kontrola, audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza
1KADRY
10Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy
12Ewidencja osobowa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Dyscyplina pracy
15Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
16Sprawy socjalne
17Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
20Administrowanie i eksploatacja nieruchomości
21Inwestycje i remonty nieruchomości
22Gospodarowanie rzeczowymi składnikami mienia
23Środki transportu i łączności
24Ochrona osób i mienia
25Sprawy obronne, zarządzanie kryzysowe, obrona cywilna
26Zamówienia publiczne
27Tłumaczenia
3FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie finansów oraz obsługi finansowo-księgowej
31Planowanie, realizacja i sprawozdawczość w zakresie budżetu
32Księgowość finansowa, obsługa kasowa
33Rozliczanie wynagrodzeń
34Księgowość materiałowo-towarowa
35Fundusze specjalne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
36Inwentaryzacja
4BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO
40Strategie, polityki i programy w dziale administracji rządowej budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo
41Budownictwo
42Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne
43Mieszkalnictwo i infrastruktura komunalna
44Finansowanie mieszkalnictwa
45Gospodarka nieruchomościami
46Orzecznictwo administracyjne
47Zarządzanie mieniem państwowym
48Kwalifikacje, uprawnienia, licencje zawodowe i Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)
5WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA
50Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej
51Współpraca z Unią Europejską
52Stosunki wielostronne, współpraca z organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnymi instytucjami europejskimi
53Stosunki dwustronne
6PROGRAMOWANIE ROZWOJU KRAJU - STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY ROZWOJU, PROGNOZY, ANALIZY
60Średniookresowa Strategia Rozwoju Kraju
61Strategie ponadregionalne i makroregionalne
62Polityka regionalna
63Programowanie rozwoju regionalnego
64Partnerstwo publiczno-prywatne (ppp)
65Koncepcja Przestrzennego Zagospodarowania Kraju (KPZK)
66Rozwój miast i rewitalizacja
67Pozostałe dokumenty programowania strategicznego koordynowane przez inne resorty
68Odpowiedzialne prowadzenie działalności biznesowej
7PROGRAMY POMOCOWE I PROGRAMY OPERACYJNE
70Programy pomocowe
71Fundusze Europejskie na lata 2004-2006/Narodowy Plan Rozwoju/Podstawy Wsparcia Wspólnoty
72Polityka Spójności Unii Europejskiej w latach 2007-2013, Narodowa Strategia Spójności/ Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (NSS/NSRO)
73Programy operacyjne (PO) na lata 2007-2013: Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW); Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ), Kapitał Ludzki (PO KL); Innowacyjna Gospodarka (PO IG), Pomoc Techniczna (PO PT); Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej (EWT); Programy Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP); 16 Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO)
74Polityka Spójności i Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne (EFSI) 2014-2020, w tym na forum Unii Europejskiej i powiązane zagadnienia z zakresu rozwoju regionalnego w pracach instytucji międzynarodowych
75Umowa Partnerstwa (UP) na lata 2014-2020
76Programy operacyjne (PO) na lata 2014-2020: Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Inteligentny Rozwój (PO IR); Wiedza, Edukacja, Rozwój (PO WER); Polska Cyfrowa (PO PC); Polska Wschodnia (PO PW); Pomoc Techniczna (PO PT); Europejska Współpraca Terytorialna (EWT); Europejski Instrument Sąsiedztwa (EIS); 16 Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO)
77Desygnacja instytucji systemu wdrażania w ramach perspektywy finansowej 2014-2020
78Programy operacyjne na lata 2021-2027
8UPRAWNIENIA WŁAŚCICIELSKIE
Symbole klasyfikacyjneHasła klasyfikacyjneKategoria

archiwalna

akt

Uwagi
1234567
0ZARZĄDZANIE
00KIEROWNICTWO MINISTERSTWA I ORGANY KOLEGIALNE
000Posiedzenia i narady kierownictwa MinisterstwaA
001Komisje, komitety, rady, zespoły, grupy robocze własneAW tym korespondencja w sprawie powołania, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały.

Dla każdej komisji, komitetu, rady, zespołu, grupy roboczej zakłada się odrębną teczkę

002Komisje, komitety, rady, zespoły, grupy robocze resortowe i międzyresortowe powoływane z własnej inicjatywyAJak przy klasie 001
003Udział w obcych komisjach, komitetach, radach, zespołach i grupach roboczychJak przy klasie 001
0030Rada MinistrówA
0031Stały Komitet Rady MinistrówA
0032Komitet do Spraw EuropejskichA
0033Komitet Rady Ministrów do Spraw CyfryzacjiA
0034Inne komisje, rady, zespoły i grupy roboczeA
0035Komitet Ekonomiczny Rady MinistrówA
004Zjazdy, konferencje naukowe, seminaria organizowane przez MinisterstwoAW tym programy, referaty, wystąpienia, wnioski, listy uczestników, protokoły
005Udział w zewnętrznych konferencjach naukowych i seminariachAW tym własne referaty, wystąpienia, sprawozdania
006Narady i zebrania pracownikówAW tym protokoły, sprawozdania, wnioski
01ORGANIZACJA
010Organizacja oraz prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem
0100Organizacja MinisterstwaAW tym akty założycielskie, statut, akty erekcyjne, podział pracy w kierownictwie, regulamin organizacyjny, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych oraz sporów kompetencyjnych, ustalenia i wytyczne, schemat organizacyjny
0101Organizacja komórek organizacyjnychAW tym wewnętrzne regulaminy organizacyjne komórek organizacyjnych, schematy organizacyjne, dokumentacja dotycząca sposobu zarządzania, ustalenia i wytyczne
0102Organizacja organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychAW tym statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne
0103Organizacja innych podmiotówBE5W tym informacje o zmianach zasad funkcjonowania, danych teleadresowych
0104Prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania MinisterstwemAW tym karty projektów, harmonogramy projektów, materiały ze spotkań zespołów projektowych.

Projekty zewnętrzne - kat. B5.

Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę

011Sprawy nadzoru Ministra
0110Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw nadzoru MinistraBE10Regulacje własne w zakresie spraw nadzoru ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa i rozwoju regionalnego - kat. A
0111Nadzór nad działalnością organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychAW tym porozumienia, aneksy do porozumień.

Dla każdego organu lub jednostki zakłada się odrębną teczkę

0112Nadzór nad fundacjami, dla których Minister jest ministrem właściwymAW tym statuty, sprawozdania roczne z działalności fundacji
012Upoważnienia i pełnomocnictwa oraz ustanawianie zastępstw
0120Upoważnienia i pełnomocnictwaBE10W tym ewidencja, egzemplarze aktowe, korespondencja.

Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia upoważnienia lub pełnomocnictwa.

0121Ustanawianie zastępstwBE10W tym dokumentacja aktów ustanawiających zastępstwa i korespondencja w tych sprawach.

Okres przechowywania liczy się od dnia ustania zastępstwa

013Ochrona informacji niejawnych
0130Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnychBE10W tym plany, instrukcje, poziomy zagrożeń, ewidencje z zakresu ochrony informacji niejawnych.

Regulacje własne w zakresie ochrony informacji niejawnych - kat. A

0131Ochrona informacji niejawnych w systemach teleinformatycznychBE10W tym dokumentacja bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, zarządzanie ryzykiem, plany i protokoły audytów i kontroli, incydenty bezpieczeństwa teleinformatycznego
0132Środki ewidencji dokumentacji kancelarii tajnejB10W tym rejestry teczek, dzienników i książek ewidencyjnych, pomocnicze urządzenia ewidencyjne np. książka doręczeń
0133Zmiana klauzuli tajnościBE10W tym protokoły i korespondencja dotycząca przeklasyfikowania dokumentów
014Ochrona danych osobowych
0140Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony danych osobowychBE10Regulacje własne dotyczące ochrony danych osobowych - kat. A
0141Realizacja praw osób, których dane osobowe dotycząBE10
0142Przetwarzanie danych osobowychBE10W tym wnioski i pisma o udostępnienie danych osobowych z instytucji zewnętrznych i od podmiotów danych, których dane dotyczą
0143Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawaB5
0144Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowychBE10
015Udostępnianie informacji publicznejBE10Udostępnianie na wniosek, ponowne udostępnianie informacji publicznej, udostępnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, decyzje o odmowie udzielenia informacji publicznej
016Obsługa kancelaryjna
0160Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwoAW tym Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa.

Wyjaśnienia i poradnictwo - kat. BE10

0161Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacjiB5W tym rejestry przesyłek, korespondencja w tych sprawach
0162Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskoweAPrzy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 222
0163Przekazywanie dokumentacji między urzędami, komórkami organizacyjnymi Ministerstwa lub komórkami wewnętrznymi w komórkach organizacyjnych w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymiAProtokoły zdawczo-odbiorcze
017Obsługa archiwum zakładowego
0170Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwumASpisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy.

Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa

0171Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowegoA
0172Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejAW tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
0173Ewidencja udostępniania i wypożyczania dokumentacji w archiwumB5
0174Kwerendy archiwalne dokumentacji w archiwumBE5Kwerendy archiwalne dotyczące dokumentów zlikwidowanych zakładów, których dokumenty nie są przechowywane w archiwum - kat. B5
0175Skontrum dokumentacji w archiwumA
0176Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwumBE10
018Zbiory biblioteczne
0180Ewidencja zbiorów bibliotecznychBE50W tym księgi, kartoteki, bazy danych
0181Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB5Dokumentacja związana z gromadzeniem i prenumeratą zbiorów
0182Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB5
02ZBIÓR AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA, POMOC PRAWNA, ZEZWOLENIA NA UTWORZENIE PRZEDSTAWICIELSTW FUNDACJI ZAGRANICZNYCH
020Wewnętrzne akty normatywneZarządzenia, decyzje itp. Ministra oraz dyrektora generalnego
0200Zbiór wewnętrznych aktów normatywnychAKomplet podpisanych egzemplarzy aktowych zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, pism okólnych itp. oraz ich rejestry.

Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki.

0201Przygotowanie i opiniowanie wewnętrznych aktów normatywnychAW tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz podpisane akty normatywne.

W klasie tej rejestruje się wyłącznie projekt, którego zarejestrowanie nie zostało przewidziane we właściwej tematycznie klasie rzeczowej wykazu akt

021Akty normatywne powszechnie obowiązujące oraz dokumenty rządowe
0210Przygotowanie i opiniowanie własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących (ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów, projektów założeń projektów ustaw) oraz dokumentów rządowychAW tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski podmiotów zewnętrznych w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz ostateczne wersje projektów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom.
0211Przygotowanie i opiniowanie aktów normatywnych powszechnie obowiązujących wydanych przez MinistraAW tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, podpisane akty normatywne
0212Wyjaśnienia, interpretacje i opinie przepisów w zakresie kompetencji MinisterstwaBE10
0213Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa prowadzona w MinisterstwieA
0214Ocena funkcjonowania aktów normatywnych powszechnie obowiązującychB5Dokumentacja związana z przygotowaniem oceny funkcjonowania ustaw (OSR ex post), opinie i stanowiska wobec OSR ex post
0215Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, wykaz prac legislacyjnych Prezesa Rady Ministrów i wykaz prac legislacyjnych MinistraB5Dokumentacja związana ze zgłaszaniem projektów do wykazów oraz monitorowaniem realizacji wykazów.

Dla każdego wykazu zakłada się odrębną teczkę

022Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych, dokumentów rządowych, projektów umów międzynarodowych oraz projektów notyfikacji
0220Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnychBE10Dokumentacja udzielania opinii do projektów, w tym projekty stanowiska Rządu RP wobec pozarządowych projektów ustaw
0221Opiniowanie zewnętrznych projektów dokumentów rządowychBE10
0222Opiniowanie projektów umów międzynarodowychBE10
0223Opiniowanie zewnętrznych projektów notyfikacjiBE10
0224Weryfikacja dokumentów pod względem formalnoprawnymB10
023Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowychB5W tym kopie zarządzeń, uchwał, protokołów z posiedzeń komitetów Rady Ministrów
024Pomoc prawnaB5Nie dotyczy spraw objętych klasą 0212
025Sprawy w postępowaniu administracyjnymBE10W tym decyzje i inne akty administracyjne Ministra
026Obsługa prawna - zastępstwo procesowe
0260Sprawy cywilneBE10W tym sprawy z zakresu prawa pracy prowadzone przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym.

Klasa obejmuje także rejestr.

Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia

0261Sprawy karneBE10Klasa obejmuje także rejestr.

Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie

B5Z wyłączeniem postępowań w klasie 2613
2613B*)*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
0262Sprawy w postępowaniu sądowo-administracyjnymBE10Jak przy klasie 0261
0263Sprawy przez Trybunałem KonstytucyjnymAKlasa obejmuje także rejestr
027Zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terytorium RPAW tym dokumenty potwierdzające rejestrację fundacji zagranicznych oraz ich wnioski w sprawie utworzenia przedstawicielstwa
03PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ANALIZY
030Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie planowania działalności i sprawozdawczościBE10Regulacje własne w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości - kat. A
031Planowanie
0310Planowanie na poziomie MinisterstwaAW tym również plan działalności Ministra oraz wkłady do planów prac jednostek nadrzędnych.

Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się, co do zakresu i rodzaju danych, w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5

0311Planowanie na poziomie komórek organizacyjnych MinisterstwaA
0312Planowanie organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychA
032Sprawozdawczość
0320Sprawozdania na poziomie MinisterstwaAW tym również sprawozdanie z planu działalności Ministra oraz wkłady do sprawozdań z prac jednostek nadrzędnych.

Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się, co do zakresu i rodzaju danych, w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5

0321Sprawozdania na poziomie komórek organizacyjnych MinisterstwaA
0322Sprawozdania organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychA
033Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja MinisterstwaA
034Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnychA
04INFORMATYKA
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie informatyzacji MinisterstwaBE10Regulacje własne w zakresie informatyzacji Ministerstwa - kat. A
041Projektowanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10W tym plany, harmonogramy, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń dla budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych, korespondencja.

Dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę

042Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowaniaBE10
043Eksploatacja infrastruktury i systemów informatycznych

i teleinformatycznych

0430Instalacja, utrzymywanie i administrowanie oprogramowaniemBE10W tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, wnioski o instalację oprogramowania
0431Utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznejBE10W tym utrzymanie sprzętu, sieci, łączy teletransmisyjnych, Internet
0432Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10
0433Modernizacja bazy sprzętowejBE10
0434Serwis techniczny, przeglądy sprzętuB2Korespondencja w zakresie przeprowadzanych przeglądów technicznych sprzętu
044Bezpieczeństwo informacji oraz systemów informatycznych i teleinformatycznychW tym dokumentacja dotycząca opracowania, wdrażania, utrzymania i rozwoju Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz dokumentacja dotycząca fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony systemów teleinformatycznych np. wytyczne, zalecenia konfiguracyjne, rekomendacje, polityki, regulaminy, procedury bezpieczeństwa, dokumentacja bezpieczeństwa teleinformatycznego, audyt teleinformatyczny
0440Bezpieczeństwo systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10W klasie tej rejestruje się również sprawy dotyczące bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznych przetwarzających dane osobowe
0441Nadawanie prawa dostępu do danych i sprzętu informatycznego i teleinformatycznego oraz uprawnień do systemów informatycznych i teleinformatycznychB10
0442Zabezpieczenia kryptograficzne systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowaniaBE10
0443Zarządzanie bezpieczeństwem informacjiBE10
05SKARGI I WNIOSKI ORAZ INNE WYSTĄPIENIA DO MINISTERSTWA
050Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpieńBE10Regulacje własne w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień - kat. A
051Skargi i wnioski
0510Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednioAKlasa obejmuje także rejestr
0511Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwościB5Jak przy klasie 0510
052Petycje
0520Petycje załatwiane bezpośrednioAJak przy klasie 0510
0521Petycje przekazywane do załatwienia według właściwościB5Jak przy klasie 0510
053Interpelacje i zapytaniaAW tym np. posłów, senatorów, radnych, rzeczników
054Pozostałe sygnały obywatelskieBE5W tym postulaty, inicjatywy obywatelskie, listy od obywateli załatwiane bezpośrednio lub przyjęte do wiadomości, a także anonimy.

Jak przy klasie 0510

055Sprawy przekazywane do załatwienia innym podmiotomB2Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zakresie działania Ministerstwa, a zostały do niego skierowane.

Jak przy klasie 0510

06PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA, INFORMACYJNA I PROMOCYJNA
060Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
0600Opracowania Ministerstwa lub wykonane na zlecenie

Ministerstwa

A
0601Opracowania zewnętrzne dotyczące zakresu działania MinisterstwaB5
061Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnejBE10Regulacje własne w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej - kat. A
062Wydawnictwa
0620Własne wydawnictwa (teki wydawnicze Ministerstwa) oraz udział w obcych wydawnictwachAUmowy, zatwierdzone projekty, wybrany do wydawnictwa materiał fotograficzny - B10.

Dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą egzemplarz okazowy oraz dokumentację każdego tytułu

0621Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianieB5W tym zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowania na materiały fotograficzne
063PatronatyA
064Kontakty ze środkami publicznego przekazu
0640Udział w polityce informacyjnej Rady MinistrówAW tym dokumentacja dotycząca współpracy z Centrum Informacyjnym Rządu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
0641Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe i wywiadyAW tym publikowane komunikaty Ministerstwa, sprostowania, odpowiedzi, polemiki prasowe
0642Monitoring środków publicznego przekazuA
065Promocja działalności MinisterstwaAW tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych
066ReprezentacjaB5W tym zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja członków kierownictwa Ministerstwa oraz kierownictwa komórek organizacyjnych Ministerstwa o podobnym charakterze - nie związana z załatwianiem określonej sprawy
067Nagrody MinistraBE10W tym powołania członków zespołów oceniających, zaproszenia, podziękowania, zawiadomienia i inna korespondencja związana z konkursami o nagrodę Ministra
07WSPÓŁDZIAŁANIE Z PODMIOTAMI W KRAJU I ZA GRANICĄPrzy czym udział w posiedzeniach komisji, rad, zespołów i grup roboczych klasyfikuje się w klasach rzeczowych w ramach grupy rzeczowej 003
070Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicąBE10Regulacje własne w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą - kat. A
071Kontakty z podmiotami krajowymi
0710Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami w krajuA
0711Umowy i porozumienia z podmiotami krajowymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałaniaAW tym ewidencja
0712Przyjmowanie delegacji krajowychBE10W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań
0713Krajowe wyjazdy delegacji MinisterstwaBE10
072Kontakty z podmiotami zagranicznymi
0720Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania Ministerstwa z podmiotami zagranicznymiA
0721Umowy i porozumienia z podmiotami zagranicznymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałaniaAJak przy klasie 0711
0722Spotkania oraz wymiana doświadczeń z podmiotami zagranicznymiA
0723Wyjazdy delegacji Ministerstwa za granicęBE10Oryginały zatwierdzonych wniosków wyjazdowych przechowuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw obsługi finansowej.

Wnioski, instrukcje wyjazdowe i sprawozdania wyjazdowe - kat. A

0724Przyjmowanie delegacji zagranicznychBE10Jak przy klasie 0712
073Promowanie zobowiązań krajowych we współpracy z podmiotami międzynarodowymiA
074Promowanie międzynarodowych zobowiązań w krajuA
08KONTROLA, AUDYT WEWNĘTRZNY I KONTROLA ZARZĄDCZA
080Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zagadnień kontroli, audytu wewnętrznego i kontroli zarządczejBE10Regulacje własne w zakresie zagadnień kontroli, audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej - kat. A
081Kontrole
0810Kontrole zewnętrzne w MinisterstwieA
0811Kontrole przeprowadzone przez organy kontroli zewnętrznej w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraB5
0812Kontrole wewnętrzne w MinisterstwieA
0813Kontrole własne organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychAKlasa ta obejmuje kontrole realizowane przez Ministerstwo, prowadzone na podstawie przepisów ustawy o kontroli w administracji rządowej
0814Wystąpienia organów kontroli do jednostek niekontrolowanychB5Nie związane z klasami 0810-0813
0815Książki kontroliB10
082Audyt wewnętrznyADokumentacja realizacji zadania audytowego i czynności doradczych. Dla każdego zadania audytowego zakłada się odrębną teczkę
083Kontrola zarządczaAW tym oświadczenie Ministra oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa o stanie kontroli zarządczej, dokumentacja samooceny. Dokumentacja identyfikacji i oceny ryzyka oraz koordynacji zarządzania ryzykiem, informacje o ryzykach kluczowych, zestawienia wniosków i zadań wynikających z oceny.

Oświadczenia organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz dokumenty określające działania w zakresie kontroli zarządczej, w tym działania nadzorcze

1KADRY
10REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE SPRAW KADROWYCH
100Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw kadrowychAW tym regulamin pracy, zasady wynagradzania, premiowania i nagradzania.

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych - kat. BE10

101Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowychA
11NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY
110Nawiązanie stosunku pracy
1100Nabór na stanowiska w korpusie służby cywilnejB5Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów.

Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt osobowych

1101Nabór na stanowiska niebędące w korpusie służby cywilnejB5Jak przy klasie 1100
111Przebieg zatrudnienia pracowników Ministerstwa
1110Ocenianie pracownikówB5Korespondencja dotycząca ocen okresowych.

Oceny poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50

1111Awansowanie i wynagradzanie pracownikówB5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
1112Opisy stanowisk pracyB51 egz. oryginału przechowuje się w aktach osobowych pracownika - kat. BE50
1113Wartościowanie stanowisk pracyB10
1114Dodatkowe zatrudnienie i zajęcia zarobkoweB5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50
1115Postępowania w zakresie dostępu do informacji niejawnychBE20W tym korespondencja związana z bezpieczeństwem osobowym - wnioski, zgody, pisma informujące, akta zakończonych postępowań sprawdzających zwykłych i kontrolnych
112Rozwiązanie stosunku pracyB5Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
113Sprawy ze stosunku pracy kierowników jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
1130Powołania, jako nawiązanie stosunku pracyB10Dokumenty odkłada się do akt osobowych kierownika - kat. BE50
1131Odwołania, jako rozwiązanie stosunku pracyB10Jak przy klasie 1130
1132Ustalone wynagrodzeniaB10Jak przy klasie 1130
1133Nagrody i premieB10
1134Świadczenia wynikające z zawartego stosunku pracyB10
114Staże, wolontariat, praktyki
1140StażeB10Dotyczy również staży eksperckich
1141WolontariatB10
1142PraktykiB10
115Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
1150Prace zlecone ze składką na ZUSB50
1151Prace zlecone bez składki na ZUSB10W tym rejestr umów zleceń i umów o dzieło
116Nagradzanie, odznaczanie i karanie
1160Nagrody i premie dla pracowników MinisterstwaBE10
1161Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomyB5Przy czym niektóre dokumenty poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50
1162Odznaczenia państwoweBE10Kopie pism dotyczących konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
1163Odznaki honoroweBE10Dokumenty dotyczące nadania odznak honorowych.
Ewidencja odznak honorowych - kat. BE50
1164KaranieB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
117Odpowiedzialność dyscyplinarna
1170Postępowanie dyscyplinarneB*)Jak przy klasie 1164
1171Postępowanie wyjaśniająceB*)Jak przy klasie 1164
118Oświadczenia majątkowe, lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin
1180Oświadczenia majątkoweB*)Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat.

Dotyczy także korespondencji w sprawie oświadczeń

1181Oświadczenia lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzinB*)Jak przy klasie 1180
119Restrukturyzacja zatrudnieniaBE10
12EWIDENCJA OSOBOWA
120Akta osobowe pracowników Ministerstwa oraz pracowników i kierowników jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychBE50Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: w cz. A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

w cz. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

w cz. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

121Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5W tym rejestr wydanych zaświadczeń.

Zaświadczenia i pisma przewodnie odkłada się do akt osobowych pracowników ministerstw, dla których Ministerstwo jest następcą prawnym - kat. BE50

13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
130Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracyBE10Regulacje własne w zakresie zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy - kat. A
131Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracyAW tym protokoły z dokonanych przeglądów
132Ocena ryzyka zawodowego, działania w zakresie przeciwdziałania wypadkom i chorobom zawodowymADokumentacja dotycząca obowiązkowych szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP, w tym programy i rejestry szkoleń, karty oceny ryzyka zawodowego.

Programy obowiązkowych szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP oraz ich rejestry - kat. B10

133Wypadki
1330Wypadki przy pracyBE10Dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich - kat. A
1331Wypadki w drodze do pracy i z pracyBE10Jak przy klasie 1330
134Warunki szkodliwe i choroby zawodoweBE10W tym charakterystyki stanowisk pracy. Rejestr chorób zawodowych - kat. B40
135Działania i środki ochronne w zakresie BHPB10W tym refundacja wydatku na zakup okularów lub soczewek korygujących wzrok dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, odzież ochronna
14DYSCYPLINA PRACY
140Ewidencja obecnościB3W tym listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych, karty pracy pracowników, ewidencja pracy w godzinach nadliczbowych, usprawiedliwienia nieobecności w pracy, zwolnienia od pracy, kontrola obecności w pracy, korespondencja w sprawie ewidencji
141Zwolnienia lekarskieB5W tym kontrola zwolnień lekarskich.

Zwolnienia lekarskie przechowuje się wraz z dokumentacją płacową pracownika

142Urlopy pracowniczeB5Plany urlopów oraz korespondencja w sprawach urlopów, w tym urlopy pracownicze z tytułu dokształcania
143Postępowania w sprawach mobbinguBE10Dokumentacja postępowań wewnętrznych
15SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
150Służba przygotowawczaB10
151Indywidualne programy rozwoju zawodowegoB51 egz. przechowuje się w aktach osobowych pracownika
152SzkoleniaW tym przy pomocy osób i jednostek zewnętrznych
1520Szkolenia krajoweB5
1521Szkolenia językoweB5
1522Szkolenia grupoweB5
1523Szkolenia zagraniczneB5
153Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formach innych niż szkoleniaB5W tym studia wyższe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, specjalizacje, praktyki zawodowe, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych.

Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych poszczególnych pracowników

16SPRAWY SOCJALNE
160Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zasad działalności socjalnejBE10W tym Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Regulacje własne w zakresie zasad działalności socjalnej - kat. A
161Sprawy działalności socjalnejB5W tym protokoły z działalności socjalnej, plany rzeczowo-finansowe Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
162Formy działalności socjalnej
1620Dofinansowanie wypoczynku, częściowa refundacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, wydarzeń kulturalnychB3W tym wykazy dopłat
1621Pożyczki na cele mieszkanioweB3W tym wykaz wypłat, rejestr umów dotyczących pożyczek
1622Pomoc finansowa i rzeczowa oraz organizacja i finansowanie imprez okolicznościowychB3W tym wykazy wypłat
1623Organizacja i wyposażenie pomieszczeń związanych z prowadzeniem działalności socjalnej oraz grupowych form działalności sportowej i rekreacyjnejB5
17UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA
170Ubezpieczenia społeczne
1700Zgłoszenia i wyrejestrowania ubezpieczeń społecznychB10W tym zgłoszenia członków rodzin, zmiany adresów itd.

Dokumenty poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50

1701Dowody uprawnień do zasiłkówB5Dotyczy zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych
1702Emerytury i rentyB10W tym zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7), korespondencja w sprawie odpraw emerytalnych/rentowych itp.
171Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.B10Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
172Opieka zdrowotna
1720Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnejB10
1721Badania lekarskie w zakresie medycyny pracyB10Badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
2GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
20ADMINISTROWANIE I EKSPLOATACJA NIERUCHOMOŚCI
200Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw gospodarowania mieniemBE10Regulacje własne w zakresie spraw gospodarowania mieniem - kat. A
201Stan prawny nieruchomościAW tym decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu i ich zmiany, wypisy z ksiąg wieczystych, wypisy i odpisy z ewidencji gruntów i budynków, protokoły zdawczo-odbiorcze nieruchomości z odpowiednich rejestrów i inne dokumenty dotyczące stanu prawnego nieruchomości
202Podatki i opłaty publiczno-prawne od nieruchomościB10
203Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa przejętymi po likwidacji jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanychBE5W tym dokumentacja przekazania nieruchomości do zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, protokoły, dokumentacja zagospodarowania lub sprzedaży
204Wykorzystywanie nieruchomości na potrzeby własneB10Zagospodarowanie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa na potrzeby własne
205Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych nieruchomości na potrzeby innych osób/jednostek
2050Wynajem lokali mieszkalnychB10W tym korespondencja, udzielenie zgody na wynajem, umowy i aneksy do umów.

Okres przechowywania liczy się od zakończenia obowiązywania

umowy najmu
2051Użyczanie, wynajem, dzierżawa lub udostępnianie nieruchomości własnych na podstawie innego tytułu prawnegoB10Jak przy klasie 2050
206Eksploatacja nieruchomości
2060Eksploatacja nieruchomości własnychB10W tym korespondencja i umowy z dostawcami energii elektrycznej, energii cieplnej, zimniej i ciepłej wody, rozliczenia zużycia, utrzymanie stanu technicznego nieruchomości
2061Eksploatacja innych nieruchomości na potrzeby własneB10W tym korespondencja, umowy i porozumienia, rozliczenia z podmiotami użyczającymi powierzchnię na potrzeby Ministerstwa lub udostępniającymi nieruchomości na podstawie innego tytułu prawnego
21INWESTYCJE I REMONTY NIERUCHOMOŚCIBE5W tym dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru, w tym uzgodnienia z konserwatorem zabytków, projekty budowlane, kosztorysy, pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych, odbiory, rozliczenia, w tym finansowe, zgłoszenia do użytkowania, pozwolenia na użytkowanie.

Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jej utraty.

Dokumentacja dotycząca obiektów zabytkowych i nietypowych - kat. A.

Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę

22GOSPODAROWANIE RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MIENIA
220Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10W tym księgi inwentarzowe
221Gospodarowanie własnymi składnikami mienia
2210Dokumentowanie przyjęcia, wydania mieniaB5W tym umowy użyczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze od dostawców
2211Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu, maszyn i urządzeńB5W tym opisy techniczne, karty gwarancyjne, instrukcje obsługi
2212Konserwacja i naprawy składników mienia ruchomegoB5
222Prowadzenie gospodarki magazynowejB5W tym zestawienia i wyjaśnienia dotyczące gospodarki magazynowej, wnioski komórek organizacyjnych Ministerstwa o wydanie materiałów z magazynu
223Gospodarowanie mieniem ruchomym obcymB5W tym dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia, umowy użyczenia.

Okres przechowywania liczy się od momentu zwrotu mienia

224Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB10W tym karty osobistego wyposażenia, protokoły wydania do użytkowania na stanowisku pracy
225Wycofanie z użytkowania składników mienia ruchomego
2250Ocena przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego do dalszego wykorzystania w MinisterstwieB10W tym wnioski o ocenę, protokoły Komisji do oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego
2251Sprzedaż składników mieniaB10W tym dokumentacja przetargowa
2252Przekazanie składników mienia innej jednostce, w tym darowizna składników mieniaB10W tym protokoły zdawczo-odbiorcze i umowy darowizny
2253Likwidacja składników mieniaB10W tym protokoły Komisji likwidacyjnej
226Gospodarowanie odpadami i surowcami wtórnymi
2260Gospodarowanie odpadami w jednostceB5W tym informacje o wytwarzanych odpadach, wnioski i pozwolenia na wytwarzanie odpadów
2261Unieszkodliwianie odpadówB5W tym dokumentacja unieszkodliwienia odpadów, karty odpadów
2262Gospodarowanie surowcami wtórnymiB5
23ŚRODKI TRANSPORTU I ŁĄCZNOŚCI
230Eksploatacja środków transportowych
2300Eksploatacja własnych środków transportowychB5W tym karty drogowe samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, umowy udostępniania samochodów pracownikom
2301Użytkowanie obcych środków transportowychB5W tym zlecenia, porozumienia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów do celów służbowych, karty drogowe samochodów
231Zapotrzebowanie na usługi łączności i usługi telekomunikacyjne, usługi pocztowe i kurierskieB5
24OCHRONA OSÓB I MIENIA
240Zabezpieczenie obiektów
2400Bezpieczeństwo obiektów i mienia ruchomegoBE10W tym plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi.

Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej instrukcji ochrony

2401Kontrola ruchu osobowegoB10W tym przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych
2402Ochrona obiektówB10
2403Ochrona obowiązkowa obiektów i tereny zamknięteAW tym decyzje, wyciągi, wnioski, wykazy w sprawie obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie i terenów zamkniętych
241Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożaroweBE10W tym dokumentacja projektowa, protokoły z przeglądów serwisowych i konserwacji, umowy
242Ubezpieczenie mieniaB10W tym umowy ubezpieczenia mienia, ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia autocasco, likwidacja szkód.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

25SPRAWY OBRONNE, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONA CYWILNA
250Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnejBE10Regulacje własne w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej - kat. A
251Przygotowania obronneDotyczy również organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
2510Planowanie obronneAW tym dokumentacja planowania operacyjnego, przeglądów obronnych oraz programów obronnych
2511Zapewnienie zasobów osobowych i rzeczowychBE10W tym wnioski, wykazy, decyzje w zakresie reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej oraz świadczeń rzeczowych i osobistych
2512MilitaryzacjaBE10W tym koncepcje, harmonogramy, plany, regulaminy, zestawienia, wykazy
2513System Kierowania Bezpieczeństwem Narodowym (SKBN)AW tym koncepcje, harmonogramy, plany, przygotowania elementów SKBN, dokumentacja stanowisk kierowania
2514Szczególna ochrona obiektów ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwaBE10W tym dokumentacja szczególnej ochrony obiektów, plany, wykazy
2515Gotowość obronnaBE10W tym instrukcje, wytyczne, schematy łączności, dokumentacja urządzeń
2516Szkolenia obronneBE10Plany i programy szkoleń, umowy, sprawozdania, w tym dokumentacja szkoleń dla jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
2517Cele Sił Zbrojnych NATO (SZ NATO), wsparcie państwa gospodarza (HNS - Host Nation Support)BE10Obsady Punktu Kontaktowego HNS, dokumentacja PK HNS, zestawienie celów SZ NATO, dokumentacja z realizacji celów, korespondencja
2518Kontrola wykonywania zadań obronnychBE10W tym plany kontroli, programy kontroli, protokoły kontroli
252Zarządzanie kryzysowe
2520Struktury zarządzania kryzysowegoAW tym dokumenty dotyczące zarządzania kryzysowego, ćwiczenia
2521Organizacja monitorowania zagrożeńBE10W tym raporty dzienne, sprawozdania miesięczne i kwartalne, informacje wytwarzane przez struktury monitorujące zagrożenia
2522Infrastruktura krytycznaAW tym sprawozdania roczne, koncepcje, informacje i meldunki w obszarze infrastruktury krytycznej
253Obrona cywilnaAW tym roczne plany i programy obrony cywilnej
26ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
260Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zamówień publicznychBE10Regulacje własne w zakresie zamówień publicznych - kat. A
261Postępowania o udzielenie zamówień publicznychOkres przechowywania liczy się od daty zakończenia realizacji zamówienia
2612Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijneB5Z wyłączeniem postępowań w klasie 2613
2613Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskich, o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijneB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
2610Postępowania o udzielenie zamówień publicznychB5Z wyłączeniem postępowań w klasie 2611
2611Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskichB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
262Rejestr zamówień publicznychB5
263Nadzór nad realizacją zamówień publicznychBE5W tym notatki, raporty, sprawozdania, korespondencja bieżąca.

Roczne sprawozdania z wykonania zamówień publicznych przekazywane do Urzędu Zamówień Publicznych - kat. A

27TŁUMACZENIAB3Materiały podlegające tłumaczeniu, zlecenia
3FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, REGULACJE W ZAKRESIE FINANSÓW ORAZ OBSŁUGI FINANSOWO- KSIĘGOWEJBE10Regulacje własne w zakresie finansów oraz obsługi finansowo- księgowej - kat. A
31PLANOWANIE, REALIZACJA i SPRAWOZDAWCZOŚĆ W ZAKRESIE BUDŻETU
310Planowanie budżetuW tym wieloletni plan finansowy, zbiorczy projekt budżetu Ministerstwa oraz dysponentów realizujących programy, plany/projekty planów finansowych Ministerstwa
3100Planowanie budżetu dysponenta częściAW tym materiały do projektu ustawy budżetowej w zakresie części, materiały planistyczne jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych i komórek organizacyjnych do projektu ustawy budżetowej, korespondencja z jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi i komórkami organizacyjnymi oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych i innymi Ministerstwami
3101Planowanie wydatków na programyAW tym materiały do projektu ustawy budżetowej przygotowywane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie wydatków na programy, materiały planistyczne dysponentów, korespondencja z dysponentami i ministrem właściwym do spraw finansów publicznych
311Realizacja budżetu
3110Decyzje w sprawie zmian w budżecie częściAW tym wnioski o zmiany w budżecie części, korespondencja
z jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi i komórkami organizacyjnymi, decyzje w sprawie zmian w budżecie części
3111Zmiany w wydatkach na programy między rozdziałami i paragrafamiAW tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między rozdziałami i paragrafami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi
3112Zmiany w wydatkach na programy między częściami i działamiAW tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między częściami i działami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
3113Wnioski dysponenta części do rezerwyB10W tym wnioski do rezerwy celowej i rezerwy ogólnej dysponenta części i wnioski o zapewnienie finansowania, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi, ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
3114Wnioski dysponentów do rezerwy celowejB10W tym wnioski do rezerwy celowej i wnioski o zapewnienie finansowania dysponentów innych części budżetowych, korespondencja z komórkami organizacyjnymi, ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
3115Realizacja projektów/ programów/ grantów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA)BE10W tym korespondencja z komórkami organizacyjnymi i dysponentami w sprawie akceptacji wniosków o dofinansowanie projektów/ programów/ grantów, rocznych planów działań, zmian harmonogramów wydatków, korespondencja w sprawie realizacji projektów/programów/grantów
3116Plany finansowe i projekty planów finansowychAW tym plany i projekty planów finansowych i rzeczowo-finansowych również w układzie zadaniowym oraz ich aktualizacje, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi w sprawie projektów/planów
3117Dotacje i zwrotyB10W tym dokumenty związane z przekazaniem i rozliczaniem dotacji celowej/podmiotowej/przedmiotowej, rozliczenia, umowy dotacji, aneksy, polecenia płatności, pisma w sprawie zwrotów
312Sprawozdawczość budżetowa i finansowaW tym sprawozdania budżetowe i finansowe Ministerstwa i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
3120Sprawozdania jednostkoweAW tym roczne sprawozdania finansowe i analizy z wykonania budżetu. Sprawozdania jednostkowe dysponenta części oraz dysponentów trzeciego stopnia, a także sprawozdania jednostkowe jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez dysponenta części.

Sprawozdania kwartalne, półroczne - kat. B10

3121Sprawozdania łączneAŁączne sprawozdania budżetowe i finansowe Ministerstwa
3122Sprawozdania i informacje z wykonania budżetu częściB5W tym kwartalne informacje o kontroli i ocenie przewidywanych zagrożeń w zakresie realizacji planowanych wydatków oraz informacje dla Kierownictwa Ministerstwa z realizacji budżetu części
3123Sprawozdania i informacje z wykonania środków na programy u innych dysponentówB5W tym informacje dla Kierownictwa Ministerstwa z realizacji wydatków budżetu na programy
313Finanse i księgowość
3130Obrót gotówkowyB5W tym plany, raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, depozyty kasowe.

*Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2007-2013 liczy się od daty wskazanej w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego

Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochody oraz art. 38 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne postanowienia odnośnie Funduszy Strukturalnych.

Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2014-2020 liczy się od daty wskazanej w art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006

3131Współpraca z bankamiB5Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130.

Umowy z bankami na założenie rachunków bankowych dla Ministerstwa - kat. B10

3132Gospodarka pozabudżetowaB5
314Egzekucja i windykacja należności pieniężnych
3140Egzekucja sądowaB5
3141Egzekucja administracyjnaB5
3142WindykacjaB5
315Przychody z prywatyzacji
3150Przychody z prywatyzacji bezpośredniejB10W tym dokumentacja windykacyjna
3151Przychody z prywatyzacji pośredniejB10W tym dokumentacja windykacyjna
3152Dokumentacja księgowa przychodów z prywatyzacjiB10W tym wyciągi bankowe, polecenia księgowań, sprawozdania
3153Tytuły wykonawcze w zakresie windykacjiAW tym wyroki sądowe, nakazy zapłaty, tytuły egzekucyjne
32KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA, OBSŁUGA KASOWA
320Dowody i dokumentacja księgowaB5Dla poszczególnych projektów/programów/rejestrów zakłada się odrębne teczki.

Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130

321RozliczeniaB5W tym rozliczenia z pracownikami, dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp., a także rozliczenia delegacji służbowych pracowników.

Oryginały wniosków wyjazdowych - kat. A.

Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130

322Uzgadnianie saldB2
33ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ
330Dokumentacja wynagrodzeńB5
331Deklaracje podatkoweB5
332Deklaracje rozliczeniowe ZUSB5
333Listy zaliczek na wynagrodzeniaB3
334Listy wynagrodzeń z umów o pracę, umów cywilnoprawnychB50
335Kartoteka imienna wynagrodzeńB50
336Dowody i dokumentacja księgowaB5
337Deklaracje PFRONB5
338Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczneB50
34KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO-TOWAROWA
340Dowody księgoweB5W tym faktury
341Dokumentacja księgowaB5W tym karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
35FUNDUSZE SPECJALNE.

ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

B5W tym sprawy finansowe i księgowe funduszu
36INWENTARYZACJA
360Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie inwentaryzacjiBE10Regulacje własne w zakresie inwentaryzacji - kat. A
361Spisy z natury i protokołyB5
362Dokumentacja z przebiegu inwentaryzacjiB5
363Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnychB5
364Wycena i przecenaB10
4BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO
40STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY W DZIALE ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE

ORAZ MIESZKALNICTWO

Dla każdej strategii, polityki i programu zakłada się odrębną teczkę
41BUDOWNICTWO
410Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie budownictwaBE10
411Efektywność energetyczna budynków
4110Poprawa efektywności energetycznej budynkówB10W tym przygotowanie materiałów informacyjno-edukacyjnych
4111Rejestry i wykazy związane z charakterystyką energetyczną budynków i racjonalizacją użytkowania energii w budownictwieB50
4112Sprawozdania z weryfikacji świadectw charakterystyki energetycznej oraz protokołów z kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacjiBE20
412Wprowadzenie do obrotu wyrobów budowlanych
4120Wprowadzenie do obrotu lub udostępnianie na rynku wyrobów budowlanychB5
4121Wyznaczanie, monitorowanie i notyfikacja jednostek oceny technicznejBE50
4122Autoryzacja i notyfikacja jednostek upoważnionych do wykonywania zadań strony trzeciej w procesie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanychBE50
413Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanychBE10
414Wskazywanie osób fizycznych lub jednostek organizacyjnych właściwych do wydania opiniiBE10
dołączanych do pozwolenia na budowę obiektów budowlanych
42PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE
420Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennegoBE10
421Przygotowywanie i wdrażanie rozwiązań systemowych w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennegoBE10W tym opracowania własne
422Badania statystyczne w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego w gminieBE10W tym wykonywane przez GUS
423Organizacja, koordynacja i monitoring działań związanych z tworzeniem, utrzymaniem i rozwijaniem infrastruktury informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE) w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"
4230Zasady ogólne działań w zakresie obowiązków organu wiodącego w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"AW tym opracowania własne
4231Monitoring i sprawozdawczość infrastruktury informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE)AW tym sprawozdania roczne i trzyletnie kraju członkowskiego z tematu danych przestrzennych "Zagospodarowanie przestrzenne dla Komisji Europejskiej"
4232System szkoleń w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"B10W tym własne opracowania dotyczące systemu szkoleń, programy szkoleń w zakresie tematu danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"
4233Włączenie do infrastruktury zbiorów i usług danych przestrzennych należących do osób trzecichB20
4234Współpraca w zakresie planowania i zagospodarowania

przestrzennego, w tym współpraca transgraniczna

BE10Dokumentacja współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego , instytucjami i organizacjami krajowymi i międzynarodowymi i innymi podmiotami, w tym opinie, opracowania własne
424Planowanie przestrzenne na poziomie regionalnymBE10W tym okresowa ocena planu zagospodarowania przestrzennego województwa
43MIESZKALNICTWO I INFRASTRUKTURA KOMUNALNA
430Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie mieszkalnictwa i infrastruktury komunalnejBE10
431Koncepcje rozwiązań dotyczących systemów zarządzania istniejącymi zasobami mieszkaniowymi i ich eksploatacji oraz monitorowanie tych systemów
4310Funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowychB5W tym wyjaśnienia
4311Ochrona praw lokatorówB5Jak przy klasie 4310
4312Dodatki mieszkanioweB5Jak przy klasie 4310
4313Zasady przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwoweB5Jak przy klasie 4310
4314Funkcjonowanie spółdzielni mieszkaniowychB5Jak przy klasie 4310
432Społeczne budownictwo czynszoweB5
433Postępowania dotyczące spółdzielni mieszkaniowychBE10W tym dokumentacja prowadzonych postępowań dotyczących oceny zgodności z prawem i gospodarności działalności spółdzielni mieszkaniowych
434Utrzymanie czystości i porządku w gminachB5
44FINANSOWANIE MIESZKALNICTWA
440Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresieBE10
finansowania mieszkalnictwa
441Finansowanie ze środków Funduszu Termomodernizacji i Remontów (FTiR)BE10W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych FTiR, sprawozdania kwartalne z realizacji planów finansowych, opracowania
442Finansowanie ze środków Funduszu Dopłat (FD)
4420Finansowanie budownictwa socjalnegoBE10W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych Funduszu Dopłat, sprawozdania kwartalne z realizacji tych planów, opracowania, oceny
4421Dopłaty do oprocentowania kredytów o stałej stopie procentowejBE10Jak przy klasie 4420
4422Finansowe wsparcie rodzin i innych osób w nabywaniu własnego mieszkaniaBE10Jak przy klasie 4420
4423Pomoc państwa w nabyciu pierwszego mieszkania przez ludzi młodychBE10Jak przy klasie 4420
4424Finansowanie społecznego budownictwa czynszowegoBE10Jak przy klasie 4420
443Systemy oszczędzania na cele mieszkanioweAJak przy klasie 4420
444Pomoc państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowychBE10W tym opinie, opracowania własne
445Obsługa rozliczeń z zakresu finansowania mieszkalnictwa
4450Rozliczenia z bankami z tytułu pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowychB10Umowy z bankami (okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy)
4451Rozliczenia z bankami z tytułu refundacji premii gwarancyjnych oraz premii za systematyczne oszczędzanieB10Jak przy klasie 4450
4452Rozliczenia z tytułu dopłat ze środków budżetu państwaB10
do oprocentowania kredytów udzielonych przez banki na usuwanie skutków powodzi
4453Rozliczenia z tytułu dofinansowania z budżetu państwa funduszy mieszkaniowychB10
446Podatkowe aspekty mieszkalnictwaAW tym oceny, opracowania własne
447Rynkowe instrumenty finansowania mieszkalnictwaAJak przy klasie 446
448Krajowy Zasób Nieruchomości (KZN)BE10W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych KZN, sprawozdania okresowe z realizacji planów finansowych, opracowania, oceny
45GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
450Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie gospodarki nieruchomościamiBE10
451Badanie rynku nieruchomościBE10Opracowania własne i zlecone
452Standardy zawodowe rzeczoznawców majątkowychAW tym korespondencja w toku ustalania standardów zawodowych, opinie z konsultacji publicznych zgłaszane wobec opracowanych projektów, obwieszczenia o ustaleniu standardów zawodowych
46ORZECZNICTWO ADMINISTRACYJNE
460Orzecznictwo administracyjne w zakresie gospodarki mieszkaniowejBE50
461Orzecznictwo administracyjne w zakresie gospodarki nieruchomościami
4610Sprawy uwłaszczenia państwowych osób prawnychBE50
4611Sprawy gruntów warszawskichBE50
4612Sprawy regulacji stanów prawnych nieruchomościBE50
4613Sprawy rewindykacji mieniaBE50
4614Sprawy regulacji stanów prawnych drógBE50
4615Sprawy infrastruktury drogowejBE50
4616Sprawy infrastruktury kolejowejBE50
4617Sprawy infrastruktury przesyłowejBE50
4618Sprawy związane z realizacją innych celów publicznychBE50Nie objęte klasami 4610-4617
462Orzecznictwo administracyjne w zakresie lokalizacji i realizacji inwestycji
4620Sprawy lokalizacji inwestycjiBE50
4621Sprawy zezwoleń i pozwoleń na realizację inwestycjiBE50
4622Sprawy ustalania warunków zabudowy i zagospodarowania terenu na terenach zamkniętychBE50
4623Sprawy dotyczące uzgodnienia projektu decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenuBE50
4624Sprawy dotyczące wymierzania organowi administracji kary pieniężnej za niewydanie w terminie decyzji w sprawie ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznegoBE50
463Orzecznictwo administracyjne w zakresie zgody na prowadzenie robót budowlanych
4630Sprawy wydawania zgód na budowę gazociągów o zasięgu krajowym lub jeżeli budowa ta wynika z umówBE50
międzynarodowych
4631Sprawy pozwoleń na budowę i zatwierdzenia projektów budowlanych gazociągówBE50
464Orzecznictwo administracyjne w zakresie planowania przestrzennegoBE50
465Orzecznictwo administracyjne w zakresie uprawnień i licencji zawodowych
4650Sprawy odmowy nadania uprawnień i licencji zawodowychB50
4651Sprawy odpowiedzialności zawodowej osób posiadających uprawnienia i licencje zawodoweB50
4652Pozbawienie uprawnień zawodowychB50
466Sprawy egzekucji administracyjnejBE50
47ZARZĄDZANIE MIENIEM PAŃSTWOWYM
470Wyjaśnienia, stanowiska, opinie, regulacje w zakresie gospodarowania nieruchomościami Skarbu PaństwaB10
471Prowadzenie ewidencji nieruchomości Skarbu PaństwaA
472Sprawy własności nieruchomości Skarbu Państwa niezastrzeżone do właściwości innych organów, jednostek organizacyjnych Skarbu Państwa lub państwowych osób prawnychA
473Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa w zakresie uprawnień ustawowych przysługujących MinistrowiA
474Sprawy związane z polityką gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa przyjmowaną przez Radę Ministrów na wniosek ministraA
475Sprawy gospodarowania zasobem nieruchomości przeznaczonych na potrzeby centralnych organów administracji rządowej oraz organów władzy publicznej
4750Ewidencjonowanie nieruchomości przeznaczonych na potrzeby jednostekA
4751Obrót nieruchomościami Skarbu PaństwaAW tym nabywanie i przekazywanie do zasobu, którym gospodaruje starosta, Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, wojewoda na potrzeby jednostek, a także sprzedaż takich nieruchomości
4752Wycena nieruchomościA
4753Zgody dla trwałych zarządcówA
4754Czynności faktyczne i prawne związane z utrzymaniem nieruchomości nieoddanych w trwały zarządA
4755Współpraca z organami, które na mocy odrębnych przepisów gospodarują nieruchomościami Skarbu Państwa oraz trwałymi zarządcamiAW tym czynności materialno-techniczne, koordynacja działań planistycznych, pomocy organizacyjnej i finansowo-materiałowej
4756Zgody na nabywanie i budowę nieruchomości na potrzeby organów administracji rządowejBE10
4757Plan realizacji polityki gospodarowania nieruchomościami Skarbu PaństwaA
476Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne
4760Wyposażanie państwowej osoby prawnej oraz państwowej jednostki organizacyjnej w nieruchomościA
Skarbu Państwa
4761Doposażanie państwowej osoby prawnej oraz państwowej jednostki organizacyjnej w nieruchomości Skarbu PaństwaA
4762Nieodpłatne przejęcie praw do nieruchomości państwowej osoby prawnej przez Skarb Państwa i ich przekazanie na rzecz innej państwowej osoby prawnejA
4763Wyposażenie fundacji lub darowizna nieruchomości z zasobu Skarbu Państwa na rzecz fundacji oraz organizacji pożytku publicznego na ich cele statutoweA
4764Zgoda na dokonanie darowizny lub wyposażenie fundacji oraz organizacji pożytku publicznego na ich cele statutowe w nieruchomości Skarbu PaństwaA
477Orzecznictwo administracyjne związane z trwałym zarządem
4770Ustanowienie trwałego zarząduA
4771Przekazanie trwałego zarządu między jednostkami organizacyjnymiA
4772Wygaszanie trwałego zarząduA
478Sprawy wynikające z ustaw szczegółowychAW tym dotyczące rodzinnych ogrodów działkowych, związków metropolitalnych, związane z zasobami Agencji Mienia Wojskowego
48KWALIFIKACJE, UPRAWNIENIA, LICENCJE ZAWODOWE I ZINTEGROWANY SYSTEM KWALIFIKACJI (ZSK)
480Kwalifikacje, uprawnienia i licencje zawodowe
4800Postępowanie kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o nadanie uprawnień i licencji zawodowychB50W tym dokumentacja osób ubiegających się o nadanie uprawnień i licencji zawodowych, korespondencja z kandydatami,
organizatorami studiów podyplomowych oraz praktyk zawodowych.

Korespondencja w sprawach organizacji postępowań kwalifikacyjnych - kategoria B5

4801Postępowania w sprawie wykreślenia osób uprawnionych z wykazów znajdujących się w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynkówBE50
4802Zaświadczenia i informacje o uprawnieniach i licencjach zawodowychB5W tym korespondencja dotycząca wydawania zaświadczeń o umieszczeniu w centralnym rejestrze
4803Europejska Legitymacja ZawodowaB50
4804Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii EuropejskiejBE50W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych
4805Określanie kwalifikacji zawodów szkolnictwa zawodowegoBE50
4806Centralny rejestr rzeczoznawców majątkowychB50W tym wnioski o aktualizację danych osobowych
481Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)
4810Włączanie kwalifikacji do ZSKBE50W tym korespondencja z Wnioskodawcami, opinie z konsultacji publicznych, opinie specjalistów, oceny wniosków o włączenie kwalifikacji do ZSK, dokumentacja z powoływania specjalistów i zespołów ekspertów, rekomendacje zespołów ekspertów, decyzje w sprawie włączenia kwalifikacji do ZSK, obwieszczenia o włączeniu kwalifikacji do ZSK
4811Nadawanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacjiBE50W tym korespondencja z Wnioskodawcami, oceny wniosków o nadanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji, decyzje w sprawie nadania uprawnień do certyfikowania
4812Zapewnienie jakości oraz nadzór nad walidacją

i certyfikowaniem kwalifikacji włączonych do ZSK

BE50W tym korespondencja w sprawie podmiotów zewnętrznego zapewnienia jakości (PZZJ), ewaluacji zewnętrznej, nadzoru nad walidacją i certyfikowaniem kwalifikacji włączonych do ZSK, oceny wniosków o wpis na listę podmiotów uprawnionych do pełnienia funkcji PZZJ wobec instytucji certyfikujących, umowy zawierane z wybranymi PZZJ
5WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA
50OGÓLNE ZASADY I PROGRAMY WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJARoczne i wieloletnie plany współpracy międzynarodowej
51WSPÓŁPRACA Z UNIĄ EUROPEJSKĄ
510Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej
5100Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej - Ministerstwo wiodąceA
5101Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej - Ministerstwo współpracująceBE5
5102Współpraca z instytucjami Unii EuropejskiejBE5W tym materiały informacyjno-tezowe, programy prezydencji, sprawozdania z prezydencji, analizy
511Procesy związane z członkostwem w Unii Europejskiej
5110Analizy horyzontalneB5Analizy dotyczące polityk unijnych i sytuacji sektorów gospodarczych Unii Europejskiej
5111Polityka rynku wewnętrznego Unii EuropejskiejB5
5112Wydarzenia związane z rynkiem wewnętrznym Unii EuropejskiejBE5W tym dokumentacja dot. organizacji SIMFO (Forum Jednolitego Rynku), warsztatów, spotkań, konferencji poświęconych tematyce rynku wewnętrznego Unii Europejskiej i jego instrumentom
5113Sprawy proceduralne i organizacyjneBE5W tym dokumentacja dotycząca: wykazów ekspertów, tłumaczeń on request (zamówienia, rozliczenia, sprawozdania), konsultacji terminologicznych, zagadnień organizacyjno-finansowych Unii Europejskiej
5114Świadczenie usług w innym państwie członkowskim Unii EuropejskiejBE5
5115Koordynacja krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych - przepisy techniczneBE5W tym opinie, opracowania, analizy
5116Notyfikowanie Komisji Europejskiej projektów aktów prawnych zawierających przepisy techniczneB5
5117Udostępnianie otrzymanych z Komisji Europejskiej projektów przepisów technicznych notyfikowanych przez inne państwa członkowskieB5
512Instrumenty rynku wewnętrznego Unii Europejskiej
5120SOLVIT (nieformalny system Komisji Europejskiej rozwiązywania problemów na rynku wewnętrznym)BE10
5121IMI (Internal Market Information system)BE5IMAC-IMI, Komitet ds. IMI, nowe moduły - koordynacja międzyresortowa, współpraca z Komisją Europejską
5122Portal Twoja Europa (Your EUROPE)BE5W tym tłumaczenia treści umieszczanych w portalu
5123PCP Punkt Kontaktowy do spraw produktówBE5
5124Ostrzeganie przed blokadami na rynku wewnętrznymBE5
513Transpozycja aktów prawnych Unii Europejskiej
5130Postępowania nieformalne Komisji EuropejskiejBE5Postępowania prowadzone przez Komisję Europejską w systemie EU- Pilot w związku z podejrzeniem naruszenia prawa unijnego
5131Postępowania formalne Komisji EuropejskiejBE5Postępowania prowadzone przez Komisję Europejską w związku z podejrzeniem naruszenia prawa unijnego w ramach procedury formalnej (zarzuty formalne oraz uzasadnione opinie)
5132Monitorowanie transpozycjiB2Monitorowanie prac transpozycyjnych, w tym baza e-step
5133Postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz Trybunałem Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA)BE10Sprawy prowadzone przed Trybunałem Sprawiedliwości UE w trybie art. 258, 260, 263, 265 i 267 TFUE oraz sprawy prowadzone przed Trybunałem (EFTA)
5134Dostosowanie przepisów do norm prawnych Unii Europejskiej - akty wykonawcze Komisji EuropejskiejB5W tym odpisy aktów prawnych Komisji Europejskiej
514Integracja gospodarcza z Unią EuropejskąBE5Sprostowania do polskich wersji językowych aktów prawnych Unii Europejskiej
52STOSUNKI WIELOSTRONNE, WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI MIĘDZYNARODOWYMI O ZASIĘGU ŚWIATOWYM I REGIONALNYMI INSTYTUCJAMI EUROPEJSKIMI
520Założenia współpracy w ramach wielostronnych stosunków międzynarodowychA
521Umowy wielostronne i porozumienia z instytucjami wielostronnymiA
522Noty do instytucji wielostronnychBE10
523Współpraca z Polonią i organizacjami polonijnymiB10
524Współpraca z organizacjami i instytucjami międzynarodowymiB10
525Współpraca z regionalnymi instytucjami europejskimiB10
53STOSUNKI DWUSTRONNE
530Dwustronne stosunki gospodarcze
5300Założenia współpracy dwustronnej, plany współpracyA
5301Umowy i porozumienia dwustronneA
5302Współpraca transgraniczna i międzyregionalnaA
5303Współpraca w zakresie stosunków dwustronnychB5
531Projekty pomocy rozwojowejBE10
6PROGRAMOWANIE ROZWOJU KRAJU - STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY ROZWOJU, PROGNOZY, ANALIZY
60ŚREDNIOOKRESOWA STRATEGIA ROZWOJU KRAJU
600Opracowanie i aktualizacja Średniookresowej Strategii Rozwoju KrajuA
601Monitorowanie realizacji Średniookresowej Strategii Rozwoju KrajuBE10W tym wkłady do sprawozdań. Sprawozdania roczne - kat. A
602Opiniowanie zgodności strategii, polityk i programów rozwoju ze Średniookresową Strategią Rozwoju Kraju
6020Strategie rozwoju przyjmowane przez Radę MinistrówBE10
6021Programy rozwoju (w tym programy wieloletnie) przyjmowane przez Radę MinistrówBE10
6022Dokumenty strategiczneBE10W tym plany, założenia, koncepcje itp. Nie objęte klasami 6020 do 6021
603Projekty strategiczneAW tym dokumentacja projektów strategicznych związanych ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju, ostateczne wersje projektów
61STRATEGIE PONADREGIONALNE I MAKROREGIONALNEDla każdego rodzaju strategii zakłada się odrębną teczkę
610Opracowanie i aktualizacja strategii ponadregionalnych i makroregionalnychA
611Wdrażanie strategii ponadregionalnych i makroregionalnychBE10
612Monitorowanie realizacji strategii ponadregionalnych i makroregionalnychBE10W tym opracowania, zestawienia, raporty, oceny, opinie
62POLITYKA REGIONALNA
620Polityka rozwoju regionówAW układzie regionalnym
621Ewaluacja
6210Realizacja badań ewaluacyjnych przez Krajową Jednostkę Ewaluacji (KJE)B10W tym dokumentacja ewaluacji zewnętrznej i wewnętrznej. Raporty końcowe z ewaluacji - kat. A
6211Koordynacja systemu ewaluacji w PolsceAW tym plany ewaluacji, monitorowanie rekomendacji, koordynacja Grupy Sterującej Ewaluacją, dokumenty systemowe i wytyczne
6212Budowa potencjału ewaluacyjnegoB5W tym dokumentacja dotycząca organizacji samodzielnych warsztatów, szkoleń, konferencji, organizacji akademii ewaluacji, a także korespondencja z Głównym Urzędem Statystycznym oraz z Komisją Europejską
6213Badania ewaluacyjne innych jednostekB5W tym kopie raportów, dokumentacja współpracy z Instytucjami Zarządzającymi Programami Operacyjnymi oraz Regionalnymi Programami Operacyjnymi (zadania inicjowane przez inne podmioty niż KJE)
622Wspieranie rozwoju regionalnego ze środków budżetu państwaB10W tym opinie
63PROGRAMOWANIE ROZWOJU REGIONALNEGO
630Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego (KSRR)A
631Programowanie rozwoju regionalnego z udziałem organów władzy publicznej i innych podmiotówAW tym opracowania studialne i analizy zbiorcze dotyczące programowania rozwoju regionalnego, umowy, porozumienia i raporty końcowe z realizacji umów
632Regionalne i subregionalne programy interwencyjneBE10W tym programy, zmiany do programów i opracowań dotyczących efektywności
633Przekształcenia na obszarach problemowychBE10W tym opracowania, opinie
634Projekty z zakresu programowania rozwoju regionalnegoBE10W tym dokumentacja projektów związanych ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju
635Kontrakty terytorialneA
636Tworzenie baz danych i informacji statystycznych w zakresie rozwoju regionalnegoAW tym raporty.

Dokumentacja dotycząca współpracy z Eurostatem w zakresie gromadzenia danych i tworzenia baz danych - kat. B5

64PARTNERSTWO PUBLICZNO-PRYWATNE (PPP)
640Wsparcie projektówBE10W tym korespondencja dotycząca udziału w pracach zespołów projektowych, analizy i opracowania w zakresie zagadnień prawnych
641Platforma Partnerstwa Publiczno-PrywatnegoBE10W tym dokumentacja spraw związanych z obsługą i organizacją Zespołu Sterującego Platformy Partnerstwa Publiczno-Prywatnego, korespondencja z członkami Platformy Partnerstwa Publiczno- Prywatnego
642Informacja i promocja formuły Partnerstwa Publiczno- PrywatnegoBE10W tym publikacje własne oraz tłumaczenia publikacji zewnętrznych, dokumentacja dotycząca udziału w konferencjach i szkoleniach, w tym materiały prasowe i informacyjne, korespondencja bieżąca związana ze współpracą z mediami
643Inne działania związane z Partnerstwem Publiczno-PrywatnymBE10Dokumentacja dotycząca monitorowania wszystkich działań w obszarze partnerstwa publiczno-prywatnego, w tym korespondencja dotycząca współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego, krajowymi i zagranicznymi organizacjami związanymi z partnerstwem publiczno-prywatnym
65KONCEPCJA PRZESTRZENNEGO ZAGOSPODAROWANIA KRAJU (KPZK)
650Opracowanie i aktualizacja KPZKA
651Wdrażanie i monitorowanie realizacji KPZK
6510Wyjaśnienia, opinie w zakresie krajowego planowania przestrzennegoBE10
6511Obszary funkcjonalneADla każdego obszaru funkcjonalnego zakłada się odrębną teczkę
6512Inne działania związane z krajowym planowaniem przestrzennymBE10W tym analizy i raporty
6513Uzgadnianie projektów planów zagospodarowania przestrzennego morskich wód wewnętrznych, morza terytorialnego i wyłącznej strefy ekonomicznej w zakresie zgodności z KPZKA
6514Uzgadnianie projektów planów zagospodarowania przestrzennego województw w zakresie zgodności z KPZKA
6515Założenia systemu monitorowania oceny przebiegu zjawisk przestrzennych oraz efektów polityk o wymiarze terytorialnym na różnych poziomachBE10Monitoring przestrzenny jako podsystem monitoringu strategicznego
652Udział Polski w komitetach programów i organizacjach współpracy o charakterze terytorialnymAKat. A dotyczy powołań reprezentantów strony polskiej do składu komitetu oraz dokumentów wnoszonych przez stronę polską, a w okresach przewodniczenia Polski komitetowi, także protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów.

Dla każdego komitetu zakłada się odrębną teczkę

653Współpraca transgraniczna w dziedzinie planowania i zagospodarowania przestrzennego z krajami Unii EuropejskiejBE10Powołania przewodniczących i reprezentantów strony polskiej do składu grupy roboczej oraz protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów.

Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę

654Współpraca transgraniczna w dziedzinie planowania i zagospodarowania przestrzennego z krajami spoza Unii EuropejskiejBE10Powołania przewodniczących i reprezentantów strony polskiej do składu grupy roboczej oraz protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów.

Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę

66ROZWÓJ MIAST i REWITALIZACJA
660Rozwój miast i miejskich obszarów funkcjonalnych
6600Krajowa Polityka MiejskaA
6601Rozwój miastBE10Dokumentacja współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi podmiotami w sprawie rozwoju miast
6602Programy i projekty indywidualne adresowane do miastA
661RewitalizacjaBE10
67POZOSTAŁE DOKUMENTY PROGRAMOWANIA STRATEGICZNEGO KOORDYNOWANE PRZEZ INNE RESORTY
670Opracowanie i aktualizacja pozostałych dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resortyBE5Współpraca przy tworzeniu i monitorowaniu pozostałych strategii rozwoju (koordynowanych przez inne resorty): korespondencja, spotkania, konsultacje itd.
671Monitorowanie realizacji pozostałych dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resortyBE5Współpraca przy tworzeniu innych dokumentów strategicznych i programów: korespondencja, spotkania, konsultacje itd.
68ODPOWIEDZIALNE PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI BIZNESOWEJ
680Społeczna Odpowiedzialność Przedsiębiorstw (CSR)
6800Upowszechnianie polityki w zakresie odpowiedzialnego biznesuBE10W tym koordynacja działań w zakresie CSR oraz prowadzenie działalności edukacyjnej, szkolenia, konferencje, współpraca z mediami itd.
6801Dialog z interesariuszamiBE10W tym dokumentacja spotkań z organizacjami pozarządowymi, organizacjami pracodawców i pracobiorców, związkami zawodowymi i in.
681Funkcjonowanie Krajowego Punktu Kontaktowego Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) ds. odpowiedzialnego prowadzenia biznesuBE10W tym dokumentacja dotycząca promowania Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, rozpatrywania zawiadomień o naruszaniu przez przedsiębiorstwa wielonarodowe Wytycznych OECD.
7PROGRAMY POMOCOWE I PROGRAMY OPERACYJNE
70PROGRAMY POMOCOWE
700Programy przedakcesyjne i Transition FacilityW całej klasie 700 okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) liczy się od dnia zakończenia programu, wliczając w to rozliczenie końcowe i ewaluację ex post
7000Phare Spójność Społeczna i Gospodarcza (Phare SSG)BE10W tym umowy, porozumienia, pełnomocnictwa, dokumentacja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości
7001Projekty Phare Rozwój Instytucjonalny (IB) oraz instrument Transition FacilityBE10Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę.

Projekty: Phare 2001 IB "Rozwój kompetencji w zakresie programowania i zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym", Phare 2002 IB "Rozwój umiejętności zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym" oraz Phare 2003 IB "Doskonalenie umiejętności zarządzania i wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego" - kat. A.

701Inne programy/plany w ramach pomocy Unii Europejskiej oraz programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymi
7010Programy współpracy dwustronnej w ramach pomocy Unii EuropejskiejBE10W tym dokumentacja programowa, finansowa, umowy, ustalenia, raporty, sprawozdania.

Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu.

Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę

7011Programy WspólnotoweBE10Jak przy klasie 7010
7012Fundusze złotowe Unii Europejskiej (Środki CPF)BE10Jak przy klasie 7010
7013Pozostałe programy pomocowe Unii EuropejskiejBE10Nie objęte klasami 7010 do 7012. Jak przy klasie 7010
7014Programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymiBE10Jak przy klasie 7010
7015Plan inwestycyjny dla EuropyBE10
702Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (MF EOG) oraz Norweski Mechanizm Finansowy (NMF)
7020Programowanie MF EOG i NMFBE10W tym memoranda, umowy, porozumienia, dokumentacja programowa, ustalanie zasad i procedur wdrażania, przygotowywanie dokumentów wdrożeniowych i ich uzgadnianie.

Kwestie horyzontalne, współpraca z Darczyńcami i innymi jednostkami oraz zainteresowanymi podmiotami, także w zakresie baz danych

7021Wybór i wdrażanie obszarów priorytetowych i programów/projektów MF EOG i NMFBE10Dla każdego projektu/programu zakłada się odrębną teczkę z uwzględnieniem obszaru priorytetowego.

Numery projektów/programów nadawane są wg ustalonego wzoru, wskazanego dla kolejnych perspektyw. Do każdej teczki projektu/programu systematycznie dodaje się umowy, porozumienia, opracowania, zalecenia, ustalenia, materiały pomocnicze, kopie dokumentów i korespondencję bieżącą

7022Monitorowanie, sprawozdawczość i ewaluacja MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja związana z monitorowaniem: raporty okresowe/wnioski o płatność, raporty roczne i końcowe itp. z realizacji programów/projektów oraz korespondencja związana z monitorowaniem poszczególnych programów/projektów, regulacje, wyjaśnienia, wyniki badań ewaluacyjnych, itp.

Dla każdego programu/projektu/obszaru zakłada się odrębną teczkę.

Oznaczenia teczek dla programów/projektów/obszarów zawierają nr obszaru priorytetowego oraz nr programu/projektu wg ustalonego wzoru

7023Informacja i promocja MF EOG i NMFBE10W tym własne plany promocji, analizy, opracowania, dokumentacja działań informacyjnych i promocyjnych
7024Finanse MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja i korespondencja związana z przepływami finansowymi: analizy, raporty i zestawienia
7025Komitety Monitorujące MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja związana z organizacją posiedzeń Komitetów Monitorujących i Spotkań Rocznych, uchwały Komitetów Monitorujących
7026Audyt i kontrola MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja, korespondencja z przeprowadzanych kontroli i audytów, a także procedury w tym zakresie i plany kontroli
7027Nieprawidłowości MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja, korespondencja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości, a także procedury w tym zakresie
7028Pomoc techniczna MF EOG i NMFBE10W tym dokumentacja dotycząca wdrażania, monitorowania i sprawozdawczości pomocy technicznej, w tym korespondencja z beneficjentami oraz dokumentacja związana z instrumentami finansowymi stanowiącymi inny rodzaj pomocy technicznej w ramach Mechanizmów Finansowych
7029Zamykanie Programu MF EOG i NMFBE10Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu
703Szwajcarsko-Polski Program Współpracy (SPPW)
7030Programowanie SPPWBE10W tym memoranda, umowy, porozumienia, dokumentacja programowa, ustalanie zasad i procedur wdrażania, przygotowywanie dokumentów wdrożeniowych i ich uzgadnianie.

Kwestie horyzontalne, współpraca z Darczyńcami i innymi jednostkami oraz zainteresowanymi podmiotami, także w zakresie baz danych

7031Wybór i wdrażanie programów/projektów SPPWBE10Dla każdego projektu/programu zakłada się odrębną teczkę oznaczoną numerem identyfikacyjnym dla danego projektu/programu.

Numery projektów/programów nadawane są wg ustalonego wzoru.

7032Monitorowanie, sprawozdawczość i ewaluacja SPPWBE10W tym dokumentacja związana z monitorowaniem: raporty okresowe/wnioski o płatność, raporty/ sprawozdania roczne i końcowe itp. z realizacji programów/projektów oraz korespondencja związana z monitorowaniem poszczególnych programów/projektów, regulacje, wyjaśnienia, wyniki badań ewaluacyjnych, itp.

Dla każdego programu/projektu/obszaru zakłada się odrębną teczkę.

Oznaczenia teczek dla programów/projektów/obszarów zawierają nr obszaru priorytetowego oraz nr programu wg ustalonego wzoru

7033Informacja i promocja SPPWBE10W tym własne plany promocji, analizy, opracowania, dokumentacja działań informacyjnych i promocyjnych
7034Finanse SPPWBE10W tym dokumentacja i korespondencja związana z przepływami finansowymi: analizy, raporty i zestawienia
7035Komitet Monitorujący SPPWBE10W tym dokumentacja związana z organizacją posiedzeń Komitetów Monitorujących i Spotkań Rocznych, uchwały Komitetów Monitorujących
7036Audyt i kontrola SPPWBE10W tym dokumentacja, korespondencja z przeprowadzanych kontroli i audytów, a także procedury w tym zakresie i plany kontroli
7037Nieprawidłowości SPPWBE10W tym dokumentacja, korespondencja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości, a także procedury w tym zakresie
7038Pomoc techniczna SPPWBE10W tym dokumentacja dotycząca wdrażania, monitorowania i sprawozdawczości pomocy technicznej, w tym korespondencja z beneficjentami oraz dokumentacja związana z instrumentami finansowymi stanowiącymi inny rodzaj pomocy technicznej w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy
7039Zamykanie Programu SPPWBE10Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu
704Fundusz Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TEN-T), Instrument "Łącząc Europę" (Connecting Europe Facility - CEF)
7040Programowanie CEFBE10W tym dokumentacja opiniowania i uzgadniania dokumentów UE, analiza i ewaluacja
7041Wdrażanie i zarządzanie TEN-TBE10Dokumentacja związana z systemem wdrażania, procedury krajowe, wzory umów
7042Monitoring projektów CEFBE10W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, raporty sprawozdawcze, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów.

Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę

7043Informacja i promocja TEN-T, CEFBE10W zakresie informacji i promocji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały
7044Pomoc techniczna CEFBE10W tym dokumentacja związana z pozyskiwaniem pomocy technicznej, dokumentacja przygotowania i realizacji projektów oraz ich rozliczenia
71FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA LATA 2004-2006/ NARODOWY PLAN ROZWOJU/ PODSTAWY WSPARCIA WSPÓLNOTY
710Zamykanie programów na lata 2004-2006 związanych z Funduszami Strukturalnymi i Funduszem SpójnościBE10W tym dokumentacja dotycząca prowadzenia spraw związanych z zamknięciem: Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL (PIW EQUAL), Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (SPO WKP), Sektorowego Programu Operacyjnego Transport (SPO Transport), Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwój Regionalny (ZPORR), Funduszu Spójności, w tym m.in. raporty o nieprawidłowościach, decyzje o zwrocie środków.

Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę

711System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (SIMIK)BE10W tym wnioski, projekty i ich dokumentacja, raporty bieżące, protokoły
72POLITYKA SPÓJNOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ W LATACH 2007-2013, NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI/ NARODOWE STRATEGICZNE RAMY ODNIESIENIA (NSS/NSRO)
720Polityka Spójności Unii EuropejskiejBE10W tym raporty z postępów w osiąganiu spójności społecznej i gospodarczej oraz raporty kohezyjne, analizy, zestawienia dotyczące monitorowania innych polityk Unii Europejskiej w kontekście powiązań z polityką spójności, wnioski, postulaty, dokumenty problemowe, ekspertyzy, analizy, wystąpienia, materiały z konferencji, sprawozdania własne
721Programowanie NSS/NSROBE10W tym opracowanie i aktualizacja NSS oraz analizy, raporty, zestawienia
722Wdrażanie i zarządzanie NSS/NSRO
7220Opis systemów zarządzania i kontroli NSS/NSROBE10W tym własne opracowania, zalecenia, ustalenia
7221Instrukcje wykonawcze NSS/NSROBE10
7222Audyt i kontrola NSS/NSROBE10W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje, dokumentacja prac Komitetu do spraw Kontroli i Audytu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności
7223Monitorowanie realizacji NSS/NSROBE10W tym analizy, zestawienia, tabele dotyczące realizacji NSRO, sprawozdania roczne i końcowe z realizacji NSRO
7224Kwalifikowalność wydatków NSS/NSROBE10W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje
7225Nieprawidłowości i korekty finansowe NSS/NSROBE10W tym statystyki, interpretacje, opinie
7226Pomoc publiczna NSS/NSROBE10W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
7227Eksperci uczestniczący w procesie oceny wniosków NSS/NSROBE10W tym dokumentacja związana z tworzeniem i prowadzeniem bazy ekspertów, gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych ekspertów, dokumentacja współpracy z właściwymi instytucjami
723Koordynacja, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSRO
7230Koordynacja działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSROBE10W tym strategia komunikacji, wytyczne, Podręcznik dla beneficjentów, roczne plany działań oraz sprawozdania z ich wykonania
7231Planowanie i realizacja działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSROBE10W tym umowy, protokoły odbioru, dokumentacja związana z planowaniem i realizacją działań informacyjnych, promocyjnych, edukacyjnych i internetowych
7232Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich NSS/NSROBE10W tym porozumienia/umowy zawierane z samorządami województw, aneksy do porozumień, wnioski o dotacje i wnioski o rozliczenie dotacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu obejmującego system informacji o funduszach europejskich w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (wniosek o dofinansowanie, wnioski o płatność, decyzje zmieniające)
7233Finansowanie projektów Instytucji Koordynującej NSRO w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna NSS/NSROBE10W tym wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, dokumentacja dotycząca planowania budżetu
7234Ocena działań informacyjnych i promocyjnych, badania społeczne i ewaluacyjne NSS/NSROBE10W tym dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, protokoły odbioru, raporty z badań wraz z załącznikami
724Zamykanie pomocy NSS/NSROBE10
725Projekty generujące dochód na lata 2007-2013BE10W tym wykładnie, wytyczne, inne dokumenty
726Koordynacja systemu informatycznego monitoringu programów operacyjnych na lata 2007-2013Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13
7260Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13BE10
7261Zarządzanie uprawnieniami do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13BE10Jak przy klasie 045
7262Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007BE10
7263Generatory Programu Operacyjnego Kapitał LudzkiBE10W tym Generator Wniosków aplikacyjnych, Generator Wniosków Płatniczych, System Kontroli Wniosków
73PROGRAMY OPERACYJNE (PO) NA LATA 2007-2013: ROZWÓJ POLSKI WSCHODNIEJ (PO RPW); INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO (PO IiŚ); KAPITAŁ LUDZKI (PO KL); INNOWACYJNA GOSPODARKA (PO IG); POMOC TECHNICZNA (PO PT); PROGRAMY EUROPEJSKIEJ WSPÓŁPRACY TERYTORIALNEJ (EWT); PROGRAMY EUROPEJSKIEGO INSTRUMENTU SĄSIEDZTWA I PARTNERSTWA (EISP); 16 REGIONALNYCH PROGRAMÓW OPERACYJNYCH (RPO)Dla programów: Europejskiej Współpracy Terytorialnej, Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, regionalnych programów operacyjnych zakłada się odrębne teczki
730Programowanie PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja programowa, umowy, analizy, ekspertyzy, konsultacje, Kontrakty Wojewódzkie wraz z aneksami
731Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektów w ramach PO na lata 2007-2013
7310Wdrażanie i zarządzanie PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja związana z systemem wdrażania Programu, koordynacją prac Instytucji Pośredniczących I i II stopnia, w tym m.in: porozumienia, aneksy, odwołania, grupy robocze, procedury, konsultacje, analizy, ekspertyzy, wytyczne, zasady, odwołania, dokumentacja pomocy publicznej
7311Obsługa projektów w ramach PO na lata 2007-2013BE10W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów, odwołania.

Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę

732Finanse PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, zestawienia, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalność), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy.

Dokumentacja finansowa dotycząca Instytucji Zarządzających Regionalnymi Programami Operacyjnymi m.in. wnioski o udzielenie dotacji/przyznanie środków z budżetu środków europejskich, wnioski o rozliczenie, informacje finansowe dotyczące płatności, prognozy płatności, harmonogramy.

733Monitorowanie, sprawozdawczość, ewaluacja PO na lata 2007-2013
7330Monitorowanie PO na lata 2007-2013BE10W tym uchwały Komitetów Monitorujących
7331Sprawozdawczość PO na lata 2007-2013BE10W tym sprawozdania, w tym końcowe, zestawienia, raporty, rekomendacje, informacje, listy sprawdzające, analizy, opracowania, plany
7332Ewaluacja PO na lata 2007-2013BE10W tym wyniki badań ewaluacyjnych
734Audyt, kontrola, nieprawidłowości w PO na lata 2007- 2013
7340Audyt w PO na lata 2007-2013BE10W tym plany, listy sprawdzające, raporty, analizy, wyniki audytu
7341Kontrola w PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja kontroli, procedury, planów kontroli, listy sprawdzające, analizy
7342Nieprawidłowości w PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja nieprawidłowości, raporty nieprawidłowości, metodyki, strategie anty-fraud i analiza ryzyka nadużyć finansowych oraz deklaracje zarządcze
7343Odwołania od decyzji organów pierwszej instancji w PO na lata 2007-2013BE10
735Informacja i promocja PO na lata 2007-2013BE10W zakresie informacji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały informacyjne.

W zakresie promocji: dokumentacja przygotowania i realizacji planu komunikacji, badań i analiz związanych z realizacją działań promocyjnych, opracowań promocyjnych

736Pomoc techniczna w PO na lata 2007-2013Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
7360Zarządzanie pomocą techniczną w PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumenty związane z uzyskiwaniem pomocy technicznej
7361Wdrażanie projektów pomocy technicznej Instytucji Zarządzającej PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność. W klasie tej rejestruje się również projekty dotyczące szkoleń
7362Nadzór nad realizacją projektów pomocy technicznej Instytucji Pośredniczącej PO na lata 2007-2013BE10W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność
737Zamykanie PO na lata 2007-2013BE10Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu/priorytetów
738Certyfikacja wydatków w PO na lata 2007-2013
7380Instrukcja wykonawcza Instytucji CertyfikującejBE10W tym projekty oraz erraty i dokumentacja dotycząca Instrukcji
7381Instrukcje wykonawcze Instytucji Zarządzających, Instytucji Pośredniczącej w certyfikacji, właściwych Instytucji PośredniczącychBE10
7382Porozumienia w sprawie powierzenia części zadań z zakresu certyfikacji między Instytucją Certyfikującą a instytucjami pośredniczącymi w certyfikacjiBE10W tym porozumienia, projekty porozumień, zmiany, aneksy
7383Wytyczne Instytucji CertyfikującejBE10W tym projekty wytycznych , a także ich aktualizacje i korespondencja dotycząca wytycznych i uwag do nich
7384Poświadczenia, deklaracje wydatków oraz wnioski o płatnośćBE10W tym korekty wniosków wraz z pełną dokumentacją, wnioski otrzymywane od Instytucji Zarządzających, właściwych Instytucji Pośredniczących, wnioski przesyłane do Komisji Europejskiej
7385Monitoring finansowyBE10W tym korespondencja dotycząca przestrzegania zasady n+3/n+2 prognozy przekazywane przez Instytucję Zarządzającą oraz korespondencja w tych sprawach
7386Rejestr kwot odzyskanych i wycofanychBE10
7387Kontrola i nadzór systemu certyfikacjiBE10W tym korespondencja ogólna związana z nadzorem systemu certyfikacji, plany i wyniki audytów i kontroli, raporty bieżące, raporty kwartalne i zestawienia kwartalne dotyczące informacji o nieprawidłowościach, sprawozdania końcowe. Plany i wyniki kontroli przeprowadzanych przez Instytucję Certyfikującą/Instytucję Pośredniczącą w certyfikacji, sprawozdania przekazywane przez poszczególne Instytucje Zarządzające, protokoły i dokumenty z komitetów monitorujących poszczególne programy operacyjne oraz korespondencja w tym zakresie prowadzona z właściwymi instytucjami. Korespondencja związana z monitorowaniem zasady n+3/n+2, rejestr oraz korespondencja w zakresie odzyskiwania środków oraz kwot wycofanych
74POLITYKA SPÓJNOŚCI I EUROPEJSKIE FUNDUSZE STRUKTURALNE I INWESTYCYJNE (EFSI) 2014-2020, W TYM NA FORUM UNII EUROPEJSKIEJ I POWIĄZANE ZAGADNIENIA Z ZAKRESU ROZWOJU REGIONALNEGO W PRACACH INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH
740Sprawozdania i inne dokumenty Komisji Europejskiej o charakterze horyzontalnymBE10W tym projekty i wkłady do stanowisk Rządu RP do sprawozdań z postępów w osiąganiu spójności społecznej i gospodarczej, raportów kohezyjnych oraz inne, pozalegislacyjne dokumenty Komisji Europejskiej, np. komunikaty
741Powiązania Polityki Spójności z innymi politykami Unii Europejskiej w kontekście realizacji strategii Europa 2020BE10W tym analizy, raporty, zestawienia, komunikaty Komisji Europejskiej i propozycje zaleceń dla państw członkowskich
742Debata na temat przyszłości polityki spójności Unii Europejskiej po 2020 r.BE10W tym wnioski, postulaty, materiały z konferencji, konsultacje i dokumenty problemowe, ekspertyzy, analizy, wystąpienia
743Rozwój regionalny w pracach European Regional Policy Research Consortium (EoRPA), Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) i innych instytucji międzynarodowychBE10W tym analizy, zestawienia, wnioski, postulaty, materiały z konferencji, wystąpień
744Terytorialny wymiar polityki spójności. Instrumenty rozwoju terytorialnegoW tym wytyczne, zasady, interpretacje, wystąpienia, porozumienia oraz ich projekty, zmiany i aneksy
7440Zintegrowane Inwestycje TerytorialneBE10Jak przy klasie 744
7441Rozwój lokalny kierowany przez społecznośćBE10W tym wytyczne, zasady, interpretacje, wystąpienia
745Koordynacja funduszy Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki RybołówstwaBE10W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
746Europejski Fundusz Społeczny (EFS)
7460Monitorowanie i sprawozdawczość EFS w PO na lata 2014- 2020BE10W tym zasady, wytyczne, wspólna lista wskaźników kluczowych, wzory dokumentów, współpraca z innymi jednostkami
7461Polityki horyzontalneBE10W tym wytyczne, dokumenty dotyczące polityki równego traktowania
747Warunkowość ex ante Polityki Spójności, Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne (EFSI)BE10W tym ostateczne wersje własnych projektów aktów normatywnych zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom
748Ramy i rezerwa wykonaniaBE10W tym ostateczne wersje własnych projektów aktów normatywnych unijnych oraz zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom
749Koordynacja Polityki Spójności z innymi instrumentami i politykamiBE10
75UMOWA PARTNERSTWA (UP) NA LATA 2014-2020
750Programowanie UPBE10W tym negocjacje Umowy Partnerstwa, własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
751Wdrażanie i zarządzanie UP
7510Wytyczne horyzontalne i programowe UPBE10W tym przygotowanie i aktualizacja wytycznych, interpretacje, opiniowanie
7511System instytucjonalny i procedury wdrażania UPBE10W tym analizy, opracowania
7512Opisy systemów funkcji i procedur Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej w ramach UPBE10W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
7513Instrukcje wykonawcze UPBE10
7514Wybór, ocena i realizacja projektów w ramach UPBE10
7515Monitorowanie realizacji UPBE10W tym analizy, zestawienia, tabele dotyczące realizacji UP, sprawozdania roczne i końcowe z realizacji UP
7516Audyt i kontrola w ramach UPBE10W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje
7517Kwalifikowalność wydatków w ramach UPBE10Jak przy klasie 7516
7518Nieprawidłowości i korekty finansowe w ramach UPBE10W tym statystyki, interpretacje, opinie
752Pomoc publiczna w ramach UPBE10W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
753Projekty strategiczne w ramach UPBE10
754Projekty generujące dochód na lata 2014-2020BE10W tym wykładnie, wytyczne
755Projekty hybrydowe w ramach UPBE10
756Finanse i certyfikacja w ramach UPBE10
757Koordynacja, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UP
7570Koordynacja działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UPBE10W tym strategia komunikacji, wytyczne, Podręcznik dla beneficjentów, roczne plany działań oraz sprawozdania z ich wykonania
7571Planowanie, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UPBE10W tym umowy, protokoły odbioru, dokumentacja związana z planowaniem i realizacją działań informacyjnych, promocyjnych, edukacyjnych, dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, raporty z badań wraz z załącznikami
7572Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w ramach UPBE10W tym porozumienia, umowy zawierane z samorządami województw, partnerami, aneksy do porozumień/ umów, wnioski o dotacje i wnioski o rozliczenie dotacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu obejmującego system informacji o funduszach europejskich w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (wniosek o dofinansowanie, wnioski o płatność, decyzje zmieniające).

Dokumentacja kontrolna oraz pisma dotyczące kontroli - kat. B5

7573Finansowanie projektów Instytucji do spraw koordynacji wdrożeniowej UP w ramach PO PTBE10W tym wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, dokumentacja dotycząca planowania budżetu
7574Ocena działań informacyjnych i promocyjnych, badania społeczne i ewaluacyjne w ramach UPBE10W tym dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, protokoły odbioru, raporty z badań wraz z załącznikami
758Zamykanie pomocy w ramach UPBE10
759Instrumenty finansowe i pomoc zwrotna w ramach UPBE10Jak przy klasie 752
76PROGRAMY OPERACYJNE (PO) NA LATA 2014-2020: INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO (PO IiŚ); INTELIGENTNY ROZWÓJ (PO IR); WIEDZA, EDUKACJA, ROZWÓJ (PO WER); POLSKA CYFROWA (PO PC); POLSKA WSCHODNIA (PO PW); POMOC TECHNICZNA (PO PT); EUROPEJSKA WSPÓŁPRACA TERYTORIALNA (EWT); EUROPEJSKI INSTRUMENT SĄSIEDZTWA (EIS), 16 REGIONALNYCH PROGRAMÓW OPERACYJNYCH (RPO)Dla programów: Europejskiej Współpracy Terytorialnej, Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa, regionalnych programów operacyjnych - zakłada się odrębne teczki
760Programowanie PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja programowa, umowy, analizy, ekspertyzy, konsultacje
761Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektów w ramach PO na lata 2014-2020
7610Wdrażanie i zarządzanie PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja związana z systemem wdrażania Programu, koordynacją prac Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających, w tym m.in, porozumienia, aneksy, grupy robocze, procedury, konsultacje, analizy, ekspertyzy, wytyczne, zasady, odwołania, dokumentacja pomocy publicznej
7611Obsługa projektów w ramach PO na lata 2014-2020BE10W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów, odwołania.

Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę

762Finanse i certyfikacja PO na lata 2014-2020
7620Finanse PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalności), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy
7621Certyfikacja PO na lata 2014-2020BE10W tym deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność, prognozowanie płatności. Korespondencja dotycząca przestrzegania zasady n+3/n+2, rejestr oraz korespondencja w zakresie odzyskiwania środków oraz kwot wycofanych, krajowe plany i prognozy dotyczące wydatkowania i certyfikacji
763Monitorowanie, sprawozdawczość, ewaluacja PO na lata 2014-2020
7630Monitorowanie PO na lata 2014-2020BE10W tym uchwały Komitetów Monitorujących
7631Sprawozdawczość PO na lata 2014-2020BE10W tym sprawozdania końcowe, zestawienia, informacje, listy sprawdzające, analizy, opracowania, plany
7632Ewaluacja PO na lata 2014-2020BE10W tym wyniki badań ewaluacyjnych
764Audyt, kontrola, nieprawidłowości w PO na lata 2014- 2020
7640Audyt w PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja audytów m.in. Instytucji Audytowej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej
7641Kontrola w PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja kontroli, procedury, plany kontroli
7642Nieprawidłowości w PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja nieprawidłowości, raporty nieprawidłowości, metodyki, strategie anty-fraud i analizy ryzyka nadużyć finansowych oraz deklaracje zarządcze
7643Odwołania od decyzji organów pierwszej instancji w PO na lata 2014-2020BE10
765Informacja i promocja PO na lata 2014-2020BE10W zakresie informacji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały informacyjne.

W zakresie promocji: dokumentacja przygotowania i realizacji planu komunikacji, badań i analiz związanych z realizacją działań promocyjnych, opracowań promocyjnych

766Pomoc techniczna w PO na lata 2014-2020Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
7660Zarządzanie pomocą techniczną w PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumenty związane z uzyskiwaniem pomocy technicznej
7661Wdrażanie projektów pomocy technicznej Instytucji Zarządzającej PO na lata 2014-2020BE10W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność. W klasie tej rejestruje się również projekty dotyczące szkoleń
7662Nadzór nad realizacją projektów pomocy technicznej Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej PO na lata 2014- 2020BE10W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność
767Zamykanie PO na lata 2014-2020BE10
768Inicjatywa JASPERSBE10
769Koordynacja centralnego systemu teleinformatycznego (CST) wspierającego realizację programów operacyjnych na lata 2014-2020
7690Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie CSTBE10
7691Zarządzanie uprawnieniami do CSTBE10
7692Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznejBE10W tym aktualizacje wytycznych
77DESYGNACJA INSTYTUCJI SYSTEMU WDRAŻANIA W RAMACH PERSPEKTYWY FINANSOWEJ 2014-2020
770Udzielenie desygnacjiBE10W tym deklaracje gotowości instytucji do poddania się audytowi desygnacyjnemu, dokumentacja audytu desygnacyjnego, uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie udzielenia desygnacji lub odmowy udzielenia desygnacji
771Zawieszenie desygnacjiBE10W tym plany działań naprawczych, uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie zawieszenia i odwieszenia desygnacji
772Wycofanie desygnacjiBE10W tym uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie wycofania desygnacji
773Monitorowanie spełniania kryteriów desygnacjiBE10W tym analiza wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach PO, analiza wyników kontroli i audytów, w związku z którymi nastąpiło zawieszenie lub wycofanie desygnacji, dokumentacja kontroli planowych i doraźnych służących potwierdzeniu utrzymania kryteriów desygnacji, w tym roczne plany kontroli i dokumentacja z przeprowadzonych kontroli oraz analizy, interpretacje, wnioski i zalecenia dotyczące kryteriów desygnacji
78PROGRAMY OPERACYJNE NA LATA 2021-2027BE10
8Uprawnienia właścicielskie
80Polityka nadzoru właścicielskiegoA
81Spółki z udziałem Skarbu Państwa
810Wykonywanie praw korporacyjnych
8100Zwyczajne walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólnikówA
8101Nadzwyczajne walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólnikówA
811Sprawy nadzoru Pełnomocnika Rządu do spraw Strategicznej Infrastruktury Energetycznej nad działalnością spółek
8110Bieżący nadzór nad działalnością spółekBE10W tym interpretacje, wnioski i informacje w zakresie nadzoru korporacyjnego, wystąpienia związków zawodowych spółek
8111Organy spółekAW tym uchwały, sprawozdania, opinie zarządu, Rady Nadzorczej, komisji rewizyjnej niezwiązane z walnym zgromadzeniem/ zgromadzeniem wspólników
8112Informacja ze spółek o charakterze statystycznymBE10Informacje kwartalne i sprawozdania F-01

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

SPIS TREŚCI

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego

Rozdział 4 Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 6 Ewidencja, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 9 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 10 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Rozdział 12 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik nr 1 Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Załącznik nr 2 Wzór opisu teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej

Załącznik nr 3 Wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej

Załącznik nr 4 Wzór wniosku o wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego

Załącznik nr 5 Wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
W Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem", działa archiwum zakładowe utworzone zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.).
§  2. 
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa:
1)
organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego;
2)
postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
§  3. 
Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:
1)archiwista- pracownika lub pracowników Ministerstwa realizujących zadania archiwum zakładowego;
2)archiwum zakładowe- archiwum zakładowe Ministerstwa działające odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju;
3)Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)- system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.);
4)informatyczny nośnik danych- informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
5)instrukcja kancelaryjna- zbiór przepisów określający sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie;
6)jednolity rzeczowy wykaz akt- wykaz stanowiący jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji, oznaczonej w poszczególnych pozycjach hasłami klasyfikacyjnymi i odpowiadającymi im symbolami liczbowymi oraz kategorią archiwalną;
7)kategorie archiwalne- grupy dokumentacji, wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami: A, B, BE i Bc;
8)kierownik komórki- dyrektora/ zastępcę dyrektora departamentu, biura lub
organizacyjnejkierującego komórka organizacyjną;
9)komórka organizacyjna- wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa (departament, biuro, gabinet polityczny) lub wewnętrzną komórką organizacyjną;
10)skład chronologiczny- uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD;
11)skład informatycznych nośników danych- uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej, napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw;
12)system EZD- system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
13)teczka aktowa- materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
14)ustawa archiwalna- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.).
§  4. 
1. 
Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kat. A) i dokumentację niearchiwalną (akta kat. B) ze wszystkich komórek organizacyjnych oraz dokumentację odziedziczoną (przejętą po poprzednikach prawnych), a także obcą (zdeponowaną), które przechowywane są z uwzględnieniem rozdzielności działów administracji rządowej.
2. 
Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
3. 
Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt, obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
4. 
Dyrektor Archiwum Akt Nowych może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.
§  5. 
1. 
Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do obsługi dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności w celu:
1)
sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
2)
prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;
3)
prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;
4)
sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych;
5)
prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego;
6)
informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
2. 
Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1)
są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2)
są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
3. 
Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.
4. 
Wymagania, określone w ust. 2, uważa się za spełnione, jeśli dla Ministerstwa został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polską Normą PN-ISO/IEC27001 oraz PN-ISO/IEC17799.

Rozdział  2

Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

§  6. 
1. 
W Ministerstwie tworzy się, zgodnie z art. 33 ust. 2 ustawy archiwalnej, archiwum zakładowe odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju.
2. 
Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia ten system lub jego moduł.
3. 
Archiwum zakładowe tworzy wyodrębnioną organizacyjnie komórkę Ministerstwa, w której podejmowane są działania w stosunku do zasobu dokumentacji zgromadzonej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Rozwoju.
§  7. 
Do zadań archiwum zakładowego należy:
1)
przejmowanie dokumentacji:
a)
spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b)
w postaci papierowej ze składu chronologicznego,
c)
elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;
2)
przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3)
przeprowadzanie skontrum dokumentacji;
4)
porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
5)
udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
6)
wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
7)
przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy określonej problematyki;
8)
inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
9)
przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
10)
sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
11)
doradzanie komórkom organizacyjnym (we współpracy z pracownikiem Kancelarii Głównej) w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD, czy poza nim.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  8. 
1. 
Archiwista jest odpowiedzialny za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 7.
2. 
Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.
3. 
W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.
4. 
Bezpośredni nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe.
§  9. 
1. 
Archiwista powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, tj. co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną i pogłębiać swą wiedzę zgodnie z potrzebami Ministerstwa.
2. 
Archiwista powinien znać systemy kancelaryjne, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Ministerstwie.
3. 
Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartucha, rękawiczek i maseczki przeciwpyłowej).
§  10. 
W razie zmiany na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej prace archiwum zakładowego odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

§  11. 
1. 
Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsca do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsce do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.
2. 
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji Dyrektora Generalnego Ministerstwa, dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeśli posiadają one okna.
§  12. 
W pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności pomieszczenie to powinno:
1)
składać się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności i wytrzymałości;
2)
być suche i zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
3)
posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;
4)
być zabezpieczone przed włamaniem i dostępem osób nieuprawnionych;
5)
być zabezpieczone przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażone w gaśnice proszkowe odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
6)
być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
7)
zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;
8)
posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.
§  13. 
1. 
Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:
1)
ponumerowane regały metalowe stacjonarne zabezpieczone przed korozją, usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;
2)
drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;
3)
sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.
2. 
Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.
3. 
W pomieszczeniach magazynowych:
1)
nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2)
nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;
3)
nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4)
jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;
5)
posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);
6)
należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej;
7)
należy rejestrować, przynajmniej w dni robocze, warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować i analizować przynajmniej raz na dwa tygodnie;
8)
należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§  14. 
Wstęp do pomieszczenia magazynowego archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty, bądź uprawnionego pracownika zastępującego archiwistę podczas jego nieobecności.

Rozdział  5

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  15. 
1. 
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
2. 
Uporządkowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej przez komórki organizacyjne odbywa się zgodnie z zasadami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej.

Załącznik nr 2 stanowi przykładowy opis teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej.

3. 
Dokumentację w postaci nieelektronicznej przed przekazaniem przegląda i porządkuje prowadzący sprawę pracownik z komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.
4. 
Przekazywanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, przygotowanego przez pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację do archiwum zakładowego.
5. 
Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.
6. 
Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum zakładowego.
§  16. 
1. 
Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1)
dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;
2)
spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy;
3)
dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.
2. 
O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia bezpośredniego przełożonego, kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację przygotowała oraz, w szczególnych przypadkach, Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

Rozdział  6

Ewidencja, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

§  17. 
Po sprawdzeniu i przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:
1)
rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w "wykazie spisów zdawczo-odbiorczych", zawierającym co najmniej następujące elementy:
a)
liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,
b)
datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,
c)
pełną nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d)
pełną nazwę komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
e)
liczbę pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym,
f)
liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;
2)
nanosi na spis zdawczo-odbiorczy w prawym górnym rogu tego spisu, numer wynikający z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
3)
zwraca komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;
4)
nanosi na każdą teczkę aktową w lewym dolnym rogu, sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;
5)
dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;
6)
odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 18 ust. 1.
§  18. 
1. 
Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
1)
zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
2)
zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.
2. 
W porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.
3. 
Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 5 ust.1 pkt 2.
§  19. 
1. 
Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.
2. 
Kopie bezpieczeństwa o których mowa w ust. 1 powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.
3. 
Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.
4. 
Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:
1)
datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;
2)
imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;
3)
informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.
5. 
W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, którego zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.
§  20. 
Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:
1)
polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez Ministerstwo;
2)
przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.
§  21. 
Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:
1)
materiały archiwalne w teczkach aktowych;
2)
akta osobowe i listy płac;
3)
dokumentację techniczną;
4)
dokumentację ze składu chronologicznego;
5)
informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.
§  22. 
1. 
Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
2. 
Ministerstwo poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych.
§  23. 
W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób, Dyrektor Generalny Ministerstwa powiadamia właściwe organy, a także Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§  24. 
Skontrum dokumentacji polega na:
1)
porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;
2)
stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.
§  25. 
1. 
Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub na wniosek dyrektora Archiwum Akt Nowych, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.
2. 
Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny Ministerstwa.
3. 
Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1)
spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2)
spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;
3)
podpisy członków komisji.
§  26. 
Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.
§  27. 
Do porządkowania przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem Archiwum Akt Nowych, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§  28. 
Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.
§  29. 
1. 
Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się poprzez:
1)
umożliwienie do niej wglądu na miejscu w archiwum zakładowym, lub;
2)
jej wypożyczenie, lub;
3)
przekazanie kopii tej dokumentacji, lub;
4)
przekazanie informacji o zawartości dokumentacji.
2. 
Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.
3. 
Wypożyczeniu podlegają wyłącznie całe teczki aktowe.
§  30. 
Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
§  31. 
1. 
Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie "karty udostępnienia dokumentacji", sporządzanej przez zainteresowanego, zawierającej co najmniej:
1)
datę;
2)
nazwę komórki organizacyjnej i dane pracownika, któremu dokumentacja ma być udostępniona;
3)
wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a)
informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
b)
symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego,
c)
sygnaturę archiwalną,
d)
dat skrajnych dokumentacji;
4)
informację o sposobie udostępnienia;
5)
imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
6)
w przypadku osób spoza Ministerstwa:
a)
cel udostępnienia,
b)
uzasadnienie.

Załącznik nr 3 stanowi wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

2. 
Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Ministerstwa wymagana jest zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego lub kierownika komórki organizacyjnej będącej następcą prawnym przedmiotowej komórki. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.
3. 
Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Ministerstwa wymagane jest zezwolenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osoby przez niego upoważnionej.
§  32. 
1. 
Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.
2. 
Niedopuszczalne jest:
1)
wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
2)
przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
3)
nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
§  33. 
1. 
Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
2. 
W przypadku stwierdzenia zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonej z archiwum zakładowego dokumentacji, archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
1)
datę sporządzenia;
2)
imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
3)
opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
3. 
Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:
1)
jeden wkłada się w miejsce brakującej dokumentacji;
2)
drugi przekazuje się do komórki organizacyjnej, która dokumentację wypożyczała, w celu wyjaśnienia sprawy;
3)
trzeci przechowuje się w archiwum zakładowym w odrębnej teczce.
4. 
Na podstawie protokołu Dyrektor Generalny Ministerstwa zarządza postępowanie wyjaśniające.
§  34. 
Archiwista w sposób określony przez kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe, odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, z podaniem daty udostępnienia, a także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział  9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§  35. 
W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

Załącznik nr 4 stanowi wzór wniosku w sprawie wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego.

§  36. 
1. 
Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:
1)
sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:
a)
datę wycofania,
b)
numer protokołu,
c)
nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,
d)
tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
e)
sygnaturę archiwalną teczki aktowej;
2)
przyporządkowaniu informacji o wycofaniu (dacie i numerze protokołu wycofania), do właściwej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja.
2. 
W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej, protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

Załącznik nr 5 stanowi wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego.

§  37. 
1. 
W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.
2. 
W przypadku o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.
3. 
W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  10

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  38. 
1. 
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
2. 
W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.
3. 
Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania lub kierowników komórek organizacyjnych będących następcą prawnym przedmiotowych komórek. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, opinię wydaje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.
4. 
W wyniku czynności opiniowania, o której mowa w ust. 3, można wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym jeżeli takie stanowisko prezentuje kierownik komórki organizacyjnej, podlega ono zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osobę przez niego upoważnioną.
§  39. 
Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej.
§  40. 
1. 
Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej Archiwum Akt Nowych uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:
1)
w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;
2)
w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:
a)
do jej uporządkowania,
b)
do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.
2. 
Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
§  41. 
W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.
§  42. 
1. 
Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.
2. 
Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§  43. 
Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy archiwalnej oraz przepisów wydanych na ich podstawie.
§  44. 
W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.
§  45. 
1. 
Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD, wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.
2. 
Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  46. 
1. 
Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.
2. 
Sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa oraz dyrektorowi Archiwum Akt Nowych.
3. 
W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:
1)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe archiwisty;
2)
opis lokalu archiwum zakładowego;
3)
ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;
4)
ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;
5)
ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;
6)
ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;
7)
ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.
4. 
Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3-7, oznacza odpowiednio:
1)
dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;
2)
dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;
3)
dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;
4)
dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz, z wyłączeniem dokumentacji o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Załącznik Nr  1

Warunki wilgotności i temperatury

w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacjiWłaściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
min.maksmin.maks
1. Papier1418130503
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)318220505
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy),

taśma filmowa

318220505
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku818220505
3. Informatyczne nośniki danych1218230405

Załącznik Nr  2

Wzór opisu teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej

MINISTERSTWO ROZWOJU

BIURO ADMINISTRACYJNE

BA. 0160.|A

Przepisy kancelaryjne i archiwalne

oraz wyjaśnienia i poradnictwo

Instrukcja archiwalna wraz z dokumentacją źródłową

2015-2016

......................................

(roczne daty skrajne)

....................

(nr tomu)

...........................................

Sygnatura archiwalna*)

*) wpisuje archiwum

Załącznik Nr  3

Wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej

Warszawa, dnia .................20....r.

....................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

KARTA UDOSTĘPNIENIA DOKUMENTACJI

W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ

NR ...............**)

Termin zwrotu akt **)

Proszę o udostępnienie/wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej

.......................................................................................................................................................

z lat (daty skrajne dokumentacji) .................................................................................................

symbol klasyfikacyjny lub/i hasło klasyfikacyjne.........................................................................

nr spisu zdawczo-odbiorczego............................................................................................

liczba porządkowa teczki w spisie ..............................................

Upoważniam do ich wykorzystania/odbioru*)

Pana/ią .........................................................................................

(imię i nazwisko, nazwa komórki organizacyjnej, nr tel.)

..................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika

komórki organizacyjnej, która wnosi o udostępnienie akt)

Zezwalam na udostępnienie /wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt

.........................................................................

(pieczątka i podpis dysponenta dokumentacji)

Potwierdzam odbiór wyżej wymienionych akt w dniu ..................:

wypożyczono .......jednostek archiwalnych (teczek) w tym: kat. A .... teczek, kat. B .... teczek.

........................................................................

(pokwitowanie odbioru akt - podpis czytelny)

Adnotacje o zwrocie akt:

....................................................................................................................................................

............................................. ............................................

(podpis archiwisty) (podpis oddającego)

*) Niepotrzebne skreślić

**) Wypełnia archiwum zakładowe

Załącznik Nr  4

Wzór wniosku o wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej

z archiwum zakładowego

Warszawa, dnia .................20..... r.

...................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

WNIOSEK

W SPRAWIE WYCOFANIA DOKUMENTACJI W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ Z ARCHIWUM

ZAKŁADOWEGO

W dniu ......................................

Departament/Biuro .......................................................................................................................

wnioskuje o wycofanie ................jednostek archiwalnych w tym: kat. A ...... kat. B, ......., .......

.......................................................................................................................................................

(tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy)

o sygnaturze archiwalnej teczki aktowej ............... z archiwum zakładowego.

...........................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej)

Załącznik Nr  5

Wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej

z archiwum zakładowego

PROTOKÓŁ NR ............

WYCOFANIA DOKUMENTACJI W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

W dniu ..............................................Departament/Biuro ............................................................

wycofał/o z archiwum zakładowego ....... jednostek archiwalnych w tym kat. A ..., kat. B........

.......................................................................................................................................................

(Tytuł teczki aktowej lub tytuł spraw)

o sygnaturze archiwalnej teczki aktowej ............................................

PRZEKAZUJĄCY ODBIERAJĄCY

........................................................... ...........................................................................

(podpis archiwisty) (podpis kierownika komórki organizacyjnej)

1 Minister Rozwoju kieruje działami administracji rządowej: gospodarka oraz rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju (Dz. U. poz. 1895 oraz z 2016 r. poz. 1359).
2 § 1 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 16 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.MIniR.2018.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 kwietnia 2018 r.
3 Załącznik nr 2:

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 4 stycznia 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.14) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2017 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 8 maja 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.98) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 maja 2017 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 20 grudnia 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.259) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 16 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.MIniR.2018.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 kwietnia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 8 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.MIniR.2019.29) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2019 r.