Wprowadzenie w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MR.2016.48

Akt utracił moc

Wersja od: 21 sierpnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 44

MINISTRA ROZWOJU ¹

z dnia 16 września 2016 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Rozwoju instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. 2  W Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju, zwanym dalej: "Ministerstwem" wprowadza się:

1) instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia

- zwane dalej "przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi".

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§ 3. Od dnia 1 października 2016 r. podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Ministerstwie jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

§ 4. Sprawy niezakończone przed dniem 1 października 2016 r. prowadzi się w sposób obowiązujący przed dniem wejścia w życie zarządzenia aż do zakończenia sprawy.

§  5. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 6. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie dotychczas obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.

§ 7. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym Ministerstwa przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.

§ 8. Tracą moc:

1) § 1 pkt 3 Zarządzenia nr 33 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 19 grudnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;

2) Zarządzenie nr 36 Ministra Gospodarki z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Gosp. z 2010 r. Nr 1, poz. 6);

3) Zarządzenie nr 38 Ministra Gospodarki z dnia 14 października 2010 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Gosp. Nr 3, poz. 45);

4) Zarządzenie nr 62 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. z 2015 r. poz. 2);

5) Zarządzenie nr 3 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 30 stycznia 2015 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 9).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2016 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Spis treści

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek

Rozdział 3 Dekretowanie i przydzielanie przesyłek

Rozdział 4 Rejestracja, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania

Rozdział 5 Załatwianie spraw

Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

Rozdział 7 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 8 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji

Załącznik Nr 1 Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy niebędące przesyłkami oraz sprawę

Załącznik Nr 2 Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Załącznik Nr 3 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia, oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

2. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Ministerstwie w sprawach dotyczących zatrudnienia uważa się za przesyłki wpływające do Ministerstwa.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematyczny nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych przez podległych pracowników oraz prawidłowością stosowania instrukcji i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Do ogólnego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, Dyrektor Generalny Ministerstwa wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

5. Funkcję, określoną w ust. 4 powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Ministerstwa, pod warunkiem, że pracownik ten dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.

§ 2. Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, wpływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosuje się przepisy instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. Dokumentacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek wpływających, wychodzących i pism wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.

§ 3. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja	- wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2) akta sprawy	- całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3) archiwista	- pracownika lub pracowników Ministerstwa realizujących zadania archiwum zakładowego;
4) archiwum zakładowe	- archiwum zakładowe Ministerstwa działające odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju;
5) członek kierownictwa Ministerstwa	- Ministra, sekretarza stanu, podsekretarzy stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
6) dekretacja	- adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
7) dekretacja zastępcza	- adnotację stanowiącą treść dokonanej dekretacji, przeniesioną z systemu EZD, umieszczaną na piśmie w postaci nieelektronicznej lub dołączony do niego wydruk z systemu, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo;
8) Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP)	- elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352);
9) Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)	- system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446, z późn. zm.);
10) informatyczny nośnik danych	- informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
11) JRWA	- jednolity rzeczowy wykaz akt stanowiący jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji, oznaczonej w poszczególnych pozycjach hasłami klasyfikacyjnymi i odpowiadającymi im symbolami liczbowymi oraz kategorią archiwalną;
12) kierownik komórki organizacyjnej	- dyrektora/zastępcę dyrektora departamentu, biura lub kierującego komórką organizacyjną;
13) komórka merytoryczna	- komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;
14) komórka organizacyjna	- wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa (departament, biuro, gabinet polityczny);
15) komórka wewnętrzna	- wydział, zespół, samodzielne stanowisko lub sekretariat;
16) metadane	- zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;
17) Minister	- Ministra Rozwoju;
18) naturalny dokument elektroniczny	- dokument będący od momentu wytworzenia zbiorem danych zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
19) odwzorowanie cyfrowe	- dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
20) pieczęć wpływu	- odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
21) pismo	- wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
22) prowadzący sprawę	- osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;
23) przesyłka	- dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;
24) punkt kancelaryjny	- komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, Kancelarię Główną Ministerstwa lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, a także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne;
25) rejestr	- narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek wpływających, rejestr pism wychodzących, rejestr pism wewnętrznych, rejestr zarządzeń), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek;
26) rejestr pism wewnętrznych	- raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny Ministerstwa;
27) rejestr przesyłek wpływających	- rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;
28) rejestr przesyłek wychodzących	- rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;
29) skład chronologiczny	- uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;
30) skład informatycznych nośników danych	- uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw;
31) spis spraw	- narzędzie w systemie EZD do rejestrowania spraw w obrębie klasy z JRWA w danym roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej;
32) sprawa	- zbiór dokumentów i pism, stanowiących logiczną i merytoryczną całość, pozwalającą na opisanie ich hasłem i nadanie wspólnego numeru z JRWA;
33) system EZD	- system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
34) teczka aktowa	- materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
35) UPO	- urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352);
36) ustawa archiwalna	- ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.);
37) ustawa o informatyzacji	- ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352).

§  4. 

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na JRWA.

2. JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

§  5. 

1. Jeżeli w działalności Ministerstwa pojawią się nowe zadania, klasy w JRWA odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Ministerstwo.

2. Zmian w JRWA polegających na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje Minister w drodze zarządzenia, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

§  6. 

1. W JRWA ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.

2. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, udostępnia tym komórkom sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki organizacyjne inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

4. System EZD umożliwia ustalenie pracownika włączającego opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz terminu włączenia tej dokumentacji.

5. System EZD umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zaangażowanie innych niż merytoryczne komórek organizacyjnych przy załatwianiu spraw, w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta spraw przez inne komórki organizacyjne, w podziale na:

1) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka merytoryczna;

2) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka inna niż merytoryczna.

6. Informacje lub dokumentacja o charakterze wewnętrznym mogą być przekazywane pocztą elektroniczną.

7. Informacje lub dokumentacja, o których mowa w ust. 6, mogą być włączane do akt spraw przez prowadzących sprawy w sposób określony w § 16 ust. 4, jeżeli zostaną przez nich uznane za mające znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Ministerstwo.

§  7. 

1. Czynności kancelaryjne w Ministerstwie dokonywane są w systemie EZD, stanowiącym podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Ministerstwie. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

4) klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów;

5) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;

6) tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

7) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

8) udostępniania i przekazywania do wiadomości treści pism wewnętrznych (np. zarządzenia, regulaminy, komunikaty).

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa wskazuje wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw poprzez wskazanie klas z JRWA, których wyjątki te będą dotyczyć.

3. Wyjątki, o których mowa w ust. 2 wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji;

2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej wpływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, jej przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne lub techniczne uniemożliwiające stosowanie tego systemu.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 3, czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

2) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, Dyrektor Generalny Ministerstwa wskazuje system teleinformatyczny, w którym ma być dokonywane dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacja określonych usług elektronicznych.

6. Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, wykorzystuje się system EZD, w szczególności do:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów;

3) dekretacji przesyłek wpływających;

4) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Ministerstwa;

5) przesyłania przesyłek;

6) zakładania spraw;

7) prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu EZD będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych;

8) przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz i wewnątrz Ministerstwa na szablonach dostępnych w systemie EZD;

9) generowania zwrotnych potwierdzeń odbioru;

10) prowadzenia metryk w sprawach administracyjnych.

7. Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dekretacji dokonuje się w systemie EZD, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia jej treści.

8. Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek wpływających, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 3 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

9. W Ministerstwie prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących. Odpowiednie rejestry przesyłek kierowanych do poszczególnych komórek organizacyjnych są częścią tych rejestrów, widoczną w systemie EZD dla poszczególnych użytkowników, w zależności od posiadanych uprawnień wynikających z pełnionych obowiązków.

§  8. 

1. Użytkownicy systemu EZD muszą posiadać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z aktami wewnętrznymi Ministerstwa dotyczącymi ochrony danych osobowych.

2. Użytkownicy systemu EZD przetwarzają dane osobowe, w zakresie związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych.

§  9. 

1. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w Ministerstwie.

2. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w Ministerstwie.

Rozdział  2

Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek

§  10. 

1. W Ministerstwie punktami kancelaryjnymi są:

1) Kancelaria Główna;

2) sekretariaty komórek organizacyjnych oraz sekretariaty członków kierownictwa Ministerstwa;

3) stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

4) prowadzący sprawy w zakresie przesyłek elektronicznych:

a) kierowanych do nich bezpośrednio,

b) automatycznie przekazywanych przez system teleinformatyczny w ramach ustalonej reguły.

2. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

3. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

4. Rejestrowanie w systemie EZD przesyłki wpływającej polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

5. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

6. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

7. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z prowadzonego dla danego roku kalendarzowego rejestru przesyłek wpływających.

8. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa załącznik nr 1 do instrukcji.

9. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających znaczenia dla udokumentowania działalności Ministerstwa, takich jak: prasa, publikacje, życzenia, reklamy.

§  11. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w postaci nieelektronicznej w stopniu umożliwiającym osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, punkt kancelaryjny sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół z doręczenia uszkodzonej przesyłki. Podpisany przez doręczającego i pracownika punktu kancelaryjnego protokół dołącza się do uszkodzonej przesyłki.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

§  12. 

1. Przesyłkę mylnie doręczoną punkt kancelaryjny zwraca bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej.

2. Przesyłki niewiadomego pochodzenia przyjmowane są w trybie określonym przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

3. O ujawnionych w przesyłkach pieniądzach i innych wartościowych rzeczach informuje się głównego księgowego Ministerstwa, a po ustaleniu ich ilości i wartości składa się do kasy Ministerstwa, dokonując odpowiedniej adnotacji o pieniądzach i innych wartościowych rzeczach obok pieczęci wpływu.

§  13. 

1. Przesyłki w postaci papierowej punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której zamknięte są pisma - w przypadku, gdy nie jest uprawniony do otwarcia koperty.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa określi listę rodzajów przesyłek wpływających, do których otwierania nie jest uprawniony punkt kancelaryjny.

3. Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie, przekazuje się niezwłocznie w zamkniętej kopercie.

4. Jeżeli pracownik Ministerstwa otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest zobowiązany:

1) przekazać ją do punktu kancelaryjnego, w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających, lub

2) samodzielnie uzupełnić dane w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:

1) czy nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych;

2) czy znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki uwidocznione są na kopercie;

3) czy wymienione w piśmie załączniki zostały dołączone do przesyłki.

6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub na kopercie, w której przesłano załączniki.

§  14. 

1. Punkt kancelaryjny, po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających, umieszcza na przesyłkach wpływających w postaci papierowej niepowtarzalny w całym zbiorze identyfikator, o którym mowa w § 10 ust. 7 oraz pieczęć wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) kopercie - w przypadku przesyłek, do otwierania których punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;

2) pierwszej stronie pisma - w pozostałych przypadkach.

3. W przypadku, gdy do pisma dołączone są załączniki, podaje się w obrębie pieczęci wpływu liczbę załączników, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 1.

4. Identyfikator umieszczony na przesyłce w postaci papierowej musi być możliwy do odczytania również bez konieczności stosowania urządzeń technicznych.

5. Pieczęci wpływu nie umieszcza się w szczególności na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;

2) oficjalnych zaproszeniach;

3) załącznikach;

4) umowach;

5) protokołach odbioru;

6) wnioskach o odznaczenia państwowe;

7) przesyłkach, o których mowa w § 10 ust. 9.

6. Punkt kancelaryjny wykonuje pełne odwzorowanie cyfrowe wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, dla których nie wykonuje pełnego odwzorowania ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

7. W przypadkach, w których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, jeżeli to możliwe, należy wykonać odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę informację o objętości (rozmiarze) przesyłki.

8. Dyrektor Generalny Ministerstwa, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne oraz specyfikę przesyłek, ustali wielkości graniczne parametrów, o których mowa w ust. 6, określając rozmiar strony, liczbę stron, wielkość pliku wynikowego, od których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, a także określi rodzaje dokumentów, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych.

9. Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak uprawnień do otwarcia przesyłki, wówczas odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

10. System EZD umożliwia wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

11. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią, bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

12. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji.

§  15. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu wstępnej selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej podane w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwe do kontaktu z Ministerstwem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:

a) rozpoczynające sprawę lub mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzonych przez Ministerstwo,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Ministerstwo,

c) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Ministerstwa.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości pochodzące z poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny niepodlegający ewidencjonowaniu, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

7. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:

1) przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku dokonując rejestracji i włącza w takiej postaci do akt sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;

3) przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.

8. Czynności, o których mowa w ust. 7, dokonuje prowadzący sprawę.

§  16. 

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz adresata, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.

4. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 stanowią część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je wraz z UPO oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.

5. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§  17. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego w postaci papierowej.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar, treść lub format danych, odnotowuje się to w rejestrze przesyłek wpływających (nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD), a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, wówczas po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi pieczęć wpływu, a następnie ją się wypełnia. W przypadku, gdy przesyłki te zostały zakwalifikowane do kategorii archiwalnej B10 i niższej, sporządzenie pełnego wydruku przesyłki nie jest obowiązkowe.

6. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

7. Dyrektor Generalny Ministerstwa, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§ 18. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, stanowiące część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu przeznaczonym do włączenia do akt sprawy nanosi się lub do niego dołącza informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

§  19. 

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób, z tym że przesyłki adresowane do Ministra, a także do Ministerstwa bez wskazania komórki organizacyjnej Ministerstwa lub osoby, przekazuje do Biura Ministra.

2. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, z podziału zadań i kompetencji w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa lub wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych.

3. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek w postaci papierowej, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego bezpośrednio po zarejestrowaniu.

5. W przypadku przesyłek w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych, oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

6. W przypadku przesyłek, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych, oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie całości przesyłki.

7. Przekazywanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 i ust. 6, jest realizowane na bieżąco, każdego dnia roboczego. Przesyłki oznaczane w dekretacji jako pilne są przekazywane niezwłocznie.

8. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych;

3) przesyłki, o których mowa w ust. 6 pkt 2, gromadzi się w akta sprawy oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 29 instrukcji.

9. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 oraz w ust. 6 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w Ministerstwie.

§  20. 

1. Dopuszcza się prowadzenie w Ministerstwie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. Układ dokumentacji w składzie chronologicznym uwzględnia podział na:

1) przesyłki wpływające, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe;

2) przesyłki wpływające, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego;

3) przesyłki wychodzące, dla których przepisy prawa wymagają posiadania egzemplarza w postaci papierowej;

4) pisma wewnętrzne, dla których przepisy prawa wymagają utworzenia jego postaci papierowej.

3. Układ informatycznych nośników danych w składzie informatycznych nośników danych uwzględnia podział na nośniki, których:

1) zawartość skopiowano w całości do systemu EZD;

2) zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD.

4. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez odnotowanie w systemie EZD nazwy komórki organizacyjnej i nazwiska pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwy i adresu jednostki organizacyjnej, do której dokumentację lub nośnik wysłano, oraz planowanego terminu zwrotu, w taki sposób, żeby zapewnić powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

5. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 4.

§  21. 

1. Przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

2. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 17 ust. 4 przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

3. Zwrotne potwierdzenia odbioru, stanowiące dowód o doręczeniu korespondencji w postaci nieelektronicznej, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

4. Elementy akt spraw dokumentowanych elektronicznie, wytworzone wewnątrz Ministerstwa w postaci nieelektronicznej, w tym egzemplarz przesyłki wychodzącej, ewentualnie pozostawiony w Ministerstwie w postaci nieelektronicznej, o której mowa w § 36 ust. 6, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych zbiorów składu chronologicznego.

Rozdział  3

Dekretowanie i przydzielanie przesyłek

§  22. 

1. Przesyłki dekretuje się w systemie EZD, w tym także:

1) przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD.

2. Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, system EZD jest wykorzystywany w celu dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści dekretacji na dokument w postaci papierowej wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia jej treści.

3. W przypadku błędnego rozdysponowania przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością albo do punktu kancelaryjnego.

4. Przesyłki kieruje się do dekretacji osoby uprawnionej.

5. Jeżeli z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, regulaminu organizacyjnego Ministerstwa, wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do określonego członka kierownictwa Ministerstwa, określonej komórki organizacyjnej lub określonego pracownika, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych członków kierownictwa Ministerstwa, komórek organizacyjnych lub pracowników. Rozdziału takiego dokonuje punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu przesyłki.

6. Dopuszcza się definiowanie procesów automatycznej dekretacji, w przypadku gdy:

1) osoba uprawniona do dekretowania sama zleci w systemie EZD automatyczne kierowanie pism o określonych metadanych do załatwienia do wskazanej osoby lub komórki organizacyjnej;

2) został zdefiniowany i zatwierdzony proces załatwiania w systemie EZD określonego rodzaju spraw.

7. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

8. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika, dotyczącej sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

9. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§  23. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i zostały one wskazane w dekretacji, wówczas członek kierownictwa Ministerstwa lub działający z jego upoważnienia kierownik komórki organizacyjnej zapewniającej wsparcie członkom kierownictwa Ministerstwa w zakresie ich bieżącej pracy wskazuje komórkę merytoryczną, do której należy ostateczne załatwienie sprawy.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Rozdział  4

Rejestracja, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania

§  24. 

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Ministerstwie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z JRWA.

§  25. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, znak sprawy nanosi się w lewej górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, tj. symbol literowy ustalony w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, oraz oznaczenie komórki wewnętrznej, tj. cyfrę rzymską ustaloną w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z JRWA;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Elementy znaku sprawy oznaczające komórkę organizacyjną oddziela się minusem i kropkami i umieszcza w kolejności określonej w ust. 3, w następujący sposób:

BDG-I.123.77.2016, gdzie:

1) BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej i oznaczenie komórki wewnętrznej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z JRWA;

3) 77 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) 2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Ministerstwie.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w JRWA w osobne zbiory, wówczas do danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, tj. symbol literowy ustalony w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz oznaczenie komórki wewnętrznej, tj. cyfrę rzymską ustaloną w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z JRWA;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, elementy znaku sprawy oznaczające komórkę organizacyjną oddziela się minusem i kropkami w następujący sposób: BDG-I.123.78.2.2016, gdzie:

1) BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej i oznaczenie komórki wewnętrznej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z JRWA;

3) 78 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) 2 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3;

5) 2016 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy należy po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę oraz numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając je od znaku sprawy kropkami w następujący sposób: BDG-I.123.78.2.2016.ZZ.123, gdzie "ZZ" to symbol prowadzącego sprawę, a "123" to liczba naturalna określająca numer kolejny pisma w sprawie.

§  26. 

1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w JRWA.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez Ministerstwo oferty, które nie zostały wykorzystane, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

3) publikacje (czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, dokumentacja ubezpieczeniowa, rozliczenia podatkowe i inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

5) listy obecności, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

6) wnioski urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych);

11) dokumentacja o charakterze pomocniczym, o której mowa w § 2.

§  27. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza się do akt sprawy, a w przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową oznaczoną kategorią archiwalną z wprowadzonego do systemu EZD JRWA.

3. W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:

1) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje jako podstawę założenia sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

4. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, wówczas prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

§  28. 

1. System EZD pozwala na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, w tym co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z JRWA,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z JRWA,

e) hasło klasyfikacyjne z JRWA;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do przedmiotu sprawy,

d) nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z JRWA, niezależnie od tego jakiego rzędu jest to klasa.

§ 29. W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w JRWA;

2) na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;

3) dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w JRWA, prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok, w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;

4) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej, w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;

5) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe);

6) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§  30. 

1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić jeżeli:

1) sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa, lub

2) w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego dokumentacji znaku sprawy.

Rozdział  5

Załatwianie spraw

§  31. 

1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

2. Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana w odniesieniu do spraw, niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.

§  32. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory formularzy obowiązujących w Ministerstwie.

§  33. 

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe lub protokoły z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności realizowanych poza siedzibą Ministerstwa;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 15 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a i b;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby uprawnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;

5) inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.

2. Odwzorowania cyfrowe wykonuje się, stosując odpowiednio przepisy § 14 ust. 6-10, także dla pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa.

3. Pisma, o których mowa w ust. 2, po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od przesyłek wpływających stosując odpowiednio podział, o którym mowa w § 21 ust. 4.

4. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje metadane dotyczące przesyłek i innych elementów akt sprawy, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, jeżeli nie zostały określone automatycznie;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

5. Zestaw metadanych, o których mowa w ust. 4 pkt 2-4, opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do instrukcji.

Rozdział  6

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  34. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  35. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza Ministerstwo osoba upoważniona do podpisania pisma podpisuje pismo podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

3. Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, do akt sprawy włącza się podpisany odręcznie lub uwierzytelniony wydruk pisma w postaci elektronicznej, na którym umieszcza się informację o sposobie wysyłki (np. doręczenie elektroniczne).

§  36. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez podpisanie odręczne wydruku ostatecznie zaakceptowanej wersji.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym, weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się kolejnego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w Ministerstwie takiego egzemplarza. Kolejny egzemplarz przechowuje się we właściwym składzie chronologicznym.

7. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej stanowi część akt sprawy, dla której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, sporządza się co najmniej dwa egzemplarze pisma, przy czym jeden z nich włącza się do akt sprawy. Na egzemplarzu pisma włączonym do akt sprawy umieszcza się informację o dacie wysyłki, a także o sposobie wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy) oraz potwierdzenie dokonania wysyłki lub osobistym jej doręczeniu.

8. Punkt kancelaryjny potwierdza na egzemplarzu pisma, o którym mowa w ust. 7, dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących.

§ 37. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny.

§  38. 

1. Punkt kancelaryjny dokonując wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki bezpośrednio do adresatów, do punktu wymiany korespondencji międzyresortowej lub dostawcy usługi pocztowej.

2. W przypadku przesyłek w postaci papierowej, stanowiących część akt sprawy, dla której w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, punkt kancelaryjny potwierdza na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących.

3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, egzemplarz pisma przeznaczony do włączenia do akt sprawy zwracany jest do prowadzącego sprawę.

§  39. 

1. W Ministerstwie prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących, zawierający w szczególności następujące informacje:

1) liczbę porządkową;

2) datę wysyłki do adresatów bezpośrednio, za pośrednictwem dostawcy usługi pocztowej lub punktu wymiany korespondencji międzyresortowej;

3) nazwę adresata, do którego wysłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu adresatów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;

4) znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie;

5) sposób wysyłki (np. list zwykły, list polecony, faks, ESP, poczta elektroniczna).

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust.1, oraz na każdej stronie, daty wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  7

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  40. 

1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD.

2. Dokumentację w postaci elektronicznej spraw zakończonych uznaje się, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

3. W systemie EZD przekazywanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

4. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3 może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2.

5. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 3, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

6. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 3.

§  41. 

1. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

2. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, przekazuje się do archiwum zakładowego, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.

3. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego identyfikację.

4. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1 powinien zawierać:

1) dane odnoszące się do całego spisu:

a) pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,

b) datę przekazania spisu,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki;

2) dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 3,

c) określenie typu nośnika,

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§  42. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej, zgromadzoną w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór dokumentów w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego.

2. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dane odnoszące się do całego spisu:

a) pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,

c) datę przekazania spisu,

d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

e) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

f) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

2) dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach dokumentów,

c) rok rejestracji w systemie EZD dokumentów umieszczonych w pudle lub paczce.

§  43. 

1. W przypadku dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od dnia pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

2. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dane odnoszące się do całego spisu:

a) pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) datę przekazania spisu,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

2) dane odnoszące się do każdej pozycji w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z JRWA, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w JRWA w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z JRWA i informacji o rodzaju dokumentacji (np. pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,

e) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej.

3. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 3 do instrukcji.

4. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

5. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 4, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (np. dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Ministerstwa lub zaleceń dyrektora Archiwum Akt Nowych, lub jeśli dane wymienione w ust. 2 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

6. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej.

7. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

8. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

9. Spis zdawczo-odbiorczy sporządzany jest w postaci papierowej jeżeli system teleinformatyczny archiwum zakładowego nie posiada właściwych funkcji.

10. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci papierowej sporządza się:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

11. W przypadku, o którym mowa w ust. 8, oprócz spisów zdawczo-odbiorczych w postaci papierowej, o których mowa w ust. 9 archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Dokument taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane.

§  44. 

1. Dokumentację spraw zakończonych przekazywaną do archiwum zakładowego porządkuje prowadzący sprawę lub wyznaczony w danej komórce organizacyjnej pracownik.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z JRWA dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach archiwalnych lub w paczkach;

3) opisaniu pudeł archiwalnych lub paczek umieszczając:

a) pełną nazwą Ministerstwa oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) oznaczenie roku rejestracji w systemie EZD dokumentów znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą Ministerstwa,

c) informację czy jest to dokumentacja, dla której wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,

d) informację, z jakiego składu chronologicznego pochodzi dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. c,

e) skrajne identyfikatory dokumentacji - pod informacją, o której mowa w lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

4. Uporządkowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i folii (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",

g) opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z JRWA;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z JRWA.

§  45. 

1. Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych w postaci nieelektronicznej powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy Ministerstwa oraz komórki organizacyjnej, które wytworzyły dokumentację - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego z JRWA, a w przypadku, o którym mowa w § 26 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji występującej w teczce - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego JRWA i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z JRWA w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 30:

1) pkt 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) pkt 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust 2 pkt 2 zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

Rozdział  8

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji

§  46. 

1. W przypadku wszczęcia postępowania zmierzającego do ustania działalności Ministerstwa albo do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Dyrektor Generalny Ministerstwa zawiadamia o tym dyrektora Archiwum Akt Nowych.

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania:

1) akta spraw niezakończonych w postaci elektronicznej w systemie EZD z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami sprawy;

2) akta spraw niezakończonych w postaci nieelektronicznej.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 30 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji.

Załącznik Nr  1 

Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy niebędące przesyłkami oraz sprawę

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność *	Powtarzalność
1	Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym:			tak
1a	nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 1a	nie
2	Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
2a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
2b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	wymagane	nie
2c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
2d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
2e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
2f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
2g	kraj	tekst	wymagane	nie
2h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
3	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
4	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
5	Data wpływu przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia	wymagane	nie
6	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	Data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
7	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
8	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
9	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
10	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
11	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
12	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
13	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)	tekst	opcjonalne	tak
14	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/d cmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu = text	wymagane	nie
15	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	opcjonalne	nie
16	Znak nadany przesyłce przez nadawcę	tekst	wymagane, jeżeli jest	nie

B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność *	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności -za treść przesyłki, w tym			tak
1a	imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Oznaczenie adresata, w tym:			tak
2a	nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 2b	nie
2b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 2a	nie
3	Adres adresata, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
3a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
3b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	wymagane	nie
3c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
3d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
3e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji	tekst	opcjonalne	nie
3f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
3g	kraj	tekst	wymagane	nie
3h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
4	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
5	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
6	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
7	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
8	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
9	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
10	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
11	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
12	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki	tekst	opcjonalne	tak
13	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
14	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	wymagane	nie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność *	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 6 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)	tekst	opcjonalne	tak
4	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lew ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
7	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1a	tak
2	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)	data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
4	Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)	zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
7	Format	ustalona wartość "Multipart/Header-Set"	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/document s/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych)	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
9	Opis	Tekst	opcjonalny	Nie

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia^*), format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarn-obiałe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	50%
teksty drukowane - czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie^**)	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	50%

^*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

^**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

Załącznik Nr  3

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

Nazwa jednostki organizacyjnej Warszawa, dnia .......... 20......r

Nazwa komórki organizacyjnej

Znak literowy komórki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ..........

Lp.	Oznaczenie kancelaryjne: znak akt (oznaczenie kom. organiz. i symbol klasyfikacji akt) lub znak sprawy	Tytuł jednostki nazwa hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz rodzaj dokumentacji występującej w teczce (np. pisma, faktury wnioski protokoły, skargi, sprawozdania, opinie, notatki) oraz opis zawartości poszczególnych tomów	Daty skrajne roczne	Kategoria akt	Miejsce przechowywania akt	Adnotacje o zniszczeniu akt lub przekazaniu ich do archiwum państwowego
1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
4

Razem pozycji:

Spis sporządził	Wyrażam zgodę na przekazanie akt	Przyjmujący akta:
	do Archiwum Zakładowego
........................................................................................................	..................................................................................................	........................................................................
(pieczątka i podpis pracownika, który przygotował spis)	(pieczątka i podpis dyrektora komórki organizacyjnej)	(pieczątka i podpis archiwisty

ZAŁĄCZNIK Nr  2  ³  

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE
	00	Kierownictwo Ministerstwa i organy kolegialne
	01	Organizacja
	02	Zbiór aktów normatywnych, legislacja, pomoc prawna, zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych
	03	Planowanie, sprawozdawczość, analizy
	04	Informatyka
	05	Skargi i wnioski oraz inne wystąpienia do Ministerstwa
	06	Prace naukowo-badawcze, działalność wydawnicza, informacyjna i promocyjna
	07	Współdziałanie z podmiotami w kraju i za granicą
	08	Kontrola, audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza
1	KADRY
	10	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw kadrowych
	11	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy
	12	Ewidencja osobowa
	13	Bezpieczeństwo i higiena pracy
	14	Dyscyplina pracy
	15	Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
	16	Sprawy socjalne
	17	Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2	GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
	20	Administrowanie i eksploatacja nieruchomości
	21	Inwestycje i remonty nieruchomości
	22	Gospodarowanie rzeczowymi składnikami mienia
	23	Środki transportu i łączności
	24	Ochrona osób i mienia
	25	Sprawy obronne, zarządzanie kryzysowe, obrona cywilna
	26	Zamówienia publiczne
	27	Tłumaczenia
3	FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	30	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie finansów oraz obsługi finansowo-księgowej
	31	Planowanie, realizacja i sprawozdawczość w zakresie budżetu
	32	Księgowość finansowa, obsługa kasowa
	33	Rozliczanie wynagrodzeń
	34	Księgowość materiałowo-towarowa
	35	Fundusze specjalne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
	36	Inwentaryzacja
4	BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO
	40	Strategie, polityki i programy w dziale administracji rządowej budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo
	41	Budownictwo
	42	Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne
	43	Mieszkalnictwo i infrastruktura komunalna
	44	Finansowanie mieszkalnictwa
	45	Gospodarka nieruchomościami
	46	Orzecznictwo administracyjne
	47	Zarządzanie mieniem państwowym
	48	Kwalifikacje, uprawnienia, licencje zawodowe i Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)
5	WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA
	50	Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej
	51	Współpraca z Unią Europejską
	52	Stosunki wielostronne, współpraca z organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnymi instytucjami europejskimi
	53	Stosunki dwustronne
6	PROGRAMOWANIE ROZWOJU KRAJU - STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY ROZWOJU, PROGNOZY, ANALIZY
	60	Średniookresowa Strategia Rozwoju Kraju
	61	Strategie ponadregionalne i makroregionalne
	62	Polityka regionalna
	63	Programowanie rozwoju regionalnego
	64	Partnerstwo publiczno-prywatne (ppp)
	65	Koncepcja Przestrzennego Zagospodarowania Kraju (KPZK)
	66	Rozwój miast i rewitalizacja
	67	Pozostałe dokumenty programowania strategicznego koordynowane przez inne resorty
	68	Odpowiedzialne prowadzenie działalności biznesowej
7	PROGRAMY POMOCOWE I PROGRAMY OPERACYJNE
	70	Programy pomocowe
	71	Fundusze Europejskie na lata 2004-2006/Narodowy Plan Rozwoju/Podstawy Wsparcia Wspólnoty
	72	Polityka Spójności Unii Europejskiej w latach 2007-2013, Narodowa Strategia Spójności/ Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (NSS/NSRO)
	73	Programy operacyjne (PO) na lata 2007-2013: Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW); Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ), Kapitał Ludzki (PO KL); Innowacyjna Gospodarka (PO IG), Pomoc Techniczna (PO PT); Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej (EWT); Programy Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP); 16 Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO)
	74	Polityka Spójności i Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne (EFSI) 2014-2020, w tym na forum Unii Europejskiej i powiązane zagadnienia z zakresu rozwoju regionalnego w pracach instytucji międzynarodowych
	75	Umowa Partnerstwa (UP) na lata 2014-2020
	76	Programy operacyjne (PO) na lata 2014-2020: Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Inteligentny Rozwój (PO IR); Wiedza, Edukacja, Rozwój (PO WER); Polska Cyfrowa (PO PC); Polska Wschodnia (PO PW); Pomoc Techniczna (PO PT); Europejska Współpraca Terytorialna (EWT); Europejski Instrument Sąsiedztwa (EIS); 16 Regionalnych Programów Operacyjnych (RPO)
	77	Desygnacja instytucji systemu wdrażania w ramach perspektywy finansowej 2014-2020
	78	Programy operacyjne na lata 2021-2027
8	UPRAWNIENIA WŁAŚCICIELSKIE

Symbole klasyfikacyjne					Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna akt		Uwagi
1	2	3		4	5	6		7
0					ZARZĄDZANIE
	00				KIEROWNICTWO MINISTERSTWA I ORGANY KOLEGIALNE
		000			Posiedzenia i narady kierownictwa Ministerstwa	A
		001			Komisje, komitety, rady, zespoły, grupy robocze własne	A		W tym korespondencja w sprawie powołania, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały. Dla każdej komisji, komitetu, rady, zespołu, grupy roboczej zakłada się odrębną teczkę
		002			Komisje, komitety, rady, zespoły, grupy robocze resortowe i międzyresortowe powoływane z własnej inicjatywy	A		Jak przy klasie 001
		003			Udział w obcych komisjach, komitetach, radach, zespołach i grupach roboczych			Jak przy klasie 001
				0030	Rada Ministrów	A
				0031	Stały Komitet Rady Ministrów	A
				0032	Komitet do Spraw Europejskich	A
				0033	Komitet Rady Ministrów do Spraw Cyfryzacji	A
				0034	Inne komisje, rady, zespoły i grupy robocze	A
				0035	Komitet Ekonomiczny Rady Ministrów	A
		004			Zjazdy, konferencje naukowe, seminaria organizowane przez Ministerstwo	A		W tym programy, referaty, wystąpienia, wnioski, listy uczestników, protokoły
		005			Udział w zewnętrznych konferencjach naukowych i seminariach	A		W tym własne referaty, wystąpienia, sprawozdania
		006			Narady i zebrania pracowników	A		W tym protokoły, sprawozdania, wnioski
	01				ORGANIZACJA
		010			Organizacja oraz prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem
				0100	Organizacja Ministerstwa	A		W tym akty założycielskie, statut, akty erekcyjne, podział pracy w kierownictwie, regulamin organizacyjny, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych oraz sporów kompetencyjnych, ustalenia i wytyczne, schemat organizacyjny
				0101	Organizacja komórek organizacyjnych	A		W tym wewnętrzne regulaminy organizacyjne komórek organizacyjnych, schematy organizacyjne, dokumentacja dotycząca sposobu zarządzania, ustalenia i wytyczne
				0102	Organizacja organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	A		W tym statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne
				0103	Organizacja innych podmiotów	BE5		W tym informacje o zmianach zasad funkcjonowania, danych teleadresowych
				0104	Prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem	A		W tym karty projektów, harmonogramy projektów, materiały ze spotkań zespołów projektowych. Projekty zewnętrzne - kat. B5. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
		011			Sprawy nadzoru Ministra
				0110	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw nadzoru Ministra	BE10		Regulacje własne w zakresie spraw nadzoru ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa i rozwoju regionalnego - kat. A
				0111	Nadzór nad działalnością organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	A		W tym porozumienia, aneksy do porozumień. Dla każdego organu lub jednostki zakłada się odrębną teczkę
				0112	Nadzór nad fundacjami, dla których Minister jest ministrem właściwym	A		W tym statuty, sprawozdania roczne z działalności fundacji
		012			Upoważnienia i pełnomocnictwa oraz ustanawianie zastępstw
				0120	Upoważnienia i pełnomocnictwa	BE10		W tym ewidencja, egzemplarze aktowe, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia upoważnienia lub pełnomocnictwa.
				0121	Ustanawianie zastępstw	BE10		W tym dokumentacja aktów ustanawiających zastępstwa i korespondencja w tych sprawach. Okres przechowywania liczy się od dnia ustania zastępstwa
		013			Ochrona informacji niejawnych
				0130	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnych	BE10		W tym plany, instrukcje, poziomy zagrożeń, ewidencje z zakresu ochrony informacji niejawnych. Regulacje własne w zakresie ochrony informacji niejawnych - kat. A
				0131	Ochrona informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych	BE10		W tym dokumentacja bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, zarządzanie ryzykiem, plany i protokoły audytów i kontroli, incydenty bezpieczeństwa teleinformatycznego
				0132	Środki ewidencji dokumentacji kancelarii tajnej	B10		W tym rejestry teczek, dzienników i książek ewidencyjnych, pomocnicze urządzenia ewidencyjne np. książka doręczeń
				0133	Zmiana klauzuli tajności	BE10		W tym protokoły i korespondencja dotycząca przeklasyfikowania dokumentów
		014			Ochrona danych osobowych
				0140	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony danych osobowych	BE10		Regulacje własne dotyczące ochrony danych osobowych - kat. A
				0141	Realizacja praw osób, których dane osobowe dotyczą	BE10
				0142	Przetwarzanie danych osobowych	BE10		W tym wnioski i pisma o udostępnienie danych osobowych z instytucji zewnętrznych i od podmiotów danych, których dane dotyczą
				0143	Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa	B5
				0144	Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych	BE10
		015			Udostępnianie informacji publicznej	BE10		Udostępnianie na wniosek, ponowne udostępnianie informacji publicznej, udostępnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, decyzje o odmowie udzielenia informacji publicznej
		016			Obsługa kancelaryjna
				0160	Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A		W tym Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa. Wyjaśnienia i poradnictwo - kat. BE10
				0161	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji	B5		W tym rejestry przesyłek, korespondencja w tych sprawach
				0162	Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe	A		Przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 222
				0163	Przekazywanie dokumentacji między urzędami, komórkami organizacyjnymi Ministerstwa lub komórkami wewnętrznymi w komórkach organizacyjnych w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi	A		Protokoły zdawczo-odbiorcze
		017			Obsługa archiwum zakładowego
				0170	Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum	A		Spisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy. Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa
				0171	Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowego	A
				0172	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A		W tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
				0173	Ewidencja udostępniania i wypożyczania dokumentacji w archiwum	B5
				0174	Kwerendy archiwalne dokumentacji w archiwum	BE5		Kwerendy archiwalne dotyczące dokumentów zlikwidowanych zakładów, których dokumenty nie są przechowywane w archiwum - kat. B5
				0175	Skontrum dokumentacji w archiwum	A
				0176	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum	BE10
		018			Zbiory biblioteczne
				0180	Ewidencja zbiorów bibliotecznych	BE50		W tym księgi, kartoteki, bazy danych
				0181	Gromadzenie zbiorów bibliotecznych	B5		Dokumentacja związana z gromadzeniem i prenumeratą zbiorów
				0182	Udostępnianie zbiorów bibliotecznych	B5
	02				ZBIÓR AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA, POMOC PRAWNA, ZEZWOLENIA NA UTWORZENIE PRZEDSTAWICIELSTW FUNDACJI ZAGRANICZNYCH
		020			Wewnętrzne akty normatywne			Zarządzenia, decyzje itp. Ministra oraz dyrektora generalnego
				0200	Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych	A		Komplet podpisanych egzemplarzy aktowych zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, pism okólnych itp. oraz ich rejestry. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki.
				0201	Przygotowanie i opiniowanie wewnętrznych aktów normatywnych	A		W tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz podpisane akty normatywne. W klasie tej rejestruje się wyłącznie projekt, którego zarejestrowanie nie zostało przewidziane we właściwej tematycznie klasie rzeczowej wykazu akt
		021			Akty normatywne powszechnie obowiązujące oraz dokumenty rządowe
				0210	Przygotowanie i opiniowanie własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących (ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów, projektów założeń projektów ustaw) oraz dokumentów rządowych	A		W tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski podmiotów zewnętrznych w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz ostateczne wersje projektów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom.
				0211	Przygotowanie i opiniowanie aktów normatywnych powszechnie obowiązujących wydanych przez Ministra	A		W tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, podpisane akty normatywne
				0212	Wyjaśnienia, interpretacje i opinie przepisów w zakresie kompetencji Ministerstwa	BE10
				0213	Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa prowadzona w Ministerstwie	A
				0214	Ocena funkcjonowania aktów normatywnych powszechnie obowiązujących	B5		Dokumentacja związana z przygotowaniem oceny funkcjonowania ustaw (OSR ex post), opinie i stanowiska wobec OSR ex post
				0215	Wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, wykaz prac legislacyjnych Prezesa Rady Ministrów i wykaz prac legislacyjnych Ministra	B5		Dokumentacja związana ze zgłaszaniem projektów do wykazów oraz monitorowaniem realizacji wykazów. Dla każdego wykazu zakłada się odrębną teczkę
		022			Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych, dokumentów rządowych, projektów umów międzynarodowych oraz projektów notyfikacji
				0220	Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych	BE10		Dokumentacja udzielania opinii do projektów, w tym projekty stanowiska Rządu RP wobec pozarządowych projektów ustaw
				0221	Opiniowanie zewnętrznych projektów dokumentów rządowych	BE10
				0222	Opiniowanie projektów umów międzynarodowych	BE10
				0223	Opiniowanie zewnętrznych projektów notyfikacji	BE10
				0224	Weryfikacja dokumentów pod względem formalnoprawnym	B10
		023			Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowych	B5		W tym kopie zarządzeń, uchwał, protokołów z posiedzeń komitetów Rady Ministrów
		024			Pomoc prawna	B5		Nie dotyczy spraw objętych klasą 0212
		025			Sprawy w postępowaniu administracyjnym	BE10		W tym decyzje i inne akty administracyjne Ministra
		026			Obsługa prawna - zastępstwo procesowe
				0260	Sprawy cywilne	BE10		W tym sprawy z zakresu prawa pracy prowadzone przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym. Klasa obejmuje także rejestr. Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia
				0261	Sprawy karne	BE10		Klasa obejmuje także rejestr. Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie
						B5		Z wyłączeniem postępowań w klasie 2613
				2613		B*)		*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
				0262	Sprawy w postępowaniu sądowo-administracyjnym	BE10		Jak przy klasie 0261
				0263	Sprawy przez Trybunałem Konstytucyjnym	A		Klasa obejmuje także rejestr
		027			Zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terytorium RP	A		W tym dokumenty potwierdzające rejestrację fundacji zagranicznych oraz ich wnioski w sprawie utworzenia przedstawicielstwa
	03				PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ANALIZY
		030			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości	BE10		Regulacje własne w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości - kat. A
		031			Planowanie
				0310	Planowanie na poziomie Ministerstwa	A		W tym również plan działalności Ministra oraz wkłady do planów prac jednostek nadrzędnych. Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się, co do zakresu i rodzaju danych, w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5
				0311	Planowanie na poziomie komórek organizacyjnych Ministerstwa	A
				0312	Planowanie organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	A
		032			Sprawozdawczość
				0320	Sprawozdania na poziomie Ministerstwa	A		W tym również sprawozdanie z planu działalności Ministra oraz wkłady do sprawozdań z prac jednostek nadrzędnych. Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się, co do zakresu i rodzaju danych, w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5
				0321	Sprawozdania na poziomie komórek organizacyjnych Ministerstwa	A
				0322	Sprawozdania organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	A
		033			Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja Ministerstwa	A
		034			Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnych	A
	04				INFORMATYKA
		040			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie informatyzacji Ministerstwa	BE10		Regulacje własne w zakresie informatyzacji Ministerstwa - kat. A
		041			Projektowanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych	BE10		W tym plany, harmonogramy, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń dla budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych, korespondencja. Dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę
		042			Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowania	BE10
		043			Eksploatacja infrastruktury i systemów informatycznych i teleinformatycznych
				0430	Instalacja, utrzymywanie i administrowanie oprogramowaniem	BE10		W tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, wnioski o instalację oprogramowania
				0431	Utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznej	BE10		W tym utrzymanie sprzętu, sieci, łączy teletransmisyjnych, Internet
				0432	Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych i teleinformatycznych	BE10
				0433	Modernizacja bazy sprzętowej	BE10
				0434	Serwis techniczny, przeglądy sprzętu	B2		Korespondencja w zakresie przeprowadzanych przeglądów technicznych sprzętu
		044			Bezpieczeństwo informacji oraz systemów informatycznych i teleinformatycznych			W tym dokumentacja dotycząca opracowania, wdrażania, utrzymania i rozwoju Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz dokumentacja dotycząca fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony systemów teleinformatycznych np. wytyczne, zalecenia konfiguracyjne, rekomendacje, polityki, regulaminy, procedury bezpieczeństwa, dokumentacja bezpieczeństwa teleinformatycznego, audyt teleinformatyczny
				0440	Bezpieczeństwo systemów informatycznych i teleinformatycznych	BE10		W klasie tej rejestruje się również sprawy dotyczące bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznych przetwarzających dane osobowe
				0441	Nadawanie prawa dostępu do danych i sprzętu informatycznego i teleinformatycznego oraz uprawnień do systemów informatycznych i teleinformatycznych	B10
				0442	Zabezpieczenia kryptograficzne systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowania	BE10
				0443	Zarządzanie bezpieczeństwem informacji	BE10
	05				SKARGI I WNIOSKI ORAZ INNE WYSTĄPIENIA DO MINISTERSTWA
		050			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień	BE10		Regulacje własne w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień - kat. A
		051			Skargi i wnioski
				0510	Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio	A		Klasa obejmuje także rejestr
				0511	Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Jak przy klasie 0510
		052			Petycje
				0520	Petycje załatwiane bezpośrednio	A		Jak przy klasie 0510
				0521	Petycje przekazywane do załatwienia według właściwości	B5		Jak przy klasie 0510
		053			Interpelacje i zapytania	A		W tym np. posłów, senatorów, radnych, rzeczników
		054			Pozostałe sygnały obywatelskie	BE5		W tym postulaty, inicjatywy obywatelskie, listy od obywateli załatwiane bezpośrednio lub przyjęte do wiadomości, a także anonimy. Jak przy klasie 0510
		055			Sprawy przekazywane do załatwienia innym podmiotom	B2		Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zakresie działania Ministerstwa, a zostały do niego skierowane. Jak przy klasie 0510
	06				PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA, INFORMACYJNA I PROMOCYJNA
		060			Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
				0600	Opracowania Ministerstwa lub wykonane na zlecenie Ministerstwa	A
				0601	Opracowania zewnętrzne dotyczące zakresu działania Ministerstwa	B5
		061			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej	BE10		Regulacje własne w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej - kat. A
		062			Wydawnictwa
				0620	Własne wydawnictwa (teki wydawnicze Ministerstwa) oraz udział w obcych wydawnictwach	A		Umowy, zatwierdzone projekty, wybrany do wydawnictwa materiał fotograficzny - B10. Dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą egzemplarz okazowy oraz dokumentację każdego tytułu
				0621	Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie	B5		W tym zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowania na materiały fotograficzne
		063			Patronaty	A
		064			Kontakty ze środkami publicznego przekazu
				0640	Udział w polityce informacyjnej Rady Ministrów	A		W tym dokumentacja dotycząca współpracy z Centrum Informacyjnym Rządu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
				0641	Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe i wywiady	A		W tym publikowane komunikaty Ministerstwa, sprostowania, odpowiedzi, polemiki prasowe
				0642	Monitoring środków publicznego przekazu	A
		065			Promocja działalności Ministerstwa	A		W tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych
		066			Reprezentacja	B5		W tym zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja członków kierownictwa Ministerstwa oraz kierownictwa komórek organizacyjnych Ministerstwa o podobnym charakterze - nie związana z załatwianiem określonej sprawy
		067			Nagrody Ministra	BE10		W tym powołania członków zespołów oceniających, zaproszenia, podziękowania, zawiadomienia i inna korespondencja związana z konkursami o nagrodę Ministra
	07				WSPÓŁDZIAŁANIE Z PODMIOTAMI W KRAJU I ZA GRANICĄ			Przy czym udział w posiedzeniach komisji, rad, zespołów i grup roboczych klasyfikuje się w klasach rzeczowych w ramach grupy rzeczowej 003
		070			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą	BE10		Regulacje własne w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą - kat. A
		071			Kontakty z podmiotami krajowymi
				0710	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami w kraju	A
				0711	Umowy i porozumienia z podmiotami krajowymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania	A		W tym ewidencja
				0712	Przyjmowanie delegacji krajowych	BE10		W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań
				0713	Krajowe wyjazdy delegacji Ministerstwa	BE10
		072			Kontakty z podmiotami zagranicznymi
				0720	Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania Ministerstwa z podmiotami zagranicznymi	A
				0721	Umowy i porozumienia z podmiotami zagranicznymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania	A		Jak przy klasie 0711
				0722	Spotkania oraz wymiana doświadczeń z podmiotami zagranicznymi	A
				0723	Wyjazdy delegacji Ministerstwa za granicę	BE10		Oryginały zatwierdzonych wniosków wyjazdowych przechowuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw obsługi finansowej. Wnioski, instrukcje wyjazdowe i sprawozdania wyjazdowe - kat. A
				0724	Przyjmowanie delegacji zagranicznych	BE10		Jak przy klasie 0712
		073			Promowanie zobowiązań krajowych we współpracy z podmiotami międzynarodowymi	A
		074			Promowanie międzynarodowych zobowiązań w kraju	A
	08				KONTROLA, AUDYT WEWNĘTRZNY I KONTROLA ZARZĄDCZA
		080			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zagadnień kontroli, audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej	BE10		Regulacje własne w zakresie zagadnień kontroli, audytu wewnętrznego i kontroli zarządczej - kat. A
		081			Kontrole
				0810	Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie	A
				0811	Kontrole przeprowadzone przez organy kontroli zewnętrznej w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra	B5
				0812	Kontrole wewnętrzne w Ministerstwie	A
				0813	Kontrole własne organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	A		Klasa ta obejmuje kontrole realizowane przez Ministerstwo, prowadzone na podstawie przepisów ustawy o kontroli w administracji rządowej
				0814	Wystąpienia organów kontroli do jednostek niekontrolowanych	B5		Nie związane z klasami 0810-0813
				0815	Książki kontroli	B10
		082			Audyt wewnętrzny	A		Dokumentacja realizacji zadania audytowego i czynności doradczych. Dla każdego zadania audytowego zakłada się odrębną teczkę
		083			Kontrola zarządcza	A		W tym oświadczenie Ministra oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa o stanie kontroli zarządczej, dokumentacja samooceny. Dokumentacja identyfikacji i oceny ryzyka oraz koordynacji zarządzania ryzykiem, informacje o ryzykach kluczowych, zestawienia wniosków i zadań wynikających z oceny. Oświadczenia organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz dokumenty określające działania w zakresie kontroli zarządczej, w tym działania nadzorcze
1					KADRY
	10				REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE SPRAW KADROWYCH
		100			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw kadrowych	A		W tym regulamin pracy, zasady wynagradzania, premiowania i nagradzania. Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych - kat. BE10
		101			Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych	A
	11				NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY
		110			Nawiązanie stosunku pracy
				1100	Nabór na stanowiska w korpusie służby cywilnej	B5		Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów. Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt osobowych
				1101	Nabór na stanowiska niebędące w korpusie służby cywilnej	B5		Jak przy klasie 1100
		111			Przebieg zatrudnienia pracowników Ministerstwa
				1110	Ocenianie pracowników	B5		Korespondencja dotycząca ocen okresowych. Oceny poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
				1111	Awansowanie i wynagradzanie pracowników	B5		Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
				1112	Opisy stanowisk pracy	B5		1 egz. oryginału przechowuje się w aktach osobowych pracownika - kat. BE50
				1113	Wartościowanie stanowisk pracy	B10
				1114	Dodatkowe zatrudnienie i zajęcia zarobkowe	B5		Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50
				1115	Postępowania w zakresie dostępu do informacji niejawnych	BE20		W tym korespondencja związana z bezpieczeństwem osobowym - wnioski, zgody, pisma informujące, akta zakończonych postępowań sprawdzających zwykłych i kontrolnych
		112			Rozwiązanie stosunku pracy	B5		Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
		113			Sprawy ze stosunku pracy kierowników jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
				1130	Powołania, jako nawiązanie stosunku pracy	B10		Dokumenty odkłada się do akt osobowych kierownika - kat. BE50
				1131	Odwołania, jako rozwiązanie stosunku pracy	B10		Jak przy klasie 1130
				1132	Ustalone wynagrodzenia	B10		Jak przy klasie 1130
				1133	Nagrody i premie	B10
				1134	Świadczenia wynikające z zawartego stosunku pracy	B10
		114			Staże, wolontariat, praktyki
				1140	Staże	B10		Dotyczy również staży eksperckich
				1141	Wolontariat	B10
				1142	Praktyki	B10
		115			Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
				1150	Prace zlecone ze składką na ZUS	B50
				1151	Prace zlecone bez składki na ZUS	B10		W tym rejestr umów zleceń i umów o dzieło
		116			Nagradzanie, odznaczanie i karanie
				1160	Nagrody i premie dla pracowników Ministerstwa	BE10
				1161	Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy	B5		Przy czym niektóre dokumenty poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50
				1162	Odznaczenia państwowe	BE10		Kopie pism dotyczących konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
				1163	Odznaki honorowe	BE10		Dokumenty dotyczące nadania odznak honorowych.
								Ewidencja odznak honorowych - kat. BE50
				1164	Karanie	B*)		*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
		117			Odpowiedzialność dyscyplinarna
				1170	Postępowanie dyscyplinarne	B*)		Jak przy klasie 1164
				1171	Postępowanie wyjaśniające	B*)		Jak przy klasie 1164
		118			Oświadczenia majątkowe, lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin
				1180	Oświadczenia majątkowe	B*)		Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat. Dotyczy także korespondencji w sprawie oświadczeń
				1181	Oświadczenia lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin	B*)		Jak przy klasie 1180
		119			Restrukturyzacja zatrudnienia	BE10
	12				EWIDENCJA OSOBOWA
		120			Akta osobowe pracowników Ministerstwa oraz pracowników i kierowników jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	BE50		Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: w cz. A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w cz. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w cz. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
		121			Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu	B5		W tym rejestr wydanych zaświadczeń. Zaświadczenia i pisma przewodnie odkłada się do akt osobowych pracowników ministerstw, dla których Ministerstwo jest następcą prawnym - kat. BE50
	13				BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
		130			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy	BE10		Regulacje własne w zakresie zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy - kat. A
		131			Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy	A		W tym protokoły z dokonanych przeglądów
		132			Ocena ryzyka zawodowego, działania w zakresie przeciwdziałania wypadkom i chorobom zawodowym	A		Dokumentacja dotycząca obowiązkowych szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP, w tym programy i rejestry szkoleń, karty oceny ryzyka zawodowego. Programy obowiązkowych szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP oraz ich rejestry - kat. B10
		133			Wypadki
				1330	Wypadki przy pracy	BE10		Dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich - kat. A
				1331	Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10		Jak przy klasie 1330
		134			Warunki szkodliwe i choroby zawodowe	BE10		W tym charakterystyki stanowisk pracy. Rejestr chorób zawodowych - kat. B40
		135			Działania i środki ochronne w zakresie BHP	B10		W tym refundacja wydatku na zakup okularów lub soczewek korygujących wzrok dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, odzież ochronna
	14				DYSCYPLINA PRACY
		140			Ewidencja obecności	B3		W tym listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych, karty pracy pracowników, ewidencja pracy w godzinach nadliczbowych, usprawiedliwienia nieobecności w pracy, zwolnienia od pracy, kontrola obecności w pracy, korespondencja w sprawie ewidencji
		141			Zwolnienia lekarskie	B5		W tym kontrola zwolnień lekarskich. Zwolnienia lekarskie przechowuje się wraz z dokumentacją płacową pracownika
		142			Urlopy pracownicze	B5		Plany urlopów oraz korespondencja w sprawach urlopów, w tym urlopy pracownicze z tytułu dokształcania
		143			Postępowania w sprawach mobbingu	BE10		Dokumentacja postępowań wewnętrznych
	15				SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
		150			Służba przygotowawcza	B10
		151			Indywidualne programy rozwoju zawodowego	B5		1 egz. przechowuje się w aktach osobowych pracownika
		152			Szkolenia			W tym przy pomocy osób i jednostek zewnętrznych
				1520	Szkolenia krajowe	B5
				1521	Szkolenia językowe	B5
				1522	Szkolenia grupowe	B5
				1523	Szkolenia zagraniczne	B5
		153			Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formach innych niż szkolenia	B5		W tym studia wyższe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, specjalizacje, praktyki zawodowe, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych. Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych poszczególnych pracowników
	16				SPRAWY SOCJALNE
		160			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zasad działalności socjalnej	BE10		W tym Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Regulacje własne w zakresie zasad działalności socjalnej - kat. A
		161			Sprawy działalności socjalnej	B5		W tym protokoły z działalności socjalnej, plany rzeczowo-finansowe Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
		162			Formy działalności socjalnej
				1620	Dofinansowanie wypoczynku, częściowa refundacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, wydarzeń kulturalnych	B3		W tym wykazy dopłat
				1621	Pożyczki na cele mieszkaniowe	B3		W tym wykaz wypłat, rejestr umów dotyczących pożyczek
				1622	Pomoc finansowa i rzeczowa oraz organizacja i finansowanie imprez okolicznościowych	B3		W tym wykazy wypłat
				1623	Organizacja i wyposażenie pomieszczeń związanych z prowadzeniem działalności socjalnej oraz grupowych form działalności sportowej i rekreacyjnej	B5
	17				UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA
		170			Ubezpieczenia społeczne
				1700	Zgłoszenia i wyrejestrowania ubezpieczeń społecznych	B10		W tym zgłoszenia członków rodzin, zmiany adresów itd. Dokumenty poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
				1701	Dowody uprawnień do zasiłków	B5		Dotyczy zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych
				1702	Emerytury i renty	B10		W tym zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7), korespondencja w sprawie odpraw emerytalnych/rentowych itp.
		171			Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.	B10		Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		172			Opieka zdrowotna
				1720	Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej	B10
				1721	Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy	B10		Badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
2					GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
	20				ADMINISTROWANIE I EKSPLOATACJA NIERUCHOMOŚCI
		200			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw gospodarowania mieniem	BE10		Regulacje własne w zakresie spraw gospodarowania mieniem - kat. A
		201			Stan prawny nieruchomości	A		W tym decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu i ich zmiany, wypisy z ksiąg wieczystych, wypisy i odpisy z ewidencji gruntów i budynków, protokoły zdawczo-odbiorcze nieruchomości z odpowiednich rejestrów i inne dokumenty dotyczące stanu prawnego nieruchomości
		202			Podatki i opłaty publiczno-prawne od nieruchomości	B10
		203			Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa przejętymi po likwidacji jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych	BE5		W tym dokumentacja przekazania nieruchomości do zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, protokoły, dokumentacja zagospodarowania lub sprzedaży
		204			Wykorzystywanie nieruchomości na potrzeby własne	B10		Zagospodarowanie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa na potrzeby własne
		205			Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych nieruchomości na potrzeby innych osób/jednostek
				2050	Wynajem lokali mieszkalnych	B10		W tym korespondencja, udzielenie zgody na wynajem, umowy i aneksy do umów. Okres przechowywania liczy się od zakończenia obowiązywania
								umowy najmu
				2051	Użyczanie, wynajem, dzierżawa lub udostępnianie nieruchomości własnych na podstawie innego tytułu prawnego	B10		Jak przy klasie 2050
		206			Eksploatacja nieruchomości
				2060	Eksploatacja nieruchomości własnych	B10		W tym korespondencja i umowy z dostawcami energii elektrycznej, energii cieplnej, zimniej i ciepłej wody, rozliczenia zużycia, utrzymanie stanu technicznego nieruchomości
				2061	Eksploatacja innych nieruchomości na potrzeby własne	B10		W tym korespondencja, umowy i porozumienia, rozliczenia z podmiotami użyczającymi powierzchnię na potrzeby Ministerstwa lub udostępniającymi nieruchomości na podstawie innego tytułu prawnego
	21				INWESTYCJE I REMONTY NIERUCHOMOŚCI	BE5		W tym dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru, w tym uzgodnienia z konserwatorem zabytków, projekty budowlane, kosztorysy, pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych, odbiory, rozliczenia, w tym finansowe, zgłoszenia do użytkowania, pozwolenia na użytkowanie. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jej utraty. Dokumentacja dotycząca obiektów zabytkowych i nietypowych - kat. A. Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę
	22				GOSPODAROWANIE RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MIENIA
		220			Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych	B10		W tym księgi inwentarzowe
		221			Gospodarowanie własnymi składnikami mienia
				2210	Dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia	B5		W tym umowy użyczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze od dostawców
				2211	Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu, maszyn i urządzeń	B5		W tym opisy techniczne, karty gwarancyjne, instrukcje obsługi
				2212	Konserwacja i naprawy składników mienia ruchomego	B5
		222			Prowadzenie gospodarki magazynowej	B5		W tym zestawienia i wyjaśnienia dotyczące gospodarki magazynowej, wnioski komórek organizacyjnych Ministerstwa o wydanie materiałów z magazynu
		223			Gospodarowanie mieniem ruchomym obcym	B5		W tym dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia, umowy użyczenia. Okres przechowywania liczy się od momentu zwrotu mienia
		224			Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B10		W tym karty osobistego wyposażenia, protokoły wydania do użytkowania na stanowisku pracy
		225			Wycofanie z użytkowania składników mienia ruchomego
				2250	Ocena przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego do dalszego wykorzystania w Ministerstwie	B10		W tym wnioski o ocenę, protokoły Komisji do oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego
				2251	Sprzedaż składników mienia	B10		W tym dokumentacja przetargowa
				2252	Przekazanie składników mienia innej jednostce, w tym darowizna składników mienia	B10		W tym protokoły zdawczo-odbiorcze i umowy darowizny
				2253	Likwidacja składników mienia	B10		W tym protokoły Komisji likwidacyjnej
		226			Gospodarowanie odpadami i surowcami wtórnymi
				2260	Gospodarowanie odpadami w jednostce	B5		W tym informacje o wytwarzanych odpadach, wnioski i pozwolenia na wytwarzanie odpadów
				2261	Unieszkodliwianie odpadów	B5		W tym dokumentacja unieszkodliwienia odpadów, karty odpadów
				2262	Gospodarowanie surowcami wtórnymi	B5
	23				ŚRODKI TRANSPORTU I ŁĄCZNOŚCI
		230			Eksploatacja środków transportowych
				2300	Eksploatacja własnych środków transportowych	B5		W tym karty drogowe samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, umowy udostępniania samochodów pracownikom
				2301	Użytkowanie obcych środków transportowych	B5		W tym zlecenia, porozumienia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów do celów służbowych, karty drogowe samochodów
		231			Zapotrzebowanie na usługi łączności i usługi telekomunikacyjne, usługi pocztowe i kurierskie	B5
	24				OCHRONA OSÓB I MIENIA
		240			Zabezpieczenie obiektów
				2400	Bezpieczeństwo obiektów i mienia ruchomego	BE10		W tym plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej instrukcji ochrony
				2401	Kontrola ruchu osobowego	B10		W tym przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych
				2402	Ochrona obiektów	B10
				2403	Ochrona obowiązkowa obiektów i tereny zamknięte	A		W tym decyzje, wyciągi, wnioski, wykazy w sprawie obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie i terenów zamkniętych
		241			Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe	BE10		W tym dokumentacja projektowa, protokoły z przeglądów serwisowych i konserwacji, umowy
		242			Ubezpieczenie mienia	B10		W tym umowy ubezpieczenia mienia, ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia autocasco, likwidacja szkód. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
	25				SPRAWY OBRONNE, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONA CYWILNA
		250			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej	BE10		Regulacje własne w zakresie spraw obronnych, zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej - kat. A
		251			Przygotowania obronne			Dotyczy również organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
				2510	Planowanie obronne	A		W tym dokumentacja planowania operacyjnego, przeglądów obronnych oraz programów obronnych
				2511	Zapewnienie zasobów osobowych i rzeczowych	BE10		W tym wnioski, wykazy, decyzje w zakresie reklamowania od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej oraz świadczeń rzeczowych i osobistych
				2512	Militaryzacja	BE10		W tym koncepcje, harmonogramy, plany, regulaminy, zestawienia, wykazy
				2513	System Kierowania Bezpieczeństwem Narodowym (SKBN)	A		W tym koncepcje, harmonogramy, plany, przygotowania elementów SKBN, dokumentacja stanowisk kierowania
				2514	Szczególna ochrona obiektów ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa	BE10		W tym dokumentacja szczególnej ochrony obiektów, plany, wykazy
				2515	Gotowość obronna	BE10		W tym instrukcje, wytyczne, schematy łączności, dokumentacja urządzeń
				2516	Szkolenia obronne	BE10		Plany i programy szkoleń, umowy, sprawozdania, w tym dokumentacja szkoleń dla jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
				2517	Cele Sił Zbrojnych NATO (SZ NATO), wsparcie państwa gospodarza (HNS - Host Nation Support)	BE10		Obsady Punktu Kontaktowego HNS, dokumentacja PK HNS, zestawienie celów SZ NATO, dokumentacja z realizacji celów, korespondencja
				2518	Kontrola wykonywania zadań obronnych	BE10		W tym plany kontroli, programy kontroli, protokoły kontroli
		252			Zarządzanie kryzysowe
				2520	Struktury zarządzania kryzysowego	A		W tym dokumenty dotyczące zarządzania kryzysowego, ćwiczenia
				2521	Organizacja monitorowania zagrożeń	BE10		W tym raporty dzienne, sprawozdania miesięczne i kwartalne, informacje wytwarzane przez struktury monitorujące zagrożenia
				2522	Infrastruktura krytyczna	A		W tym sprawozdania roczne, koncepcje, informacje i meldunki w obszarze infrastruktury krytycznej
		253			Obrona cywilna	A		W tym roczne plany i programy obrony cywilnej
	26				ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
		260			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zamówień publicznych	BE10		Regulacje własne w zakresie zamówień publicznych - kat. A
		261			Postępowania o udzielenie zamówień publicznych			Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia realizacji zamówienia
				2612	Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijne	B5		Z wyłączeniem postępowań w klasie 2613
				2613	Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskich, o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijne	B*)		*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
				2610	Postępowania o udzielenie zamówień publicznych	B5		Z wyłączeniem postępowań w klasie 2611
				2611	Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskich	B*)		*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
		262			Rejestr zamówień publicznych	B5
		263			Nadzór nad realizacją zamówień publicznych	BE5		W tym notatki, raporty, sprawozdania, korespondencja bieżąca. Roczne sprawozdania z wykonania zamówień publicznych przekazywane do Urzędu Zamówień Publicznych - kat. A
	27				TŁUMACZENIA	B3		Materiały podlegające tłumaczeniu, zlecenia
3					FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
	30				WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, REGULACJE W ZAKRESIE FINANSÓW ORAZ OBSŁUGI FINANSOWO- KSIĘGOWEJ	BE10		Regulacje własne w zakresie finansów oraz obsługi finansowo- księgowej - kat. A
	31				PLANOWANIE, REALIZACJA i SPRAWOZDAWCZOŚĆ W ZAKRESIE BUDŻETU
		310			Planowanie budżetu			W tym wieloletni plan finansowy, zbiorczy projekt budżetu Ministerstwa oraz dysponentów realizujących programy, plany/projekty planów finansowych Ministerstwa
				3100	Planowanie budżetu dysponenta części	A		W tym materiały do projektu ustawy budżetowej w zakresie części, materiały planistyczne jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych i komórek organizacyjnych do projektu ustawy budżetowej, korespondencja z jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi i komórkami organizacyjnymi oraz ministrem właściwym do spraw finansów publicznych i innymi Ministerstwami
				3101	Planowanie wydatków na programy	A		W tym materiały do projektu ustawy budżetowej przygotowywane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie wydatków na programy, materiały planistyczne dysponentów, korespondencja z dysponentami i ministrem właściwym do spraw finansów publicznych
		311			Realizacja budżetu
				3110	Decyzje w sprawie zmian w budżecie części	A		W tym wnioski o zmiany w budżecie części, korespondencja
								z jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi i komórkami organizacyjnymi, decyzje w sprawie zmian w budżecie części
				3111	Zmiany w wydatkach na programy między rozdziałami i paragrafami	A		W tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między rozdziałami i paragrafami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi
				3112	Zmiany w wydatkach na programy między częściami i działami	A		W tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między częściami i działami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
				3113	Wnioski dysponenta części do rezerwy	B10		W tym wnioski do rezerwy celowej i rezerwy ogólnej dysponenta części i wnioski o zapewnienie finansowania, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi, ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
				3114	Wnioski dysponentów do rezerwy celowej	B10		W tym wnioski do rezerwy celowej i wnioski o zapewnienie finansowania dysponentów innych części budżetowych, korespondencja z komórkami organizacyjnymi, ministrem właściwym do spraw finansów publicznych, decyzje ministra właściwego do spraw finansów publicznych
				3115	Realizacja projektów/ programów/ grantów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA)	BE10		W tym korespondencja z komórkami organizacyjnymi i dysponentami w sprawie akceptacji wniosków o dofinansowanie projektów/ programów/ grantów, rocznych planów działań, zmian harmonogramów wydatków, korespondencja w sprawie realizacji projektów/programów/grantów
				3116	Plany finansowe i projekty planów finansowych	A		W tym plany i projekty planów finansowych i rzeczowo-finansowych również w układzie zadaniowym oraz ich aktualizacje, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi w sprawie projektów/planów
				3117	Dotacje i zwroty	B10		W tym dokumenty związane z przekazaniem i rozliczaniem dotacji celowej/podmiotowej/przedmiotowej, rozliczenia, umowy dotacji, aneksy, polecenia płatności, pisma w sprawie zwrotów
		312			Sprawozdawczość budżetowa i finansowa			W tym sprawozdania budżetowe i finansowe Ministerstwa i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych
				3120	Sprawozdania jednostkowe	A		W tym roczne sprawozdania finansowe i analizy z wykonania budżetu. Sprawozdania jednostkowe dysponenta części oraz dysponentów trzeciego stopnia, a także sprawozdania jednostkowe jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez dysponenta części. Sprawozdania kwartalne, półroczne - kat. B10
				3121	Sprawozdania łączne	A		Łączne sprawozdania budżetowe i finansowe Ministerstwa
				3122	Sprawozdania i informacje z wykonania budżetu części	B5		W tym kwartalne informacje o kontroli i ocenie przewidywanych zagrożeń w zakresie realizacji planowanych wydatków oraz informacje dla Kierownictwa Ministerstwa z realizacji budżetu części
				3123	Sprawozdania i informacje z wykonania środków na programy u innych dysponentów	B5		W tym informacje dla Kierownictwa Ministerstwa z realizacji wydatków budżetu na programy
		313			Finanse i księgowość
				3130	Obrót gotówkowy	B5		W tym plany, raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, depozyty kasowe. ^*Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2007-2013 liczy się od daty wskazanej w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
								Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochody oraz art. 38 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne postanowienia odnośnie Funduszy Strukturalnych. Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2014-2020 liczy się od daty wskazanej w art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006
				3131	Współpraca z bankami	B5		Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130. Umowy z bankami na założenie rachunków bankowych dla Ministerstwa - kat. B10
				3132	Gospodarka pozabudżetowa	B5
		314			Egzekucja i windykacja należności pieniężnych
				3140	Egzekucja sądowa	B5
				3141	Egzekucja administracyjna	B5
				3142	Windykacja	B5
		315			Przychody z prywatyzacji
				3150	Przychody z prywatyzacji bezpośredniej	B10		W tym dokumentacja windykacyjna
				3151	Przychody z prywatyzacji pośredniej	B10		W tym dokumentacja windykacyjna
				3152	Dokumentacja księgowa przychodów z prywatyzacji	B10		W tym wyciągi bankowe, polecenia księgowań, sprawozdania
				3153	Tytuły wykonawcze w zakresie windykacji	A		W tym wyroki sądowe, nakazy zapłaty, tytuły egzekucyjne
	32				KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA, OBSŁUGA KASOWA
		320			Dowody i dokumentacja księgowa	B5		Dla poszczególnych projektów/programów/rejestrów zakłada się odrębne teczki. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130
		321			Rozliczenia	B5		W tym rozliczenia z pracownikami, dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp., a także rozliczenia delegacji służbowych pracowników. Oryginały wniosków wyjazdowych - kat. A. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130
		322			Uzgadnianie sald	B2
	33				ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ
		330			Dokumentacja wynagrodzeń	B5
		331			Deklaracje podatkowe	B5
		332			Deklaracje rozliczeniowe ZUS	B5
		333			Listy zaliczek na wynagrodzenia	B3
		334			Listy wynagrodzeń z umów o pracę, umów cywilnoprawnych	B50
		335			Kartoteka imienna wynagrodzeń	B50
		336			Dowody i dokumentacja księgowa	B5
		337			Deklaracje PFRON	B5
		338			Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne	B50
	34				KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO-TOWAROWA
		340			Dowody księgowe	B5		W tym faktury
		341			Dokumentacja księgowa	B5		W tym karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
	35				FUNDUSZE SPECJALNE. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH	B5		W tym sprawy finansowe i księgowe funduszu
	36				INWENTARYZACJA
		360			Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie inwentaryzacji	BE10		Regulacje własne w zakresie inwentaryzacji - kat. A
		361			Spisy z natury i protokoły	B5
		362			Dokumentacja z przebiegu inwentaryzacji	B5
		363			Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych	B5
		364			Wycena i przecena	B10
4					BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO
	40				STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY W DZIALE ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ BUDOWNICTWO, PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE ORAZ MIESZKALNICTWO			Dla każdej strategii, polityki i programu zakłada się odrębną teczkę
	41				BUDOWNICTWO
		410			Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie budownictwa	BE10
		411			Efektywność energetyczna budynków
				4110	Poprawa efektywności energetycznej budynków	B10		W tym przygotowanie materiałów informacyjno-edukacyjnych
				4111	Rejestry i wykazy związane z charakterystyką energetyczną budynków i racjonalizacją użytkowania energii w budownictwie	B50
				4112	Sprawozdania z weryfikacji świadectw charakterystyki energetycznej oraz protokołów z kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji	BE20
		412			Wprowadzenie do obrotu wyrobów budowlanych
				4120	Wprowadzenie do obrotu lub udostępnianie na rynku wyrobów budowlanych	B5
				4121	Wyznaczanie, monitorowanie i notyfikacja jednostek oceny technicznej	BE50
				4122	Autoryzacja i notyfikacja jednostek upoważnionych do wykonywania zadań strony trzeciej w procesie oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych	BE50
		413			Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanych	BE10
		414			Wskazywanie osób fizycznych lub jednostek organizacyjnych właściwych do wydania opinii	BE10
					dołączanych do pozwolenia na budowę obiektów budowlanych
	42				PLANOWANIE I ZAGOSPODAROWANIE PRZESTRZENNE
		420			Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego	BE10
		421			Przygotowywanie i wdrażanie rozwiązań systemowych w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego	BE10		W tym opracowania własne
		422			Badania statystyczne w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego w gminie	BE10		W tym wykonywane przez GUS
		423			Organizacja, koordynacja i monitoring działań związanych z tworzeniem, utrzymaniem i rozwijaniem infrastruktury informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE) w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"
				4230	Zasady ogólne działań w zakresie obowiązków organu wiodącego w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"	A		W tym opracowania własne
				4231	Monitoring i sprawozdawczość infrastruktury informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE)	A		W tym sprawozdania roczne i trzyletnie kraju członkowskiego z tematu danych przestrzennych "Zagospodarowanie przestrzenne dla Komisji Europejskiej"
				4232	System szkoleń w temacie danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"	B10		W tym własne opracowania dotyczące systemu szkoleń, programy szkoleń w zakresie tematu danych przestrzennych "zagospodarowanie przestrzenne"
				4233	Włączenie do infrastruktury zbiorów i usług danych przestrzennych należących do osób trzecich	B20
				4234	Współpraca w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego, w tym współpraca transgraniczna	BE10		Dokumentacja współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego , instytucjami i organizacjami krajowymi i międzynarodowymi i innymi podmiotami, w tym opinie, opracowania własne
		424			Planowanie przestrzenne na poziomie regionalnym	BE10		W tym okresowa ocena planu zagospodarowania przestrzennego województwa
	43				MIESZKALNICTWO I INFRASTRUKTURA KOMUNALNA
		430			Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie mieszkalnictwa i infrastruktury komunalnej	BE10
		431			Koncepcje rozwiązań dotyczących systemów zarządzania istniejącymi zasobami mieszkaniowymi i ich eksploatacji oraz monitorowanie tych systemów
				4310	Funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych	B5		W tym wyjaśnienia
				4311	Ochrona praw lokatorów	B5		Jak przy klasie 4310
				4312	Dodatki mieszkaniowe	B5		Jak przy klasie 4310
				4313	Zasady przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwowe	B5		Jak przy klasie 4310
				4314	Funkcjonowanie spółdzielni mieszkaniowych	B5		Jak przy klasie 4310
		432			Społeczne budownictwo czynszowe	B5
		433			Postępowania dotyczące spółdzielni mieszkaniowych	BE10		W tym dokumentacja prowadzonych postępowań dotyczących oceny zgodności z prawem i gospodarności działalności spółdzielni mieszkaniowych
		434			Utrzymanie czystości i porządku w gminach	B5
	44				FINANSOWANIE MIESZKALNICTWA
		440			Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie	BE10
					finansowania mieszkalnictwa
		441			Finansowanie ze środków Funduszu Termomodernizacji i Remontów (FTiR)	BE10		W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych FTiR, sprawozdania kwartalne z realizacji planów finansowych, opracowania
		442			Finansowanie ze środków Funduszu Dopłat (FD)
				4420	Finansowanie budownictwa socjalnego	BE10		W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych Funduszu Dopłat, sprawozdania kwartalne z realizacji tych planów, opracowania, oceny
				4421	Dopłaty do oprocentowania kredytów o stałej stopie procentowej	BE10		Jak przy klasie 4420
				4422	Finansowe wsparcie rodzin i innych osób w nabywaniu własnego mieszkania	BE10		Jak przy klasie 4420
				4423	Pomoc państwa w nabyciu pierwszego mieszkania przez ludzi młodych	BE10		Jak przy klasie 4420
				4424	Finansowanie społecznego budownictwa czynszowego	BE10		Jak przy klasie 4420
		443			Systemy oszczędzania na cele mieszkaniowe	A		Jak przy klasie 4420
		444			Pomoc państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych	BE10		W tym opinie, opracowania własne
		445			Obsługa rozliczeń z zakresu finansowania mieszkalnictwa
				4450	Rozliczenia z bankami z tytułu pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych	B10		Umowy z bankami (okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy)
				4451	Rozliczenia z bankami z tytułu refundacji premii gwarancyjnych oraz premii za systematyczne oszczędzanie	B10		Jak przy klasie 4450
				4452	Rozliczenia z tytułu dopłat ze środków budżetu państwa	B10
					do oprocentowania kredytów udzielonych przez banki na usuwanie skutków powodzi
				4453	Rozliczenia z tytułu dofinansowania z budżetu państwa funduszy mieszkaniowych	B10
		446			Podatkowe aspekty mieszkalnictwa	A		W tym oceny, opracowania własne
		447			Rynkowe instrumenty finansowania mieszkalnictwa	A		Jak przy klasie 446
		448			Krajowy Zasób Nieruchomości (KZN)	BE10		W tym materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych KZN, sprawozdania okresowe z realizacji planów finansowych, opracowania, oceny
	45				GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
		450			Wyjaśnienia, opinie, interpretacje przepisów w zakresie gospodarki nieruchomościami	BE10
		451			Badanie rynku nieruchomości	BE10		Opracowania własne i zlecone
		452			Standardy zawodowe rzeczoznawców majątkowych	A		W tym korespondencja w toku ustalania standardów zawodowych, opinie z konsultacji publicznych zgłaszane wobec opracowanych projektów, obwieszczenia o ustaleniu standardów zawodowych
	46				ORZECZNICTWO ADMINISTRACYJNE
		460			Orzecznictwo administracyjne w zakresie gospodarki mieszkaniowej	BE50
		461			Orzecznictwo administracyjne w zakresie gospodarki nieruchomościami
				4610	Sprawy uwłaszczenia państwowych osób prawnych	BE50
				4611	Sprawy gruntów warszawskich	BE50
				4612	Sprawy regulacji stanów prawnych nieruchomości	BE50
				4613	Sprawy rewindykacji mienia	BE50
				4614	Sprawy regulacji stanów prawnych dróg	BE50
				4615	Sprawy infrastruktury drogowej	BE50
				4616	Sprawy infrastruktury kolejowej	BE50
				4617	Sprawy infrastruktury przesyłowej	BE50
				4618	Sprawy związane z realizacją innych celów publicznych	BE50		Nie objęte klasami 4610-4617
		462			Orzecznictwo administracyjne w zakresie lokalizacji i realizacji inwestycji
				4620	Sprawy lokalizacji inwestycji	BE50
				4621	Sprawy zezwoleń i pozwoleń na realizację inwestycji	BE50
				4622	Sprawy ustalania warunków zabudowy i zagospodarowania terenu na terenach zamkniętych	BE50
				4623	Sprawy dotyczące uzgodnienia projektu decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu	BE50
				4624	Sprawy dotyczące wymierzania organowi administracji kary pieniężnej za niewydanie w terminie decyzji w sprawie ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego	BE50
		463			Orzecznictwo administracyjne w zakresie zgody na prowadzenie robót budowlanych
				4630	Sprawy wydawania zgód na budowę gazociągów o zasięgu krajowym lub jeżeli budowa ta wynika z umów	BE50
					międzynarodowych
				4631	Sprawy pozwoleń na budowę i zatwierdzenia projektów budowlanych gazociągów	BE50
		464			Orzecznictwo administracyjne w zakresie planowania przestrzennego	BE50
		465			Orzecznictwo administracyjne w zakresie uprawnień i licencji zawodowych
				4650	Sprawy odmowy nadania uprawnień i licencji zawodowych	B50
				4651	Sprawy odpowiedzialności zawodowej osób posiadających uprawnienia i licencje zawodowe	B50
				4652	Pozbawienie uprawnień zawodowych	B50
		466			Sprawy egzekucji administracyjnej	BE50
	47				ZARZĄDZANIE MIENIEM PAŃSTWOWYM
		470			Wyjaśnienia, stanowiska, opinie, regulacje w zakresie gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa	B10
		471			Prowadzenie ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa	A
		472			Sprawy własności nieruchomości Skarbu Państwa niezastrzeżone do właściwości innych organów, jednostek organizacyjnych Skarbu Państwa lub państwowych osób prawnych	A
		473			Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa w zakresie uprawnień ustawowych przysługujących Ministrowi	A
		474			Sprawy związane z polityką gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa przyjmowaną przez Radę Ministrów na wniosek ministra	A
		475			Sprawy gospodarowania zasobem nieruchomości przeznaczonych na potrzeby centralnych organów administracji rządowej oraz organów władzy publicznej
				4750	Ewidencjonowanie nieruchomości przeznaczonych na potrzeby jednostek	A
				4751	Obrót nieruchomościami Skarbu Państwa	A		W tym nabywanie i przekazywanie do zasobu, którym gospodaruje starosta, Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, wojewoda na potrzeby jednostek, a także sprzedaż takich nieruchomości
				4752	Wycena nieruchomości	A
				4753	Zgody dla trwałych zarządców	A
				4754	Czynności faktyczne i prawne związane z utrzymaniem nieruchomości nieoddanych w trwały zarząd	A
				4755	Współpraca z organami, które na mocy odrębnych przepisów gospodarują nieruchomościami Skarbu Państwa oraz trwałymi zarządcami	A		W tym czynności materialno-techniczne, koordynacja działań planistycznych, pomocy organizacyjnej i finansowo-materiałowej
				4756	Zgody na nabywanie i budowę nieruchomości na potrzeby organów administracji rządowej	BE10
				4757	Plan realizacji polityki gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa	A
		476			Przekazywanie nieruchomości na cele szczególne
				4760	Wyposażanie państwowej osoby prawnej oraz państwowej jednostki organizacyjnej w nieruchomości	A
					Skarbu Państwa
				4761	Doposażanie państwowej osoby prawnej oraz państwowej jednostki organizacyjnej w nieruchomości Skarbu Państwa	A
				4762	Nieodpłatne przejęcie praw do nieruchomości państwowej osoby prawnej przez Skarb Państwa i ich przekazanie na rzecz innej państwowej osoby prawnej	A
				4763	Wyposażenie fundacji lub darowizna nieruchomości z zasobu Skarbu Państwa na rzecz fundacji oraz organizacji pożytku publicznego na ich cele statutowe	A
				4764	Zgoda na dokonanie darowizny lub wyposażenie fundacji oraz organizacji pożytku publicznego na ich cele statutowe w nieruchomości Skarbu Państwa	A
		477			Orzecznictwo administracyjne związane z trwałym zarządem
				4770	Ustanowienie trwałego zarządu	A
				4771	Przekazanie trwałego zarządu między jednostkami organizacyjnymi	A
				4772	Wygaszanie trwałego zarządu	A
		478			Sprawy wynikające z ustaw szczegółowych	A		W tym dotyczące rodzinnych ogrodów działkowych, związków metropolitalnych, związane z zasobami Agencji Mienia Wojskowego
	48				KWALIFIKACJE, UPRAWNIENIA, LICENCJE ZAWODOWE I ZINTEGROWANY SYSTEM KWALIFIKACJI (ZSK)
		480			Kwalifikacje, uprawnienia i licencje zawodowe
				4800	Postępowanie kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o nadanie uprawnień i licencji zawodowych	B50		W tym dokumentacja osób ubiegających się o nadanie uprawnień i licencji zawodowych, korespondencja z kandydatami,
								organizatorami studiów podyplomowych oraz praktyk zawodowych. Korespondencja w sprawach organizacji postępowań kwalifikacyjnych - kategoria B5
				4801	Postępowania w sprawie wykreślenia osób uprawnionych z wykazów znajdujących się w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków	BE50
				4802	Zaświadczenia i informacje o uprawnieniach i licencjach zawodowych	B5		W tym korespondencja dotycząca wydawania zaświadczeń o umieszczeniu w centralnym rejestrze
				4803	Europejska Legitymacja Zawodowa	B50
				4804	Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej	BE50		W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych
				4805	Określanie kwalifikacji zawodów szkolnictwa zawodowego	BE50
				4806	Centralny rejestr rzeczoznawców majątkowych	B50		W tym wnioski o aktualizację danych osobowych
		481			Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK)
				4810	Włączanie kwalifikacji do ZSK	BE50		W tym korespondencja z Wnioskodawcami, opinie z konsultacji publicznych, opinie specjalistów, oceny wniosków o włączenie kwalifikacji do ZSK, dokumentacja z powoływania specjalistów i zespołów ekspertów, rekomendacje zespołów ekspertów, decyzje w sprawie włączenia kwalifikacji do ZSK, obwieszczenia o włączeniu kwalifikacji do ZSK
				4811	Nadawanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji	BE50		W tym korespondencja z Wnioskodawcami, oceny wniosków o nadanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji, decyzje w sprawie nadania uprawnień do certyfikowania
				4812	Zapewnienie jakości oraz nadzór nad walidacją i certyfikowaniem kwalifikacji włączonych do ZSK	BE50		W tym korespondencja w sprawie podmiotów zewnętrznego zapewnienia jakości (PZZJ), ewaluacji zewnętrznej, nadzoru nad walidacją i certyfikowaniem kwalifikacji włączonych do ZSK, oceny wniosków o wpis na listę podmiotów uprawnionych do pełnienia funkcji PZZJ wobec instytucji certyfikujących, umowy zawierane z wybranymi PZZJ
5					WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA
	50				OGÓLNE ZASADY I PROGRAMY WSPÓŁPRACY MIĘDZYNARODOWEJ	A		Roczne i wieloletnie plany współpracy międzynarodowej
	51				WSPÓŁPRACA Z UNIĄ EUROPEJSKĄ
		510			Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej
				5100	Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej - Ministerstwo wiodące	A
				5101	Udział w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej - Ministerstwo współpracujące	BE5
				5102	Współpraca z instytucjami Unii Europejskiej	BE5		W tym materiały informacyjno-tezowe, programy prezydencji, sprawozdania z prezydencji, analizy
		511			Procesy związane z członkostwem w Unii Europejskiej
				5110	Analizy horyzontalne	B5		Analizy dotyczące polityk unijnych i sytuacji sektorów gospodarczych Unii Europejskiej
				5111	Polityka rynku wewnętrznego Unii Europejskiej	B5
				5112	Wydarzenia związane z rynkiem wewnętrznym Unii Europejskiej	BE5		W tym dokumentacja dot. organizacji SIMFO (Forum Jednolitego Rynku), warsztatów, spotkań, konferencji poświęconych tematyce rynku wewnętrznego Unii Europejskiej i jego instrumentom
				5113	Sprawy proceduralne i organizacyjne	BE5		W tym dokumentacja dotycząca: wykazów ekspertów, tłumaczeń on request (zamówienia, rozliczenia, sprawozdania), konsultacji terminologicznych, zagadnień organizacyjno-finansowych Unii Europejskiej
				5114	Świadczenie usług w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej	BE5
				5115	Koordynacja krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych - przepisy techniczne	BE5		W tym opinie, opracowania, analizy
				5116	Notyfikowanie Komisji Europejskiej projektów aktów prawnych zawierających przepisy techniczne	B5
				5117	Udostępnianie otrzymanych z Komisji Europejskiej projektów przepisów technicznych notyfikowanych przez inne państwa członkowskie	B5
		512			Instrumenty rynku wewnętrznego Unii Europejskiej
				5120	SOLVIT (nieformalny system Komisji Europejskiej rozwiązywania problemów na rynku wewnętrznym)	BE10
				5121	IMI (Internal Market Information system)	BE5		IMAC-IMI, Komitet ds. IMI, nowe moduły - koordynacja międzyresortowa, współpraca z Komisją Europejską
				5122	Portal Twoja Europa (Your EUROPE)	BE5		W tym tłumaczenia treści umieszczanych w portalu
				5123	PCP Punkt Kontaktowy do spraw produktów	BE5
				5124	Ostrzeganie przed blokadami na rynku wewnętrznym	BE5
		513			Transpozycja aktów prawnych Unii Europejskiej
				5130	Postępowania nieformalne Komisji Europejskiej	BE5		Postępowania prowadzone przez Komisję Europejską w systemie EU- Pilot w związku z podejrzeniem naruszenia prawa unijnego
				5131	Postępowania formalne Komisji Europejskiej	BE5		Postępowania prowadzone przez Komisję Europejską w związku z podejrzeniem naruszenia prawa unijnego w ramach procedury formalnej (zarzuty formalne oraz uzasadnione opinie)
				5132	Monitorowanie transpozycji	B2		Monitorowanie prac transpozycyjnych, w tym baza e-step
				5133	Postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz Trybunałem Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA)	BE10		Sprawy prowadzone przed Trybunałem Sprawiedliwości UE w trybie art. 258, 260, 263, 265 i 267 TFUE oraz sprawy prowadzone przed Trybunałem (EFTA)
				5134	Dostosowanie przepisów do norm prawnych Unii Europejskiej - akty wykonawcze Komisji Europejskiej	B5		W tym odpisy aktów prawnych Komisji Europejskiej
		514			Integracja gospodarcza z Unią Europejską	BE5		Sprostowania do polskich wersji językowych aktów prawnych Unii Europejskiej
	52				STOSUNKI WIELOSTRONNE, WSPÓŁPRACA Z ORGANIZACJAMI MIĘDZYNARODOWYMI O ZASIĘGU ŚWIATOWYM I REGIONALNYMI INSTYTUCJAMI EUROPEJSKIMI
		520			Założenia współpracy w ramach wielostronnych stosunków międzynarodowych	A
		521			Umowy wielostronne i porozumienia z instytucjami wielostronnymi	A
		522			Noty do instytucji wielostronnych	BE10
		523			Współpraca z Polonią i organizacjami polonijnymi	B10
		524			Współpraca z organizacjami i instytucjami międzynarodowymi	B10
		525			Współpraca z regionalnymi instytucjami europejskimi	B10
	53				STOSUNKI DWUSTRONNE
		530			Dwustronne stosunki gospodarcze
				5300	Założenia współpracy dwustronnej, plany współpracy	A
				5301	Umowy i porozumienia dwustronne	A
				5302	Współpraca transgraniczna i międzyregionalna	A
				5303	Współpraca w zakresie stosunków dwustronnych	B5
		531			Projekty pomocy rozwojowej	BE10
6					PROGRAMOWANIE ROZWOJU KRAJU - STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY ROZWOJU, PROGNOZY, ANALIZY
	60				ŚREDNIOOKRESOWA STRATEGIA ROZWOJU KRAJU
		600			Opracowanie i aktualizacja Średniookresowej Strategii Rozwoju Kraju	A
		601			Monitorowanie realizacji Średniookresowej Strategii Rozwoju Kraju	BE10		W tym wkłady do sprawozdań. Sprawozdania roczne - kat. A
		602			Opiniowanie zgodności strategii, polityk i programów rozwoju ze Średniookresową Strategią Rozwoju Kraju
				6020	Strategie rozwoju przyjmowane przez Radę Ministrów	BE10
				6021	Programy rozwoju (w tym programy wieloletnie) przyjmowane przez Radę Ministrów	BE10
				6022	Dokumenty strategiczne	BE10		W tym plany, założenia, koncepcje itp. Nie objęte klasami 6020 do 6021
		603			Projekty strategiczne	A		W tym dokumentacja projektów strategicznych związanych ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju, ostateczne wersje projektów
	61				STRATEGIE PONADREGIONALNE I MAKROREGIONALNE			Dla każdego rodzaju strategii zakłada się odrębną teczkę
		610			Opracowanie i aktualizacja strategii ponadregionalnych i makroregionalnych	A
		611			Wdrażanie strategii ponadregionalnych i makroregionalnych	BE10
		612			Monitorowanie realizacji strategii ponadregionalnych i makroregionalnych	BE10		W tym opracowania, zestawienia, raporty, oceny, opinie
	62				POLITYKA REGIONALNA
		620			Polityka rozwoju regionów	A		W układzie regionalnym
		621			Ewaluacja
				6210	Realizacja badań ewaluacyjnych przez Krajową Jednostkę Ewaluacji (KJE)	B10		W tym dokumentacja ewaluacji zewnętrznej i wewnętrznej. Raporty końcowe z ewaluacji - kat. A
				6211	Koordynacja systemu ewaluacji w Polsce	A		W tym plany ewaluacji, monitorowanie rekomendacji, koordynacja Grupy Sterującej Ewaluacją, dokumenty systemowe i wytyczne
				6212	Budowa potencjału ewaluacyjnego	B5		W tym dokumentacja dotycząca organizacji samodzielnych warsztatów, szkoleń, konferencji, organizacji akademii ewaluacji, a także korespondencja z Głównym Urzędem Statystycznym oraz z Komisją Europejską
				6213	Badania ewaluacyjne innych jednostek	B5		W tym kopie raportów, dokumentacja współpracy z Instytucjami Zarządzającymi Programami Operacyjnymi oraz Regionalnymi Programami Operacyjnymi (zadania inicjowane przez inne podmioty niż KJE)
		622			Wspieranie rozwoju regionalnego ze środków budżetu państwa	B10		W tym opinie
	63				PROGRAMOWANIE ROZWOJU REGIONALNEGO
		630			Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego (KSRR)	A
		631			Programowanie rozwoju regionalnego z udziałem organów władzy publicznej i innych podmiotów	A		W tym opracowania studialne i analizy zbiorcze dotyczące programowania rozwoju regionalnego, umowy, porozumienia i raporty końcowe z realizacji umów
		632			Regionalne i subregionalne programy interwencyjne	BE10		W tym programy, zmiany do programów i opracowań dotyczących efektywności
		633			Przekształcenia na obszarach problemowych	BE10		W tym opracowania, opinie
		634			Projekty z zakresu programowania rozwoju regionalnego	BE10		W tym dokumentacja projektów związanych ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju
		635			Kontrakty terytorialne	A
		636			Tworzenie baz danych i informacji statystycznych w zakresie rozwoju regionalnego	A		W tym raporty. Dokumentacja dotycząca współpracy z Eurostatem w zakresie gromadzenia danych i tworzenia baz danych - kat. B5
	64				PARTNERSTWO PUBLICZNO-PRYWATNE (PPP)
		640			Wsparcie projektów	BE10		W tym korespondencja dotycząca udziału w pracach zespołów projektowych, analizy i opracowania w zakresie zagadnień prawnych
		641			Platforma Partnerstwa Publiczno-Prywatnego	BE10		W tym dokumentacja spraw związanych z obsługą i organizacją Zespołu Sterującego Platformy Partnerstwa Publiczno-Prywatnego, korespondencja z członkami Platformy Partnerstwa Publiczno- Prywatnego
		642			Informacja i promocja formuły Partnerstwa Publiczno- Prywatnego	BE10		W tym publikacje własne oraz tłumaczenia publikacji zewnętrznych, dokumentacja dotycząca udziału w konferencjach i szkoleniach, w tym materiały prasowe i informacyjne, korespondencja bieżąca związana ze współpracą z mediami
		643			Inne działania związane z Partnerstwem Publiczno-Prywatnym	BE10		Dokumentacja dotycząca monitorowania wszystkich działań w obszarze partnerstwa publiczno-prywatnego, w tym korespondencja dotycząca współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego, krajowymi i zagranicznymi organizacjami związanymi z partnerstwem publiczno-prywatnym
	65				KONCEPCJA PRZESTRZENNEGO ZAGOSPODAROWANIA KRAJU (KPZK)
		650			Opracowanie i aktualizacja KPZK	A
		651			Wdrażanie i monitorowanie realizacji KPZK
				6510	Wyjaśnienia, opinie w zakresie krajowego planowania przestrzennego	BE10
				6511	Obszary funkcjonalne	A		Dla każdego obszaru funkcjonalnego zakłada się odrębną teczkę
				6512	Inne działania związane z krajowym planowaniem przestrzennym	BE10		W tym analizy i raporty
				6513	Uzgadnianie projektów planów zagospodarowania przestrzennego morskich wód wewnętrznych, morza terytorialnego i wyłącznej strefy ekonomicznej w zakresie zgodności z KPZK	A
				6514	Uzgadnianie projektów planów zagospodarowania przestrzennego województw w zakresie zgodności z KPZK	A
				6515	Założenia systemu monitorowania oceny przebiegu zjawisk przestrzennych oraz efektów polityk o wymiarze terytorialnym na różnych poziomach	BE10		Monitoring przestrzenny jako podsystem monitoringu strategicznego
		652			Udział Polski w komitetach programów i organizacjach współpracy o charakterze terytorialnym	A		Kat. A dotyczy powołań reprezentantów strony polskiej do składu komitetu oraz dokumentów wnoszonych przez stronę polską, a w okresach przewodniczenia Polski komitetowi, także protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów. Dla każdego komitetu zakłada się odrębną teczkę
		653			Współpraca transgraniczna w dziedzinie planowania i zagospodarowania przestrzennego z krajami Unii Europejskiej	BE10		Powołania przewodniczących i reprezentantów strony polskiej do składu grupy roboczej oraz protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów. Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę
		654			Współpraca transgraniczna w dziedzinie planowania i zagospodarowania przestrzennego z krajami spoza Unii Europejskiej	BE10		Powołania przewodniczących i reprezentantów strony polskiej do składu grupy roboczej oraz protokołów posiedzeń, uchwał i decyzji oraz przyjętych dokumentów. Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę
	66				ROZWÓJ MIAST i REWITALIZACJA
		660			Rozwój miast i miejskich obszarów funkcjonalnych
				6600	Krajowa Polityka Miejska	A
				6601	Rozwój miast	BE10		Dokumentacja współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi podmiotami w sprawie rozwoju miast
				6602	Programy i projekty indywidualne adresowane do miast	A
		661			Rewitalizacja	BE10
	67				POZOSTAŁE DOKUMENTY PROGRAMOWANIA STRATEGICZNEGO KOORDYNOWANE PRZEZ INNE RESORTY
		670			Opracowanie i aktualizacja pozostałych dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resorty	BE5		Współpraca przy tworzeniu i monitorowaniu pozostałych strategii rozwoju (koordynowanych przez inne resorty): korespondencja, spotkania, konsultacje itd.
		671			Monitorowanie realizacji pozostałych dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resorty	BE5		Współpraca przy tworzeniu innych dokumentów strategicznych i programów: korespondencja, spotkania, konsultacje itd.
	68				ODPOWIEDZIALNE PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI BIZNESOWEJ
		680			Społeczna Odpowiedzialność Przedsiębiorstw (CSR)
				6800	Upowszechnianie polityki w zakresie odpowiedzialnego biznesu	BE10		W tym koordynacja działań w zakresie CSR oraz prowadzenie działalności edukacyjnej, szkolenia, konferencje, współpraca z mediami itd.
				6801	Dialog z interesariuszami	BE10		W tym dokumentacja spotkań z organizacjami pozarządowymi, organizacjami pracodawców i pracobiorców, związkami zawodowymi i in.
		681			Funkcjonowanie Krajowego Punktu Kontaktowego Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) ds. odpowiedzialnego prowadzenia biznesu	BE10		W tym dokumentacja dotycząca promowania Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, rozpatrywania zawiadomień o naruszaniu przez przedsiębiorstwa wielonarodowe Wytycznych OECD.
7					PROGRAMY POMOCOWE I PROGRAMY OPERACYJNE
	70				PROGRAMY POMOCOWE
		700			Programy przedakcesyjne i Transition Facility			W całej klasie 700 okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) liczy się od dnia zakończenia programu, wliczając w to rozliczenie końcowe i ewaluację ex post
				7000	Phare Spójność Społeczna i Gospodarcza (Phare SSG)	BE10		W tym umowy, porozumienia, pełnomocnictwa, dokumentacja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości
				7001	Projekty Phare Rozwój Instytucjonalny (IB) oraz instrument Transition Facility	BE10		Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę. Projekty: Phare 2001 IB "Rozwój kompetencji w zakresie programowania i zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym", Phare 2002 IB "Rozwój umiejętności zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym" oraz Phare 2003 IB "Doskonalenie umiejętności zarządzania i wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego" - kat. A.
		701			Inne programy/plany w ramach pomocy Unii Europejskiej oraz programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymi
				7010	Programy współpracy dwustronnej w ramach pomocy Unii Europejskiej	BE10		W tym dokumentacja programowa, finansowa, umowy, ustalenia, raporty, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu. Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę
				7011	Programy Wspólnotowe	BE10		Jak przy klasie 7010
				7012	Fundusze złotowe Unii Europejskiej (Środki CPF)	BE10		Jak przy klasie 7010
				7013	Pozostałe programy pomocowe Unii Europejskiej	BE10		Nie objęte klasami 7010 do 7012. Jak przy klasie 7010
				7014	Programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymi	BE10		Jak przy klasie 7010
				7015	Plan inwestycyjny dla Europy	BE10
		702			Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego (MF EOG) oraz Norweski Mechanizm Finansowy (NMF)
				7020	Programowanie MF EOG i NMF	BE10		W tym memoranda, umowy, porozumienia, dokumentacja programowa, ustalanie zasad i procedur wdrażania, przygotowywanie dokumentów wdrożeniowych i ich uzgadnianie. Kwestie horyzontalne, współpraca z Darczyńcami i innymi jednostkami oraz zainteresowanymi podmiotami, także w zakresie baz danych
				7021	Wybór i wdrażanie obszarów priorytetowych i programów/projektów MF EOG i NMF	BE10		Dla każdego projektu/programu zakłada się odrębną teczkę z uwzględnieniem obszaru priorytetowego. Numery projektów/programów nadawane są wg ustalonego wzoru, wskazanego dla kolejnych perspektyw. Do każdej teczki projektu/programu systematycznie dodaje się umowy, porozumienia, opracowania, zalecenia, ustalenia, materiały pomocnicze, kopie dokumentów i korespondencję bieżącą
				7022	Monitorowanie, sprawozdawczość i ewaluacja MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja związana z monitorowaniem: raporty okresowe/wnioski o płatność, raporty roczne i końcowe itp. z realizacji programów/projektów oraz korespondencja związana z monitorowaniem poszczególnych programów/projektów, regulacje, wyjaśnienia, wyniki badań ewaluacyjnych, itp. Dla każdego programu/projektu/obszaru zakłada się odrębną teczkę. Oznaczenia teczek dla programów/projektów/obszarów zawierają nr obszaru priorytetowego oraz nr programu/projektu wg ustalonego wzoru
				7023	Informacja i promocja MF EOG i NMF	BE10		W tym własne plany promocji, analizy, opracowania, dokumentacja działań informacyjnych i promocyjnych
				7024	Finanse MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja i korespondencja związana z przepływami finansowymi: analizy, raporty i zestawienia
				7025	Komitety Monitorujące MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja związana z organizacją posiedzeń Komitetów Monitorujących i Spotkań Rocznych, uchwały Komitetów Monitorujących
				7026	Audyt i kontrola MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja, korespondencja z przeprowadzanych kontroli i audytów, a także procedury w tym zakresie i plany kontroli
				7027	Nieprawidłowości MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja, korespondencja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości, a także procedury w tym zakresie
				7028	Pomoc techniczna MF EOG i NMF	BE10		W tym dokumentacja dotycząca wdrażania, monitorowania i sprawozdawczości pomocy technicznej, w tym korespondencja z beneficjentami oraz dokumentacja związana z instrumentami finansowymi stanowiącymi inny rodzaj pomocy technicznej w ramach Mechanizmów Finansowych
				7029	Zamykanie Programu MF EOG i NMF	BE10		Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu
		703			Szwajcarsko-Polski Program Współpracy (SPPW)
				7030	Programowanie SPPW	BE10		W tym memoranda, umowy, porozumienia, dokumentacja programowa, ustalanie zasad i procedur wdrażania, przygotowywanie dokumentów wdrożeniowych i ich uzgadnianie. Kwestie horyzontalne, współpraca z Darczyńcami i innymi jednostkami oraz zainteresowanymi podmiotami, także w zakresie baz danych
				7031	Wybór i wdrażanie programów/projektów SPPW	BE10		Dla każdego projektu/programu zakłada się odrębną teczkę oznaczoną numerem identyfikacyjnym dla danego projektu/programu. Numery projektów/programów nadawane są wg ustalonego wzoru.
				7032	Monitorowanie, sprawozdawczość i ewaluacja SPPW	BE10		W tym dokumentacja związana z monitorowaniem: raporty okresowe/wnioski o płatność, raporty/ sprawozdania roczne i końcowe itp. z realizacji programów/projektów oraz korespondencja związana z monitorowaniem poszczególnych programów/projektów, regulacje, wyjaśnienia, wyniki badań ewaluacyjnych, itp. Dla każdego programu/projektu/obszaru zakłada się odrębną teczkę. Oznaczenia teczek dla programów/projektów/obszarów zawierają nr obszaru priorytetowego oraz nr programu wg ustalonego wzoru
				7033	Informacja i promocja SPPW	BE10		W tym własne plany promocji, analizy, opracowania, dokumentacja działań informacyjnych i promocyjnych
				7034	Finanse SPPW	BE10		W tym dokumentacja i korespondencja związana z przepływami finansowymi: analizy, raporty i zestawienia
				7035	Komitet Monitorujący SPPW	BE10		W tym dokumentacja związana z organizacją posiedzeń Komitetów Monitorujących i Spotkań Rocznych, uchwały Komitetów Monitorujących
				7036	Audyt i kontrola SPPW	BE10		W tym dokumentacja, korespondencja z przeprowadzanych kontroli i audytów, a także procedury w tym zakresie i plany kontroli
				7037	Nieprawidłowości SPPW	BE10		W tym dokumentacja, korespondencja oraz raporty dotyczące nieprawidłowości, a także procedury w tym zakresie
				7038	Pomoc techniczna SPPW	BE10		W tym dokumentacja dotycząca wdrażania, monitorowania i sprawozdawczości pomocy technicznej, w tym korespondencja z beneficjentami oraz dokumentacja związana z instrumentami finansowymi stanowiącymi inny rodzaj pomocy technicznej w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy
				7039	Zamykanie Programu SPPW	BE10		Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu
		704			Fundusz Transeuropejskiej Sieci Transportowej (TEN-T), Instrument "Łącząc Europę" (Connecting Europe Facility - CEF)
				7040	Programowanie CEF	BE10		W tym dokumentacja opiniowania i uzgadniania dokumentów UE, analiza i ewaluacja
				7041	Wdrażanie i zarządzanie TEN-T	BE10		Dokumentacja związana z systemem wdrażania, procedury krajowe, wzory umów
				7042	Monitoring projektów CEF	BE10		W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, raporty sprawozdawcze, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
				7043	Informacja i promocja TEN-T, CEF	BE10		W zakresie informacji i promocji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały
				7044	Pomoc techniczna CEF	BE10		W tym dokumentacja związana z pozyskiwaniem pomocy technicznej, dokumentacja przygotowania i realizacji projektów oraz ich rozliczenia
	71				FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA LATA 2004-2006/ NARODOWY PLAN ROZWOJU/ PODSTAWY WSPARCIA WSPÓLNOTY
		710			Zamykanie programów na lata 2004-2006 związanych z Funduszami Strukturalnymi i Funduszem Spójności	BE10		W tym dokumentacja dotycząca prowadzenia spraw związanych z zamknięciem: Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL (PIW EQUAL), Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw (SPO WKP), Sektorowego Programu Operacyjnego Transport (SPO Transport), Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwój Regionalny (ZPORR), Funduszu Spójności, w tym m.in. raporty o nieprawidłowościach, decyzje o zwrocie środków. Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę
		711			System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (SIMIK)	BE10		W tym wnioski, projekty i ich dokumentacja, raporty bieżące, protokoły
	72				POLITYKA SPÓJNOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ W LATACH 2007-2013, NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI/ NARODOWE STRATEGICZNE RAMY ODNIESIENIA (NSS/NSRO)
		720			Polityka Spójności Unii Europejskiej	BE10		W tym raporty z postępów w osiąganiu spójności społecznej i gospodarczej oraz raporty kohezyjne, analizy, zestawienia dotyczące monitorowania innych polityk Unii Europejskiej w kontekście powiązań z polityką spójności, wnioski, postulaty, dokumenty problemowe, ekspertyzy, analizy, wystąpienia, materiały z konferencji, sprawozdania własne
		721			Programowanie NSS/NSRO	BE10		W tym opracowanie i aktualizacja NSS oraz analizy, raporty, zestawienia
		722			Wdrażanie i zarządzanie NSS/NSRO
				7220	Opis systemów zarządzania i kontroli NSS/NSRO	BE10		W tym własne opracowania, zalecenia, ustalenia
				7221	Instrukcje wykonawcze NSS/NSRO	BE10
				7222	Audyt i kontrola NSS/NSRO	BE10		W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje, dokumentacja prac Komitetu do spraw Kontroli i Audytu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności
				7223	Monitorowanie realizacji NSS/NSRO	BE10		W tym analizy, zestawienia, tabele dotyczące realizacji NSRO, sprawozdania roczne i końcowe z realizacji NSRO
				7224	Kwalifikowalność wydatków NSS/NSRO	BE10		W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje
				7225	Nieprawidłowości i korekty finansowe NSS/NSRO	BE10		W tym statystyki, interpretacje, opinie
				7226	Pomoc publiczna NSS/NSRO	BE10		W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
				7227	Eksperci uczestniczący w procesie oceny wniosków NSS/NSRO	BE10		W tym dokumentacja związana z tworzeniem i prowadzeniem bazy ekspertów, gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych ekspertów, dokumentacja współpracy z właściwymi instytucjami
		723			Koordynacja, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSRO
				7230	Koordynacja działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSRO	BE10		W tym strategia komunikacji, wytyczne, Podręcznik dla beneficjentów, roczne plany działań oraz sprawozdania z ich wykonania
				7231	Planowanie i realizacja działań informacyjnych i promocyjnych NSS/NSRO	BE10		W tym umowy, protokoły odbioru, dokumentacja związana z planowaniem i realizacją działań informacyjnych, promocyjnych, edukacyjnych i internetowych
				7232	Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich NSS/NSRO	BE10		W tym porozumienia/umowy zawierane z samorządami województw, aneksy do porozumień, wnioski o dotacje i wnioski o rozliczenie dotacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu obejmującego system informacji o funduszach europejskich w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (wniosek o dofinansowanie, wnioski o płatność, decyzje zmieniające)
				7233	Finansowanie projektów Instytucji Koordynującej NSRO w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna NSS/NSRO	BE10		W tym wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, dokumentacja dotycząca planowania budżetu
				7234	Ocena działań informacyjnych i promocyjnych, badania społeczne i ewaluacyjne NSS/NSRO	BE10		W tym dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, protokoły odbioru, raporty z badań wraz z załącznikami
		724			Zamykanie pomocy NSS/NSRO	BE10
		725			Projekty generujące dochód na lata 2007-2013	BE10		W tym wykładnie, wytyczne, inne dokumenty
		726			Koordynacja systemu informatycznego monitoringu programów operacyjnych na lata 2007-2013			Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13
				7260	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13	BE10
				7261	Zarządzanie uprawnieniami do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13	BE10		Jak przy klasie 045
				7262	Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007	BE10
				7263	Generatory Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki	BE10		W tym Generator Wniosków aplikacyjnych, Generator Wniosków Płatniczych, System Kontroli Wniosków
	73				PROGRAMY OPERACYJNE (PO) NA LATA 2007-2013: ROZWÓJ POLSKI WSCHODNIEJ (PO RPW); INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO (PO IiŚ); KAPITAŁ LUDZKI (PO KL); INNOWACYJNA GOSPODARKA (PO IG); POMOC TECHNICZNA (PO PT); PROGRAMY EUROPEJSKIEJ WSPÓŁPRACY TERYTORIALNEJ (EWT); PROGRAMY EUROPEJSKIEGO INSTRUMENTU SĄSIEDZTWA I PARTNERSTWA (EISP); 16 REGIONALNYCH PROGRAMÓW OPERACYJNYCH (RPO)			Dla programów: Europejskiej Współpracy Terytorialnej, Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa, regionalnych programów operacyjnych zakłada się odrębne teczki
		730			Programowanie PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja programowa, umowy, analizy, ekspertyzy, konsultacje, Kontrakty Wojewódzkie wraz z aneksami
		731			Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektów w ramach PO na lata 2007-2013
				7310	Wdrażanie i zarządzanie PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja związana z systemem wdrażania Programu, koordynacją prac Instytucji Pośredniczących I i II stopnia, w tym m.in: porozumienia, aneksy, odwołania, grupy robocze, procedury, konsultacje, analizy, ekspertyzy, wytyczne, zasady, odwołania, dokumentacja pomocy publicznej
				7311	Obsługa projektów w ramach PO na lata 2007-2013	BE10		W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów, odwołania. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
		732			Finanse PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, zestawienia, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalność), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy. Dokumentacja finansowa dotycząca Instytucji Zarządzających Regionalnymi Programami Operacyjnymi m.in. wnioski o udzielenie dotacji/przyznanie środków z budżetu środków europejskich, wnioski o rozliczenie, informacje finansowe dotyczące płatności, prognozy płatności, harmonogramy.
		733			Monitorowanie, sprawozdawczość, ewaluacja PO na lata 2007-2013
				7330	Monitorowanie PO na lata 2007-2013	BE10		W tym uchwały Komitetów Monitorujących
				7331	Sprawozdawczość PO na lata 2007-2013	BE10		W tym sprawozdania, w tym końcowe, zestawienia, raporty, rekomendacje, informacje, listy sprawdzające, analizy, opracowania, plany
				7332	Ewaluacja PO na lata 2007-2013	BE10		W tym wyniki badań ewaluacyjnych
		734			Audyt, kontrola, nieprawidłowości w PO na lata 2007- 2013
				7340	Audyt w PO na lata 2007-2013	BE10		W tym plany, listy sprawdzające, raporty, analizy, wyniki audytu
				7341	Kontrola w PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja kontroli, procedury, planów kontroli, listy sprawdzające, analizy
				7342	Nieprawidłowości w PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja nieprawidłowości, raporty nieprawidłowości, metodyki, strategie anty-fraud i analiza ryzyka nadużyć finansowych oraz deklaracje zarządcze
				7343	Odwołania od decyzji organów pierwszej instancji w PO na lata 2007-2013	BE10
		735			Informacja i promocja PO na lata 2007-2013	BE10		W zakresie informacji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały informacyjne. W zakresie promocji: dokumentacja przygotowania i realizacji planu komunikacji, badań i analiz związanych z realizacją działań promocyjnych, opracowań promocyjnych
		736			Pomoc techniczna w PO na lata 2007-2013			Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
				7360	Zarządzanie pomocą techniczną w PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumenty związane z uzyskiwaniem pomocy technicznej
				7361	Wdrażanie projektów pomocy technicznej Instytucji Zarządzającej PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność. W klasie tej rejestruje się również projekty dotyczące szkoleń
				7362	Nadzór nad realizacją projektów pomocy technicznej Instytucji Pośredniczącej PO na lata 2007-2013	BE10		W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność
		737			Zamykanie PO na lata 2007-2013	BE10		Dokumentacja związana z procesem zamykania Programu/priorytetów
		738			Certyfikacja wydatków w PO na lata 2007-2013
				7380	Instrukcja wykonawcza Instytucji Certyfikującej	BE10		W tym projekty oraz erraty i dokumentacja dotycząca Instrukcji
				7381	Instrukcje wykonawcze Instytucji Zarządzających, Instytucji Pośredniczącej w certyfikacji, właściwych Instytucji Pośredniczących	BE10
				7382	Porozumienia w sprawie powierzenia części zadań z zakresu certyfikacji między Instytucją Certyfikującą a instytucjami pośredniczącymi w certyfikacji	BE10		W tym porozumienia, projekty porozumień, zmiany, aneksy
				7383	Wytyczne Instytucji Certyfikującej	BE10		W tym projekty wytycznych , a także ich aktualizacje i korespondencja dotycząca wytycznych i uwag do nich
				7384	Poświadczenia, deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność	BE10		W tym korekty wniosków wraz z pełną dokumentacją, wnioski otrzymywane od Instytucji Zarządzających, właściwych Instytucji Pośredniczących, wnioski przesyłane do Komisji Europejskiej
				7385	Monitoring finansowy	BE10		W tym korespondencja dotycząca przestrzegania zasady n+3/n+2 prognozy przekazywane przez Instytucję Zarządzającą oraz korespondencja w tych sprawach
				7386	Rejestr kwot odzyskanych i wycofanych	BE10
				7387	Kontrola i nadzór systemu certyfikacji	BE10		W tym korespondencja ogólna związana z nadzorem systemu certyfikacji, plany i wyniki audytów i kontroli, raporty bieżące, raporty kwartalne i zestawienia kwartalne dotyczące informacji o nieprawidłowościach, sprawozdania końcowe. Plany i wyniki kontroli przeprowadzanych przez Instytucję Certyfikującą/Instytucję Pośredniczącą w certyfikacji, sprawozdania przekazywane przez poszczególne Instytucje Zarządzające, protokoły i dokumenty z komitetów monitorujących poszczególne programy operacyjne oraz korespondencja w tym zakresie prowadzona z właściwymi instytucjami. Korespondencja związana z monitorowaniem zasady n+3/n+2, rejestr oraz korespondencja w zakresie odzyskiwania środków oraz kwot wycofanych
	74				POLITYKA SPÓJNOŚCI I EUROPEJSKIE FUNDUSZE STRUKTURALNE I INWESTYCYJNE (EFSI) 2014-2020, W TYM NA FORUM UNII EUROPEJSKIEJ I POWIĄZANE ZAGADNIENIA Z ZAKRESU ROZWOJU REGIONALNEGO W PRACACH INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH
		740			Sprawozdania i inne dokumenty Komisji Europejskiej o charakterze horyzontalnym	BE10		W tym projekty i wkłady do stanowisk Rządu RP do sprawozdań z postępów w osiąganiu spójności społecznej i gospodarczej, raportów kohezyjnych oraz inne, pozalegislacyjne dokumenty Komisji Europejskiej, np. komunikaty
		741			Powiązania Polityki Spójności z innymi politykami Unii Europejskiej w kontekście realizacji strategii Europa 2020	BE10		W tym analizy, raporty, zestawienia, komunikaty Komisji Europejskiej i propozycje zaleceń dla państw członkowskich
		742			Debata na temat przyszłości polityki spójności Unii Europejskiej po 2020 r.	BE10		W tym wnioski, postulaty, materiały z konferencji, konsultacje i dokumenty problemowe, ekspertyzy, analizy, wystąpienia
		743			Rozwój regionalny w pracach European Regional Policy Research Consortium (EoRPA), Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) i innych instytucji międzynarodowych	BE10		W tym analizy, zestawienia, wnioski, postulaty, materiały z konferencji, wystąpień
		744			Terytorialny wymiar polityki spójności. Instrumenty rozwoju terytorialnego			W tym wytyczne, zasady, interpretacje, wystąpienia, porozumienia oraz ich projekty, zmiany i aneksy
				7440	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne	BE10		Jak przy klasie 744
				7441	Rozwój lokalny kierowany przez społeczność	BE10		W tym wytyczne, zasady, interpretacje, wystąpienia
		745			Koordynacja funduszy Polityki Spójności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybołówstwa	BE10		W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
		746			Europejski Fundusz Społeczny (EFS)
				7460	Monitorowanie i sprawozdawczość EFS w PO na lata 2014- 2020	BE10		W tym zasady, wytyczne, wspólna lista wskaźników kluczowych, wzory dokumentów, współpraca z innymi jednostkami
				7461	Polityki horyzontalne	BE10		W tym wytyczne, dokumenty dotyczące polityki równego traktowania
		747			Warunkowość ex ante Polityki Spójności, Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne (EFSI)	BE10		W tym ostateczne wersje własnych projektów aktów normatywnych zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom
		748			Ramy i rezerwa wykonania	BE10		W tym ostateczne wersje własnych projektów aktów normatywnych unijnych oraz zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom
		749			Koordynacja Polityki Spójności z innymi instrumentami i politykami	BE10
	75				UMOWA PARTNERSTWA (UP) NA LATA 2014-2020
		750			Programowanie UP	BE10		W tym negocjacje Umowy Partnerstwa, własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
		751			Wdrażanie i zarządzanie UP
				7510	Wytyczne horyzontalne i programowe UP	BE10		W tym przygotowanie i aktualizacja wytycznych, interpretacje, opiniowanie
				7511	System instytucjonalny i procedury wdrażania UP	BE10		W tym analizy, opracowania
				7512	Opisy systemów funkcji i procedur Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej w ramach UP	BE10		W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
				7513	Instrukcje wykonawcze UP	BE10
				7514	Wybór, ocena i realizacja projektów w ramach UP	BE10
				7515	Monitorowanie realizacji UP	BE10		W tym analizy, zestawienia, tabele dotyczące realizacji UP, sprawozdania roczne i końcowe z realizacji UP
				7516	Audyt i kontrola w ramach UP	BE10		W tym raporty, wnioski, wykładnie, wytyczne, ekspertyzy, konsultacje
				7517	Kwalifikowalność wydatków w ramach UP	BE10		Jak przy klasie 7516
				7518	Nieprawidłowości i korekty finansowe w ramach UP	BE10		W tym statystyki, interpretacje, opinie
		752			Pomoc publiczna w ramach UP	BE10		W tym własne analizy, opracowania, zalecenia, ustalenia
		753			Projekty strategiczne w ramach UP	BE10
		754			Projekty generujące dochód na lata 2014-2020	BE10		W tym wykładnie, wytyczne
		755			Projekty hybrydowe w ramach UP	BE10
		756			Finanse i certyfikacja w ramach UP	BE10
		757			Koordynacja, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UP
				7570	Koordynacja działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UP	BE10		W tym strategia komunikacji, wytyczne, Podręcznik dla beneficjentów, roczne plany działań oraz sprawozdania z ich wykonania
				7571	Planowanie, realizacja i ocena działań informacyjnych i promocyjnych w ramach UP	BE10		W tym umowy, protokoły odbioru, dokumentacja związana z planowaniem i realizacją działań informacyjnych, promocyjnych, edukacyjnych, dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, raporty z badań wraz z załącznikami
				7572	Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w ramach UP	BE10		W tym porozumienia, umowy zawierane z samorządami województw, partnerami, aneksy do porozumień/ umów, wnioski o dotacje i wnioski o rozliczenie dotacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu obejmującego system informacji o funduszach europejskich w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna (wniosek o dofinansowanie, wnioski o płatność, decyzje zmieniające). Dokumentacja kontrolna oraz pisma dotyczące kontroli - kat. B5
				7573	Finansowanie projektów Instytucji do spraw koordynacji wdrożeniowej UP w ramach PO PT	BE10		W tym wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, dokumentacja związana z realizacją projektów w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, dokumentacja dotycząca planowania budżetu
				7574	Ocena działań informacyjnych i promocyjnych, badania społeczne i ewaluacyjne w ramach UP	BE10		W tym dokumentacja prowadzonych badań społecznych i ewaluacyjnych, protokoły odbioru, raporty z badań wraz z załącznikami
		758			Zamykanie pomocy w ramach UP	BE10
		759			Instrumenty finansowe i pomoc zwrotna w ramach UP	BE10		Jak przy klasie 752
	76				PROGRAMY OPERACYJNE (PO) NA LATA 2014-2020: INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO (PO IiŚ); INTELIGENTNY ROZWÓJ (PO IR); WIEDZA, EDUKACJA, ROZWÓJ (PO WER); POLSKA CYFROWA (PO PC); POLSKA WSCHODNIA (PO PW); POMOC TECHNICZNA (PO PT); EUROPEJSKA WSPÓŁPRACA TERYTORIALNA (EWT); EUROPEJSKI INSTRUMENT SĄSIEDZTWA (EIS), 16 REGIONALNYCH PROGRAMÓW OPERACYJNYCH (RPO)			Dla programów: Europejskiej Współpracy Terytorialnej, Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa, regionalnych programów operacyjnych - zakłada się odrębne teczki
		760			Programowanie PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja programowa, umowy, analizy, ekspertyzy, konsultacje
		761			Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektów w ramach PO na lata 2014-2020
				7610	Wdrażanie i zarządzanie PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja związana z systemem wdrażania Programu, koordynacją prac Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających, w tym m.in, porozumienia, aneksy, grupy robocze, procedury, konsultacje, analizy, ekspertyzy, wytyczne, zasady, odwołania, dokumentacja pomocy publicznej
				7611	Obsługa projektów w ramach PO na lata 2014-2020	BE10		W tym wnioski o dofinansowanie, umowy i decyzje o dofinansowaniu, wnioski o płatność, korespondencja dotycząca przebiegu realizacji projektów, odwołania. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
		762			Finanse i certyfikacja PO na lata 2014-2020
				7620	Finanse PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalności), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy
				7621	Certyfikacja PO na lata 2014-2020	BE10		W tym deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność, prognozowanie płatności. Korespondencja dotycząca przestrzegania zasady n+3/n+2, rejestr oraz korespondencja w zakresie odzyskiwania środków oraz kwot wycofanych, krajowe plany i prognozy dotyczące wydatkowania i certyfikacji
		763			Monitorowanie, sprawozdawczość, ewaluacja PO na lata 2014-2020
				7630	Monitorowanie PO na lata 2014-2020	BE10		W tym uchwały Komitetów Monitorujących
				7631	Sprawozdawczość PO na lata 2014-2020	BE10		W tym sprawozdania końcowe, zestawienia, informacje, listy sprawdzające, analizy, opracowania, plany
				7632	Ewaluacja PO na lata 2014-2020	BE10		W tym wyniki badań ewaluacyjnych
		764			Audyt, kontrola, nieprawidłowości w PO na lata 2014- 2020
				7640	Audyt w PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja audytów m.in. Instytucji Audytowej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Komisji Europejskiej
				7641	Kontrola w PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja kontroli, procedury, plany kontroli
				7642	Nieprawidłowości w PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja nieprawidłowości, raporty nieprawidłowości, metodyki, strategie anty-fraud i analizy ryzyka nadużyć finansowych oraz deklaracje zarządcze
				7643	Odwołania od decyzji organów pierwszej instancji w PO na lata 2014-2020	BE10
		765			Informacja i promocja PO na lata 2014-2020	BE10		W zakresie informacji: dokumentacja wydarzeń, własne materiały informacyjne. W zakresie promocji: dokumentacja przygotowania i realizacji planu komunikacji, badań i analiz związanych z realizacją działań promocyjnych, opracowań promocyjnych
		766			Pomoc techniczna w PO na lata 2014-2020			Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
				7660	Zarządzanie pomocą techniczną w PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumenty związane z uzyskiwaniem pomocy technicznej
				7661	Wdrażanie projektów pomocy technicznej Instytucji Zarządzającej PO na lata 2014-2020	BE10		W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność. W klasie tej rejestruje się również projekty dotyczące szkoleń
				7662	Nadzór nad realizacją projektów pomocy technicznej Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej PO na lata 2014- 2020	BE10		W tym dokumentacja realizacji projektów, w tym wnioski o dofinansowanie, umowy/dotacje, dokumentacja dotycząca płatności, wnioski o płatność
		767			Zamykanie PO na lata 2014-2020	BE10
		768			Inicjatywa JASPERS	BE10
		769			Koordynacja centralnego systemu teleinformatycznego (CST) wspierającego realizację programów operacyjnych na lata 2014-2020
				7690	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie CST	BE10
				7691	Zarządzanie uprawnieniami do CST	BE10
				7692	Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej	BE10		W tym aktualizacje wytycznych
	77				DESYGNACJA INSTYTUCJI SYSTEMU WDRAŻANIA W RAMACH PERSPEKTYWY FINANSOWEJ 2014-2020
		770			Udzielenie desygnacji	BE10		W tym deklaracje gotowości instytucji do poddania się audytowi desygnacyjnemu, dokumentacja audytu desygnacyjnego, uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie udzielenia desygnacji lub odmowy udzielenia desygnacji
		771			Zawieszenie desygnacji	BE10		W tym plany działań naprawczych, uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie zawieszenia i odwieszenia desygnacji
		772			Wycofanie desygnacji	BE10		W tym uchwały Komitetu do spraw Desygnacji, korespondencja w sprawie wycofania desygnacji
		773			Monitorowanie spełniania kryteriów desygnacji	BE10		W tym analiza wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w ramach PO, analiza wyników kontroli i audytów, w związku z którymi nastąpiło zawieszenie lub wycofanie desygnacji, dokumentacja kontroli planowych i doraźnych służących potwierdzeniu utrzymania kryteriów desygnacji, w tym roczne plany kontroli i dokumentacja z przeprowadzonych kontroli oraz analizy, interpretacje, wnioski i zalecenia dotyczące kryteriów desygnacji
	78				PROGRAMY OPERACYJNE NA LATA 2021-2027	BE10
8					Uprawnienia właścicielskie
	80				Polityka nadzoru właścicielskiego		A
	81				Spółki z udziałem Skarbu Państwa
		810			Wykonywanie praw korporacyjnych
			8100		Zwyczajne walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników		A
			8101		Nadzwyczajne walne zgromadzenia i zgromadzenia wspólników		A
		811			Sprawy nadzoru Pełnomocnika Rządu do spraw Strategicznej Infrastruktury Energetycznej nad działalnością spółek
			8110		Bieżący nadzór nad działalnością spółek		BE10	W tym interpretacje, wnioski i informacje w zakresie nadzoru korporacyjnego, wystąpienia związków zawodowych spółek
			8111		Organy spółek		A	W tym uchwały, sprawozdania, opinie zarządu, Rady Nadzorczej, komisji rewizyjnej niezwiązane z walnym zgromadzeniem/ zgromadzeniem wspólników
			8112		Informacja ze spółek o charakterze statystycznym		BE10	Informacje kwartalne i sprawozdania F-01

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

SPIS TREŚCI

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego

Rozdział 4 Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 6 Ewidencja, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 9 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 10 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Rozdział 12 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik nr 1 Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Załącznik nr 2 Wzór opisu teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej

Załącznik nr 3 Wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej

Załącznik nr 4 Wzór wniosku o wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego

Załącznik nr 5 Wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. W Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem", działa archiwum zakładowe utworzone zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.).

§ 2. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa:

1) organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego;

2) postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 3. Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1)	archiwista		- pracownika lub pracowników Ministerstwa realizujących zadania archiwum zakładowego;
2)	archiwum zakładowe		- archiwum zakładowe Ministerstwa działające odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju;
3)	Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD)		- system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.);
4)	informatyczny nośnik danych		- informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
5)	instrukcja kancelaryjna		- zbiór przepisów określający sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie;
6)	jednolity rzeczowy wykaz akt		- wykaz stanowiący jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji, oznaczonej w poszczególnych pozycjach hasłami klasyfikacyjnymi i odpowiadającymi im symbolami liczbowymi oraz kategorią archiwalną;
7)	kategorie archiwalne		- grupy dokumentacji, wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami: A, B, BE i Bc;
8)	kierownik komórki		- dyrektora/ zastępcę dyrektora departamentu, biura lub
		organizacyjnej	kierującego komórka organizacyjną;
9)		komórka organizacyjna	- wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa (departament, biuro, gabinet polityczny) lub wewnętrzną komórką organizacyjną;
10)		skład chronologiczny	- uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD;
11)		skład informatycznych nośników danych	- uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej, napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw;
12)		system EZD	- system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
13)		teczka aktowa	- materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
14)		ustawa archiwalna	- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446, z późn. zm.).

§  4. 

1. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kat. A) i dokumentację niearchiwalną (akta kat. B) ze wszystkich komórek organizacyjnych oraz dokumentację odziedziczoną (przejętą po poprzednikach prawnych), a także obcą (zdeponowaną), które przechowywane są z uwzględnieniem rozdzielności działów administracji rządowej.

2. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

3. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt, obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

4. Dyrektor Archiwum Akt Nowych może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§  5. 

1. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do obsługi dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania, określone w ust. 2, uważa się za spełnione, jeśli dla Ministerstwa został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polską Normą PN-ISO/IEC27001 oraz PN-ISO/IEC17799.

Rozdział  2

Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

§  6. 

1. W Ministerstwie tworzy się, zgodnie z art. 33 ust. 2 ustawy archiwalnej, archiwum zakładowe odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, kierowanego przez Ministra Rozwoju.

2. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia ten system lub jego moduł.

3. Archiwum zakładowe tworzy wyodrębnioną organizacyjnie komórkę Ministerstwa, w której podejmowane są działania w stosunku do zasobu dokumentacji zgromadzonej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Rozwoju.

§ 7. Do zadań archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) w postaci papierowej ze składu chronologicznego,

c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy określonej problematyki;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

11) doradzanie komórkom organizacyjnym (we współpracy z pracownikiem Kancelarii Głównej) w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD, czy poza nim.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  8. 

1. Archiwista jest odpowiedzialny za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 7.

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

4. Bezpośredni nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe.

§  9. 

1. Archiwista powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, tj. co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną i pogłębiać swą wiedzę zgodnie z potrzebami Ministerstwa.

2. Archiwista powinien znać systemy kancelaryjne, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Ministerstwie.

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartucha, rękawiczek i maseczki przeciwpyłowej).

§ 10. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej prace archiwum zakładowego odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

§  11. 

1. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsca do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsce do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji Dyrektora Generalnego Ministerstwa, dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeśli posiadają one okna.

§ 12. W pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności pomieszczenie to powinno:

1) składać się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności i wytrzymałości;

2) być suche i zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem i dostępem osób nieuprawnionych;

5) być zabezpieczone przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażone w gaśnice proszkowe odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  13. 

1. Pomieszczenia magazynowe wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne zabezpieczone przed korozją, usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);

6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować, przynajmniej w dni robocze, warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować i analizować przynajmniej raz na dwa tygodnie;

8) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 14. Wstęp do pomieszczenia magazynowego archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty, bądź uprawnionego pracownika zastępującego archiwistę podczas jego nieobecności.

Rozdział  5

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  15. 

1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej przez komórki organizacyjne odbywa się zgodnie z zasadami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej.

Załącznik nr 2 stanowi przykładowy opis teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej.

3. Dokumentację w postaci nieelektronicznej przed przekazaniem przegląda i porządkuje prowadzący sprawę pracownik z komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.

4. Przekazywanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, przygotowanego przez pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację do archiwum zakładowego.

5. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

6. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum zakładowego.

§  16. 

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia bezpośredniego przełożonego, kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację przygotowała oraz, w szczególnych przypadkach, Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

Rozdział  6

Ewidencja, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

§ 17. Po sprawdzeniu i przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:

1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w "wykazie spisów zdawczo-odbiorczych", zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) pełną nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) pełną nazwę komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) liczbę pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

2) nanosi na spis zdawczo-odbiorczy w prawym górnym rogu tego spisu, numer wynikający z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

3) zwraca komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

4) nanosi na każdą teczkę aktową w lewym dolnym rogu, sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 18 ust. 1.

§  18. 

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 5 ust.1 pkt 2.

§  19. 

1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa o których mowa w ust. 1 powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, którego zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 20. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez Ministerstwo;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

§ 21. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) akta osobowe i listy płac;

3) dokumentację techniczną;

4) dokumentację ze składu chronologicznego;

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§  22. 

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Ministerstwo poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§ 23. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób, Dyrektor Generalny Ministerstwa powiadamia właściwe organy, a także Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 24. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  25. 

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub na wniosek dyrektora Archiwum Akt Nowych, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny Ministerstwa.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 26. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 27. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem Archiwum Akt Nowych, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 28. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  29. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się poprzez:

1) umożliwienie do niej wglądu na miejscu w archiwum zakładowym, lub;

2) jej wypożyczenie, lub;

3) przekazanie kopii tej dokumentacji, lub;

4) przekazanie informacji o zawartości dokumentacji.

2. Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

3. Wypożyczeniu podlegają wyłącznie całe teczki aktowe.

§ 30. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§  31. 

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie "karty udostępnienia dokumentacji", sporządzanej przez zainteresowanego, zawierającej co najmniej:

1) datę;

2) nazwę komórki organizacyjnej i dane pracownika, któremu dokumentacja ma być udostępniona;

3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego,

c) sygnaturę archiwalną,

d) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza Ministerstwa:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

Załącznik nr 3 stanowi wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Ministerstwa wymagana jest zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego lub kierownika komórki organizacyjnej będącej następcą prawnym przedmiotowej komórki. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Ministerstwa wymagane jest zezwolenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osoby przez niego upoważnionej.

§  32. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej mu dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentację na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§  33. 

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia zaginięcia, uszkodzenia lub braków wypożyczonej z archiwum zakładowego dokumentacji, archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden wkłada się w miejsce brakującej dokumentacji;

2) drugi przekazuje się do komórki organizacyjnej, która dokumentację wypożyczała, w celu wyjaśnienia sprawy;

3) trzeci przechowuje się w archiwum zakładowym w odrębnej teczce.

4. Na podstawie protokołu Dyrektor Generalny Ministerstwa zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 34. Archiwista w sposób określony przez kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa, w strukturze której usytuowane jest archiwum zakładowe, odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, z podaniem daty udostępnienia, a także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział  9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 35. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

Załącznik nr 4 stanowi wzór wniosku w sprawie wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego.

§  36. 

1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej;

2) przyporządkowaniu informacji o wycofaniu (dacie i numerze protokołu wycofania), do właściwej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej, protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

Załącznik nr 5 stanowi wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego.

§  37. 

1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

2. W przypadku o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  10

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  38. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania lub kierowników komórek organizacyjnych będących następcą prawnym przedmiotowych komórek. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, opinię wydaje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.

4. W wyniku czynności opiniowania, o której mowa w ust. 3, można wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym jeżeli takie stanowisko prezentuje kierownik komórki organizacyjnej, podlega ono zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 39. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej.

§  40. 

1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej Archiwum Akt Nowych uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

§ 41. W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  42. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 43. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy archiwalnej oraz przepisów wydanych na ich podstawie.

§ 44. W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego w systemie EZD, lub ze składu informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, oraz sporządza się ich spisy.

§  45. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD, wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  46. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa oraz dyrektorowi Archiwum Akt Nowych.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3-7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz, z wyłączeniem dokumentacji o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Załącznik Nr  1

Warunki wilgotności i temperatury

w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	maks		min.	maks
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5

Załącznik Nr  2

Wzór opisu teczki aktowej spraw zakończonych przekazywanych do archiwum zakładowego w postaci nieelektronicznej

MINISTERSTWO ROZWOJU

BIURO ADMINISTRACYJNE

BA. 0160.|

A

Przepisy kancelaryjne i archiwalne

oraz wyjaśnienia i poradnictwo

Instrukcja archiwalna wraz z dokumentacją źródłową

2015-2016

......................................

(roczne daty skrajne)

....................

(nr tomu)

...........................................

Sygnatura archiwalna^*)

^*) wpisuje archiwum

Załącznik Nr  3

Wzór karty udostępnienia dokumentacji w postaci nieelektronicznej

Warszawa, dnia .................20....r.

....................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

KARTA UDOSTĘPNIENIA DOKUMENTACJI

W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ

NR ...............**)

Termin zwrotu akt **)

Proszę o udostępnienie/wypożyczenie*⁾ akt powstałych w komórce organizacyjnej

.......................................................................................................................................................

z lat (daty skrajne dokumentacji) .................................................................................................

symbol klasyfikacyjny lub/i hasło klasyfikacyjne.........................................................................

nr spisu zdawczo-odbiorczego............................................................................................

liczba porządkowa teczki w spisie ..............................................

Upoważniam do ich wykorzystania/odbioru^*)

Pana/ią .........................................................................................

(imię i nazwisko, nazwa komórki organizacyjnej, nr tel.)

..................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika

komórki organizacyjnej, która wnosi o udostępnienie akt)

Zezwalam na udostępnienie /wypożyczenie^*) wymienionych wyżej akt

.........................................................................

(pieczątka i podpis dysponenta dokumentacji)

Potwierdzam odbiór wyżej wymienionych akt w dniu ..................:

wypożyczono .......jednostek archiwalnych (teczek) w tym: kat. A .... teczek, kat. B .... teczek.

........................................................................

(pokwitowanie odbioru akt - podpis czytelny)

Adnotacje o zwrocie akt:

....................................................................................................................................................

............................................. ............................................

(podpis archiwisty) (podpis oddającego)

*⁾ Niepotrzebne skreślić

**⁾ Wypełnia archiwum zakładowe

Załącznik Nr  4

Wzór wniosku o wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej

z archiwum zakładowego

Warszawa, dnia .................20..... r.

...................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

WNIOSEK

W SPRAWIE WYCOFANIA DOKUMENTACJI W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ Z ARCHIWUM

ZAKŁADOWEGO

W dniu ......................................

Departament/Biuro .......................................................................................................................

wnioskuje o wycofanie ................jednostek archiwalnych w tym: kat. A ...... kat. B, ......., .......

.......................................................................................................................................................

(tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy)

o sygnaturze archiwalnej teczki aktowej ............... z archiwum zakładowego.

...........................................................................................

(pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej)

Załącznik Nr  5

Wzór protokołu wycofania dokumentacji w postaci nieelektronicznej

z archiwum zakładowego

PROTOKÓŁ NR ............

WYCOFANIA DOKUMENTACJI W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

W dniu ..............................................Departament/Biuro ............................................................

wycofał/o z archiwum zakładowego ....... jednostek archiwalnych w tym kat. A ..., kat. B........

.......................................................................................................................................................

(Tytuł teczki aktowej lub tytuł spraw)

o sygnaturze archiwalnej teczki aktowej ............................................

PRZEKAZUJĄCY ODBIERAJĄCY

........................................................... ...........................................................................

(podpis archiwisty) (podpis kierownika komórki organizacyjnej)

¹ Minister Rozwoju kieruje działami administracji rządowej: gospodarka oraz rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju (Dz. U. poz. 1895 oraz z 2016 r. poz. 1359).

² § 1 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 16 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.MIniR.2018.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 kwietnia 2018 r.

³ Załącznik nr 2:

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 4 stycznia 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.14) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2017 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 8 maja 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.98) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 maja 2017 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 20 grudnia 2017 r. (Dz.Urz.MRiF.2017.259) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 16 kwietnia 2018 r. (Dz.Urz.MIniR.2018.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 kwietnia 2018 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 8 sierpnia 2019 r. (Dz.Urz.MIniR.2019.29) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 sierpnia 2019 r.