Wprowadzenie w Ministerstwie Infrastruktury Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MI.2004.12.65

Akt utracił moc

Wersja od: 15 lipca 2004 r.

ZARZĄDZENIE NR 16

MINISTRA INFRASTRUKTURY

z dnia 14 lipca 2004 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Infrastruktury wprowadza się do stosowania Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Infrastruktury, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 5 Ministra Łączności z dnia 7 kwietnia 1993 r. w sprawie Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Łączności.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. W Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem", działa archiwum zakładowe, zwane dalej "Archiwum", powołane zgodnie z art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późniejszymi zmianami).

§  2.

1. Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działalności Archiwum, a w szczególności ustala zasady i tryb:

1) przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych Ministerstwa,

2) przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w Archiwum,

3) udostępniania dokumentacji przez Archiwum,

4) postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum.

2. Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć:

1) komórki organizacyjne - departamenty i biura Ministerstwa,

2) archiwizacja - szereg czynności związanych z przekazywaniem do Archiwum dokumentacji powstającej w wyniku działalności Ministerstwa oraz jej ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie,

3) brakowanie - wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania jej za zgodą Archiwum na makulaturę bądź zniszczenie - po upływie okresu jej przechowywania,

4) ekspertyza archiwalna - ocenę dokumentacji w celu określenia jej wartości historycznej, przydatności w pracach bieżących i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej,

5) kategorie archiwalne - grupy dokumentacji Ministerstwa, wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami A, B, BE i Bc i literowo-cyfrowymi np. B2, B5, B10, B15, B20, B25, B50, BE5,

6) kwalifikacja archiwalna - zaliczanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych.

§ 3. Zasady przekazywania, przechowywania i udostępniania w Archiwum dokumentacji zawierającej informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

§  4.

1. Archiwum gromadzi dokumentację powstającą w wyniku działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa, która dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego, nie mogą być niszczone i podlegają przekazaniu po obowiązującym 25-letnim okresie jej przechowywania w Archiwum Zakładowym do Archiwum Akt Nowych. Materiały te są oznaczone symbolem A.

3. Dokumentację niearchiwalną stanowią wszelkiego rodzaju dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym, które wymagają okresowego przechowywania. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) oznacza się:

1) symbolem B - z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat jej przechowywania (np. dokumentacja, którą należy przechowywać przez 5 lat, będzie miała oznaczenie B5). Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

2) symbolem BE - z dodaniem cyfr arabskich. Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlega ekspertyzie Archiwum Akt Nowych, które może przekwalifikować ją do kategorii A,

3) symbolem Bc - dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, w której powstała, może być brakowana bezpośrednio w tej komórce, jednakże pod kontrolą pracownika Archiwum Zakładowego.

4. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oznaczające lata jej przechowywania liczy się od dnia 1 stycznia następnego roku, w którym sprawa została zakończona.

§  5.

1. Podziału dokumentacji na kategorie A i B dokonuje się zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, zwanym dalej "Wykazem akt".

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych, może zmienić kwalifikację akt.

§ 6. Za właściwe postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych Ministerstwa odpowiadają dyrektorzy tych komórek.

Rozdział  II

Organizacja i zadania Archiwum

§ 7. Archiwum jest komórką stanowiącą część struktury Ministerstwa i organizacyjnie usytuowane jest w Biurze Administracyjno-Budżetowym Ministerstwa.

§  8.

1. Za całokształt pracy Archiwum odpowiedzialny jest Kierownik Archiwum, wyznaczony przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa na wniosek Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego.

2. Bezpośredni nadzór nad Kierownikiem Archiwum sprawuje Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego.

§ 9. Do zadań Archiwum należy:

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum Zakładowego,

2) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa,

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym w trybie i godzinach ustalonych przez Kierownika Archiwum,

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami,

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów na makulaturę bądź zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych,

7) prowadzenie na potrzeby komórek organizacyjnych Ministerstwa działalności szkoleniowo-konsultacyjnej i kontrolnej w zakresie prawidłowej archiwizacji,

8) współpraca z Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  III

Pracownicy Archiwum

§  10.

1. Pracownicy Archiwum są w szczególności zobowiązani do przestrzegania postanowień zawartych w niniejszej Instrukcji oraz w Instrukcji Kancelaryjnej Ministerstwa.

2. Pracownicy Archiwum powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje; każdy pracownik powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs archiwalny.

3. Pracownicy Archiwum powinni być przeszkoleni teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

4. Pracownicy Archiwum są zobowiązani do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych we współpracy z Archiwum Akt Nowych i Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

§  11.

1. Do podstawowych obowiązków pracowników Archiwum należy w szczególności:

1) prowadzenie prac wymienionych w § 9,

2) sprawdzanie prawidłowości klasyfikowania i kwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed ich przejęciem z komórek organizacyjnych Ministerstwa,

3) sporządzanie rocznego harmonogramu pracy Archiwum, obejmującego w szczególności ilość dokumentacji przeznaczonej do:

a) przejęcia z komórek organizacyjnych Ministerstwa,

b) przekazania do Archiwum Akt Nowych,

c) wybrakowania,

4) sporządzanie, w terminie do końca marca następnego roku, sprawozdań z rocznej działalności Archiwum, obejmujących w szczególności ilość:

a) dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa,

b) dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej,

c) materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Akt Nowych,

d) dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, Kierownik Archiwum składa Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa, który zarządza jego przesłanie do Archiwum Akt Nowych wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych (kategorii A).

Rozdział  IV

Lokal i jego wyposażenie

§  12.

1. Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce pracy dla pracowników Archiwum, magazyny przeznaczone na przechowywanie akt i lokal przeznaczony na sprzęt gospodarczy i makulaturę.

2. Pomieszczenia biurowe, powinny być tak zorganizowane, aby spełniały warunki potrzebne pracownikom do wykonywania czynności, jak również stwarzały możliwości udostępniania akt osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

3. Wielkość pomieszczeń powinna być dostosowana do ilości zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu.

4. Magazyny Archiwum powinny być wyposażone w:

1) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, tak aby odstępy między regałami nie były mniejsze niż 70 cm,

2) sprzęt do mierzenia temperatury w pomieszczeniach magazynowych (powinna utrzymywać się na poziomie 16-18 stopni C°) i wilgotności (powinna utrzymywać się w granicach 55-65%),

3) sprzęt przeciwpożarowy sprawdzany w terminach gwarantujących pełną sprawność użytkową,

4) instrukcję przeciwpożarową dostosowaną do potrzeb Archiwum.

5. Regały znajdujące się w Archiwum powinny być oznaczone kolejnymi numerami a półki literami oraz zaopatrzone w wywieszki informujące, jakie akta i z jakiego okresu znajdują się na tych regałach.

6. Magazyny archiwalne powinny posiadać drzwi metalowe i mocne zamki, zabezpieczające przed włamaniem. Jeden komplet kluczy do Archiwum posiada Kierownik Archiwum, a drugi powinien być odrębnie zabezpieczony.

7. Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione.

8. W pomieszczeniach Archiwum zabrania się przechowywania materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów niebędących wyposażeniem Archiwum.

§  13.

1. Prawo wstępu do Archiwum mają wyłącznie pracownicy Archiwum, ich przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele Archiwum Akt Nowych i innych organów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

2. Po zakończeniu pracy pomieszczenia Archiwum powinny być zamykane i plombowane, a klucze przekazywane na portiernię, gdzie przechowywane są pod kontrolą ochrony.

Rozdział  V

Przyjmowanie dokumentacji

§  14.

1. Akta przekazywane do Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której zostały zgromadzone - zgodnie z Instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Ministerstwie.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 17 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa, tj. sprawami, według spisu spraw w teczce, którego wzór określa załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa,

2) opisanie teczek, zgodnie z wzorem przedstawionym w załączniku nr 7 do niniejszej instrukcji, przez umieszczenie na stronie tytułowej:

a) na środku u góry - pełnej nazwy Ministerstwa i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego hasła z Wykazu Akt,

c) w prawym górnym rogu - kategorii akt, a przy kategorii B również okresu ich przechowywania, np. B5, B10, B15, B20, B25, B50,

d) na środku - tytułu akt (hasła według Wykazu Akt, z dokładnym określeniem zawartości teczki i rodzaju akt),

e) dat skrajnych akt znajdujących się w teczce - pod tytułem określającym zawartość teczki,

3) wyłączenie części metalowych,

4) zszycie dokumentów w teczce z kat. A i spaginowanie jej stron zapisanych.

3. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami. Poszczególne teczki (z kompletów rocznych) potrzebne do pracy bieżącej mogą być pozostawione w komórkach organizacyjnych na zasadzie wypożyczenia, jednak po dokonaniu formalności przekazania (zarejestrowania) akt do Archiwum.

4. Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum Zakładowego archiwista sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

§ 15. Kartoteki należy przejmować w pudełkach odpowiadających ich wielkości.

§  16.

1. W przypadku występowania braku niektórych dokumentów w teczce lub braku kartoteki osoba przekazująca dokumentację składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj brakującego dokumentu, przyczynę braku i termin przekazania brakujących akt.

2. Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji w przypadku ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym akt, albo stwierdzenia, że akta przekazywane nie odpowiadają temu spisowi lub akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz ustalenia, że spis nie został sporządzony prawidłowo. O przyczynie nieprzyjęcia akt Kierownik Archiwum zawiadamia dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa, która akta przygotowała do przekazania oraz swojego zwierzchnika.

§  17.

1. Poszczególne komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują akta do Archiwum w pierwszym kwartale każdego roku, w układzie zgodnym z wykazem akt, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt, sporządzonych na formularzach, których wzór przedstawia załącznik nr 1 do Instrukcji.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w programie komputerowym oddzielnie dla:

1) akt kategorii A z wydrukiem w 4 egzemplarzach,

2) akt kategorii B w 3 egzemplarzach.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się dyskietki lub płyty CD-RW.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej

2) osoba przekazująca akta,

3) Kierownik archiwum zakładowego.

5. Kopię spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta.

6. Pozostałe egzemplarze, w tym oryginał, pozostają w Archiwum.

7. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (kategorii A) przekazuje się do Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  VI

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

§  18.

1. Dokumentację w Archiwum przechowuje się w kolejności wpływu do Archiwum.

2. Dokumentację poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa układa się na regałach wyłącznie w kolejności według spisów zdawczo-odbiorczych akt. Należy unikać zbyt ciasnego układania akt.

3. Na regałach układa się jednostki archiwalne w kolejności sygnatur, pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie.

4. Akta kategorii A układa się na wyodrębnionych regałach, zgodnie z układem określonym w ust. 1-3.

§  19.

1. Przed umieszczeniem akt na półce należy na okładce każdej teczki nakleić zawierającą tytuł teczki etykietę, której wzór przedstawia załącznik nr 7 do Instrukcji.

2. Omówiona w ust. 1 etykieta zawiera m.in. sygnaturę teczki.

3. Sygnatura, o której mowa w ust. 2, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego danej teczki zarejestrowanego w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i jej pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.

4. Sporządzony przez przekazującego akta spis zdawczo-odbiorczy akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje się mu kolejny numer wynikający z liczby porządkowej tego wykazu.

5. Treść spisów zdawczo-odbiorczych akt uzupełnia się przez odnotowanie w rubryce 6 ("miejsce przechowywania akt") numeru magazynu, regału i półki, na której poszczególne teczki aktowe zostały złożone.

§  20.

1. Ewidencję zbioru dokumentacji w Archiwum stanowią formularze:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt (zał. nr 1),

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, w którym rejestruje się poszczególne spisy w kolejności ich wpływu, nadając im kolejny numer (zał. nr 2),

3) karta udostępniania akt (zał. nr 3),

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (zał. nr 4),

5) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę (zał. nr 5),

6) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 6).

2. Środki ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt 1, 2, 4, 5 i 6 stanowią materiały archiwalne (kategorii A). Nie mogą być one wynoszone z pomieszczeń Archiwum i są przechowywane w oddzielnych teczkach przez cały okres istnienia Archiwum.

§ 21. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:

- zbiór I stanowią egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułożone w kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

- zbiór II stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, które przechowuje się w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

§ 22. Archiwum może stosować inne, dodatkowe pomoce ewidencyjne, jak np. skorowidze w zapisie na papierze i dodatkowe spisy zdawczo-odbiorcze w zapisie elektronicznym.

Rozdział  VII

Udostępnianie dokumentacji

§  23.

1. Archiwum Ministerstwa udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną do celów służbowych i naukowo-badawczych w lokalu archiwum.

2. Udostępnienie dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumenty pochodzą, w pomieszczeniu biurowym, pod stałym i ciągłym nadzorem archiwisty.

3. Wypożyczenie akt poza lokal archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwolenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Infrastruktury na ściśle wyznaczony okres. Wówczas należy spaginować (ponumerować strony) akta kat. A dotychczas niespaginowane i akta kat. B oraz sporządzić ich spis i opis stanu zachowania, braków, luzów itp.

4. Nie należy wypożyczać poza archiwum akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, akt uszkodzonych oraz pomocy ewidencyjnych.

5. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

6. Akta udostępnia archiwista na podstawie karty udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki.

7. Udostępnianie innym instytucjom wymaga zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa (dla placówek naukowych, środków masowego przekazu) stosownie do przepisów:

1) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),

2) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),

3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),

4) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36).

8. Akt nie należy wysyłać pocztą.

9. Przy zwrocie akt archiwista sprawdza ich stan i fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania w obecności zwracającego - wypożyczającego. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń sporządza się protokół w trzech egzemplarzach z których:

1) jeden wkłada się w miejsce brakujących akt,

2) drugi przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała, celem wyjaśnienia okoliczności sprawy i ustalenia osoby odpowiedzialnej,

3) trzeci przechowuje się w Archiwum w odrębnej teczce.

Rozdział  VIII

Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

§  24.

1. W pierwszym kwartale każdego roku archiwiści dokonują przeglądu i wydzielania akt w celu:

1) wyłączenia materiałów archiwalnych (kategorii A) - podlegających przekazaniu do Archiwum Akt Nowych,

2) wyłączenia akt kat. BE przeznaczonych do ekspertyzy przez Archiwum Akt Nowych (przekwalifikowanie i ponowne włączenie do zespołu akt),

3) wyłączenia na makulaturę akt kategorii B, których termin przechowywania upłynął.

2. Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:

1) kierownik archiwum jako przewodniczący,

2) pracownik archiwum,

3) przedstawiciel komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą.

3. Termin brakowania ustala kierownik archiwum w harmonogramie.

4. Do zadań komisji należy:

1) wytypowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) do zniszczenia lub ustalenia dla niej dłuższego okresu przechowywania,

2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji,

3) wytypowanie materiałów archiwalnych (kat. A) do przekazania do Archiwum Akt Nowych.

5. Wydzielanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w układzie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich faktyczną zawartością.

6. Komisja nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych do materiałów archiwalnych (kat.A), natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (akta kat. B) do materiałów archiwalnych za zgodą Archiwum Akt Nowych, a także przedłużyć okres przechowywania akt kat. B.

7. Akta przeznaczone na makulaturę należy przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt. Przechowuje się je do czasu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej z właściwego archiwum państwowego.

8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Administracyjno-Budżetowego i Dyrektorowi komórki, z której dokumentacja pochodzi.

9. Jeden egzemplarz zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu tej dokumentacji należy przedstawić archiwum państwowemu, w celu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

10. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną przygotowanej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, może także zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

11. Ministerstwo otrzymuje z archiwum państwowego zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie w 2 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w archiwum Ministerstwa wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, drugi jest przeznaczony dla zbiornicy surowców wtórnych lub podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie niszczenia dokumentacji.

12. Kierownik archiwum, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokonuje przekazania akt na makulaturę lub zniszczenie oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych (rubryka 7) adnotacji o tym fakcie.

Rozdział  IX

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

§  25.

1. Archiwum przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia. Materiały archiwalne powinny być uporządkowane, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

2. Tryb przekazywania materiałów archiwalnych reguluje rozporządzenie, o którym mowa w ust. 1.

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie sporządzonego (w trzech egzemplarzach) spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, który podpisuje Kierownik Archiwum oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa i Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone są dla Archiwum Akt Nowych, jeden egzemplarz pozostaje w Archiwum Ministerstwa.

4. Materiały archiwalne przed przekazaniem do Archiwum Akt Nowych należy zabezpieczyć zgodnie z wytycznymi Archiwum Akt Nowych, stosując do tego celu standardowe pudła archiwalne. Pudła powinny być zaopatrzone w etykiety z nazwą Ministerstwa i komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła oraz sygnaturami akt i pozycją spisu.

5. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych ponosi Ministerstwo.

Rozdział  X

Kontrola Archiwum

§  26.

1. Kontrolę Archiwum przeprowadzają przedstawiciele Archiwum Akt Nowych oraz inne organy powołane do kontroli.

2. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który podpisuje osoba kontrolująca, Kierownik Archiwum i Dyrektor Generalny Ministerstwa.

3. Za realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych odpowiada Kierownik Archiwum.

Rozdział  XI

Postępowanie z dokumentacją po likwidacji, reorganizacji i ustaniu działalności Ministerstwa

§  27.

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, akta spraw zakończonych tej komórki przekazuje się do Archiwum Zakładowego zgodnie z postanowieniami rozdziału IX Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Infrastruktury.

Akta spraw będących w toku załatwiania przekazuje się następcy prawnemu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Jeden egzemplarz tego spisu przekazuje się do Archiwum Zakładowego.

2. Zasady postępowania z dokumentacją w razie ustania działalności Ministerstwa określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Rozdział  XII

Postanowienia końcowe

§  28.

1. W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń Archiwum, Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego Ministerstwa zobowiązany jest zawiadomić właściwe organy.

2. W przypadku zalania wodą pomieszczeń magazynowych Kierownik Archiwum zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Ministerstwa i spisać odpowiedni protokół strat, jeżeli jakieś akta uległy zniszczeniu.

3. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z Kierownikiem Archiwum powinno być ono komisyjnie przekazane następcy.

4. W skład komisji wchodzą:

1) Przewodniczący - Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego,

2) Członkowie - a) przekazujący Archiwum

- b) przejmujący Archiwum.

5. Podpisany przez komisję protokół przekazania Archiwum przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa .

§ 29. Archiwum ulega likwidacji po całkowitym zaprzestaniu działalności Ministerstwa.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK Nr 1

Nazwa jednostki i komórki Warszawa, 200.....

organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy akt

L. p.	Znak teczki	Tytuł teczki Nazwa hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i rodzaj dokumentacji np. protokoły, sprawozdania, opinie, korespondencja operatywna	Daty skrajne od - do	Kat. akt	Miejsce przechowywania akt	Adnotacje o zniszczeniu akt lub przekazaniu ich do archiwum państwowego
1	2	3	4	5	6	7

Razem pozycji:

Akta przekazał: Wyrażam zgodę Przyjmujący akta:

nazwisko i imię na przekazanie akt 1. (standardowy stempel

(czytelnie) do archiwum: archiwum

zakładowego)

telefon: .................. 2. stempel z podpisem

(stempel i podpis kierownika archiwum

kierownika

komórki

organizacyjnej)

ZAŁĄCZNIK Nr 2

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Nr spisu	Lata wytworzenia akt	Data przyjęcia akt	Kat. akt	Liczba pozycji spisu	Nazwa komórki przekazującej akta	Miejsce przechowywania akt	Uwagi

ZAŁĄCZNIK Nr 3

KARTA UDOSTĘPNIANIA AKT Nr .........**)

Pieczątka komórki organizacyjnej		**)	**)
Data ....... 200... r.	Termin zwrotu akt

Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w

następującej komórce organizacyjnej ..........................

.......................................... z lat .............

o znakach ............................. i upoważniam do wglądu

- odbioru *) do w/w akt

Panią/Pana*) .....................................

(imię i nazwisko)

......................................

(Stempel i podpis kierownika komórki

zwracającej się o wgląd do akt)

______________________________________________________________

Zezwalam na udostępnienie *) - wypożyczenie *) wyżej

wymienionych akt

...............................

(Stempel i podpis dysponenta

dokumentacji)

______________________________________________________________

*) zbędne skreślić **) wypełnia Archiwum

strona druga

POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH NA ODWROTNEJ STRONIE AKT

Wypożyczono ............ jednostek archiwalnych (teczek) w tym

kat A........ teczek, kat. B....... teczek

Dnia .............. 200 ... r. ............................

(Data wypożyczenia) (pokwitowanie odbioru akt-

podpis czytelny)

______________________________________________________________

Adnotacje o zwrocie akt:

..............................................................

..............................................................

Akta zwrócono do Archiwum Zakładowego dnia .......

.......... 200.... r.

................... ....................

podpis zwracającego podpis odbierającego

ZAŁĄCZNIK Nr 4

(Pieczęć państwowej jednostki

organizacyjnej przekazującej

materiały archiwalne)

Spis zdawczo-odbiorczy Nr .........

Materiałów archiwalnych ......................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazywanych do Archiwum Państwowego w .....................

L.p.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne od - do	Uwagi

.......................... .........................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

ZAŁĄCZNIK Nr 5

..........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

SPIS

dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

L.p.	Nr i Lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr 6

..........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków

Komisji)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w

ilości ......... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację

niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki

organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania

określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub

kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji: .....................

Członkowie Komisji .....................

(podpisy) .....................

.....................

.....................

.....................

Zał.

.............. kart

.............. poz. spisu

ZAŁĄCZNIK Nr 7

WZÓR OPISU TECZKI (etykieta)

grafika