Dz.Urz.MI.2018.40

| Akt obowiązujący
Wersja od: 1 stycznia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 14
MINISTRA INFRASTRUKTURY 1
z dnia 20 września 2018 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 i 650) zarządza się, co następuje:
§  1.  W Ministerstwie Infrastruktury, zwanym dalej "Ministerstwem", wprowadza się:
1) instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Infrastruktury, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia,
2) jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia,
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia

- zwane dalej przepisami kancelaryjnymi i archiwizacyjnymi.

§  2.  Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za przestrzeganie stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwizacyjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.
§  3.  Od dnia 1 stycznia 2019 r. podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Ministerstwie jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
§  4. 
1.  Sprawy niezakończone przed dniem 1 stycznia 2019 r. prowadzi się w sposób obowiązujący przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia aż do ostatecznego zakończenia sprawy.
2.  Do postępowania ze sprawami ostatecznie zakończonymi przed dniem 1 stycznia 2019 r., które nie zostały przekazane do archiwum zakładowego przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, mają zastosowanie przepisy obowiązujące przed dniem jego wejścia w życie, z zastrzeżeniem § 5 i 6.
§  5. 
1.  Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.
2.  Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
§  6.  Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.
§  7.  Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym Ministerstwa przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia zachowują ważność.
§  8.  Tracą moc:
1) zarządzenie nr 1 Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 2 stycznia 2017 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Infrastruktury i Budownictwa (Dz. Urz. Min. Inf. i Bud. poz. 1);
2) zarządzenie nr 4 Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 17 lutego 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Infrastruktury i Budownictwa (Dz. Urz. Min. Inf. i Bud. poz. 8).
§  9.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

ZAŁĄCZNIK Nr  2  2  

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

OBJAŚNIENIA

1. Jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "wykazem akt", jest wewnętrznym normatywem, na podstawie którego dokonuje się podziału całej dokumentacji Ministerstwa Infrastruktury, zwanego dalej "Ministerstwem", wynikającej z regulaminu organizacyjnego oraz uwzględniający odrębność dokumentacji w działach administracji rządowej. Stanowi on podstawową klasyfikację zagadnień i spraw występujących w Ministerstwie, których dotyczą akta zarówno już istniejące, jak i te, które powstaną w przyszłości. Zagadnienia wyszczególnione w wykazie akt są oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

2. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

3. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w pkt 2.1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Ministerstwa.

4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 i 650).

5. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w pkt 2.2, i polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Ministerstwo, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej.

6. Klasa końcowa jest klasą oznaczoną kategorią archiwalną dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną oznacza się kat. A;

2) dokumentację niearchiwalną, posiadającą czasową wartość użytkową, oznacza się kat. B.

8. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

9. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu - symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu - symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu - symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu - symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

Symbole klasyfikacyjne
IIIIIIIV
0
00
000
0000
0001
001
01
010
011
0110
0111
1
10
100
101
1010
1011
11
110
111

10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w pkt 9;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w pkt 7.

11. W razie potrzeby na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0ZARZĄDZANIE
00Kierownictwo Ministerstwa i organy kolegialne
01Organizacja
02Akty normatywne, pomoc prawna, zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych
03Planowanie, sprawozdawczość, analizy, programy
04Informatyka
05Skargi i wnioski oraz inne wystąpienia do Ministerstwa
06Prace naukowo-badawcze, działalność wydawnicza, informacyjna i promocyjna
07Współdziałanie z innymi podmiotami w kraju i za granicą
08Kontrola i audyt wewnętrzny
1KADRY
10Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy
12Ewidencja osobowa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Dyscyplina pracy
15Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
16Sprawy socjalne
17Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
20Administrowanie i eksploatacja nieruchomości
21Inwestycje i remonty nieruchomości
22Gospodarowanie rzeczowymi składnikami mienia
23Środki transportu i łączności
24Ochrona osób i mienia
25Zamówienia publiczne
26Sprawy obronne, zarządzanie kryzysowe, obrona cywilna
3FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
31Planowanie, realizacja i sprawozdawczość w zakresie budżetu
32Księgowość finansowa, obsługa kasowa
33Rozliczanie wynagrodzeń
34Księgowość materiałowo-towarowa
35Fundusze specjalne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
36Inwentaryzacja
4TRANSPORT
40Strategie, polityki i programy w dziale administracji rządowej Transport
41Ochrona środowiska w transporcie
42Bezpieczeństwo w transporcie
43Nowoczesne technologie, rozwiązania w transporcie, normalizacja i harmonizacja techniczna w transporcie, transport intermodalny
44Transport drogowy
45Infrastruktura drogowa
46Transport kolejowy
47Transport lotniczy
5ŁĄCZNOŚĆ
50Sprawy poczty
6PROGRAMY OPERACYJNE I PROGRAMY POMOCOWE
60Programy operacyjne
61Programy pomocowe
Symbole klasyfikacyjneHasła klasyfikacyjneKategoria archiwalna aktUwagi
1234567
0ZARZĄDZANIE
00KIEROWNICTWO MINISTERSTWA I ORGANY KOLEGIALNE
000Posiedzenia i narady kierownictwa MinisterstwaA
001Komisje, rady, zespoły, grupy robocze własne, pełnomocnicyAW tym korespondencja w sprawie powołania, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały. Dla każdej komisji, rady, zespołu, grupy, pełnomocnika zakłada się odrębną teczkę
002Komisje, rady, zespoły, grupy robocze resortowe i międzyresortowe powoływane z własnej inicjatywyAJak przy klasie 001
003Udział w obcych komisjach, radach, zespołach i grupach roboczychAJak przy klasie 001
004Zjazdy, konferencje naukowe, seminaria organizowane przez MinisterstwoAW tym programy, referaty, wystąpienia, wnioski, listy uczestników, protokoły
005Udział w zewnętrznych konferencjach naukowych i seminariachAW tym własne referaty, wystąpienia, sprawozdania
006Narady i zebrania pracownikówAW tym protokoły, sprawozdania, wnioski
01ORGANIZACJA
010Organizacja oraz prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem
0100Organizacja MinisterstwaAW tym akty założycielskie, statut, akty erekcyjne, podział pracy w kierownictwie, regulamin organizacyjny, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych oraz sporów kompetencyjnych, ustalenia i wytyczne, schemat organizacyjny
0101Organizacja komórek organizacyjnychAW tym wewnętrzne regulaminy komórek organizacyjnych, dokumentacja dotycząca sposobu zarządzania, ustalenia i wytyczne
0102Organizacja organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraAW tym statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne
0103Organizacja innych podmiotówBE5W tym informacje o zmianach zasad funkcjonowania, danych teleadresowych
0104Prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania MinisterstwemAKat. A dotyczy końcowych wersji analiz i założeń oraz dokumentacji projektów własnych wdrażanych w Ministerstwie. Projekty zewnętrzne - kat. B5. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
011Sprawy nadzoru MinistraNie dotyczy spraw objętych klasami: 0102, 0312, 0322, 0812
0110Nadzór nad działalnością organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraAW tym porozumienia, aneksy do porozumień. Dla każdego organu lub jednostki zakłada się odrębną teczkę.
0111Nadzór właścicielski nad spółkamiAW tym dokumentacja dotycząca realizacji uprawnień udziałowca/akcjonariusza, nadzoru nad rozporządzaniem składnikami mienia spółek. Dla każdej spółki zakłada się odrębną teczkę
0112Nadzór nad izbami gospodarczymiADla każdej izby gospodarczej zakłada się odrębną teczkę
0113Nadzór nad samorządami zawodowymiADla każdego samorządu zawodowego zakłada się odrębną teczkę
0114Sprawy fundacji, dla których Minister jest ministrem właściwymAStatuty, sprawozdania roczne z działalności fundacji, korespondencja z fundacjami
012Upoważnienia i pełnomocnictwa oraz ustanawianie zastępstw
0120Upoważnienia i pełnomocnictwaBE10Ewidencja, egzemplarze aktowe, korespondencja.
Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia. Dla upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Ministra, dyrektora generalnego i kierowników komórek organizacyjnych, zakłada się odrębne teczki
0121Ustanawianie zastępstwBE10Dokumentacja aktów ustanawiających zastępstwa i korespondencja w tych sprawach. Okres przechowywania liczy się od dnia ustania zastępstwa
013Ochrona informacji niejawnych
0130Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnychBE10W tym instrukcje, poziomy zagrożeń, ewidencje z zakresu ochrony informacji niejawnych, korespondencja z przedsiębiorcami z którymi zawierana jest umowa z dostępem do informacji niejawnych. Regulacje własne w zakresie ochrony informacji niejawnych - kat. A
0131Akta zakończonych postępowań sprawdzających zwykłych i kontrolnychBE20W tym pisma dotyczące poszerzonych postępowań sprawdzających - kat. B10
0132Ochrona informacji niejawnych w systemach teleinformatycznychBE10W tym dokumentacja bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, incydenty bezpieczeństwa teleinformatycznego
0133Środki ewidencji dokumentacji kancelarii tajnejBE10Pomocnicze urządzenia ewidencyjne np. książki doręczeń - kat. B5
0134Zmiana klauzuli tajnościBE10W tym protokoły i pisma dotyczące przeklasyfikowania dokumentów (zmiany klauzuli tajności)
014Ochrona danych osobowych
0140Wyjaśnienia, interpretacje, opinie z zakresu danych osobowychB10
0141Rejestry czynności przetwarzania danych oraz rejestr kategorii czynności zgodnie z RODO, wykazy zakresu ochrony danych osobowych, zgłoszenia naruszeń ochrony danych osobowych oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowychBE10W tym wnioski o wydanie/odwołanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych
0142Udostępnianie danych osobowych oraz realizacja działań podjętych w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, zgodnie z RODOBE10Realizacja działań podjętych na podstawie art. 15-22 RODO, w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, w tym wnioski i pisma o udostępnienie danych osobowych z instytucji zewnętrznych i od osób fizycznych, których dane dotyczą
0143Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODOB10
0144Ocena ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych oraz ocena skutków dla ochrony danych osobowychBE10W tym określenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadającemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą
015Udostępnianie informacji publicznejBE10Udostępnianie na wniosek, ponowne udostępnianie informacji publicznej, udostępnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Decyzje o odmowie udzielenia informacji publicznej i decyzje o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystanie informacji sektora publicznego - kat. BE50
016Obsługa kancelaryjna
0160Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwoAW tym Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, korespondencja w sprawie, wyjaśnienia, interpretacje, opinie
0161Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacjiB5W tym rejestry przesyłek, korespondencja w tych sprawach
0162Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskoweAPrzy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 222
0163Ewidencja druków ścisłego zarachowaniaB10
0164Przekazywanie dokumentacji między urzędami lub komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymiAProtokoły zdawczo-odbiorcze
017Obsługa archiwum zakładowego
0170Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwumASpisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy. Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa
0171Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowegoA
0172Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejAW tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
0173Ewidencja udostępniania i wypożyczania dokumentacji w archiwumB5
0174Kwerendy archiwalne dokumentacji w archiwumBE5
0175Skontrum dokumentacji w archiwumA
0176Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwumBE10
018Zbiory biblioteczne
0180Ewidencja zbiorów bibliotecznychAW tym księgi, kartoteki, bazy danych
0181Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB5Dokumentacja związana z gromadzeniem i prenumeratą zbiorów
0182Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB5
02AKTY NORMATYWNE, POMOC PRAWNA, ZEZWOLENIA NA UTWORZENIE PRZEDSTAWICIELSTW FUNDACJI ZAGRANICZNYCH
020Wewnętrzne akty normatywneZarządzenia, decyzje itp. Ministra oraz dyrektora generalnego
0200Zbiór wewnętrznych aktów normatywnychAKomplet podpisanych egzemplarzy aktowych zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, pism okólnych, ich rejestry, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. W przypadku aktów podlegających ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Ministra także akt wewnętrzny w formie dokumentu elektronicznego, opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym Ministra. 1 egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się w odpowiednich klasach i przechowuje w odpowiednich teczkach
0201Projekty wewnętrznych aktów normatywnychAW tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów. W klasie tej rejestruje się wyłącznie projekt, którego zarejestrowanie nie zostało przewidziane we właściwej tematycznie klasie rzeczowej wykazu akt
0202Opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnychBE10Dokumentacja udzielania opinii do projektów
021Akty normatywne powszechnie obowiązujące
0210Własne projekty aktów normatywnych powszechnie obowiązujących - ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów oraz własne projekty założeń projektów ustawAW tym projekty aktów prawnych, korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów prawnych, wnioski podmiotów zewnętrznych w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz ostateczne wersje projektów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom. Dla każdego aktu zakłada się odrębną teczkę
0211Akty normatywne powszechnie obowiązujące wydane przez MinistraAW tym projekty aktów prawnych, korespondencja w toku procesu legislacyjnego, podpisane akty normatywne
0212Wyjaśnienia, interpretacje i opinie przepisów, których projekty zostały przygotowane w MinisterstwieBE10
0213Opiniowanie własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących oraz własnych projektów założeń projektów ustawBE10
0214Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa prowadzona w MinisterstwieA
022Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych oraz projektów umów międzynarodowych
0220Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnychB5Dokumentacja udzielania opinii do projektów, w tym projekty stanowiska Rządu RP wobec pozarządowych projektów ustaw
0221Opiniowanie zewnętrznych projektów innych dokumentów rządowychB5
0222Opiniowanie projektów umów międzynarodowychB5
023Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowychB5W tym kopie zarządzeń, uchwał, protokołów z posiedzeń komitetów Rady Ministrów
024Pomoc prawnaB5W tym opinie prawne do umów zawieranych przez Ministerstwo oraz opinie prawne związane z zapytaniami komórek organizacyjnych Ministerstwa, instytucji, organizacji, obywateli
025Sprawy sądowe
0250Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi i Sądem NajwyższymBE10W tym cywilne, gospodarcze, karne, z zakresu prawa pracy. Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie
0251Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymiBE10Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie
0252Rejestr spraw sądowychBE10
026Postępowania przed Trybunałami
0260Postępowania przed Trybunałem KonstytucyjnymA
0261Postępowania przed trybunałami europejskimi oraz inne sprawy związane ze stosowaniem prawa Unii EuropejskiejA
027Zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terytorium RPAW tym dokumenty potwierdzające rejestrację fundacji zagranicznych oraz ich wnioski w sprawie utworzenia przedstawicielstwa
03PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ANALIZY, PROGRAMY
030Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie planowania działalności i sprawozdawczościBE10Regulacje własne w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości - kat. A
031Planowanie
0310Planowanie na poziomie całego MinisterstwaAJeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5
0311Planowanie na poziomie komórek organizacyjnych MinisterstwaA
0312Planowanie organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraA
032Sprawozdawczość
0320Sprawozdania na poziomie całego MinisterstwaAJak przy klasie 0310
0321Sprawozdania na poziomie komórek organizacyjnych MinisterstwaA
0322Sprawozdania organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraA
033Analizy tematyczne lub przekrojoweA
034Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnychA
035ProgramyAm. in. dokumentacja związana z realizacją Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014-2019 oraz współpracą z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym w tym osłona antykorupcyjna
04INFORMATYKA
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie informatyzacji MinisterstwaBE10Regulacje własne w zakresie informatyzacji Ministerstwa - kat. A
041Projektowanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych
0410Organizacja projektowania, założenia i wymagania dotyczące budowy systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10W tym plany, harmonogramy, oferty, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń dla budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych, korespondencja,
0411Projektowanie rozwiązań informatycznych i teleinformatycznychBE10W tym dokumentacja projektowa, plany
0412Oceny i testy systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10W tym dokumentacja w zakresie przeprowadzenia testów oraz audytów, dokumentacja odbiorów systemów informatycznych i teleinformatycznych
042Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowaniaBE10
043Eksploatacja infrastruktury i systemów informatycznych i teleinformatycznych
0430Instalacja, utrzymywanie i administrowanie oprogramowaniemBE10W tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, wnioski o instalację oprogramowania
0431Utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznejBE10W tym utrzymanie sprzętu, sieci, łączy teletransmisyjnych, Internet
0432Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10
0433Modernizacja bazy sprzętowejBE10
0434Serwis techniczny, przeglądy sprzętuB2Korespondencja w zakresie przeprowadzanych przeglądów technicznych sprzętu
044Bezpieczeństwo informatyczne i teleinformatyczneW tym dokumentacja dotycząca fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony systemów informatycznych i teleinformatycznych np. wytyczne, zalecenia konfiguracyjne,

rekomendacje, polityki, regulaminy, procedury bezpieczeństwa, dokumentacja bezpieczeństwa teleinformatycznego, audyt teleinformatyczny

0440Bezpieczeństwo systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10W klasie tej rejestruje się również sprawy dotyczące bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznych przetwarzających dane osobowe
0441Nadawanie prawa dostępu do danych i sprzętu informatycznego i teleinformatycznego oraz uprawnień do systemów informatycznych i teleinformatycznychB10
0442Zabezpieczenia kryptograficzne systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowaniaA
05SKARGI I WNIOSKI ORAZ INNE WYSTĄPIENIA DO MINISTERSTWA
050Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpieńBE10Regulacje własne w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień - kat. A
051Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednioAKlasa obejmuje także rejestr
052Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwościB5Jak przy klasie 051
053Petycje
0530Petycje załatwiane bezpośrednioAJak przy klasie 051
0531Petycje przekazywane do załatwienia według właściwościB5Jak przy klasie 051
054Interpelacje i zapytaniaAW tym np. posłów, senatorów, radnych, rzeczników
055Pozostałe sygnały obywatelskieBE5Jak przy klasie 051 W tym anonimy
06PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA, INFORMACYJNA I PROMOCYJNA
060Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
0600Opracowania Ministerstwa lub wykonane na zlecenie MinisterstwaA
0601Opracowania zewnętrzne dotyczące zakresu działania MinisterstwaB5
061Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnejBE10Regulacje własne w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej - kat. A
062Własne wydawnictwa
0620Teki wydawnicze MinisterstwaAUmowy, zatwierdzony projekt, rozstrzygnięcie wyboru ofert, wybrany do wydawnictwa materiał foto - B10. Dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą egzemplarz okazowy oraz dokumentację każdego tytułu
0621Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianieB5W tym zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowania na materiały fotograficzne
063PatronatyA
064Kontakty ze środkami publicznego przekazu
0640Udział w polityce informacyjnej Rady MinistrówAW tym dokumentacja dotycząca współpracy z Centrum Informacyjnym Rządu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
0641Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe i wywiadyAW tym publikowane komunikaty resortu, sprostowania, odpowiedzi, polemiki prasowe
0642Monitoring środków publicznego przekazuB10W tym wyniki codziennego przeglądu prasy
065Promocja działalności MinisterstwaAW tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych
066ReprezentacjaB5W tym zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja członków kierownictwa Ministerstwa oraz kierownictwa komórek organizacyjnych Ministerstwa o podobnym charakterze - nie związana z załatwianiem określonej sprawy
067Nagrody MinistraBE10W tym powołania członków zespołów oceniających, zaproszenia, podziękowania, zawiadomienia i inna korespondencja związana z konkursami o nagrodę MIB.
07WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI PODMIOTAMI W KRAJU I ZA GRANICĄPrzy czym udział w posiedzeniach komisji, zespołów i grup roboczych klasyfikuje się w klasach rzeczowych w ramach grupy rzeczowej 00
070Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicąBE10Regulacje własne w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą - kat. A
071Kontakty z podmiotami krajowymi
0710Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowymA
0711Umowy i porozumienia z podmiotami krajowymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałaniaA
0712Przyjmowanie delegacji krajowychBE10W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań
0713Krajowe wyjazdy delegacji MinisterstwaBE10
072Kontakty z podmiotami zagranicznymi
0720Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania Ministerstwa z podmiotami zagranicznymiA
0721Umowy i porozumienia z podmiotami zagranicznymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałaniaAW tym ewidencja
0722Spotkania oraz wymiana doświadczeń z podmiotami zagranicznymiA
0723Zagraniczne wyjazdy delegacji MinisterstwaBE10Oryginały zatwierdzonych wniosków wyjazdowych przechowuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw obsługi finansowej. Wnioski, instrukcje wyjazdowe i sprawozdania z wyjazdów - kat. A
0724Przyjmowanie delegacji zagranicznychBE10W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań
0725Międzynarodowa współpracaAKorespondencja, opracowania własne (opracowania obce - kat. B10), sprawozdania z rozmów, protokoły, uzgodnienia. Dotyczy także współpracy transgranicznej w zakresie gospodarki przestrzennej. Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę.
073Promowanie zobowiązań krajowych we współpracy z podmiotami międzynarodowymiA
074Promowanie międzynarodowych zobowiązań w krajuA
075Przedstawiciele Ministra w przedstawicielstwach dyplomatycznych RP za granicą i w organizacjach międzynarodowychA
076Partnerstwo publiczno-prywatneA
08KONTROLA I AUDYT WEWNĘTRZNY
080Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zagadnień kontroli i audytu wewnętrznegoBE10Regulacje własne w zakresie zagadnień kontroli i audytu wewnętrznego - kat. A
081Kontrole
0810Kontrole zewnętrzne w MinisterstwieADla każdej kontroli zakłada się odrębną teczkę
0811Kontrole wewnętrzne w MinisterstwieAJak przy klasie 0810
0812Kontrole organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraAJak przy klasie 0810. Klasa ta obejmuje kontrole resortowe prowadzone na podstawie przepisów ustawy o kontroli w administracji rządowej
0813Wystąpienia organów kontroli do jednostek niekontrolowanychB5Nie związane z klasami 0810-0812
0814Książki kontroliB10
082Audyt wewnętrzny
0820Akta bieżące audytuAW tym dokumentacja zadania audytowego, monitorowania i czynności sprawdzających
0821Akta stałe audytuAW tym opisy procedur audytu, dokumentacja sprawozdawczości i planowania w zakresie audytu oraz, inne informacje mające wpływ na przeprowadzane audyty i analizę ryzyka
0822Obsługa Komitetu AudytuAW tym dokumentacja dotycząca obsługi organizacyjnej Komitetu Audytu, protokoły posiedzeń, uchwały Komitetu Audytu, dokumentacja współpracy Komitetu Audytu z jednostkami w działach i z audytorami w jednostkach w działach
083Kontrola zarządczaAW tym oświadczenie Ministra, komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra o stanie kontroli zarządczej, dokumentacja samooceny. Dokumentacja identyfikacji i oceny ryzyka oraz koordynacji zarządzania ryzykiem, informacje o ryzykach kluczowych, zestawienia wniosków i zadań wynikających z oceny
1KADRY
10REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE SPRAW KADROWYCH
100Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje własne w zakresie spraw kadrowychARegulamin pracy, zasady wynagradzania, w tym regulaminy premiowania i nagradzania
101Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychBE10
102Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowychA
11NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY
110Nabór pracowników
1100Nabór na stanowiska w korpusie służby cywilnejB5Ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, w tym na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów. Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt osobowych
1101Nabór na stanowiska niebędące w korpusie służby cywilnej: pomocnicze, robotnicze i obsługiB5Jak przy klasie 1100
111Przebieg zatrudnienia pracowników Ministerstwa
1110Ocenianie pracownikówB5Korespondencja dotycząca ocen okresowych. Oceny poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych -
kat. BE50
1111Awansowanie i wynagradzanie pracownikówB5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
1112Opisy stanowisk pracyB51 egz. oryginału przechowuje się w aktach osobowych pracownika - kat. BE50
1113Wartościowanie stanowisk pracyB10
1114Dodatkowe zatrudnienie i zajęcia zarobkoweB5Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50
112Rozwiązanie stosunku pracyB5Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy odkłada się do akt osobowych
113Sprawy ze stosunku pracy kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra
1130Powołania, jako nawiązanie stosunku pracyB10
1131Odwołania, jako rozwiązanie stosunku pracyB10
1132Ustalone wynagrodzeniaB10
1133Nagrody i premieB10
1134Świadczenia wynikające z zawartego stosunku pracyB10
114Staże, wolontariat, praktyki
1140StażeB5
1141WolontariatB5
1142PraktykiB5
115Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
1150Prace zlecone ze składką na ZUSB50
1151Prace zlecone bez składki na ZUSB10W tym rejestr umów zleceń i umów o dzieło
116Nagradzanie, odznaczanie i karanie
1160Nagrody i premie dla pracowników MinisterstwaBE10
1161Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomyB5Przy czym niektóre dokumenty poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych
1162Odznaczenia państwoweBE10Kopie pism dotyczących konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych
1163Odznaki resortoweBE10Dokumenty dotyczące nadania odznak resortowych
1164KaranieB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
117Odpowiedzialność dyscyplinarna
1170Postępowanie dyscyplinarneB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
1171Postępowanie wyjaśniająceB*)Jak przy klasie 1170
118Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin
1180Oświadczenia majątkoweB*)Okres przechowywania określają odrębne przepisy prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat. Dotyczy także korespondencji w sprawie oświadczeń
1181Oświadczenia lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzinB*)Jak przy klasie 1180
119Restrukturyzacja zatrudnieniaBE10
12EWIDENCJA OSOBOWA
120Akta osobowe pracowników MinisterstwaBE50Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: w cz. A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w cz. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w cz. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
121Pomoce ewidencyjne do akt osobowychBE50W tym dane z systemów teleinformatycznych do obsługi spraw kadrowych
122Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5W tym rejestr wydanych zaświadczeń
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
130Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracyBE10Regulacje własne w zakresie zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy - kat. A
131Kontrola warunków i bezpieczeństwa pracyAW tym protokoły z dokonanych kontroli
132Ocena ryzyka zawodowego, działania w zakresie przeciwdziałania wypadkom i chorobom zawodowymBE10W tym programy BHP, karty oceny ryzyka zawodowego
133Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracyBE10Dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich - kat. A
134Warunki szkodliwe i choroby zawodoweBE10W tym charakterystyki stanowisk pracy. Rejestr chorób zawodowych - kat. B40
14DYSCYPLINA PRACY
140Ewidencja obecnościB3W tym kartoteka graficzna obecności pracownika, rejestr nieobecności, listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych, tym kontrola obecności w pracy
141Zwolnienia lekarskieB5W tym kontrola zwolnień lekarskich. Zwolnienia lekarskie przechowuje się wraz z dokumentacją płacową pracownika
142Urlopy pracowniczeB5Plany urlopów oraz korespondencja w sprawach urlopów
143Postępowania w sprawach mobbinguBE10Postępowania wewnętrzne
144Etyka członków korpusu służby cywilnejBE10Sprawy związane z etyką pracowników w przypadkach innych niż postępowania dyscyplinarne, w tym wytyczne, regulacje własne, korespondencja w tych sprawach
15SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
150Służba przygotowawczaB10
151Indywidualne programy rozwoju zawodowegoB5
152SzkoleniaW tym przy pomocy osób i jednostek zewnętrznych
1520Szkolenia indywidualneB5
1521Szkolenia językoweB5
1522Szkolenia grupoweB5
153Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formach innych niż szkolenia
1530Studia, aplikacjeB5W tym studia wyższe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych. Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych poszczególnych pracowników
1531Staże zagraniczne, stypendia, eksperci narodowiB5W tym wyjazdy organizowane w formie praktyki zawodowej.
16SPRAWY SOCJALNE
160Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zasad działalności socjalnejBE10W tym Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Regulacje własne w zakresie zasad działalności socjalnej - kat. A
161Sprawy działalności socjalnejB5W tym protokoły z działalności socjalnej, plany rzeczowo-finansowe Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
162Formy działalności socjalnej
1620Dofinansowanie wypoczynku, częściowa refundacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, wydarzeń kulturalnychB3W tym wykazy dopłat
1621Pożyczki na cele mieszkanioweB3W tym wykaz wypłat, rejestr umów dotyczących pożyczek
1622Pomoc finansowa i rzeczowa oraz organizacja i finansowanie imprez okolicznościowychB3W tym wykazy wypłat
1623Organizacja i wyposażenie pomieszczeń związanych z prowadzeniem działalności socjalnej oraz grupowych form działalności sportowej i rekreacyjnejB5
17UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA
170Ubezpieczenia społeczne
1700Zgłoszenia i wyrejestrowania ubezpieczeń społecznychB10W tym zgłoszenia członków rodzin, zmiany adresów itd. Dokumenty poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50
1701Dowody uprawnień do zasiłkówB5Dotyczy zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych
1702Emerytury i rentyB10W tym zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7), korespondencja w sprawie odpraw emerytalnych/rentowych itp.
171Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.B10Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
172Opieka zdrowotna
1720Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnejB10
1721Badania lekarskie w zakresie medycyny pracyB10W tym badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne pracowników, w tym także refundacja wydatku na zakup okularów lub soczewek korygujących wzrok dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
2GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE
20ADMINISTROWANIE I EKSPLOATACJA NIERUCHOMOŚCI
200Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw gospodarowania mieniemBE10Regulacje własne w zakresie spraw gospodarowania mieniem - kat. A
201Stan prawny nieruchomościAW tym decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu i ich zmiany, wypisy z ksiąg wieczystych, wypisy i odpisy z ewidencji gruntów i budynków, protokoły zdawczo-odbiorcze nieruchomości z odpowiednich rejestrów i inne dokumenty dotyczące stanu prawnego nieruchomości
202Podatki i opłaty publiczno-prawne od nieruchomościB10
203Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa przejętymi po likwidacji jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez MinistraBE5W tym dokumentacja przekazania nieruchomości do zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, protokół, dokumentacja zagospodarowania lub sprzedaży
204Wykorzystywanie nieruchomości na potrzeby własneB10Zagospodarowanie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa na potrzeby własne
205Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych nieruchomości na potrzeby innych osób/jednostek
2050Wynajem lokali mieszkalnychB10W tym korespondencja, wystąpienia do Ministra o udzielenie zgody na wynajem, umowy i aneksy do umów. Okres przechowywania liczy się od zakończenia obowiązywania umowy najmu
2051Użyczanie, wynajem, dzierżawa lub udostępnianie nieruchomości własnych na podstawie innego tytułu prawnegoB10Jak przy klasie 2050
206Eksploatacja nieruchomości
2060Eksploatacja nieruchomości własnychB10W tym korespondencja i umowy z dostawcami energii elektrycznej, energii cieplnej, zimniej i ciepłej wody, rozliczenia zużycia, utrzymanie stanu technicznego nieruchomości
2061Eksploatacja innych nieruchomości na potrzeby własneB10W tym korespondencja, umowy i porozumienia, rozliczenia z podmiotami użyczającymi powierzchnię na potrzeby Ministerstwa lub udostępniającymi nieruchomości na podstawie innego tytułu prawnego
21INWESTYCJE I REMONTY NIERUCHOMOŚCIBE5W tym dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru, w tym uzgodnienia z konserwatorem zabytków, projekty budowlane, kosztorysy, pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych, odbiory, rozliczenia, w tym finansowe, zgłoszenia do użytkowania, pozwolenia na użytkowanie. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jej utraty. Dokumentacja dotycząca obiektów zabytkowych i nietypowych -kat. A. Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę
22GOSPODAROWANIE RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MIENIA
220Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10W tym księgi inwentarzowe
221Gospodarowanie własnymi składnikami mienia
2210Dokumentowanie przyjęcia, wydania mieniaB5W tym umowy użyczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze od dostawców
2211Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu, maszyn i urządzeńB5W tym opisy techniczne, karty gwarancyjne, instrukcje obsługi
2212Konserwacja i naprawy składników mienia ruchomegoB5
222Prowadzenie gospodarki magazynowejB5W tym wnioski komórek organizacyjnych Ministerstwa o wydanie materiałów z magazynu
223Gospodarowanie mieniem ruchomym obcymB5W tym dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia, umowy użyczenia. Okres przechowywania liczy się od momentu zwrotu mienia
224Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB10W tym karty osobistego wyposażenia, protokoły wydania do użytkowania na stanowisku pracy
225Wycofanie z użytkowania składników mienia ruchomego
2250Ocena przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego do dalszego wykorzystania w MinisterstwieB10W tym wnioski o ocenę, protokoły Komisji do oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego
2251Sprzedaż składników mieniaB10W tym dokumentacja przetargowa
2252Przekazanie składników mienia innej jednostce, w tym darowizna składników mieniaB10W tym protokoły zdawczo-odbiorcze i umowy darowizny
2253Likwidacja składników mieniaB10W tym protokoły Komisji likwidacyjnej
226Gospodarowanie odpadami i surowcami wtórnymi
2260Gospodarowanie odpadami w jednostceB5W tym informacje o wytwarzanych odpadach, wnioski i pozwolenia na wytwarzanie odpadów. Sprawozdania roczne - kat. A
2261Unieszkodliwianie odpadówB5W tym dokumentacja unieszkodliwienia odpadów, karty odpadów
2262Gospodarowanie surowcami wtórnymiB5
23ŚRODKI TRANSPORTU I ŁĄCZNOŚCI
230Eksploatacja środków transportowych
2300Eksploatacja własnych środków transportowychB5W tym karty drogowe samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, umowy udostępniania samochodów pracownikom
2301Użytkowanie obcych środków transportowychB5W tym zlecenia, porozumienia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów do celów służbowych, karty drogowe samochodów
231Zapotrzebowanie na usługi łączności i usługi telekomunikacyjne, usługi pocztowe i kurierskieB5
24OCHRONA OSÓB I MIENIA
240Zabezpieczenie obiektów
2400Bezpieczeństwo obiektów i mienia ruchomegoBE10W tym plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej instrukcji ochrony
2401Kontrola ruchu osobowegoB10W tym przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
2402Ochrona obiektówB10
2403Ochrona obowiązkowa obiektówBE10W tym decyzje, wyciągi, wnioski, wykazy w sprawie obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie
241Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożaroweBE10W tym dokumentacja projektowa, protokoły z przeglądów serwisowych i konserwacji, umowy
242Ubezpieczenie mieniaB10W tym umowy ubezpieczenia mienia, w tym umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej OC i ubezpieczenia autocasco AC, likwidacja szkód. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
25ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
250Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zamówień publicznychBE10Regulacje własne w zakresie zamówień publicznych - kat. A
251Postępowania o udzielenie zamówień publicznychOkres przechowywania liczy się od daty zakończenia realizacji zamówienia
2510Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznychB5Z wyłączeniem postępowań w klasie 2511
2511Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznychB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
2512Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznychB5Z wyłączeniem postępowań w klasie 2513
2513Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznychB*)*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
252Rejestr zamówień publicznychB5
253Nadzór nad realizacją zamówień publicznychBE5W tym notatki, raporty, sprawozdania, plany, korespondencja bieżąca. Roczne sprawozdania z wykonania zamówień publicznych przekazywane do Urzędu Zamówień Publicznych - kat. A
26SPRAWY OBRONNE, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONA CYWILNA
260Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw obronnychBE10Regulacje własne w zakresie spraw obronnych - kat. A
261Przygotowania obronneDotyczy również organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra
2610Planowanie operacyjneAW tym dokumentacja planowania operacyjnego, przeglądów obronnych oraz plany osłony technicznej
2611Programowanie obronneAW tym dokumentacja programowania obronnego (Program Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych), decyzje, umowy
2612MilitaryzacjaBE10W tym koncepcje, harmonogramy, plany, regulaminy, zestawienia, wykazy, reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej (na wniosek i z urzędu)
2613Mobilizacja gospodarkiBE10W tym wykazy, programy
2614System Kierowania Bezpieczeństwem Narodowym (SKBN)AW tym koncepcje, harmonogramy, plany, przygotowania elementów SKBN
2615Szczególna ochrona obiektów ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwaBE10W tym dokumentacja szczególnej ochrony obiektów, plany, wykazy
262Zarządzanie kryzysowe
2620Struktury zarządzania kryzysowegoAW tym dokumenty dotyczące zarządzania kryzysowego, dokumentacja Zespołu Zarządzania Kryzysowego, ćwiczenia
2621Organizacja monitorowania zagrożeńBE10W tym raporty dzienne, sprawozdania miesięczne i kwartalne, informacje wytwarzane przez struktury monitorujące zagrożenia
2622Infrastruktura krytycznaAW tym sprawozdania roczne, koncepcje, informacje w obszarze infrastruktury krytycznej
263Obrona cywilnaAW tym dokumentacja formacji obrony cywilnej
3FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWEAW tym własne zasady ekonomiczno-finansowe
31PLANOWANIE, REALIZACJA i SPRAWOZDAWCZOŚĆ W ZAKRESIE BUDŻETU
310Planowanie budżetuW tym wieloletni plan finansowy, zbiorczy projekt budżetu resortu oraz dysponentów realizujących programy, plany/projekty planów finansowych resortu
3100Planowanie budżetu dysponenta częściAW tym materiały do projektu ustawy budżetowej w zakresie części, materiały planistyczne jednostek i komórek organizacyjnych do projektu ustawy budżetowej, korespondencja z jednostkami i komórkami organizacyjnymi oraz Ministrem Finansów i innymi resortami
3101Planowanie wydatków na programyAW tym materiały do projektu ustawy budżetowej przygotowywane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie wydatków na programy, materiały planistyczne dysponentów, korespondencja z dysponentami i Ministrem Finansów
311Realizacja budżetu
3110Decyzje w sprawie zmian w budżecie częściAW tym wnioski o zmiany w budżecie części, korespondencja z jednostkami resortu i komórkami organizacyjnymi, decyzje w sprawie zmian w budżecie części
3111Zmiany w wydatkach na programy między rozdziałami i paragrafamiAW tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między rozdziałami i paragrafami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi
3112Zmiany w wydatkach na programy między częściami i działamiAW tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między częściami i działami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi, decyzje Ministra Finansów
3113Wnioski dysponenta części do rezerwy celowejB10W tym wnioski do rezerwy celowej dysponenta części i wnioski o zapewnienie finansowania, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami resortu, Ministrem Finansów, decyzje Ministra Finansów
3114Wnioski dysponentów do rezerwy celowejB10W tym wnioski do rezerwy celowej i wnioski o zapewnienie finansowania dysponentów innych części budżetowych, korespondencja z komórkami organizacyjnymi, Ministrem Finansów, decyzje Ministra Finansów
3115Realizacja projektów/ programów/grantów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, EFTABE10W tym korespondencja z komórkami organizacyjnymi i dysponentami w sprawie akceptacji wniosków o dofinansowanie projektów/ programów/ grantów, rocznych planów działań, zmian harmonogramów wydatków, korespondencja w sprawie realizacji projektów/programów/grantów
3116Plany finansowe i projekty planów finansowychAW tym plany i projekty planów finansowych i rzeczowo-finansowych oraz ich aktualizacje, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami resortu w sprawie projektów/planów
3117Dotacja celowa i zwrotyB10W tym dokumenty związane z przekazaniem i rozliczaniem dotacji celowej, rozliczenia, umowy dotacji, aneksy, polecenia płatności, pisma w sprawie zwrotów
312Sprawozdawczość budżetowaW tym sprawozdania budżetowe i finansowe jednostek resortu
3120Sprawozdania jednostkoweAW tym roczne sprawozdania finansowe i analizy z wykonania budżetu. Sprawozdania jednostkowe dysponenta części oraz dysponenta III stopnia zapewniającego obsługę Ministra. Sprawozdania kwartalne, półroczne - kat. B10
3121Sprawozdania łączneAŁączne sprawozdania budżetowe i finansowe resortu
313Finanse i księgowość
3130Obrót gotówkowyB5W tym plany, raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, depozyty kasowe. *Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2007-2013 liczy się od daty wskazanej w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochody oraz art. 38 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne postanowienia odnośnie Funduszy Strukturalnych. Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2014-2020 liczy się od daty wskazanej w art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006
3131Współpraca z bankamiB5Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130. Umowy z bankami na założenie rachunków bankowych dla Ministerstwa - kat. B10
3132Gospodarka pozabudżetowaB5
314Egzekucja należności pieniężnych
3140Egzekucja sądowaB5
3141Egzekucja administracyjnaB5
32KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA, OBSŁUGA KASOWA
320Dowody i dokumentacja księgowaB5Dla poszczególnych projektów/programów/rejestrów zakłada się odrębne teczki. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130
321RozliczeniaB5W tym rozliczenia z pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp., a także rozliczenia delegacji służbowych pracowników. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130
322Uzgadnianie saldB2Korespondencja
33ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ
330Dokumentacja wynagrodzeńB5
331Deklaracje podatkoweB5
332Deklaracje rozliczeniowe ZUSB5
333Listy zaliczek na wynagrodzeniaB3
334Listy wynagrodzeń z umów o pracę i umów cywilnoprawnychB50
335Kartoteka imienna wynagrodzeńB50
336Dowody i dokumentacja księgowaB5
337Deklaracje PEFRONB5
338Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczneB50
34KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO-TOWAROWA
340Dowody księgoweB5Faktury
341Dokumentacja księgowaB5W tym karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne
35FUNDUSZE SPECJALNE. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCHB5W tym sprawy finansowe i księgowe funduszu
36INWENTARYZACJA
360Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie inwentaryzacjiBE10Regulacje własne w zakresie inwentaryzacji - kat. A
361Spisy z natury i protokołyB5
362Dokumentacja z przebiegu inwentaryzacjiB5
363Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnychB5
364Wycena i przecenaB10
4TRANSPORT
40STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY W DZIALE ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ TRANSPORTAW tym Strategia rozwoju transportu Dla każdej strategii, polityki i programu zakłada się odrębną teczkę
41OCHRONA ŚRODOWISKA W TRANSPORCIEBE10
42BEZPIECZEŃSTWO W TRANSPORCIEA
43NOWOCZESNE TECHNOLOGIE, ROZWIĄZANIA W TRANSPORCIE, NORMALIZACJA I HARMONIZACJA TECHNICZNA W TRANSPORCIE TRANSPORT INTERMODALNY
430Inteligentne systemy transportoweBE5W tym stanowiska rządu, opracowania własne, notatki
431Przewóz osób i towarów środkami transportu
4310Przewozy osób środkami transportuBE10W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, udostępnianie danych oraz dokumentacja dotycząca przewozu osób o ograniczonej możliwości poruszania się
4311Przewozy towarowe środkami transportuBE10W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, udostępnianie danych oraz dokumentacja dotycząca przewozów towarów niebezpiecznych i szybko psujących się
432Mobilność miejskaBE10W tym stanowiska rządu, opracowania własne, notatki
433Działalność normalizacyjna w transporcieBE5W tym korespondencja, opinie do projektów norm, zgłaszanie reprezentantów do Komitetów Technicznych
434Harmonizacja techniczna w transporcieBE5W tym korespondencja, opinie, opracowania
435Autoryzacja i notyfikacja jednostekBE50W tym wnioski o autoryzację, opinie oceny i decyzje dotyczące autoryzacji i notyfikacji, korespondencja
436Transport intermodalnyBE5W tym własne opracowania, wydruki statystyczne
44TRANSPORT DROGOWY
440Ruch drogowy
4400Dopuszczenie pojazdów do ruchu drogowegoBE10W tym korespondencja dotycząca rejestracji pojazdów (potwierdzenia do wydawania karty pojazdów), warunków technicznych pojazdów, stacji kontroli pojazdów, badania technicznego pojazdów, homologacji i procedur alternatywnych, dopuszczania pojazdów do ruchu drogowego. Postępowanie

administracyine - kat. BE50

4401Zarządzanie ruchem drogowymBE10W tym korespondencja dotycząca zarządzania ruchem na drogach publicznych i wewnętrznych oraz kontroli ruchu drogowego
4402Rzeczoznawcy samochodowiBE10W tym wezwania do uzupełnienia dokumentów, pisma informujące o skreśleniu z listy rzeczoznawców, korespondencja z jednostkami certyfikującymi. Postępowania administracyine - kat. BE50
4403Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii EuropejskiejBE50W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych
441Kierowcy
4410Czas pracy kierowców i tachografyBE10W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące czasu pracy kierowców, czasu prowadzenia pojazdów, obowiązkowych odpoczynków i przerw w pracy, stosowania tachografów w pojazdach
4411Uprawnienia kierowcówBE10W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, korespondencja dotycząca kwalifikacji wstępnej, wstępnej przyśpieszonej, szkoleń, doskonalenia techniki jazdy, egzaminowania i wydawania uprawnienia do kierowania pojazdami, uprawnienia instruktora, wykładowcy, egzaminatora, kierowcy pojazdu uprzywilejowanego lub pojazdu przewożącego wartości pieniężne, instruktora techniki jazdy oraz kierowcy wykonującego przewóz drogowy, wymagań do prowadzenia i nadzoru ośrodka szkolenia kierowców, ośrodka szkolenia i ośrodka doskonalenia techniki jazdy, badań lekarskich i psychologicznych. Postępowania administracyjne - kat. BE50
4412Komisja egzaminacyjna i weryfikacyjnaAKomisja egzaminacyjna do sprawdzania kwalifikacji kandydatów na instruktorów techniki jazdy i instruktorów techniki jazdy, komisja weryfikacyjna do sprawdzania kwalifikacji kandydatów na egzaminatorów i egzaminatorów osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami silnikowymi oraz komisja do spraw weryfikacji i rekomendacji pytań egzaminacyjnych
45INFRASTRUKTURA DROGOWA
450Drogi publiczneBE50
451Sieć drogowa
4510Kategorie i przebiegi drógAW tym opracowania własne, wnioski, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie kategorii dróg, przebiegu dróg, dopuszczalnych nacisków na osie
4511Trwały zarząd nieruchomości drogowychBE10W tym opracowania własne, wnioski, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie wygaszenia trwałego zarządu
4512Numeracja i ewidencja dróg oraz gromadzenie danych o sieci drogowejAW tym opracowania własne, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie numeracji i ewidencji dróg oraz gromadzenia danych
4513Certyfikaty Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego (CABRD)BE50W tym korespondencja w sprawie Certyfikatów Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, wnioski o wydanie Certyfikatów
Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, certyfikaty
452Finansowanie infrastruktury drogowej
4520Finansowanie dróg samorządowychBE10W tym wnioski o rezerwę subwencji ogólnej, korespondencja z Ministerstwem Finansów, jednostkami samorządu terytorialnego, Komisją Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego
4521Finansowanie dróg krajowych z Krajowego Funduszu DrogowegoBE10W tym uzgadnianie Planu Finansowego Krajowego Funduszu Drogowego (KFD), sprawozdania z wykonania KFD miesięczne, kwartalne i roczne, przepływy finansowe, korespondencja merytoryczna z Ministerstwem Finansów, Bankiem Gospodarstwa Krajowego i Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad, porozumienia i zmiany porozumień w sprawie obsługi Krajowego Funduszu Drogowego. Sprawozdania roczne - kat. A
4522Finansowanie dróg krajowych z budżetu państwaBE10W tym uzgadnianie programów inwestycji oraz aneksów do nich, zadań finansowanych z budżetu państwa, akceptacja wartości kosztorysowych dla tych zadań, rozliczanie zadań zakończonych, opiniowanie wstrzymania bądź zaniechania zadań, sprawozdania z wykonania budżetu miesięczne, kwartalne i roczne. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę. Sprawozdania roczne - kat. A
4523Opłaty drogoweBE10W tym elektroniczny system poboru opłat za przejazd drogami krajowymi (ViaTOLL), opłaty manualne, korespondencja z operatorem systemu poboru opłat, poborcami opłaty oraz podmiotami świadczącymi usługi poboru opłat
4524Międzynarodowe Instytucje FinansoweBE10W tym umowy kredytowe, opiniowanie programów, dokumentów strategicznych oraz wniosków o dofinansowanie i płatności z Ministerstwa Finansów i środków Unii Europejskiej
453Inwestycje drogoweBE10W tym korespondencja merytoryczna związana z realizacją inwestycji ujętych w programie drogowym, sprawozdania miesięczne i roczne. Sprawozdania roczne - kat. A
454Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanychB5W tym korespondencja w sprawie udzielenia upoważnienia do wyrażenia zgody na odstępstwo przepisów techniczno-budowlanych w zakresie infrastruktury drogowej
455Autostrady płatne
4550Realizacja umów o budowę i eksploatację lub wyłącznie eksploatację autostrad płatnychBE10W tym korespondencja merytoryczna z koncesjonariuszami, wyjaśnienia
4551Przygotowanie i realizacja inwestycji Partnerstwa Publiczno- PrywatnegoBE10W tym raporty miesięczne, kwartalne, roczne, opinie, uzgodnienia projektów umów z koncesjonariuszami. Raporty roczne - kat. A.
456Drogowe spółki specjalnego przeznaczeniaAW tym proces rejestracji, przygotowania, uzgadniania umów
457Decyzje i postanowienia w zakresie dróg publicznychBE10
46TRANSPORT KOLEJOWY
460Funkcjonowanie kolei
4600Interoperacyjność systemu koleiA
4601Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii EuropejskiejBE50W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych
4602Funkcjonowanie rynku kolejowegoBE10W tym ocena funkcjonowania rynku kolejowego, ekspertyzy i opracowania dotyczące transportu kolejowego, rozkłady jazdy pociągów oraz regulaminy przydzielania tras pociągów
4603Ustalenie terenów zamkniętych, przez które przebiegają linie kolejoweBE50Decyzje dotyczące ustalenia terenów zamkniętych, zgody Ministra na wykonywanie prac geodezyjnych w terenach zamkniętych
4604Finansowanie działalności operacyjnej zarządców infrastruktury kolejowej z budżetu państwaBE10W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania działalności operacyjnej, umowy Ministra z zarządcami, wnioski o środki z budżetu państwa
4605Sprawy ogólne dotyczące transportu kolejowegoBE5Sprawy nie kwalifikujące się do pozostałych kategorii, np. horyzontalne związane z transportem pasażerskim/towarowym czy funkcjonowania PKP PLK SA
461Inwestycje kolejowe
4610Finansowanie inwestycji kolejowych z budżetu państwaBE10W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania inwestycji, w tym umowy Ministra z beneficjentami, wnioski o środki z budżetu państwa
4611Fundusz KolejowyBE10W tym planowanie Funduszu Kolejowego (podział środków, prace nad opracowaniem i zmianą Planu Finansowego Funduszu), umowy zawierane zgodnie z ustawą o Funduszu Kolejowym, wnioski
4612Finansowanie działalności inwestycyjnejBE10W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania inwestycji z Ministerstwem Finansów, Europejskim Bankiem Inwestycyjnym, Bankiem Światowym, umowy, wnioski
4613Monitoring i sprawozdawczość w zakresie realizacji inwestycjiARoczna sprawozdawczość rzeczowa i finansowa
4614Wieloletnie programy inwestycyjneBE5Programy Inwestycyjne przygotowywane przez PKP PLK SA
4615Monitorowanie postępu realizacji inwestycjiB5
462Technika transportu kolejowego
4620Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanychBE10W tym korespondencja w sprawie udzielenia upoważnienia do wyrażenia zgody na odstępstwo przepisów techniczno-budowlanych w zakresie techniki transportu kolejowego
4621Odstępstwa od warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych oraz prowadzenia ruchu kolejowego i sygnalizacjiBE50Postępowania administracyjne
4622Dopuszczanie do eksploatacji podsystemów strukturalnychB10
4623Systemy elektronicznej wymiany informacji w transporcie kolejowymB5
463Badanie wypadków kolejowych
4630Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych (PKBWK)AMateriały z posiedzeń
4631Dokumentacja z badania zdarzeń kolejowych prowadzonych przez Państwową Komisję Badania Wypadków KolejowychARaporty PKBWK wraz z dokumentacją źródłową
4632Dokumentacja z badania zdarzeń kolejowych prowadzonych przez komisje kolejoweBE10Protokoły Ustaleń Końcowych, zawiadomienia oraz inne dokumenty związane z dochodzeniem, sporządzone przez komisje kolejowe
4633Udostępnianie informacji zebranych przez Państwową Komisję Badania Wypadków KolejowychAW tym korespondencja dotycząca udostępniania danych, stanowiska, opinie
4634Procedury działania Państwowej Komisji Badania Wypadków KolejowychA
47TRANSPORT LOTNICZY
470Funkcjonowanie transportu lotniczegoAW tym opinie, interpretacje, udostępnianie danych, decyzje i postanowienia z zakresu wykonywania funkcji wynikających ze zwierzchnictwa Rzeczypospolitej Polskiej w przestrzeni powietrznej, w zakresie niezwiązanym z umacnianiem obronności państwa. Decyzje i postanowienia - kat. BE50
471Żegluga powietrznaAW tym opinie, interpretacje i udostępnianie danych, decyzje i postanowienia z zakresu realizacji uprawnień, strategii i programów związanych z żeglugą powietrzną w wymiarze krajowym i międzynarodowym. Decyzje i postanowienia - kat. BE50
472Badanie wypadków lotniczych
4720Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków LotniczychAMateriały z posiedzeń
4721Dokumentacja z badania zdarzeń lotniczychAW tym dokumentacja i informacje źródłowe, raporty i opracowania dotyczące badania zdarzeń lotniczych
4722Zalecenia z zakresu bezpieczeństwa ruchu lotniczegoA
4723Udostępnianie informacji zebranych przez Państwową Komisję Badania Wypadków LotniczychAW tym korespondencja dotycząca udostępniania danych, stanowiska, opinie
4724Procedury działania Państwowej Komisji Badania Wypadków LotniczychA
473Centralny Port Komunikacyjny
4731Program wieloletni obejmujący CPK i Inwestycje TowarzysząceAW tym opiniowanie rządowych dokumentów strategicznych w zakresie infrastruktury transportowej, w szczególności Krajowego Programu Kolejowego i Programu Budowy Dróg w zakresie objętym Programem.
4732Dokument WdrażającyA
4733Zasady Zarządzania - tworzenie, zmiana, nadzór nad ich przestrzeganiemAW tym wniosek Pełnomocnika o zmianę Wytycznych, o których mowa w art. 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.
4734Tworzenie i funkcjonowanie Spółki CelowejAW tym:

1. wykonywanie uprawnień z udziałów lub akcji

2. zadania Pełnomocnika jako Prezesa Spółki Celowej,

3. zadania Pełnomocnika jako Przewodniczącego Rady Nadzorczej

4. raporty Spółki Celowej o postępie realizacji Programu i ryzykach związanych z wdrażaniem Programu oraz odwołanie członka zarządu Spółki Celowej odpowiedzialnego za nieterminowe złożenie raportu.

4735Gospodarowanie nieruchomościami w celu realizacji Centralnego Portu Komunikacyjnego i Inwestycji TowarzyszącychAW tym:

1. wykazy nieruchomości,

2. Zasób Nieruchomości Spółki Celowej, aporty, nieodpłatne przejęcie na rzecz Skarbu Państwa prawa do nieruchomości państwowej osoby prawnej, która nie jest spółką tworzenie i gospodarowanie

3. zamiany nieruchomości, scalenia i podziały, utrzymanie prowadzenia produkcji rolnej lub leśnej

4. działania związane z objęciem własnością Spółki Celowej wszystkich nieruchomości znajdujących się na obszarze objętym decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji w zakresie CPK,

5. wnioski o emerytury, renty rolnicze z tytułu niezdolności do pracy lub renty rodzinnej

6. wyrażanie zgody na:

a), zlecanie zadań przez Spółkę Celową,

b). ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, zawarcie umów dzierżawy i najmu nieruchomości gruntowych Skarbu Państwa oraz umów, które pozwalają na realizację inwestycji na tych nieruchomościach, również inwestycji o charakterze innym niż budowlanym

4736Lokalizacja i realizacja CPK i Inwestycji TowarzyszącychAW tym opiniowanie zgody na zwolnienie z zakazów określonych w planie rezerwacji
4737Pozostała współpraca Pełnomocnika i Spółki CelowejAW tym wyrażanie zgody na pokrycie kosztów sporządzenia albo zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego
48KWALIFIKACJE RYNKOWE
480Włączenie kwalifikacji rynkowych do Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji (ZRK)BE50W tym korespondencja z Wnioskodawcami, opinie z konsultacji publicznych, opinie specjalistów, oceny wniosków o włączenie kwalifikacji rynkowej do ZRK, dokumentacja z powoływania specjalistów i zespołów ekspertów, rekomendacje zespołów ekspertów, decyzje w sprawie włączenia kwalifikacji rynkowej do ZRK, obwieszczenia o włączeniu kwalifikacji rynkowych do ZRK
481Nadawanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji rynkowejBE50W tym korespondencja z Wnioskodawcami, oceny wniosków o nadanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji rynkowej, decyzje w sprawie nadania uprawnień do certyfikowania
5ŁĄCZNOŚĆ
50SPRAWY POCZTY
500Regulowanie i nadzorowanie rynku usług pocztowych
5001Mechanizacja i informatyzacja Poczty PolskiejAW tym analizy
5002Funkcjonowanie rynku usług pocztowychAW tym analizy oraz oceny z UKE
5003Udział w tworzeniu norm i standardów dotyczących zagadnień pocztowychA
501Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące konieczności opracowania bądź zmiany przepisów prawnych w sprawach pocztyA
502Pomoc publiczna dla operatorów pocztowychBE10
503Emisja znaczków pocztowych
5030Planowanie emisji znaczków pocztowychAPrzygotowanie, uzgodnienia, materiał ostateczny W tym plan tematyczny emisji, wnioski do planu
5031Zbiory znaczków wprowadzonych do obieguA
504Sprawy dotyczące obronności w zakresie spraw pocztowych w tym nadzór nad realizowaniem na rzecz obronności, bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego działań operatorówBE10
505System pocztowych numerów adresowychA
506Postępowanie administracyjne w sprawach dotyczących opłat abonamentowychBE10Decyzje i postanowienia wydawane przez Ministra w postępowaniu administracyjnym w sprawie rejestracji odbiorników RTV.
507Współpraca z międzynarodowymi organizacjami pocztowymi w zakresie funkcjonowania rynku pocztowegoAProwadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem rynku pocztowego w ramach prac Światowego Związku Pocztowego (UPU), Europejskiej Konferencji Administracji Poczty i Telekomunikacji (CERP - Comité européen de Réglementation Postale)
508Szkolnictwo w zakresie łącznościBE50
6PROGRAMY OPERACYJNE I PROGRAMY POMOCOWE
60PROGRAMY OPERACYJNE
600Zamykanie programów na okres 2004-2006 związane z funduszami strukturalnymi i Funduszem SpójnościBE10W tym dokumentacja dotycząca prowadzenia spraw związanych z zamknięciem: Sektorowego Programu Operacyjnego Transport (SPO Transport), Funduszu Spójności, w tym m.in. raporty o nieprawidłowościach, decyzje o zwrocie środków. Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę
601Programy operacyjne na lata 2007-2013: Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW); Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Pomoc Techniczna (PO PT);BE10Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu.
602Programy operacyjne na lata 2014-2020: Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Wiedza, Edukacja, Rozwój (PO WER); Polska Cyfrowa (PO PC); Polska Wschodnia (PO PW); Pomoc Techniczna (PO PT);Dla programów zakłada się odrębne teczki Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu
6020Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektówBE10Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu
6021Monitorowanie i sprawozdawczośćBE10
6022Audyt, kontrola, nieprawidłowościBE10
6023Pomoc technicznaBE10
603Przygotowanie perspektywy finansowej programów operacyjnych 2021-2027BE10
61PROGRAMY POMOCOWEBE10

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

grafika

Załącznik Nr  1

Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Załącznik Nr  2

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT NR.................*)

Załącznik Nr  3

WNIOSEK NR ...........................

W SPRAWIE WYCOFANIA

DOKUMENTACJI W POSTACI NIEELEKTRONICZNEJ Z ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1 Minister Infrastruktury kieruje działami administracji rządowej: transport oraz łączność na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury (Dz. U. poz. 101 i 176).
2 Załącznik nr 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 11 grudnia 2018 r. (Dz.Urz.MI.2018.59) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2019 r.