Wprowadzenie w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej.
Dz.Urz.MI.2008.8.47
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 38
MINISTRA INFRASTRUKTURY
z dnia 30 kwietnia 2008 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne
System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne
Rozdział 3
Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji
Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji
Rozdział 4
Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji
Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji
Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.
Rozdział 5
Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych
Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych
Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.
Przykładowy wzór znaku sprawy:
ML-3ab-070-2/06
Poszczególne człony znaku oznaczają:
ML - Departament Prawny,
3 - Wydział Legislacji Zewnętrznej,
ab - inicjały referenta,
070 - Współpraca z Sejmem i Senatem,
2 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
06 - dwie ostatnie cyfry roku 2006.
Rozdział 6
Załatwianie spraw i wysyłanie pism
Załatwianie spraw i wysyłanie pism
Rozdział 7
Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną
Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną
Rozdział 8
Przechowywanie dokumentacji
Przechowywanie dokumentacji
Rozdział 9
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział 10
Przekazywanie dokumentacji do Archiwum
Przekazywanie dokumentacji do Archiwum
Jeden egzemplarz spisów przeznaczony jest dla komórki merytorycznej, która akta przekazuje, zaś jeden egzemplarz spisu kategorii A należy przesłać do Archiwum Akt Nowych.
Rozdział 11
Kontrola prac biurowych
Kontrola prac biurowych
Rozdział 12
Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy
Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy
Załącznik nr 1
SPIS SPRAW
część A
rok | referent | (symbol kom. org.) | (symbol klas.) | tytuł teczki według rzeczowego wykazu akt (hasło i rodzaj dokumentacji w teczce) |
część B
Lp. | Sprawa | OD KOGO WPŁYNĘŁA | DATA | UWAGI | ||
(krótka treść) | znak pisma | z dnia | wszczęcia sprawy | ostatecznego załatw. | (sposób załatwienia) | |
Załącznik nr 2
WZÓR OPISU TECZKI
WZÓR OPISU TECZKI
MK1-053 Departament Kontroli, Skarg i Wniosków A
............... ............................... .........
Znak literowy kom. Pieczątka Ministerstwa Kategoria
organizacyjnej akt
i symbol
klasyfikacyjny
akt
Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio
(odpowiedzi kierowane do petenta)
..............................................................
..............................................................
..............................................................
tytuł teczki (hasło z rzeczowego wykazu akt) oraz
rodzaj konkretnych materiałów
02 stycznia-30 grudnia 2006
..............................
(Daty skrajne)
I 124
...................... ............. ...............
Spis zdawczo-odbiorczy Tom teczki (liczba stron)
nr i pozycja"
* wpisuje pracownik Archiwum przyjmujący akta
Załącznik nr 3
Nazwa Ministerstwa
Nazwa komórki organizacyjnej
Nazwa wydziału/stanowiska
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr
Lp. | Znak teczki, tomu | Tytuł teczki, tomu | Daty skrajne od-do | Kat. akt | Miejsce przechowywania akt | Adnotacja o zniszczeniu akt lub przekazaniu ich do archiwum państwowego |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Razem pozycje:
Standardowa pieczątka Archiwum
Wyrażam zgodę
na przekazanie akt
do Archiwum Zakładowego
Przygotował/a
do przekazania
imię i nazwisko
Dyrektor komórki organizacyjnej
Akta przekazał: Przyjmujący akta
..................... .........................
pieczątka i podpis (pieczątka i podpis
przekazującego Kierownika Archiwum)