Wprowadzenie w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MI.2003.7.13

Akt utracił moc

Wersja od: 15 lipca 2004 r.

ZARZĄDZENIE Nr 7

MINISTRA INFRASTRUKTURY

z dnia 13 maja 2003 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 76, poz. 806), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Infrastruktury wprowadza się Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Infrastruktury, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Tracą moc:

1. zarządzenie nr 61 Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 22 grudnia 1993 r. w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w Ministerstwie Transportu i Gospodarki Morskiej;

2. zarządzenie nr 4 Ministra Łączności z dnia 7 kwietnia 1993 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Łączności.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Infrastruktury, zwana dalej "instrukcją" ustala w Ministerstwie Infrastruktury:

1) typowe czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania w toku pracy,

2) zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych,

3) cykl obiegu pism od chwili wpływu lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego.

2. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne opatrzone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" określają odrębne przepisy.

3. Do obiegu dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" stosuje się przepisy niniejszej instrukcji.

4. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) MI - Ministerstwo Infrastruktury;

2) komórka macierzysta - komórka, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy w MI;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny - system polegający na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącej podstawę rejestrowania spraw w spisie spraw, stanowiącym załącznik nr 1, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw i podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące spraw;

4) Kancelaria Ogólna - komórka wykonująca obsługę pocztową MI;

5) komórka organizacyjna - komórka organizacyjna określona w statucie MI;

6) referent - pracownik załatwiający merytorycznie sprawę, przechowujący dokumentację sprawy po jej zakończeniu oraz odpowiedzialny za przekazanie jej do archiwum zakładowego;

7) rzeczowy wykaz akt - rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności MI, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

8) sekretariat - stanowisko pracy zajmujące się przede wszystkim obsługą kancelaryjną komórki organizacyjnej MI;

9) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w wykazie akt;

10) sprawa - rozstrzygnięcie jakiegoś problemu;

11) akta sprawy - notatki i szereg pism dotyczących tego samego zagadnienia;

12) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służąca m.in. do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych wykazem akt;

13) załącznik - luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; dokumenty, pisma zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki, itp. traktuje się jako pojedyncze załączniki;

14) znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną referenta oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki;

15) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

Rozdział  II

System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§  2.

1. W MI obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny.

2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących sprawy) w spisie spraw prowadzonym dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt.

3. Zarejestrowane sprawy kompletuje się w teczkach aktowych, zakładanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

4. Bezdziennikowy system kancelaryjny nie wyklucza prowadzenia innych pomocniczych sposobów ewidencjonowania spraw.

§  3.

1. Rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "wykazem akt", jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności MI, oznaczonej w poszczególnych symbolach hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną.

2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Ministerstwa podzielono na klasy I rzędu oznaczone symbolem od 0 do 9.

W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do wymienionych klas I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a w ich ramach klas III rzędu oznaczonych symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do klas II rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 itd.

3. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.

4. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej MI, wskutek tego akta jednorodne tematycznie występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą miały te same symbole cyfrowe. Wyróżniać je będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

5. Wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i innej:

1) przez komórkę macierzystą należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych dokumentów.

2) przez użyte w wykazie akt określenie "inna komórka" należy rozumieć komórki organizacyjne w których występują akta tej samej klasy wykazu akt co w komórce macierzystej lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną.

6. Każda komórka organizacyjna w oparciu o własny, wewnętrzny regulamin organizacyjny dla swojego użytku sporządza szczegółowy wyciąg z wykazu akt MI. Po podpisaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej wyciąg powyższy przekazuje się do Archiwum Zakładowego MI.

7. Wyciągi, o których mowa w ust. 6 powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

8. Komórki organizacyjne w zależności od potrzeb mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w rzeczowym wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie wykazu akt.

9. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klas I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra Infrastruktury w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§  4.

1. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych MI dzieli się na:

1) materiały archiwalne,

2) dokumentację niearchiwalną.

2. "Materiałami archiwalnymi" wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej materiałami archiwalnymi, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".

3. Dokumentacja niearchiwalna; są to dokumenty mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B", "BE" i "Bc".

4. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się od pełnych lat kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.

5. Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

6. Symbolem "BC" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.

Rozdział  III

Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji

§  5.

1. Obieg pism (dokumentacji) winien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.

2. Obieg akt w MI odbywa się w zasadzie bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§  6.

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez:

1) Kancelarię Ogólną,

2) sekretariaty komórek organizacyjnych,

3) Ministra, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych,

4) referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy),

5) Kancelarię Tajną - funkcjonującą na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zakresu czynności Kancelarii Ogólnej należy:

1) 1 przyjmowanie przesyłek i sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie ich do właściwych komórek organizacyjnych, w tym ewidencjonowanie przesyłek w elektronicznym rejestrze systemu "DOCMAN";

2) wysyłanie przesyłek;

3) na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym, Kancelaria umieszcza odcisk pieczątki wpływu z datą otrzymania przesyłki;

4) pieczątka wpływu powinna zawierać:

- nazwę jednostki organizacyjnej,

- datę wpływu,

- miejsce na wpisanie znaku sprawy,

5) nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach itp. oraz na przesyłkach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

3. Do typowych czynności kancelaryjnych Sekretariatu Ministra należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie stemplem wpływu oraz segregacja,

2) ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym rejestrze w ramach systemu "DOCMAN".

3) dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych,

4) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek i przechowywanie akt spraw załatwianych przez Ministra oraz przekazywanie ich do archiwum zakładowego,

5) przyjmowanie i wysyłanie faksów,

6) przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja.

4. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów i ich ewidencjonowanie w elektronicznym rejestrze systemu "DOCMAN",

2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji; w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone,

3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych,

4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw,

5) przyjmowanie i wysyłanie telefaksów,

6) ekspedycja korespondencji,

7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do archiwum zakładowego.

5. Do typowych czynności kancelaryjnych Ministra, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu,

2) podpisywanie korespondencji zgodnie z upoważnieniem,

3) zatwierdzanie do przekazania do archiwum teczek aktowych.

6. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy,

2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych,

3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy,

4) przygotowywanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym,

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym,

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do Kancelarii Ogólnej celem wysłania,

7) przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum zakładowego.

7. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są przekazywane bezpośrednio przez woźnych.

8. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie te przesyłki, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  IV

Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

§  7.

1. Do przyjmowania przesyłek wpływających do MI upoważniona jest Kancelaria Ogólna.

2. Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania odbiera dowódca zmiany ochrony gmachu MI.

§  8.

1. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki, a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego, protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki; protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienie reklamacji, uzyskanie odszkodowania itp.).

2. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem.

3. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata.

4. Telegramy i telefonogramy, faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną, a także przesyłki "pilne" należy niezwłocznie, po ich otrzymaniu i odnotowaniu na nich daty, a przy telelefonogramach nazwiska oraz stanowiska służbowego nadającego i odbierającego, przekazać adresatowi.

5. 2 Przesyłki adresowane imiennie do adresatów, jeżeli z adnotacji na kopercie wynika, że jest to pismo o charakterze prywatnym lub też zawierających oznaczenie "do rąk własnych", doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie.

§  9.

1. Sekretariaty otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) 3 przesyłek, na których z adnotacji na kopercie wynika, że jest to pismo o charakterze prywatnym lub też zawierające oznaczenie "do rąk własnych",

2) niejawnych,

3) wartościowych.

2. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

2a. 4 W przypadku, gdy po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz oznaczeniem uprawniającym do stwierdzenia, że przesyłka ma charakter prywatny okaże się, że jest to korespondencja prywatna, należy bezzwłocznie przekazać ją w dodatkowej kopercie adresatowi, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączono wszystkie wymienione załączniki,

3) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie.

4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.

5. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) do korespondencji w sprawach sądowych (wraz z dowodem doręczenia), z którymi wiąże się termin prekluzyjny,

2) do przesyłek wartościowych,

3) do przesyłek w sprawach skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej,

4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne,

5) do przesyłek oznaczonych klauzulą "zastrzeżone",

6) do przesyłek poleconych,

7) do przesyłek mylnie skierowanych.

Rozdział  V

Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

§  10.

1. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, otrzymanego z zewnątrz lub powstałego w komórce organizacyjnej. Każde następne pismo w tej samej sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Rejestracja spraw polega na:

1) zanotowaniu pierwszego pisma w danej sprawie w spisie spraw, załącznik nr 1 do instrukcji,

2) naniesieniu na pismo znaku sprawy w obrębie stempla wpływu.

2. Rejestrację spraw w spisie spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 prowadzą referenci opracowujący sprawy merytorycznie.

3. Nie wymagają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia,

2) życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze,

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

4) rachunki i faktury, raporty kasowe itp. są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw,

5) korespondencja mająca znamiona korespondencji prywatnej.

4. Komórki organizacyjne MI stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism "DOCMAN".

5. Numer w Systemie "DOCMAN", stanowi odrębny znak niezależny od numeru sprawy.

6. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne, służące jedynie kontroli obiegu pism.

§  11.

1. Znak sprawy, o którym mowa w ust. 2, jest cechą rozpoznawczą sprawy.

Składa się on z następujących części:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej,

2) symbolu cyfrowo-literowego stanowiska pracy,

3) symbolu klasyfikacyjnego (hasła) według wykazu akt,

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.

2. Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.

Przykładowy wzór znaku sprawy:

SP3d-070-2/02.

Poszczególne człony znaku oznaczają:

1) SP - Departament Prawno-Legislacyjny,

2) 3 - Wydział Legislacji Zewnętrznej,

3) d - pierwsza literka nazwiska referenta,

4) 070 - Współpraca z Sejmem i Senatem,

5) 2 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

6) 02 - dwie ostatnie cyfry roku 2002.

3. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy uczynić adnotację w poprzednim spisie spraw. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symbol..." rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak.

§  12.

1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej wg haseł rzeczowego wykazu akt.

2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt.

3. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa (wobec dużej ilości akt podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

5. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej.

6. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące oznaczenia których rozmieszczenie przedstawiono w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji:

1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej (Ministerstwo Infrastruktury) i nazwę komórki organizacyjnej,

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego wg wykazu akt,

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. "B"), również okres jej przechowywania.

4) na środku - tytuł teczki tj. pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce,

5) pod tytułem teczki - rok założenia i ewentualnie nr tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy).

Rozdział  VI

Załatwianie spraw i wysyłanie pism

§  13.

1. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej; w każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą.

2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - referent zleca sporządzenie odpowiedniej ilości odpisów tego pisma i kieruje je do właściwych komórek, zaznaczając to na oryginale.

3. Akta sprawy wymagające w toku załatwiania udziału kilku referentów mogą być przesyłane w teczce obiegowej.

4. W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jego załatwienie sporządza (jeśli zachodzi potrzeba) odpowiednią notatkę zawierającą informację o sposobie załatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.

5. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna; każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, które oprócz treści winno zawierać:

1) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres; adresy pisze się w pierwszym przypadku (mianownik),

2) znak rozpoznawczy sprawy (zobacz § 11);

3) datę wysyłki pisma;

4) datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

5) podpis w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do podpisu;

6) inicjały pracownika, który sporządził pismo;

7) pod treścią z lewej strony należy podać ilość załączników;

8) w przypadku gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie "otrzymują" lub "do wiadomości" należy wymienić adresatów.

6. Projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty kierownika komórki organizacyjnej.

7. Kopia pisma powinna dodatkowo zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

2) ewentualnie dodatkowe ważne w razie wznowienia sprawy uwagi w lewej dolnej części arkusza.

8. Wzory używanych w MI blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych (w tym z wizerunkiem godła państwowego) oraz wzoru pieczęci do podpisu określają odrębne przepisy.

§  14.

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny obowiązujący w MI.

2. Urzędowe pieczęcie okrągłe z wizerunkiem orła umieszcza się na pismach mających charakter dokumentu, np. akty mianowania, decyzje.

§  15.

1. Czynności dotyczące wysyłania pism polegają na:

1) sprawdzaniu, czy pismo posiada właściwy numer sprawy, jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki,

2) stwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki,

3) zarejestrowaniu pisma w komputerze w ramach systemu DOCMAN,

4) przekazaniu pisma do Kancelarii Ogólnej, z jednoczesnym wpisaniem daty jego wysłania.

2. Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych kopertach przesyła się przez woźnych do Kancelarii Ogólnej lub bezpośrednio do komórki organizacyjnej MI.

Rozdział  VII

Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

§  16.

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą "zastrzeżone" stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych, z uwzględnieniem wymagań MI w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone.

2. Szczegółowy tryb postępowania z tą dokumentacją określają odrębne przepisy.

Rozdział  VIII

Przechowywanie dokumentacji

§  17.

1. Akta spraw w toku załatwiania referenci przechowują w teczkach z napisem "do załatwienia". Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływu.

2. Dokumentację spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt - w kolejności symboli liczbowych, przy czym wewnątrz teczki akta sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

3. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 6 niniejszej instrukcji.

4. Dokumentację niejawną przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z obowiązującym wykazem akt i opisanych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, z zachowaniem wymagań określonych odrębnymi przepisami.

5. W przypadku wyjęcia sprawy z teczki należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta sprawy i skrót komórki organizacyjnej w której wypożyczający pracuje, względnie nazwę i adres jednostki, do której sprawę wysłano, datę wypożyczenia i ustalony z archiwum termin zwrotu.

6. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata licząc od dnia 1 stycznia roku następnego w którym sprawę zakończono. Po upływie tego okresu dokumentację tę referent przekazuje do archiwum zakładowego.

7. Za wytworzoną i przyjętą z zewnątrz dokumentację odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

Rozdział  IX

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  18.

1. Dokumentację zakończonych spraw referenci przekazują do archiwum zakładowego MI zgodnie z planem corocznie opracowywanym przez kierownika archiwum zakładowego w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

2. Akta przekazuje się do archiwum zakładowego wyłącznie w stanie uporządkowanym.

3. Porządkowanie akt należy do obowiązku komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

4. Przez uporządkowanie należy rozumieć:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek zgodnie z § 17 ust. 2;

2) opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 6 niniejszej instrukcji;

3) spięcie klipsem plastykowym całości dokumentów w teczce (wyłącznie kategoria A);

4) wyłączenie z teczek powtarzających się egzemplarzy (wyłącznie kat. A) i usunięcie części metalowych;

5) spaginowanie (ponumerowanie) poszczególnych zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne kategorii A;

6) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt;

7) umieszczenie teczek z materiałami archiwalnymi (kat. A) w niekwasowych pudłach archiwalnych.

§  19.

1. Dokumentację spraw zakończonych z wyjątkiem kategorii Bc, komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór określa załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w programie MS Word oddzielnie dla:

1) akt kategorii A z wydrukiem w 4 egzemplarzach,

2) akt kategorii B z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się dyskietki.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) kierownik archiwum zakładowego.

§  20.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletnymi rocznikami. Po zarchiwizowaniu akt, jednostki archiwalne (teczki) potrzebne do dalszej pracy bieżącej, można wypożyczyć z archiwum na dowolny okres ustalony z pracownikiem archiwum zakładowego, po ich wprowadzeniu do ewidencji archiwum zakładowego.

2. Do przekazywanych akt należy dołączyć informację dotyczącą ewentualnych zmian organizacyjnych lub ich braku oraz rejestry, kartoteki i skorowidze.

3. Przed przyjęciem dokumentacji do archiwum zakładowego archiwista sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

4. Archiwum zakładowe może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym swojego zwierzchnika oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej.

5. Dokumentację kategorii Bc, po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się, na podstawie protokółu brakowania, w komórce organizacyjnej bez konieczności przekazywania jej do archiwum zakładowego, jednak za wiedzą i zgodą kierownika archiwum.

Rozdział  X

Kontrola prac biurowych

§  21.

1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników departamentów, biur i równorzędnych, należy do obowiązku dyrektora danej komórki organizacyjnej.

2. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania niniejszej instrukcji w szczególności na sprawdzeniu:

1) wykonania przez komórkę merytoryczną wyciągu z rzeczowego wykazu akt uzgodnionego z archiwum zakładowym,

2) prawidłowości rejestrowania spraw i znakowania pism,

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu dokumentacji, ustalonego instrukcją,

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Rozdział  XI

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

§  22.

1. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji przekazuje:

1) akta spraw będących w toku załatwiania - prawnemu następcy, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego 1 egzemplarz przekazuje się do Archiwum Zakładowego MI,

2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji - do Archiwum Zakładowego MI.

2. W przypadku rozwiązania z MI stosunku pracy, pracownik ma obowiązek przekazać zgromadzoną przez siebie dokumentację:

1) sprawy będące w toku załatwienia - sukcesorowi lub bezpośredniemu przełożonemu;

2) sprawy zakończone, uporządkowane zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji - do Archiwum Zakładowego MI.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Załącznik Nr 1

SPIS SPRAW

grafika

Załącznik Nr 2

WZÓR OPISU TECZKI

grafika

Załącznik Nr 3

Spis zdawczo-odbiorczy akt Nr..........

grafika

¹ Załącznik § 6 ust. 2 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 15 z dnia 14 lipca 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.12.64) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 lipca 2004 r.

² Załącznik § 8 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 15 z dnia 14 lipca 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.12.64) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 lipca 2004 r.

³ Załącznik § 9 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a) zarządzenia nr 15 z dnia 14 lipca 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.12.64) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 lipca 2004 r.

⁴ Załącznik § 9 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 3 lit. b) zarządzenia nr 15 z dnia 14 lipca 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.12.64) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 lipca 2004 r.