Wprowadzenie w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
Dz.Urz.MEN.2017.13
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 1
MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ 1
z dnia 10 stycznia 2017 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
Rozdział 1 Przepisy ogólne
Rozdział 2 Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek
Rozdział 3 Dekretowanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4 Rejestrowanie, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania
Rozdział 5 Załatwianie spraw
Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 8 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego reorganizacji lub zmiany dotyczącej zakresu obowiązków pracownika
Załącznik nr 1 Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
Załącznik nr 2 Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
1) | akceptacja | - | wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na sposób załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma; |
2) | akta sprawy | - | całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, powstałą w wyniku rozpatrywania danej sprawy, która jest wiarygodnym świadectwem jej załatwienia lub rozstrzygnięcia; |
3) | archiwista | - | pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego; |
4) | członek Kierownictwa | - | Ministra, Sekretarza Stanu i podsekretarzy stanu w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa; |
5) | dekretacja | - | adnotację, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonych do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; |
6) | Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) | - | elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114), zwanej dalej "ustawą o informatyzacji"; |
7) | Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) | - | system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, tworzenia i gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506), zwanej dalej "ustawą archiwalną"; |
8) | informatyczny nośnik danych | - | materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej; |
9) | kierownik komórki organizacyjnej | - | osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; |
10) | komórka merytoryczna | - | komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwianie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy; |
11) | komórka organizacyjna | - | wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z późn. zm.); |
12) | metadane | - | zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; |
13) | Minister | - | Ministra Edukacji Narodowej; |
14) | naturalny dokument elektroniczny | - | dokument będący od momentu wytworzenia zbiorem danych zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej; |
15) | odwzorowanie cyfrowe | - | dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; |
16) | pieczęć wpływu | - | odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający nazwę Ministerstwa oraz nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających; |
17) | pismo | - | wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia; |
18) | prowadzący sprawę | - | osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne; |
19) | przesyłka | - | dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo, w każdy możliwy sposób, w tym naturalne dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP; |
20) | punkt kancelaryjny | - | komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię Ministerstwa lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne; |
21) | rejestr | - | narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism w zależności od ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących, rejestr pism wewnętrznych), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek; |
22) | rejestr pism wewnętrznych | - | raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny Ministerstwa; |
23) | rejestr przesyłek wpływających | - | rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa; |
24) | rejestr przesyłek wychodzących | - | rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa; |
25) | skład chronologiczny | - | uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD; |
26) | skład informatycznych nośników danych | - | uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw w Ministerstwie; |
27) | spis spraw | - | narzędzie w systemie EZD do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w określonym roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej; |
28) | sprawa | - | zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; |
29) | system EZD | - | system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją; |
30) | teczka aktowa | - | materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej; |
31) | UPO | - | urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji. |
Rozdział 2
Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek
Przyjmowanie, sprawdzanie i rozdzielanie przesyłek
Rozdział 3
Dekretowanie i przydzielanie przesyłek
Dekretowanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4
Rejestrowanie, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania
Rejestrowanie, znakowanie spraw oraz sposób ich dokumentowania
W obu przypadkach znak sprawy nanosi się zgodnie z § 31 ust. 2.
Rozdział 5
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
Rozdział 6
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 8
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego reorganizacji lub zmiany dotyczącej zakresu obowiązków pracownika
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego reorganizacji lub zmiany dotyczącej zakresu obowiązków pracownika
Załącznik Nr 1
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (zestaw minimalny)
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym: | tak | ||
1a | nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli nie określono 1b | nie |
1b | nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli nie określono 1a | nie |
2 | Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym: | nie | ||
2a | kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
2b | miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | wymagane | nie |
2c | ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2d | budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2e | lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2f | skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
2g | kraj | tekst | wymagane | nie |
2h | e-mail (adres poczty elektronicznej) | tekst | opcjonalne | tak |
3 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
4 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
5 | Data wpływu przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia | wymagane | nie |
6 | Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | Data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
7 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
8 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik | wymagane | nie |
9 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
10 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
11 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
12 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
13 | Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD) | tekst | opcjonalne | tak |
14 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
15 | Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) | tekst | opcjonalne | nie |
16 | Znak nadany przesyłce przez nadawcę | tekst | wymagane, jeżeli jest | nie |
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą (zestaw minimalny)
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą (zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść przesyłki, w tym | tak | ||
1a | imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, akceptacja pisma,) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Oznaczenie adresata, w tym: | tak | ||
2a | nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli nie określono 2b | nie |
2b | nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli nie określono 2a | nie |
3 | Adres adresata, o którym mowa w pkt 2, a w tym: | nie | ||
3a | kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
3b | miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | wymagane | nie |
3c | ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3d | budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3e | lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3f | skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
3g | kraj | tekst | wymagane | nie |
3h | e-mail (adres poczty elektronicznej) | tekst | opcjonalne | tak |
4 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
5 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
6 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
7 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: ( \ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik | wymagane | nie |
8 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
9 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
10 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
11 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
12 | Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki | tekst | opcjonalne | tak |
13 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
14 | Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) | tekst | wymagane | nie |
C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)
C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść | tak | ||
1a | imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, akceptacją pisma) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w la | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
4 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: (\ ) - ukośnik lewy ( / ) - ukośnik prawy ( * ) - gwiazdka ( ? ) - znak zapytania ( : ) - dwukropek ( = ) - znak równości ( , ) - przecinek ( ; ) - średnik | wymagane | nie |
5 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
7 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
8 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
D - Struktura metadanych opisujących sprawę (zestaw minimalny)
D - Struktura metadanych opisujących sprawę (zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść | tak | ||
1a | imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1b | nie |
1b | imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1a | tak |
2 | Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika) | data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16 | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
4 | Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt) | zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji | wymagane | nie |
5 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy) | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
7 | Format | ustalona wartość "Multipart/Header-Set" | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
8 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych) | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
9 | Opis | Tekst | opcjonalny | nie |
Załącznik Nr 2
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Rodzaj skanowanego dokumentu | Minimalna rozdzielczość | Minimalna ilość bitów na piksel | Zalecany format | Kompresja |
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3 | 150 dpi | 1 bit (czarno-białe) | wielostronicowy TIFF wielostronicowy | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy A4 do A3 | 200 dpi | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno) | 2500 pikseli na dłuższym boku | 8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit | JPG | ≥ 50% |
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) | 1 bit | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy mniejsze niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy) | 200 dpi | Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości | JPG DJVU | ≥ 50% |
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**) | 200 dpi | 8 bit - kolor | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografia kolorowa | 2500 pikseli na dłuższym boku | 24 bit - kolor | JPG | ≥ 50% |
**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.
ZAŁĄCZNIK Nr 2 2
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
Rozdział 1 Objaśnienia
Rozdział 2 Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych
Rozdział 1
Objaśnienia:
Objaśnienia:
1) jednolitość klasyfikowania dokumentacji według kryteriów rzeczowych;
2) klasyfikowanie dokumentacji w oparciu o system klasyfikacji dziesiętnej;
3) ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas końcowych, o których mowa w ust. 3;
4) ujęcie w wykazie akt wszystkich zagadnień z zakresu działalności Ministerstwa, a tym samym całości dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w związku z realizowaniem tych zagadnień.
2. Jednolitość klasyfikowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Ministerstwa oraz podziału kompetencji wewnątrz Ministerstwa.
3. Wykaz akt jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2. System klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień z zakresu działalności Ministerstwa, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na nie więcej niż dziesięć klas pierwszego rzędu (klasy główne). W ramach klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (co najmniej dwie, lecz nie więcej niż dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie aż do stworzenia klasy oznaczonej kategorią archiwalną (klasa końcowa), dla której prowadzi się spis spraw albo w ramach, której grupuje się dokumentację nietworzącą akt sprawy bez wymogu jej rejestracji w spisie spraw.
4. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas końcowych polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów wydanych odpowiednio na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506).
5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną. Każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, z tym że klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. Klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.
6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1) od 0 do 9 - dla klas pierwszego rzędu (symbole jednocyfrowe);
2) od 00 do 99 - dla klas drugiego rzędu (symbole dwucyfrowe);
3) od 000 do 999 - dla klas trzeciego rzędu (symbole trzycyfrowe);
4) od 0000 do 9999 - dla klas czwartego rzędu (symbole czterocyfrowe).
Symbole klasyfikacyjne | |||
I | II | III | IV |
0 | |||
00 | |||
000 | |||
0000 | |||
0001 | |||
001 | |||
01 | |||
010 | |||
011 | |||
0110 | |||
0111 | |||
1 | |||
10 | |||
100 | |||
101 | |||
1010 | |||
1011 | |||
11 | |||
110 | |||
111 |
7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie decyzji Ministra w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
8. Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą sporządzać na własne potrzeby wyciąg klas z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w sprawach należących do właściwości tych komórek.
9. Wyciąg, o którym mowa w ust. 8, sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zachowuje się w komórce organizacyjnej, a drugi ewentualnie przekazuje do archiwum zakładowego.
10. Opis klasy w wykazie akt obejmuje:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 6;
2) hasło klasyfikacyjne (nazwa zagadnienia z zakresu działalności Ministerstwa);
3) w przypadku klas końcowych - kategorię archiwalną, o której mowa w ust. 4.
11. Opis klasy w wykazie akt może obejmować, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i komentarz w formie uwag dotyczących w szczególności rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
Rozdział 2
Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych
Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych
0 ZARZĄDZANIE
00 Komisje, komitety, rady i zespoły oraz inne organy kolegialne
01 Organizacja
02 Akty normatywne i inne dokumenty rządowe, legislacja i obsługa prawna
03 Programy, plany, sprawozdawczość i analizy
04 Informatyzacja Ministerstwa
05 Skargi i wnioski i inne wystąpienia do Ministerstwa
06 Działalność informacyjna, wydawnicza i promocyjna
07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
08 Współpraca międzynarodowa
09 Kontrola, audyt
1 KADRY
10 Regulacje i wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12 Ewidencja osobowa
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
15 Dyscyplina i organizacja pracy
16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników
17 Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
2 ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA
20 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych
21 Inwestycje i remonty
22 Administrowanie nieruchomościami
23 Gospodarka materiałowa
24 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25 Ochrona osób i mienia, sprawy obronne
26 Zamówienia publiczne i zadania publiczne
3 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30 Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe
31 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
32 Obsługa i realizacja funduszy unijnych
33 Inwentaryzacja
34 Dyscyplina finansowa
35 Planowanie i realizacja budżetu
4 KSZTAŁCENIE I WYCHOWANIE
40 Organizacja kształcenia i wychowania
41 Organizacja czasu wolnego w formach pozalekcyjnych i pozaszkolnych
42 Kształcenie zawodowe i ustawiczne
43 Organy szkoły
44 Mniejszości narodowe i etniczne
45 Młodzież
46 Arbitrzy egzaminacyjni
47 Kształcenie i współpraca z zagranicą
5 PROFILAKTYKA SPOŁECZNA I ZDROWOTNA
50 Profilaktyka społeczna
51 Profilaktyka zdrowotna
6 NAUCZYCIELE
60 Pragmatyka zawodowa nauczycieli
61 Kształcenie i doskonalenie nauczycieli
7 SYSTEM INFORMACJI OŚWIATOWEJ
70 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące systemu informacji oświatowej
71 Funkcjonowanie systemu informacji oświatowej
72 Przetwarzanie danych systemu informacji oświatowej
8 DZIAŁANIE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ DLA PROGRAMÓW OPERACYJNYCH
80 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące realizacji Programów
Operacyjnych
81 Realizacja Programów Operacyjnych
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
Symbol klasyfikacyjny | Hasła klasyfikacyjne | Kategoria archiwalna | Uwagi | |||
I | II | III | IV | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
0 | ZARZĄDZANIE | |||||
00 | KOMISJE, KOMITETY, RADY I ZESPOŁY ORAZ INNE ORGANY KOLEGIALNE | |||||
000 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące komisji, komitetów, rad i zespołów oraz innych organów kolegialnych | A | ||||
001 | Własne komisje, komitety, rady i zespoły oraz pozostałe organy kolegialne | A | np. Komisja Dyscyplinarna, itp. Materiały na posiedzenia, listy członków, protokoły, opracowania, wnioski, uchwały i sprawozdania z ich wykonania. | |||
002 | Odwoławcza Komisja Dyscyplinarna dla Nauczycieli (OKDN) | pozostałe klasy z obszaru OKDN: 6027 | ||||
0020 | Centralny Rejestr Orzeczeń Dyscyplinarnych | A | ||||
0021 | Postępowanie dyscyplinarne dla nauczycieli | A | ||||
0022 | Przetwarzanie danych Centralnego Rejestru Orzeczeń Dyscyplinarnych | B5 | wnioski o informację, udostępnianie, danych, zestawienia, analizy | |||
003 | Udział w posiedzeniach Rady Ministrów i innych komisjach, komitetach, radach i zespołach | A | ||||
004 | Obsługa udziału członków Kierownictwa i pracowników Ministerstwa w posiedzeniach Rady Ministrów i stałego komitetu Rady Ministrów | B10 | Klasa dotyczy obsługi udziału członków Kierownictwa i pracowników Ministerstwa w posiedzeniach, których przedmiotem są między innymi sprawy wychodzące poza zakres właściwości Ministerstwa. | |||
005 | Obsługa udziału członków Kierownictwa i pracowników Ministerstwa w innych komisjach, komitetach, radach i zespołach | B10 | Klasa dotyczy obsługi udziału członków Kierownictwa i pracowników Ministerstwa w innych komisjach, komitetach, radach i zespołach, których przedmiotem są między innymi sprawy wychodzące poza zakres właściwości Ministerstwa. | |||
006 | Narady (zebrania pracowników) | A | ||||
01 | ORGANIZACJA | |||||
010 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące organizacji | A | m.in. zarządzenia Prezesa Rady Ministrów, Ministra Edukacji Narodowej i Dyrektora Generalnego dotyczące zmian organizacyjnych oraz regulaminów komórek organizacyjnych | |||
011 | Organizacja Ministerstwa | A | Dotyczy m.in. rejestracji i odpisów z rejestrów, nadania numeru NIP, REGON, itp. oraz korespondencji w tym zakresie. | |||
012 | Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych | B5 | Statuty, regulaminy organizacyjne, zakresy czynności kierownictwa należy zakwalifikować do kategorii A. | |||
013 | Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne | B10 | W tym m.in: ich rejestry, pisma wskazujące pracownika zastępującego dyrektora, bankowe karty wzoru podpisu; okres przechowywania pełnomocnictw i upoważnień liczy się od momentu utraty ważności tego dokumentu. | |||
014 | Obsługa kancelaryjna | |||||
0140 | Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji jawnej (w tym przesyłek i pism) | B5 | Z wyjątkiem danych w systemie EZD. | |||
0141 | Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy | A | ||||
0142 | Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków | A | ||||
0143 | Ewidencja druków ścisłego zarachowania | B10 | ||||
0144 | Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych | A | Np. między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi, zmianami w zakresie zadań. | |||
0145 | Prenumerata prasy i innych publikacji | B5 | ||||
015 | Obsługa archiwum zakładowego | |||||
0150 | Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo | A | W tym instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, inne instrukcje oraz korespondencja w tych sprawach. | |||
0151 | Przekazywanie dokumentacji na stan archiwum zakładowego | A | w tym doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją, wyznaczanie terminów przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego oraz ewidencja przechowywanej dokumentacji | |||
0152 | Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym | B5 | w tym zezwolenia, karty lub rejestry udostępniania i wypożyczania akt | |||
0153 | Kwerendy archiwalne | B10 | ||||
0154 | Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do innych podmiotów | A | w tym przedsięwzięcia realizowane zgodnie z zasadą proweniencji zespołowej akt w celu scalenia rozproszonych zespołów archiwalnych | |||
0155 | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej | A | w tym korespondencja w zakresie ekspertyz archiwalnych | |||
0156 | Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym | A | ||||
0157 | Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym | A | ||||
016 | Zbiory biblioteczne | |||||
0160 | Ewidencja zbiorów bibliotecznych | BE50 | W tym księgi, kartoteki, bazy danych. | |||
0161 | Gromadzenie zbiorów bibliotecznych | B5 | W tym prenumerata fachowa. | |||
0162 | Udostępnianie zbiorów bibliotecznych | B5 | ||||
017 | Ochrona informacji niejawnych | |||||
0170 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu ochrony informacji niejawnych | A | ||||
0171 | Stan zabezpieczenia informacji niejawnych | BE10 | ||||
0172 | Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli tajności | BE10 | ||||
0173 | Udostępnianie informacji z zakresu ochrony informacji niejawnych | B5 | ||||
0174 | Niejawne sieci i systemy informatyczne | B10 | ||||
0175 | Rejestr dzienników ewidencji i teczek | B10 | ||||
0176 | Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności | B10 | przy czym okres przechowywania jest liczony od dnia rozliczenia dziennika | |||
0177 | Urządzenia ewidencyjne z zakresu informacji niejawnych | B10 | inne niż w klasach 0175 i 0176, w tym rejestry przesyłek | |||
0178 | Materiały niejawne przesyłane w celu informacyjnym | B3 | m.in. biuletyny, notatki informacyjne, szyfrogramy, pisma przesyłane do wiadomości oraz pisma, do których Ministerstwo nie zgłasza uwag, przy czym materiały z klauzulą "do rąk własnych" oraz "po wykorzystaniu zniszczyć" stanowią kategorię Bc | |||
018 | Ochrona informacji ustawowo chronionych innych niż niejawne | sprawy dotyczące m.in. ochrony danych osobowych, praw autorskich, tajemnicy skarbowej, tajemnicy handlowej, tajemnicy adwokackiej | ||||
0180 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu ochrony informacji ustawowo chronionych innych niż niejawne | A | ||||
0181 | Funkcjonowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji | B10 | w tym rejestr czynności przetwarzania danych osobowych i inne rejestry | |||
0182 | Incydenty i naruszenia bezpieczeństwa informacji | BE10 | ||||
0183 | Opiniowanie projektów aktów prawnych, umów i innych dokumentów dotyczących danych osobowych | B5 | w tym opinie inspektora ochrony danych, których administratorem jest Minister Edukacji Narodowej | |||
0184 | Realizacja praw osób, których dane osobowe dotyczą | B5 | ||||
019 | Dostęp do informacji publicznej | |||||
0190 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu udostępniania informacji publicznej | A | ||||
0191 | Udostępnianie informacji publicznej | BE10 | ||||
0192 | Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej | BE10 | nie dotyczy obsługi Biuletynu Informacji Publicznej od strony informatycznej | |||
02 | AKTY NORMATYWNE I INNE DOKUMENTY RZĄDOWE, LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA | |||||
020 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne i procedury dotyczące prowadzenia prac nad projektami aktów prawnych i innych dokumentów rządowych w Ministerstwie | A | np. opracowywanie zarządzeń Dyrektora Generalnego w sprawie wytycznych dotyczących prac nad dokumentami rządowymi. | |||
021 | Zbiór własnych aktów prawnych wydawanych przez Ministra oraz podpisanych przez Ministra w porozumieniu | A | Komplet podpisanych aktów prawnych oraz ich rejestry (np. rozporządzenia Ministra, zarządzenia Ministra, obwieszczenia Ministra). Każdy rodzaj aktów prawnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. | |||
022 | Zbiór aktów prawnych wydawanych przez Dyrektora Generalnego | A | Komplet podpisanych aktów prawnych oraz ich rejestry (np. zarządzenia, decyzje). Każdy rodzaj aktów prawnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. | |||
023 | Opiniowanie i ocena pod względem prawnym, legislacyjnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych i dokumentów rządowych opracowanych przez Ministra. | A | Klasa ta dotyczy wyłącznie komórki właściwej w sprawach legislacji; w tym sprawy publikowania aktów prawnych | |||
024 | Opiniowanie i ocena pod względem prawnym, legislacyjnym i redakcyjnym projektów wewnętrznych aktów prawnych | A | Klasa ta dotyczy wyłącznie komórki właściwej w sprawach legislacji; w tym sprawy publikowania aktów prawnych | |||
025 | Udział w pracach nad projektami aktów prawnych i dokumentami rządowymi innych organów na etapie uzgodnień międzyresortowych | BE10 | Każdy rodzaj aktu prawnego i dokumentu rządowego można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. | |||
026 | Udział w pracach nad projektami aktów prawnych i dokumentami rządowymi innych organów na pozostałych etapach | BE10 | Jak w klasie 025 | |||
027 | Opinie prawne i nadzór prawny | |||||
0270 | Opinie prawne dla własnego urzędu | A | ||||
0271 | Opinie prawne dla jednostek podległych lub nadzorowanych | BE5 | ||||
0272 | Zbiór umów | BE10 | Jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet prowadzonych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała. | |||
028 | Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym | |||||
0280 | Sprawy sądowe | BE10 | Sprawy cywilne, gospodarcze, karne, administracyjne. Wezwania do sądu niestanowiące akt sprawy w innych komórkach organizacyjnych należy zakwalifikować do kategorii B2. | |||
0281 | Postępowanie administracyjne | BE10 | Klasa dotyczy tylko postępowań w trybach nadzwyczajnych w sprawach decyzji wydawanych na podstawie ustawy z 25 lutego 1958 r. o uregulowaniu stanu prawnego mienia pozostającego pod zarządem państwowym oraz postępowań, których nie można zaklasyfikować we właściwych klasach wykazu akt | |||
0282 | Sprawy rozpatrywane przez Trybunał Konstytucyjny | A | ||||
0283 | Sprawy sądowe przed sądami i trybunałami międzynarodowymi | A | Sprawy sądowe przed Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości, Sądem Pierwszej Instancji oraz Trybunałem EFTA [European Free Trade Association]. | |||
03 | PROGRAMY, PLANY, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY | |||||
030 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące sposobu opracowania programów, planów, sprawozdań i analiz | A | ||||
031 | Programy, plany, sprawozdawczość opisowa własna | A | Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5. | |||
032 | Programy, plany, sprawozdawczość opisowa jednostek podległych i nadzorowanych | BE10 | ||||
033 | Sprawozdawczość statystyczna | A | Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5. | |||
034 | Raporty sytuacyjne, analizy tematyczne lub przekrojowe, zestawienia i informacje o charakterze bieżącym (roboczym), sprawozdania roczne z działalności innych podmiotów przesłane do wiadomości | BE5 | ||||
035 | Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja, zestawienia i informacje Ministerstwa | A | m. in. oceny przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, wykaz prac legislacyjnych, informacja o działalności lobbingowej podejmowanej wobec Ministerstwa. | |||
04 | INFORMATYZACJA MINISTERSTWA | |||||
040 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Ministerstwa | A | ||||
041 | Projektowanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych | BE10 | ||||
042 | Wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych | |||||
0420 | Prace wdrożeniowe i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych | BE5 | ||||
0421 | Instrukcje wdrażania i eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych | A | ||||
0422 | Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu. | |||
0423 | Zabezpieczenia kryptograficzne oprogramowania i systemów | A | łączność niejawną kwalifikuje się do kategorii B10 i klasyfikuje przy klasie 0174 | |||
0424 | Ewidencja stosowanych programów i systemów | A | ||||
043 | Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne | B10 | Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia licencji. | |||
044 | Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych | BE10 | ||||
045 | Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych i intranetowych | BE10 | ||||
05 | SKARGI I WNIOSKI I INNE WYSTĄPIENIA DO MINISTERSTWA | |||||
050 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków i innych wystąpień | A | ||||
051 | Skargi i wnioski załatwiane przez Ministerstwo | A | W tym ich rejestr. | |||
052 | Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości | B5 | ||||
053 | Petycje, postulaty, protesty, inicjatywy i inne wystąpienia do Ministerstwa | A | ||||
054 | Interpelacje, zapytania i interwencje poselskie oraz oświadczenia i interwencje senatorskie | A | W tym ich rejestr. | |||
055 | Sprawy odesłane wnioskodawcom lub do załatwienia innym podmiotom | B2 | Dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach Ministerstwa, a zostały do niego błędnie skierowane, anonimowe pisma oraz przesyłki do wiadomości. | |||
056 | Obsługa osób doświadczających trwale lub okresowo trudności w komunikowaniu się | B5 | m.in. korespondencja dotycząca zapewnienia tłumacza języka migowego, skorzystania z usługi wideotłumacza | |||
06 | DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNA I PROMOCYJNA | |||||
060 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące działalności informacyjnej i promocyjnej | A | ||||
061 | Patronaty i udział Ministra w komitetach honorowych | A | ||||
062 | Kontakty ze środkami masowego przekazu | |||||
0620 | Udział w polityce informacyjnej Rady Ministrów | BE5 | W tym współpraca z Centrum Informacyjnym Rządu. | |||
0621 | Informacje własne dla środków masowego przekazu, odpowiedzi i sprostowania na informacje medialne | A | ||||
0622 | Konferencje prasowe i wywiady | A | ||||
0623 | Monitoring środków masowego przekazu | A | W tym tzw. wycinki prasowe. | |||
063 | Promocja i reklama działalności Ministerstwa | A | W tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, z udziałem w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty oraz opracowywaniem materiałów promocyjnych i reklamowych, udział w targach, wystawach, organizowanie konkursów, olimpiad promocyjno- popularyzacyjnych | |||
064 | Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, itp. | BE5 | inne niż związane z załatwianiem określonej sprawy | |||
065 | Realizacja programów, audycji edukacyjnych z ośrodkami telewizyjnymi i radiowymi | BE10 | m.in. umowy, porozumienia | |||
07 | WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI | |||||
070 | Współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | Sprawy, które nie mieszczą się w zakresie innych haseł klasyfikacyjnych m.in. z Sejmem i Senatem, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, partiami politycznymi | |||
071 | Nadzór Ministra nad fundacjami ze sfery edukacji narodowej | A | ||||
072 | Konferencje, sympozja organizowane przez Ministerstwo | A | ||||
073 | Udział w konferencjach, sympozjach organizowanych przez inne podmioty | A | m.in. sprawozdania z udziału | |||
08 | WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA | |||||
080 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące współpracy międzynarodowej | A | ||||
081 | Współpraca dwustronna i wielostronna | |||||
0810 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy dwustronnej i wielostronnej i kontynuowanie współpracy międzynarodowej Ministerstwa | A | W tym opracowania, sprawozdania, protokoły, stanowiska. | |||
0811 | Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Ministerstwa | BE10 | ||||
0812 | Przyjmowanie przedstawicieli z zagranicy | BE10 | ||||
0813 | Programy i projekty współpracy oraz wymiany międzynarodowej finansowane ze środków publicznych i zagranicznych | BE10 | Obejmuje m. in. edukację globalną i międzynarodową współpracę dzieci i młodzieży, Polsko-Niemiecką Współpracę Młodzieży, Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży. | |||
082 | Umowy międzynarodowe | W zakresie wynikającym z ustawy o umowach międzynarodowych. | ||||
0820 | Umowy międzynarodowe w zakresie właściwości Ministra | A | Dokumenty określone ustawą o umowach międzynarodowych i przepisach wewnętrznych. | |||
0821 | Umowy międzynarodowe w zakresie właściwości innych ministrów | B10 | ||||
09 | KONTROLA, AUDYT | |||||
090 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu kontroli i audytu | BE10 | ||||
091 | Kontrole | |||||
0910 | Zasady i tryb przeprowadzania kontroli | A | Przepisy własne. | |||
0911 | Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie | A | W przypadku kontroli działań z EFS, okres przechowywania dokumentacji określają regulacje dotyczące EFS. | |||
0912 | Kontrole wewnętrzne w Ministerstwie | A | ||||
0913 | Kontrola zewnętrzna w jednostkach podległych i nadzorowanych | BE10 | ||||
0914 | Kontrola wewnętrzna w jednostkach podległych i nadzorowanych | BE10 | ||||
0915 | Kontrola Ministerstwa w jednostkach podległych i nadzorowanych | A | Z wyłączeniem kontroli projektów współfinansowanych z EFS ujętych w klasie 815. | |||
0916 | Kontrole jednostek innych niż podległe i nadzorowane | B10 | np. kontrole UKS w jednostkach samorządu terytorialnego obejmujące część oświatową subwencji ogólnej. | |||
0917 | Książka kontroli | BE5 | ||||
092 | Audyt | |||||
0920 | Stałe akta audytu wewnętrznego | A | ||||
0921 | Bieżące akta audytu wewnętrznego | A | ||||
0922 | Dokumentacja związana z audytem wewnętrznym niestanowiąca akt stałych i akt bieżących | A | ||||
0923 | Audyt zewnętrzny | A | ||||
0924 | Monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych | BE10 | ||||
1 | KADRY | |||||
10 | REGULACJE I WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE I PROCEDURY DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW KADROWYCH | |||||
100 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | A | m.in. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy. | |||
101 | Opisy i wartościowanie stanowisk pracy | B5 | ||||
102 | Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych | A | ||||
11 | NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA | |||||
110 | Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy | Dokumentacja naboru, korespondencja z kandydatami, dokumentacja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach; przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów. | ||||
1100 | Nabór na wyższe stanowiska w korpusie służby cywilnej | B5 | ||||
1101 | Nabór na stanowiska niebędące wyższymi w korpusie służby cywilnej | B5 | ||||
1102 | Zapotrzebowanie i nabór na stanowiska poza korpusem służby cywilnej | B5 | ||||
1103 | Oferty pracy niezwiązane z ogłoszonymi naborami | B2 | przy czym CV, list motywacyjny, zaświadczenia oraz inne załączniki ze względu na wymogi ochrony danych osobowych kwalifikuje się do kategorii Bc | |||
1104 | Rekrutacja wewnętrzna | B5 | ||||
1105 | Zatrudnienie w instytucjach Unii Europejskiej | B5 | ||||
1106 | Zatrudnienie absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej | B5 | ||||
111 | Obsługa zatrudnienia | |||||
1110 | Obsługa zatrudnienia pracowników Ministerstwa | B5 | m. in. umowy o pracę, przeniesienia, zastępstwa, awanse (zmiany stanowisk), podwyżki, przydział, zakończenie stosunku pracy; dokumentację dotyczącą konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika. | |||
1111 | Obsługa kadrowa kierowników jednostek podległych i nadzorowanych | BE10 | ||||
1112 | Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia osób zatrudnionych | B*) | Okres przechowywania wynika z odrębnych przepisów, w innym przypadku wynosi 6 lat | |||
112 | Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych | Przy czym dokumentację dotyczącą poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | ||||
1120 | Oceny okresowe członków korpusu służby cywilnej | B5 | ||||
1121 | Pierwsza ocena w służbie cywilnej | B5 | W tym służba przygotowawcza członków korpusu służby cywilnej. | |||
1122 | Oceny osób niebędących członkami korpusu służby cywilnej | B5 | ||||
113 | Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) | |||||
1130 | Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne | B50 | ||||
1131 | Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne | B10 | ||||
1132 | Umowy z kancelariami prawnymi na świadczenie usług w zakresie doradztwa prawnego | B10 | ||||
114 | Restrukturyzacja zatrudnienia | A | ||||
115 | Nagradzanie, odznaczanie i karanie | |||||
1150 | Nagrody dla osób zatrudnionych | BE10 | Przy czym dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
1151 | Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały i wyróżnienia | BE10 | Przy czym dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
1152 | Odznaczenia państwowe, resortowe dla nauczycieli i pracowników oświaty | BE10 | ||||
1153 | Nagrody Ministra | A | m. in. wnioski, decyzje | |||
1154 | Karanie | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; przy czym dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - zgodnie z przepisami kodeksu pracy. | |||
1155 | Postępowanie dyscyplinarne | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; materiały dotyczące posiedzeń Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001 | |||
1156 | Polityka urzędu w zakresie etyki, równouprawnienia oraz mobbingu | BE10 | np. pisma, ankiety, zestawienia o charakterze informacyjnym; materiały dotyczące prac komisyjnych klasyfikuje się przy klasie 001 | |||
116 | Sprawy wojskowe osób zatrudnionych | BE10 | Przy czym dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
117 | Dostęp do informacji niejawnych | |||||
1170 | Postępowanie w sprawie dostępu do informacji niejawnych | BE20 | m.in. akta postępowań sprawdzających, materiały dotyczące naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych | |||
1171 | Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy | BE20 | ||||
1172 | Upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" | B10 | okres przechowywania upoważnień liczy się od dnia utraty ich ważności | |||
118 | Staże zawodowe, wolontariat, praktyki | |||||
1180 | Staże zawodowe | BE10 | ||||
1181 | Wolontariat | BE10 | ||||
1182 | Praktyki | BE10 | ||||
119 | Zezwolenia na dodatkowe zajęcia zarobkowe | B5 | Przy czym dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
12 | EWIDENCJA OSOBOWA | |||||
120 | Akta osobowe osób zatrudnionych | BE10 | dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę; jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii BE50 | |||
121 | Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | BE10 | dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę; jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii BE50 | |||
122 | Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu | B5 | Dokumentacje dotyczącą konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika. | |||
13 | BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY | |||||
130 | Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy | A | Przepisy własne w tym zakresie. | |||
131 | Przegląd warunków i bezpieczeństwa pracy | A | ||||
132 | Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy | A | W tym ocena ryzyka zawodowego. | |||
133 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie środków ochronnych | BE5 | ||||
134 | Wypadki | |||||
1340 | Wypadki przy pracy | BE10 | Przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A. | |||
1341 | Wypadki w drodze do pracy i z pracy | BE10 | Przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A. | |||
1342 | Rejestr wypadków | A | ||||
135 | Warunki szkodliwe i choroby zawodowe | |||||
1350 | Warunki szkodliwe | BE10 | W tym rejestr kwalifikuje się do kategorii B40 | |||
1351 | Choroby zawodowe | BE10 | ||||
136 | Analizy wypadków i chorób zawodowych | A | W tym ich rejestry. | |||
14 | SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH | |||||
140 | Ustalenie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych | B10 | Przy czym dokumentację dotycząca poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
141 | Podnoszenie kwalifikacji zawodowych | Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych. | ||||
1410 | Szkolenia zewnętrzne | B10 | W tym szkolenia otwarte, zamknięte, resortowe, centralne. | |||
1411 | Szkolenia wewnętrzne | B10 | Prowadzone przez pracowników Ministerstwa. | |||
1412 | Dokształcanie pracowników | B5 | Studia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych w Ministerstwie | |||
142 | Podnoszenie kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracowników | BE5 | ||||
143 | Wyjazdy zagraniczne w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych | Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych. | ||||
1430 | Staże zagraniczne | BE10 | ||||
1431 | Wyjazdy studyjne | BE10 | ||||
1432 | Zagraniczne kursy językowe | BE10 | ||||
15 | DYSCYPLINA I ORGANIZACJA PRACY | |||||
150 | Czas pracy | |||||
1500 | Dowody obecności w pracy | B3 | np. listy obecności, wykazy, zestawienia. | |||
1501 | Absencje w pracy | B3 | ||||
1502 | Rozliczenie czasu pracy | B5 | ||||
1503 | Delegacje służbowe | B3 | W tym ich ewidencja. | |||
1504 | Ustalanie i zmiany czasu pracy | B3 | ||||
1505 | Praca w godzinach nadliczbowych | B5 | ||||
151 | Urlopy osób zatrudnionych | |||||
1510 | Urlopy wypoczynkowe | B5 | ||||
1511 | Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, rodzicielskie, wychowawcze, itp. | B5 | Przy czym dokumentację dotycząca poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika. | |||
1512 | Urlopy bezpłatne | B5 | Przy czym dokumentację dotyczącą poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika | |||
16 | SPRAWY SOCJALNO - BYTOWE PRACOWNIKÓW | |||||
160 | Udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej, finansowej dla pracowników | B5 | W tym zapomogi, bony towarowe, paczki. | |||
161 | Udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej, finansowej dla emerytów i rencistów | B5 | Jak przy klasie 1500. | |||
162 | Pożyczki na cele mieszkaniowe | B10 | Korespondencja, w tym umowy dotyczące pożyczek dla pracowników, emerytów i rencistów. | |||
163 | Dofinansowanie do wypoczynku | B5 | Dotyczy pracowników, emerytów i rencistów oraz dzieci (np. kolonie, wczasy, obozy). | |||
164 | Działalność kulturalno-oświatowa | B5 | W tym bilety do teatru, muzeów, na wystawy. | |||
165 | Działalność sportowo-rekreacyjna | B5 | W tym zawody sportowe, karnety na basen. | |||
17 | UBEZPIECZENIA OSOBOWE I OPIEKA ZDROWOTNA | |||||
170 | Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego | B10 | ||||
171 | Obsługa ubezpieczenia społecznego | B5 | W tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS. | |||
172 | Dowody uprawnień do zasiłków | B5 | ||||
173 | Emerytury i renty | B10 | W tym ewidencja | |||
174 | Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. | B10 | ||||
175 | Profilaktyczna opieka zdrowotna | |||||
1750 | Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej | B10 | m.in. sprawy dot. okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze. | |||
1751 | Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy | B10 | ||||
2 | ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA | |||||
20 | REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW ADMINISTROWANIA I ŚRODKÓW RZECZOWYCH | |||||
200 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące środków rzeczowych i spraw administrowania | A | ||||
201 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych | BE10 | ||||
21 | INWESTYCJE I REMONTY | BE5 | Dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A. | |||
22 | ADMINISTROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI | |||||
220 | Stan prawny nieruchomości | A | W tym nabywanie i zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali, pomieszczeń. | |||
221 | Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom | B5 | ||||
222 | Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne | B5 | ||||
223 | Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń | B5 | Korespondencja oraz umowy dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia, kanalizacji, ścieków i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp. | |||
224 | Podatki i opłaty publiczne | B10 | ||||
225 | Gospodarowanie terenami wokół obiektów | B5 | Tereny zielone itp. | |||
23 | GOSPODARKA MATERIAŁOWA | |||||
230 | Zaopatrzenie | |||||
2300 | Zapotrzebowanie w sprzęt elektroniczny, meble, materiały i pomoce biurowe, pieczątki i stemple, artykuły spożywcze oraz inne zakupy na rzecz Ministerstwa | B5 | Zapytania, zamówienia (np. kondolencji i nekrologów), potwierdzenia, korespondencja towarzysząca, reklamacje, umowy, korespondencja handlowa. Dla każdego zlecenia może być prowadzona odrębna teczka. | |||
2301 | Ewidencja materiałowa | B5 | ||||
231 | Gospodarka środkami rzeczowymi | |||||
2310 | Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych | B5 | Dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia. | |||
2311 | Obsługa wypożyczania i wywozu środków rzeczowych | B5 | W tym przepustki zwrotne i bezzwrotne. | |||
2312 | Gospodarka narzędziami | B5 | Jak przy klasie 2311. | |||
2313 | Ewidencja środków trwałych i nietrwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych | B10 | W tym księgi inwentarzowe, licencje, koncesje, prawa do wzorów użytkowych i wzorniczych | |||
2314 | Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych | B10 | Dowody przyjęcia do eksploatacji środków, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka. | |||
2315 | Konserwacja i remonty środków trwałych | B5 | ||||
2316 | Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych | BE5 | Opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji urządzenia. | |||
232 | Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi | B5 | ||||
24 | TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA | |||||
240 | Zakupy środków i usług transportowych, łączności | B5 | ||||
241 | Usługi pocztowe i kurierskie, informacje adresowe przesłane do wiadomości | B5 | W tym przesyłki przesłane do wiadomości w zakresie zmian w organizacji wymiany międzyresortowej, zmiany adresu, zmiany w strukturze organizacyjnej lub zakresie wykonywanych zadań przez wydziały w zewnętrznych jednostkach organizacyjnych | |||
242 | Ewidencja środków transportu | B5 | ||||
243 | Eksploatacja własnych środków transportowych | B5 | m. in. karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, ubezpieczenia, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni. | |||
244 | Użytkowanie obcych środków transportowych | B5 | Zlecenia, umowy, korespondencja o wykorzystaniu prywatnych samochodów. | |||
245 | Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów, modemów, łączy informatycznych) | B10 | W tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności | |||
246 | Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej | BE10 | ||||
25 | OCHRONA OSÓB I MIENIA, SPRAWY OBRONNE | |||||
250 | Strzeżenie mienia | BE10 | Plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu. | |||
251 | Sprawy z zakresu wydawania przepustek dla pracowników Ministerstwa | B2 | ||||
252 | Ubezpieczenia majątkowe | B10 | m. in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. | |||
253 | Ochrona przeciwpożarowa | BE10 | W Ministerstwie (instrukcje, systemy wykrywania pożaru, obsługa ppoż. itp.). | |||
254 | Pozamilitarne przygotowania obronne | W Ministerstwie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych realizujących zadania obronne. | ||||
2540 | Planowanie obronne | A | w tym dokumentacja z zakresu przygotowania Programu Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz materiały dotyczące realizacji zadania operacyjnego | |||
2541 | Wykonywanie zadań obronnych | BE10 | w tym dokumentacja z zakresu pełnienia roli państwa-gospodarza (HNS), materiały dotyczące Programu Mobilizacji Gospodarki | |||
2542 | System kierowania bezpieczeństwem narodowym | BE10 | W tym dokumentacja stanowiska kierowania MEN i zespołów zadaniowych stanowiących jego obsadę. | |||
255 | Zarządzanie kryzysowe | W Ministerstwie oraz w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych realizujących przedsięwzięcia zarządzania kryzysowego. | ||||
2550 | Planowanie kryzysowe | A | W tym plan zarządzania kryzysowego, infrastruktura krytyczna, przygotowanie i utrzymanie zasobów, raporty o zagrożeniach. | |||
2551 | Zespół Zarządzania Kryzysowego | A | W tym jego struktura, spotkania i posiedzenia, monitorowanie zagrożeń, realizacja i koordynacja działań. | |||
2552 | Procedury i przedsięwzięcia zarządzania kryzysowego | BE10 | ||||
256 | Obrona cywilna | W Ministerstwie jako jednostce organizacyjnej. | ||||
2560 | Planowanie i realizacja zadań obrony cywilnej | A | ||||
2561 | Formacje obrony cywilnej | A | ||||
2562 | Powszechny obowiązek obrony | B10 | ||||
26 | ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I ZADANIA PUBLICZNE | |||||
260 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych | A | ||||
261 | Dokumentacja zamówień publicznych | B5 | Dla każdego postępowania prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumentację postępowania. Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia umowy; czas przechowywania dokumentacji zamówień publicznych udzielanych w ramach realizacji programów finansowanych ze środków UE wynika z odrębnych regulacji i umów. | |||
262 | Dokumentacja postępowań o dokonanie zakupów, do których nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych | B5 | Dla każdego postępowania prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumentację postępowania. Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia umowy; czas przechowywania dokumentacji zamówień publicznych udzielanych w ramach realizacji programów finansowanych ze środków UE wynika z odrębnych regulacji i umów. Założenie i prowadzenie spraw, do których nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego zamówienia. | |||
263 | Zlecanie zadań publicznych | B5 | Dokumentacja zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym, podmiotom realizującym zadania z zakresu działalności pożytku publicznego i wolontariatu, jednostkom samorządu terytorialnego, uczelniom wyższym itp. | |||
264 | Zamówienia centralne | B5 | ||||
3 | FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA | |||||
30 | REGULACJE I ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE | |||||
300 | Polityka rachunkowości i plany kont | A | ||||
301 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych, rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej | BE10 | ||||
31 | RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA | |||||
310 | Obrót gotówkowy i bezgotówkowy | |||||
3100 | Obrót gotówkowy | B5 | Raporty kasowe, kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych. | |||
3101 | Obrót bezgotówkowy | B5 | Wyciągi bankowe, przelewy. | |||
3102 | Depozyty kasowe, obsługa wadium | B5 | ||||
311 | Księgowość | |||||
3110 | Dowody księgowe | B5 | ||||
3111 | Dokumentacja księgowa | B5 | Zapisy na kontach, zestawienia obrotów i sald. | |||
3112 | Rozliczenia | B5 | Rozrachunki z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald. | |||
3113 | Kontrole i rewizje kasy | B5 | ||||
3114 | Zobowiązania, poręczenia i należności | B5 | W tym zajęcia komornicze kontrahentów | |||
3115 | Dokumentacja bankowa | BE10 | Karty wzoru podpisu, karty uprawnień użytkowników, korespondencja z bankami | |||
312 | Rozliczanie płac i wynagrodzeń | |||||
3120 | Dokumentacja płac i potrąceń z płac | B5 | W tym zajęcia komornicze kont pracowniczych, zaświadczenia Rp-7, pomocnicze akta wynagrodzeniowe pracowników (m. in. zgody do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia, wnioski o obniżenie progu podatkowego i zwiększenie kosztu uzyskania przychodu) | |||
3121 | Listy płac | B10 | listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50 | |||
3122 | Karty zasiłkowe i wynagrodzeń | B10 | listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50 | |||
3123 | Zwolnienia lekarskie | B5 | ||||
3124 | Deklaracje podatkowe podatku dochodowego | B5 | ||||
3125 | Rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne | B50 | ||||
3126 | Dokumentacja bezosobowego funduszu płac ze składkami na ubezpieczenie społeczne | B50 | ||||
3127 | Dokumentacja bezosobowego funduszu płac bez składek na ubezpieczenie społeczne | B10 | ||||
3128 | Dokumentacja bezosobowego funduszu płac środków europejskich | BE10 | ||||
32 | OBSŁUGA I REALIZACJA FUNDUSZY UNIJNYCH | Z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 8, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu. Chyba, że odrębne przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania dokumentacji, dotyczy to m.in. dowodów księgowych związanych z realizowanymi projektami unijnymi, pomocą de minimis majątku. | ||||
320 | Dowody księgowe | BE10 | ||||
321 | Dokumentacja księgowa | BE10 | Dziennik, zapisy na kontach, zestawienia obrotów i sald. | |||
33 | INWENTARYZACJA | |||||
330 | Wycena, przecena i amortyzacja | B10 | ||||
331 | Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne | B5 | W tym komisje inwentaryzacyjne. | |||
332 | Zestawienie zbiorcze wyników powszechnej inwentaryzacji | BE10 | ||||
34 | DYSCYPLINA FINANSOWA | |||||
340 | Interwencje Głównego Księgowego | A | ||||
341 | Sprawy dotyczące nadzoru finansowego | BE5 | m. in. powoływanie biegłych księgowych, listy biegłych. | |||
342 | Naruszenie przepisów w zakresie dyscypliny finansów publicznych | BE10 | m.in. wyjaśnienia, opinie, stanowiska; przy czym materiały dotyczące posiedzeń Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001 | |||
35 | PLANOWANIE I REALIZACJA BUDŻETU | |||||
350 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetu | A | ||||
351 | Projektowanie budżetu państwa | |||||
3510 | Plany dochodów i wydatków budżetowych oraz układ wykonawczy budżetu | BE5 | ||||
3511 | Plany dochodów i wydatków dla jednostek podległych Ministerstwu | BE5 | ||||
3512 | Plany i podział środków budżetowych na poszczególne zadania realizowane przez Ministerstwo oraz przez jednostki podległe Ministerstwu | BE5 | ||||
3513 | Plany i podział środków rezerw celowych budżetu państwa | BE5 | ||||
3514 | Roczne plany finansowania, analizy i realizacja budżetu | A | ||||
352 | Realizacja budżetu | |||||
3520 | Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu | B10 | Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5. | |||
3521 | Sprawozdania roczne i analizy z wykonania budżetu | A | ||||
3522 | Sprawozdawczość finansowa (roczna) | A | ||||
3523 | Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu środków europejskich | BE10 | ||||
353 | Dotowanie jednostek samorządu terytorialnego i innych podmiotów | |||||
3530 | Dotowanie jednostek samorządu terytorialnego | B5 | ||||
3531 | Dotowanie publicznych przedszkoli, szkół i placówek, prowadzonych przez osoby fizyczne lub osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego | B5 | W tym dotowanie innych form wychowania przedszkolnego. | |||
3532 | Dotowanie niepublicznych przedszkoli, szkół i placówek, prowadzonych przez osoby fizyczne lub osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego | B5 | W tym dotowanie innych form wychowania przedszkolnego. | |||
354 | Finansowanie i kredytowanie | |||||
3540 | Finansowanie działalności | B5 | ||||
3541 | Finansowanie inwestycji | BE5 | ||||
3542 | Finansowanie remontów | B5 | ||||
3543 | Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi | B5 | ||||
3544 | Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym UE | B*) | *) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji i umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat. | |||
3545 | Gospodarka pozabudżetowa | B5 | ||||
355 | Egzekucja i windykacja | B10 | ||||
356 | Subwencjonowanie jednostek samorządu terytorialnego | BE10 | ||||
4 | KSZTAŁCENIE I WYCHOWANIE | |||||
40 | ORGANIZACJA KSZTAŁCENIA I WYCHOWANIA | |||||
400 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące organizacji kształcenia i wychowania | A | ||||
401 | Organizacja kształcenia i wychowania w przedszkolach, szkołach oraz placówkach systemu oświaty | |||||
4010 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie podstawy programowej wychowania przedszkolnego i kształcenia ogólnego | BE5 | Klasa obejmuje sprawy dotyczące odpowiedzi na zapytania kuratorów oświaty, osób indywidualnych. | |||
4011 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie podstaw programowych kształcenia w zawodach oraz dodatkowych umiejętności zawodowych | BE5 | ||||
4012 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie programów nauczania i wychowania | BE5 | Programy nauczania i wychowania przed 2009 r. były dopuszczane do użytku w szkole przez Ministra (kat. A). Od 2009 r. programy dopuszczane są do użytku w szkole przez dyrektora. | |||
4013 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie ramowych planów nauczania | BE5 | ||||
4014 | Pomoc psychologiczno-pedagogiczna w przedszkolach, szkołach, placówkach, w tym poradnictwo edukacyjno- zawodowe | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie pomocy psychologiczno- pedagogicznej oraz poradnictwa edukacyjno- zawodowego | |||
4015 | Programy wyrównywania szans edukacyjnych dzieci i młodzieży | A | ||||
4016 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w sprawie organizacji pracy przedszkoli, szkół, placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego oraz centrów kształcenia zawodowego | B5 | ||||
4017 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie przebiegu nauczania oraz działalności wychowawczej i opiekuńczej | BE5 | ||||
4018 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie świadectw, dyplomów i innych formularzy i druków szkolnych | BE5 | Obejmuje również legalizację. | |||
4019 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów | BE5 | Klasa obejmuje sprawy dotyczące odpowiedzi na zapytania kuratorów oświaty, osób indywidualnych. Brak sprawozdań, analiz i innej dokumentacji, którą można byłoby zakwalifikować do kat. A. | |||
402 | Działalność jednostek samorządu terytorialnego w zakresie organizacji oświaty publicznej | |||||
4020 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie tworzenia, przekształcania i likwidowania przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego | BE5 | ||||
4021 | Decyzje i postanowienia wydawane przez Ministra w postępowaniu administracyjnym w zakresie zasad tworzenia, przekształcania i likwidowania przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego | A | ||||
4022 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania przedszkoli | BE5 | ||||
4023 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, w tym szkół dwujęzycznych oraz szkół z oddziałami międzynarodowymi | BE5 | ||||
4024 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania niepublicznych placówek i szkół, w tym szkół dwujęzycznych oraz szkół z oddziałami międzynarodowymi | BE5 | ||||
4025 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie tworzenia i zmiany sieci szkół i przedszkoli, ustalania i zmiany obwodów szkół oraz dowożenia uczniów do szkół i przedszkoli | BE5 | ||||
4026 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie przekazywania szkół i placówek samorządowych do prowadzenia innym podmiotom | BE5 | ||||
4027 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie wydawania i zmiany zezwoleń na zakładanie przedszkoli, szkół i placówek publicznych | BE5 | ||||
403 | Działalność szkół i placówek | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. | ||||
4030 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie przyjmowania uczniów do szkół i placówek | BE5 | ||||
4031 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie realizacji obowiązku szkolnego i nauki | BE5 | ||||
4032 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie organizacji roku szkolnego | BE5 | ||||
4033 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie organizacji kształcenia w przedszkolach i szkołach zorganizowanych w podmiotach leczniczych i w jednostkach pomocy społecznej | BE5 | ||||
4034 | Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie organizacji indywidualnego rocznego przygotowania przedszkolnego oraz indywidualnego nauczania | BE5 | ||||
4035 | Warunki i organizacja kształcenia specjalnego | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie warunków i organizacji kształcenia specjalnego należy zakwalifikować do kategorii BE5 | |||
4036 | Wczesne wspomaganie rozwoju dzieci | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wczesnego wspomagania rozwoju dzieci należy zakwalifikować do kategorii BE5 | |||
4037 | Organizacja zajęć rewalidacyjno-wychowawczych | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji zajęć rewalidacyjno- wychowawczych należy zakwalifikować do kategorii BE5 | |||
4038 | Działalność innowacyjna i eksperymentalna szkół | A | ||||
4039 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie doradztwa zawodowego | BE5 | ||||
404 | Egzaminy | |||||
4040 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie standardów wymagań egzaminacyjnych i przeprowadzania egzaminów | BE5 | ||||
4041 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminu maturalnego | BE5 | ||||
4042 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania matury międzynarodowej IB | BE5 | ||||
4043 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminu gimnazjalnego | BE5 | ||||
4044 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty | BE5 | ||||
4045 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminu zawodowego | BE5 | ||||
4046 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminów eksternistycznych | BE5 | ||||
4047 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminów przez izby i cechy rzemieślnicze | BE5 | ||||
405 | Wspieranie młodzieży uzdolnionej | |||||
4050 | Stypendia Ministra Edukacji Narodowej | A | ||||
4051 | Stypendia Prezesa Rady Ministrów | BE10 | ||||
4052 | Stypendia za wyniki w nauce lub za osiągnięcia sportowe przyznawane przez osoby fizyczne i osoby prawne inne niż jednostki samorządu terytorialnego | B5 | ||||
4053 | Pomoc materialna o charakterze motywacyjnym, w tym regionalne, lokalne programy tworzone przez jednostki samorządu terytorialnego oraz stypendia za wyniki w nauce lub za osiągnięcia sportowe przyznawane przez jednostki samorządu terytorialnego | B5 | ||||
4054 | Olimpiady, konkursy i turnieje organizowane przez Ministerstwo | A | bez konieczności zachowywania prac uczestników i laureatów olimpiad, konkursów i turniejów. Konkursy, olimpiady promocyjno- popularyzacyjne podejmowane przez Ministerstwo należy zaklasyfikować pod nr 063. | |||
4055 | Olimpiady, konkursy i turnieje organizowane przez inne podmioty nadzorowane przez Ministerstwo | B10 | ||||
4056 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji pracy z uczniem zdolnym | BE5 | ||||
406 | Strategia edukacyjna i badania w obszarze edukacji i młodzieży | |||||
4060 | Strategia edukacyjna | A | ||||
4061 | Koordynowanie wdrażania zintegrowanego systemu kwalifikacji | A | ||||
4062 | Badania krajowe w obszarze edukacji i młodzieży | A | ||||
4063 | Realizacja zadań związanych z budową i rozwojem społeczeństwa informacyjnego w obszarze edukacji | A | Sprawozdania, raporty, stanowiska, wytyczne i rekomendacje Ministerstwa | |||
407 | Kształcenie w ramach wyodrębnionych zajęć | |||||
4070 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie zajęć edukacyjnych wychowania fizycznego | BE5 | ||||
4071 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wychowania do życia w rodzinie | BE5 | ||||
4072 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie nauczania religii i etyki | BE5 | ||||
4073 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wychowania dla bezpieczeństwa i wymogów komunikacyjnych | BE5 | ||||
4074 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie nauczania języków obcych | BE5 | ||||
408 | Środki dydaktyczne | |||||
4080 | Podręczniki do kształcenia ogólnego | A | Wnioski o dopuszczenie, opinie, decyzje o dopuszczeniu, korespondencja z wydawcami, rzeczoznawcami oraz innymi podmiotami, informacje dla kierownictwa MEN, ostateczne wersje podręczników, wraz z podręcznikami niezatwierdzonymi oraz korespondencja w tym zakresie. Sprawy dotyczące opracowania i wydania podręczników lub ich części w wyniku zlecenia przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania uwzględnia klasa 4088. | |||
4081 | Podręczniki do kształcenia zawodowego | A | Wnioski o dopuszczenie, opinie, decyzje o dopuszczeniu, korespondencja z wydawcami, rzeczoznawcami oraz innymi podmiotami, informacje dla kierownictwa MEN, ostateczne wersje podręczników, wraz z podręcznikami niezatwierdzonymi oraz korespondencja w tym zakresie. | |||
4082 | Podręczniki dla uczniów niepełnosprawnych | A | Wnioski o dopuszczenie, opinie, decyzje o dopuszczeniu, korespondencja z wydawcami, rzeczoznawcami oraz innymi podmiotami, informacje dla kierownictwa MEN, ostateczne wersje podręczników, wraz z podręcznikami niezatwierdzonymi oraz korespondencja w tym zakresie. | |||
4083 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie podręczników szkolnych oraz materiałów edukacyjnych | BE5 | ||||
4084 | Dotacje przedmiotowe do podręczników szkolnych | B5 | ||||
4085 | Rejestr rzeczoznawcy podręczników szkolnych | A | ||||
4086 | Szkolna infrastruktura informatyczna oraz oprogramowanie dla szkół i placówek | B5 | Konsultacje, wyjaśnienia w zakresie wykorzystania urządzeń komputerowych i oprogramowania w szkołach i placówkach. | |||
4087 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania bibliotek szkolnych | BE5 | ||||
4088 | Opracowanie i wydanie podręczników oraz materiałów edukacyjnych lub ich części w wyniku zlecenia przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania | A | ||||
4089 | Dystrybucja podręczników | B5 | Wyjaśnienia, opinie, korespondencja dotycząca spraw organizacyjnych | |||
409 | Nadzór pedagogiczny | |||||
4090 | System nadzoru pedagogicznego | A | ||||
4091 | Organizacja Kuratoriów Oświaty | A | ||||
4092 | Sprawność i efektywność nadzoru pedagogicznego sprawowanego przez kuratorów oświaty | A | ||||
4093 | Nadzór pedagogiczny nad szkołami, zespołami szkół oraz szkolnymi punktami konsultacyjnymi poza granicami RP | A | ||||
4094 | Nadzór pedagogiczny nad publicznymi placówkami doskonalenia nauczycieli o zasięgu ogólnokrajowym | A | ||||
41 | ORGANIZACJA CZASU WOLNEGO W FORMACH POZALEKCYJNYCH I POZASZKOLNYCH | |||||
410 | Własne akty prawne i procedury dotyczące organizacji czasu wolnego w formach pozalekcyjnych i pozaszkolnych | A | ||||
411 | Nadzór nad działalnością placówek zapewniających opiekę i wychowanie w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania | A | Bursy i domy wczasów dziecięcych | |||
412 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie działalności placówek zapewniających opiekę i wychowanie w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania | BE5 | ||||
413 | Wychowanie pozaszkolne- rozwijanie zainteresowań i uzdolnień, organizacja czasu wolnego dzieci i młodzieży w placówkach oświatowo-wychowawczych oraz ruch artystyczny w szkołach i prezentacja szkolnej twórczości dzieci i młodzieży | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. | |||
414 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wychowania pozaszkolnego | BE5 | ||||
415 | Wypoczynek dzieci i młodzieży | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. | |||
416 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wypoczynku dzieci i młodzieży | BE5 | ||||
417 | Turystyka i krajoznawstwo dzieci i młodzieży | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. | |||
418 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie turystyka i krajoznawstwa dzieci i młodzieży | BE5 | ||||
419 | Pomoc materialna i pozamaterialna dla uczniów | B5 | ||||
42 | KSZTAŁCENIE ZAWODOWE I USTAWICZNE | |||||
420 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące kształcenia zawodowego i ustawicznego | A | ||||
421 | Kształcenie zawodowe | |||||
4210 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie praktycznej nauki zawodu | BE5 | ||||
4211 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie klasyfikacji zawodów | BE5 | ||||
4212 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie przygotowania zawodowego młodocianych pracowników | BE5 | ||||
4213 | Dostosowanie kształcenia do rynku pracy, w tym realizacja programów rządowych | A | ||||
4214 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie dostosowania kształcenia do rynku pracy | BE5 | ||||
4215 | Analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa w zakresie kształcenia zawodowego | A | ||||
4216 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie staży uczniowskich | BE5 | ||||
4217 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie prognozy zawodów | BE5 | ||||
422 | Kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych | |||||
4220 | Akredytacja pozaszkolnych form kształcenia ustawicznego | BE5 | ||||
4221 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie prowadzenia kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych | BE5 | ||||
423 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół prowadzących kształcenie zawodowe | BE5 | ||||
424 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół dla dorosłych, placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego oraz centrów kształcenia zawodowego | BE5 | ||||
43 | ORGANY SZKOŁY | |||||
430 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie działania organów szkoły | BE5 | ||||
431 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie działania społecznych organów szkoły | BE5 | ||||
44 | MNIEJSZOŚCI NARODOWE I ETNICZNE | |||||
440 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące mniejszości narodowych i etnicznych | A | ||||
441 | Podręczniki dla uczniów deklarujących przynależność do mniejszości narodowych i etnicznych | A | Wnioski o dopuszczenie, opinie, decyzje o dopuszczeniu, korespondencja z wydawcami, recenzentami oraz innymi podmiotami, informacje dla kierownictwa MEN, ostateczne wersje podręczników wraz z podręcznikami niezatwierdzonymi oraz korespondencję w tym zakresie. | |||
442 | Organizacja nauczania dla uczniów deklarujących przynależności do mniejszości narodowych, mniejszości etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym | A | ||||
45 | MŁODZIEŻ | |||||
450 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące młodzieży | A | ||||
451 | Koordynacja współpracy z organizacjami młodzieżowymi oraz Polską Radą Organizacji Młodzieżowych | BE5 | Wnioski, sprawozdania, protokoły. | |||
452 | Współdziałanie z resortami w zakresie programów na rzecz młodzieży w ramach edukacji | BE5 | Wnioski, sprawozdania, protokoły | |||
46 | ARBITRZY EGZAMINACYJNI | |||||
460 | Rozpatrywanie wniosków o wpis na listę arbitrów | BE5 | ||||
461 | Lista arbitrów w zakresie egzaminu maturalnego do rozpatrywania odwołań | A | ||||
462 | Lista arbitrów w zakresie egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie i egzaminu zawodowego do rozpatrywania odwołań | A | ||||
47 | KSZTAŁCENIE I WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ | |||||
470 | Współpraca z Unią Europejską | |||||
4700 | Nawiązywanie kontaktów i współpraca z organami, instytucjami i agencjami Unii Europejskiej | A | Instrukcje, sprawozdania, stanowiska Rządu, raporty, plany pracy, opinie. | |||
4701 | Programy edukacyjne i młodzieżowe UE | A | Sprawy dotyczące unijnych programów współpracy, w tym plany pracy, funkcjonowanie komitetów tych programów, wnioski, spotkania, instrukcje, interpretacje, opinie. | |||
4702 | Realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem szkół europejskich | A | Sprawozdania, instrukcje, opinie | |||
4703 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współpracy w obszarze Unia Europejska- Państwa Trzecie | A | Instrukcje, sprawozdania, stanowiska, plany pracy, opinie. | |||
4704 | Notyfikowanie Komisji Europejskiej transpozycji dyrektyw wspólnotowych w zakresie właściwości Ministra | A | ||||
4705 | Koordynowanie systemu notyfikacji norm i przepisów technicznych w zakresie właściwości Ministra | A | ||||
471 | Udział Polski w międzynarodowych programach i badaniach | A | m. in. organizacja badań, pozyskiwanie wykonawców oraz nadzór nad realizacją badań, upowszechnianie wyników badań | |||
472 | Współpraca Ministerstwa z poszczególnymi krajami w zakresie oświaty polonijnej i polskiej za granicą | |||||
4720 | Kształcenie dzieci obywateli polskich czasowo przebywających za granicą | A | Plany działalności, sprawozdania, protokoły, raporty, opinie, powierzanie stanowiska dyrektora, oceny pracy, konkursy na stanowisko dyrektora. | |||
4721 | Wspomaganie nauczania języka polskiego i innych przedmiotów nauczanych w języku polskim wśród Polonii i Polaków za granicą | BE5 | Wnioski o skierowanie nauczycieli, zaopatrzenie w podręczniki, konkursy na realizację zadań publicznych. | |||
4722 | Organizowanie kursów języka polskiego i kursów adaptacyjnych dla repatriantów | A | Sprawozdania, plany kursów. | |||
473 | Kształcenie obywateli polskich za granicą i cudzoziemców w Polsce | B10 | ||||
474 | Uznawanie świadectw i dyplomów i kwalifikacji zawodowych uzyskanych za granicą | |||||
4740 | Uznawanie świadectw i dyplomów uzyskanych za granicą | B50 | W tym decyzje i postanowienia Ministra. | |||
4741 | Uznawanie kwalifikacji zawodowych uzyskanych za granicą | B50 | W tym decyzje i postanowienia Ministra. | |||
4742 | Informowanie i monitorowanie w zakresie uznawania świadectw, dyplomów i kwalifikacji zawodowych | B5 | ||||
5 | PROFILAKTYKA SPOŁECZNA I ZDROWOTNA | |||||
50 | PROFILAKTYKA SPOŁECZNA | |||||
500 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące profilaktyki społecznej | A | ||||
501 | Działania i programy z zakresu bezpieczeństwa i profilaktyki zachowań problemowych dzieci i młodzieży | |||||
5010 | Programy rządowe z zakresu bezpieczeństwa i profilaktyki zachowań problemowych dzieci i młodzieży | A | ||||
5011 | Zadania ministra do spraw oświaty i wychowania w programach rządowych, krajowych z zakresu bezpieczeństwa, zdrowia, przeciwdziałania przemocy w rodzinie | A | ||||
5012 | Zapobieganie i przeciwdziałanie zachowaniom problemowym dzieci i młodzieży w środowisku szkolnym, w tym agresji, przemocy rówieśniczej | BE5 | ||||
5013 | Współdziałanie z resortami w zakresie działań wychowawczych i profilaktycznych skierowanych do dzieci i młodzieży | A | W tym także z organizacjami pozarządowymi, uczelniami i organizacjami dziecięcymi. | |||
5014 | Wspieranie działalności młodzieżowych ośrodków, socjoterapii i młodzieżowych ośrodków wychowawczych | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. | |||
5015 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wspierania działalności młodzieżowych ośrodków, socjoterapii i młodzieżowych ośrodków wychowawczych | BE5 | ||||
51 | PROFILAKTYKA ZDROWOTNA | |||||
510 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące profilaktyki zdrowotnej | A | ||||
511 | Edukacja prozdrowotna i promocja zdrowia w szkole | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie edukacji prozdrowotnej i promocji zdrowia w szkole | |||
512 | Ochrona zdrowia psychicznego dzieci i młodzieży, zapobieganie kryzysom psychicznym | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie ochrony zdrowia psychicznego dzieci i młodzieży, zapobiegania kryzysom psychicznym | |||
513 | Profilaktyczna opieka zdrowotna i promocja zdrowia w środowisku nauczania i wychowania oraz współdziałanie z innymi resortami w zakresie. | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej i promocji zdrowia w środowisku nauczania i wychowania oraz współdziałania z innymi resortami w tym zakresie | |||
514 | Prawidłowe odżywianie, zapobieganie nadwadze i otyłości oraz zaburzeniom w odżywianiu | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie prawidłowego odżywiania, zapobiegania nadwadze i otyłości oraz zaburzeniom w odżywianiu | |||
515 | Wspieranie działalności poradni psychologiczno- pedagogicznych | A | W tym analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa. Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie wspierania działalności poradni psychologiczno-pedagogicznych | |||
6 | NAUCZYCIELE | |||||
60 | PRAGMATYKA ZAWODOWA NAUCZYCIELI | |||||
600 | Płace nauczycieli | |||||
6000 | Własne akty prawne i procedury dotyczące płac nauczycieli | A | ||||
6001 | Stanowiska Ministerstwa w sprawie wynagradzania nauczycieli | B5 | ||||
6002 | Potrzeby i plany w zakresie zatrudniania nauczycieli | A | ||||
6003 | Inne świadczenia ze stosunku pracy, w tym socjalne, dla nauczycieli | B5 | ||||
6004 | Analizy, zbiorcze opracowania i raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa w zakresie pragmatyki zawodowej nauczycieli | A | ||||
601 | Awans zawodowy nauczycieli | |||||
6010 | Własne akty prawne i procedury dotyczące awansu zawodowego nauczycieli | A | ||||
6011 | Postępowanie kwalifikacyjne i egzaminacyjne dla nauczycieli | B50 | ||||
6012 | Decyzje Ministra wynikające z odwołań nauczycieli | B50 | ||||
6013 | Eksperci wchodzący w skład komisji egzaminacyjnych i kwalifikacyjnych dla nauczycieli ubiegających się o awans zawodowy | B50 | W tym wnioski, decyzje, korespondencja merytoryczna | |||
6014 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie awansu zawodowego nauczycieli | BE5 | ||||
6015 | Analizy, zbiorcze opracowania i raporty notatki dla kierownictwa Ministerstwa | A | ||||
6016 | Nadawanie tytułów i odznaczeń honorowych dla nauczycieli przez Ministra | A | m. in. tytuł Honorowego Profesora Oświaty | |||
602 | Stosunki służbowe nauczycieli | |||||
6020 | Własne akty prawne i procedury dotyczące stosunków służbowych nauczycieli | A | ||||
6021 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w sprawie nawiązywania, zmiany i rozwiązywania stosunku pracy z nauczycielami | BE5 | ||||
6022 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie czasu pracy nauczycieli | BE5 | ||||
6023 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie urlopów nauczycieli | BE5 | ||||
6024 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie oceny pracy nauczycieli | BE5 | ||||
6025 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie stanowisk kierowniczych w szkołach, placówkach i centrach kształcenia zawodowego | BE5 | ||||
6026 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie uzyskiwania przez nauczycieli prawa do emerytur, rent i nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych | BE5 | ||||
6027 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie postępowania dyscyplinarnego dla nauczycieli | BE5 | ||||
6028 | Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie pragmatyki nauczycielskiej | BE5 | ||||
61 | KSZTAŁCENIE I DOSKONALENIE NAUCZYCIELI | |||||
610 | Kształcenie nauczycieli | |||||
6100 | Własne akty prawne i procedury dotyczące kształcenia oraz kwalifikacji nauczycieli | A | ||||
6101 | Tworzenie, przekształcanie i likwidowanie zakładów kształcenia nauczycieli | A | ||||
6102 | Wyjaśnienia, stanowiska, opinie dotyczące kwalifikacji wymaganych od nauczycieli | B10 | ||||
6103 | Poświadczanie kwalifikacji nauczycieli celem ich uznania poza granicami RP | BE10 | ||||
6104 | Zgody Ministra na organizowanie kursów kwalifikacyjnych | BE10 | ||||
6105 | Kształcenie nauczycieli w zakładach kształcenia nauczycieli | A | m. in. analizy, zbiorcze opracowania, raporty, notatki dla kierownictwa Ministerstwa | |||
6106 | Nadzór pedagogiczny Ministra nad zakładami kształcenia nauczycieli | BE10 | m. in. oceny pracy dyrektorów, wyrażanie zgody na powierzenie stanowiska dyrektora, udział w pracach komisji awansowych | |||
611 | Doskonalenie nauczycieli | |||||
6110 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące doskonalenia nauczycieli, w tym szkoleń branżowych | BE5 | przy czym w przypadku własnych aktów prawnych i procedur materiały kwalifikuje się do kategorii A | |||
6111 | Akredytacja placówek doskonalenia nauczycieli | A | ||||
6112 | Organizacja systemu doskonalenia zawodowego nauczycieli | BE10 | tj. sieć placówek, doskonalenie placówek o zasięgu krajowym, monitorowanie ich działalności, sprawy bieżące, zapytania z zewnątrz | |||
6113 | Finansowanie systemu doskonalenia nauczycieli | B10 | ||||
612 | Określanie zasad organizacji i działalności bibliotek pedagogicznych | A | ||||
7 | SYSTEM INFORMACJI OŚWIATOWEJ | |||||
70 | WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, WŁASNE AKTY PRAWNE I PROCEDURY DOTYCZĄCE SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ | A | ||||
71 | FUNKCJONOWANIE SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ | A | ||||
72 | PRZETWARZANIE DANYCH SYSTEMU INFORMACJI OŚWIATOWEJ | B2 | Udostępnianie danych, zestawienia, analizy. | |||
8 | DZIAŁANIE INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ DLA PROGRAMÓW OPERACYJNYCH | |||||
80 | WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE DOTYCZĄCE REALIZACJI PROGRAMÓW OPERACYJNYCH | BE10 | ||||
81 | REALIZACJA PROGRAMÓW OPERACYJNYCH | |||||
810 | Planowanie i programowanie oraz ewaluacja działań | BE10 | Dotyczy planów działań, dokumentów programowych stanowiących podstawę do udzielania dalszego wsparcia. | |||
811 | Kontraktowanie i procedura odwoławcza w ramach programów operacyjnych | BE10 | Dotyczy projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych | |||
812 | Obsługa projektów | BE10 | Dotyczy projektów systemowych/pozakonkursowych oraz konkursowych i obejmuje działania związane z kompleksową obsługą finansową i merytoryczną projektów; w przypadku decyzji, postanowień administracyjnych kategoria A. | |||
813 | Deklaracje i poświadczanie wydatków | BE10 | ||||
814 | Sprawozdawczość i monitoring działań | BE10 | Dotyczy programów, projektów, w tym obsługi funkcjonowania systemów informatycznych, wspierających procesy związane z wdrażaniem funduszy strukturalnych. | |||
815 | Kontrole realizacji projektów | BE*) | *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów: w innym przypadku BE10. | |||
816 | Wsparcie instytucji z Pomocy Technicznej | BE10 | ||||
817 | Koordynacja krajowych i regionalnych programów operacyjnych | BE10 | Dotyczy współpracy z instytucjami zarządzającymi regionalnymi programami operacyjnymi, w tym komplementarności działań edukacyjnych na poziomie regionalnym i krajowym. |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA EDUKACJI NARODOWEJ
Rozdział 1 Przepisy ogólne
Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Rozdział 3 Personel archiwum zakładowego
Rozdział 4 Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
Rozdział 5 Przejmowanie akt przez archiwum zakładowe
Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum Zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Rozdział 9 Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowym
Rozdział 10 Wydzielanie akt i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
Rozdział 12 Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Rozdział 13 Przepisy końcowe
Załącznik 1 Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
Załącznik 2 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Załącznik 3 Karta udostępnienia akt
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
1) | archiwista | - | pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego; |
2) | archiwum zakładowe | - | archiwum zakładowe Ministerstwa; |
3) | dokumentacja | - | wszelkiego rodzaju akta, księgi, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne, mapy i plany, dokumentację techniczną, statystyczną, księgową oraz inną dokumentację niezależnie od techniki jej wykonania; |
4) | Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) | - | system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506); |
5) | informatyczny nośnik danych | - | informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej; |
6) | kierownik komórki organizacyjnej | - | osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań; |
7) | skład chronologiczny | - | uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD; |
8) | skład informatycznych nośników danych | - | uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw w Ministerstwie; |
9) | system EZD | - | system teleinformatyczny, w ramach którego jest realizowane Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją; |
10) | teczka aktowa | - | materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej; |
Rozdział 2
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Rozdział 3
Personel archiwum zakładowego
Personel archiwum zakładowego
Rozdział 4
Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego
Rozdział 5
Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe
Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe
Rozdział 6
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Rozdział 7
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Rozdział 8
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Rozdział 9
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Rozdział 10
Wydzielanie akt i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Wydzielanie akt i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 11
Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego
Rozdział 12
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;
Rozdział 13
Przepisy końcowe
Przepisy końcowe
Załącznik Nr 1
Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
Rodzaj dokumentacji | Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza) | Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza) | Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) | Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH) | ||
min. | maks | min. | maks | |||
1. Papier | 14 | 18 | 1 | 30 | 50 | 3 |
2. Dokumentacja audiowizualna: | ||||||
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy) | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku | 8 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
3. Informatyczne nośniki danych | 12 | 18 | 2 | 30 | 40 | 5 |
Załącznik Nr 2
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Lp. | Data przyjęcia akt | Nazwa departamentu przekazującego akta | Liczba | Uwagi | |
poz. spisu | teczek | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik Nr 3
Karta udostępnienia akt nr ...
Karta udostępnienia akt nr ...
Pieczątka departamentu
___________________________________________________________________________
Data ............................................. Termin zwrotu akt ** ........................................
Proszę o udostępnienie *) - wypożyczenie *) akt powstałych w departamencie
....................................................................................... z lat .................................................
o znakach ................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania *) - odbioru*)
..................................................................................................................................................
Imię i nazwisko
............................................................
Podpis
___________________________________________________________________________
Zezwalam na udostępnienie *) - wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt
Data i podpis ....................................
___________________________________________________________________________
*) Zbędne skreślić **) Wypełnia archiwum
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt - tomów ............................... kart ..........................
___________________________________________________________________________
Data ........................................... Podpis ..........................................
Adnotacje o zwrocie akt:
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
___________________________________________________________________________
Akta zwrócono do archiwum
............................. ...................................
Podpis oddającego dn. ................................. Podpis odbierającego