Wprowadzenie w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2016.46

Akt utracił moc

Wersja od: 10 października 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 44

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 10 października 2016 r.

w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego"

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2016 r., poz. 277) w związku z art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu ujednolicenia zasad i metod postępowania przy przeprowadzaniu inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Kasą", wprowadza się "Instrukcję w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego", stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Za prawidłowe wykonanie postanowień instrukcji odpowiedzialni są:

1) Dyrektorzy Oddziałów Regionalnych Kasy - w odniesieniu do majątku będącego w dyspozycji Oddziałów Regionalnych Kasy i Placówek Terenowych Kasy,

2) Dyrektor Biura Administracji i Inwestycji Centrali Kasy - w odniesieniu do majątku będącego w dyspozycji Centrali Kasy.

§ 3. Traci moc zarządzenie nr 33 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 15 listopada 2013 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

Rozdział  1

Cel wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej

§  1. 

1. W celu określenia jednolitych zasad przeprowadzania inwentaryzacji w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, wprowadza się do stosowania "Instrukcję w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego", zwaną w treści dokumentu "Instrukcją inwentaryzacyjną".

2. Inwentaryzacja ma na celu w szczególności ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie:

1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem faktycznym;

2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie;

3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku;

4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem.

Rozdział  2

Metody przeprowadzania inwentaryzacji

§  2. 

1. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów w jednostkach organizacyjnych - Oddziałach Regionalnych Kasy i Centrali Kasy - ustala się na podstawie inwentaryzacji polegającej na:

1) spisie z natury rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz środków trwałych;

2) uzyskania od banków pisemnego potwierdzenia stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz potwierdzenie od kontrahentów Kasy stanów należności;

3) weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami.

2. Inwentaryzacja drogą spisu z natury obejmuje:

1) środki trwałe;

2) pozostałe środki trwałe;

3) środki trwałe obce oraz pozostawione w stan likwidacji, a fizycznie niezlikwidowane;

4) pozostałe środki trwałe obce;

5) stan licznika urządzenia frankującego listy;

6) stanu opału w kotłowni;

7) druki ścisłego zarachowania.

3. Inwentaryzacja drogą uzyskania od kontrahentów i banków pisemnego potwierdzenia prawidłowości sald wykazanych w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej dla następujących aktywów:

1) środków pieniężnych na rachunkach bankowych;

2) należności (za wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności od pracowników, ubezpieczonych i świadczeniobiorców oraz osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a także należności publicznoprawnych);

3) rozliczeń z tytułu przekazanych lub otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych; udziały w spółdzielniach.

4. Inwentaryzacji drogą weryfikacji podlegają następujące salda aktywów i pasywów:

1) stan gruntów, spółdzielczych praw do lokalu;

2) wartości niematerialne i prawne;

3) środki trwałe, do których dostęp jest bardzo utrudniony;

4) środki trwałe w budowie (z wyjątkiem maszyn i urządzeń);

5) należności i zobowiązania wynikające z rozrachunków z pracownikami;

6) należności i zobowiązania od ubezpieczonych i świadczeniobiorców;

7) należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych;

8) rozliczenia międzyokresowe kosztów;

9) należności sporne i wątpliwe;

10) należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;

11) inne aktywa i pasywa.

5. Przy ustalaniu terminów spisów poszczególnych składników majątku stosuje się wymogi art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Rozdział  3

Zakres rocznej obowiązkowej inwentaryzacji

§  3. 

1. Rodzaj, zakres i metodę inwentaryzacji określa w Centrali Kasy - Zarządzenie Prezesa Kasy, zaś w Oddziałach Regionalnych Kasy - Komunikat Dyrektora Oddziału Regionalnego Kasy, w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.

2. Inwentaryzację przeprowadza się również w przypadkach:

1) zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej;

2) konieczności dokonania zmian organizacyjnych;

3) w których został naruszony stan składników majątkowych wskutek kradzieży lub zdarzeń losowych.

Rozdział  4

Przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury

§  4. 

1. Spis z natury jest podstawową metodą inwentaryzacji rzeczowych składników majątku jednostki.

2. W celu ułatwienia i przyspieszenia spisu z natury należy uprzednio uporządkować podlegające spisowi składniki majątkowe. W zakres prac porządkowych wchodzi w szczególności:

1) zapewnienie czytelności oznaczeń określonych składników majątkowych (nazwy, numery inwentarzowe itp.);

2) wyraźne oznakowanie znajdujących się w Kasie składników majątkowych, niebędących własnością jednostki;

3) wyodrębnienie składników niepełnowartościowych, a także likwidacja i złomowanie przed spisem składników bezużytecznych;

4) uporządkowanie dokumentacji.

3. Do dnia spisu z natury musi zostać przygotowana ewidencja księgowa. Oznacza to, że na tę datę muszą zostać ujęte w ewidencji wszystkie przychody i rozchody, jakie nastąpiły do dnia spisu.

Rozdział  5

Komisje inwentaryzacyjne

§ 5. Prezes Kasy w Centrali Kasy na pisemny wniosek Głównego Księgowego Kasy, a Dyrektor Oddziału Regionalnego Kasy na pisemny wniosek Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Głównego Księgowego:

1) powołuje komisję inwentaryzacyjną, składającą się z co najmniej trzech osób zapewniającą sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji;

2) powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej;

3) wyznacza termin przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych.

Rozdział  6

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, jego obowiązki

§  6. 

1. Za prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

2. Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej powinien być pracownik na kierowniczym stanowisku lub główny specjalista, z wyjątkiem Głównego Księgowego Kasy, Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Głównego Księgowego, pracownika komórki ds. finansowo-księgowych lub osoby odpowiedzialnej za majątek.

3. Do zadań przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

1) ustalanie składu zespołów spisowych i pól spisowych;

2) kierowanie pracami komisji, w tym przewodniczenie jej posiedzeniom;

3) stawianie wniosków w sprawie zmian lub uzupełnień w składzie zespołów spisowych;

4) ustalenie zakresu czynności dla członków komisji;

5) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych;

6) kontrolowanie wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji;

7) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury;

8) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie;

9) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;

10) wyrywkowa kontrola spisu z natury, w tym prawidłowości pracy zespołu spisowego;

11) upoważnianie członków komisji do wyrywkowej kontroli spisu z natury.

Rozdział  7

Skład zespołu spisowego

§ 7. Zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone im składniki majątku objętego spisem lub pracownicy prowadzący ewidencję tych składników w księgach rachunkowych oraz inne osoby nie zapewniające bezstronności spisu.

Rozdział  8

Zadania zespołu spisowego

§ 8. Do zadań zespołu spisowego należy w szczególności:

1) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym (tj. w konkretnym pomieszczeniu, itp); każdy z obiektów może być podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych, jeśli jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań;

2) zorganizowanie pracy, w sposób umożliwiający normalną działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej;

3) właściwe zabezpieczenie pomieszczenia na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych, składników majątku;

4) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

Rozdział  9

Czynności poprzedzające rozpoczęcie spisu z natury

§ 9. Rozpoczęcie spisu z natury poprzedza:

1) wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych, przyborów kancelaryjnych, ewentualnych pomocy technicznych (taśmy miernicze, kalkulatory itp);

2) sporządzenie wykazu osób odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe danej jednostki organizacyjnej Kasy;

3) przed rozpoczęciem spisów zespół spisowy pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia o ujęciu wszystkich dowodów obrotu do ewidencji, a następnie przekazuje do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Rozdział  10

Zakres i sposób wpisywania danych do arkusza spisowego

§  10. 

1. Spis z natury jest dokumentowany formularzem w postaci arkusza spisowego, który obejmuje następujące zapisy:

1) dokonywane przed wykorzystaniem arkusza, w główce arkusza:

a) nazwa jednostki, nazwa lub numer pola spisowego (nr pokoju, pomieszczenie) oraz przedmiot spisu (rodzaj składnika majątkowego),

b) osoby biorące udział w spisie (imiona i nazwiska członków zespołu spisowego oraz osoby mającej pieczę nad objętymi spisem składnikami majątkowymi lub wyznaczonego przez nią reprezentanta),

c) czas spisu (data, godziny od...do...);

2) dokonywane w toku spisu, w kolejnych wierszach arkusza:

a) kolejny numer pozycji zapisu kontynuowany aż do zakończenia spisu danego pola spisowego,

b) symbol identyfikujący spisywany składnik majątkowy (np. numer indeksowy materiału, numer inwentarzowy środka trwałego),

c) nazwa składnika majątkowego,

d) jednostka miary stosowana przy obrocie danym składnikiem,

e) ilość ustalona w czasie spisu;

3) dokonane po zapełnieniu arkusza:

a) ogólna liczba pozycji zapisów (dane te podaje się na ostatnim arkuszu spisu, bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkuszu spisowym, "Spis zakończono na pozycji nr...."),

b) podpisy członków zespołu spisowego i osoby sprawującej pieczę nad inwentaryzowanymi składnikami majątkowymi na dowód braku zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury.

2. Wszelkie zapisy powinny być od razu wnoszone do arkusza spisowego w sposób czytelny. Pozostałe wolne miejsca na arkuszu spisu z natury należy wykreślić.

3. Arkusz spisu z natury sporządza się w języku polskim, wartość określa się w walucie polskiej. Dopuszcza się stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach (przez kalkę lub formularz samokopiujący). Oryginał otrzymuje komórka ds. finansowo-księgowych za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopia pozostaje w dokumentacji komisji inwentaryzacyjnej. W przypadku inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej arkusze spisu z natury sporządza się w trzech egzemplarzach (dla przekazującego, odbierającego i komórki ds. finansowo-księgowych).

4. Błędy w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby) pod warunkiem, że będą one czytelne i wpisany będzie zapis poprawny. Poprawka winna być podpisana przez osobę (osoby) dokonujące spisu z natury. Błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisywane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności. Dokonanie poprawek winno być opisane na arkuszu spisu. Opis powinien zawierać nazwisko dokonującego poprawki, powołanie pozycji poprawionej, datę i powód dokonania poprawki.

5. Arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania, pieczętując je, numerując oraz rejestrując ich numery przy wydaniu zespołom spisowym. Po zakończeniu spisu zwrotowi podlegają zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie wypełnione, jak też niewykorzystane.

6. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu:

1) środków trwałych;

2) pozostałych środków trwałych;

3) składników majątkowych obcych;

4) stanu licznika urządzenia frankującego listy;

5) stanu opału w kotłowni.

7. Arkusze spisowe należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku wg miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych.

Rozdział  11

Sposób spisywania składników majątkowych jednostki

§  11. 

1. Zespół spisowy, poczynając od jednej z granic pola spisowego, idzie w określonym kierunku, dokonując po drodze kolejno, systematycznie pomiaru (w danej jednostce pomiarowej), ważenia (w kg) lub liczenia (w szt. lub ich wielokrotnościach) znajdujących się na terenie pola spisowego rzeczowych składników majątku jednostki.

2. Jeśli sposób pomiaru określony w ust. 1 nie jest możliwy, ilość ustala się drogą szacunku.

3. Liczenia, ważenia i pomiarów dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej. W spisie z natury przeprowadzanym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, liczenie, ważenie i pomiar składników majątku muszą być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przyjmującej odpowiedzialność.

4. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnych przyczyn brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3-osobową komisję, wyznaczoną przez Prezesa Kasy - w Centrali Kasy, w Oddziałach Regionalnych Kasy przez Dyrektora Oddziału Regionalnego Kasy.

5. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. Jeżeli nie można uniknąć ruchu składników majątku, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.

6. Spisowi z natury podlegają druki ścisłego zarachowania (karty drogowe, blankiety czekowe, arkusze spisu z natury) w drodze ich przeliczenia przez zespoły spisowe.

Rozdział  12

Wyrywkowa kontrola sporządzania spisu z natury

§  12. 

1. Spis z natury podlega także wyrywkowej kontroli merytorycznej przeprowadzanej przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub upoważnionych przez niego członków komisji inwentaryzacyjnej.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, polega na sprawdzeniu czy:

1) pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu;

2) zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzaniu inwentaryzacji;

3) prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników majątkowych, w tym także obliczeń;

4) spis z natury jest kompletny.

3. Po dokonaniu kontroli, o której mowa w ust. 1, kontrolujący zaznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując się w rubryce "uwagi".

4. W razie stwierdzenia w toku kontroli, o której mowa w ust. 1, że spis z natury w całości lub w części przeprowadzony został nieprawidłowo, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zobowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury.

Rozdział  13

Sposób zakończenia spisu z natury

§  13. 

1. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wypełnione, błędnie wypełnione i niewykorzystane arkusze wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury.

2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe w Centrali Kasy Głównemu Księgowemu Kasy, a w Oddziale Regionalnym Kasy Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych - Głównemu Księgowemu, którzy zarządzają wycenę składników majątkowych.

3. Wycena spisanego z natury majątku przeprowadzana jest przez komórkę prowadzącą ewidencję środków trwałych, pozostałych środków trwałych, a sprawdzona przez komórkę ds. finansowo-księgowych i polega na przemnożeniu spisanych ilości przez cenę ewidencyjną oraz na ustaleniu łącznej ich wartości.

4. Ustalenia stanu wartościowego należy dokonać w drodze podsumowania wycenionych arkuszy spisowych w formie zbiorczego zestawienia poszczególnych stron arkuszy spisowych.

5. Wyniki spisu z natury powinny być odpowiednio udokumentowane i powiązane z danymi ksiąg rachunkowych.

Rozdział  14

Inwentaryzacja środków pieniężnych, uzgadnianie sald

§  14. 

1. Inwentaryzację rozrachunków na drodze uzgodnienia salda przeprowadzają wyznaczeni pracownicy komórki ds. finansowo - księgowych jednostki organizacyjnej Kasy. Uzgodnienie sald przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego.

2. Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz innych należności polega na pisemnym uzgodnieniu ich stanów ewidencyjnych z bankami i kontrahentami.

3. Stany rozrachunków z kontrahentami oraz innych należności uzgadnia się przez wysłanie podpisanego przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną w Centrali Kasy, a w Oddziale Regionalnym Kasy Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych - Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną zawiadomienia o wysokości salda, wykazu pozycji składających się na to saldo i uzyskanie zwrotnego potwierdzenia. Za równoważne uznaje się otrzymanie od kontrahenta dokumentu z potwierdzeniem salda.

4. Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu należności nie dotyczy:

1) sald zerowych;

2) należności, które przed dniem sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego zostały skierowane na drogę postępowania sądowego;

3) sald należności o niewielkich kwotach, tj. gdy koszty opłat pocztowych są niewspółmiernie wysokie w stosunku do wielkości salda. Za stan faktyczny tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych.

5. Ujawnione w wyniku inwentaryzacji rozrachunków różnice wymagają ustalenia przyczyn ich powstania oraz ostatecznego rozliczenia.

6. Stwierdzone różnice, wynikające z braku pełnej zgodności sald u kontrahentów, powinny być szczegółowo zbadane zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym, przez komórki ds. finansowo - księgowych.

7. Różnice mogą być spowodowane m.in.:

1) różnicami w czasie (faktura lub przelew wpływające u jednego kontrahenta na wysokość salda zostały ujęte u drugiego kontrahenta w okresie późniejszym, następującym po dniu, na który uzgadnia się salda);

2) odmiennym zakwalifikowaniem operacji, np. nastąpiło postawienie przez odbiorcę towarów do dyspozycji dostawcy, przez dostawcę nieuznane, z czym wiąże się zwrot faktury.

Rozdział  15

Inwentaryzacja poprzez weryfikację sald

§  15. 

1. Weryfikacja sald stanowi metodę inwentaryzacji, której podlegają te składniki aktywów i pasywów, których nie można lub z przyczyn uzasadnionych nie udało się zweryfikować drogą spisu z natury lub uzgodnienia sald z kontrahentami.

2. Inwentaryzacją drogą weryfikacji sald obejmuje się:

1) wartości niematerialne i prawne;

2) grunty;

3) środki trwałe w budowie;

4) środki pieniężne w drodze;

5) fundusze;

6) rozliczenia międzyokresowe;

7) przychody przyszłych okresów;

8) środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony;

9) zobowiązania;

10) należności, których zgodnie z niniejszym zarządzeniem nie uzgadnia się z kontrahentami.

3. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają:

1) pracownicy komórki ds. finansowo-księgowych w odniesieniu do ust. 2 pkt 4,5,6,7,9,10;

2) pracownicy komórki ds. administracyjno - gospodarczych, w odniesieniu do ust. 2 pkt 1,2,3,8;

3) pracownicy komórki ds. administracyjno - gospodarczych przy udziale komórki ds. informatyki w odniesieniu do ust. 2 pkt 1.

4. Weryfikacja sald polega na analizie poprawności i realności wykazanych na kontach stanów i sald na podstawie dokumentów uzasadniających zapisy w księgach rachunkowych.

5. Wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald ujmuje się w protokole, którego wzór stanowi załącznik nr 1 lub w protokole weryfikacji sald "zerowych", dla których sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 2 do Instrukcji inwentaryzacyjnej.

6. Poszczególne aktywa i pasywa weryfikuje się w sposób następujący:

1) środki pieniężne "w drodze" - przez stwierdzenie ich wpływu w okresie późniejszym lub prawidłowości dowodu źródłowego i postępowania reklamacyjnego;

2) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - przez sprawdzenie, czy saldo wynika z niewypłaconych wynagrodzeń z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń niepodjętych w terminie wypłaty oraz stwierdzenie, czy nie zawiera kwot przedawnionych;

3) wartości niematerialne i prawne - przez sprawdzenie ich stanu księgowego z dokumentami dotyczącymi poszczególnych tytułów (umowami) lub z odpowiednimi dokumentami;

4) rozpoczęte inwestycje, poprzez porównanie danych każdego zapisu w księgach z dowodem źródłowym, będącym podstawą zapisu;

5) inne niewymienione aktywa lub pasywa przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości ewidencji i wysokości salda na dzień inwentaryzacji i stwierdzenie na tej podstawie czy inwentaryzowane aktywa lub pasywa objęto ewidencją bilansową lub pozabilansową, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Ujawnione, w wyniku weryfikacji sald, nieprawidłowości i rozbieżności wymagają wyjaśnienia i należy je rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Rozdział  16

Sposób rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

§  16. 

1. Rozliczenie różnic inwentarzowych, wykazanych przez komórkę ds. finansowo-księgowych jednostki na podstawie danych wynikających z arkuszy spisowych i ewidencji przeprowadza komisja inwentaryzacyjna.

2. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna powinna:

1) zakwalifikować różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki) składników majątku;

2) przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w tej sprawie;

3) ustalić w sposób bardzo wnikliwy przyczyny powstania niedoborów lub nadwyżek;

4) wnioskować o ich ujęcie lub odpisanie w księgach rachunkowych;

5) rozważyć stopień winy lub jej brak ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób;

6) rozliczyć różnice inwentaryzacyjne wraz z ustaleniem wysokości ubytków naturalnych (mieszczących się w granicach norm).

3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej jest uprawniony do żądania od wszystkich, których informacje mogą być przydatne do ustalenia przyczyn powstania różnic, wyjaśnień ustnych lub pisemnych, badania dokumentów związanych z obrotem zapasami i danych ewidencji, a w razie konieczności przeprowadzenia ponownych spisów kontrolnych.

4. Komisja inwentaryzacyjna, rozpatrując różnice inwentaryzacyjne, ma następujące możliwości:

1) uznać różnicę za nieistotną, niewymagającą uwzględnienia;

2) uznać różnicę za powstałą na skutek normalnych, nieuniknionych właściwości składnika albo warunków jego składowania i zlecić jej spisanie w koszty;

3) uznać za przyczynę powstania różnic zaistniałe w toku obrotu zamiany asortymentów, co uzasadnia dokonanie kompensaty nadwyżek z niedoborami;

4) uznać niedobór za powstały z winy określonych osób i wystąpić wobec nich z roszczeniem o naprawienie szkody.

5. Niedobory i nadwyżki stwierdzone w środkach trwałych, pozostałych środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych nie podlegają kompensacie.

6. Dokonywanie kompensaty jest uzasadnione, gdy na skutek podobieństwa asortymentów lub opakowań, w których asortymenty te znajdowały się, nastąpiła w toku obrotu nimi zamiana, jeśli:

1) niedobory lub nadwyżki zostały ujawnione w toku tego samego spisu z natury;

2) różnice wystąpiły w tym samym miejscu składowania składników majątkowych;

3) różnice inwentaryzacyjne dotyczą składników majątkowych, których cechy zewnętrzne jak przeznaczenie, kształt, wymiary itp. lub postać opakowania uprawdopodobniają możliwość popełnienia przy obrocie nimi omyłek, polegających na ich zamianie;

4) różnice wystąpiły u tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej.

7. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się, przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

8. Zatwierdzony protokół weryfikacji jest podstawą do właściwego przeksięgowania powstałych różnic.

9. Przeksięgowania różnic w księgach rachunkowych należy dokonać w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, nie później jednak niż z datą ostatniego dnia roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

10. Pracownicy prowadzący ewidencję księgową ujmują wyniki rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych niezwłocznie po otrzymaniu od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaakceptowanego przez Dyrektora Oddziału Regionalnego Kasy w Oddziale Regionalnym Kasy, a w Centrali Kasy przez II Zastępcę Prezesa Kasy, protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych i przedłożonych wniosków dotyczących sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Rozdział  17

Zakończenie Inwentaryzacji

§  17. 

1. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji metodą spisu z natury. Po zaopiniowaniu sprawozdania przez Głównego Księgowego Kasy w Centrali Kasy, Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych - Głównego Księgowego w Oddziale Regionalnym Kasy, w terminie nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zakończenia spisu, i jednocześnie nie później niż 15 stycznia następnego roku, na który przeprowadzona została inwentaryzacja, sprawozdanie przedkłada Prezesowi Kasy w Centrali Kasy, w Oddziale Regionalnym Kasy - Dyrektorowi Oddziału Regionalnego Kasy wraz z protokołem weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych i umotywowanymi wnioskami dotyczącymi sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

2. Sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji zawiera:

1) podsumowanie przebiegu inwentaryzacji;

2) sformułowanie propozycji na przyszłość, z których należałoby skorzystać podczas następnego spisu z natury.

Załącznik Nr  1

PROTOKÓŁ WERYFIKACYJNY Nr ..........................................

(pieczęć jednostki)

sald kont zespołu ...................................................................................................

Sporządzony na dzień ...............................

W dniu ............................... r. zespół w składzie:

1. .............................................

2. .............................................

zweryfikował salda następujących kont:

Lp.	Numer i nazwa konta księgowego	Kwota
		Saldo Wn	Saldo Ma
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
	OGÓŁEM

i stwierdził, że salda tych kont są realne i prawidłowe.

Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:

1. .....................................

2. .....................................

Zatwierdzam

............................................................ .....................................................................

(data i podpis kierownika komórki (data i podpis Głównego księgowego Kasy

finansowo-księgowej) lub Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych -

Głównego Księgowego)

Załącznik Nr  2

PROTOKÓŁ WERYFIKACYJNY Nr ...........................

(pieczęć jednostki)

Sporządzony na dzień .................................

W dniu .................................. r. zespół w składzie:

1. ...............................................

2. ...............................................

zweryfikował salda następujących kont:

Lp.	Numer zespołu kont	Kwota
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

i stwierdził, że salda tych kont są prawidłowe i zgodne z załączonym wydrukiem analitycznym.

Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:

1. ...............................................

2. ...............................................

Zatwierdzam

............................................................. ....................................................................

(data i podpis kierownika komórki (data i podpis Głównego Księgowego Kasy

finansowo-księgowej) lub Zastępcy Dyrektora ds. Finansowych -

Głównego Księgowego)