Wprowadzenie w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDOŚ.2011.1.12

Akt obowiązujący
Wersja od: 9 sierpnia 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 32
GENERALNEGO DYREKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA
z dnia 9 sierpnia 2011 r.
w sprawie wprowadzenia w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska "Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne"

Na podstawie art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje:
§  1.
W Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska wprowadza się "Instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne", stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§  2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI "POUFNE"

Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), zwanej dalej "ustawą", informacjom niejawnym nadaje się klauzulę "poufne", jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej przez to, że:
1)
utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;
2)
utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;
3)
zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli;
4)
utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej;
5)
utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw skarbowych oraz organom wymiaru sprawiedliwości;
6)
zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej;
7)
wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej.

Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli "poufne"

1. Dostęp do dokumentów i materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" może mieć osoba:

1) posiadająca ważne poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej "poufne" albo upoważnienie wydane w trybie art. 34 ust. 9 ustawy oraz

2) posiadająca zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.

2. Dokument zawierający informacje niejawne o klauzuli "poufne" może wytwarzać wyłącznie osoba spełniająca warunki określone w ust. 1 Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne", zwanej dalej "Instrukcją".

3. Dokument zawierający informacje niejawne o klauzuli "poufne" może być wytwarzany wyłącznie w warunkach zapewniających ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, przy zastosowaniu środków bezpieczeństwa ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego.

4. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" może odbywać się w systemach i sieciach teleinformatycznych, które posiadają akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego, zgodnie z przepisami ustawy.

5. Sposób oznaczania dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne", umieszczania na nich klauzuli, zmiany nadanej klauzuli, a także zasady oznaczania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczeń pism, określają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 159, poz. 1069), zwanego dalej "rozporządzeniem".

6. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne", wytwarzane mogą być odręcznie lub w systemach informatycznych na wyznaczonym Autonomicznym Stanowisku Komputerowym, przez które należy rozumieć stanowisko przeznaczone do wytwarzania informacji niejawnych o klauzuli "poufne", dla którego Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwana dalej "ABW", udziela akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego.

7. W celu przetwarzania dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" w systemach informatycznych opracowuje się dokumentację procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego, a następnie ABW udziela akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego dla systemu przeznaczonego do przetwarzania informacji o klauzuli "poufne". Opracowana, zgodnie z wymaganiami ustawy i Instrukcji dokumentacja procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego powinna zawierać sposób działania zapobiegający celowej działalności osób nieuprawnionych do dostępu do informacji w systemach, a w tym nieautoryzowany dostęp, nieuprawnione modyfikacje czy niszczenie informacji niejawnych.

8. Informacje niejawne o klauzuli "poufne" mogą być powielane w różnych technikach realizacyjnych, w szczególności w postaci kopii, odpisów, tłumaczeń pism, wypisów i wydruków dokumentów elektronicznych.

9. Sporządzone kopie, odpisy, wyciągi, tłumaczenia pism, wypisy z nich i wydruki dokumentów elektronicznych przetwarzanych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy, oraz wydruki z informatycznych nośników danych przesyłanych jako załączniki do pism, oznacza się zgodnie z rozporządzeniem.

10. Dopuszczalne jest przyznawanie różnych klauzul tajności poszczególnym częściom dokumentu (przykładowo rozdziałom, załącznikom, aneksom) lub poszczególnym dokumentom w zbiorze dokumentów, pod warunkiem wyraźnego ich oznaczenia i wskazania klauzuli tajności po odłączeniu dokumentu bądź jego części.

11. Uprawnienie do przyznawania, obniżania i znoszenia klauzuli tajności przysługuje wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych.

12. Osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału, ponosi odpowiedzialność za przyznanie klauzuli tajności i bez jej zgody albo zgody jej przełożonego klauzula nie może być obniżona lub zniesiona. Dotyczy to również osoby, która przekazała dane do dokumentu zbiorczego.

13. Uprawnienie do dekretacji otrzymanego z zewnątrz dokumentu zawierającego informacje niejawne o klauzuli "poufne" posiada jego adresat, w granicach posiadanego przez siebie aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia w trybie art. 34 ust. 9 ustawy o ochronie informacji niejawnych.

14. Ewidencję materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska (zwanej dalej "GDOŚ") prowadzi kancelaria niejawna Stanowiska Ochrony Informacji Niejawnych (zwanego dalej "SOIN").

15. Kancelaria SOIN zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. (Dz. U. Nr 114, poz. 765) w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych przyjmuje dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne" a następnie rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła, oraz prowadzi:

1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, którego wzór określa załącznik nr 1 do Instrukcji;

2) dziennik ewidencji, którego wzór określa załącznik nr 2 do Instrukcji;

3) karta zapoznania się z dokumentem, której wzór określa załącznik nr 3 do Instrukcji;

4) książka doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do Instrukcji;

5) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 5 do Instrukcji.

16. Kancelaria niejawna SOIN prowadzi rejestr wydanych przedmiotów, służący ewidencjonowaniu wydanych nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej, dysków optycznych i taśm elektromagnetycznych oraz innych przedmiotów, którego wzór określa załącznik Nr 6 do Instrukcji.

17. Ewidencja dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" w kancelarii niejawnej SOIN może być prowadzona w formie elektronicznego rejestru dokumentów.

18. Ewidencja prowadzona w formie elektronicznego rejestru dokumentów musi w szczególności zapewniać:

1) rozliczalność;

2) niezaprzeczalność;

3) integralność;

4) dostępność.

19. Pracownik kancelarii niejawnej SOIN, odpowiedzialny za obieg, przechowywanie i ewidencję dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne":

1) przyjmuje i otwiera koperty, których oznaczenie wskazuje, że zawierają materiały zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne", sprawdzenie zawartości przesyłki, ustalenie zgodności załączników i stron;

2) ewidencjonuje materiały niejawne, w odrębnych dziennikach, przeznaczonych tylko dla materiałów niejawnych zgodnie z Instrukcją;

3) uzyskuje imienną dekretację od kierownika właściwej komórki organizacyjnej na dokumencie zawierającym informacje niejawne o klauzuli poufne, określającej dalszy sposób postępowania z tym materiałem;

4) udostępnia i wydaje materiały niejawne o klauzuli "poufne" tylko osobom wskazanym w dekretacji, które spełniają warunki wymienione w ust. 1 niniejszej Instrukcji,

5) sprawuje bezpośredni nadzór nad obiegiem i bezpieczeństwem ochrony fizycznej materiałów niejawnych w GDOŚ;

6) niezwłoczne powiadamia Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych GDOŚ, w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisowo postępowaniu z materiałami niejawnymi;

7) egzekwuje zwrot udostępnionych lub wydanych dokumentowi materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne";

8) prowadzi bieżącą kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne o klauzuli "poufne", które zostały udostępnione lub wydane pracownikom,

9) zapewnia ochronę materiałom zawierającym informacje niejawne przewidzianą w obowiązujących przepisach;

10) Prowadzi na bieżąco i w sposób czytelny prowadzi ewidencję, o których mowa w niniejszej Instrukcji;

11) Wydaje materiały zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne" adresatom lub osobom wskazanym w dekretacji za pokwitowaniem w "Dzienniku ewidencyjnym" lub "Karcie pokwitowania dokumentu".

20. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne", przyjmuje się za pośrednictwem Kancelarii GDOŚ, a wysyła za pośrednictwem kancelarii niejawnej SOIN, jako przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, za pomocą "Wykazu przesyłek nadanych", stanowiącego załącznik Nr 5 do Instrukcji lub za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych", stanowiącej załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji. Dopuszczalne jest przekazywanie materiałów niejawnych zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" bezpośrednio do adresata za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" lub na "Wykazie przesyłek nadanych".

21. Sposób pakowania, adresowania i przesyłania materiałów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "poufne" w postaci przesyłek listowych i paczek określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 114, poz. 765).

22. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika kancelarii niejawnej SOIN odpowiedzialnego za obieg, przechowywanie i ewidencję materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne", sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół zdawczo-odbiorczy, podpisany przez pracownika zdającego obowiązki i pracownika przejmującego obowiązki.

23. Protokół zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 22, powinien zawierać spis materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne", będących w dyspozycji pracownika przekazującego. Pracownik przejmujący materiały zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne" powinien potwierdzić w protokole zdawczo-odbiorczym, czy ich stan ewidencyjny zgadza się ze stanem faktycznym.

24. Jeden egzemplarz protokołu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 22, po jego podpisaniu, podlega przekazaniu Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych GDOŚ, a drugi egzemplarz pozostaje na stanowisku pracy pracownika kancelarii niejawnej SOIN odpowiedzialnego za obieg, przechowywanie i ewidencję materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne".

25. Przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne" po zakończonym dniu pracy, realizowane jest przez kancelarię niejawną SOIN.

26. Po zakończeniu pracy, dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne" powinny być przechowywane w zamkniętej szafie metalowej, fizycznie oddzielone od innych dokumentów, do której dostęp ma tylko pracownik kancelarii niejawnej SOIN.

27. Za właściwe zabezpieczenie dokumentu zawierającego informacje niejawne o klauzuli "poufne" odpowiada osoba, która otrzymała dokument na podstawie dekretacji przełożonego.

28. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli "poufne" należy przechowywać w szafach stalowych klasy A.

29. W GDOŚ obieg dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli "poufne" odbywa się przez kancelarię niejawną SOIN.

30. Po załatwieniu sprawy lub na koniec dnia pracy, dokument zawierający informacje niejawne o klauzuli "poufne", zwraca się do kancelarii niejawnej SOIN.

Załącznik  Nr 1

REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK

Oznaczenie klauzuli tajności dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Numer kolejny dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajnościData rejestracji dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Nazwa teczki, dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.DataLiczba stron dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Komórka organizacyjna, odpowiedzialna za prowadzenie dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Pokwitowanie odbioru dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.Informacje uzupełniające /Uwagi/
rozpoczęcia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.zakończenia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp.imię i nazwiskodata oraz podpis osoby prowadzącej dziennik, rejestr, książkę ewidencyjną itp.potwierdzenie zwrotu

data i podpis

12345678910111213

Załącznik  Nr 2

DZIENNIK EWIDENCJI

strona lewa
Oznaczenie klauzuli tajnościNumer kolejny zapisuAdnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajnościData rejestracji dokumentuNazwa nadawcy/ adresataNumer i data dokumentu otrzymanegoNazwa dokumentu lub czego dotyczyLiczba egzemplarzy/ stron jednego egzemplarzaLiczba

(wychodzących/przychodzących)

stron dokumentu lub innych jednostek miaryzałącznikówstron wszystkich załączników lub innych jednostek miary
1234567891011

strona prawa

Nr dokumentu, z którego sporządzono kopię, wyciąg, odpis, tłumaczenie lub numer nośnikaNazwisko osoby sporządzającej/wykonującej dokumentPotwierdzenie zwrotu dokumentu, data i podpisAdnotacjeInformacje uzupełniające/

Uwagi

o wysłaniu dokumentu lub załącznika (poz. ks. dor. przesyłek miejscowych/poz. wykazu przesyłek nadanych/

zał. do pisma nr ...)

o wybrakowaniu lub archiwizacji
131415161718

Załącznik  Nr 3

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM Nr ...........

UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTUZWROT DOKUMENTU
Lp.imię i nazwisko osoby, której dokument udostępnionodatapodpisimię i nazwisko osoby, której dokument zwróconodatapodpisUwagi

Załącznik  Nr 4

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Numer kolejny zapisuDataAdresatNumer pisma

(rodzaj przesyłki)

Potwierdzenie odbioru

(podpis, pieczęć i data)

12345

Załącznik  Nr 5

......................................... .................................., dnia ....-....-........ r.

(pieczęć nagłówkowa (miejscowość)

jednostki organizacyjnej)

WYKAZ Nr .............

PRZESYŁEK NADANYCH

przekazanych przez ......................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)

do wysłania ......................................................................... w .....................................................

(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)

Lp.Numer przesyłkiRodzaj przesyłki (list, paczka itp.)Do kogo adresowanyUwagi
12345

Ogółem przesyłek .................... .....................................................

(liczbowo) (słownie)

.....................................................

(podpis sporządzającego wykaz)

.....................................................

(podpis doręczającego)

.....................................................

(podpis przyjmującego)

.....................................................

(data i godzina przyjęcia)

mp.

(pieczątka przewoźnika)

Załącznik  Nr 6

REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW

Oznaczenie klauzuliNr kolejny zapisuData rejestracjiRodzaj przedmiotu, pojemność (dysku, taśmy, itp.)Imię i nazwisko pobierającego, data i podpisPotwierdzenie zwrotu do kancelarii, data i podpisAdnotacje o wysłaniu dokumentu (nr z Dziennika Ewidencji) lub zniszczeniu przedmiotu (nr protokołu zniszczenia)Informacje uzupełniające/ Uwagi
12345678

Załącznik  Nr 7

KARTA POKWITOWANIA DOKUMENTU

.......................................................................................................................................................

Nazwa dokumentu

.......................................................................................................................................................

Nazwa dokumentu

Lp.Nr ewidencyjny dokumentuIlość stron

nr egz.

Imię i nazwisko pobierającegoData i pokwitowanie pobierającegoData i pokwitowanie zwrotu
Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie. Jeśli zgadzasz się na używanie plików cookie kliknij "Zamknij" lub po prostu kontynuuj przeglądanie. Uzyskaj więcej informacji lub zmień ustawienia .