Wprowadzenie w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym regulaminu udzielania zamówień publicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2016.22 t.j.

Akt utracił moc

Wersja od: 29 lipca 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 5/14

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 17 kwietnia 2014 r.

w sprawie wprowadzenia w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym regulaminu udzielania zamówień publicznych

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2014 r. poz. 1411, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

DZIAŁ  I.

Przepisy ogólne

Rozdział  1.

Przedmiot regulacji i definicje

§ 1. Zarządzenie określa:

1) zasady udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej "zamówieniami", o których mowa w art. 4 pkt 5 i 8, art. 131b oraz tych, których wartość przekracza rocznie kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą", w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA";

2) wzory dokumentów używanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

§  2.

1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) grupa zamówień - zbiór dostaw, usług lub robót budowlanych, w ramach którego należy przestrzegać wartości progowych określonych w ustawie;

2) jednostka - jednostkę organizacyjną CBA, o której mowa w statucie CBA;

3) jednostka, która realizuje zamówienie - Biuro Logistyki CBA, Biuro Teleinformatyki CBA, Biuro Kadr i Szkolenia CBA lub jednostkę, której przekazano realizację zamówienia na podstawie § 91 ust. 5;

4) jednostka wnioskująca - jednostkę wnioskującą o udzielenie zamówienia posiadającą w swoim budżecie środki finansowe na realizację zadania lub taką, która ujęła dane zadanie w zgłoszonym przez tę jednostkę planie zamówień publicznych;

5) jednostka, której zamówienie dotyczy - jednostka, będąca bezpośrednim beneficjentem przedmiotu zamówienia;

6) wartość zamówienia - wartość szacunkową zamówienia ustaloną z należytą starannością przez jednostkę wnioskującą bez podatku od towarów i usług oraz według średniego kursu złotego w stosunku do euro, ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w drodze rozporządzenia;

7) postępowanie - postępowanie o udzielenie zamówienia.

2. W zakresie nieuregulowanym w ust. 1 definicje określone w art. 2 ustawy stosuje się odpowiednio.

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) funkcjonariuszu należy przez to rozumieć także pracownika CBA;

2) służbie należy przez to rozumieć także pracę.

Rozdział  2.

Ogólne zasady udzielania zamówień

§  3.

1. Postępowanie przeprowadza komisja, zespół funkcjonariuszy lub funkcjonariusz.

2. Kierownicy jednostek obowiązani są do udzielenia niezbędnego wsparcia w pracach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.

§ 4. Nadzór nad przebiegiem postępowania sprawuje Szef CBA.

§  5.

1. Postępowanie prowadzi się w oparciu o plan zamówień opracowywany oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, przez Biuro Finansów CBA, w terminie do dnia 31 marca każdego roku, według wzoru określonego w załączniku nr 1.

2. Kierownicy jednostek, w terminie do 15 grudnia, składają do Biura Finansów CBA propozycje do projektu planu zamówień na rok następny, oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których w § 1 pkt 1, z uwzględnieniem podziału na grupy zamówień, według wzoru określonego w załączniku nr 2.

3. W przypadku propozycji zmiany planu zamówień, jednostka, która zgłosiła propozycję do planu, składa korektę z uzasadnieniem zmiany, wraz ze wskazaniem źródła finansowania w planie budżetowym CBA.

4. Biuro Finansów CBA do dnia 15 stycznia opracowuje projekt planu zamówień oddzielnie dla każdego typu zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1.

5. Plan zamówień, jak również jego korekty, po uzyskaniu akceptacji dyrektora Biura Finansów CBA, przedkładane są do zatwierdzenia Szefowi CBA lub osobie upoważnionej.

6. Biuro Finansów CBA informuje jednostki o uwzględnieniu ich propozycji do planu zamówień w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia planu zamówień.

7. Za terminowe złożenie wniosku o wszczęcie postępowania lub dokumentu zapotrzebowania odpowiada kierownik jednostki wnioskującej.

§  6.

1. Biuro Finansów CBA prowadzi oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, rejestry zamówień, według wzoru określonego w załączniku nr 3.

2. Rejestr zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, prowadzony jest na podstawie przedstawionych zapotrzebowań.

§  7.

1. Postępowanie prowadzi się w języku polskim.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenia, oferty oraz innych dokumentów, również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

§ 8. Zamówienia udziela się wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę i został wybrany zgodnie z przepisami zarządzenia.

§  9.

1. Zamówienia udziela się z zachowaniem następujących zasad:

1) pisemności;

2) zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców ubiegających się o wykonanie zamówienia;

3) jawności postępowania, z zastrzeżeniem postępowań na zasadach, o których mowa w dziale II zarządzenia;

4) dochowania należytej staranności podczas postępowania;

5) rzetelnego dokumentowania postępowania;

6) adekwatności, efektywności i skuteczności postępowania;

7) celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatkowania środków publicznych podczas przygotowywania i przeprowadzania postępowania, z uwzględnieniem uzyskiwania najlepszych efektów w ramach posiadanych środków publicznych oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.

2. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu, są obowiązane rzetelnie i obiektywnie wykonywać powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

§  10.

1. Jednostka wnioskująca występuje z:

1) wnioskiem o wszczęcie postępowania dla postępowań, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy oraz których wartość przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, lub

2) zapotrzebowaniem dla postępowań, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy.

2. Zgodę na wszczęcie postępowania wyraża Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona po przedłożeniu przez kierownika jednostki wnioskującej kompletnego wniosku o wszczęcie postępowania lub dokumentu zapotrzebowania.

§  11.

1. Do ustalenia wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia stosuje się odpowiednio art. 32-35 ustawy.

2. Za właściwe oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia odpowiada kierownik jednostki wnioskującej.

3. Za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami ustawy odpowiada dyrektor Biura Finansów CBA.

§  12.

1. Zamówienia należące do różnych pozycji planów zamówień, o których mowa w § 5, powinny być sporządzane na oddzielnych wnioskach o wszczęcie postępowania oraz oddzielnych zapotrzebowaniach.

2. Kwoty zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, weryfikowane są do wysokości faktycznie poniesionych wydatków w danym roku budżetowym, na podstawie podpisanych umów lub faktur.

§  13.

1. Dokumenty, o których mowa w § 10, wraz z załącznikami, przekazuje się dyrektorowi Biura Finansów CBA.

2. Jeżeli dokumenty, o których mowa w § 10, nie spełniają warunków formalnych, dyrektor Biura Finansów CBA wzywa jednostkę wnioskującą, do ich poprawy lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

3. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, wniosek o wszczęcie postępowania lub zapotrzebowanie pozostawia się bez rozpoznania.

4. W przypadku niewyrażenia zgody na realizację zamówienia następuje zaniechanie jego realizacji, co potwierdza się stosowną adnotacją na zapotrzebowaniu lub wniosku o wszczęcie postępowania oraz informuje się o powyższym fakcie kierownika jednostki wnioskującej.

§ 14. Postępowanie wszczyna się nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia w Biurze Finansów CBA dokumentów, o których mowa w § 10, poprawnych pod względem formalnym.

§ 15. W przypadku postępowań, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy oraz których wartość przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, tworzy się komisję.

§  16.

1. Przed wszczęciem postępowania można przeprowadzić dialog techniczny, na zasadach określonych ustawie.

2. Dialogu technicznego nie stosuje się w przypadku zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy.

§  17.

1. Umowa sporządzana w wyniku udzielenia zamówienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Projekt umowy przed jej podpisaniem wymaga akceptacji:

1) kierownika jednostki, której zamówienie dotyczy lub kierownika jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację - pod względem merytorycznym, w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy spełnia wymagania funkcjonalne lub techniczne określone we wniosku o wszczęcie postępowania lub zapotrzebowaniu;

2) kierownika jednostki wnioskującej - w zakresie zgodności z opisem przedmiotu i warunkami zamówienia określonymi we wniosku o wszczęcie postępowania lub zapotrzebowaniu;

3) dyrektora Biura Prawnego CBA lub osoby przez niego upoważnionej pod względem formalno-prawnym;

4) dyrektora Biura Finansów - pod względem finansowym.

3. Osoby akceptujące projekt umowy, każdy w swoim zakresie, parafują każdą stronę projektu, a na ostatniej stronie składają podpis i odcisk pieczęci.

4. Umowę sporządza się w liczbie egzemplarzy niezbędnej dla stron, z tym że CBA otrzymuje co najmniej 3 egzemplarze.

5. Rejestracji i nadania umowie numeru dokonuje Biuro Prawne CBA.

6. Upoważniony funkcjonariusz Biura Finansów CBA rejestruje umowę w rejestrze komputerowym i opatruje pieczęcią, której wzór zawiera załącznik nr 4.

7. Umowę rekomenduje Szefowi CBA do podpisu kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy.

§ 18. Umowę, jako zamawiający podpisuje Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona.

§ 19. Egzemplarz umowy z kompletem podpisów otrzymuje Biuro Finansów CBA, kolejne egzemplarze Biuro Prawne CBA i kierownik jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację.

§  20.

1. Jeżeli umowa, o której mowa w § 17 ust. 1, przewiduje sporządzenie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, przekazuje się go wraz z fakturą do Biura Finansów CBA.

2. Dokumentacja związana z realizacją zapotrzebowania jest przechowywana w Biurze Finansów CBA.

3. Jednostki realizujące zapotrzebowanie niezwłocznie po jego realizacji oraz opisaniu i uporządkowaniu dokumentacji, przekazują ją do Biura Finansów CBA.

4. W przypadku dostaw realizowanych przez inne jednostki niż Biuro Logistyki CBA, z wyłączeniem Biura Teleinformatyki CBA, kopia protokołu odbioru wraz z kopią faktury przekazywana jest do Biura Logistyki CBA, w celu ewidencji wartościowo - ilościowej.

§  21.

1. Kierownik jednostki wnioskującej zawiadamia w formie pisemnej dyrektora Biura Finansów CBA, o okolicznościach uzasadniających naliczenie kar umownych, odstąpienie lub wypowiedzenie umowy. Do informacji dołącza się dokumenty potwierdzające okoliczności w niej opisane.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) opis okoliczności, z których można wnioskować o niewykonywaniu lub nienależytym wykonywaniu umowy;

2) określenie wysokości kar umownych wynikających z umowy.

3. Dyrektor Biura Finansów CBA, po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 1, podejmuje czynności mające na celu wyegzekwowanie należności, w szczególności kieruje, w porozumieniu z dyrektorem Biura Prawnego CBA, korespondencję do wykonawcy.

4. Biuro Finansów CBA monitoruje wpływ należności finansowych z tytułu niewykonania, niewykonywania lub nienależytego wykonania umów, z wyszczególnieniem terminów określonych płatności. W przypadku niezrealizowania danej płatności, pomimo dwukrotnego wezwania do zapłaty, dyrektor Biura Finansów CBA, w porozumieniu z kierownikiem jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację, przekazuje sprawę wraz z niezbędnymi dokumentami do Biura Prawnego CBA, które podejmuje czynności mające na celu dochodzenie należności.

§ 22. Nadzór nad realizacją umowy sprawuje kierownik jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację.

§  23.

1. Zbiorcze sprawozdanie z realizacji zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy oraz w art. 4 pkt 8 ustawy, dyrektor Biura Finansów CBA przekazuje Szefowi CBA w terminie do dnia 1 marca następującego po roku, którego plan dotyczy.

2. Dyrektor Biura Finansów CBA przedstawia Szefowi CBA raz na kwartał, do 15 dnia miesiąca rozpoczynającego kolejny kwartał, sprawozdanie z realizacji planu zamówień, których wartość przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy.

Rozdział  3.

Ogólne zasady dotyczące pracy Komisji

§ 24. Komisja zobowiązana jest do przestrzegania określonych w ustawie terminów zastrzeżonych dla poszczególnych czynności, przy czym zasadą w pracy komisji jest podejmowanie prawem przewidzianych działań niezwłocznie, przy jednoczesnym zachowaniu należytej staranności.

§  25.

1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania przez Szefa CBA.

2. Komisja kończy pracę po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub po unieważnieniu postępowania.

§ 26. Członkowie komisji, w zakresie związanym z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, podlegają bezpośrednio Szefowi CBA.

§  27.

1. Oświadczenia, zawiadomienia i wnioski, składane przez komisję albo wykonawcę podczas postępowania o udzielenie zamówienia, wymagają zachowania formy pisemnej. Komisja może dopuścić formę elektroniczną wymiany informacji między stronami postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Wydrukowaną korespondencję elektroniczną włącza się do dokumentacji postępowania.

2. Bezpośrednie rozmowy z wykonawcami są prowadzone w siedzibie CBA. W przypadku gdy przewodniczący komisji wyrazi zgodę na prowadzenie rozmów poza CBA, sporządza pisemne uzasadnienie. Uzasadnienie dołącza się do dokumentów postępowania.

§  28.

1. Komisja składa się z minimum 3 członków.

2. Skład komisji proponuje kierownik jednostki wnioskującej spośród podległych mu funkcjonariuszy oraz - po wyrażeniu pisemnej zgody przez kierownika jednostki, w której funkcjonariusz pełni służbę - funkcjonariuszy:

1) Biura Finansów CBA;

2) Biura Prawnego CBA;

3) Departamentu Ochrony CBA - w przypadkach, gdy realizacja przedmiotu zamówienia związana jest z dostępem do informacji niejawnych;

4) Biura Teleinformatyki CBA - w przypadkach zamówień teleinformatycznych;

5) innych jednostek, w szczególności jednostki, której zamówienie dotyczy lub posiadających specjalistyczną wiedzę z zakresu przedmiotu zamówienia lub użytkujących przedmiot zamówienia.

3. Przed zaproponowaniem Szefowi CBA składu komisji, wnioskodawca składa do kierowników jednostek wniosek o wyznaczenie do składu komisji funkcjonariuszy pełniących służbę w podległych im jednostkach. Wyznaczenie funkcjonariuszy przez kierowników jednostek jest podstawą do wpisania tych funkcjonariuszy do proponowanego Szefowi CBA składu komisji.

4. Przewodniczącego i sekretarza komisji powołuje się spośród funkcjonariuszy Biura Finansów CBA.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczącego komisji można powołać spośród funkcjonariuszy innej, niż określona w ust. 4, jednostki, za zgodą jej kierownika.

§  29.

1. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

2. W przypadkach, gdy przewodniczący komisji lub zastępujący go sekretarz komisji nie może kierować pracami komisji, co może zagrażać terminowej realizacji zadań, Szef CBA wyznacza spośród członków komisji inną osobę do kierowania pracami komisji.

§  30.

1. Komisja podejmuje decyzję w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji.

2. W głosowaniu komisja podejmuje decyzje większością głosów.

3. W przypadku równej liczby głosów, głos decydujący ma przewodniczący komisji.

4. Z posiedzeń komisji każdorazowo sporządza się protokół.

5. Wyniki głosowań zamieszcza się w treści protokołu posiedzenia komisji, ze wskazaniem osób głosujących za, przeciw oraz wstrzymujących się.

§  31.

1. Osoby wyznaczone do wykonywania czynności w postępowaniu niezwłocznie składają pisemne oświadczenie o istnieniu lub braku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ustawy lub § 58 zarządzenia.

2. W przypadku złożenia przez osobę wykonującą czynności w postępowaniu oświadczenia o zaistnieniu okoliczności określonych w art. 17 ustawy lub § 58 zarządzenia, złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą lub odmowy złożenia oświadczenia, przewodniczący komisji niezwłocznie wyłącza tę osobę od udziału w postępowaniu i przekazuje informację o tym fakcie członkom komisji oraz Szefowi CBA lub osobie przez niego upoważnionej.

3. Odwołanie osoby wykonującej czynności w postępowaniu może nastąpić:

1) z urzędu - w sytuacji naruszenia przez nią obowiązku, o którym mowa w ust. 1;

2) na wniosek - w przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności uniemożliwiających uczestnictwo w pracach komisji.

4. Odwołania dokonuje Szef CBA na wniosek przewodniczącego komisji.

5. W miejsce osoby odwołanej lub wyłączonej, Szef CBA dokonuje nowego wyboru, zmieniając w tym zakresie wniosek o wszczęcie postępowania.

6. Czynności podjęte w postępowaniu przez osobę podlegającą wyłączeniu, dokonane po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach uzasadniających wyłączenie, powtarza się. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert lub czynności formalnych nie wpływających na wynik postępowania.

§ 32. Komisja wykonuje czynności, określone przepisami ustawy, niezbędne do zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania, w szczególności:

1) sporządza wniosek o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia innego niż określony w zaakceptowanym wniosku, w przypadku gdy w toku prac komisja stwierdzi, że nie zostały spełnione przesłanki ustawowe do przeprowadzenia postępowania w trybie wskazanym we wniosku;

2) przygotowuje projekt ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanych dalej "SIWZ", zaproszenia do negocjacji, zaproszenia do dialogu, zaproszenia do składania ofert oraz innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wynikających z wymagań poszczególnych trybów udzielania zamówień;

3) sporządza projekt stosownych zawiadomień, informacji, wniosków zamawiającego do właściwych organów o wydanie decyzji albo postanowień wymaganych ustawą oraz innych dokumentów niezbędnych do właściwego przeprowadzenia postępowania;

4) sporządza projekt wyjaśnień na pytania wykonawców oraz modyfikacji dokumentacji postępowania w porozumieniu z właściwymi merytorycznie kierownikami jednostek;

5) prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami, w przypadkach określonych w ustawie lub w zarządzeniu;

6) przygotowuje istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy;

7) dokonuje badania i oceny ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

8) przedstawia propozycje wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty wraz z ich uzasadnieniem;

9) występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania;

10) wnioskuje do Szefa CBA o udział biegłych lub specjalistów w postępowaniu.

§ 33. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem postępowania, w tym nad dokumentacją sporządzaną w trakcie postępowania;

2) określenie zakresu obowiązków każdego z członków komisji, z wyłączeniem sekretarza komisji;

3) wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń;

4) prowadzenie posiedzeń komisji;

5) poinformowanie członków komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego zarządzenia;

6) wnioskowanie o opinie w przypadkach wymagających wyjaśnienia, gdy czynności w prowadzonym postępowaniu wymagają wiadomości specjalnych;

7) podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym według właściwości merytorycznej;

8) występowanie do Szefa CBA z wnioskiem o zwrot wadium;

9) bieżące informowanie Szefa CBA o problemach związanych z pracami komisji;

10) przedstawianie do podpisu Szefowi CBA korespondencji wytworzonej w ramach prowadzonego postępowania.

§ 34. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) zastępowanie przewodniczącego komisji, podczas jego nieobecności;

2) prowadzenie dokumentacji postępowania, w szczególności sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji, sporządzenie protokołu z postępowania, sporządzanie zawiadomień i informacji;

3) odbieranie przed pierwszą czynnością w postępowaniu pisemnych oświadczeń, o których mowa w art. 17 ustawy i § 58 zarządzenia.

4) organizowanie w uzgodnieniu z przewodniczącym posiedzeń komisji i informowanie o ich miejscu i terminie;

5) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję, w zakresie zgodnym z ustawą lub zleconym przez przewodniczącego;

6) obsługa techniczno-organizacyjna komisji;

7) przechowywanie dokumentacji podczas trwania postępowania;

8) skompletowanie całości dokumentacji postępowania i jej przekazanie po zakończeniu postępowania do Wydziału Zamówień Publicznych Biura Finansów CBA;

9) sporządzenie w terminie 14 dni od podpisania umowy protokołu postępowania, w przypadku postępowań, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy.

§  35.

1. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1) czynne uczestnictwo w pracach komisji oraz wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji, w szczególności - odpowiednio w zakresie merytorycznym - prawidłowe przygotowanie SIWZ, badanie i ocenę złożonych ofert lub wniosków oraz wykonanie czynności określonych przez Szefa CBA lub przewodniczącego komisji, wynikających z właściwości merytorycznej jednostki CBA, której są przedstawicielami;

2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji;

3) zgłaszanie potrzeb w zakresie powołania biegłego lub zasięgnięcia opinii prawnej w zakresie przedmiotu zamówienia;

4) wykonywanie innych zadań i czynności niezbędnych do zapewnienia zgodnego z przepisami prawa oraz sprawnego przebiegu prowadzonego postępowania, wynikających z zakresu powierzonych zadań.

2. Członkowie komisji nie mogą ujawniać informacji związanych z pracami komisji, które mogą wpłynąć na zachowanie uczciwej konkurencji, w szczególności związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

3. Jeżeli działania komisji, w przekonaniu członka komisji, mogą budzić uzasadnione wątpliwości, członek komisji zobowiązany jest przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu komisji w formie pisemnej.

4. W przypadku nie uwzględnienia zastrzeżeń, członek komisji zobowiązany jest przedstawić swoje stanowisko na piśmie w formie załącznika do protokołu z posiedzenia komisji. Zastrzeżenia te powinny znaleźć odzwierciedlenie w protokole z postępowania.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 4, przewodniczący komisji informuje o tym niezwłocznie Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 36. Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, protokołów i ich załączników oraz pism.

§  37.

1. Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona samodzielnie bądź na wniosek przewodniczącego komisji może przekazać dokumentację postępowania, przed jej upublicznieniem, innej jednostce organizacyjnej CBA celem zasięgnięcia niezależnej opinii w zakresie prawidłowości jej przygotowania.

2. Osoby wykonujące czynności o których mowa w ust. 1, składają oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy lub w § 58 zarządzenia.

Rozdział  4.

Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§ 38. Wadium może być wniesione w formie określonej w ustawie.

§  39.

1. Wadium wnoszone w formie innej niż pieniężna jest przyjmowane i przechowywane przez sekretarza komisji przetargowej powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania, którego wniesione wadium dotyczy.

2. O zatrzymaniu wadium decyduje Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona, po rozpatrzeniu pisemnego wniosku przewodniczącego komisji, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne.

3. Czynności związane z zatrzymaniem wadium wniesionym w pieniądzu realizowane są za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA, po zaakceptowaniu wniosku, o którym mowa w ust. 2.

§ 40. Komisja określa kwotę wadium w wysokości do 3% wartości zamówienia.

§  41.

1. Na pisemny wniosek przewodniczącego komisji, zaakceptowany przez Szefa CBA, dyrektor Biura Finansów CBA dokonuje zwrotu wadium wykonawcy na zasadach określonych w ustawie.

2. Czynności związane ze zwrotem wadium wniesionym w pieniądzu realizowane są za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA, po zaakceptowaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: dokładną nazwę i adres wykonawcy oraz numer rachunku bankowego, na który należy zwrócić wadium, a także numer umowy, jeżeli jest wiadomy.

§ 42. Wadium wraz z odsetkami wniesione w pieniądzu przez wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, na wniosek tego wykonawcy, zaliczane jest przez Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 43. W zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu do wadium odpowiednio stosuje się przepisy ustawy.

§ 44. Komisja może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwanego dalej "zabezpieczeniem".

§ 45. Zabezpieczenie może być wniesione w formie określonej w ustawie.

§ 46. Szef CBA może, na wniosek wykonawcy, wyrazić zgodę na zmianę formy wniesionego zabezpieczenia.

§  47.

1. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu jest przyjmowane na rachunek bankowy CBA a zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w innej formie, jest przyjmowane i przechowywane w kasie Biura Finansów CBA.

2. O wniesionym zabezpieczeniu Biuro Finansów CBA niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki wnioskującej oraz kierownika jednostki, o którym mowa § 22.

3. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, przed podpisaniem umowy jej treść podlega, zaopiniowaniu pod względem formalnoprawnym.

§  48.

1. Na pisemny wniosek kierownika jednostki, o którym mowa w § 22, dyrektor Biura Finansów CBA zwraca wykonawcy zabezpieczenie.

2. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu, wniosek o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: dokładną nazwę i adres wykonawcy, numer umowy oraz numer rachunku bankowego na który należy dokonać zwrotu wniesionego zabezpieczenia.

3. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu, jest ono zwracane wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew pieniędzy na rachunek wykonawcy.

§ 49. Czynności związane ze zwrotem zabezpieczenia wniesionego w pieniądzu realizowane są za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA.

§ 50. O niewykonaniu, niewykonywaniu lub nienależytym wykonaniu umowy, kierownik, o którym mowa w § 48 ust. 1, niezwłocznie zawiadamia w formie pisemnej dyrektora Biura Finansów CBA, określając skutki finansowe z tego tytułu.

§ 51. W zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu do zabezpieczenia odpowiednio stosuje się przepisy ustawy.

DZIAŁ  II.

Szczegółowa procedura udzielania zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy

Rozdział  1.

Zasady postępowania

§ 52. Postępowanie prowadzi się z wyłączeniem jawności.

§ 53. Wobec czynności podjętych w toku przygotowania i przeprowadzenia postępowania wykonawcy nie przysługują środki odwoławcze.

§ 54. Trybami udzielania zamówienia są:

1) negocjacje;

2) zamówienie z wolnej ręki.

§ 55. Przepisy niniejszego działu stosuje się odpowiednio do udzielenia zamówień, o których mowa w art. 131b ustawy.

Rozdział  2.

Wszczęcie postępowania

§  56.

1. Wniosek o wszczęcie postępowania, którego wzór określa załącznik nr 5, zawiera:

1) określenie przedmiotu zamówienia;

2) faktyczne i prawne uzasadnienie przeprowadzenia postępowania na podstawie art. 4 pkt 5 ustawy;

3) szacunkową wartość zamówienia wraz z podaniem metody jej ustalenia oraz kwotę brutto, jaką kierownik jednostki, wnioskującej, zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

4) termin wykonania zamówienia;

5) tryb udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem;

6) wykaz osób proponowanych do składu komisji przetargowej;

7) wykaz proponowanych wykonawców, którzy zostaną zaproszenie do udziału w postępowaniu.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej, załącza:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, sporządzony w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, przy uwzględnieniu wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie przez wykonawców oferty;

2) wymagania formalne i merytoryczne, jakie muszą spełniać wykonawcy, w szczególności dotyczące uprawnień, doświadczenia i wiedzy, stanowiące w toku postępowania element oceny wykonawcy, proponowane kryteria oceny ofert i ich znaczenie;

3) projekt umowy, ogólne warunki umowy lub istotne postanowienia, które należy wprowadzić do treści umowy w sprawie zamówienia;

4) notatkę z opisem metody, podstawę i datę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia wraz ze wskazaniem osoby dokonującej ustalenia tej wartości;

5) informacje dotyczące maksymalnej klauzuli tajności informacji niejawnych, które będą przetwarzane w trakcie postępowania lub podczas realizacji umowy;

6) opinię dyrektora Departamentu Ochrony CBA w zakresie spełnienia warunków uprawniających do niestosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt 5 ustawy;

7) inne informacje lub dokumenty niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

3. Kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy zobowiązany jest do udzielenia niezbędnego wsparcia przy opracowaniu dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3 oraz 5.

3a. Kierownik jednostki wnioskującej, w razie uzasadnionych wątpliwości, może przekazać do Biura Prawnego CBA wniosek wraz z opinią, o której mowa w ust. 2 pkt 6, celem jego zaopiniowania.

4. Przed opracowaniem wniosku, kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy sporządza uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i zasięga opinii dyrektora Departamentu Ochrony CBA.

§  57.

1. W przypadku dostaw lub usług ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane ustalenia wartości dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania.

2. Wartość zamówienia podlega ponownemu oszacowaniu po upływie okresu wskazanego w ust. 1, o ile nie zostało wszczęte postępowanie o udzielnie zamówienia.

§  58.

1. W postępowaniu nie może występować, jak również wykonywać czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, a także być biegłym lub specjalistą osoba, która:

1) ubiega się o udzielenie tego zamówienia;

2) pozostaje w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo jest związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub nadzorczych wykonawcy;

3) przed upływem trzech lat od daty rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawała w stosunku pracy, zlecenia lub umowy o dzieło z wykonawcą lub była członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawcy;

4) pozostaje z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności;

5) została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

2. Osoby wykonujące czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia oraz będące biegłym lub specjalistą po stronie zamawiającego, składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, według wzoru określonego w załączniku nr 6.

3. Zaistnienie okoliczności, o których mowa w ust. 1, skutkuje wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia.

§  59.

1. Wniosek, o którym mowa w § 56 ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej przedstawia:

1) dyrektorowi Biura Finansów CBA - w celu potwierdzenia zgodności z planem zamówień i trybu udzielenia zamówienia oraz w celu zabezpieczenia środków w planie finansowym;

2) Szefowi CBA lub osobie przez niego upoważnionej - w celu zatwierdzenia wniosku oraz składu komisji.

2. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa § 54 ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej, kieruje do Biura Finansów CBA, w celu jego rejestracji w rejestrze zamówień prowadzonym w Biurze Finansów CBA oraz wszczęcia postępowania.

Rozdział  3.

Komisja

§ 60. Komisja w szczególności:

1) przygotowuje zaproszenia do składania wniosków do udziału w postępowaniu;

2) przekazuje listę potencjalnych wykonawców do Departamentu Ochrony CBA, który przeprowadza działania profilaktyczne, określone w przepisach szczególnych.

§ 61. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) odbieranie pisemnych oświadczeń, o których mowa w § 58 ust. 2;

2) wnioskowanie o wyłączenie z udziału w postępowaniu tych członków komisji, którzy złożyli oświadczenie o zaistnieniu okoliczności wymienionych w § 58 ust. 1 lub nie złożyli tego oświadczenia.

§  62.

1. Po zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa w § 56 ust. 1, komisja rekomenduje Szefowi CBA, celem akceptacji, listę wytypowanych wykonawców, do których zostanie wysłane zaproszenie do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Do listy wytypowanych wykonawców komisja dołącza uzasadnienie.

2. Po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 1, komisja kieruje do wytypowanych wykonawców zaproszenia do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, które podpisuje Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona.

§ 63. Liczba wykonawców, których komisja zaprasza do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie może być mniejsza niż dwóch, z zastrzeżeniem § 80.

§  64.

1. Komisja przesyła wykonawcy zaproszenie do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, które powinno zawierać, w szczególności:

1) nazwę i adres zamawiającego;

2) opis warunków, jakie powinien spełniać wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia;

3) informację, że do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy wraz z podaniem podstawy wyłączenia;

4) informację o prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia z wyłączeniem zasady jawności i związanym z tym prawem zamawiającego do nieinformowania wykonawcy o przebiegu i rozstrzygnięciu postępowania;

5) określenie przedmiotu zamówienia, pozwalającego wykonawcy zapoznać się z zakresem zamówienia i jego charakterem;

6) wymagania dotyczące wadium wraz z podaniem okoliczności powodujących jego zwrot albo utratę;

7) wskazanie osoby uprawnionej do porozumiewania się z wykonawcą;

8) wskazanie miejsca i terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

9) pouczenie o braku środków odwoławczych przewidzianych w ustawie;

10) zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje w każdym czasie prawo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny.

2. W zaproszeniu do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu komisja, w przypadku posiadania stosownej wiedzy na tym etapie postępowania lub braku możliwości prowadzenia negocjacji w poniższych kwestiach, zamieszcza:

1) termin wykonania zamówienia;

2) kryteria oceny ofert;

3) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§  65.

1. Wykonawca podaje we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

1) nazwę firmy oraz adres siedziby wykonawcy;

2) numer REGON, NIP oraz numer Krajowego Rejestru Sądowego, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5;

3) wykaz osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy, skład zarządu lub rady administrującej oraz wykaz prokurentów lub dyrektorów wykonawczych, wraz z podaniem ich numeru PESEL;

4) wykaz udziałowców (akcjonariuszy) posiadających co najmniej 10% udziałów (akcji) wraz z podaniem numeru PESEL w odniesieniu do osób fizycznych albo numeru REGON i numeru Krajowego Rejestru Sądowego w odniesieniu do innych podmiotów.

2. Jeżeli osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 3, są cudzoziemcami, wykonawca podaje następujące dane osobowe: imię i nazwisko, obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca powinien dołączyć:

1) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosku;

2) zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odpowiednio, że wykonawca nie zalega z zapłatą podatków oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności albo wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosku;

3) oświadczenie o akceptacji wymagań dotyczących wadium oraz warunków jego zwrotu albo utraty, w przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium;

4) inne dokumenty, jeżeli wymaga tego charakter zamówienia, takie jak: dokumenty potwierdzające zdolność do ochrony informacji niejawnych, koncesje, zezwolenia, uprawnienia.

4. Jeżeli wykonawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę za granicą, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 3, składa odpowiednie dokumenty, wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że:

1) jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym;

2) nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego, ani nie ogłoszono jego upadłości.

5. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie o treści, o której mowa w ust. 4, złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego kraju, w którym wykonawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę.

6. Dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, mogą być złożone w oryginale lub w postaci kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

7. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 500.000 zł brutto, zamawiający zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 2, może żądać oświadczenia o braku zalegania z opłaceniem podatków oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne.

8. Komisja wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

9. Wykonawca, składając wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jest obowiązany do złożenia oświadczenia o nieujawnianiu informacji zawartych we wniosku osobom trzecim.

10. Przepisy ust. 1-9 stosuje się odpowiednio do podwykonawców, którym wykonawca planuje powierzenie realizacji części zamówienia.

§  66.

1. Komisja po otrzymaniu od wykonawcy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dokonuje jego oceny pod kątem spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w § 64 ust. 1 pkt 2.

2. Przekazane przez wykonawcę dokumenty, o których mowa w § 65 ust. 1-5, komisja przekazuje do Departamentu Ochrony CBA.

3. Do dokumentów, o których mowa w ust. 2, komisja dołącza dane określające przedmiot zamówienia oraz jego wartość.

4. Departament Ochrony CBA wydaje opinię dotyczącą istnienia lub braku negatywnych przesłanek dopuszczenia wykonawcy do udziału w postępowaniu, zwaną dalej "opinią".

5. W terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania danych i dokumentów, o których mowa w ust. 2 i 3, dyrektor Departamentu Ochrony CBA może podjąć decyzję o przekazaniu opinii bezpośrednio Szefowi CBA lub osobie przez niego upoważnionej, z pominięciem komisji.

6. Komisja po otrzymaniu pozytywnej opinii od Departamentu Ochrony CBA, rekomenduje Szefowi CBA zaproszenie wykonawcy do złożenia oferty wstępnej lub zaproszenie do negocjacji. W przypadku negatywnej opinii, wykonawca nie może być zaproszony do złożenia oferty, chyba że Szef CBA wyda zgodę ma dopuszczenie wykonawcy do udziału w postępowaniu.

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Szef CBA może zezwolić na odstąpienie od procedury określonej w ust. 2-6.

§ 67. Szef CBA w przypadkach szczególnych może odstąpić od zasady powoływania komisji.

Rozdział  4.

Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji

§ 68. Negocjacje są trybem postępowania, w którym komisja negocjuje warunki wykonania zamówienia z zaproszonymi wykonawcami.

§ 69. Komisja zaprasza do złożenia oferty wstępnej wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu, którzy uzyskali akceptację Szefa CBA.

§  70.

1. Komisja, wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej, przesyła wykonawcy dokumentację warunków wykonania zamówienia.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1) nazwę i adres podmiotu zlecającego wykonanie zamówienia;

2) opis sposobu przygotowywania oferty;

3) określenie przedmiotu zamówienia, w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów, łącznie z wyszczególnieniem dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy;

4) opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie oferty częściowej;

5) informację o możliwości złożenia oferty wariantowej, jeżeli zamawiający dopuszcza taką możliwość;

6) opis kryteriów, którymi komisja będzie się kierować przy wyborze oferty;

7) wymagania dotyczące wadium wraz z podaniem warunków jego zwrotu albo utraty;

8) wskazanie miejsca i terminu składania oferty;

9) wskazanie osoby uprawnionej do kontaktowania się z wykonawcą oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących dokumentacji warunków wykonania zamówienia;

10) termin, do którego wykonawca będzie związany złożoną ofertą;

11) informację o warunkach formalnych, jakie powinny zostać spełnione po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia w celu zawarcia umowy;

12) istotne dla CBA postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy oraz wysokość kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli komisja wymaga od wykonawcy, by zawarł umowę na takich warunkach;

13) pouczenie o braku środków odwoławczych przewidzianych w ustawie;

14) informację o prowadzeniu postępowania z wyłączeniem zasady jawności i związanym z tym zastrzeżeniem zamawiającego o prawie do nieinformowania wykonawcy o przebiegu i rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia.

3. W zaproszeniu do złożenia oferty wstępnej komisja, w przypadku posiadania stosownej wiedzy na tym etapie postępowania lub braku możliwości prowadzenia negocjacji w poniższych kwestiach, zamieszcza również:

1) termin wykonania zamówienia;

2) opis kryterium oceny ofert;

3) wymagania dotyczące zabezpieczenia.

§ 71. Komisja żąda w dokumentacji warunków wykonania zamówienia wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, którego wykonanie wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcy. Wobec podwykonawcy przepisy stosuje się § 66.

§  72.

1. Zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy złożyli ważne oferty wstępne.

2. Prowadzone negocjacje mają na celu doprecyzowanie warunków wykonania zamówienia.

§  73.

1. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

2. Komisja może wnioskować do Szefa CBA lub osoby przez niego upoważnionej o dokonanie zmian w wymaganiach dotyczących przedmiotu zamówienia, po uzyskaniu akceptacji kierownika właściwej merytorycznie jednostki. Proponowana zmiana wymaga pisemnego uzasadnienia.

3. Po przeprowadzeniu negocjacji, komisja zaprasza do składania ofert ostatecznych wszystkich wykonawców, z którymi prowadzone były negocjacje.

§  74.

1. W przypadku, gdy w wyniku negocjacji zostały dokonane zmiany, o których mowa w § 73 ust. 2, komisja wraz z zaproszeniem do składania ofert ostatecznych przekazuje dokumenty, o których mowa w § 70 ust. 2.

§  75.

1. Komisja jest obowiązana odrzucić ofertę, jeżeli:

1) oferta nie spełnia wymogów dokumentacji warunków wykonania zamówienia;

2) nie zostało wniesione wadium;

3) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.

§  76.

1. Komisja wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród nieodrzuconych ofert, na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w dokumentacji warunków wykonania zamówienia.

2. W przypadku braku określenia kryteriów oceny ofert, komisja dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem przepisu art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.).

3. Jeżeli komisja nie może wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, komisja spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

4. Jeżeli komisja nie może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, komisja wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych.

§  77.

1. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany przez komisję podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną, w protokole, którego wzór stanowi załącznik nr 7.

2. Po podpisaniu umowy, komisja przedstawia Szefowi CBA lub osobie przez niego upoważnionej, protokół komisji z przebiegu postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 8.

§ 78. Szef CBA, mając na względzie interes CBA, może unieważnić postępowanie na każdym jego etapie.

§ 79. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub wniesienia zabezpieczenia, komisja wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała kolejno najwyższą ocenę bądź rekomenduje Szefowi CBA unieważnienie postępowania.

Rozdział  5.

Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki

§ 80. Zamówienie z wolnej ręki jest trybem postępowania, w którym komisja negocjuje warunki wykonania zamówienia tylko z jednym wykonawcą.

§ 81. Zamówienie może być udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki tylko wtedy, gdy wystąpi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1) z przyczyn technicznych lub organizacyjnych, albo z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, dostawy lub usługi mogą być wykonywane tylko przez jednego wykonawcę;

2) z powodu specjalistycznego charakteru zamówienia uzasadnione jest podjęcie negocjacji tylko z jednym wykonawcą;

3) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie CBA, której nie można było przewidzieć, a wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;

4) w przypadku udzielenia dotychczasowemu wykonawcy realizującemu zamówienie podstawowe zamówień dodatkowych, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, której nie można było wcześniej przewidzieć oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia dodatkowego nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego.

§ 82. Podstawą do zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki są udokumentowane negocjacje z wykonawcą.

§  83.

1. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki przepisy § 56-67, § 73, § 75, § 77 ust. 2, § 78 oraz § 90-91 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku, o którym mowa w § 81 pkt 4, do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, nie stosuje się przepisów § 66.

Rozdział  6.

Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§  84.

1. W przypadku, gdy szczególny charakter postępowania tego wymaga, warunkiem dopuszczenia do postępowania o udzielenie zamówienia może być złożenie wadium.

2. Wadium wnosi się wraz z ofertą.

§  85.

1. Jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu może być, za zgodą Szefa CBA, tworzone poprzez potrącenia z faktur za wykonane części zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, w dniu zawarcia umowy wykonawca wnosi w pieniądzu co najmniej 40% kwoty zabezpieczenia.

3. Biuro Finansów CBA przekazuje kwoty potrącane z faktur na rachunek bankowy CBA w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktur.

4. Wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później, niż w ciągu roku od dnia zawarcia umowy.

§  86.

1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zwracane jest w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania umowy za należycie wykonaną.

2. Kwota zabezpieczenia z tytułu rękojmi stanowiąca nie więcej niż 30% wartości zabezpieczenia, zwracana jest najpóźniej w terminie 15 dni po upływie terminu rękojmi za wady przedmiotu zamówienia lub gwarancji jakości.

Rozdział  7.

Umowa w sprawie udzielenia zamówienia

§  87.

1. W przypadkach określonych w przepisach odrębnych do umowy załącza się instrukcję bezpieczeństwa przemysłowego, o której mowa w art. 71 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), po uprzednim uzgodnieniu jej treści z Departamentem Ochrony CBA.

2. Obowiązek informacyjny, którym mowa w art. 71 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, jest realizowany przez Departament Ochrony CBA.

§ 88. Kopię instrukcji, o której mowa w § 87 ust. 1, wraz z kopią świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego wykonawcy, kierownik jednostki, o której mowa w § 22 przekazuje do Departamentu Ochrony CBA.

DZIAŁ  III.

Szczegółowa procedura udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy

Rozdział  1.

Zasady postępowania

§ 89. Procedury, dzielą się ze względu na wartość szacunkową:

1) do 10.000 zł brutto;

2) powyżej 10.000 zł brutto.

§  89a.

1. W przypadku zamówień realizowanych przez wykonawcę w obiekcie CBA, a także zamówień, w których wartość najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę 30000 złotych brutto, jednostka, która realizuje zamówienie zasięga opinii, o której mowa w § 66 ust. 4. Przepisy § 66 ust. 2, 3, 5 i 6 stosuje się odpowiednio, z tym że zadania komisji realizuje osoba lub zespół, o którym mowa w § 92 ust. 1.

2. Szef CBA może wyrazić zgodę na odstąpienie od czynności i niestosowanie procedur, o których mowa w ust. 1. W przypadku zamówień realizowanych w obiekcie CBA, zgoda taka może być udzielona pod warunkiem zapewnienia bezpośredniego i nieprzerwanego nadzoru przez funkcjonariusza jednostki, o której mowa w § 22.

§  90.

1. Przedmiotem dostaw, usług lub robót budowlanych realizowanych w trybie określonym w niniejszym dziale są:

1) zamówienia planowe, ujęte w planie zamówień, których wartość zamówienia w danym roku budżetowym nie przekracza równowartości w złotych kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy;

2) zamówienia planowe, objęte procedurami ustawy, jeżeli w wyniku prowadzonych postępowań z podziałem na zadania pozostały takie zadania, na które nie udzielono zamówienia pomimo przeprowadzonych postępowań, a ich wartość łączna nie przekracza kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy.

2. Przepisów działu III nie stosuje się w szczególności do:

1) zamówień lub ich części, których wartość określona w dokumencie zapotrzebowania, o którym mowa w § 10, nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 250 euro;

2) zamówień realizowanych ze środków Funduszu Świadczeń Socjalnych Pracowników CBA i Funduszu Socjalnego Emerytów i Rencistów CBA, do których stosuje się odrębne przepisy;

3) rozliczenia kosztów podróży służbowej;

4) nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu;

5) w wyjątkowych sytuacjach, wynikających z przyczyn nieleżących po stronie CBA, których nie można przewidzieć, jak na przykład awaria, szkoda w majątku CBA spowodowana siłą wyższą lub z powodu innych nieprzewidzianych okoliczności oraz tych, które mogą zagrażać bezpieczeństwu osób lub mienia;

6) zamówień wskazanych w dokumencie zapotrzebowania dotyczących nabycia artykułów spożywczych,

7) badań osób zatrzymanych oraz opinii biegłych w prowadzonych postępowaniach karnych, co do których stosuje się odrębne przepisy.

2a. Zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udziela się z uwzględnieniem przepisów odrębnych oraz dokumentów określających sposób ich udzielania.

3. Dyrektor Biura Finansów CBA niezwłocznie pisemnie informuje Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną o udzieleniu zamówienia z pominięciem przepisów zarządzenia.

Rozdział  2.

Przebieg postępowania

§  91.

1. Dokument zapotrzebowania, którego wzór określa załącznik nr 9, zawiera:

1) określenie i szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;

2) oznaczenie pozycji planu zamówień, wskazanie pozycji budżetowej planu finansowego, z której finansowana będzie realizacja zamówienia oraz określenie kodu CPV;

3) oszacowanie wartości netto i brutto zamówienia, ustalone z należytą starannością;

4) optymalny termin realizacji zamówienia;

5) propozycje potencjalnych wykonawców obejmujące nazwę lub imię i nazwisko, adres, telefon, faks, e-mail, a jeśli wskazano konkretnego wykonawcę, uzasadnienie tego wyboru;

6) istotne postanowienia umowy, gdy wartość zamówienia określona w dokumencie zapotrzebowania przekracza 10.000 zł brutto lub umowa jest wymagana przez wykonawcę.

2. Informacje o których mowa w ust. 1 pkt 1 oraz 3-6, przekazuje do jednostki wnioskującej jednostka której zamówienie dotyczy.

3. Po sprawdzeniu w Biurze Finansów CBA zgodności zapotrzebowania z planem zamówień i podpisaniu go przez upoważnione osoby, Biuro Finansów CBA przeprowadza kontrolę zgodności zamówienia z planem finansowym i zabezpiecza środki budżetowe na realizację zadania.

4. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 3, zapotrzebowanie jest przedkładane do akceptacji dyrektorowi Biura Finansów CBA lub innej osobie upoważnionej przez Szefa CBA.

5. Po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 4, kopia zapotrzebowania przekazywana jest odpowiednio do Biura Kadr i Szkolenia CBA, Biura Logistyki CBA lub Biura Teleinformatyki CBA celem realizacji. Dyrektor Biura Logistyki CBA lub dyrektor Biura Teleinformatyki CBA może po uzgodnieniu z kierownikiem innej jednostki przekazać do tej jednostki, w celu realizacji, kopię zapotrzebowania lub informacje zawierające dane konieczne do prawidłowej realizacji zamówienia za pośrednictwem poczty WSTD osobie, która sporządziła zapotrzebowanie.

§  92.

1. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania kierownik jednostki, która realizuje zamówienie wyznacza osobę odpowiedzialną lub zespół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania i realizację zamówienia.

2. W przypadku powołania zespołu, wyznacza się jego koordynatora, który określa zakres zadań poszczególnych osób wchodzących w skład zespołu.

3. W celu wyboru wykonawcy zamówienia, którego wartość określona w dokumencie zapotrzebowania przekracza równowartość w złotych 250 euro, dokonuje się badania rynku. Badanie rynku przeprowadza się w formie pisemnej, w tym faksem lub pocztą elektroniczną, telefonicznie, osobiście, poprzez skierowanie zapytań do co najmniej pięciu podmiotów lub poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej CBA.

4. Zamiast czynności, o której mowa w ust. 3, można dokonać zakupu za pośrednictwem "Platformy Katalogi" udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych.

5. Czynność, o której mowa w ust. 3, przeprowadza się w ograniczonym zakresie, gdy ze względu na specyficzny charakter zamówienia skierowanie zapytań do podmiotów, w odpowiedniej ilości, jest niemożliwe lub znacznie utrudnione albo w oczywisty sposób niecelowe, co potwierdza się w notatce, o której mowa w ust. 7.

6. Nie podejmuje się czynności, o której mowa w ust. 3, w odniesieniu do zamówień dotyczących usług szkoleniowych realizowanych przez osoby z zasobu wykładowców CBA.

7. Z czynności o których mowa w ust. 3, sporządza się notatkę z badania rynku, według wzoru określonego w załączniku nr 10, zawierającą w szczególności informację o podmiotach, u których zostało przeprowadzone rozeznanie, formę kontaktu w tym wskazanie numerów telefonów i faksów, datę kontaktu, zaproponowaną cenę, termin realizacji zamówienia, inne istotne warunki, a także wybór najkorzystniejszej oferty oraz jego uzasadnienie.

8. Do sporządzenia notatki z badania rynku, mogą być wykorzystane materiały, oferty, które były użyte przy przygotowaniu zapotrzebowania.

9. Notatkę z badania rynku wraz z dokumentacją towarzyszącą zapytaniom ofertowym, ofertami wykonawców oraz opinią, o której mowa w § 66 ust. 4, a także oświadczeniami osoby odpowiedzialnej lub osób wchodzących w skład zespołu, osoba odpowiedzialna lub koordynator zespołu przekazuje do kierownika jednostki, która realizuje zamówienie.

10. Zatwierdzona notatka z badania rynku stanowi podstawę do sporządzenia zamówienia na przedmiot zapotrzebowania.

11. Osoba lub osoby z zespołu składają każdorazowo oświadczenia, o których mowa w § 58 ust. 2. Oświadczenia załącza się do notatki z badania rynku.

§  93.

1. Projekt umowy sporządza jednostka, która realizuje zamówienie.

2. Projekt umowy powinien zawierać w szczególności:

1) podstawę prawną zawarcia umowy w odniesieniu do ustawy;

2) w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą:

a) nazwę i adres siedziby,

b) numer wpisu do właściwego rejestru,

c) numer identyfikacji podatkowej;

3) wartość przedmiotu umowy, z wyróżnieniem kwot brutto, netto oraz stawki podatku od towarów i usług;

4) termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia;

5) formę płatności;

6) co najmniej 21-dniowy termin płatności, liczony od daty wpływu do CBA prawidłowo sporządzonego dokumentu będącego podstawą do wypłaty; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności;

7) osoby odpowiedzialne ze strony CBA oraz wykonawcy za jej realizację, w tym uprawnione do podpisywania protokołu odbioru.

3. Do projektu umowy, w zależności od przedmiotu zamówienia, można dołączyć:

1) jego opis;

2) specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót;

3) formularz cenowy;

4) kosztorys ofertowy;

5) ofertę wykonawcy.

4. Projekt umowy podpisuje osoba redagująca jej treść ze wskazaniem z którego zadania z planu budżetowego umowa będzie realizowana oraz numeru zapotrzebowania.

§  94.

1. Osoba fizyczna wskazana w umowie zlecenia jako zleceniobiorca najpóźniej wraz z podpisaniem umowy wypełnia druk "Oświadczenie dla celów podatkowych", według wzoru określonego w załączniku nr 11 oraz druk "Oświadczenie dla celów ZUS" według wzoru określonego w załączniku nr 12.

2. Osoba fizyczna wskazana w umowie o dzieło jako wykonawca najpóźniej wraz z podpisaniem umowy wypełnia druk "Oświadczenie podatkowe" według wzoru określonego w załączniku nr 13 do zarządzenia.

3. Oświadczenia, o których mowa w ust. 1 i 2, odbiera kierownik jednostki, która realizuje zamówienie lub osoba odpowiedzialna za realizację umowy ze strony CBA, a następnie przesyła je niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia ich przyjęcia, do Biura Kadr i Szkolenia CBA.

4. Biuro Kadr i Szkolenia CBA niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania oświadczeń, o których mowa w ust. 3, przesyła je do Biura Finansów CBA.

DZIAŁ  IV.

Szczegółowa procedura udzielania zamówień, których wartość przekracza rocznie kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy

Rozdział  1.

Zasady postępowania

§ 95. Postępowanie przygotowuje i prowadzi komisja przetargowa.

§ 96. Za planowanie i właściwe szacowanie wartości zamówienia odpowiada kierownik jednostki wnioskującej.

Rozdział  2.

Komisja

§  97.

1. Do zadań komisji należy w szczególności:

1) przygotowanie, w porozumieniu z kierownikiem właściwej merytorycznie jednostki, propozycji odpowiedzi na pytania wykonawców oraz modyfikacji treści SIWZ;

2) prowadzenie negocjacji z zaproszonymi wykonawcami w przypadkach, gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji;

3) wnioskowanie o przeprowadzenie zebrania wykonawców ubiegających się o zamówienie;

4) przeprowadzenie czynności otwarcia ofert;

5) badanie i ocena złożonych ofert lub wniosków, w tym ocena spełnienia stawianych warunków udziału w postępowaniu, ocena zgodności złożonych dokumentów z ustawą oraz wymaganiami określonymi w SIWZ;

6) wnioskowanie o wystąpienie do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą oraz wadium w postępowaniu;

7) wnioskowanie o wystąpienie do wykonawców o uzupełnienie złożonych dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 ustawy oraz wyjaśnienie treści złożonych dokumentów w trybie art. 26 ust. 4 ustawy;

8) w przypadku korzystania przez wykonawców ze środków ochrony prawnej określonych w ustawie przygotowanie stanowiska w sprawie wniesionych zarzutów wraz z uzasadnieniem.

2. Projekt SIWZ podlega akceptacji:

1) dyrektora Biura Finansów CBA - w zakresie zgodności SIWZ z ustawą a także w zakresie terminów i warunków płatności oraz dokumentami stanowiącymi ich podstawę;

2) kierownika jednostki, której zamówienie dotyczy - w zakresie zgodności wymagań funkcjonalnych lub technicznych określonych we wniosku o wszczęcie postępowania, spełniających oczekiwania jednostki, która będzie użytkowała przedmiot zamówienia lub na rzecz której będą wykonywane usługi wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia

3) kierownika jednostki wnioskującej - w zakresie zgodności z SIWZ, warunkami udziału w postępowaniu i warunkami wyboru najkorzystniejszej oferty określonymi we wniosku o wszczęcie postępowania.

3. Akceptacja, o której mowa w ust. 2, zostaje wyrażona poprzez złożenie podpisu wraz z pieczęcią imienną i datą pod projektem SIWZ. Podpisany projekt SIWZ podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną.

§  98.

1. SIWZ podpisują wszyscy członkowie komisji, ze wskazaniem zakresu odpowiedzialności za poszczególne postanowienia specyfikacji.

2. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji powinien zostać wyjaśniony w adnotacji na protokole podpisanej przez przewodniczącego.

3. Protokół z postępowania wraz z niezbędnymi załącznikami podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA lub przez osobę przez niego upoważnioną.

Rozdział  3.

Procedura udzielenia zamówienia

§ 99. Wszczęcie postępowania poprzedza:

1) sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania, którego wzór określa załącznik nr 14 oraz podpisanie go przez kierownika jednostki wnioskującej;

2) oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia i przedstawienie metody oszacowania;

3) uzyskanie przez kierownika jednostki wnioskującej, opinii finansowej w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia;

4) uzyskanie przez kierownika jednostki wnioskującej, opinii Biura Finansów CBA w zakresie stosowania ustawy i zgodności z planem zamówień. Stanowisko w zakresie prawidłowości proponowanego trybu udzielenia zamówienia i jego zgodności z planem zamówień wyraża kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych Biura Finansów CBA;

5) wyrażenie zgody przez Szefa CBA lub osobę przez niego upoważnioną na wszczęcie postępowania.

§  100.

1. Jednostka wnioskująca, we wniosku określa w szczególności:

1) przedmiot zamówienia;

2) szacunkową wartość zamówienia ustaloną zgodnie z przepisami ustawy wraz z podaniem metody jej ustalenia oraz kwotę brutto, jaką kierownik jednostki wnioskującej zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3) termin wykonania zamówienia;

4) propozycja trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem;

5) wykaz wykonawców lub dane wykonawcy, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu, jeżeli przewidywane jest prowadzenie postępowania w trybie zapytania o cenę, negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki;

6) wykaz osób proponowanych do składu komisji przetargowej.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, kierownik wnioskującej, dołącza w postaci załączników dokumentację zawierającą:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z określeniem części zamówienia, jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych;

2) opis warunków udziału w postępowaniu, w szczególności w zakresie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, wiedzy i doświadczenia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, sytuacji ekonomicznej i finansowej, wymaganych od wykonawców w ramach zamówienia;

3) w przypadku żądania przedstawienia przez wykonawców dokumentów potwierdzających, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi spełniają określone wymagania, wykaz tych dokumentów;

4) opis minimalnych warunków, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszcza się składanie ofert wariantowych;

5) projekt umowy, ogólne warunki umowy lub istotne postanowienia, które należy wprowadzić do treści umowy w sprawie zamówienia;

6) opis kryteriów wyboru oferty wraz z podaniem ich znaczenia;

7) notatkę z opisem metody, podstawę i datę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia wraz ze wskazaniem osoby dokonującej ustalenia tej wartości;

8) informacje dotyczące maksymalnej klauzuli tajności informacji niejawnych, które zostaną przekazane wykonawcom w trakcie postępowania lub podczas realizacji umowy;

9) inne informacje lub dokumenty niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

3. Kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy zobowiązany jest do udzielenia niezbędnego wsparcia podczas opracowania dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-2, 5 oraz 8.

4. Jeżeli wniosek o wszczęcie postępowania nie odpowiada warunkom formalnym określonym w ustawie lub zarządzeniu, dyrektor Biura Finansów CBA wzywa w wyznaczonym terminie do poprawy lub uzupełnienia wniosku, pod rygorem odmowy wszczęcia postępowania.

Rozdział  4.

Umowa

§  101.

1. Po wyborze wykonawcy komisja przetargowa sporządza projekt umowy.

2. W projekcie umowy należy określić podstawę prawną jej zawarcia w odniesieniu do ustawy.

3. W projekcie umowy należy wpisać:

1) termin realizacji umowy;

2) wysokość kar umownych i okoliczności ich zastosowania, jeżeli były przewidziane w postępowaniu;

3) długość gwarancji jeżeli była przewidziana w postępowaniu;

4) osoby odpowiedzialne ze strony CBA za realizację umowy, w tym uprawnione do podpisywania protokołu odbioru;

5) wartość umowy z wyszczególnieniem kwot netto, VAT, brutto;

6) co najmniej 21-dniowy termin płatności - liczony od daty wpływu do CBA dokumentu będącego podstawą do wypłaty. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności.

§ 102. Projekt umowy, parafuje przewodniczący komisji.

§ 103. (uchylony).

DZIAŁ  V.

Przepisy końcowe

§ 104. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 105. Traci moc:

1) zarządzenie nr 17/12 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 15 czerwca 2012 r. w sprawie zasad i trybu udzielania w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 5 ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA z 2012 r. poz. 22 i 51);

2) zarządzenie nr 18/12 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 15 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza rocznie kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 9 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA z 2012 r. poz. 23, 32 i 52);

3) zarządzenie nr 29/12 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 18 września 2012 r. w sprawie wprowadzenia w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym regulaminu udzielania zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA z 2012 r. poz. 38 i 50).

§ 106. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następnym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 5 / O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 8 / KTÓRYCH WARTOŚĆ PRZEKRACZA KWOTĘ, O KTÓREJ MOWA W ART. 4 PKT 8 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH^*

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór

PROPOZYCJA DO PLANU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 5/ O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 8/KTÓRYCH WARTOŚĆ PRZEKRACZA KWOTĘ, O KTÓREJ MOWA W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH^*

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór

REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 5/O KTÓRYCH MOWA W ART. 4 PKT 8/KTÓRYCH WARTOŚĆ PRZEKRACZA KWOTĘ, O KTÓREJ MOWA W ART. 4 PKT 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Wzór

Wzór wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia w trybie art. 4 pkt 5 ustawy - Prawo zamówień publicznych

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  7

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  8

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  9

ZAPOTRZEBOWANIE NR /BF/4.8/20.......... r.

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  10

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  11

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  12

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  13

Wzór

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  14

Wzór

WNIOSEK

O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

grafika