Wprowadzenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako wspomagającego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w biurze Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2015.1.9

Akt obowiązujący
Wersja od: 1 stycznia 2015 r.

DECYZJA Nr 73
DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 19 grudnia 2014 r.
w sprawie wprowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako wspomagającego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w biurze Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych

OR-080-2/2014

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (jednolity tekst w Dz. U. 2014 r. 1153) oraz w związku z § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z 18 maja 1994 r. w sprawie nadania Statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu Lasy Państwowe, a także Zarządzenia nr 66 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 12 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe, zarządza się, co następuje:

§  1.
1.
Z dniem 1 stycznia 2015 r. wprowadza się w biurze Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako przejściowy informatyczny system wspomagający tradycyjny obieg dokumentów i spraw określony w instrukcji kancelaryjnej dla PGL LP.
2.
Proces, o którym mowa powyżej, stanowi etap przejściowy we wdrażaniu docelowego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, który to będzie podstawowym sposobem obiegu dokumentów i spraw.
3.
Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest wspomagane przez informatyczny system elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW - zgodnie z instrukcją stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszej decyzji. (Załączników nie drukujemy - przyp. red.).
4.
Całość dokumentacji akt spraw należy gromadzić w postaci papierowej. Dokumentacja wytwarzana lub napływająca w postaci elektronicznej czy też spisy spraw, ewidencje, rejestry prowadzone w systemie EZD, muszą być wydrukowane i załączane do teczek akt spraw z zastrzeżeniem ust. 4 i 5. Jeżeli wydrukowanie pełnej treści dokumentu w postaci elektronicznej jest niemożliwe lub nie jest zasadne, stosuje się odpowiednio zapisy załącznika nr 1 do niniejszej decyzji oraz instrukcję kancelaryjną dla PGL LP.
5.
Wprowadzam wyjątki od systemu tradycyjnego, określone w załączniku nr 2 do niniejszej decyzji, które są prowadzone wyłącznie w systemie EZD. Załącznik ten może podlegać modyfikacjom wprowadzonym przez Wydział Organizacji i Innowacji w toku bieżącej pracy w systemie EZD.
6.
Dla ustanowionych wyjątków, o których mowa w ust. 4, prowadzi się dokumentację elektroniczną, z zastrzeżeniem odrębnych przepisów wymagających papierowej postaci dokumentu.
7.
Instrukcja obsługi systemu EZD, stanowiąca załącznik nr 3 do niniejszej decyzji, jest dokumentem testowo-szkoleniowym, mogącym ulegać zmianom lub modyfikacjom wprowadzonym przez wydziały wymienione w § 3.
§  2.
Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych do:
1)
zapewnienia realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej z wykorzystaniem systemu EZD, pomocniczo do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
2)
bieżącej współpracy z wydziałami wymienionymi w § 3;
3)
udziału w testowaniu nowych funkcjonalności EZD;
4)
zgłaszania potrzeb w zakresie użytkowanego systemu EZD;
5)
przygotowania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw poprzez określenie haseł z jednolitego rzeczowego wykazu akt prowadzonych w formie elektronicznej;
6)
informowania o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych oraz dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw.
§  3.
1.
Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Informatyki do zapewnienia infrastruktury informatycznej oraz technicznej niezbędnej do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.
2.
Odpowiedzialnym za zagadnienia merytoryczne związane z instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt czynię Naczelnika Organizacji i Innowacji.
§  4.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2015 r.