Wprowadzenie Regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MSiT.2023.15
Akt obowiązujący Wersja od: 3 listopada 2023 r.
ZARZĄDZENIE Nr 11
MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI 1
z dnia 3 listopada 2023 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki
Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm. 2 ) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki, zwany dalej "Regulaminem", stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki
§ 1.
1.
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami", w następujących jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra Sportu i Turystyki:1)
Polskiej Agencji Antydopingowej z siedzibą w Warszawie,2)
Centralnym Ośrodku Sportu z siedzibą w Warszawie,3)
Instytucie Sportu - Państwowym Instytucie Badawczym z siedzibą w Warszawie,4)
Polskiej Organizacji Turystycznej z siedzibą w Warszawie,- zwanych dalej "jednostkami" oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych.
2.
Regulamin określa:1)
funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;2)
tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;3)
rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;4)
przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;5)
sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;6)
sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty;7)
sposób i tryb postępowania w przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie.3.
Za pomocą karty można dokonywać operacji finansowych w kraju i za granicą związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych.4.
Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty do celów prywatnych.§ 2.
1.
Karta może być przyznana tylko osobie zatrudnionej w jednostce na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania, niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy, zwanej dalej "użytkownikiem".2.
Karta może być przyznana w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi:1)
kierownikowi jednostki,2)
zastępcy kierownika jednostki,3)
pracownikom jednostki,których zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, ze względu na wykonywanie zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności kartą w zakresie wskazanym w § 8 Regulaminu.
3.
Przyznanie karty każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.4.
Odwołanie z pełnionej funkcji, ustanie stosunku pracy, przeniesienie lub zmiana na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty do komórki zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki.§ 3.
1.
Limity wydatków ustala kierownik jednostki po konsultacji z głównym księgowym jednostki. Limity są uzależnione od rodzaju dokonywanych wydatków wynikających z wykonywanych obowiązków służbowych.2.
Wysokość limitu wydatków dla karty określana jest w umowie zawartej z użytkownikiem, odpowiednio do charakteru i wysokości wydatków realizowanych w zakresie obowiązków służbowych, a ich maksymalna wysokość wynosi do 40 000 zł miesięcznie.§ 4.
1.
Decyzję o przyznaniu karty podejmuje kierownik jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 i 3 Regulaminu następuje na wniosek:1)
kierownika komórki organizacyjnej jednostki, w której zatrudniony jest pracownik;2)
zastępcy kierownika jednostki.Wzór wniosku stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu,
2.
W przypadku, gdy użytkownikiem jest kierownik jednostki, składa on pisemne oświadczenie o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.§ 5.
1.
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki udostępnienia karty, kodu identyfikacyjnego PIN oraz numeru karty osobom nieuprawnionym.2.
W przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie użytkownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić powyższe bankowi prowadzącemu obsługę karty w celu dokonania jej blokady oraz powiadomić kierownika komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki.§ 6.
Karta przyznawana jest na podstawie umowy zawartej pomiędzy kierownikiem jednostki, a użytkownikiem. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika. Wzór umowy o przyznanie służbowej karty płatniczej, zwanej dalej "umową", określa Załącznik nr 3 do Regulaminu.§ 7.
Użytkownik potwierdza odbiór karty w komórce organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo- księgową jednostki.§ 8.
Wydatki dokonywane kartą mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokościach wynikających z planu finansowego jednostki w sposób celowy i oszczędny. Użytkownik zobowiązany jest do potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych przed dokonaniem wydatku, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w jednostce w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.2.
Zapłata za pomocą karty może być dokonywana w uzasadnionych okolicznościach, za następujące rodzaje towarów i usług:1)
zakwaterowanie i inne wydatki związane z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi;2)
materiały, usługi i wyposażenie niezbędne do bieżącego funkcjonowania jednostki oraz wykorzystania samochodów służbowych;3)
materiały i usługi na potrzeby organizacji spotkań z udziałem kierownictwa jednostki;4)
uczestnictwo w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach, forach;5)
zakup zdjęć, filmów i muzyki na potrzeby realizowanych zadań, gdzie nie ma możliwości odroczonej płatności;6)
hosting serwisów www oraz promocji w mediach społecznościowych, prowadzenie internetowej kampanii promocyjnej.3.
Transakcje, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane również przez Internet.4.
Nie dopuszcza się wypłaty gotówki przy użyciu karty, chyba że konieczność taka wynika z nagłych, nieprzewidzianych okoliczności, niezbędnych do realizacji zadania służbowego, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej z zastrzeżeniem ust. 6 Regulaminu. Użytkownik ma obowiązek przekazania do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo- księgową jednostki pisemnego uzasadnienia zaistniałych okoliczności wraz z dokumentem potwierdzającym zapłatę pobraną gotówką.5.
Niewykorzystaną kwotę wypłaconej gotówki należy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej zwrócić na rachunek bankowy jednostki.6.
W przypadku Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej, ze względu na specyfikację systemów bankowych w krajach będących siedzibą Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej dopuszcza się możliwość użycia karty na potrzeby pobrania gotówki do kasy ośrodka.§ 9.
1.
Przy zakupach towarów i usług dokonywanych przy użyciu karty konieczne jest niezwłoczne, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej, dostarczenie do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę finansowo-księgową jednostki faktury VAT, rachunku lub innego dokumentu finansowego, który zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości może być dowodem księgowym - zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych.2.
Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega kontroli formalno-rachunkowej, a następnie zatwierdzeniu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami jednostki.3.
Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty wynikające z nieprzewidzianych okoliczności, użytkownik dokumentuje w sposób wskazany w ust. 1 i 2.§ 10.
1.
Jeżeli w wyniku kontroli merytorycznej lub formalno-rachunkowej, o których mowa w § 9 ust. 1 i 2 Regulaminu, zostanie stwierdzone, iż dokonanie operacji finansowej jest sprzeczne z Regulaminem lub umową, główny księgowy jednostki niezwłocznie informuje o tym na piśmie kierownika jednostki w celu podjęcia czynności zmierzających do zwrotu przez użytkownika wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową.2.
Wykorzystanie karty niezgodnie z Regulaminem lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę finansowo-księgową jednostki.3.
W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w niepełnej wysokości, należności podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. W wypadku zbiegu potrąceń ustawowych z potrąceniami, na które pracownik wyraził zgodę, potrącenia uzgodnione następują po dokonaniu potrąceń ustawowych.4.
Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub Regulaminem, powoduje odpowiedzialność materialną lub dyscyplinarną użytkownika.§ 11.
W przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 1 Regulaminu, może zostać rozwiązana z użytkownikiem umowa.§ 12.
1.
Ewidencję kart prowadzi komórka organizacyjna zapewniająca obsługę finansowo-księgową jednostki.2.
Ewidencja kart zawiera w szczególności:1)
imię i nazwisko użytkownika, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej;2)
limit karty;3)
okres, na który karta została przyznana;4)
numer karty;5)
datę wydania i terminy ważności k art. 3. Komórka organizacyjna zapewniająca obsługę finansowo-księgową jednostki przesyła kopię prowadzonej ewidencji kart na wniosek dysponenta części budżetowej 25 Kultura fizyczna i 40 Turystyka do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w Ministerstwie Sportu i Turystyki.1 Minister Sportu i Turystyki kieruje działami administracji rządowej - kultura fizyczna oraz turystyka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Sportu i Turystyki (Dz. U. poz. 1946).
2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 497, 1407, 1641, 1872.