Wprowadzenie Regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MSiT.2022.38
Akt obowiązujący Wersja od: 28 października 2022 r.
ZARZĄDZENIE Nr 36
MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI 1 )
z dnia 28 października 2022 r.
w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki
Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm. 2 ) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki, zwany dalej "Regulaminem", stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki
§ 1.
1.
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Sportu i Turystyki określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami", w Ministerstwie Sportu i Turystyki, zwanym dalej "Ministerstwem".2.
Regulamin określa:1)
funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;2)
tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;3)
rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;4)
przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;5)
sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;6)
sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty;7)
sposób i tryb postępowania w przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie.3.
Za pomocą służbowej karty płatniczej można dokonywać operacji finansowych w kraju i za granicą związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych.4.
Niedopuszczalne jest wykorzystanie służbowej karty płatniczej na cele prywatne.§ 2.
1.
Służbowa karta płatnicza może być przyznana tylko osobie zatrudnionej w Ministerstwie na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania, niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy, zwanej dalej "użytkownikiem".2.
Służbowa karta płatnicza może być przyznana w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi:1)
dyrektorom lub zastępcom dyrektorów komórek organizacyjnych, w związku z realizacją zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego dla danej komórki organizacyjnej;2)
pracownikom Ministerstwa, których zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, ze względu na wykonywanie zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą- w zakresie wskazanym w § 8.
3.
Przyznanie służbowej karty płatniczej każdorazowo wynika z istotnych potrzeb uzasadnionych charakterem obowiązków służbowych.4.
Odwołanie z pełnionej funkcji, ustanie stosunku pracy, przeniesienie lub zmiana na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego.§ 3.
1.
Limity wydatków ustala Dyrektor Generalny po konsultacji z głównym księgowym dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki. Limity są uzależnione od rodzaju dokonywanych wydatków wynikających z wykonywanych obowiązków służbowych.2.
Wysokość limitu wydatków dla karty określana jest w umowie zawartej z użytkownikiem karty, odpowiednio do charakteru i wysokości wydatków realizowanych w zakresie obowiązków służbowych, a ich maksymalna wysokość wynosi do 40 000 zł miesięcznie.§ 4.
1.
Dyrektor Generalny podejmuje decyzję o przyznaniu służbowej karty płatniczej udzielając zgody na korzystanie z karty, wraz ze wskazaniem miesięcznego limitu wydatków, dla:a)
dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych, na wniosek dyrektora lub zastępcy dyrektora, który występuje o zgodę na przyznanie służbowej karty płatniczej wskazując imiennie użytkownika karty i proponowany limit wydatków,b)
pracowników Ministerstwa, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej, który występuje o zgodę na przyznanie służbowej karty płatniczej wskazując imiennie użytkownika karty i proponowany limit wydatków.2.
Po uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego wnioskujący o przyznanie służbowej karty płatniczej zwraca się pisemnie do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego o wydanie służbowej karty płatniczej.3.
Departament Ekonomiczno-Finansowy przeprowadza procedurę wydania służbowej karty płatniczej przez bank, a wniosek o wydanie karty płatniczej kierowany do banku i umowę z bankiem podpisuje Dyrektor Generalny.4.
Służbową kartą płatniczą może posługiwać się wyłącznie jej użytkownik.§ 5.
1.
Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki udostępnienia służbowej karty płatniczej, kodu identyfikacyjnego PIN oraz numeru karty osobom nieuprawnionym.2.
W przypadku utraty lub uszkodzenia karty albo podejrzenia, że dostęp do kodu PIN uzyskały osoby trzecie użytkownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić powyższe bankowi prowadzącemu obsługę służbowej karty płatniczej w celu dokonania jej blokady oraz powiadomić dyrektora Departamentu Ekonomiczno-Finansowego.§ 6.
Służbowa karta płatnicza przyznawana jest na podstawie umowy zawartej pomiędzy Ministerstwem, reprezentowanym przez Dyrektora Generalnego, a użytkownikiem. Umowa określa prawa i obowiązki użytkownika karty. Wzór umowy o przyznanie służbowej karty płatniczej, zwanej dalej "umową", określa załącznik do Regulaminu.§ 7.
Użytkownik potwierdza odbiór służbowej karty płatniczej w Departamencie Ekonomiczno- Finansowym.§ 8.
1.
Wydatki dokonywane służbową kartą płatniczą mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokościach wynikających z planu rzeczowo-finansowego w zakresie części 25 - Kultura fizyczna oraz części 40 - Turystyka, w sposób celowy i oszczędny. Użytkownik karty zobowiązany jest do potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych przed dokonaniem wydatku, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w Ministerstwie w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.2.
Zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej może być dokonywana w uzasadnionych okolicznościach, za następujące rodzaje towarów i usług:1)
zakwaterowanie i inne wydatki związane z podróżami służbowymi krajowymi i zagranicznymi;2)
materiały, usługi i wyposażenie niezbędne do bieżącego funkcjonowania Ministerstwa oraz wykorzystania samochodów służbowych;3)
materiały i usługi na potrzeby organizacji spotkań z udziałem Kierownictwa Ministerstwa;4)
uczestnictwo w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach, forach.3.
Transakcje, o których mowa w ust. 2 mogą być dokonywane również przez Internet.4.
Nie dopuszcza się wypłaty gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej, chyba że konieczność taka wynika z nagłych, nieprzewidzianych okoliczności, niezbędnych do realizacji zadania służbowego, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Użytkownik ma obowiązek przekazania do Departamentu Ekonomiczno- Finansowego pisemnego uzasadnienia zaistniałych okoliczności wraz z dokumentem potwierdzającym zapłatę pobraną gotówką.5.
Niewykorzystaną kwotę wypłaconej gotówki należy niezwłocznie zwrócić na rachunek bankowy Ministerstwa.§ 9.
1.
Przy zakupach towarów i usług dokonywanych przy użyciu służbowej karty płatniczej konieczne jest niezwłoczne, nie później niż w terminie 4 dni roboczych od dnia dokonania operacji lub od dnia zakończenia podróży służbowej, dostarczenie do Departamentu Ekonomiczno- Finansowego oryginału faktury VAT, rachunku lub innego dokumentu finansowego, który zgodnie z ustawą o rachunkowości może być dowodem księgowym, opisanego i zatwierdzonego pod względem merytorycznym zgodnie z wewnętrznymi regulacjami określonymi w Ministerstwie w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.2.
Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega kontroli formalno-rachunkowej, a następnie zatwierdzeniu przez głównego księgowego dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz zastępcę dyrektora Departamentu Ekonomiczno-Finansowego, a w przypadku nieobecności któregokolwiek z nich przez osoby upoważnione.3.
Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej wynikające z nieprzewidzianych okoliczności, użytkownik dokumentuje w sposób wskazany w ust. 1 i 2.§ 10.
1.
Jeżeli w wyniku kontroli merytorycznej lub formalno-rachunkowej, o których mowa w § 9, zostanie stwierdzone, iż dokonanie operacji finansowej jest sprzeczne z Regulaminem lub umową, główny księgowy dysponenta III stopnia Ministerstwa Sportu i Turystyki niezwłocznie informuje o tym na piśmie Dyrektora Generalnego w celu podjęcia czynności zmierzających do zwrotu przez użytkownika wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową.2.
Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z Regulaminem lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną operacją finansową na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Departament Ekonomiczno-Finansowy.3.
W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w niepełnej wysokości, należności podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.4.
Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z umową lub z Regulaminem, powoduje odpowiedzialność materialną lub dyscyplinarną.§ 11.
W przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 1, może zostać rozwiązana z użytkownikiem umowa o przyznanie służbowej karty płatniczej.§ 12.
1.
W przypadku karty obsługiwanej przez BGK, sporządzane przez bank zbiorcze zestawienie operacji z każdego okresu rozliczeniowego weryfikowane jest przez użytkownika karty, który podpisuje zestawienie potwierdzając tym samym, że ujęte w zestawieniu operacje są prawidłowe oraz, że w zakresie każdej ujętej w zestawieniu operacji przekazał do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego wszystkie dokumenty finansowe zatwierdzone pod względem merytorycznym.2.
Zbiorcze zestawienie operacji, o którym mowa w ust. 1, przekazywane jest do Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w terminie 3 dni roboczych od jego otrzymania.§ 13.
Ewidencję służbowych kart płatniczych prowadzi Departament Ekonomiczno-Finansowy, w szczególności w zakresie:1)
użytkowników kart, w tym: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko służbowe, nazwa komórki organizacyjnej;2)
numeru i liczby wydanych kart;3)
daty wydania i terminów ważności kart.§ 14.
Departament Ekonomiczno-Finansowy prowadzi ewidencję księgową operacji finansowych przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w taki sposób, aby możliwe było przygotowanie sprawozdania z wydatków, zawierającego w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko, kwotę wydatku dla każdej transakcji, rodzaj wydatku (w tym usługi hotelowe, gastronomiczne, transport, materiały i wyposażenie, reprezentacyjne, pozostałe), opis merytoryczny każdego wydatku.§ 15.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów.1 Minister Sportu i Turystyki kieruje działem administracji rządowej - kultura fizyczna oraz turystyka na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministerstwa Sportu i Turystyki (Dz. U. poz. 1946).
2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 1692, 1725, 1747 i 1768.