Wprowadzenie regulaminu pracy Komisji przetargowej w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
Dz.Urz.PKRUS.2011.2.12
Akt utracił mocZARZĄDZENIE
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 4 lutego 2011 r.
w sprawie wprowadzenia regulaminu pracy Komisji przetargowej w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
ZAŁĄCZNIK
Regulamin pracy komisji przetargowej Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwany dalej "Regulaminem"
Regulamin pracy komisji przetargowej Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwany dalej "Regulaminem"
1. Niniejszy Regulamin określa organizację, zasady pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji przetargowej.
2. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Prezesa w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zgodnie z art. 20 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Zadaniem Komisji przetargowej Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego jest przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w zakresie zamówień powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 EUR netto, realizowanych ze środków Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
4. Członkowie Komisji pracują w oparciu o Ustawę, przepisy wykonawcze i Regulamin ustalony przez Prezesa Kasy.
5. Posiedzenia Komisji są ważne jeżeli uczestniczy w nich co najmniej 3 członków Komisji, w tym obowiązkowo Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca, Wnioskodawca lub upoważniona przez niego osoba oraz Sekretarz.
6. Członkowie Komisji dążą do osiągnięcia rozstrzygnięć jednomyślnych.
7. W sprawach spornych Komisja dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów "za" i "przeciw" rozstrzyga głos Przewodniczącego lub w przypadku jego nieobecności Zastępcy Przewodniczącego Komisji.
8. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu, może natomiast, w przypadku zdania odmiennego od pozostałych członków Komisji przedstawić swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem na piśmie.
Poniższe definicje mają następujące znaczenie:
1. Skład Komisji
1.1. Skład Komisji powołuje Prezes Kasy w drodze zarządzenia.
1.2. Stała Komisja składa się z następujących osób:
1) Przewodniczącego;
2) Zastępcy Przewodniczącego;
3) Pozostałych członków komisji w ilości od 2 do 6 osób, wśród których zawsze znajdzie się Wnioskodawca lub upoważniona przez niego osoba.
1.3. W skład Komisji wchodzi jako jej członek Sekretarz, każdorazowo wyznaczany przez Przewodniczącego Komisji spośród pracowników Biura Zamówień Publicznych.
1.4. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Prezes Kasy z własnej inicjatywy lub na wniosek Przewodniczącego Komisji może powołać biegłych.
1.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w posiedzeniach Komisji może uczestniczyć Radca prawny.
1.6. Jeżeli Wnioskodawca, na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1.2. ppkt 3), upoważnia pracownika swojej komórki organizacyjnej do uczestniczenia w posiedzeniach Komisji w charakterze członka, jest zobowiązany do wskazania tej osoby we wniosku o umieszczenie zamówienia w porządku prac Komisji. W sytuacji, kiedy upoważnienie obejmuje jedynie zastępstwo Wnioskodawcy w razie jego nieobecności, wystarczające jest udzielenie upoważnienia przed posiedzeniem Komisji.
2. Obowiązki członków Komisji
2.1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.
2.2. Do obowiązków członka Komisji należy w szczególności:
1) Czynny osobisty udział w pracach Komisji;
2) Wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji dotyczących prac Komisji;
3) Niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji.
2.3. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego Komisji, ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji.
3. Prawa członków Komisji
3.1. Członkowie Komisji mają prawo do uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji, w szczególności prawo głosu w sprawach będących przedmiotem prac Komisji.
3.2. Członkowie Komisji mają prawo do wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez Wykonawców, opinii biegłych.
3.3. Członkowie Komisji mają prawo do zgłoszenia Przewodniczącemu Komisji pisemnych zastrzeżeń do pracy Komisji.
4. Oświadczenie o bezstronności
Członkowie Komisji oraz osoby wykonujące czynności w postępowaniu składają Przewodniczącemu Komisji pisemne oświadczenie o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 Ustawy (druk ZP-11 - Oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych zeznań) odrębnie dla każdego postępowania, niezwłocznie po zapoznaniu się z ofertami, oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców.
5. Wyłączenie członka Komisji i osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia
5.1. W przypadku złożenia przez członka Komisji lub osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w § 3 ust. 4, nie złożenia przez nią w terminie oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, Przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza tę osobę z dalszego udziału w postępowaniu. Informację o wyłączeniu osoby wykonującej czynności w postępowaniu Przewodniczący Komisji przekazuje Prezesowi Kasy, za pośrednictwem Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne. W miejsce wyłączonej osoby Prezes Kasy może powołać inną osobę.
5.2. Członek Komisji jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach Komisji, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w § 3 ust. 4, o czym informuje Przewodniczącego Komisji. Treść § 3 ust. 5 pkt 5.1 stosuje się odpowiednio.
5.3. Czynności podjęte w postępowaniu przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w § 3 ust. 4 są nieważne. Z zastrzeżeniem § 3 ust. 5 pkt 5.4., czynności Komisji dokonane z udziałem takiej osoby powtarza się. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w § 3 ust. 4 albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.
5.4. Po wyłączeniu osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności nie wpływających na wynik postępowania.
6. Odwołanie członka Komisji
6.1. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w pkt 6.2.
6.2. Przewodniczący Komisji wnioskuje do Prezesa Kasy o odwołanie członka Komisji w przypadku:
1) Nieusprawiedliwionej nieobecności w dwóch kolejnych posiedzeniach Komisji;
2) Naruszenia przez członka Komisji obowiązków, o których mowa w § 3 ust. 2 oraz ust. 7 pkt 7.4 niniejszego Regulaminu;
3) Zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej udział w pracach Komisji;
4) Gdy członek Komisji przestał być pracownikiem zamawiającego;
5) Gdy sam złożył rezygnację na ręce Przewodniczącego Komisji.
7. Obowiązki poszczególnych członków Komisji
7.1. Przewodniczący Komisji:
1) Przyjmuje wnioski na posiedzenia Komisji;
2) Wyznacza sekretarza Komisji;
3) Wyznacza termin posiedzenia;
4) Występuje z wnioskiem do Prezesa Kasy, za pośrednictwem Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne w sprawie odwołania lub powołania członków Komisji;
5) Wyłącza członków Komisji z udziału w postępowaniu zgodnie z § 3 ust. 5 pkt 5.1. oraz wnioskuje o odwołanie członka komisji na postawie ust. 6 niniejszego Regulaminu;
6) Ustala zadania dla poszczególnych członków Komisji i wskazuje termin ich realizacji;
7) Kieruje pracami Komisji;
8) Przewodniczy posiedzeniom Komisji;
9) Formułuje wnioski na posiedzeniach;
10) Podpisuje SIWZ;
11) W zakresie określonym w ppkt 13 i 18 Przewodniczący Komisji Przetargowej jest upoważniony do składania podpisów w imieniu Prezesa Kasy;
12) Przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Zamówień Publicznych protokoły z posiedzeń Komisji w ramach realizacji postępowań których wartość jest niższa od wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy oraz powyżej tej kwoty w przypadkach niezastrzeżonych dla Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne określonych w ppkt 14. W przypadku protokołów, o których mowa w ppkt 14, Dyrektor Biura Zamówień Publicznych zapoznaje się z dokumentacją i składa parafę;
13) Podpisuje w imieniu Prezesa protokoły sporządzone na drukach ZP w ramach realizacji postępowań, których wartość jest niższa od wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy;
14) Przedstawia do zatwierdzenia protokół z posiedzenia Komisji dotyczący wyniku postępowania prowadzonego powyżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, odpowiednio do:
a) Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne, po uprzedniej akceptacji przez Zastępcę Prezesa nadzorującego Wnioskodawcę,
b) jeżeli Wnioskodawca nadzorowany jest przez Zastępcę Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne, do zatwierdzenia drugiemu Zastępcy Prezesa, po uprzedniej akceptacji przez Zastępcę Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne,
c) jeżeli nadzorowany jest przez Prezesa Kasy, protokół zatwierdzany jest analogicznie, jak w punkcie a).
15) Przedstawia Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne do zatwierdzenia protokoły z postępowania o udzielenie zamówienia sporządzone na drukach ZP - w ramach realizacji postępowań, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy;
16) Nadzoruje prawidłowość dokumentacji prowadzonych postępowań;
17) Podpisuje pisma do wykonawców dotyczące:
a) zaproszeń do udziału w postępowaniu,
b) udzielanych wyjaśnień i zmian treści SIWZ,
c) przedłużania terminu składania ofert,
d) uzupełniania dokumentów,
e) udzielania wyjaśnień do treści złożonych ofert,
f) poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści ofert oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z SIWZ,
g) informowania o odwołaniach i ich rozstrzygnięciach,
h) zawieszania biegu terminu związania ofertą,
i) wyrażania zgody na przedłużanie terminów związania ofertą,
j) informowania o wynikach postępowań,
k) ogłoszeń przewidzianych Ustawą,
l) innych pism związanych z prowadzonymi postępowaniami;
18) Podpisuje w imieniu Prezesa Kasy za zgodność z oryginałem dokumentacje postępowań wymaganych przez Urząd Zamówień Publicznych i instytucje kontrolne;
19) Informuje Zastępcę Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne o problemach wynikłych podczas prac Komisji;
20) W przypadku nieobecności Sekretarza wyznacza osobę pełniącą jego obowiązki.
7.2. Zastępca Przewodniczącego Komisji.
W czasie nieobecności Przewodniczącego jego obowiązki wymienione w Regulaminie pełni Zastępca Przewodniczącego lub osoba upoważniona przez Przewodniczącego Komisji.
7.3. Sekretarz Komisji:
1) Ustala z Przewodniczącym Komisji termin i tematykę posiedzenia Komisji oraz zawiadamia o posiedzeniu członków Komisji;
2) Sporządza protokoły z posiedzeń Komisji;
3) Przygotowuje w porozumieniu z Wnioskodawcą pisma do wykonawców oraz zawiadomienia o wyniku postępowania, a następnie je wysyła;
4) Sporządza protokoły postępowań o udzielenie zamówienia na drukach ZP;
5) Odpowiada za terminowość w § 3 ust. 4 Regulaminu;
6) Przygotowuje wszystkie wymagane Ustawą ogłoszenia i dokumenty dotyczące prowadzonych postępowań;
7) Prowadzi dokumentację postępowań.
7.4. Członkowie Komisji:
1) Biorą udział w pracach Komisji;
2) Wykonują zadania wyznaczone przez Przewodniczącego Komisji;
3) Podpisują SIWZ;
4) Członkowie Komisji - Wnioskodawcy proponują odpowiedzi na zgłaszane zapytania przez Wykonawców oraz proponują treść rozstrzygnięć odwołań;
5) Proponują dokonanie zmiany treści SIWZ w trakcie postępowań;
6) Dokonują oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców;
7) Oceniają oferty;
8) Proponują wykluczenie wykonawców;
9) Proponują odrzucenie ofert;
10) Proponują wybór oferty najkorzystniejszej;
11) Proponują unieważnienie postępowań;
12) Wypełniają i podpisują oświadczenia oraz druki ZP wymagane Ustawą;
13) Wykonują inne prace wynikające z Ustawy, Zarządzenia oraz niniejszego Regulaminu.
1. Rozpoczęcie prac Komisji
1.1. Czynności wstępne
1) Pracę Komisji rozpoczyna skierowany do Przewodniczącego Komisji wniosek o umieszczenie zamówienia w porządku prac Komisji;
2) Komisja sprawdza wniosek pod względem formalno-prawnym;
3) W przypadku wpływu niekompletnego wniosku lub podpisanego przez nieupoważnione osoby Przewodniczący Komisji zwraca wniosek Wnioskodawcy do uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Nie uzupełnienie dokumentów lub przekroczenie terminu skutkuje zwrotem wniosku do Wnioskodawcy;
4) Kompletny Wniosek spełniający wymogi określone w Zarządzeniu Nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 4 lutego 2011 r. w sprawie realizacji zamówień publicznych przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 EUR netto, jest przedmiotem dalszych prac Komisji.
1.2. Oferty
1) Miejscem składania ofert jest Kancelaria Centrali Kasy;
2) Sekretarz Komisji odbiera z Kancelarii złożone oferty i nadaje im numery według kolejności wpływu, przechowuje i odpowiednio je zabezpiecza;
3) Sekretarz Komisji dostarcza oferty na posiedzenie Komisji i przekazuje je Przewodniczącemu Komisji.
1.3. Otwarcie ofert
1) Bezpośrednio przed otwarciem ofert Przewodniczący Komisji podaje kwotę jaką Kasa zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
2) Otwarcie ofert jest jawne;
3) Czynności otwarcia dokonuje Przewodniczący Komisji na posiedzeniu Komisji i podaje informacje wymagane zgodnie z Ustawą;
4) Członkowie Komisji dokonują oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu wymaganych w SIWZ.
1.4. Wybór oferty
1) Członkowie Komisji dokonują oceny ofert w oparciu o ustalone kryteria;
2) W toku badania i oceny ofert Przewodniczący Komisji wzywa wykonawców do uzupełnienia ofert i złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert - w przypadkach określonych w Ustawie;
3) Przewodniczący Komisji poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie;
4) W celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Przewodniczący Komisji występuje do wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienia dotyczące elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny;
5) Propozycja wyniku postępowania o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podst. art. 11 ust. 8 Ustawy jest przedstawiana do zatwierdzenia Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne w protokole posiedzenia Komisji a także w protokole postępowania o udzielenie zamówienia na drukach ZP;
6) Propozycję wyniku postępowania w odniesieniu do postępowań, których wartość jest niższa od wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy, w protokole z posiedzeń Komisji zatwierdza Dyrektor Biura Zamówień Publicznych;
7) Sekretarz Komisji przygotowuje ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, pisma do wykonawców informujące o wyniku postępowania oraz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
1.5. Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy
1) Biuro Zamówień Publicznych przygotowuje wniosek do Biura Finansowo-Księgowego w sprawie zwrotu wadium wykonawcom, których oferty nie zostały wybrane albo w przypadku unieważnienia postępowania;
2) Zwrotu wadium Wykonawcy, z którym została podpisana umowa, dokonuje Biuro Finansowo-Księgowe na podstawie pisemnej dyspozycji Wnioskodawcy;
3) Za wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez wybranego wykonawcę na warunkach określonych w ofercie odpowiada Wnioskodawca. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w innej formie niż pieniądz, ocena treści dokumentu zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostaje poddana weryfikacji pod względem formalno-prawnym przez Radcę Prawnego, natomiast pod względem merytorycznym przez Biuro Finansowo-Księgowe w uzgodnieniu z Biurem Zamówień Publicznych;
4) W przypadku zaistnienia trudności dotyczących zawarcia umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana, Wnioskodawca niezwłocznie informuje o tym fakcie Przewodniczącego Komisji, który podejmuje dalsze kroki przewidziane Ustawą.
1.6. Zakończenie prac komisji przetargowej
1) Komisja kończy prace po przygotowaniu protokołu na obowiązujących drukach ZP;
2) Za realizację zamówienia odpowiada Wnioskodawca.
1.7. Dokumentowanie postępowań
1) Sekretarz Komisji odnotowuje przebieg postępowania w zakresie realizacji zamówienia publicznego w protokole posiedzenia Komisji oraz w protokole postępowania o udzielenie zamówienia na obowiązujących drukach ZP;
2) Całość dokumentacji wraz ze złożonymi ofertami w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przez okres wskazany w Ustawie przechowuje Biuro Zamówień Publicznych.
1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest w szczególności:
1) wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów Ustawy dotyczących przesłanek jego wyboru;
2) opisu przedmiotu zamówienia lub określenie warunków udziału w postępowaniu w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji;
3) unieważnienie postępowania z naruszeniem przepisów Ustawy, określających przesłanki upoważniające do unieważnienia postępowania.
2. Czynności pracowników, o których mowa w Rozdziale I § 2 Zarządzenia Nr 9 z dnia 4 lutego 2011 r. w sprawie zasad realizacji zamówień publicznych przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, będące naruszeniem dyscypliny finansów publicznych to w szczególności:
1) udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w Ustawie;
2) niedopełnienie obowiązku przekazania lub zamieszczenia ogłoszenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
3) naruszenie przepisów dotyczących obowiązku zawiadomienia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;
4) zawarcie umowy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego:
a) bez zachowania formy pisemnej,
b) na czas dłuższy niż określony w przepisach o zamówieniach publicznych lub na czas nieoznaczony, z wyłączeniem przypadków dopuszczonych w przepisach o zamówieniach publicznych,
c) przed ostatecznym rozstrzygnięciem odwołania z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych;
5) dokonanie zmiany umowy z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych.
3. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych przez członków Komisji i pracowników, o których mowa w ust. 2 jest dokonanie również innych czynności niezgodnych z przepisami o zamówieniach mających wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nie złożenie przez członka Komisji lub inną osobę występującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w imieniu zamawiającego oświadczeń wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych.
5. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nie wyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz Zarządzenia nr 9 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 4 lutego 2011 r. w sprawie zasad realizacji zamówień publicznych przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.