Dziennik resortowy

Dz.Urz.CBA.2018.15

| Akt obowiązujący
Wersja od: 7 września 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15/18
SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
z dnia 7 września 2018 r.
w sprawie wprowadzenia karty audytu wewnętrznego

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1993, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§  1.  Wprowadza się w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym kartę audytu wewnętrznego, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§  2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Karta audytu wewnętrznego

Karta Audytu Wewnętrznego, zwana dalej "Kartą", określa cel, uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA".

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego, w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2. Audyt wewnętrzny w CBA wykonywany jest przez audytorów wewnętrznych, zatrudnionych w Zespole Audytu Wewnętrznego, zwanym dalej "ZAW".

Rozdział  2.

Niezależność i obiektywizm

1. Audyt wewnętrzny organizacyjnie i merytorycznie podlega Szefowi CBA.

2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega w tym zakresie tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego.

3. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania CBA.

4. Audytor wewnętrzny powstrzymuje się od oceny działalności operacyjnej, za którą był uprzednio odpowiedzialny. Ograniczenie to dotyczy okresu rocznego licząc od momentu, w którym przestał być odpowiedzialny za badany obszar.

5. Koordynator audytu wewnętrznego powiadamia niezwłocznie Szefa CBA o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytorów wewnętrznych lub wpływania na sposób wykonywanej pracy i sposobie informowania o wynikach audytu.

6. Zakres współpracy z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi i wewnętrznymi nie może stać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego.

Rozdział  3.

Zakres audytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.

2. W ramach realizacji audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji jednostek organizacyjnych i obszarów, mających zostać poddanych audytowi.

3. Zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz informowanie o jego wynikach nie mogą być ograniczane.

4. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania audytowe i czynności sprawdzające. W skład zadań audytowych wchodzą zadania zapewniające i czynności doradcze.

5. Zadania zapewniające podejmowane są w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej.

6. Czynności doradcze to działania inne niż zadania zapewniające, których celem jest usprawnienie procesów obowiązujących w CBA. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszą zasady niezależności i obiektywizmu audytu wewnętrznego.

7. Czynności doradcze mogą mieć charakter:

a) formalny - jako czynności planowane i uzgadniane z Kierownictwem CBA lub jako zadania zlecone,

b) nieformalny - jako czynności podejmowane z inicjatywny własnej audytu wewnętrznego lub na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej CBA, takie jak udział w komisjach, zespołach, projektach, zebraniach doraźnych oraz wymianie informacji, przy ustnej akceptacji Szefa CBA.

8. Koordynator jednostki audytu wewnętrznego może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego.

9. W wyniku czynności doradczych audytor może przedstawić opinię, wnioski lub zalecenia, dotyczące usprawnienia danego procesu, jednak ich adresaci nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami.

10. Cel i zakres czynności doradczych powinien być przez audytora wewnętrznego udokumentowany. Forma i zawartość dokumentu z przeprowadzenia czynności doradczych powinna być odpowiednia do rodzaju i charakteru podjętych przez audytora wewnętrznego działań.

11. Czynności sprawdzające podejmowane są w celu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń realizowanych przez audytowanego. Wykonywane są w roku następującym po roku ich przeprowadzenia.

12. Zadania zapewniające i formalne czynności doradcze przeprowadzane są na podstawie upoważnienia Szefa CBA.

Rozdział  4.

Planowanie i sprawozdawczość audytu wewnętrznego

1. Podstawową zasadą audytu wewnętrznego jest planowość jego realizacji.

2. Audyt wewnętrzny prowadzi się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, opracowanego każdego roku w terminie do 31 grudnia.

3. Roczny plan audytu opracowuje koordynator ZAW w oparciu o wyniki analizy ryzyka, priorytety Kierownictwa CBA oraz dostępne zasoby kadrowe audytu wewnętrznego.

4. Roczny plan audytu podpisuje koordynator ZAW i Szef CBA.

5. Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego oraz informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni sporządza się w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku. Powyższe dokumenty koordynator ZAW przedstawia do zatwierdzenia Szefowi CBA.

6. Informację o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni przesyła się w terminie do 31 stycznia każdego roku do ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

7. Koordynator ZAW dodatkowo opracowuje strategiczny plan audytu w oparciu o analizę ryzyka, uwzględniającą uwagi i priorytety Kierownictwa CBA oraz wyniki analizy zasobów osobowych audytu wewnętrznego.

8. Strategiczny plan audytu wewnętrznego obejmuje zakres działania CBA i jest opracowywany na okres trzech lat. Po podpisaniu go przez koordynatora ZAW, podlega on zatwierdzeniu przez Szefa CBA.

9. Strategiczny plan audytu wewnętrznego podlega monitorowaniu oraz weryfikacji przynajmniej raz w roku, po przeprowadzeniu analizy ryzyka na potrzeby przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego.

10. Audytor wewnętrzny sporządza:

a) program każdego zadania zapewniającego wraz z dokumentacją roboczą w tym zakresie,

b) sprawozdanie z przeprowadzenia każdego zadania zapewniającego oraz z formalnej czynności doradczej,

c) notatkę informacyjną zawierającą wyniki czynności sprawdzających.

11. Koordynator ZAW lub wskazany przez niego audytor wewnętrzny sporządza:

a) roczny plan audytu wewnętrznego,

b) sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu,

c) informacje o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego za rok poprzedni,

d) kwestionariusz samooceny audytu wewnętrznego, zgodnie ze stanem na dzień 31 grudnia każdego roku.

Rozdział  5.

Prawa i obowiązki audytora

1. Audytor wewnętrzny jest obowiązany:

a) wykonywać czynności audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami prawa, Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, definicją audytu wewnętrznego, Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, zwanymi dalej "Standardami" oraz dobrymi praktykami audytu wewnętrznego,

b) postępować zgodnie z Kodeksem etyki opracowanym przez The Institute of Internal Auditors.

2. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne ustalenie stanu faktycznego i ocena kontroli zarządczej, w tym wskazanie jej słabości i ich przyczyn, skutków lub ryzyk, wynikających ze słabości kontroli zarządczej oraz zaleceń, mających na celu ich wyeliminowanie lub wprowadzenie usprawnień.

3. Audytor wewnętrzny prowadzi działania z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych i tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Audytor wewnętrzny ma prawo:

a) przeprowadzać audyt wewnętrzny we wszystkich obszarach działalności CBA,

b) wglądu do dokumentów, danych i materiałów oraz wszelkich innych informacji, związanych z funkcjonowaniem CBA,

c) dostępu do funkcjonariuszy/pracowników, pomieszczeń i innych składników majątkowych CBA w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

d) uzyskiwania od kierowników jednostek organizacyjnych CBA oraz pracowników i funkcjonariuszy informacji oraz wyjaśnień, mających na celu zapewnienie właściwego przygotowania i efektywnego przeprowadzania audytu wewnętrznego,

e) otrzymania niezbędnej pomocy ze strony kierowników jednostek organizacyjnych CBA oraz funkcjonariuszy i pracowników audytowanej jednostki organizacyjnej CBA w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

5. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do uzyskiwania i zbierania informacji dotyczących obszarów działalności CBA, również poza zakresem realizowanego zadania zapewniającego i czynności doradczej.

6. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, koordynator ZAW może w uzgodnieniu z Szefem CBA powołać eksperta, w tym spoza CBA.

7. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy przedkładać wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania CBA.

8. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za proces kontroli zarządczej w CBA, ale poprzez swoje działania wspiera Kierownictwo CBA we właściwej realizacji tego procesu.

9. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę, pozwalającą na oszacowanie ryzyka wystąpienia przestępstwa oraz ocenę sposobu zarządzania nim.

10. Audytor wewnętrzny, który w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego dostrzeże znamiona czynów kwalifikujących się w jego ocenie do wszczęcia postępowania w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego, postępowania w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, informuje o tym fakcie Szefa CBA.

Rozdział  6.

Prawa i obowiązki kierowników jednostek i komórek organizacyjnych CBA

1. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych CBA mają prawo do uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności:

a) zapoznania się z ustaleniami audytu wewnętrznego,

b) składania wyjaśnień z zakresu audytu wewnętrznego,

c) zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytu wewnętrznego i działania audytora wewnętrznego.

2. Kierownicy, funkcjonariusze i pracownicy jednostek i komórek organizacyjnych CBA są obowiązani do przekazywania w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego dokumentów, materiałów oraz informacji i wyjaśnień, które audytor uzna za konieczne do realizacji audytu wewnętrznego. Wszyscy wyżej wymienieni mają obowiązek wspierać audytora wewnętrznego poprzez ułatwienie wglądu do dokumentów, danych i materiałów oraz dostępu do pomieszczeń i innych składników majątkowych, mających związek z przeprowadzanym audytem wewnętrznym.

3. Kierownicy, funkcjonariusze i pracownicy jednostek i komórek organizacyjnych CBA mają obowiązek współpracować z audytorem wewnętrznym w zakresie analizy ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów zachodzących w CBA, w zakresie niezbędnym dla realizacji audytu wewnętrznego.

4. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych CBA, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, mają obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać audytorowi wewnętrznemu informacje dotyczące realizacji zaleceń, w tym osób odpowiedzialnych za realizację oraz terminów ich realizacji. Szczegółowe rozwiązania dotyczące wdrażania i monitoringu zaleceń audytowych w CBA określają odrębne przepisy.

Rozdział  7.

Zarządzanie Zespołem Audytu Wewnętrznego

1. Koordynator ZAW reprezentuje jednostkę w kontaktach z Kierownictwem CBA i z kierownikami jednostek organizacyjnych CBA.

2. Koordynator ZAW jest odpowiedzialny za:

a) zapewnienie rzetelnego, efektywnego i profesjonalnego prowadzenia audytu wewnętrznego,

b) przygotowanie i wykonanie rocznego i strategicznego planu audytu wewnętrznego,

c) zapewnienie odpowiednich i wystarczających zasobów osobowych i rzeczowych jednostki audytu wewnętrznego do realizacji audytu wewnętrznego,

d) określenie zasad i sposobu działania jednostki audytu wewnętrznego oraz ich aktualizacji,

e) przedstawianie Kierownictwu CBA bieżących informacji o wynikach działalności audytu wewnętrznego,

f) ustalenie i realizowanie programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego zgodnie z wymaganiami Standardów,

g) zapewnienie działania audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami prawa, Kartą, definicją audytu wewnętrznego, Standardami i Kodeksem etyki.

3. Koordynator ZAW jest niezależny w zakresie planowania pracy jednostki audytu wewnętrznego, organizacji wykonywania audytu wewnętrznego oraz składania sprawozdań.

4. Koordynator ZAW współdziała przy wymianie informacji i bieżącej współpracy z funkcjonariuszami i pracownikami komórek kontrolnych Departamentu Ochrony CBA oraz Biura Kontroli i Spraw Wewnętrznych CBA.

Rozdział  8.

Relacje audytu wewnętrznego z innymi instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego

1. Audytorzy wewnętrzni, w zakresie wykonywania swoich zadań, współpracują z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.

2. Podczas rocznego planowania, koordynator ZAW powinien uwzględniać, w miarę możliwości, tematy kontroli Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej "NIK" oraz innych instytucji kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego, w taki sposób, aby unikać nieuzasadnionego nakładania się audytów wewnętrznych z zakresem kontroli i audytów zewnętrznych.

3. Koordynator ZAW powinien przy dokonywaniu analizy ryzyka uwzględniać wyniki kontroli i czynności sprawdzających dokonanych przez NIK oraz inne zewnętrzne instytucje kontroli i audytu zewnętrznego.

4. Audytorzy wewnętrzni porozumiewają się z NIK oraz innymi zewnętrznymi instytucjami kontroli oraz audytu zewnętrznego za pośrednictwem koordynatora ZAW.

5. Dokumenty audytu wewnętrznego, po uzyskaniu akceptacji Szefa CBA, udostępnia NIK oraz innym instytucjom kontroli zewnętrznej lub audytu zewnętrznego koordynator ZAW.