Dziennik resortowy

Dz.Urz.CBA.2012.46

| Akt utracił moc
Wersja od: 30 listopada 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 35/12
SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
z dnia 26 listopada 2012 r.
w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego

Na podstawie art. 27 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. 2012 poz. 621, 627 i 664), zarządza się co następuje:
§  1. Wprowadza się do użytku służbowego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym "Jednolity rzeczowy wykaz akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego", stanowiący załącznik do zarządzenia.
§  2. Materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna, przechowywane w archiwum wyodrębnionym CBA i sklasyfikowane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego do użytku służbowego zarządzeniem nr 13/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 19 listopada 2007 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA Nr 2, poz. 36), nie podlegają przekwalifikowaniu po wejściu w życie niniejszego zarządzenia.
§  3. Traci moc zarządzenie nr 6/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 8 marca 2007 r. w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBANr 2, poz. 29 z późn. zm.).
§  4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.

ZAŁĄCZNIK

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

Spis treści

Zasady klasyfikacji i kwalifikacji akt

Wykaz haseł klasyfikacyjnych pierwszego i drugiego rzędu

Szczegółowa klasyfikacja akt

0 - Zarządzanie

1 - Sprawy kadrowe

2 - Środki rzeczowe

3 - Finanse

4 - Działania analityczne i informacyjne

5 - Czynności kontrolne

6 - Czynności operacyjno-rozpoznawcze

7 - Czynności dochodzeniowo-śledcze

ZASADY KLASYFIKACJI I KWALIFIKACJI AKT

Jednolity rzeczowy wykaz akt Centralnego Biura Antykorupcyjnego stanowi niezależną od struktury organizacyjnej oraz od wewnętrznego podziału kompetencji klasyfikację akt powstających w toku działalności Biura oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie realizowane przez jednostki organizacyjne sprawy i zagadnienia, które zostały opisane w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami określającymi temat grupy spraw oraz kategorią archiwalną. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej umożliwia przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.

Jednolity rzeczowy wykaz akt CBA zawiera rubryki o następujących tytułach:

Symbol klasyfikacji

Tworząc wykaz zastosowano system klasyfikacji dziesiętnej oparty na symbolach numerycznych. Wszystkie zagadnienia występujące w działalności CBA podzielono na 8 klas głównych (oznaczonych liczbami jednocyfrowymi), a następnie podzielono na klasy drugiego rzędu. Te z kolei dzielą się na klasy niższych rzędów. Umożliwia to przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.

Hasło klasyfikacyjne

To sformułowanie słowne zagadnienia, któremu odpowiada właściwy symbol klasyfikacyjny. Podstawę podziału klasy stanowi wspólny temat zagadnień i spraw. Każda klasa otrzymuje swoją nazwę, czyli hasło klasyfikacyjne, które jest merytorycznie powiązane z hasłami wyższego i niższego rzędu.

Hasło klasyfikacyjne w większości przypadków nie stanowi bezpośrednio tytułu teczki. Tytuł teczki powinien być adekwatny do jej zawartości. Jeżeli np. hasło klasyfikacyjne obejmuje kilka rodzajów spraw lub dokumentów (np. 0122 - ewidencja główna), należy dla każdego rodzaju założyć odrębną teczkę. Wspólną cechą opisu poszczególnych teczek będzie symbol klasyfikacyjny (np. 0122), a tytuł każdej teczki będzie wskazywał, czego dotyczy dokumentacja.

Kategoria archiwalna

Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w CBA dzielona jest na dwie kategorie:

1) materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, wieczyście przechowywane, nie podlegające brakowaniu, oznaczone w wykazie akt symbolem "A",

2) dokumentacja niearchiwalna o czasowej wartości praktycznej oznaczana symbolem "B", z tym że:

- symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania1 oznacza się dokumentację, która po upływie tego okresu podlega brakowaniu;

- symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania oznacza się dokumentację, która po upływie tego okresu podlega ekspertyzie wykonywanej w archiwum (ocena ze względu na charakter, treść i wartość archiwalną); w wyniku ekspertyzy teczka może być przekwalifikowana do materiałów archiwalnych, wybrakowana lub okres jej przechowywania może być wydłużony o kolejne lata;

- symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana i niszczona bezpośrednio w komórkach organizacyjnych, ale za zgodą kierownika archiwum.

Kategoria archiwalna dokumentacji jest odrębna dla komórki macierzystej i innej2. Przy kwalifikowaniu dokumentacji należy dokładnie rozgraniczyć obie komórki, ponieważ dokumenty o tej samej tematyce mogą mieć inną kategorię i inny okres przechowywania.

Uwagi

Umieszczono tu dodatkowe informacje, które mają ułatwić właściwe sklasyfikowanie akt:

- przykłady dokumentów mieszczących się w danej klasie (informacji tych nie należy traktować jako zamkniętego katalogu).

- wyjątki dotyczące kategorii archiwalnej oraz okresu przechowywania,

- komentarz dotyczący sposobu postępowania z dokumentami i inne przydatne wyjaśnienia.

Sposób postępowania w przypadku zagrożenia

W tej rubryce wskazano tryb postępowania z dokumentacją w wypadku zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wystąpienia stanu wyższej konieczności. Użyte symbole oznaczają:

E - dokumentacja podlegająca ewakuacji,

P - dokumentacja, którą należy pozostawić na miejscu,

Z - dokumentacja podlegająca zniszczeniu.

Jeżeli w rubryce występuje tylko jeden symbol oznacza to, że odnosi się on do wszystkich rodzajów dokumentacji w danej klasie. Umieszczenie kolejnych symboli oznacza, że dotyczą one wymienionych w uwagach wyjątków (są umieszczone na tej samej wysokości wiersza).

______

1 Okres przechowywania liczony jest w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy, a więc po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla instytucji oraz dla celów kontrolnych.

2 Komórka macierzysta to komórka ostatecznie opracowująca pod względem merytorycznym sprawę i posiadająca całość związanych z tym akt. Komórka inna to komórka wykonująca pomocnicze czynności w sprawie lub otrzymująca egzemplarze akt do wiadomości.

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjne
0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne CBA
01Organizacja
02Akty normatywne, pomoc prawna
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
04Teleinformatyka
05Skargi, wnioski i inne zgłoszenia w sprawach wewnętrznych
06Wydawnictwa. Komunikacja społeczna
07Współdziałanie krajowe
08Współpraca z zagranicą
09Kontrola i audyt wewnętrzny
1SPRAWY KADROWE
10Przepisy dotyczące spraw kadrowych
11Nawiązanie, przebieg i rozwiązanie stosunków służby/pracy
12Sprawy osobowe
13Bezpieczeństwo, higiena i dyscyplina służby/pracy
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
15Sprawy socjalno-bytowe, ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2ŚRODKI RZECZOWE
20Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
21Inwestycje i kapitalne remonty
22Administrowanie i eksploatowanie obiektów w dyspozycji CBA
23Gospodarka materiałowa
24Transport
25Łączność
26Gospodarka energetyczna
27Zamówienia publiczne
3FINANSE
30Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki finansowej
31Systemy ewidencji i plan kont
32Księgowość
33Budżet, finanse. Działalność pozabudżetowa
34Płace i wynagrodzenia
35Fundusze specjalne
36Inwentaryzacja
37Dyscyplina budżetowa
4DZIAŁANIA ANALITYCZNE I INFORMACYJNE
40Przepisy dotyczące czynności analityczno-informacyjnych
41Działalność analityczna
42Czynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnym
43Zgłoszenia, informacje i sygnały zewnętrzne
44Wymiana informacji
5CZYNNOŚCI KONTROLNE
50Przepisy dotyczące czynności kontrolnych
51Roczne plany kontroli
52Kontrole planowe
53Kontrole doraźne
54Współdziałanie z komórkami kontrolnymi delegatur CBA
55Dokumentacja pomocnicza postępowań kontrolnych
6CZYNNOŚCI OPERACYJNO-ROZPOZNAWCZE
60Przepisy dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych i techniki operacyjnej
61Dokumentowanie czynności operacyjno-rozpoznawczych
62Zagadnienia techniki operacyjnej
7CZYNNOŚCI DOCHODZENIOWO-ŚLEDCZE
70Przepisy dotyczące czynności dochodzeniowo-śledczych
71Dokumentowanie czynności dochodzeniowo-śledczych
72Dokumentowanie czynności procesowych w sprawach prowadzonych przez inne podmioty

0 - ZARZĄDZANIE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne CBA
000Narady i odprawy służbowe kierownictwa CBAABCNp. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje.E
Wyjątki:
- materiały pomocnicze do przygotowania posiedzeń i opracowań zbiorczych - kat. B5,Z
- projekty dokumentów - kat. B3.Z
001Narady, odprawy w jednostkach, komórkach organizacyjnych CBAABCNp. protokoły, sprawozdania, wnioski i relacje z ich realizacji.E
002Komisje, zespoły CBA
0020StałeABCNp. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje. Dla każdej komisji/zespołu zakłada się odrębną teczkę.E
0021DoraźneBE5BCNp. porządek obrad, listy obecności, referaty i opracowania sporządzone specjalnie na posiedzenie, głosy w dyskusji i inne wystąpienia, wnioski, protokoły, sprawozdania i relacje. Dotyczy także grup roboczych.E
003Udział w zewnętrznych organach kolegialnychBE5BCP
Wyjątek:
- własne wystąpienia, opinie dotyczące CBA - kat. A.E
004Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnychBCBCNp. zawiadomienia, zaproszenia, pisma okolicznościowe, materiały informacyjne o krótkotrwałym znaczeniu.P
01Organizacja
010Organy nadrzędne i współdziałająceB5BCNp. ustawy, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczych i inne informacje o tych jednostkach.Z
011Organizacja CBA
0110Podstawy prawne działaniaABCE
Wyjątek:
- dokumentacja pomocnicza - kat. BC.Z
0111Struktura i zakres działaniaABCNp. statut, schematy i zarządzenia organizacyjne, regulaminy organizacyjne i ich zmiany, zakresy działania.E
Wyjątki:
- pełnomocnictwa i upoważnienia do podejmowania decyzji w imieniu Szefa (okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności upoważnienia) - kat. BE25.E
- upoważnienia do odbioru poczty, kluczy, do kontroli, do dostępu do zbiorów informacji itp. - kat. B5Z
- korespondencja - kat. B5Z
0112Organizacja działania jednostek organizacyjnych CBABE5BCNp. wytyczne, zalecenia, ustalenia i inne doraźne zarządzenia administracyjne nie mające znaczenia normatywnego kierowników jednostek i komórek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań służbowych oraz informacje dotyczące zmian organizacyjnych.E
0113Przekształcanie i likwidacja jednostek, komórek organizacyjnychBE20BCNp. koncepcje zmian, przeglądy, opracowania dotyczące działalności.E
012Obsługa kancelaryjna
0120Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnejABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
0121Ewidencja pieczęci i stempli, referentek oraz ich odciskówA-Wyjątki:E
- protokoły zdawczo-odbiorcze - kat. B10,
- korespondencja i ewidencja cząstkowa - kat. B5.
Dokumenty dotyczące zamówień i realizacji - przy klasie 2 "środki rzeczowe".
0122Ewidencja głównaA-Np. rejestry dokumentacji, dzienniki ewidencji i inne (rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów), rejestry nośników informacji.E
0123Ewidencja dokumentów korespondencji wchodzącej i wychodzącejBE10-Np. dzienniki korespondencyjne, skorowidze, rejestry. Okres przechowywania dzienników korespondencji liczy się od daty rozliczenia ostatniego dokumentu.E
0124Ewidencja pomocniczaB5BCNp. dzienniki podawcze, książki doręczeń, wykazy przesyłek otrzymanych i nadanych, dowody doręczeń i opłat pocztowych, książki ewidencji szyfrofaksowej, książki kontrolne urządzenia kopiującego dokumenty niejawne, rejestry upoważnień, protokoły zdawczo-odbiorcze dokumentów.

Wyjątek:

- rejestry dotyczące urządzeń identyfikujących (legitymacji, kart magnetycznych, "pastylek Dallas") - kat. BE10

- rejestr szyfrów, plomb, depozytów i inne, karty RWD - kat. BC.

Po utracie ważności legitymacje niszczy się protokolarnie. Dokumentację dotyczącą zagubienia legitymacji włącza się do akt osobowych.

Z
0125Protokoły brakowania i niszczenia dokumentów niearchiwalnych kat. BCB30B30Jeden egz. protokołów brakowania i zniszczenia dokumentów kat. BC pozostaje u wytwórcy.P
0126Korespondencja o charakterze kancelaryjno-manipulacyjnymBCBCNp. pisma przewodnie bez załączników, informacje o krótkotrwałym znaczeniu, zawiadomienia, wezwania, kopie, protokoły rozbieżności, uszkodzenia przesyłki.Z
013Obsługa Archiwum
0130Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu obsługi archiwalnejABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
0131Ewidencja zasobu archiwalnego. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychAANp. spisy zdawczo-odbiorcze, rejestry spisów zdawczo-odbiorczych, dzienniki archiwalne, rejestry wypożyczeń, rejestry kopiowanych dokumentów, spisy akt przekazanych do innych instytucji.E
Wyjątek:
- rejestry pomocnicze - kat. B5.Z
Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego i dokument, na podstawie którego przekazano akta do archiwum pozostaje u wytwórcy lub jego prawnego następcy.
0132Przyjmowanie, opracowywanie i porządkowanie aktB5BCNp. korespondencja, wskazówki o charakterze technicznym.P
0133Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejAANp. protokoły, spisy, zezwolenia na brakowanie dokumentacji kategorii B.E
0134Udostępnianie i wypożyczanie akt, ewidencjaB5BCNp. upoważnienia, korespondencja dotycząca udostępniania i wypożyczania akt do celów służbowych (także sądom i prokuraturom), wydawanie uwierzytelnionych kopii.

Wyjątek:

E
- monity - kat. B3.Z
0135Kwerendy archiwalneBE10BCNp. korespondencja, informacje sporządzone na podstawie akt. Dotyczy zasobu własnego i w innych archiwach.Z
0136Skontrum dokumentacji w archiwumABCNp. decyzje, protokoły, wyjaśnienia, oświadczenia.E
0137Zagubienie, utrata, uszkodzenie dokumentacjiBE5BCWyjątek:

- sprawy dotyczące trwałej utraty dokumentacji - kat. A.

P
0138Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwumBE5BCP
014Zbiory biblioteczne w jednostkach organizacyjnych CBA
0140Ewidencja zbiorów bibliotecznych, skontrumB50-Np. katalogi, inwentarze oraz inne rejestry nabytków i ubytków.

Wyjątek:

- ewidencja pomocnicza - kat. B5.

P
0141Gromadzenie zbiorów bibliotecznychB10BCNp. dokumentacja dotycząca zakupów, prenumeraty, darów, wymiany.P
0142Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB3BCWyjątek:

- rewersy - kat. BC.

P
0143Zagubienie, utrata, zniszczenieB10BCNp. protokoły, szacowanie wartości.P
015Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych
0150Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych w CBAABCTakże wyjaśnienia, opinie, interpretacje.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
0151Organizacja systemu ochrony informacji niejawnychBE10BCNp. plany ochrony informacji niejawnych, decyzje.E
Wyjątki:
- analizy i oceny roczne - kat. A,E
- materiały pomocnicze np. pisma informacyjne, notatki - kat. B5,Z
Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych - przy klasie 044, obsługa kancelaryjna - przy klasie 012, akta postępowań sprawdzających - przy klasie 016.
0152Bieżące działania podejmowane w zakresie ochrony informacji niejawnych, fizyczna ochrona informacji niejawnychBE5BCNp. wnioski o utworzenie, likwidację stanowisk, wnioski o zmianę na stanowisku rejestracji, protokoły z likwidacji stanowisk rejestracji.E
Wyjątki:
- inwentaryzacja dokumentów, wykazy dokumentów - kat. B5,E
- kontrole pomieszczeń i zabezpieczeń - kat. B5,E
- protokoły z otwarcia pomieszczeń, szaf, uruchomienia komputerów, nośników informacji - kat. B3.Z
0153Klasyfikowanie informacji niejawnych, zmiana, zniesienie klauzul.B10BCNp. decyzje, notatki, wyjaśnienia, korespondencja.Z
0154Zwolnienie od obowiązku zachowania tajemnicy państwowej i służbowejBE10BCE
0155Naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnychB5BCNp. meldunki, notatki, materiały z postępowań wyjaśniających, materiały dotyczące utraty lub zagubienia dokumentów.E
016Dostęp osób do informacji niejawnych
0160Stanowiska, rodzaje prac związanych z dostępem do informacji niejawnychB5BCNp. wykazy, zestawienia, kartoteki, upoważnienia do wykonywania czynności kancelaryjnych .E
0161Postępowania sprawdzająceBE20BCNp. teczki postępowań sprawdzających, kontrolnych, odwoławczych, skargowych.E
Wyjątki:
- teczki postępowań umorzonych kandydatów nieprzyjętych do służby/pracy - kat. BE5,
- korespondencja związana z postępowaniami sprawdzającymi - kat. B5,
Decyzje dotyczące konkretnych osób włącza się do ich akt osobowych - przy klasie 120.
0162Ewidencja postępowań sprawdzającychBE50BCNp. rejestry teczek postępowań sprawdzających, kontrolnych, umorzonych, odwoławczych, skargowych, wydanych poświadczeń bezpieczeństwa, wykazy osób posiadających ważne poświadczenie bezpieczeństwa (z art. 34 ustawy o ochronie informacji niejawnych), skorowidze, rejestry, inwentarze.E
0163Korespondencja manipulacyjnaB5BCNp. kopie poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez inne organa, wykazy kandydatów do służby i funkcjonariuszy przyjętych do służby.Z
017Ochrona danych osobowych
0170Dokumentacja zbiorów danych osobowych i ich przetwarzaniaBE10BCNp. wnioski o utworzenie, weryfikację, usuwanie danych osobowych, analizy ryzyka.

Wyjątek:

- ewidencja osób uprawnionych do przetwarzania danych osobowych - kat. B10,

Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych - przy klasie 044.

E
0171Ochrona danych osobowych funkcjonariuszy i pracownikówB5BCZ
0172Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowychB5BCNp. notatki, materiały z czynności wyjaśniających.E
02Akty normatywne, pomoc prawnaOkres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej aktu prawnego. Dla każdego rodzaju normatywów (zarządzeń, decyzji itp.) zakłada się odrębne teczki.
020Zbiór aktów prawnych zewnętrznych, ewidencjaB10BCP
Wyjątki:
- rejestry - kat. B15,P
- przepisy Rady Ministrów (niepublikowane) dotyczące CBA - kat. A.E
021Zbiory aktów prawnych wewnętrznych, ewidencjaNp. komplet podpisanych zarządzeń, decyzji, wytycznych, pism okólnych, instrukcji, porozumień oraz ich rejestry.

Rozpoczęcie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu - we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu.

E
0210Szefa CBAABCE
0211Kierowników jednostek organizacyjnych CBABE30BCWyjątek:

- rejestry - kat. B35.

E
0212Zbiory aktów wewnętrznego kierowania, nie będących aktami prawnymiBE10BCNp. upoważnienia, pełnomocnictwa (prawne, reprezentacyjne), także akta kierowników komórek organizacyjnych.E
022Pomoc prawna
0220Działalność legislacyjnaB10BCNp. projekty aktów prawnych, propozycje uregulowań, uwagi jednostek organizacyjnych, uzgodnienia.E
Wyjątek:
- projekty aktów prawnych nie dotyczących CBA wraz z towarzyszącą im dokumentacją - kat. B5.P
0221Interpretacje, wykładnie przepisów prawnych wewnętrznych, analizy stanu prawnegoABCE
Wyjątek:
- interpretacje, wykładnie przepisów prawnych zewnętrznych oraz analizy stanu prawnego o krótkotrwałym znaczeniu - kat. B5.P
023Sprawy sądowe, ugody, umowyABCWyjątek:

- pełnomocnictwa procesowe - kat. B5.

E
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
030Przepisy dotyczące planowania i sprawozdawczościABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
031Plany wieloletnie i sprawozdania z ich wykonaniaABCWersje ostateczne.E
Wyjątek:
- projekty, uwagi do planów i sprawozdań korespondencja - kat. B5.Z
032Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania
0320ZbiorczeABCWyjątek:

- materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B5.

E
0321Jednostek organizacyjnychABCWyjątek:

- materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B5.

E
0322Komórek organizacyjnychBE5-Wyjątek:

- materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B3.

Brakowanie po stwierdzeniu, że zbiorczy dokument dotyczący jednostki organizacyjnej został złożony do archiwum.

Z
033Plany i sprawozdania okresoweB5BCJeżeli całoroczną działalność obejmuje sprawozdanie za czwarty kwartał, wówczas zalicza się je odpowiednio do klasy 0320, 0321, 0322. Do kat. A kwalifikuje się plany i sprawozdania okresowe, gdy brak opracowań rocznych.E
034Opracowania statystyczne okresoweABCE
Wyjątek:
- cząstkowe - kat. B5.Z
035Publikacje statystyczne spoza CBA, formularzeBCBCP
036Udostępnianie danych statystycznychABCE
04Teleinformatyka
040Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacjiABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
041Rozwój, budowa, wdrażanie, eksploatacja systemów teleinformatycznychBE10BCNp. opracowania, akty wykonawcze, koncepcje, specyfikacje wymagań, uzgodnienia, oferty, zlecenia, umowy, prezentacje, projekt techniczny, dokumentacja techniczna, kody źródłowe programów, schematy systemów, materiały z posiedzeń Komitetu Sterującego i zespołów roboczych, dokumentacja wdrożeniowa systemów teleinformatycznych, protokoły odbioru, harmonogram prac, oceny ich działania.E
042Dyski i nośniki informatyczneBE10BCNp. nośniki i dyski w użyciu z danymi i programami, nośniki i dyski z zabezpieczeniami danych.E
Wyjątek:
- nośniki z oprogramowaniem licencjonowanym - BE5.Z
043Sieć teleinformatyczna CBA
0430Budowa sieci teleinformatycznej CBABE10BCNp. dokumentacja techniczna sieci, wydruki, schematy.E
0431Adresacja i parametry techniczne sieciB10BCNp. dokumentacja adresacji i parametrów sieci, ustawienia urządzeń sieciowych.E
0432Obsługa techniczna i eksploatacyjna sieciBE5BCNp. instrukcje, książki, wydruki kontrolne z eksploatacji sieci.Z
0433Dokumentacja i korespondencja z instytucjami oraz operatorami sieciBE10BCNp. umowy, ustalenia porozumienia, protokoły, korespondencja, uzgodnienia.E
044Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych
0440Standardy ochrony i bezpieczeństwaBE5BCE
0441Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznychBE20BCNp. certyfikaty służb ochrony państwa, świadectwa, licencje, atesty, pozwolenia, dokumentacja.E
0442Procedury bezpieczeństwa systemów teleinformatycznychBE20BCNp. procedury awaryjne, zasilania i archiwizowania danych oraz ich odtworzenia.E
0443Udostępnianie i przetwarzanie danychB5BCNp. instrukcje, książki, wydruki kontrolne z eksploatacji systemu (m.in. wyniki sprawdzeń w bankach danych), materiały pomocnicze.Z
Wyjątki:
- wyniki badań - kat. A,E
- wydruki komputerowe uszkodzone - kat. BC,Z
0444Ochrona kryptograficzna i szyfrowanieBE20BCNp. dokumentacja dotycząca mechanizmów ochrony zastosowanych dla każdego systemu.E
0445Hasła do systemówBCBCNp. polityka haseł, hasła administracyjne do systemów.E
045Eksploatacja systemów i urządzeń teleinformatycznych i łączności
0450Zakup i uruchomienie sprzętuBE5BCNp. oferty, umowy, gwarancje.

Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy.

P
0451Dokumentacja eksploatacyjnaBE5BCNp. instrukcje, książki obsługi, wnioski o usunięcie awarii, zmiany konfiguracji, wnioski o wydanie urządzenia.P
0452Uprawnienia dostępu do systemów i baz danychBE10BCNp. dokumentacja, wypełnione i zaakceptowane wnioski, nadanie i odebranie praw dostępu, pisma w sprawie utworzenia adresu e-mail, itp.P
Wyjątek:
- rejestr użytkowników - kat. B3.
0453Ewidencja teleinformatycznaBE10BCNp. protokoły, dokumenty przekazania sprzętu, serwisowania, zniszczenia itp.P
046Standardy rozwoju teleinformatyki, zakupy teleinformatyczne
0460Standardy i informacje dotyczące systemów teleinformatycznych, oprogramowania i sprzętuBE5BCNp. opracowania własne, standardy i inne informacje dotyczące systemów sprzętu i oprogramowania CBA.Z
0461Dokumentacja do specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla sprzętu i systemów teleinformatycznychBE10BCNp. projekty techniczne, rysunki, załączniki do SIWZ.P
05Skargi, wnioski i inne zgłoszenia w sprawach wewnętrznych
050Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu skarg i wnioskówABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
Przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
051Ewidencja skarg i wnioskówABCTakże korespondencja pomocnicza.E
052SkargiBE10BCE
053WnioskiBE10BCE
054Inne zgłoszenia w sprawach wewnętrznychBE10BCE
055Analizy, oceny, kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wnioskówBE10BCE
06Wydawnictwa. Komunikacja społeczna
060Wydawnictwa
0600Polityka wydawniczaABCNp. plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki.E
0601Wydawnictwa własneABCE
Wyjątek:
- niewykorzystane artykuły, materiały pomocnicze - kat. BC. Na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe i kolejne numery periodyków prowadzi się odrębną teczkę.Z
0602Udział w wydawnictwach obcychB5BCZ
061Komunikacja społeczna
0610Informacje własne o działalności CBA dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialneBE10BCNp. oświadczenia dla mediów publikowane na stronach internetowych.E
0611Informacje zewnętrzne o działalności CBABE10BCNp. wycinki prasowe, komunikaty.E
0612Wywiady z kierownictwem CBA i konferencje prasowe rzecznika prasowego CBABE10BCNp. odpowiedzi na krytykę prasową.E
0613Działalność informacyjno-edukacyjnaB3BCP
062Udostępnianie informacji publicznejB10BCP
07Współdziałanie krajowe
070Przepisy dotyczące współdziałania z innymi jednostkami organizacyjnymiABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
071Współdziałanie z parlamentemBE10BCInterpelacje i zapytania poselskie oraz interwencje i wystąpienia senatorów - przy klasie 424.E
072Współdziałanie z Kancelarią PrezydentaBE10BCE
073Współdziałanie z Kancelarią Prezesa Rady MinistrówBE10BCE
074Współdziałanie z Kolegium do Spraw Służb SpecjalnychBE10BCE
075Współdziałanie z ministerstwami i urzędami centralnymi
0750Współdziałanie z Ministerstwem Spraw WewnętrznychBE10BCE
0751Współdziałanie z ABW, AW, SKW, SWWBE10BCE
0752Współdziałanie z pozostałymi ministerstwami i urzędami centralnymiBE10BCE
076Współdziałanie z prokuraturami i sądamiBE10BCE
077Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami, podmiotami gospodarczymi oraz organizacjami pozarządowymiBE10BCDotyczy także współpracy z placówkami naukowymi.E
078Współdziałanie między jednostkami organizacyjnymi CBAB3BCDotyczy ustaleń ogólnych, konkretne sprawy umieszcza się w klasach merytorycznych.P
079ReprezentacjaB3BCNp. zaproszenia, zawiadomienia, podziękowania, seryjne materiały informacyjne.

Wyjątek:

- w przypadku instytucji i osób szczególnie ważnych - kat. BE5.

P
08Współpraca z zagranicą
080Zasady współpracy
0800Przepisy dotyczące współpracy z zagranicąABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
0801Plany współpracyBE5BCNp. plany wizyt.Z
0802Umowy i porozumieniaABCE
Wyjątki:
- projekty umów, materiały przygotowane w związku z negocjacjami - kat. BE10,E
- dokumentacja pomocnicza - kat. B3.Z
0803Konferencje, sympozja, szkolenia, spotkaniaABC
Wyjątki:E
- dokumenty dotyczące spotkań przedstawicieli poszczególnych komórek organizacyjnych CBA z przedstawicielami zagranicznych organów i instytucji - kat. BE10.E
- materiały dotyczące obsługi - kat. B3.Z
081Zagraniczne wyjazdy służbowe, przyjazdy delegacji zagranicznych
0810Obsługa związana z przygotowaniem realizacji wyjazdu przedstawicieli CBA i przyjazdu gości z zagranicyB5BCNp. wykazy pracowników delegowanych za granicę, preliminarze, programy pobytu, materiały przygotowane w związku z pobytem delegacji, zakwaterowanie, uzgodnienia robocze.Z
0811Sprawozdania z wyjazdów służbowych za granicę, przyjazdów delegacji zagranicznychBE10BCE
082ReprezentacjaBCBCNp. życzenia, gratulacje, wystąpienia okolicznościowe podziękowania.

Wyjątek:

- w przypadku instytucji i osób szczególnie ważnych - kat. BE5.

P
09Kontrola i audyt wewnętrznyNie dotyczy zewnętrznych kontroli merytorycznych prowadzonych przez CBA.
090Przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej, audytuTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
091Kontrole
0910Kontrole zewnętrzne w CBAAB5Np. plany, protokoły, zalecenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń.E
Wyjątek:
- techniczna obsługa kontroli - kat. B3.Z
Akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce.
0911Kontrole wewnętrzne dotyczące działalności jednostek/komórek organizacyjnychAB5Wyjątek:

- protokoły z kontroli doraźnych i z kontroli sprawdzających - kat. BE15.

E
0912Kontrole wewnętrzne zarządzane przez kierownika jednostki/komórki org. we własnej jednostce/komórce org.BE5B5Wyjątek:

kontrola przeciwpożarowa, bezpieczeństwa i higieny pracy/służby, uzbrojenia itp. - kat. B5.

Z
0913Kontrola i monitorowanie projektów realizowanych z udziałem funduszy UEB15BE5P
0914Kontrola dostępu do zbiorów informacji i danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznychB15BE5E
0915Ewidencja kontroliB10-Np. książka kontroli jednostki, rejestr upoważnień do kontroli.

Wyjątek:

- inne rejestry pomocnicze w zakresie działań kontrolnych - kat. B5.

E
092Czynności wyjaśniające pokontrolneB10BCE
093Audyt wewnętrzny
0930Akta stałe audytuABCNp. analiza ryzyka, procedury audytu wewnętrznego, oceny funkcjonowania audytu, upoważnienia.E
0931Akta bieżące audytuABCNp. dokumentacja dotycząca poszczególnych zadań audytowych i czynności doradczych, upoważnienia, oświadczenia pracowników, korespondencja. Każde zadanie audytowe stanowi odrębną sprawę.E
094Kontrola zarządczaABCE

1 - SPRAWY KADROWE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
1SPRAWY KADROWE
10Przepisy dotyczące spraw kadrowychABCTakże interpretacje, opinie prawne.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
11Nawiązanie, przebieg i rozwiązanie stosunków służby/pracy
110Zapotrzebowanie, nabór i badania kandydatów do służby i pracy w CBA
1100Limity etatowe i nabór kandydatówB5BCZ
Wyjątki:
- oferty kandydatów - kat. BE5,E
- dokumentacja kandydatów nieprzyjętych - kat. BE5,

Oferty przyjętych do służby/pracy odkłada się do akt osobowych przy klasie 120. Dokumentację posiedzeń komisji kwalifikacyjnej klasyfikuje się przy klasie 002.

E
1101BadaniaB3BCKategoria obejmuje badania psychologiczne, poligraficzne i lekarskie.

Wyjątek:

- ewidencja dotycząca badań - kat. B50.

Okres przechowywania dokumentacji badań funkcjonariuszy i pracowników liczy się od daty odejścia z CBA.

Z
111Obsługa zatrudnienia
1110Awanse, podwyższenia uposażenia, dodatków, delegowania, przeniesienia, skierowania na badania lekarskie, zakończenia stosunku służby/pracy itp.B5BCAkta dotyczące konkretnych funkcjonariuszy/pracowników odkłada się do ich akt osobowych przy klasie 120.Z
1111Oświadczenia o stanie majątkowymB5BCZ
Wyjątek:
- rejestr - kat. B15.E
112Prace zlecone
1120Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczneBE50BCE
1121Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczneB5BCZ
1122Ewidencja prac zleconych i zezwoleń na wykonywanie pracy dodatkowejB5BCZ
113Wykazy etatówA-E
114Sprawy wojskowe osób zatrudnionychBE5BCReklamacje funkcjonariuszy/pracowników z wojska włącza się do akt osobowych przy klasie 120.Z
12Sprawy osobowe
120Akta osobowe funkcjonariuszy i pracownikówBE50BCDla każdego funkcjonariusza/pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o przyjęcie do służby/pracy, kwestionariusz, świadectwa i dyplomy, decyzje personalne, zakres obowiązków i odpowiedzialności, opinie służbowe, zaświadczenia ze szkoleń wewnętrznych, zobowiązanie do zachowania tajemnicy itd.E
121Pomoce ewidencyjne do akt osobowychB50-Np. spisy, księgi, skorowidze, karty personalne.E
122Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnychB5BCZ
123Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, świadectwa pracy - wydawanie, ewidencjaB3BCŚwiadectwa pracy/służby odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.Z
124Nagradzanie, odznaczanie
1240Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjneB5BCWyjątek:

- wnioski wycofane, załatwione negatywnie oraz obsługa administracyjno-techniczna - kat. BC.

Postanowienia o nagrodach, wyróżnieniach odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.

Z
1241Odznaczenia państwowe i inneBE10BCWyjątek:

- wnioski wycofane, załatwione negatywnie oraz obsługa administracyjno-techniczna kat. BC.

Wnioski, opinie odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.

Z
125Odpowiedzialność dyscyplinarna i porządkowa
1250Czynności wyjaśniająceB10BCZ
Wyjątek:
- rejestr - kat. B15.E
1251Postępowanie dyscyplinarneB10BCZ
Wyjątki:
- rejestr - kat. B15,E
- akta postępowań umorzonych - kat. B3.Z
Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.
1252Pozostała dokumentacja dotycząca czynności wyjaśniających i postępowań dyscyplinarnychB3BCNp. materiały pomocnicze, które nie wchodzą w skład akt postępowań, w tym korespondencja.Z
1253Odpowiedzialność porządkowa i majątkowa pracowników i funkcjonariuszyB10BCZ
1254Inne działania z zakresu utrzymania dyscypliny służbowejB5BCNp. analizy stanów faktycznych, wytyczne, wnioski.Z
13Bezpieczeństwo, higiena i dyscyplina służby/pracy
130Stan bezpieczeństwa i higieny pracy/służbyB5BCNp. analizy, oceny stanu bezpieczeństwa i warunków służby/pracy.P
131WypadkiBE10BCWyjątek:

- dokumentacja dotycząca wypadków zbiorowych, śmiertelnych i skutkujących trwałym inwalidztwem - kat. A.

Dotyczy wypadków przy pracy, w służbie, w drodze do i z pracy, do i ze służby.

E
132ProfilaktykaB10BCDokumentacja w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka w służbie/pracy.Z
133Praca w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowiaBE10BCNp. dokumentacja dotycząca przyznawania urlopów dodatkowych, wnioski, decyzje, oceny ryzyka zawodowego.

Wyjątek:

- rejestr czynników szkodliwych - kat. B40.

P
134Dyscyplina służby/ pracy
1340Dowody obecności w pracyBE5BCNp. listy obecności, ewidencja wyjść, ewidencje godzin pracy w ponadnormatywnym czasie, wykazy zmian godzin pracy.

Wyjątek:

- grafiki dyżurów - kat. BC.

Z
1341Absencje w pracyBE5BCNp. zwolnienia lekarskie, usprawiedliwienia nieobecności.Z
1342Delegacje służboweB3BCTakże rejestr.

Plany, sprawozdania merytoryczne - do odpowiednich klas tematycznych. Rozliczenia finansowe - przy klasie 3.

Z
1343UrlopyB5BCDokumentację dotyczącą urlopów macierzyńskich, ojcowskich i wychowawczych włącza się do akt osobowych przy klasie 120.Z
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
140Programy i roczne plany szkoleńBE10BCE
141SzkoleniaBE10BCE
Wyjątki:
- dokumentacja dot. szkoleń doskonalących, również w zakresie ochrony informacji niejawnych i danych osobowych - kat. B5,Z
- dokumentacja manipulacyjna - kat. B5,Z
- listy uczestników szkoleń - kat. BC.Z
- rejestry ze szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych i danych osobowych - kat. B10Z
142Studia i szkolenia indywidualne organizowane przez instytucje zewnętrzneB5BCWyjątek:

- rejestr zawartych umów szkoleniowych - kat. BE10.

Dokumentacja dotycząca studiów finansowanych przez CBA, wyrażanej zgody na studia, indywidualnie finansowanych kursów i szkoleń - jest włączana do akt osobowych przy klasie 120.

Z
143Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnychBE5BCZ
15Sprawy socjalno-bytowe, ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
150Sprawy socjalno-bytowe
1500Świadczenia w ramach zakładowego funduszu socjalnegoB10BCNp. dokumentacja dotycząca zapomóg, dopłat do wczasów, obozów, kolonii, biletów.Z
1501Zaopatrzenie rzeczowe funkcjonariuszy/ pracownikówB5BCZ
1502Opieka nad funkcjonariuszami/ pracownikamiBE5BCNp. wnioski o zapomogi (bezzwrotne).

Dotyczy także opieki nad rencistami, emerytami, dziećmi.

Z
1503Pomoc w zakresie zaspakajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdyB5BCZ
1504Koleżeńska Kasa Oszczędnościowo- PożyczkowaB10BCDokumentacja księgowa.P
Wyjątek:
- materiały z posiedzeń - kat. B3.P
151Ubezpieczenie osobowe
1510Interpretacje przepisów ubezpieczeniowychB5BCNp. wyjaśnienia i instrukcje ubezpieczycieli.P
1511Ubezpieczenia społeczne i zdrowotneB10BCNp. dokumentacja zgłoszeniowa do ZUS, NFZ (kopie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i kopie dokumentów zmieniających), deklaracje rozliczeniowe składek miesięcznych ZUS, listą wypłat zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych.

Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej.

E
1512Legitymacje ubezpieczenioweB5BCNp. rejestry.Z
1513ZasiłkiB5BCNp. dowody uprawnień do zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych.P
1514Emerytury i rentyB10BCNp. wyliczenia, interwencje, zażalenia.

Wnioski dotyczące wysokości świadczeń, cofnięcia świadczeń odkłada się do akt osobowych przy klasie 120.

E
1515Ubezpieczenia zbioroweB10BCOkres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej.E
152Opieka zdrowotna
1520Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnejBE10BCP
1521Dokumentacja medyczna w zakresie medycyny pracyBE20BCE
1522Opieka psychologicznaB3-Np. konsultacje, opinie, oceny dotyczące predyspozycji do określonego rodzaju służby. Okres przechowywania liczy się od daty odejścia funkcjonariusza/pracownika z CBA.Z

2 - ŚRODKI RZECZOWE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
2ŚRODKI RZECZOWE
20Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnychABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
21Inwestycje i kapitalne remonty
210Dokumentacja techniczna i prawnaB-Okres przechowywania u użytkownika - przez cały czas eksploatacji obiektu.E
211Przygotowanie, realizacja i odbiór inwestycji i kapitalnych remontów, nadzór inwestorski nad inwestycjami i remontamiB10BCNp. umowy, harmonogramy robót, narady, rozliczenia z wykonawcami, materiały opisowe i informacje o realizacji inwestycji, oceny stanu technicznego obiektu.E
22Administrowanie i eksploatowanie obiektów w dyspozycji CBA
220Administracja obiektami
2200Nabywanie i zbywanie nieruchomościABCDokumentacja prawna i techniczna dotycząca nabycia, zbycia, użytkowania wieczystego, a także najmu.

Wyjątek:

- najem, użyczenie - kat. BE5,

Okres przechowywania u użytkownika - cały okres eksploatacji obiektu. Okresy przechowywania liczy się od daty przekazania, zbycia, utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu, wynajmu, użyczenia.

E
2201Przydział i najem lokaliBE10BCNp. umowy o najem lokali

Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu

P
221Eksploatacja obiektów i pomieszczeń
2210Bieżące przeglądy techniczne budynkuBE5BCE
2211Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, pomieszczeńB5BCZ
2212Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, pomieszczeńB5BCNp. dokumentacja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, ogrzewania, wywozu śmieci, utrzymania czystości, dekorowania.Z
2213Eksploatacja obiektów specjalnychBE10BCE
222Podatki i opłaty publiczneB10BCNp. deklaracje, wymiary podatkowe.P
223Działania ochronne
2230Ochrona i zabezpieczenie obiektów oraz osóbBE10BCNp. dokumentacja dotycząca stref ochronnych, materiały dotyczące organizacji służb ochrony i przedsięwzięć usprawniających ochronę i zabezpieczenie obiektów, decyzje, notatki.

Wyjątki:

- dokumentacja związana z fizyczną ochroną obiektu - kat. B5,

- ewidencja dostępu do obiektów, stref ochronnych (identyfikatorów, przepustek) - kat. B5,

- wnioski do systemu kontroli dostępu - kat. B3,

- dokumentacja dotycząca działań konwojowo-ochronnych - kat. B3,

- pisma informacyjne - kat. BC.

Z
2231Ochrona przeciwpożarowaB10BCNp. instrukcje, plany ochrony przeciwpożarowej. Materiały dotyczące kontroli w tym zakresie - przy klasie 0912.Z
2232Ubezpieczenia majątkoweB10BCNp. od pożaru, kradzieży ruchomości, środków transportu, sprawy odszkodowań.

Okres przechowywania liczy się od ekspiracji ubezpieczenia.

E
224Profilaktyka działań ochronnychB5BCZ
225Zarządzanie kryzysowe. Sprawy obronneBE10BCNp. plany operacyjne, programy, kwestionariusze.

Wyjątek:

- korespondencja manipulacyjna, notatki służbowe - kat. BC.

Z
23Gospodarka materiałowa
230Zaopatrzenie materiałoweDokumentacja zamówień - przy klasie 27.
231Obsługa materiałowa środków rzeczowych
2310Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałychB10BCNp. protokoły przychodu i rozchodu, wybrakowania, zniszczenia, księgi inwentarzowe.P
2311Ewidencja środków trwałych i nietrwałychB10BCNp. rejestry, znakowanie, rozdzielniki.

Okres przechowywania liczy się od daty wycofania z eksploatacji.

P
2312Ewidencja osobistego wyposażenia funkcjonariuszy/pracownikówB10BCP
2313Eksploatacja środków trwałych i nietrwałychB10BCNp. korespondencja w sprawie przeglądów, konserwacji, napraw i remontów.P
2314Likwidacja środków trwałych i nietrwałychB10BCNp. dokumenty sprzedaży, wycofania z eksploatacji, protokoły likwidacji.Z
2315Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna środków trwałychB10BCNp. opisy techniczne, instrukcje obsługi, gwarancje, konserwacja, naprawy sprzętu, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania urządzenia z eksploatacji.P
2316Przekazywanie sprzętu, pomieszczeń itp. między jednostkami, komórkami org., funkcjonariuszami, pracownikamiB5BCP
232Drobny inwentarz. Materiały biuroweDokumentacja zamówień - przy klasie 27.
2320MagazynowanieB3BCNp. ewidencja magazynowa.P
2321LikwidacjaB3BCTakże sprzedaż, przekazywanie.P
233Uzbrojenie(broń i amunicja)B10BCNp. dokumentacja przychodowo-rozchodowa.E
Wyjątki:
- wnioski o przydział broni - kat. B5,Z
- konserwacja - kat. B5,E
- rozliczanie amunicji - kat. B5.Z
234Zaopatrzenie w książki i czasopismaB5BCP
235Gospodarka surowcami wtórnymiB5BCP
24Transport
240Zakupy środków transportuB10BCTakże ewidencja.P
241Eksploatacja sprzętu transportowegoB5BCNp. karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, sprzedaż, kasacja.

Wyjątek:

- sprawy garaży, parkingów, eksploatacja samochodów służbowych do celów niesłużbowych - kat. B3.

Dla każdego samochodu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą jego pełną dokumentację. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia samochodu lub wycofania z eksploatacji.

P
242Szkody, wypadki i kolizje w ruchu drogowymB5BCWyjątek:

- ewidencja kolizji i analizy - kat. B10.

P
25Łączność
250Plany, programy, koncesjeABCE
251Zabezpieczenie łączności na okres sytuacji kryzysowych i dużych operacjiB10BCE
252Ewidencja sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB20BCWyjątek:

- dokumenty dotyczące świadectw operatorów radiowych - kat. B10.

E
253Eksploatacja środków łącznościBC-Np. zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji środków bezprzewodowych, przewodowych i urządzeń komutowanych.P
254Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łącznościB3BCP
26Gospodarka energetycznaB3BCNp. dokumenty dotyczące limitów paliw, energii, analizy, oceny.

Wyjątek:

P
- gospodarka paliwowa.Z
27Zamówienia publiczneOkres przechowywania dokumentacji ofert odrzuconych liczy się od momentu zawarcia umowy z wybranym oferentem. Okres przechowywania pozostałej dokumentacji liczy się od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
270Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznychABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
271Dokumentacja zamówień publicznychB5BCNp. akta postępowania przetargowego, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych, wykonawcami, zapotrzebowania, uzasadnienia, oferty, zamówienia, korespondencja związana z realizacją zamówienia.P
272Ewidencja dotycząca zamówień publicznychB20BCNp. rejestry, zestawienia postępowań o zamówienia publiczne, składanych ofert, umów zawartych w wyniku postępowania przetargowego.P

3 - FINANSE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
3FINANSE
30Przepisy dotyczące zagadnień z zakresu gospodarki finansowejABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.P
31Systemy ewidencji i plan kontABCE
32Księgowość
320Dowody księgoweB10BCNp. faktury, rachunki, noty, rejestry - dowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej.P
321Dokumentacja księgowaB10BCNp. dzienniki, ewidencja syntetyczna i analityczna, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych.P
322RozliczeniaB10BCNp. dokumentacja rozliczeń z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), wezwania do zapłaty.Z
323Windykacja należnościB5BCZ
324Uzgadnianie saldB5BCP
325Zakładowy plan kontB5BCP
33Budżet, finanse. Działalność pozabudżetowa
330Obrót gotówkowyB5BCNp. plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, kopie asygnat i kwitariuszy.Z
331Obrót bezgotówkowyB10BCNp. umowy, wzory podpisów, uzgodnienia.P
332Depozyty kasowe, obsługa wadiumB5BCP
333Działalność pozabudżetowaB10BCOrganizacja (powołanie i likwidacja), finansowanie.P
34Płace i wynagrodzenia
340Dokumentacja płac i potrąceń z płac
3400KierownictwaA-E
3401FunkcjonariuszyBE50-E
3402Pracowników cywilnychBE50-E
3403Innych kategorii zatrudnionychBE50-E
341Rozliczenia płacB10BCNp. materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, nagród, premii, potrąceń z płac.Z
342Listy należności i płacBE50-E
Wyjątek:
- kopie - kat. B5.Z
343Kartoteki wynagrodzeńB50-Np. imienne karty zbiorcze za okresy roczne ujmujące zarobki z poszczególnych miesięcy.E
344Rozliczenia podatku dochodowego osób fizycznych PITB5BCZ
345Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotneB50BCE
346Zaświadczenia o płacachBCBCWyjątek:

- ewidencja - kat. B5.

Z
347Księgowość materiałowo-towarowaB10-Np. faktury, karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry.E
35Fundusze specjalne
350Fundusze: dewizowy, zakładowy fundusz nagród, socjalny, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.B10BCNp. korespondencja, dokumentacja księgowa.Z
351Fundusz operacyjnyBE10BCZ
352Dokumentacja środków rzeczowych zakupionych z funduszu operacyjnegoBE10BCZ
36Inwentaryzacja
360Przebieg inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjneB5BCNp. spisy z natury oraz protokoły komisji inwentaryzacyjnych, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zestawienie różnic.

Wyjątek:

- zalecenia pokontrolne - kat. B15.

P
361Kontrola kasyB10BCNp. protokoły i ustalenia pokontrolne.P
37Dyscyplina budżetowaB10BCNp. zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny, informacje, wystąpienie Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych CBA do komisji orzekającej, decyzje komisji orzekającej.P

4 - DZIAŁANIA ANALITYCZNO-INFORMACYJNE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
4DZIAŁANIA ANALITYCZNE I INFORMACYJNE
40Przepisy dotyczące czynności analityczno-informacyjnychABCTakże dotyczące wymiany informacji oraz postępowania ze zgłoszeniami, informacjami i sygnałami zewnętrznymi.E
Wyjątek:Z
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.
41Działalność analityczna
410Sprawy analityczneBE5BCZ
411Analityczne czynności doraźneB3BCZ
412Analizy operacyjneB3BCTakże analizy GIS.Z
413Inne czynności analityczno-informacyjneB3BCE
414Nadzór nad czynnościami analityczno-informacyjnymiBE5BCNp. teczki nadzoru.E
42Czynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnymNp. analizy przedkontrolne, sprawy kontrolne.
420Dotyczące oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczneB5BCP
421Dotyczące decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4B5BCP
43Zgłoszenia, informacje i sygnały zewnętrzneTakże zgłoszenia przekazane przez ministrów i parlamentarzystów.

Nie dotyczy osobowych źródeł informacji.

430Sprawy załatwione bezpośrednioABCE
431Sprawy przekazane do załatwienia wg właściwościBE5BCP
432Sprawy otrzymane do wiadomościB5BCZ
433Opracowania dotyczące zgłoszeńB3BCNp. biuletyny informacyjne.E
434Interwencje, wystąpienia, zapytania i interpelacje parlamentarzystówBE20BCE
44Wymiana informacji
440SprawdzeniaBE5BE5Np. zapytania i sprawdzenia w zbiorach ewidencyjnych, informacje uzupełniające.

Wyjątek:

- sprawdzenia dla podmiotów zewnętrznych w zakresie postępowań sprawdzających oraz bezpieczeństwa przemysłowego - kat. BC.

E
441RejestracjeBE10BE5Np. korespondencja dotycząca m.in. aktualizacji, usunięcia informacji, koordynacji.E
442Wymiana informacji w ramach CEZOPBE20BE5Np. karty sprawdzeń i rejestracji, wyrejestrowań, korespondencja dotycząca koordynacji.E

5 - CZYNNOŚCI KONTROLNE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
5CZYNNOŚCI KONTROLNECzynności przedkontrolne o charakterze analityczno-informacyjnym - przy klasie 42.
50Przepisy dotyczące czynności kontrolnychABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:

- przepisy zewnętrzne - kat. B10.

Z
51Roczne plany kontroliABCTakże wnioski o umieszczenie w planie kontroli.E
52Kontrole planowe
520Kontrole oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczneP
5200Dokumentacja kontroliB15BCP
5201Akta sprawyB5BCP
521Kontrole decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4
5210Dokumentacja kontroliB15BCP
5211Akta sprawyB5BCP
53Kontrole doraźne
530Kontrole oświadczeń majątkowych zgodnie z art.2 ust.1 pkt.5 oraz przestrzegania przepisów wprowadzających ograniczenia w podejmowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne.
5300Dokumentacja kontroliB15BCP
5301Akta sprawyB5BCP
531Kontrole decyzji gospodarczych zgodnie z art.2 ust.1 pkt 4
5310Dokumentacja kontroliB15BCP
5311Akta sprawyB5BCP
54Współdziałanie z komórkami kontrolnymi delegatur CBAB10B5Np. wnioski o zaopiniowanie dokumentów, formularze konsultacyjne, opinie, dokumenty uzgodnieniowe, dokumentacja ze spotkań koordynacyjnych, notatki ze spotkań, pomoce dydaktyczne, wzory formularzy do ogólnego stosowania przy kontroli i w analizach.P
55Dokumentacja pomocnicza postępowań kontrolnychB15BCNp. rejestry kontroli, upoważnień, analiz przedkontrolnych, zarządzeń Szefa CBA dotyczących zniszczenia materiałów uzyskanych w trybie art.23 ust.4 ustawy o CBA, zbiór protokołów zniszczenia materiałów stanowiących tajemnicę bankową itp. uzyskanych w trybie art. 23 ust.4 ustawy o CBA, niestanowiących informacji potwierdzających zaistnienie przestępstw.P

6 - CZYNNOŚCI OPERACYJNO-ROZPOZNAWCZE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
6CZYNNOŚCI OPERACYJNO-ROZPOZNAWCZE
60Przepisy dotyczące czynności operacyjno-rozpoznawczych i techniki operacyjnejABCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
- przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
61Dokumentowanie czynności operacyjno-rozpoznawczych
610Teczki sprawBE5-E
611Teczki osób udzielających pomocy CBABE15-Także teczki kandydatów.E
612Teczki obiektów specjalnychBE10-E
613Meldunki operacyjneB5-Meldunki nie stanowiące elementu sprawy.E
614Dokumenty legalizacyjneBE15-Także dokumentacja związana z uzyskiwaniem i wykorzystaniem dokumentów legalizacyjnych.
615Inne materiały operacyjneBE5-E
62Zagadnienia techniki operacyjnejObiekty specjalne - przy klasie 2213.
620Kierunki rozwoju techniki operacyjnejBE10BCNp. teczki zagadnieniowe.Z
621Teczki zastosowania kontroli operacyjnejBE25-E
622Sprawdzenia oraz ustalenia telekomunikacyjne i teleinformatyczneBCBCE
623Dokumentacja techniczna urządzeń techniki operacyjnejBE10-Z
624Teczki zastosowania środków techniki operacyjnejBE10-E
625Pozostała dokumentacja techniki operacyjnejBE3BCWyjątek:

- materiały pomocnicze - BC.

E

7 - CZYNNOŚCI DOCHODZENIOWO-ŚLEDCZE

Symbol klasyfikacjiHasło klasyfikacyjneKat. arch.

w komórce

UwagiSpwpz *
macierz.innej
7CZYNNOŚCI DOCHODZENIOWO-ŚLEDCZE
70Przepisy dotyczące czynności dochodzeniowo-śledczychBE10BCTakże wyjaśnienia, interpretacje, opinie.E
Wyjątek:
Przepisy zewnętrzne - kat. B10.Z
71Dokumentowanie czynności dochodzeniowo-śledczych
710Teczki sprawDla każdej sprawy zakłada się odrębną teczkę.
7100Akta kontrolne postępowań sprawdzających zakończonych postanowieniem o odmowie wszczęcia postępowania przygotowawczegoBE5BCE
7101Akta kontrolne umorzonych postępowań przygotowawczychBE5BCOkres przechowywania zależny od upływu okresu przedawnienia.E
7102Akta kontrolne pozostałych postępowań przygotowawczychBE5BCTakże rejestry.E
Wyjątek:
- dokumentacja nie wchodząca do akt sprawy - kat. B5.P
Okres przechowywania zależny od upływu okresu przedawnienia.
711Dowody rzeczowe, mienie tymczasowo zajęteB10BCEwidencja i dokumentacja.Z
72Dokumentowanie czynności procesowych w sprawach prowadzonych przez inne podmioty
720Realizacja zadań zleconych przez inne podmiotyBE5BCNp. wystąpienia prokuratorów, sądów w tym zarządzenia o powierzeniu poszczególnych czynności w postępowaniach przygotowawczych oraz dokumentacja ich realizacji.E
721Czynności zlecone na rzecz innych jednostek CBAB3BCNp. wnioski o pomoc prawną i dokumentacja z realizacji.E
722Inicjowanie postępowań przygotowawczychB5BCNp. zawiadomienia o przestępstwie, materiały źródłowe, korespondencja z organami prowadzącymi.E
723Pozostała dokumentacja postępowań karnychB5BCNp. korespondencja dotycząca spraw prowadzonych przez inne podmioty.E
______

*- sposób postępowania w przypadku zagrożenia.