Wprowadzenie "Instrukcji zarządzania dokumentacją w archiwum Służby Wywiadu Wojskowego".
Dz.Urz.MON.2016.135
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 24/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 25 lipca 2016 r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji zarządzania dokumentacją w archiwum Służby Wywiadu Wojskowego"
Na podstawie art. 6 ust. 2i ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352 i 1020) zarządza się, co następuje:
ZAŁĄCZNIK
Instrukcja
w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum Służby Wywiadu Wojskowego.
Instrukcja
w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum Służby Wywiadu Wojskowego.
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
Sposób przygotowania oraz zasady i tryb przekazania dokumentacji do Archiwum SWW
Sposób przygotowania oraz zasady i tryb przekazania dokumentacji do Archiwum SWW
Rozdział 3
Udostępnianie materiałów zgromadzonych w Archiwum SWW
Udostępnianie materiałów zgromadzonych w Archiwum SWW
Rozdział 4
Ewidencja archiwalna
Ewidencja archiwalna
Załącznik Nr 1
WZÓR
SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI 1
WZÓR
SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI 1
...................................................
(podpis upoważnionego
pracownika Archiwum SWW)
Lp. | Nazwa dokumentu (treść) | Nr str. | Numer ewidencyjny dokumentu | Uwagi |
Załącznik Nr 2
WZÓR
KARTA ZAPOZNANIA Z TECZKĄ 2
WZÓR
KARTA ZAPOZNANIA Z TECZKĄ 2
(sygnatura archiwalna)
Lp. | Stopień, imię i nazwisko | Stanowisko służbowe i nazwa jedn. org. | Cel zapoznania się z materiałami | Data | Podpis | Dane identyfikujące pracownika Archiwum SWW, przyjmującego zwrot materiałów |
Załącznik Nr 3
WZÓR
KARTA INFORMACYJNA
WZÓR
KARTA INFORMACYJNA
Lp. | Rodzaje czynności archiwalnych | Data wykonanych prac | Imię i nazwisko pracownika Archiwum SWW | Podpis |
Załącznik Nr 4
WZÓR
OPISU TECZKI
WZÓR
OPISU TECZKI
.................................................. (klauzula teczki) | |
................................................................................ (nazwa instytucji, jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację) | |
................................................. (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) | ........................................... (kategoria archiwalna) |
.................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... (tytuł teczki tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zgromadzonej w teczce) | |
........................................................................... (daty skrajne) | |
................................................................................... (oznaczenie literowe na wypadek zagrożenia) | |
....................................................... (sygnatura archiwalna nadana przez Archiwum SWW) | ............................................ (ilość stron) |
.................................................. (klauzula teczki) |
Załącznik Nr 5
WZÓR
SPIS
WZÓR
SPIS
(nazwa jednostki organizacyjnej)
....................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ........................................................ 3
(nadaje i oznacza Archiwum SWW)
.............................................................
(wymienić nazwę archiwum)
dnia......................................................
(wpisuje archiwum)
Lp. | Oznacze nie wg wykazu akt | Tytuł teczki | Kategoria archiwalna | Data | Ilość stron | Klauzula teczki | Uwagi (informacje o zniszczeniu bądź przekazaniu teczki do archiwum państwowego) | |
rozpoczęcia | zakończenia | |||||||
Razem pozycji: ......................................; ilość metrów bieżących .......................
Przekazał: ............................................ Przyjął: ..................................................
(podpis osoby przekazującej) (podpis osoby przyjmującej
materiały do Archiwum SWW)
.......................................................
(podpis kierownika
jednostki, komórki organizacyjnej)
Załącznik Nr 6
WZÓR
PROTOKÓŁ
WZÓR
PROTOKÓŁ
(nazwa jednostki organizacyjnej)
....................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
PRZEKAZANIA AKT OPERACYJNYCH 4
............................................................
(wymienić nazwę archiwum)
dnia.....................................................
(wpisuje archiwum)
Lp. | Oznaczenie wg wykazu akt | Numer rejestracyjny spawy | Kategoria archiwalna | Data | Ilość stron | Klauzula teczki | Sygnatura archiwalna | Uwagi | |
rozpoczęcia | zakończenia | ||||||||
Razem pozycji: ..........................; ilość metrów bieżących .................
Przekazał: ............................................ Przyjął: ...............................................
(podpis osoby przekazującej) (podpis osoby przyjmującej
materiały do Archiwum SWW)
..............................................
(podpis kierownika
jednostki, komórki organizacyjnej)
Załącznik Nr 7
WZÓR
PROTOKÓŁ
WZÓR
PROTOKÓŁ
(nazwa jednostki organizacyjnej)
....................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
PRZEKAZANIA AKT ....................................................................................................... 5
(wpisać odpowiednio osobowych/ zakończonych postępowań sprawdzających)
...............................................................
(wymienić nazwę archiwum)
dnia........................................................
(wpisuje archiwum)
Lp. | Oznaczenie wg wykazu akt | Nazwisko i imię | Kategoria archiwalna | Data | Ilość stron | Klauzula teczki | Sygnatura archiwalna | Uwagi | |
rozpoczęcia | zakończenia | ||||||||
Razem pozycji: ..............................; ilość metrów bieżących .......................
Przekazał: ............................................ Przyjął: ...............................................
(podpis osoby przekazującej) (podpis osoby przyjmującej
materiały do Archiwum SWW)
............................................
(podpis kierownika
jednostki, komórki organizacyjnej)
Załącznik Nr 8
WZÓR
KSIĘGA EWIDENCJI AKT UDOSTĘPNIONYCH I WYPOŻYCZONYCH 6
WZÓR
KSIĘGA EWIDENCJI AKT UDOSTĘPNIONYCH I WYPOŻYCZONYCH 6
Lp. | Sygnatura archiwalna | Tytuł teczki | Ilość stron | Wypożyczający | Podstawa udostępnienia | Data | Uwagi | ||
Nazwa jednostki organizacyjnej, instytucji | Imię i Nazwisko | Wypożyczenia | Zwrotu | ||||||
Załącznik Nr 9
WZÓR
KARTA OSOBY WYPOŻYCZAJĄCEJ
WZÓR
KARTA OSOBY WYPOŻYCZAJĄCEJ
............................................................................. - ........................................................................................................................................ | ||||||
(nazwisko i imię) | (jednostka organizacyjna - tel. służbowy) | |||||
Lp. | Sygnatura materiałów | Data | Pokwitowanie odbioru | Uwagi | ||
Wypożyczenia | Zwrotu | |||||
Załącznik Nr 10
WZÓR
KARTA UDOSTĘPNIANIA TECZKI
WZÓR
KARTA UDOSTĘPNIANIA TECZKI
Sygnatura archiwalna ................................................................................................................................................................ | ||||
Lp. | Nazwisko i imię wypożyczającego | Jednostka organizacyjna | Data wypożyczenia | Data zwrotu |
Załącznik Nr 11
WZÓR
REJESTR BRAKÓW W TECZKACH 7
WZÓR
REJESTR BRAKÓW W TECZKACH 7
Lp. | Sygn. arch. | Rodzaj dokumentu (strona) | Data stwierdzenia braku | Uwagi |
Załącznik Nr 12
WZÓR
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH 8
WZÓR
REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH 8
Lp. | Data przyjęcia spisu zd-odb. | Nazwa jednostki/komórki organizacyjnej SWW przekazującej spisy | Rodzaj dokumentacji | Data wytworzenia dokumentacji | Liczba teczek | Rozliczenie teczek | Uwagi | |||
według spisu zd- odb. | przyjętych | zniszczono | przekazano | pozostało | ||||||
Załącznik Nr 13
WZÓR
INWENTARZ AKT OPERACYJNYCH 9
WZÓR
INWENTARZ AKT OPERACYJNYCH 9
Sygnatura archiwalna sprawy | Data przyjęcia materiałów | Numer rejestracyjny | Nazwisko, imię, imię ojca, data urodzenia/ Rodzaj sprawy | Liczba tomów | Jednostka/komórka organizacyjna składająca materiały | Nr protokołu przekazania | Okres przechowywania | Uwagi |
Załącznik Nr 14
WZÓR
INWENTARZ AKT OSOBOWYCH 10
WZÓR
INWENTARZ AKT OSOBOWYCH 10
Sygnatura archiwalna | Data przyjęcia materiałów | Dane osobowe (nazwisko i imię funkcjonariusza SWW, imię ojca, data urodzenia) | Liczba tomów | Okres zatrudnienia - jednostka organizacyjna, w której funkcjonariusz SWW był ostatnio zatrudniony | Nr protokołu przekazania/ Jednostka/komórka organizacyjna składająca materiały | Okres przechowywania | Uwagi |
Załącznik Nr 15
WZÓR
INWENTARZ AKT ZAKOŃCZONYCH POSTĘPOWAŃ SPRAWDZAJĄCYCH 11
WZÓR
INWENTARZ AKT ZAKOŃCZONYCH POSTĘPOWAŃ SPRAWDZAJĄCYCH 11
Sygnatura archiwalna | Data przyjęcia materiałów | Numer postępowania | Dane osobowe (nazwisko i imię funkcjonariusza SWW, imię ojca, data urodzenia) | Liczba tomów | Nr protokołu przekazania/ Jednostka organizacyjna składająca materiały | Okres przechowywania | Uwagi |
Załącznik Nr 16
WZÓR
REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE 12
WZÓR
REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE 12
Lp. | Nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej brakującej dokumentację | Daty skrajne | Liczba | Rodzaj dokumentacji/ kategoria archiwalna | Uwagi | |
mb. | pozycji ze spisu | |||||
Załącznik Nr 17
WZÓR
REJESTR UBYTKÓW (REJESTR SPISÓW TECZEK PRZEKAZANYCH) 13
WZÓR
REJESTR UBYTKÓW (REJESTR SPISÓW TECZEK PRZEKAZANYCH) 13
Lp. | Data przekazania materiałów | Nazwa instytucji/ archiwum do której przekazano materiały | Sygnatura archiwalna przekazywanych materiałów | Liczba teczek przekazanych | Rodzaj materiałów | Numer protokołu/ pisma za którym przekazano materiały | Uwagi |