Wprowadzenie instrukcji współdziałania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2010.1.20

Akt obowiązujący
Wersja od: 11 marca 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 6
DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ
z dnia 11 marca 2010 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji współdziałania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej

Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 i ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706) zarządza się, co następuje:
§  1.
Wprowadza się do stosowania instrukcję współdziałania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§  2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

Instrukcja

w sprawie współdziałania komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi w przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej
§ 1.
Dla celów niniejszej instrukcji sytuacja kryzysowa oznacza wszelkie sytuacje nadzwyczajne wymagające od wszystkich właściwych kompetencyjnie komórek Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej Ministerstwem, działań lub gotowości do działania w trybie całodobowym.
§  2.
Za odbiór informacji o sytuacjach kryzysowych ze źródeł zewnętrznych (media, serwisy informacyjne, instytucje państwowe, inne osoby prawne i fizyczne) i wewnętrznych Ministerstwa (placówki, komórki organizacyjne w Centrali) odpowiada Służba Dyżurna Centrum Operacyjnego Ministerstwa, zwana dalej "Służbą Dyżurną".
§  3.
O wystąpieniu sytuacji kryzysowej pracownik Służby Dyżurnej powiadamia koordynatora zarządzania kryzysowego w Centrum Operacyjnym, zwanego dalej "Koordynatorem" lub jego zastępcę. W razie braku kontaktu z Koordynatorem lub jego zastępcą, Służba Dyżurna powiadamia dyrektora Centrum Operacyjnego i z nim ustala wstępny rozdzielnik komunikatu, o którym mowa w § 4 ust. 2.
§  4.
1.
W zależności od źródła informacji, pracownik Służby Dyżurnej ustala wiarygodność i szczegóły:
1)
w dostępnych źródłach otwartych;
2)
poprzez kontakt z właściwymi polskimi przedstawicielstwami za granicą odpowiednimi do sytuacji kanałami łączności, wg kolejności: właściwy kompetencyjnie pracownik merytoryczny, zastępca szefa placówki, szef placówki.
2.
Na podstawie zebranych danych, pracownik Służby Dyżurnej sporządza komunikat zawierający podstawowe informacje o możliwości wystąpienia kryzysu i przesyła go pocztą elektroniczną lub w razie potrzeby innymi kanałami łączności:
1)
dyrektorowi Centrum Operacyjnego;
2)
Koordynatorowi;
3)
zastępcy koordynatora;
4)
komórkom organizacyjnym Ministerstwa właściwym kompetencyjnie do działań w danej sytuacji kryzysowej.
3.
Jeżeli informacje zawarte w komunikacie wskazują na możliwość wystąpienia kryzysu, Koordynator lub jego zastępca zawiadamia przewodniczącego Zespołu Zarządzania Kryzysowego Ministerstwa, zwanego dalej "Przewodniczącym Zespołu" i występuje z propozycją uruchomienia działań kryzysowych.
4.
Przewodniczący Zespołu:
1)
decyduje o rozpoczęciu działań kryzysowych lub poleca Centrum Operacyjnemu ustalenie dodatkowych okoliczności;
2)
w przypadku decyzji o rozpoczęciu działań kryzysowych wyznacza spośród komórek organizacyjnych Ministerstwa komórkę kierującą i, o ile zachodzi taka potrzeba, komórkę wspierającą lub komórki wspierające;
3)
ustala tryb współpracy z Rzecznikiem Prasowym Ministerstwa;
4)
może zwołać, zależnie od oceny uzyskanych informacji, zebranie Zespołu Zarządzania Kryzysowego Ministerstwa, zwanego dalej "Zespołem" albo poszczególnych osób wchodzących w skład Zespołu;
5)
zleca Koordynatorowi zwołanie zebrania osób - wyznaczonych, zgodnie z § 6 ust. 4 zarządzenia Nr 14 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 lipca 2009 r. w sprawie powołania zespołu zarządzania kryzysowego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 4, poz. 47, z późn. zm.), z komórki kierującej i komórek wspierających do współpracy z Koordynatorem - zwanych dalej "grupą roboczą";
6)
w miarę potrzeb powołuje ekspertów, w tym spoza Ministerstwa, w celu wsparcia działań kryzysowych resortu;
7)
decyduje o ewentualnym uruchomieniu kryzysowego call centre, obsługiwanego przez przeszkolonych członków rezerwy konsularnej Ministerstwa;
8)
decyduje o ewentualnym wysłaniu w rejon kryzysu przeszkolonych pracowników rezerwy konsularnej Ministerstwa;
9)
podejmuje, na wniosek dyrektora komórki kierującej i Koordynatora, decyzję o zakończeniu działań w trybie kryzysowym.
5.
Koordynator w szczególności:
1)
ustala z dyrektorem komórki kierującej procedurę działań dla danej sytuacji i nadzoruje jej realizację;
2)
ustala rozdzielnik dla wszystkich dalszych informacji dotyczących sytuacji kryzysowej, przesyłanych w obrębie Ministerstwa;
3)
określa podmioty zewnętrzne, które będą odbiorcami informacji;
4)
informuje członków Zespołu i grupy roboczej o trybie dalszych działań kryzysowych;
6.
Dyrektor komórki kierującej w szczególności:
1)
wyznacza, na wniosek Koordynatora, pracowników komórki kierującej do wsparcia Służby Dyżurnej oraz ustala i podaje do wiadomości Koordynatora tryb dyżurów zmianowych swoich pracowników, wspierających Służbę Dyżurną;
2)
zapewnia wsparcie merytoryczne w sprawie;
3)
odpowiada za sporządzanie przez komórkę kierującą, w miarę rozwoju sytuacji kryzysowej, analiz merytorycznych, przesyłanych przez Służbę Dyżurną właściwym kompetencyjnie adresatom w formie komunikatów mailowych;
4)
wnioskuje, w porozumieniu z Koordynatorem, do Przewodniczącego o zakończenie działań kryzysowych, kiedy sytuacja już nie uzasadnia dalszego prowadzenia tych działań.
§  5.
Centrum Operacyjne zapewnia:
1)
koordynację działań kryzysowych;
2)
przepływ informacji, w formie komunikatów mailowych, połączeń telefonicznych lub innych;
3)
utrzymywanie łączności z podmiotami zewnętrznymi oraz placówkami;
4)
organizację przyjazdu do Ministerstwa oraz zapewnienie miejsca pracy dla osób spoza resortu, współpracujących z Zespołem zgodnie z decyzją Przewodniczącego Zespołu;
5)
kontakty robocze z instytucjami zewnętrznymi w zależności od charakteru sytuacji kryzysowej.
§  6.
Centrala Ministerstwa kontaktuje się z placówkami w rejonie kryzysu za pośrednictwem Służby Dyżurnej. Placówka podaje bezpośrednie numery telefonów do swoich pracowników, wyznaczonych do prowadzenia działań kryzysowych. W porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym Ministerstwa, Służba Dyżurna kieruje przedstawicieli mediów wprost do danej placówki lub działa w inny wskazany przez Rzecznika Prasowego Ministerstwa sposób.
§  7.
O przekazaniu informacji o sytuacji kryzysowej do Rządowego Centrum Bezpieczeństwa decyduje Przewodniczący Zespołu, o czym powiadamia Służbę Dyżurną.
§  8.
1.
Służba Dyżurna przekazuje komunikat zawierający podstawowe informacje o możliwości wystąpienia kryzysu do Rządowego Centrum Bezpieczeństwa:
1)
drogą elektroniczną, jeżeli treść informacji jest jawna;
2)
systemem OPAL, jeżeli treść informacji ma klauzulę "zastrzeżone";
3)
z wykorzystaniem łączności szyfrowej obsługiwanej przez Biuro Informatyki i Telekomunikacji, jeżeli treść informacji ma klauzulę wyższą.
2.
We wszystkich przypadkach Służba Dyżurna nawiązuje także łączność telefoniczną przez tzw. linię rządową z dyżurnym Rządowego Centrum Bezpieczeństwa.
§  9.
W zależności od rozwoju sytuacji Przewodniczący, w porozumieniu z Koordynatorem w trybie § 2, ust. 2 zarządzenia Nr 14 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 lipca 2009 r., decyduje o nawiązaniu kontaktu z właściwymi kompetencyjnie podmiotami zewnętrznymi poza Rządowym Centrum Bezpieczeństwa i określa formę współpracy (łączność, spotkania, wymiana danych teleadresowych, częstotliwość i forma informacji). Informacje będą przekazywane według schematu opisanego w § 8.
§  10.
Służba Dyżurna informuje Rządowe Centrum Bezpieczeństwa o podjęciu współdziałania z podmiotami zewnętrznymi oraz informuje o rozdzielniku, na który będzie przekazywała informacje w trakcie działań kryzysowych.
§  11.
O ile sytuacja tego wymaga, Przewodniczący Zespołu zwraca się do Ministra Spraw Zagranicznych, proponując wystąpienie z wnioskiem do Prezesa Rady Ministrów o zwołanie posiedzenia Rządowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
§  12.
W przypadku uruchomienia działań kryzysowych na szczeblu Rządowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego tryb wymiany informacji między Służbą Dyżurną, a właściwymi kompetencyjnie komórkami organizacyjnymi w innych instytucjach administracji państwowej - pozostaje jak w § 8.