Wprowadzenie Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej.
Dz.Urz.GUS.2016.1
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 1
PREZESA GŁÓWNEGO URZĘDU STATYSTYCZNEGO
z dnia 8 stycznia 2016 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej
ZAŁĄCZNIK
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
ROZDZIAŁ 2
Organizacja archiwów jednostek statystyki publicznej
Organizacja archiwów jednostek statystyki publicznej
ROZDZIAŁ 3
Zadania archiwów jednostek statystyki publicznej
Zadania archiwów jednostek statystyki publicznej
ROZDZIAŁ 4
Personel i lokal archiwum
Personel i lokal archiwum
ROZDZIAŁ 5
Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
ROZDZIAŁ 6
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
ROZDZIAŁ 7
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
ROZDZIAŁ 8
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
ROZDZIAŁ 9
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
ROZDZIAŁ 10
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
ROZDZIAŁ 11
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
ROZDZIAŁ 12
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Załącznik Nr 1
Warunki wilgotności i temperatury
w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
Warunki wilgotności i temperatury
w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego
Rodzaj dokumentacji | Właściwa temperatura powietrza (w °C) | Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w °C) | Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) | Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH) | ||
min. | maks. | min. | maks. | |||
1. Papier | 14 | 18 | 1 | 30 | 50 | 3 |
2. Dokumentacja audiowizualna: | ||||||
a) fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy) | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
b) fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa | 3 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
c) taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku | 8 | 18 | 2 | 20 | 50 | 5 |
3. Informatyczne nośniki danych | 12 | 18 | 2 | 30 | 40 | 5 |
Załącznik Nr 2
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
[Nazwa jednostki organizacyjnej]
[Nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację]
dokumentacji wyłączonej
z elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)
przekazanej dnia [data przekazania]
Lp. | Znak teczki | Tytuł teczki | Daty skrajne | Kat. akt | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Spis przygotował: Spis przyjął:
[Imię i nazwisko osoby, [Imię i nazwisko kierownika [Imię i nazwisko pracownika
która sporządziła spis] komórki organizacyjnej archiwum zakładowego]
zdającej akta]
[Podpis] [Podpis] [Podpis]
Załącznik Nr 3
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
[Nazwa jednostki organizacyjnej]
[Nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację]
materiałów statystycznych
przekazanych dnia [data przekazania]
Lp. | Znak teczki (kod badania) | Tytuł teczki | Lata, których dotyczy badanie od-do | Daty skrajne wytworzenia materiałów | Kat. akt | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Spis przygotował: Spis przyjął:
[Imię i nazwisko osoby, [Imię i nazwisko kierownika [Imię i nazwisko pracownika
która sporządziła spis] komórki organizacyjnej archiwum zakładowego]
zdającej materiały]
[Podpis] [Podpis] [Podpis]
Załącznik Nr 4
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
[Nazwa jednostki organizacyjnej]
[Nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację]
dokumentacji przechowywanej
w składzie chronologicznym [typ składu chronologicznego]
przekazanej dnia [data przekazania]
Lp. | Symbol pudła | Identyfikator pierwszej i ostatniej przesyłki | UNP pierwszej i ostatniej przesyłki | Rok rejestracji dokumentów | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Spis przygotował: Spis przyjął:
[Imię i nazwisko osoby, [Imię i nazwisko kierownika [Imię i nazwisko pracownika
która sporządziła spis] komórki organizacyjnej archiwum zakładowego]
prowadzącej skład]
[Podpis] [Podpis] [Podpis]
Załącznik Nr 5
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
Wzór
Spis zdawczo-odbiorczy nr [numer spisu]
[Nazwa jednostki organizacyjnej]
[Nazwa komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację]
dokumentacji przechowywanej
w składzie informatycznych nośników danych
przekazanej dnia [data przekazania]
Lp. | Identyfikator przesyłki | Typ nośnika | UNP pisma | Numer seryjny nośnika | Rok zarejestrowania przesyłki | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Spis przygotował: Spis przyjął:
[Imię i nazwisko osoby, [Imię i nazwisko kierownika [Imię i nazwisko pracownika
która sporządziła spis] komórki organizacyjnej archiwum zakładowego]
prowadzącej skład]
[Podpis] [Podpis] [Podpis]
Załącznik Nr 6
Wzór
Przesyłki na nośniku papierowym odwzorowane w całości
Wzór
Przesyłki na nośniku papierowym odwzorowane w całości
Biuro Administracyjne
GUS-BA02-2015-1-1
GUS15010200001-GUS15030100050
UNP_2015-00001-UNP_2015-21015
2015
Sygnatura
[numer spisu zd.-odb./numer pozycji spisu]
Załącznik Nr 7
Wzór
Przesyłki na informatycznym nośniku danych, których zawartość nie została przeniesiona w całości do systemu EZD
Wzór
Przesyłki na informatycznym nośniku danych, których zawartość nie została przeniesiona w całości do systemu EZD
Biuro Administracyjne
GUS-BA02-2015-4-1
GUS15010500003-GUS1512300005
UNP_2015-00201-UNP_2015-55230
2015
Sygnatury:
od [numer spisu zd.-odb./numer pierwszej pozycji spisu]
do [numer spisu zd.-odb./numer ostatniej pozycji spisu]
Załącznik Nr 8
Wzór
Kontrole z ramienia Prezesa GUS
Wzór
Kontrole z ramienia Prezesa GUS
Gabinet Prezesa
GUS-GP04.0910 KATEGORIA BE10
2014
Sygnatura teczki
[numer spisu zd.-odb./numer teczki]
Załącznik Nr 9
Wzór
Badanie stanu zatrudnienia (Z-01)
Wzór
Badanie stanu zatrudnienia (Z-01)
Departament Statystyki Społecznej
(przekazał Departament Badań Demograficznych i Rynku Pracy)
GUS-DS-Kod badania 12851 KATEGORIA A
Tablica zbiorcza
Pracujący w gospodarce narodowej według sekcji EKD, w podziale na sektory i formy własności, według województw - stan w dniu 30 IX 2001 r.
2001
Data sporządzenia - 2002 r.
Sygnatura teczki
[numer spisu zd.-odb./numer teczki]
Załącznik Nr 10
Wzór
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Wzór
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisu | Data przejęcia akt | Nazwa komórki przekazującej akta | Liczba teczek | Kat. arch. | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik Nr 11
Wzór wniosku o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w systemie EZD
Wzór wniosku o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w systemie EZD
Data: | Wniosek o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w systemie EZD |
Wnioskujący: ........................................................................................................................................................... Komórka organizacyjna: ....................................................................................................................................... | |
Proszę o udostępnienie w okresie od ....................................................... do ....................................................... akt spraw powstałych w komórce organizacyjnej ................................................................................................................................................................................ z lat ............................................................................................................... o znakach lub/i datach skrajnych: ................................................................................................................................................................................ i upoważniam do ich wykorzystania Pana/Panią: ................................................................................................................................................................................ |
Załącznik Nr 12
Wzór karty udostępnienia dokumentacji
Wzór karty udostępnienia dokumentacji
[Nazwa jednostki] | |
A. Karta udostępnienia dokumentacji nr ................... | |
Wypełnia wnioskujący | |
Proszę o udostępnienie do wglądu/wypożyczenie* Sygnatura (nr spisu/nr pozycji): .......................................................... Uwagi: ................................................................................................ | |
Wnioskujący: ...................................................................................... Komórka organizacyjna: .................................................................... Zgoda przełożonego: .......................................................................... Data i podpis wnioskującego: ............................................................ | |
Komórka, która wytworzyła dokumentację: ...................................... ............................................................................................................. Zgoda kierownika komórki będącej wytwórcą bądź spadkobiercą dokumentacji lub prowadzącego archiwum**: ............................................................................................................. | |
Wypełnia archiwum | |
Data zwrotu: ....................................................................................... Podpis przyjmującego zwrot: ............................................................. Uwagi o stanie zwróconych akt: ........................................................ ............................................................................................................. ............................................................................................................. | |
Miejsce przechowywania dokumentacji: Magazyn: .............................. Nr regału: ............. Nr półki: ............. Data wydania dokumentacji z magazynu: ......................................... Data przyjęcia do magazynu: ............................................................. Podpis przyjmującego akta: ............................................................... – - – -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– -– - | |
" | [nazwa jednostki] |
B. Karta udostępnienia dokumentacji nr ....................... (potwierdzenie zwrotu) | |
Wypełnia wnioskujący | |
Proszę o udostępnienie do wglądu/wypożyczenie* Sygnatura (nr spisu/nr pozycji): ......................................................... Uwagi: ................................................................................................ | |
Wnioskujący: ..................................................................................... Komórka organizacyjna: .................................................................... Data i podpis wnioskującego: ............................................................ | |
Wypełnia archiwum | |
Data zwrotu: ....................................................................................... Podpis przyjmującego zwrot: ............................................................. Uwagi o stanie zwróconych akt:.......................................................... ............................................................................................................. ............................................................................................................. | |
* Właściwe zakreślić. ** Wypełnić, jeśli wypożyczający nie jest pracownikiem komórki, która jest wytwórcą lub spadkobiercą dokumentacji. |
Załącznik Nr 13
Wzór
OŚWIADCZENIE
Wzór
OŚWIADCZENIE
(imię i nazwisko, tytuł naukowy)
...........................................................
...........................................................
(adres)
Oświadczam, że pracuję/studiuję/pracuję i studiuję* (uczelnia, wydział) .............................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
na stanowisku (względnie rok studiów) .......................................................................................
Materiały archiwalne potrzebne mi są do opracowania służbowego/pracy magisterskiej/pracy
doktorskiej/pracy naukowej (pod redakcją)* lub ..........................................................................
.......................................................................................................................................................
pt.: .................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
obejmującej okres .........................................................................................................................
Znany mi jest regulamin udostępniania materiałów archiwalnych; zobowiązuję się do ścisłego przestrzegania jego postanowień oraz do bezpłatnego przekazania do Archiwum GUS 1 egz. opublikowanej pracy opartej o wykorzystane materiały.
........................... ...........................
(data) (podpis)
Załącznik Nr 14
Wzór
PROTOKÓŁ NR ....................
Wzór
PROTOKÓŁ NR ....................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
w sprawie: 1) zaginięcia/2) uszkodzenia/3) stwierdzenia braków*
akt wypożyczonych z archiwum zakładowego
sporządzony dnia .....................
Stwierdza się, że dokumentacja oznaczona sygnaturą .................................................................
wypożyczona z archiwum dnia ................................ karta udostępnienia nr ...............................
przez .............................................................................................................................................
(imię i nazwisko, tytuł służbowy)
.......................................................................................................................................................
(stanowisko pracy/komórka organizacyjna)
1) zaginęła
2) uległa zniszczeniu, a mianowicie ...........................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3) ma niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt .....................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Dnia .....................................
......................................................... .........................................................
(podpis prowadzącego archiwum) (podpis wypożyczającego akta)
.............................................................................
(podpis przełożonego wypożyczającego akta)
Załącznik Nr 15
Wzór
EWIDENCJA UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI
Wzór
EWIDENCJA UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI
Lp. (nr karty udostępnienia dokumentacji) | Nazwisko i imię korzystającego z akt | Komórka organizacyjna | Sygnatura | Data udostępnienia | Data zwrotu | Sposób udostępnienia (wypożyczenie/udostępnienie na miejscu) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Załącznik Nr 16
Wzór
PROTOKÓŁ NR ................
Wzór
PROTOKÓŁ NR ................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
wycofania akt z ewidencji archiwum zakładowego
w związku z ponownym wszczęciem sprawy w komórce organizacyjnej
sporządzony dnia ..........................
W związku z ponownym wszczęciem sprawy w ..........................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
....................................................................... wycofuje się z ewidencji archiwum zakładowego
następujące teczki spraw zakończonych .......................................................................................
(podać znak sprawy, tytuł sprawy, sygnaturę archiwalną)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
......................................... .........................................
(archiwista zakładowy) (odbierający akta)
Załącznik Nr 17
Wzór
Spis dokumentacji niearchiwalnej
Wzór
Spis dokumentacji niearchiwalnej
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp. | Nr i lp. spisu zdawczo- -odbiorczego | Symbol z wykazu akt lub symbol badania | Tytuł teczki | Daty skrajne | Liczba tomów | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Załącznik Nr 18
Wzór
Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do dalszego przechowywania
Wzór
Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do dalszego przechowywania
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Lp. | Nr i lp. spisu zdawczo- -odbiorczego | Komórka będąca wytwórcą lub spadkobiercą akt | Tytuł teczki | Daty skrajne | Wskazany czas dalszego przechowywania | Nowa kategoria archiwalna |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Zatwierdzam wydłużenie okresu przechowywania
powyższej dokumentacji
...................................................................................
(podpis dyrektora jednostki lub jego zastępcy)
Załącznik Nr 19
Wzór
Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego za rok .................
Wzór
Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego za rok .................
Prowadzący archiwum | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Imię i nazwisko | Stanowisko | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Lokal archiwum | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Miejsce pracy archiwisty* | odrębne pomieszczenie/wspólne z innymi pracownikami/w pomieszczeniu magazynowym | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Miejsce korzystania z dokumentacji* | odrębna czytelnia/stałe wyznaczone miejsce/doraźne miejsce/brak | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Magazyn archiwalny* | ilość pomieszczeń | powierzchnia | ilość wolnego miejsca (m.b.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zasób archiwum | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Dokumentacja nieelektroniczna | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Stan na 1.01 | Przyjęto | Wybrakowano | Przekazano do a.p. | Wycofano | Przekwalifikowano z kat. В | Stan na 31.12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A | В | skład | A | В | skład | В | A | A | B | A | A | В | skład | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ogółem | j.a. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
m.b. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
W tym | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
j.a. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
m.b. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
j.a. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
m.b. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Dokumentacja elektroniczna w systemie EZD (ilość spraw) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Stan na 1.01 | Przyjęto | Wybrakowano | Przekazano do a.p. | Wycofano | Przekwalifikowano z kat. В | Stan na 31.12 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A | В | A | В | A | B | A | В | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ogółem | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
W tym | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Skład informatycznych nośników danych | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Stan na 1.01 | Przyjęto | Wybrakowano | Przekazano do a.p. | Wycofano | Stan na 31.12 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | nośniki (szt.) | przesyłki (szt.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ogółem | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
W tym | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Udostępnianie | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sprawy EZD | Przesyłki ze składu chronologicznego | Nośniki informatyczne ze składu | J.a. dokumentacji nieelektronicznej | Liczba osób korzystających | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
na miejscu | poza archiwum | na miejscu | poza archiwum | na miejscu | poza archiwum | na miejscu | poza archiwum | na miejscu | poza archiwum | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ogółem | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
W tym | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
* Właściwe zakreślić.
Sprawozdanie sporządził ...................................................................