Wprowadzenie instrukcji techniczno-biurowej w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2016.52

Akt utracił moc

Wersja od: 18 listopada 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 50

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 18 listopada 2016 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji techniczno-biurowej w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2016 r. poz. 277) zarządza się, co następuje

§ 1. Wprowadza się w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Kasą", Instrukcję techniczno-biurową w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 47 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 27 czerwca 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji techniczno-biurowej w zakresie dochodów i rozliczeń składek na ubezpieczenie społeczne rolników oraz ubezpieczenie zdrowotne.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja techniczno-biurowa w zakresie wykonywania zadań dotyczących

podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu

zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia

Spis treści

Dział 1. Postanowienia ogólne

Dział 2. Ubezpieczenie społeczne rolników

Rozdział 1. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rejestru i ewidencji płatników składek oraz osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników

Rozdział 2. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie ustalania podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ustalania wymiaru składek

Rozdział 3. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rozliczeń z płatnikami składek i poboru składek na ubezpieczenie społeczne rolników

Rozdział 4. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie rozliczeń należności z tytułu składek i księgowania na kontach płatników składek

Rozdział 5. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie uzgadniania zaksięgowanych obrotów i wyprowadzonych sald

Rozdział 6. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie sporządzania sprawozdań statystycznych i zestawień

Rozdział 7. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie sporządzania zestawień obrotów, obrotów netto i wpływów oraz rozliczenia przypisanych składek i wpływów

Rozdział 8. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie uzgodnień obrotów i sporządzania sprawozdań

Dział 3. Ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział 1. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rejestru i ewidencji płatników składek oraz osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu

Rozdział 2. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie poboru składek na ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział 3. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rozliczeń z płatnikami składek i poboru składek na ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział 4. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie przekazywania danych ewidencyjnych osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu do Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) i prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie jednoczesnego podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w KRUS i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)

Rozdział 5. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie zamknięcia okresu rozliczeniowego

Dział 4. Rozliczenie kont płatników składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne

Dział 5. Przymusowe dochodzenie należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział 1. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie czynności poprzedzających wszczęcie przymusowego dochodzenia należności

Rozdział 2. Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie wszczęcia przymusowego dochodzenia należności

Rozdział 3. Zadania pracownika ubezpieczeń w czasie trwania przymusowego dochodzenia należności

Rozdział 4. Zadania pracownika w zakresie zabezpieczenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne poprzez wpis hipoteki do ksiąg wieczystych nieruchomości dłużnika

Dział 6. Przekazywanie zadań z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego między jednostkami organizacyjnymi KRUS

Dział 7. Współpraca komórki ds.ubezpieczeń z innymi komórkami organizacyjnymi

Dział  1.

Postanowienia ogólne

§  1. 

1. Instrukcja techniczno-biurowa w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia zwana dalej "instrukcją" określa zasady oraz tryb wykonywania czynności w zakresie ewidencji ubezpieczonych i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne rolników i na ubezpieczenie zdrowotne.

2. Określony w instrukcji tryb i zasady postępowania zapewniają jednolity sposób ewidencjonowania i rozliczania składek oraz dochodzenia należności na ubezpieczenie społeczne rolników i na ubezpieczenie zdrowotne.

3. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) akta sprawy - dokumentację, w szczególności papierową, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwienia i rozstrzygania,

2) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwieniu sprawy lub akceptacja treści pisma,

3) aprobata - zatwierdzenie w systemie informatycznym treści lub sposobu załatwienia sprawy,

4) fundusz - fundusz emerytalno-rentowy, fundusz składkowy (wypadkowy, chorobowy i macierzyński) ubezpieczenia społecznego rolników,

5) jednostka organizacyjna - oddział regionalny lub placówkę terenową Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,

6) komórka organizacyjna - zespół, wydział, referat, samodzielne stanowisko pracy, wieloosobowe stanowisko pracy,

7) komórka ds. ubezpieczeń - wydział ubezpieczeń, referat ubezpieczeń, samodzielny referat, samodzielne stanowisko pracy lub wieloosobowe stanowisko pracy w jednostce organizacyjnej,

8) należności z tytułu składek - składki na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne, należne od nich odsetki za zwłokę i koszty upomnienia,

9) płatnik składek - osobę zobowiązaną lub organ/podmiot zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne rolników i/lub na ubezpieczenie zdrowotne,

10) pracownik ubezpieczeń - pracownika komórki ds. ubezpieczeń,

11) rejon - przedział/przedziały kont płatników składek lub zakres kont płatników składek przydzielony pracownikowi ubezpieczeń,

12) składki - składki na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne,

13) teczka aktowa - teczkę, skoroszyt, segregator, itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw w postaci nieelektronicznej objętych tą samą klasą ustaloną jednolitym rzeczowym wykazem akt, jak również teczkę obejmującą akta jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą,

14) teczka zbiorcza płatnika - teczkę tworzoną dla akt płatnika składek na ubezpieczenie społeczne lub akt płatnika składek na ubezpieczenie zdrowotne albo dla rolnika, za którego składki są refundowane zawierającą zbiór dokumentów i korespondencji z zakresu podlegania ubezpieczeniu, rozliczeń i dochodzenia należności z tytułu składek płatnika i osób ubezpieczonych powiązanych z płatnikiem itd.,

15) terminarz spraw - teczkę ze sprawami oczekującymi na odpowiedź lub potwierdzenie odbioru dokumentów przez adresata,

16) ubezpieczenie - ubezpieczenie społeczne rolników, ubezpieczenie zdrowotne.

Dział  2.

Ubezpieczenie społeczne rolników

Rozdział  1.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rejestru i ewidencji płatników składek oraz osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników

§ 2. Do zadań pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rejestru i ewidencji płatników składek oraz osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników należy:

1) prowadzenie urządzeń służących do ewidencji płatników składek i ubezpieczonych,

2) podział wpływających dokumentów i korespondencji,

3) załatwianie korespondencji i udzielanie informacji w sprawach dotyczących ewidencji okresów ubezpieczenia,

4) oznaczenie numerem konta płatnika nadanym w systemie informatycznym dokumentów i korespondencji wpływającej do komórki ds. ubezpieczeń,

5) ewidencjonowanie okresu podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników.

§ 3. Podstawę wpisu do rejestru ubezpieczonych w systemie informatycznym stanowi:

1) zgłoszenie do ubezpieczenia (druk KRUS UD-2),

2) wniosek rolnika lub domownika o objęcie ubezpieczeniem (druk KRUS UD-5),

3) wniosek o objęcie ubezpieczeniem emerytalno-rentowym i finansowanie składki na to ubezpieczenie z dotacji budżetu państwa w związku ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem,

4) wniosek o objęcie ubezpieczeniem emerytalno-rentowym w związku z pobieraniem świadczenia pielęgnacyjnego lub specjalnego zasiłku opiekuńczego albo zasiłku dla opiekuna ( druk KRUS UD-84a/2015_10),

5) inne zgromadzone dokumenty stanowiące materiał dowodowy, np. karta ewidencyjna ubezpieczonego przekazana z urzędu gminy.

§ 4. W celu zarejestrowania płatnika składek pracownik ubezpieczeń dokonuje następujących czynności w systemie informatycznym:

1) sprawdza, czy dana osoba nie figuruje już w ewidencji Centralnego Zasobu Danych Osobowych, zwanej dalej "CZDO", jeśli nie figuruje to wprowadza jej dane, a gdy figuruje w innej jednostce organizacyjnej, przejmuje daną osobę,

2) zakłada konto płatnika składek (fizyczne lub podmiotu),

3) wprowadza informacje o gospodarstwie (gospodarstwach) rolnika w tym: wielkość wyrażoną w ha fizycznych i przeliczeniowych użytków rolnych, rodzaj własności, okres posiadania, nr księgi wieczystej, położenie (gmina) i/lub informacje o dziale specjalnym płatnika składek,

4) w przypadku posiadania informacji o okresach ubezpieczenia i opłacania składek dotyczących płatnika, będącego osobą fizyczną wprowadza je do ewidencji.

§ 5. W celu zarejestrowania ubezpieczonego pracownik ubezpieczeń dokonuje następujących czynności w systemie informatycznym:

1) sprawdza czy dana osoba nie występuje już w ewidencji CZDO, jeśli nie figuruje to wprowadza jej dane, lub gdy figuruje w innej jednostce organizacyjnej przejmuje daną osobę,

2) wskazuje płatnika składek,

3) w przypadku posiadania informacji o okresach ubezpieczenia i opłacania składek dotyczących ubezpieczonego wprowadza je do ewidencji.

§ 6. W przypadku gdy rolnik, domownik nie spełnia warunków do podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników jego dane wprowadza się do systemu informatycznego, o ile jest to konieczne i uzasadnione.

§ 7. W przypadku kontynuowania ubezpieczenia przy prowadzeniu przez ubezpieczonego pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy prowadzeniu tej działalności pracownik ubezpieczeń dokonuje w systemie informatycznym następujących czynności:

1) ewidencjonuje okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,

2) wprowadza informacje o adresie i miejscu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej, datę od kiedy obowiązuje podwójny wymiar składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe oraz zaznacza weryfikację działalności gospodarczej w okresie podlegania ubezpieczeniu.

§ 8. Po zarejestrowaniu płatnika składek i ubezpieczonego pracownik ubezpieczeń:

1) zakłada teczkę zbiorczą płatnika,

2) włącza do teczki zbiorczej płatnika zgłoszenie i dowody stanowiące podstawę rejestracji płatnika składek i ubezpieczonego.

§  9. 

1. Dokumenty w teczce zbiorczej płatnika składek powinny być ponumerowane i ułożone chronologicznie wg przyjętego w jednostce organizacyjnej sposobu uporządkowania.

2. Teczka zbiorcza płatnika powinna być przechowywana zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Rozdział  2.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie ustalania podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ustalania wymiaru składek

§ 10. Do zadań pracownika ubezpieczeń w zakresie ustalania podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ustalania wymiaru składek należy:

1) ustalanie obowiązku ubezpieczenia i przygotowanie decyzji z zakresu podlegania, ustania bądź niespełniania warunków do podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy,

2) ustalanie wymiaru składek za ubezpieczonego,

3) potwierdzanie spełniania warunków do pozostania w ubezpieczeniu społecznym rolników po rozpoczęciu/wznowieniu przez ubezpieczonego pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy prowadzeniu tej działalności i ustalanie obowiązku opłacania składki w podwójnej wysokości na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

4) stwierdzanie ustania obowiązku opłacania składki w podwójnej wysokości w związku z zaprzestaniem/zawieszeniem prowadzenia przez ubezpieczonego pozarolniczej działalności gospodarczej,

5) ustalanie obowiązku opłacania dodatkowej składki za rolnika i małżonka, ustania lub zmiany jej wymiaru w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego na gruntach o powierzchni powyżej 50 ha przeliczeniowych,

6) ustalanie prawa do finansowania składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe osobom sprawującym osobistą opiekę nad dzieckiem oraz monitowanie daty upływu okresu, za które przysługuje to dofinansowanie,

7) ustalenie prawa do podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników osób podlegających ubezpieczeniu w oparciu o art. 5b ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników,

8) monitorowanie daty upływu okresu ubezpieczenia emerytalno-rentowego za osoby, którym przyznano prawo do świadczenia pielęgnacyjnego lub specjalnego zasiłku opiekuńczego lub zasiłku dla opiekuna,

9) monitorowanie zasadności podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników na wniosek przez osoby, które nie opłaciły składki w terminie,

10) udzielanie wyjaśnień i załatwianie spraw spornych lub budzących wątpliwości z zakresu podlegania, ustania i niespełniania warunków do podlegania ubezpieczeniu, obowiązku oraz wysokości i terminów zapłaty należnych składek,

11) wykonywanie czynności w sprawie odwołania od decyzji,

12) przygotowanie dokumentacji celem potwierdzenia formularzy unijnych,

13) monitorowanie osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników przy jednoczesnym prowadzeniu działalności gospodarczej lub współpracy przy prowadzeniu tej działalności w zakresie udokumentowania kwoty należnego podatku dochodowego od przychodów z tej działalności.

§  11. 

1. Przed zajęciem stanowiska w zakresie ustalania obowiązku podlegania ubezpieczeniu społecznemu pracownik ubezpieczeń analizuje materiał dowodowy, a w przypadku dokumentów sporządzonych w językach obcych analizuje ich tłumaczenia dokonane we własnym zakresie przez jednostkę organizacyjną. Dopuszcza się tłumaczenie części tekstu dokumentów niezbędnych do podjęcia rozstrzygnięcia, w tym również tłumaczenia "roboczego" przez pracownika znającego język w jakim sporządzono dokument. Tłumaczenie należy sporządzić w formie notatki służbowej.

2. Dowodami w sprawie mogą być m.in.:

1) dokumenty urzędowe (np. zaświadczenia),

2) zeznania świadków,

3) opinie biegłych,

4) protokoły, sprawozdania lub notatki,

5) oświadczenia strony.

3. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis lub wyciąg dokumentu zgodnie z art. 76a ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego. Dopuszcza się możliwość przyjęcia kserokopii dokumentu z adnotacją, że jest to kopia przedłożonego do wglądu dokumentu.

4. Pracownik ubezpieczeń weryfikuje czy osoba figuruje w systemie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zwanej dalej "CEIDG", oraz sporządza wydruk z CEIDG lub notatkę służbową i dołącza do akt sprawy.

5. W przypadku brakujących dokumentów pracownik ubezpieczeń uzyskuje je od zainteresowanego lub pozyskuje we własnym zakresie (z urzędu) od innych organów.

6. Kopie wysłanych pism przechowuje w terminarzu spraw do czasu uzyskania odpowiedzi.

§ 12. Stanowisko w sprawie (np.: podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników, ustania tego ubezpieczenia, niespełniania warunków do podlegania temu ubezpieczeniu, zmiany warunków do podlegania temu ubezpieczeniu itd.) - w zależności od okoliczności - zajmuje się w formie:

1) wyjaśnienia, pisma, informacji,

2) decyzji,

3) postanowienia,

4) notatki służbowej,

5) zawiadomienia,

6) zaświadczenia.

§ 13. Stanowisko w sprawie, o którym mowa w § 12. zajmuje się na wystąpienie:

1) płatnika składek,

2) osoby ubezpieczonej,

3) komórki organizacyjnej,

4) instytucji lub organu administracji,

5) innej osoby, której dotyczy interes prawny lub obowiązek z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 14. W zakresie ustalania podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ustania tego ubezpieczenia, po zbadaniu sprawy i uzyskaniu ewentualnie uzupełniających danych, pracownik ubezpieczeń:

1) ewidencjonuje w systemie informatycznym informacje dotyczące podlegania ubezpieczeniu (m.in. rodzaj, zakres, okres w odniesieniu do każdego funduszu) lub jego ustania,

2) przygotowuje właściwą decyzję zgodnie z obowiązującymi wzorami. W przypadku gdy istnieje konieczność wydania decyzji, której wzór nie został określony, jednostka organizacyjna sporządza wzór decyzji we własnym zakresie.

§ 15. Przygotowana przez pracownika ubezpieczeń decyzja powinna być zgodna ze wzorem decyzji i spełniać wymogi przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 20 grudnia 1990r. o ubezpieczeniu społecznym rolników i zawierać wskazanie płatnika składek albo osób zobowiązanych solidarnie do opłacania składek, osób ubezpieczonych oraz określenie m.in.:

1) rodzaju ubezpieczenia,

2) początkowej daty podlegania ubezpieczeniu lub ustania ubezpieczenia lub okresu podlegania/ustania ubezpieczenia,

3) zasad obliczania składek oraz sposobu ich opłacania i obowiązujących terminów płatności,

4) kwoty należności z tytułu składek wynikającej z objęcia ubezpieczeniem i terminu zapłaty.

Dodatkowo w decyzji powinna zostać zamieszczona lub wysłana razem z decyzją informacja dotycząca ubezpieczenia zwrotnego rolnika lub domownika oraz członków ich rodzin zgłoszonych do tego ubezpieczenia, a w przypadku ustania ubezpieczenia społecznego rolników osób prowadzących działalność rolniczą w gospodarstwie poniżej 1 ha przeliczeniowego informacja o możliwość kontynuowania ubezpieczenia zdrowotnego, o ile dana osoba nie posiada innego tytułu do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym.

§ 16. W zakresie ustalania wymiaru składek za ubezpieczonego pracownik ubezpieczeń weryfikuje: wielkość prowadzonego gospodarstwa rolnego (w przypadku składek za rolnika i małżonka), jednoczesne prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, wykonywanie pracy poza granicami kraju, finansowanie składki z budżetu państwa z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem.

§ 17. Zajęte stanowisko niezależnie od jego formy, o której mowa w § 12, pracownik ubezpieczeń potwierdza datą, podpisem i imienną pieczęcią służbową, a następnie przekazuje do akceptacji oraz podpisu upoważnionej osobie.

§  18. 

1. Decyzje ustalające podleganie ubezpieczeniu społecznemu rolników wydawane są z urzędu lub po złożeniu odpowiednich dokumentów przez osobę zainteresowaną, płatnika składek, rolnika lub inną osobę zobowiązaną do opłacenia składek/ uregulowania należności.

2. Decyzją ustalającą podleganie ubezpieczeniu można objąć wszystkich ubezpieczonych, za których składkę opłaca ten sam rolnik. Możliwe jest sporządzenie odrębnych decyzji ustalających podleganie ubezpieczeniu dla każdej z osób pracujących w danym gospodarstwie rolnym/ dziale specjalnym produkcji rolnej.

3. Decyzję przygotowaną przez pracownika ubezpieczeń po sprawdzeniu i akceptacji przez aprobanta (kierownika) wydaje i podpisuje osoba do tego upoważniona. Po podpisaniu decyzji przez osobę upoważnioną aprobuje się ją w systemie z datą jej podpisania (tj. wydania).

4. Obroty wynikające z wydanej decyzji powinny być księgowane z datą wydania decyzji.

§  19. 

1. Pracownik ubezpieczeń wysyła decyzje do wszystkich zainteresowanych osób (stron postępowania) stosownie do zasad określonych przez Prezesa Kasy lub do innych organów/podmiotów zobowiązanych do opłacania składek. W przypadku decyzji dotyczącej działalności gospodarczej kopię takiej decyzji wysyła się również do wiadomości Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

2. Kopię decyzji (ksero) wraz z niezbędnymi dokumentami przekazuje się pracownikowi ds. ubezpieczeń zdrowotnych w celu dokonania zmian w ewidencji ubezpieczenia zdrowotnego.

3. W uzasadnionych przypadkach informacje zawarte w decyzji należy przekazać do wydziału/ komórki świadczeń w formie ustalonej w jednostce organizacyjnej Kasy.

4. Wydaną decyzję należy odnotować we właściwym rejestrze.

5. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru decyzji lub jej zwrotu, datę doręczenia decyzji odnotowuje się w systemie. W sytuacji braku potwierdzenia odbioru lub zwrotu nieodebranej decyzji, przeprowadza się postępowanie reklamacyjne u operatora pocztowego, u którego decyzja została nadana.

Rozdział  3.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie rozliczenia z płatnikami i poboru składek na ubezpieczenie społeczne rolników

§  20. 

1. Kasa dokonuje poboru składek od płatników składek i innych osób zobowiązanych do ich opłacenia.

2. Co kwartał powiadamia się płatników składek o wysokości jednostkowej składki należnej w danym kwartale za każdego ubezpieczonego oraz o należnej kwocie składek za wszystkie osoby, wysyłając wypełniony formularz druku "dowód wpłaty".

3. Płatników składek, dla których obowiązek zapłaty składek powstaje po ustawowym terminie płatności, informuje się w decyzji o podleganiu ubezpieczeniu i opłacaniu składek o kwocie należności z tytułu składek. W przypadku gdy wraz z decyzją nie przewiduje się wysłania przekazu, numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty składek na ubezpieczenie należy zamieścić w decyzji w pozycji IV (wpisu należy dokonać w polu do edycji przed wydrukowaniem decyzji z systemu).

4. Do dłużników wysyłane są przypomnienia o zaległości z tytułu nieopłaconych składek z informacją o możliwości zastosowania ulgi w jej spłacie i/lub informacją o możliwości dochodzenia należności w drodze egzekucji administracyjnej.

§ 21. Od składek opłaconych po terminie pobiera się należne odsetki za zwłokę na zasadach i wysokości określonej w dziale III rozdział 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa.

Rozdział  4.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie rozliczeń należności z tytułu składek i księgowania na kontach płatników składek

§ 22. Dla rozliczeń z płatnikami składek pracownik ubezpieczeń prowadzi:

1) konto rozliczeniowe płatnika składek w systemie informatycznym,

2) teczkę zbiorczą płatnika,

3) terminarze spraw dla upomnień związanych z przymusowym dochodzeniem należności, spraw związanych z udzielonymi ulgami (rozłożeniem należności na raty lub odroczeniem terminu płatności), korespondencji oczekującej na załatwienie itp.,

4) zbiorówki,

5) kontrolki obrotów i sald,

6) konto sum do wyjaśnienia,

7) inwentarz sald,

8) rejestry.

§  23. 

1. Księgowania obrotów na kontach płatników składek w systemie informatycznym pracownik ubezpieczeń dokonuje poprzez:

1) przypis (odpis) składek na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie,

2) przypis (odpis) składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

3) wpłaty należności na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie,

4) wpłaty należności na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

5) przypis (odpis) odsetek za zwłokę na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie,

6) przypis (odpis) odsetek za zwłokę na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

7) zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyński,

8) zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

9) przypis (odpis) kosztów upomnień,

10) wpłata kosztów upomnień,

11) przeniesienie wpłat,

12) przeniesienie sald,

13) umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie,

14) umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

15) potrącenia należności z tytułu składek ze świadczeń na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie,

16) potrącenia należności z tytułu składek ze świadczeń na ubezpieczenie emerytalno-rentowe,

17) przypis/odpis z tytułu przedawnienia składek,

18) przypis/odpis z tytułu "różnych dochodów",

19) storno obrotów przy błędnie dokonanych operacjach księgowych (np. pomyłka w kwocie, walucie itp.).

2. Na koncie po stronie "Winien" ("Wn") księguje się:

1) przypis składek i innych należności,

2) zwrot nadpłaconych składek,

3) zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń potrąconych na poczet należności z tytułu składek

4) przeniesienia na inne konto operacji, które były zaksięgowane po stronie "Ma",

5) przypis z tytułu przedawnienia należności (składek, kosztów upomnienia)

6) przypis z tytułu "różnych dochodów".

3. Na koncie po stronie "Ma" księguje się:

1) odpis nienależnie dokonanych przypisów należności,

2) umorzenia należności,

3) uznania z tytułu wpłat,

4) przeniesienia na inne konto operacji, które były zaksięgowane po stronie "Wn",

5) odpis z tytułu przedawnienia należności (składek, kosztów upomnienia)

6) odpis z tytułu "różnych dochodów",

7) wpłaty należności,

8) wpłaty z tytułu potrąceń ze świadczeń.

4. Bieżące operacje obrotów na kontach płatników składek księguje się na koncie w miesiącu, w którym został sporządzony dokument księgowy (np. WB - wyciąg bankowy, ZB - zestawienie, zbiorówka, PK - polecenie księgowania).

5. Dokumenty księgowe należy po ich wykorzystaniu przechowywać w teczkach aktowych (np. w teczce aktowej dla rejonu lub wydziału). Wyjątek stanowią dokumenty księgowe- polecenie księgowania - sporządzane w systemie informatycznym lub odręcznie na druku UD-13 i UD-21, w przypadkach gdy nie ma możliwości generowania PK z systemu lub dokumentu oryginalnego, które pozostawia się w teczce zbiorczej płatnika.

§  24. 

1. Księgując obroty na kontach płatników składek pracownik ubezpieczeń po wywołaniu numeru konta płatnika lub jego danych osobowych wprowadza do systemu informatycznego:

1) symbol operacji księgowej obowiązujący w systemie informatycznym,

2) stronę księgowania "Winien" ("Wn") lub "Ma":

a) "Wn" dla kwoty obciążenia konta płatnika,

b) "Ma" dla kwoty uznania konta płatnika,

3) "Walutę":

a) datę wpłaty lub obciążenia rachunku bankowego płatnika,

b) przy potrąceniach - datę realizacji zbiorówki świadczeń, tj. datę obciążenia rachunku Kasy,

c) przy przeksięgowaniach wpłat - datę wpłaty lub datę obciążenia rachunku bankowego lub datę zbiorówki świadczeń,

4) "okres" - rok, kwartał i miesiąc, którego księgowana operacja dotyczy,

5) numer sprawy której dotyczy księgowany obrót,

6) kwotę obrotu na funduszu emerytalno-rentowym i składkowym,

7) osobę, której księgowany obrót dotyczy,

8) "Datę księgowania":

a) przy księgowaniu wpływów oraz zwrotów nadpłat (np. WB) - datę wyciągu bankowego (datę rozrachunku),

b) przy księgowaniu innych dokumentów (np. PK, ZB) - datę wskazaną na dokumencie lub datę dnia księgowania.

2. Księgowania poszczególnych operacji na kontach płatników składek w systemie informatycznym dokonuje się odrębnie dla ubezpieczenia wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego i ubezpieczenia emerytalno-rentowego na podstawie:

1) dowodu wpłaty (wtórnika),

2) polecenia księgowania (druk generowany z systemu lub druk KRUS UD-13, UD-21),

3) zestawienia zwrotów nadpłat,

4) zestawień - wykazów potrąceń ze świadczeń (RO_18; SR-45-A; TW-206; TW-216),

5) zapisów w ewidencji systemu informatycznego, w tym wynikających z aprobaty spraw.

3. Podstawą księgowania potrąceń ze świadczeń jest:

1) polecenie księgowania wygenerowane z systemu w przypadku potrąceń ze świadczeń, dla których możliwe jest ich generowanie w systemie sporządzone na podstawie zbiorówki wypłaty świadczenia,

2) polecenie przelewu (wtórnik), w przypadku potrąceń ze świadczeń emerytalno-rentowych, sporządzone przez komórki ds. finansowo-księgowych indywidualnie dla każdej osoby, której dokonano potrącenia ze świadczenia.

4. Za dzień dokonania zapłaty uważa się przy zapłacie:

1) gotówką - dzień wpłacenia należności na rachunek Kasy w banku, placówce pocztowej (w rozumieniu ustawy- Prawo pocztowe), spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych lub instytucji płatniczej,

2) w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku płatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, lub rachunku płatniczego płatnika składek w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu,

3) przez Urząd Skarbowy - data pobrania przez poborcę skarbowego,

4) unijnych instytucji płatniczych nie mających oddziału lub siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika, jeżeli wpłata ta zostanie uznana na rachunku bankowym Kasy w terminie wskazanym w art. 54 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. W razie przekroczenia tego terminu - dzień uznania rachunku bankowego Kasy.

5. Wpłaty na zaległe należności podlegają w pierwszej kolejności zaliczeniu na poczet figurujących kosztów upomnienia a następnie rozliczeniu na część pokrywającą odsetki za zwłokę i należne składki. Jeżeli z dowodu wpłaty nie wynika za jaki okres została opłacona składka, w przypadku gdy na koncie płatnika składek figuruje zadłużenie za więcej niż jeden okres, wpłatę należy zaksięgować na najstarsze zaległości poczynając od należności za domownika, następnie za małżonka i płatnika, zachowując zasadę, aby zaliczać wpłatę równomiernie na składki na obu funduszach, niezależnie od tego czy są one objęte układem ratalnym odroczeniem lub egzekucją. Gdy na koncie płatnika składek figuruje osoba mająca obowiązek opłacania składki dodatkowej i podstawowej, kwotę wpłaty należy rozdysponować proporcjonalnie między obydwa rodzaje składek.

6. Księgowania przypisu kosztów upomnień dokonuje się niezwłocznie po zwrocie "potwierdzenia odbioru" upomnienia, na podstawie polecenia księgowania (druk KRUS UD-13), proporcjonalnie do kwoty zadłużenia figurującej na danym funduszu, na którą było wystawione to upomnienie. Datą księgowania przypisu kosztów upomnienia jest data wpływu do jednostki organizacyjnej Kasy "potwierdzenia odbioru" tego upomnienia.

7. Przy księgowaniu wpłaty dokonanej przez organ egzekucyjny, odsetki za zwłokę księguje się w kwocie pobranej przez ten organ, niezależnie od tego w jakiej kwocie zostały one wcześniej naliczone przez system. W przypadku stwierdzenia rażących niezgodności otrzymanych wpłat z zadłużeniem objętym egzekucją pracownik na bieżąco ustala z organem egzekucyjnym wysokość pobranych wpłat na poczet należności głównej, odsetek i kosztów. Natomiast różnice wynikające w końcowym rozliczeniu kwot uzyskanych z egzekucji, wynikających z zaokrąglenia, traktuje się odpowiednio jako kwoty należne albo umorzone z mocy prawa.

8. Po otrzymaniu ostatniej wpłaty na poczet zadłużenia i stwierdzeniu niezgodności otrzymanych wpłat z zadłużeniem objętym egzekucją pracownik ustala z organem egzekucyjnym wysokość pobranych wpłat na poczet należności głównej, odsetek i kosztów, a następnie dokonuje analizy konta i stosownej korekty.

9. W przypadku dokonania dobrowolnej wpłaty składki, która została wcześniej odpisana z uwagi na upływ okresu jej dochodzenia (przedawnienie) należy dokonać przypisu w wysokości wpłaty, w podziale na składki i odsetki należne do dnia przedawnienia się tych należności.

10. Księgowanie przeniesień wpłat i sald dokonuje się na podstawie polecenia księgowania (druk KRUS UD-13) jeśli dowody te nie są generowane przez system, wówczas:

1) jedno polecenie księgowania stanowi podstawę do zaksięgowania przeniesienia na koncie, z którego następuje przeniesienie,

2) drugie polecenie księgowania stanowi podstawę do zaksięgowania wpłaty na właściwym koncie,

3) na obu kontach w rubryce "Waluta" należy podać datę dokonania wpłaty za wyjątkiem przeniesienia sald,

4) data księgowania na obu kontach musi być taka sama,

5) w przypadku księgowania przeniesienia na jednym koncie, ale na różnych funduszach operacji można dokonać za pomocą jednego polecenia księgowego, określając, która operacja dotyczy konkretnego funduszu.

11. Księgowania wpłat i zwrotu nadpłat na koncie płatnika dokonuje się na podstawie dowodów wpłat (wtórników dowodów bankowych) i zestawienia zwrotów, otrzymanych z komórki ds. finansowo-księgowych.

12. Przed zaksięgowaniem wpłaty należy sprawdzić numer konta płatnika wskazany na dowodzie wpłaty z danymi ewidencyjnymi w systemie. Jeżeli dowód wpłaty nie został oznaczony numerem konta płatnika lub wskazany na dowodzie wpłaty numer nie odpowiada numerowi występującemu w systemie, pracownik ubezpieczeń podejmuje czynności wyjaśniające.

13. W przypadku niemożności zidentyfikowania prawidłowego numem konta płatnika kwotę wpłaty dotyczącej ubezpieczenia społecznego księguje się na koncie "sum do wyjaśnienia" i przeprowadza się dalsze postępowanie wyjaśniające. W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się zwrotu wpłaty do komórki ds. finansowo-księgowych z informacją, że dana osoba nie figuruje w ewidencji ubezpieczonych.

14. Jeżeli konto odpowiadające numerowi konta płatnika wskazanemu na dowodzie znajduje się w innym zakresie kont (rejonie), pracownik ubezpieczeń:

1) odejmuje od ogólnej sumy paska zliczeniowego, o którym mowa w ust.18 kwotę dowodu wpłaty, która ma być przekazana do innego rejonu i kwotę wpłaty dopisuje do rejonu, do którego zostanie przekazana,

2) przekazuje dowód wpłaty pracownikowi ubezpieczeń prowadzącemu konto wskazane na dowodzie z odnotowaną datą księgowania, który dodaje kwotę wpłaty do ogólnej sumy paska zliczeniowego.

15. W przypadku, gdy z dowodów wpłat nie wynika jednoznacznie na jaki rodzaj ubezpieczenia, tj. ubezpieczenia społecznego rolników czy zdrowotnego wpłata została dokonana (np. inna kwota wpłaty niż przypis na koncie, inny nr rachunku bankowego, brak wypełnionego pola tytułem) pracownik ubezpieczeń powinien podjąć postępowanie wyjaśniające z płatnikiem składek w celu uzyskania jednoznacznej dyspozycji co do przeznaczenia wpłaty. W przypadku ubezpieczenia społecznego rolników wpłata powinna być zaksięgowana na koncie "sum do wyjaśnienia", a w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego jako nierozliczona "wpłata do wyjaśnienia" (dotyczy kont czynnych lub nieczynnych z saldem).

16. W przypadku zaksięgowania wpłaty, bądź jej części na ubezpieczenie inne niż wskazywałby na to numer rachunku bankowego, na który dokonano wpłaty należy o tym fakcie niezwłocznie poinformować komórkę ds. finansowo-księgowych.

17. Pracownik ubezpieczeń dokonuje podziału następujących dokumentów:

1) dowodów wpłat (wtórników) otrzymanych z komórki ds. finansowo-księgowych,

2) dotyczących nadpłat,

3) dotyczących potrąceń ze świadczeń.

18. Wszystkie dokumenty dzieli się na poszczególnych pracowników.

19. Dla dowodów wpłat przydzielanych poszczególnym pracownikom sporządza się odrębne paski zliczeniowe, na podstawie których pracownik dokonujący uzgodnień, sporządza zestawienie zbiorcze obejmujące ogólne sumy wpłat przypadające do zaksięgowania uzgodnione z komórką ds. finansowo-księgowych.

20. Dowody wpłat powinny być opracowane i przydzielone do księgowania nie później niż w ciągu dnia następnego po ich otrzymaniu z komórki ds. finansowo-księgowych.

21. Pracownik ubezpieczeń sporządza inwentarz sald rejonu w formie wydruku, obejmującego salda figurujące na kontach płatników składek na koniec miesiąca, który oznacza się:

1) datą inwentarza-datą ostatniego dnia miesiąca, za który sporządza się inwentarz,

2) numerem rejonu,

3) numerami kont płatników,

4) określeniem rodzaju sald ("Wn" albo "Ma"),

5) podpisem pracownika ubezpieczeń, prowadzącego dany rejon kont.

22. Uzgodnienie inwentarza sald polega na porównaniu łącznych kwot sald "Wn" i "Ma", wynikających z inwentarza sald, z kwotami sald nowych ustalonych w kontrolce obrotów.

Rozdział  5.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie uzgadniania zaksięgowanych obrotów i wyprowadzonych sald

§  25. 

1. Do czynności pracownika ubezpieczeń w zakresie uzgadniania zaksięgowanych obrotów i wyprowadzonych sald po zaksięgowaniu wszystkich obrotów danego miesiąca należy:

1) przeprowadzenie kontroli spójności,

2) uzgodnienie zaksięgowanych wpływów i uzgodnienie przeniesionych sald i wpłat,

3) utworzenie i uzgodnienie zbiorówki,

4) sporządzenie specyfikacji obrotów,

5) sporządzenie zestawienia obrotów,

6) sporządzenie kontrolki obrotów i sald,

7) podpisanie sporządzonych dokumentów.

2. Pracownik ubezpieczeń uzgadniając zbiorówkę sprawdza czy salda nowe na kontach płatników zostały wyprowadzone prawidłowo oraz czy nie ma błędów w sumowaniu zbiorówki. W tym celu wykonuje następujące czynności:

1) jeżeli saldo sald starych jest saldem "Wn" dodaje do niego ogólną sumę obrotów "Wn" i odejmuje sumę obrotów "Ma", otrzymana kwota powinna być zgodna z wynikającym ze zbiorówki saldem sald nowych,

2) jeżeli saldo sald starych jest saldem "Ma" dodaje do niego ogólną sumę obrotów "Ma" i odejmuje ogólną sumę obrotów "Wn"; otrzymana kwota powinna być zgodna z wynikającym ze zbiorówki saldem sald nowych.

3. Przed dokonaniem zapisów w systemie informatycznym pracownik ubezpieczeń sprawdza prawidłowość utworzenia zbiorówki przez porównanie ogólnych sum obrotów wynikających ze specyfikacji obrotów z ogólnymi sumami obrotów zaksięgowanych.

Rozdział  6.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie sporządzania sprawozdań statystycznych i zestawień

§ 26. Pracownik ubezpieczeń sporządza następujące zestawienia i sprawozdania statystyczne:

1) Zestawienia miesięczne:

a) inwentarz sald - symbol RS_08 oraz na koniec każdego kwartału inwentarz sald zadłużenia i stanu odsetek od nieopłaconych należności (RS_39),

b) inwentarz sald na koniec miesiąca: RRRR.MM - druk RS_08N,

c) specyfikacja obrotów - RS_29,

d) zbiorcza specyfikacja obrotów za miesiąc: RRRR.MM w zakresie składek dotowanych dla osób sprawujących opiekę nad dzieckiem - RS_29A,

e) zbiorcza specyfikacja obrotów za miesiąc: MM.RRR w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna - RS_29N

f) zbiorówka - druk UD - 7 (RS_07),

g) zbiorówka za miesiąc: RRRR.MM za osoby sprawujące opiekę nad dzieckiem RS_07A,

h) zbiorówka za miesiąc: RRRR.MM - druk RS_07N,

i) kontrolka obrotów i sald - druk UD - 8 (RS_38),

j) kontrolka obrotów i sald za miesiąc: RRRR.MM - druk RS_38N,

k) zestawienie obrotów - druk UD - 9 (RS_34),

l) rozliczenie wpływów i przypisanych składek - druk UD - 10 (RS_44),

m) zestawienie obrotów netto - druk UD - 11 (RS_42),

n) miesięczne zestawienie obrotów w zakresie składek dotowanych dla osób sprawujących opiekę nad dziećmi - RS_42A,

o) miesięczne zestawienie obrotów netto w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna za MM.RRRR - RS_42N,

p) zestawienie wpływów - druk UD - 12 (RS_43),

q) miesięczne zestawienie wpływów w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna za MM.RRRR - RS_43N,

r) wykaz kont, na których księgowano wpłaty na koszty oraz koszty upomnień (RS_91),

s) zadłużenie z tytułu kosztów upomnień (RS_110).

2) Sprawozdania miesięczne o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie lub informacje o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym według obowiązującego wzoru.

3) Sprawozdania kwartalne:

a) KRUS 1 - Informacja o liczbie ubezpieczonych i płatników składek,

b) KRUS 4 - Sprawozdanie o przypisie i wpływach należności od płatników składek,

c) KRUS 6 - Sprawozdanie o przymusowym dochodzeniu składek, liczbie wydanych decyzji o odpowiedzialności osób trzecich oraz liczbie dokonanych wpisów hipoteki w księdze wieczystej gospodarstwa,

d) KRUS 7 - Sprawozdanie o stanie zaległych składek oraz kwocie zadłużenia objętego ulgami i kwocie dokonanych umorzeń.

4) Zestawienia kwartalne:

a) zestawienie dotyczące składek dotowanych za osoby sprawujące opiekę nad dzieckiem w kwartale (RS_02A),

b) zestawienie układów ratalnych (RS_10),

c) zestawienie o kwocie odpisanych składek z powodu przedawnienia, kwocie odpisanych składek zabezpieczonych hipoteką oraz kwocie przypisanych składek za bieżący kwartał (brutto) (RS_12),

d) zestawienie o wysokości naliczonych odsetek (RS_13),

e) zestawienie o kwocie zadłużeń w podziale na lata, według stanu na dzień (RS_15),

f) zestawienie o liczbie płatników czynnych według stanu na koniec kwartału (RS_27),

g) zestawienie dotyczące osób objętych ubezpieczeniem emerytalno-rentowym sprawujących opiekę nad dzieckiem (RS_28N),

h) zestawienie dotyczące kobiet objętych ubezpieczeniem emerytalno-rentowym sprawujących opiekę nad dzieckiem (RS_28NK),

i) liczba decyzji dotyczących sprawowania opieki nad dzieckiem (RS_28D),

j) zestawienie ubezpieczonych według powierzchni gospodarstw rolnych (RS_37),

k) sprawozdanie o udzielonych ulgach z tytułu (klęski lub innych anomalii pogodowych (RS_59),

l) zestawienie o liczbie złożonych wniosków i podjętych decyzji o umorzeniu, udzieleniu ulg w formie odroczenia i układu ratalnego oraz liczbie wydanych decyzji, poświadczeń, zaświadczeń oraz przeprowadzonych wizytacji (RS_67),

m) zestawienie o liczbie ubezpieczonych według wieku i płci (RS_81),

n) specyfikacja obrotów (RS_93),

o) specyfikacja obrotów za kwartał w zakresie składek dotowanych dla osób sprawujących opiekę nad dziećmi (RS_93A),

p) zbiorcza specyfikacja obrotów za kwartał w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna (RS_ 93N),

q) informacje dotyczące osób, które podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu na wniosek w okresie przyznania świadczenia pielęgnacyjnego lub specjalnego zasiłku opiekuńczego na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych albo zasiłku dla opiekuna na podstawie ustawy o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów, za które wójt, burmistrz, prezydent miasta opłaca składki na to ubezpieczenie za kwartał - RS_111N,

r) informacja o liczbie osób, które podlegają ubezpieczeniu społecznemu rolników i prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą wg stanu na koniec danego kwartału (DG_01),

s) informacja o liczbie osób, którym wydano w kwartale decyzje o ustaniu ubezpieczenia społecznego rolników z uwagi na negatywną weryfikację w zakresie działalności gospodarczej lub działów specjalnych (DG_02),

t) informacja o liczbie wydanych decyzji, zaświadczeń i kwocie udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie,

u) informacja o liczbie osób prowadzących działalność rolniczą w gospodarstwach rolnych o powierzchni powyżej 50 ha przelicz. oraz przypisie i wpływach z tytułu składki dodatkowej,

v) dane dotyczące realizacji art. 5a ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników w kwartale,

w) dane dotyczące realizacji art. 16 ust. 2 pkt 4 ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników w kwartale,

x) informacja o ubezpieczonych wg roku urodzenia i płci (RS_81A)

y) ubezpieczeni według roku urodzenia i płci w podziale na fundusze (RS_81B),

z) informacja o osobach podlegających oraz niepodlegających ubezpieczeniu na funduszu emerytalno-rentowym według roku urodzenia i płci (RS_81C).

5) Zestawienia półroczne:

a) informacja o liczbie ubezpieczonych obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii oraz obywateli "państw trzecich" - KRUS UE_1,

b) informacja o liczbie gospodarstw rolnych oraz ubezpieczonych obywatelach państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii oraz "państw trzecich" według powierzchni gospodarstw rolnych - KRUS UE_1A,

c) informacja o liczbie wydanych decyzji i dokonanych poświadczeń obywatelom państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii oraz obywatelom "państw trzecich" - KRUS UE_2 ,

d) informacja o liczbie zaświadczeń dla potrzeb określenia właściwego ustawodawstwa - KRUS UE_3,

e) informacja o liczbie decyzji wydanych w związku z wykonywaniem pracy najemnej (działalności na własny rachunek) na terytorium innych państw członkowskich UE/EOG/Szwajcarii oraz państw, z którymi zawarto umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym - KRUS UE_4,

f) informacja o liczbie potwierdzonych formularzy E 104 i wpływie formularzy A1/E 101 - KRUS UE_5,

6) Zestawienia roczne:

a) zestawienie o liczbie ubezpieczonych w podziale na jednostki organizacyjne,

b) zobowiązania krótko i długoterminowe - KRUS-4D (RS_62),

c) sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie, innej niż pomoc de minimis oraz informacje o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym,

d) liczba ubezpieczonych wg gmin (RS_65).

7) Inne zestawienia według potrzeb np.:

a) informacja o osobach podlegających ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu według powierzchni gospodarstw rolnych RS_11,

Rozdział  7.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie sporządzania zestawień obrotów, obrotów netto i wpływów oraz rozliczenia przypisanych składek i wpływów

§  27. 

1. Pracownik ubezpieczeń dokonujący uzgodnień księgowych sporządza zbiorcze zestawienie obrotów z systemu informatycznego - obroty wykazane w specyfikacji obrotów zbiorówek za dany miesiąc.

2. Przed dokonaniem zapisów w systemie informatycznym pracownik ubezpieczeń dokonujący uzgodnień sprawdza:

1) poprawność utworzonej zbiorówki przez porównanie ogólnych sum obrotów wynikających ze specyfikacji obrotów z ogólnymi sumami obrotów zaksięgowanych,

2) zgodność ogólnych kwot zaksięgowanych wpłat, ewentualnie przeniesień wpłat i sald z sumami wynikającymi z poszczególnych sumowań tych obrotów dołączonych do zbiorówki, badając czy sumy obrotów bilansują się.

3. Pracownik ubezpieczeń na podstawie zestawienia obrotów sporządza w systemie informatycznym zbiorcze rozliczenie przypisanych składek i wpływów (druk UD-10 Rozliczenie wpływów - symbol RS_44), które zawiera:

1) rozliczenie przypisanych składek w podziale na fundusz składkowy i fundusz emerytalno-rentowy (cz. I),

2) rozliczenie wpływów uwzględniające ogólną kwotę wpływów do podziału i jej podział na poszczególne rodzaje należności w rozbiciu na fundusz składkowy i fundusz emerytalno-rentowy (cz. II).

4. Na podstawie uzgodnionych miesięcznych rozliczeń przypisanych składek i wpływów pracownik ubezpieczeń, w zależności od potrzeb, sporządza w systemie informatycznym dla komórki ds. finansowo-księgowych:

1) zbiorczą specyfikację obrotów w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna (druk RS_29N)

2) zbiorcze zestawienie obrotów netto (druk UD-11 Zestawienie obrotów - symbol RS_42),

3) miesięczne zestawienie obrotów w zakresie składek dotowanych dla osób sprawujących opiekę nad dzieckiem (RS_42A),

4) miesięczne zestawienie obrotów netto w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna (RS_42N),

5) miesięczne zestawienie wpływów (druk UD-12 Zestawienie wpływów - symbol RS_43),

6) miesięczne zestawienie wpływów w zakresie składek opłacanych przez wójta, burmistrza i prezydenta miasta za osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna (RS_43N),

7) wykaz kont, na których księgowano wpłaty na koszty oraz koszty upomnień (RS_91),

8) zadłużenie z tytułu kosztów upomnień (RS_110),

9) zbiorcze rozliczenie przypisanych składek i wpływów (druk UD-10-rozliczenie wpływów, przypisanych składek-symbol RS_44),

10) kontrolka obrotów i sald (druk UD- 8 Kontrolka obrotów - symbol RS_38),

11) kontrolka obrotów i sald za miesiąc (RS_38N).

5. Ostatecznie uzgodnione rozliczenia pracownik ubezpieczeń przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej w terminie do 5-go dnia każdego miesiąca.

6. Pracownik ubezpieczeń sprawdza prawidłowość uzgodnień obrotów i sald w kontrolce obrotów i sald przez porównanie:

1) ogólnych obrotów "Winien" i "Ma", wynikających ze zbiorczego zestawienia obrotów (UD-9) z ogólnymi sumami tych obrotów w kontrolkach obrotów i sald (druk UD-8 Kontrolka obrotów - symbol RS_38),

2) wprowadzonych w kontrolce obrotów i sald, sald nowych z ogólną sumą sald z ostatniego dnia danego miesiąca, wynikającą z inwentarza sald.

7. Kontrolki obrotów za dany miesiąc wraz z inwentarzem sald stanowią podstawę do potwierdzenia inwentarza sald (Bilans otwarcia) w kontrolkach obrotów założonych na miesiąc następny. W przypadku stwierdzenia różnic, po ustaleniu przyczyny dokonuje się korekty na koncie.

Rozdział  8.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie uzgodnień obrotów i sporządzania sprawozdań.

§  28. 

1. Pracownik ubezpieczeń do 5-go dnia każdego miesiąca sporządza specyfikację obrotów, zestawienie i kontrolki obrotów z wykorzystaniem systemu informatycznego i uzgadnia obroty z danego rejonu za miesiąc ubiegły. Uzgodnione obroty przekazuje do aprobaty.

2. Pracownik ubezpieczeń do 8-go dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym (tj. kwartale, półroczu lub roku) przekazuje do właściwej komórki informacje statystyczne niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych oraz wymagające uzgodnienia ze sprawozdaniami finansowymi.

3. Uzgodnione sprawozdania i zestawienia sporządzone zbiorczo dla oddziału regionalnego pracownik ubezpieczeń aprobując w systemie informatycznym udostępnia właściwej komórce Centrali Kasy w terminie do 12-go dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym (tj. kwartale, półroczu lub roku) lub przekazuje w postaci papierowej (w przypadku braku odpowiedniej funkcjonalności w systemie).

4. Pracownik ubezpieczeń do 10-go dnia każdego miesiąca przekazuje do właściwej komórki Centrali Kasy sporządzone zbiorczo dla oddziału regionalnego sprawozdanie o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie za ubiegły miesiąc lub informacje z poszczególnych jednostek organizacyjnych o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym.

5. Pracownik ubezpieczeń do 31-go stycznia przekazuje do właściwej komórki Centrali Kasy sporządzone zbiorczo dla oddziału regionalnego sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie, innej niż pomoc de minimis za ubiegły rok lub informacje z poszczególnych jednostek organizacyjnych o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym.

§ 29. Przy zachowaniu terminu określonego w powyższych punktach uwzględnia się postanowienia art. 57 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego.

§ 30. Otwarcie nowego miesiąca rozrachunkowego, powinno nastąpić niezwłocznie po uzgodnieniu poprzedniego miesiąca rozrachunkowego i akceptacji sprawozdań.

Dział  3.

Ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział  1.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie prowadzenia rejestru i ewidencji płatników składek oraz osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu

§  31. 

1. Przyjmowanie zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego (druk KRUS UD-2Z) rolników, małżonków, domowników oraz członków ich rodzin.

2. Ewidencjonowanie zgłoszeń w rejestrze zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego.

3. Wstępna weryfikacja i sprawdzenie pod względem kompletności danych podanych w zgłoszeniach z dokumentami przedkładanymi przez osoby dokonujące zgłoszenia jeśli takie są wymagane. W przypadku stwierdzenia niekompletności danych pracownik ubezpieczeń powinien niezwłocznie nie później niż w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego zwrócić je wnioskodawcy do uzupełnienia oraz odnotować w rejestrze wpływu zgłoszeń przyczynę i datę jego zwrotu. Nie stwierdza się braku kompletności podanych w zgłoszeniu danych, jeżeli:

1) z obowiązującego stanu prawnego nie wynika obowiązek posiadania przez osoby, których zgłoszenie dotyczy wymienionych w zgłoszeniu numerów bądź dokumentów,

2) zgłoszenie zostało złożone przez osobę niespełniającą warunków do podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w myśl obowiązujących przepisów ustawy regulującej ubezpieczenie zdrowotne,

3) wskazane w zgłoszeniu dane dotyczące miejsca zamieszkania osoby zgłaszanej do ubezpieczenia są różne od miejsca zameldowania.

4. Wprowadzenie w systemie informatycznym daty wpływu kompletnego lub skorygowanego zgłoszenia.

5. Dokonywanie oceny w zakresie spełniania warunków do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w odniesieniu do członków rodziny i osób, które nie podlegają ubezpieczeniu społecznemu rolników z mocy ustawy.

6. Wprowadzenie danych ze zgłoszenia do ewidencji systemu informatycznego i nadanie w systemie numeru konta ubezpieczonego powinno być poprzedzone weryfikacją czy dana osoba figuruje w CZDO.

7. Określenie i wprowadzenie do systemu parametrów stanowiących podstawę wymiaru składek bądź podstawy ich wymiaru dla rolnika i podstawy wymiaru składek dla domownika.

8. Założenie teczki zbiorczej płatnika składek na ubezpieczenie zdrowotne lub rolnika, za którego są refundowane składki na ubezpieczanie zdrowotne zawierającej zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, dokumenty i korespondencję z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego, dotyczące spraw płatnika, małżonka i domownika, jak również członków ich rodzin. Dokumenty w teczce zbiorczej powinny być ponumerowane i ułożone chronologicznie według przyjętego w jednostce organizacyjnej sposobu uporządkowania i przechowywane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Dopuszcza się przechowywanie dokumentacji w teczce danego płatnika składek odrębnie dla każdej ubezpieczonej osoby (np. teczce aktowej).

9. Sporządzanie pism do rolników prowadzących gospodarstwo rolne w sprawie wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne za osoby objęte ubezpieczeniem oraz terminie ich płatności, a także pism w sprawie zmiany wymiaru tych składek lub zmianie sposobu ich opłacania. Natomiast rolników opłacających składki za siebie i/lub małżonka z tytułu prowadzenia działu specjalnego należy poinformować o sposobie naliczania składek, rachunku bankowym Kasy, na który należy dokonywać wpłat składek zdrowotnych z tytułu prowadzenia działu specjalnego produkcji rolnej, oznaczaniu wpłat, terminie płatności składek oraz konieczności samodzielnego dokonywania wpłat (bez przekazu z Kasy) w terminie płatności.

10. Prowadzenie w systemie informatycznym ewidencji okresów podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu dla rolników, małżonków i domowników oraz zgłoszonych przez nich członków rodzin.

11. Ewidencjonowanie w systemie informatycznym zmian w zakresie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz zmian powierzchni gospodarstw rolnych.

12. Podejmowanie działań, w celu uzyskania oświadczenia o przewidywanym dochodzie z działów specjalnych produkcji rolnej na dany rok. W przypadku niezłożenia przez rolnika prowadzącego działalność rolniczą w zakresie działów specjalnych w ustawowo określonym terminie, podejmuje się działania, w celu uzyskania oświadczenia o przewidywanym dochodzie z działów specjalnych produkcji rolnej na dany rok wraz z odpisem decyzji naczelnika urzędu skarbowego.

13. Sporządzanie decyzji w zakresie wymierzania i pobierania składek na ubezpieczenie zdrowotne w sprawach spornych, którą po sprawdzeniu i akceptacji przez aprobanta (kierownika) wydaje i podpisuje osoba do tego upoważniona.

Rozdział  2.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie poboru składek na ubezpieczenie zdrowotne

§  32. 

1. Kasa dokonuje poboru składek na ubezpieczenie zdrowotne od płatników i innych osób zobowiązanych do ich opłacania.

2. Co kwartał wysyła się płatnikom składek zdrowotnych z gospodarstw rolnych oraz płatnikom składek za domowników z samoistnych działów specjalnych przekazy- "dowód wpłaty" z wymiarem składek na ubezpieczenie zdrowotne łącznie z przekazami na ubezpieczenie społeczne rolników. Jeśli w okresie wysyłania przekazów jest sporządzona korespondencja do płatnika (np. zawiadomienie o zadłużeniu) to również wysyła się ją z przekazami.

3. Wraz z przekazami za I kwartał wysyła do osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej pisma przypominające o obowiązku złożenia oświadczenia/zaświadczenia/decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego o zadeklarowanym na dany rok dochodzie z działów specjalnych, rodzaju i rozmiarze tych działów w terminie do 31 stycznia roku kalendarzowego.

4. Jednostka organizacyjna Kasy informuje płatnika składek o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonywać wpłat składek na ubezpieczenie.

§ 33. Składki opłacone po terminie pobiera się wraz z należnymi odsetkami za zwłokę na zasadach i wysokości określonej w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa w dziale III rozdział 6.

Rozdział  3.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie rozliczenia z płatnikami i poboru składek na ubezpieczenie zdrowotne

§  34. 

1. Ustalenie i bieżące księgowanie wymiaru (przypisu) składek na ubezpieczenie zdrowotne należnych za rolników, małżonków, domowników na kontach osób objętych ubezpieczeniem zdrowotnym w każdym miesiącu kalendarzowym w oparciu o dane zawarte w ewidencji systemu, dotyczącej tych osób.

2. Dla rozliczeń z płatnikami składek pracownik ubezpieczeń prowadzi:

1) konto rozliczeniowe płatnika w systemie informatycznym w podziale na:

a) działy specjalne produkcji rolnej - konta typu 200,

b) gospodarstwa rolne 6 i więcej ha przeliczeniowych - konta typu 300,

c) gospodarstwa rolne poniżej 6 ha przeliczeniowych - konta typu 100,

2) teczkę zbiorczą płatnika,

3) terminarze dla upomnień związanych z przymusowym dochodzeniem należności, spraw związanych z zastosowaniem ulg, korespondencji oczekującej na odpowiedź, itp.

4) zbiorówki,

5) inwentarz sald,

6) kontrolkę obrotów i sald,

7) rejestry.

§  35. 

1. Księgowania obrotów na kontach płatników składek w systemie informatycznym pracownik ubezpieczeń dokonuje poprzez:

1) przypis ( odpis) składek dotowanych na ubezpieczenie zdrowotne,

2) przypis (odpis) składek na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej,

3) przypis (odpis) składek na ubezpieczenie zdrowotne z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych,

4) wpłaty należności na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej,

5) wpłaty należności na ubezpieczenie zdrowotne z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych,

6) przypis (odpis) odsetek za zwłokę na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej,

7) przypis (odpis) odsetek za zwłokę na ubezpieczenie zdrowotne z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych,

8) zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej,

9) zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych,

10) przypis (odpis) kosztów upomnień,

11) wpłata kosztów upomnień,

12) przeniesienia wpłat,

13) umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej,

14) umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych,

15) potrącenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne z działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych ze świadczeń funduszu emerytalno-rentowego oraz funduszu składkowego,

16) przypis (odpis) z tytułu przedawnienia przypisu składek,

17) przypis (odpis) z tytułu przedawnienia wpłat.

2. Na koncie po stronie "Wn" księguje się:

1) przypis składek i innych należności,

2) zwrot nadpłaconych składek,

3) przeniesienia na inne konto operacji, które były zaksięgowane po stronie "Ma",

4) przypis z tytułu przedawnienia składek,

5) przedawnienie wpłat.

3. Na koncie po stronie "Ma" księguje się:

1) odpis nienależnie dokonanych przypisów należności,

2) umorzenia należności,

3) przeniesienia na inne konto operacji, które były zaksięgowane po stronie "Wn",

4) przedawnienie przypisu składek,

5) odpis przedawnienia wpłat,

6) wpłaty należności,

7) wpłaty z tytułu potrąceń.

4. Księgowanie w systemie informatycznym wpłat składek dokonuje się na podstawie wtórników dowodów wpłat otrzymanych z komórki ds. finansowo-księgowych z zastosowaniem odpowiednich przepisów Działu 2, Rozdział 4, 5, 7, niniejszej instrukcji z uwzględnieniem reguł określonych w systemach informatycznych.

5. Księgowania poszczególnych operacji na kontach płatników składek w systemie informatycznym dokonuje się odrębnie dla ubezpieczenia zdrowotnego z działów specjalnych produkcji rolnej, z gospodarstw rolnych o powierzchni 6 i więcej ha przeliczeniowych oraz z gospodarstw rolnych poniżej 6 ha przeliczeniowych.

Rozdział  4.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie przekazywania danych ewidencyjnych osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu do Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) i prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie jednoczesnego podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w Kasie i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

§ 36. Przeprowadzenie, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, weryfikacji danych niezbędnych do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego z danymi z ewidencji Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, zwanego dalej "PESEL".

§ 37. Bieżące monitorowanie procesu przekazywania do NFZ z wykorzystaniem systemu Centralnego Modułu Agregacji Danych zwanego dalej "CMAD-N" informacji o okresach podlegania i niepodlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz o opłaconych i należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne.

§ 38. Bieżące pobieranie raportów z systemu CMAD-N oraz analiza wymienionych w nich niezgodności danych osobowych z ewidencją PESEL oraz pokrywających się okresów ubezpieczenia w Kasie i ZUS.

§ 39. Podejmowanie na bieżąco działań mających na celu wyjaśnienie braku zgodności danych lub pokrywających się okresów ubezpieczenia:

1) we własnym zakresie, jeżeli pracownik ubezpieczeń posiada dokumenty umożliwiające dokonanie korekty danych w tym trybie,

2) w drodze postępowania wyjaśniającego bezpośrednio z ubezpieczonym rolnikiem lub domownikiem,

3) w drodze postępowania wyjaśniającego z odpowiednią komórką organizacyjną Kasy,

4) w drodze postępowania wyjaśniającego z odpowiednią jednostką organizacyjną ZUS.

§ 40. Bieżące przekazywanie do NFZ z wykorzystaniem systemu CMAD-N skorygowanych danych o ubezpieczonych.

Rozdział  5.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie zamknięcia okresu rozliczeniowego

§ 41. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.

§  42. 

1. Pracownik ubezpieczeń zamyka w systemie informatycznym okres rozliczeniowy i sporządza z wykorzystaniem systemu następujące:

1) Zestawienia miesięczne:

a) zestawienie obrotów - druk UD-Z1,

b) zestawienie przypisów dotowanych - druk UD-Z1A,

c) zestawienie wpływów i przypisanych składek - druk UD-Z2,

d) zestawienie obrotów - druk UD-Z3,

e) zestawienie wpływów - druk UD-Z4,

f) zbiorówka obrotów - druk UD-Z5,

g) salda na koniec miesiąca - druk UD-Z6,

h) kontrolka obrotów i sald - druk UD-Z7,

i) przypisy w miesiącach składkowych - druk UD-Z8,

j) inwentarz sald - druk UD-Z9,

k) informacja o wysokości odsetek od nieopłaconych należności - druk UD-Z 22,

l) wykaz sum wpłat na koszty upomnień oraz koszty upomnień - druk UD-Z 25,

m) inwentarz sald zadłużenia i stanu odsetek od nieopłaconych należności według stanu na koniec np. na koniec ostatniego miesiąca kwartału - druk UD-Z 21,

n) wykaz kont, na których księgowano wpłaty na koszty upomnień oraz koszty upomnień - druk UD-Z 26,

o) wykaz kont wykazujących zaległość z tytułu kosztów upomnień - druk UD-Z 27,

p) zbiorcze zestawienie zwrotu nadpłat składek z podziałem na działy specjalne i gospodarstwa 6 i więcej ha przeliczeniowych - druk UD-Z 37,

q) zestawienie osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu i stanu zadłużenia według powierzchni gospodarstw rolnych - druk RS - 37Z,

r) informacja o osobach podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu według gospodarstw rolnych - druk RS - 11 Z,

s) specyfikacja obrotów - druk UD-Z30,

t) zestawienie ubezpieczonych wg wieku - druk UD-Z31,

u) zestawienie o liczbie płatników i ubezpieczonych, kwocie składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz umorzonych i odpisanych z powodu przedawnienia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne - druk RS- 20Z,

v) informacja o liczbie podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu obywateli państw, członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii oraz obywateli "państw trzecich" w Narodowym Funduszu Zdrowia i kwocie składek na ubezpieczenie zdrowotne przypisanych w miesiącu według stanu na dzień - druk KRUS UE Z.

2) Sprawozdania, informacje miesięczne:

a) informacja o kwocie składek dotowanych na ubezpieczenie zdrowotne - druk KRUS 20Z,

b) sprawozdania miesięczne o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie lub informacje o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym według obowiązującego wzoru,

3) Zestawienia kwartalne:

a) zestawienie o kwocie zadłużeń z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne w podziale na lata - druk RS - 15Z,

b) zestawienie o liczbie złożonych wniosków i podjętych decyzji o umorzeniu, udzieleniu ulg w formie odroczenia i układu ratalnego oraz liczbie wydanych decyzji, zaświadczeń oraz przeprowadzonych wizytacji w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego - druk RS - 67Z,

c) zestawienie o stanie zaległych składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwocie zadłużenia objętego ulgami - druk RS - 7Z,

d) informacja o liczbie wydanych decyzji, zaświadczeń i kwocie udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie.

4) Zestawienia/sprawozdania roczne:

a) zestawienie należności krótko- i długoterminowych z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego - druk RS - 4DZ,

b) sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie, innej niż pomoc de minimis oraz informacje o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie w danym okresie sprawozdawczym.

2. Pracownik ubezpieczeń korzystając z odpowiedniej funkcji systemu informatycznego sprawdza poprawność sporządzonych zestawień i w przypadku stwierdzenia występujących w nich niespójności podejmuje postępowanie wyjaśniające i korygujące.

3. Pracownik ubezpieczeń z wykorzystaniem systemu informatycznego sporządza inne zestawienia według potrzeb.

§ 43. Ostatecznie uzgodnione zestawienia miesięczne, kwartalne i roczne pracownik ubezpieczeń przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej w terminie do 5-go dnia każdego miesiąca, kwartału i roku za okres ubiegły.

§  44. 

1. Sporządzone sprawozdania statystyczne zbiorcze dla oddziału regionalnego pracownik ubezpieczeń aprobując w systemie informatycznym udostępnia właściwej komórce Centrali Kasy w terminie do 8-go dnia miesiąca, kwartału, roku następującego po okresie sprawozdawczym lub przekazuje w postaci papierowej (w przypadku braku odpowiedniej funkcjonalności w systemie).

2. Sprawozdania o udzielonej pomocy de minimis, pomocy publicznej w rolnictwie i rybołówstwie lub informacje o nieudzieleniu pomocy publicznej w rolnictwie i rybołówstwie pracownik ubezpieczeń przekazuje do właściwej komórki Centrali Kasy w terminach i na zasadach określonych w § 28 pkt. 4 i 5.

§ 45. Po zakończeniu uzgodnień i akceptacji sprawozdań i zestawień pracownik ubezpieczeń otwiera nowy okres rozliczeniowy.

Dział  4.

Rozliczenie kont płatników składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne

§  46. 

1. Analizę kont z saldem "Wn" należy przeprowadzić, co najmniej raz na kwartał lub w przypadku niedostatecznej ściągalności co miesiąc.

2. W przypadku, gdy należność przekracza kwotę określoną w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisach wykonawczych, wdraża się postępowanie egzekucyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapisami w Dziale 5 niniejszej instrukcji i zasadami określonymi przez Prezesa Kasy.

§  47. 

1. Analizę kont z saldem "Ma" należy przeprowadzić raz w miesiącu.

2. Jeżeli na koncie płatnika w obrębie jednego ubezpieczenia na jednym funduszu/koncie występuje saldo "Ma" a na drugim funduszu/ koncie saldo "Wn" wówczas należy niezwłocznie dokonać przeniesienia salda Ma na saldo "Wn"(dotyczy kont fizycznych).

3. Jeżeli na koncie płatnika występuje saldo "Ma":

1) powstałe w wyniku błędnego księgowania wpłaty dokonuje się niezwłocznie jej przeksięgowania na właściwe konto,

2) powstałe wskutek przekazania przez organ egzekucyjny wyższej kwoty od należności wynikającej z tytułu wykonawczego, po pokryciu egzekwowanych zaległości i uzyskaniu informacji z organu egzekucyjnego, że nadpłata nie podlega zwrotowi do organu, bezzwłocznie zwraca się płatnikowi różnicę, bez jego wniosku jeśli jest to konto nieczynne. Natomiast jeżeli posiada on inne zaległości, nadwyżka podlega zarachowaniu na ich pokrycie, a gdy konto nie posiada zaległości, kwotę nadwyżki zalicza się na poczet przyszłych składek,

3) powstałe wskutek dokonania odpisu składek wynikającego z ustania ubezpieczenia z okresem wstecznym z nadpłatą postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami,

4) powstałe wskutek potrącenia ze świadczeń, a na drugim ubezpieczeniu figuruje saldo "Wn" niezwłocznie przeksięgowuje się nadpłatę na to zadłużenie. W tym przypadku nie jest wymagana dyspozycja płatnika (dotyczy kont fizycznych).

4. W przypadku stwierdzenia salda "Ma" podlegającego zwrotowi sprawdza się, czy na drugim ubezpieczeniu nie figuruje saldo "Wn" oraz ustala się z komórką ds. świadczeń, czy nie występują nienależnie pobrane świadczenia podlegające dochodzeniu. Płatnika powiadamia się o powstaniu salda "Ma", a w przypadku ustalenia nienależnie pobranych świadczeń podlegających dochodzeniu, dodatkowo powiadamia się go o kwocie nadpłaty podlegającej zaliczeniu na poczet tych świadczeń.

5. W przypadku stwierdzenia na jednym ubezpieczeniu salda "Ma" podlegającego zwrotowi a na drugim ubezpieczeniu salda "Wn", zawiadamia się płatnika o saldzie "Ma" i możliwości przeksięgowania nadpłaty na poczet istniejącego zadłużenia z informacją, że w przypadku braku dyspozycji nadpłata zostanie przeksięgowana z urzędu na poczet zadłużenia na innym ubezpieczeniu.

6. W przypadku stwierdzenia salda "Ma" na koncie czynnym pracownik sporządza i wysyła zawiadomienie o nadpłacie i oczekuje pisemnej dyspozycji płatnika.

7. W przypadku otrzymania pisemnej dyspozycji płatnika pracownik postępuje zgodnie z nią, a gdy brak jest dyspozycji płatnika nadpłaconą kwotę zalicza się na przyszłe zobowiązania.

8. W przypadku stwierdzenia salda "Ma" na koncie nieczynnym pracownik informuje o tym fakcie płatnika sporządza i wysyła decyzję o nadpłacie w przypadku ubezpieczenia społecznego rolników, a w przypadku ubezpieczenia zdrowotnego wysyła pismo informujące o nadpłacie. Jeśli saldo dotyczy zmarłego płatnika należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia spadkobierców uprawnionych do uzyskania zwrotu.

9. W przypadku salda "Ma" podlegającego zwrotowi, kwotę nadpłaty do zwrotu wpisuje się do "zestawienia zwrotów nadpłat" i po aprobacie przekazuje do komórki ds. finansowo-księgowych w celu dokonania zwrotu.

10. Zwrotu nadpłaty składek dokonuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11. Po uzyskaniu od komórki ds. finansowo-księgowych potwierdzonego "zestawienia zwrotów nadpłat", pracownik księguje zwrot tej nadpłaty na koncie płatnika.

12. W przypadku nie przekazania zwrotu nadpłaty przez komórkę ds. finansowo-księgowych w określonym terminie, należy niezwłocznie wyjaśnić przyczynę nie dokonania zwrotu w celu nie przekroczenia obowiązującego 30-dniowego terminu zwrotu nadpłaty od dnia wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę lub określającej wysokość nadpłaty.

13. W przypadku gdy płatnik nie podjął przekazanej kwoty, kwota niepodjętej nadpłaty (pomniejszona o koszty jej zwrotu w przypadku nadpłat zwracanych przekazem pocztowym) księgowana jest na koncie płatnika na funduszu lub ubezpieczeniu, na którym pierwotnie powstała, a następnie przeprowadzane jest postępowanie wyjaśniające.

14. Niepodjęta nadpłata ponownie zwracana jest płatnikowi za pośrednictwem komórki ds. finansowo-księgowych. W przypadku zwrotu przekazem pocztowym nadpłata ponownie pomniejszana jest o koszty jej zwrotu.

15. Pracownik ubezpieczeń księguje przeniesienia kwoty salda "Ma" na kontach nieczynnych w ubezpieczeniu społecznym na "różne dochody", a w ubezpieczeniu zdrowotnym na "przedawnienie wpłaty", gdy:

1) prawo żądania zwrotu salda "Ma" uległo przedawnieniu,

2) płatnik odmówił podjęcia kwoty nadpłaty/płatnik nie podjął kwoty nadpłaty pomimo próby jej zwrotu,

3) kwota ta nie przekracza równowartości sumy kosztów powiadomienia płatnika o nadpłacie listem poleconym oraz kosztów jej zwrotu.

16. Saldo "Ma" powstałe w wyniku przedpłaty składek, gdy płatnik złożył dyspozycję pozostawienia nadpłaty na koncie, pozostawia się bez zmian do czasu jego rozliczenia kolejnymi przypisami składek.

Dział  5.

Przymusowe dochodzenie należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne

Rozdział  1.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie czynności poprzedzających wszczęcie przymusowego dochodzenia należności

§ 48. Przymusowe dochodzenie należności Kasy z tytułu składek prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów wykonawczych, a w sprawach nieuregulowanych w tych przepisach stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

§  49. 

1. Przed wszczęciem przymusowego dochodzenia pracownik ubezpieczeń po dokonaniu kontroli terminowości zapłaty należności i analizy stanu rozliczeń na kontach płatników, może podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanych zmierzające do dobrowolnego wykonania przez nich obowiązku zapłaty z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych poprzez:

a) internetowy portal informacyjny,

b) krótką wiadomość tekstową (sms),

c) email, telefon, faks itd.

2. Osoba zainteresowana powinna złożyć pisemne żądanie o komunikowanie się z nią we wskazany sposób i podać dane kontaktowe (nr telefonu, adres poczty elektronicznej itp.) oraz wskazać jaki rodzaj informacji może być przekazywany w wybranym przez nią bezpośrednim środku komunikacji.

3. Bezpośrednie działania informacyjne powinny być prowadzone wyłącznie ze służbowych środków komunikacji i rejestrowane w formie papierowej lub elektronicznej z oznaczeniem daty i formy tego działania.

4. W sytuacji, gdy należność przekracza kwotę określoną w przepisach o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisach wykonawczych, po dokonaniu oceny możliwości płatniczych, niezwłocznie wystawia się i wysyła do dłużnika/dłużników upomnienie, które powinno zawierać zakres informacji określonych w przepisach.

5. Podpisane upomnienie ewidencjonuje się w rejestrze prowadzonym w danej jednostce organizacyjnej.

6. Upomnienie przesyła się zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru. Na kopii upomnienia kancelista lub osoba wykonująca czynności kancelaryjne potwierdza wysyłkę datownikiem i parafką. Doręczenie upomnienia może nastąpić również w formie elektronicznej zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

7. Dowód doręczenia upomnienia wraz z kopią upomnienia dołącza się do teczki zbiorczej płatnika.

§  50. 

1. Jeżeli w ciągu 20 dni od daty nadania upomnienia nie wpłynie potwierdzenie jego odbioru, przeprowadza się postępowanie reklamacyjne u operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, u którego upomnienie zostało nadane i w przypadku:

1) zaginięcia lub braku dowodów doręczenia upomnienia zobowiązanemu, należy ponownie wysłać upomnienie,

2) otrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia należy je dołączyć do teczki "terminarz" i przechowywać do czasu upływu terminu płatności, tj. 7 dni od daty doręczenia.

2. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru upomnienia na koncie płatnika składek niezwłocznie księguje koszty upomnienia proporcjonalnie do kwoty zadłużenia figurującej na danym funduszu (nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego, a wyłącznie ubezpieczenia społecznego), na którą było wystawione to upomnienie.

3. Datę doręczenia upomnienia w przypadku składek na ubezpieczenie:

1) społeczne rolników - odnotowuje się w systemie informatycznym w pozycji "data doręczenia upomnienia".

2) zdrowotne - odnotowuje się w prowadzonym rejestrze upomnień.

Rozdział  2.

Zadania pracownika ubezpieczeń w zakresie wszczęcia przymusowego dochodzenia należności

§  51. 

1. W przypadku braku zapłaty należności wynikającej z wystawionego i doręczonego upomnienia dłużnikowi wystawia się tytuł wykonawczy zgodnie z bieżąco obowiązującym wzorem, który powinien obejmować należności w kwocie nie wyższej niż wymieniona w upomnieniu. Przy sporządzaniu tytułu wykonawczego można korzystać:

a) z teleinformatycznego systemu dedykowanego do prowadzenia spraw z zakresu ubezpieczeń Kasy lub,

b) z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji informatycznej do tworzenia formularza tytułu wykonawczego.

2. Pracownik ubezpieczeń zakładając sprawę o postępowanie egzekucyjne w systemie, jako datę wszczęcia postępowania wpisuje datę doręczenia upomnienia, po którym nastąpiło wystawienie tytułu wykonawczego.

3. Tytuł wykonawczy po sprawdzeniu pod względem prawidłowości sporządzenia i kompletności dołączonych dokumentów przekazuje się do podpisu osobie upoważnionej do podpisywania tytułów wykonawczych.

4. Podpisany tytuł wykonawczy ewidencjonuje się w rejestrze, prowadzonym w danej jednostce organizacyjnej w podziale na Urzędy Skarbowe.

5. Tytuł wykonawczy wraz z informacją zawierającą w szczególności dane, na podstawie których ustalono właściwość miejscową organu egzekucyjnego zgodnie postanowieniami art. 22 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz znane składniki majątku zobowiązanego, w tym znajdujące się na terytorium państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, niezwłocznie kieruje się do właściwego miejscowo organu egzekucyjnego pocztą za potwierdzeniem odbioru lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego organu ewentualnie w inny sposób uzgodniony z Urzędem Skarbowym.

a) ustalając właściwość miejscową należy wziąć pod uwagę rzeczywisty adres zamieszkania zobowiązanego, gdyż nie zawsze jest to adres tożsamy z miejscem zameldowania zobowiązanego oraz położenia jego majątku,

b) w przypadku ustalenia innych danych niż wynikają z tytułu dołącza się informację o których mowa w § 10 rozporządzenia w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych.

6. Do tytułu wykonawczego przekazanego organowi egzekucyjnemu w formie papierowej należy dołączyć jego odpisy w liczbie po jednym egzemplarzu dla każdego zobowiązanego. Na sporządzonych odpisach tytułu umieszcza się adnotację "odpis tytułu wykonawczego". Jeden egzemplarz tytułu pozostawia się w teczce zbiorczej płatnika do wykorzystania, między innymi: w przypadku konieczności sporządzenia dalszego, zmienionego albo ponownego tytułu wykonawczego po uprzednim wydaniu postanowienia o utracie pierwotnego tytułu wykonawczego.

a) ponowny tytuł wykonawczy wystawia się na wniosek organu egzekucyjnego w przypadku jego utraty przez ten organ (postanowienie o utracie pierwotnego tytułu wykonawczego),

b) dalszy tytuł wykonawczy wystawia się, gdy w trakcie poprowadzonego postępowania egzekucyjnego zajdzie potrzeba zabezpieczenia zaległości na hipotece, a oryginalny tytuł wykonawczy będzie w posiadaniu organu egzekucyjnego lub nastąpi zbieg egzekucji sądowej z egzekucją administracyjną i dalszy tytuł wykonawczy musi zostać przekazany organowi wyznaczonemu do prowadzenia łącznej egzekucji,

c) zmieniony tytuł egzekucyjny wystawia się, gdy w trakcie postępowania egzekucyjnego zostanie wydana decyzja, postanowienie lub inne orzeczenie określające lub ustalające inną wysokość należności pieniężnej, powodującej zwiększenie kwoty należności pieniężnej. Przed wystawieniem tego tytułu należy sprawdzić, czy nie istnieje obowiązek wystawienia upomnienia obejmującego należności, które uległy zwiększeniu.

7. Przed wysłaniem tytułu wykonawczego do organu egzekucyjnego sprawdza się, czy należność nie została opłacona bądź dłużnik nie złożył wniosku o udzielenie ulgi na spłatę zaległości albo o jej umorzenie lub też nie wpłynął wniosek o ustalenie prawa do świadczenia, z którego może być potrącana zaległość.

Rozdział  3.

Zadania pracownika ubezpieczeń w czasie trwania przymusowego dochodzenia należności

§  52. 

1. Pracownik ubezpieczeń w trakcie trwania przymusowego dochodzenia należności niezwłocznie zawiadamia organ egzekucyjny o:

1) zmianie wysokości należności objętej tytułem wykonawczym wynikającej z jej wygaśnięcia w całości lub części (np.: w wyniku dokonanej wpłaty własnej przez dłużnika, potrąceń ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników lub wyegzekwowania jej przez inny organ egzekucyjny, przedawnienia),

2) zdarzeniu powodującym zawieszenie (np.: odroczenie terminu spłaty lub rozłożenie na raty, śmierć zobowiązanego jeżeli obowiązek nie jest ściśle związany z osobą zmarłego) lub umorzenie postępowania egzekucyjnego,

3) zdarzeniu powodującym ustanie przyczyny zawieszenia postępowania,

4) okresie, za który nie nalicza się odsetek za zwłokę w wyniku zdarzeń zaistniałych po dniu wystawienia tytułu wykonawczego,

5) uzyskanej informacji o zobowiązanym i jego majątku w zakresie niezbędnym do prowadzenia egzekucji.

2. Zawiadomienie o okolicznościach o których mowa w ust. 1 zawiera w szczególności:

1) datę wystawienia zawiadomienia,

2) nazwę wierzyciela i adres jego siedziby lub jego jednostki organizacyjnej,

3) nazwę lub nazwisko i imię zobowiązanego oraz adres jego siedziby lub miejsce zamieszkania zobowiązanego,

4) numer i datę wystawienia tytułu wykonawczego,

5) wskazanie okoliczności i termin zaistnienia tego zdarzenia,

6) stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby działającej z upoważnienia wierzyciela.

3. Kopię wysłanych zawiadomień o których mowa w ust.2 przechowuje się w teczce zbiorczej płatnika.

§ 53. Jeżeli w trakcie postępowania egzekucyjnego nastąpi jakakolwiek inna zmiana niż wymieniona w §52.1, a mająca wpływ na wysokości należności objętej tytułem wykonawczym - niezwłocznie powiadamia się organ egzekucyjny zgodnie z obowiązującymi przepisami/procedurami.

§ 54. Po ustaniu przyczyn powodujących zawieszenie postępowania egzekucyjnego pracownik ubezpieczeń, przed upływem 12 miesięcy od dnia zawieszenia postępowania, a także w okresie późniejszym, jeżeli organ egzekucyjny nie umorzył postępowania egzekucyjnego, zawiadamia organ egzekucyjny o ustaniu przyczyny zawieszenia.

§ 55. Postanowienia organu egzekucyjnego w sprawie obciążenia kosztami egzekucyjnymi lub opłatą komorniczą podlegają ocenie pod względem zasadności ich naliczenia. Na wymienione postanowienie przysługuje zażalenie.

§ 56. Na postanowienie organu egzekucyjnego o umorzeniu postępowania egzekucyjnego przysługuje Kasie zażalenie.

§ 57. Kopie zawiadomień o zmianie w stanie egzekucji oraz informacje o zrealizowanych przez organy egzekucyjne tytułach wykonawczych, przechowuje się w teczce zbiorczej płatnika.

§ 58. Wpłaty dokonane przez organy egzekucyjne zalicza się na należności, na poczet których zostały pobrane. W przypadku, gdy z dowodu wpłaty nie wynika, na jaki tytuł została pobrana wpłata należy w trybie pilnym przeprowadzić odpowiednie postępowanie wyjaśniające z organem egzekucyjnym.

§ 59. Zajmowanie stanowiska odnośnie zarzutów zgłaszanych przez dłużnika w sprawie prowadzenia egzekucji administracyjnej (np. w przypadku braku doręczenia upomnienia czy właściwego doręczenia upomnienia) następuje w drodze wydania postanowienia.

§ 60. Kasa jako wierzyciel może w każdym czasie uzyskać informacje z organu egzekucyjnego o toczącym się postępowaniu egzekucyjnym zgodnie z przepisami art. 36 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Ponadto na podstawie art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego ma prawo wglądu w akta sprawy w organie egzekucyjnym, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów.

§ 61. Po otrzymaniu postanowienia o zakończeniu/umorzeniu postępowania egzekucyjnego wydanego przez organ egzekucyjny pracownik ubezpieczeń odnotowuje w rejestrze systemowym lub papierowym:

1) datę wydania postanowienia przez organ egzekucyjny (data zatwierdzenia)

2) przyczynę wydania postanowienia (status),

3) kwartał zatwierdzenia (data w której wprowadzono informacje do systemu informatycznego obsługującego ubezpieczenia).

Rozdział  4.

Zadania pracownika w zakresie zabezpieczenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne poprzez wpis hipoteki do ksiąg wieczystych dłużnika.

§ 62. Dla zabezpieczenia należności z tytułu składek Kasie przysługuje hipoteka przymusowa na wszystkich nieruchomościach dłużnika. Zabezpieczenie wierzytelności następuje poprzez wpis hipoteki przymusowej w dziale IV księgi wieczystej nieruchomości, na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.

§  63. 

1. Przed podjęciem działań związanych z zabezpieczeniem wierzytelności na hipotece nieruchomości pracownik ubezpieczeń powinien ustalić, czy przedmiotowa nieruchomość ma założoną księgę wieczystą. W tym celu sprawdza czy w aktach płatnika, w jego aktach emerytalno-rentowych lub aktach poprzednich właścicieli gospodarstwa jest informacja o numerze księgi wieczystej, a w przypadku jej braku stara się ją uzyskać:

1) od dłużnika lub,

2) z ewidencji gruntów i budynków gminy właściwej dla miejsca położenia nieruchomości lub,

3) we właściwym sądzie rejonowym, w wydziale ksiąg wieczystych lub w centralnej informacji ksiąg wieczystych.

2. W przypadku, gdy nieruchomość nie posiada założonej księgi wieczystej, jednostka organizacyjna ma prawo do wystąpienia z wnioskiem o założenie księgi wieczystej.

3. Przed wdrożeniem postępowania związanego z zabezpieczeniem należności z tytułu składek na hipotece pracownik ubezpieczeń ustala:

1) stan faktyczny i prawny nieruchomości lub istnienie ewentualnych innych obciążeń, korzystając z elektronicznej centralnej bazy ksiąg wieczystych,

2) ustala szacunkową wartość nieruchomości na podstawie dostępnych danych lub uzyskanych np. z urzędu gminy lub z ogólnie dostępnych źródeł podających cenę gruntów rolnych według Głównego Urzędu Statystycznego (uwzględniając ewentualną zmianę tej wartości w związku z planowanymi inwestycjami itd.), aby kwota zabezpieczeń istniejących i nowych nie przekraczała wartości nieruchomości. Jeśli oczywistym jest, że wielkość posiadanych gruntów, ich klasa czy położenie wskazuje, że ich wartość przekracza kwotę zobowiązania (z uwzględnieniem kwoty już zabezpieczonej), wówczas nie ma konieczności szacowania wartości tych gruntów (nieruchomości) chyba, że przepisy stanowią inaczej. Z czynności tych pracownik sporządza notatkę służbową, którą dołącza do teczki zbiorczej płatnika

4. W przypadku, gdy zabezpieczenie dotyczy kilku nieruchomości należy określić kwotę, zabezpieczenia odrębnie dla każdej z tych nieruchomości uwzględniając ich wartość.

§  64. 

1. Pracownik ubezpieczeń przygotowuje projekt decyzji poprzedzającej wpis hipoteki zobowiązującej do opłacenia wymienionych w niej zaległości z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie społeczne rolników w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji, z uprzedzeniem o wszczęciu postępowania o zabezpieczenie wierzytelności na hipotece nieruchomości dłużnika. Decyzja nie określa sumy hipoteki tylko wysokość wierzytelności, gdyż odsetki za zwłokę są naliczane na dzień dokonania zapłaty. W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego obowiązujący druk decyzji poprzedzającej wpis hipoteki przymusowej powinien być odpowiednio dostosowany do rodzaju składek i w podstawie prawnej zawierać wskazanie właściwych przepisów m.in. art. 52a ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników.

2. Decyzję wydaje i podpisuje osoba do tego upoważniona.

3. Pracownik ubezpieczeń wpisuje decyzję do rejestru decyzji przedhipotecznych i wysyła decyzję do zainteresowanej osoby (osób) za potwierdzeniem odbioru.

§ 65. Po bezskutecznym upływie określonego w decyzji terminu pracownik ubezpieczeń sporządza wniosek o wpis hipoteki w księdze wieczystej kierowany do sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości, który wpisuje do rejestru prowadzonego w danej jednostce organizacyjnej (systemowego lub papierowego).

§  66. 

1. W przypadku prowadzenia przez sąd ksiąg wieczystych w systemie informatycznym wniosek ten należy sporządzić na formularzu wg wzoru określonego przez Ministra Sprawiedliwości.

2. Do wniosku o wpis hipoteki należy dołączyć dokumenty wynikające z obowiązujących przepisów lub wymagane przez sąd.

§  67. 

1. Po uzyskaniu postanowienia sądu o wpisie hipoteki w księdze wieczystej, pracownik ubezpieczeń:

1) rejestruje datę zabezpieczenia we właściwym rejestrze,

2) aprobuje sprawę o zabezpieczenie hipoteczne w systemie informatycznym dotyczącym ubezpieczenia społecznego rolników z datą wpływu postanowienia do jednostki,

3) wprowadza datę wpisu hipoteki w księdze wieczystej do rejestru wpisów.

2. Odpis wniosku do sądu oraz postanowienie sądu o zabezpieczeniu hipotecznym przechowuje się w teczce zbiorczej płatnika.

§ 68. W przypadku wpłaty całej kwoty należności (składek, odsetek - liczonych na dzień zapłaty lub odpowiednio do dnia przedawnienia się należności oraz kosztów upomnień) wydaje się właścicielowi nieruchomości, na jego wniosek, dokument potwierdzający spłatę należności objętej wpisem hipoteki.

§ 69. W przypadku dobrowolnej wpłaty dokonanej na poczet należności zabezpieczonych hipoteką, które z uwagi na upływ okresu ich dochodzenia zostały odpisane z konta płatnika, należności te należy ponownie przypisać do wysokości wpłaty, w podziale na składki i odsetki należne do dnia przedawnienia się tych należności.

Dział  6.

Przekazywanie zadań z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego między jednostkami organizacyjnymi Kasy

§  70. 

1. Przekazaniu zadań pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Kasy podlegają:

1) dane z baz danych systemów informatycznych,

2) oryginały teczek zbiorczych płatników składek na ubezpieczenie społeczne rolników i ubezpieczenie zdrowotne wraz z pełną posiadaną dokumentacją dotyczącą przekazywanych płatników i ubezpieczonych (w tym również karty ewidencyjne ubezpieczonych).

2. W dokumentacji jednostki organizacyjnej Kasy przekazującej zadania pozostają kopie wykazów akt płatników wraz z dokumentacją dotyczącą spraw prowadzonych nadal w tej jednostce np. dotyczące układów ratalnych, prowadzonego postępowania egzekucyjnego.

3. Przekazywanie zadań z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego następuje po uzgodnieniu między jednostkami organizacyjnymi i realizowane jest zgodnie z instrukcją systemu informatycznego i jego funkcjonalnością.

4. Pracownik ubezpieczeń jednostki organizacyjnej Kasy, która przekazała zadania z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązany jest do szczegółowej analizy wpływającej korespondencji oraz dowodów wpłat składek pod kątem, czy nie dotyczą one płatników składek lub ubezpieczonych przekazanych do innej jednostki organizacyjnej. Korespondencję dotyczącą osób przekazanych do innej jednostki organizacyjnej Kasy należy niezwłocznie przekazać do tej jednostki. Natomiast wpłaty dokonane na rachunek bankowy tej jednostki należy niezwłocznie przekazać, za pośrednictwem komórki ds. finansowo księgowych, do nowej jednostki organizacyjnej Kasy (oprócz wpłat dotyczących ulg czy postępowania egzekucyjnego prowadzonych nadal przez tę jednostkę),

5. Pracownik ubezpieczeń jednostki organizacyjnej Kasy, która przejęła zadania z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązany jest do sporządzenia pism informujących płatników składek na ubezpieczenie społeczne rolników o przejęciu zadań z zakresu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego tych osób przez daną jednostkę organizacyjną Kasy oraz o:

1) nowo nadanych numerach,

2) adresie siedziby jednostki organizacyjnej Kasy,

3) numerze (numerach) konta bankowego.

6. Pracownik ubezpieczeń jednostki organizacyjnej Kasy, która przejęła zadania z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązany jest do oznaczenia przejętych teczek zbiorczych płatnika danymi nowej jednostki organizacyjnej. Każda teczka powinna być oznaczona Unikalnym Numerem Osoby, zwanym dalej "UNO"

§ 71. Zasady o których mowa w §70, stosuje się również do przekazania do innych jednostek organizacyjnych Kasy wybranych kont płatników składek na ubezpieczenie społeczne rolników zmieniających miejsce prowadzenia działalności rolniczej na teren działania innej jednostki organizacyjnej Kasy.

Dział  7.

Współpraca komórki ds. ubezpieczeń z innymi komórkami organizacyjnymi

§  72. 

1. Komórka ds. ubezpieczeń współpracuje z komórką ds.:

1) finansowo-księgowych,

2) świadczeń,

3) prewencji, rehabilitacji i orzecznictwa lekarskiego,

4) ogólnych.

2. Pracownik ubezpieczeń współpracuje z komórką ds. finansowo-księgowych w zakresie:

1) uzgadniania wpływów,

2) dokonywania zwrotów nadpłat składek,

3) przekazywania miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań i zestawień.

3. Pracownik ubezpieczeń współpracuje z komórkami ds. świadczeń, ds. prewencji, rehabilitacji oraz komórką ds. orzecznictwa lekarskiego w zakresie:

1) potwierdzania okresów ubezpieczenia i wysokości opłaconych składek,

2) dokonywania potrąceń z wypłacanych świadczeń z ubezpieczenia na poczet bieżących składek oraz należności z tytułu składek,

3) zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń potrąconych na poczet należności z tytułu składek,

4) wyłączania z ubezpieczenia społecznego rolników, w tym małżonków pobierających świadczenia emerytalno-rentowe,

5) ustalania daty upływu 25 letniego okresu ubezpieczenia emerytalno-rentowego osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy lub zasiłek dla opiekuna,

6) przekazywania informacji/dokumentacji potwierdzającej zaprzestania prowadzenia działalności rolniczej przez emerytów/rencistów lub ich małżonka,

7) przekazywania informacji o wyłączaniu z ubezpieczenia społecznego rolników osób, których małżonkowie są uprawnieni do emerytury lub renty.

4. Pracownik ubezpieczeń współpracuje z komórką ds. ogólnych w zakresie:

1) odwołań od decyzji Prezesa Kasy w sprawach z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników,

2) wydawania opinii prawnych,

3) spraw spornych z zakresu wymierzania i pobierania składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Załącznik 

Wykaz urządzeń ewidencyjnych prowadzony w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia.

1. rejestr decyzji przedhipotecznych (wzór 1),

2. rejestr - księga zabezpieczeń hipotecznych (wzór 2),

3. rejestr wniosków o udzielenie ulgi/zmianę warunków spłaty zadłużenia w ratach i/lub umorzenie zaległych i/lub bieżących zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników i wydanych decyzji (wzór 3),

4. rejestr wydanych zaświadczeń (wzór 4,)

5. rejestr zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego (wzór 5),

6. rejestr wydanych decyzji o podleganiu/ustaniu/niespełnieniu warunków do podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników (wzór 6),

7. rejestr wydanych zaświadczeń dla potrzeb określenia właściwego ustawodawstwa (wzór 7),

8. rejestr wydanych druków/potwierdzonych formularzy E-104 (wzór 8),

9. rejestr decyzji wydanych w związku z wykonywaniem pracy najemnej (działalności na własny rachunek) na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG/ Szwajcarii oraz państw, z którymi zawarto umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym (wzór 9),

10. rejestr wniosków o udzielenie ulgi/zmianę warunków spłaty zadłużenia w ratach i/lub umorzenie zaległych i/lub bieżących zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne rolników i wydanych decyzji (wzór 10),

11. rejestr wniosków o objęcie ubezpieczeniem emerytalno-rentowym osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy lub zasiłek dla opiekuna oraz decyzji o objęciu lub ustaniu ubezpieczenia emerytalno-rentowego (wzór 11),

UWAGA:

Wzory urządzeń zawierają minimalny obowiązujący zakres informacji, który może być rozszerzony o dodatkowe informacje w poszczególnych rejestrach w ramach potrzeb jednostki organizacyjnej.

Wzór 1

Rejestr decyzji przedhipotecznych

Lp.	identyfikator osoby	Nazwisko i imię osoby, której wydano decyzję	Data wydania decyzji	Znak sprawy	Data doręczenia decyzji	Uwagi

Wzór 2

Rejestr - księga zabezpieczeń hipotecznych

grafika

KASA ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA Sąd Rejonowy w

SPOŁECZNEGO

Oddział Regionalny w

Księga zabezpieczeń hipotecznych

Lp.	Nazwisko i imię adres	Identyfikator osoby	Nr księgi hipotecznej	Nr tytułu wykonawczego/ znak decyzji poprzedzającej wpis hipoteczny	Organ egzekucyjny	Kwota	Okres	Uwagi (np. data wpisu, data i powód wykreślenia)

KRUS UD-19

Wzór 3

Rejestr wniosków o udzielenie ulgi/zmianę warunków spłaty zadłużenia w ratach i/lub umorzenie, zaległych i/lub bieżących zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników i wydanych decyzji

Lp.	Data wpływu wniosku	Wniosek w sprawie	Nazwisko i imię wnioskodawcy	Identyfikator osoby	Data wydania decyzji/ znak sprawy	Sentencja decyzji	Uwagi

Wzór 4

Rejestr wydanych zaświadczeń...................

Lp.	Data wpływu wniosku o wydanie zaświadczenia	Nazwisko i imię wnioskodawcy	Identyfikator osoby	Data wydania zaświadczenia	Cel wydania zaświadczenia	Uwagi

Wzór 5

Rejestr zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego

Lp.	Data wpływu zgłoszenia	Nazwisko i imię osoby składającej zgłoszenie	Określenie kompletności i poprawności danych podanych w zgłoszeniu	Data zwrotu zgłoszenia do uzupełnienia lub korekty danych	Data wpływu kompletnego lub skorygowanego zgłoszenia	Uwagi

Wzór 6

Rejestr wydanych decyzji o podleganiu/ustaniu/niespełnieniu warunków do podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników

Lp.	Identyfikator płatnika	Nazwisko i imię osoby, której wydano decyzję	Identyfikator osoby ubezpieczonej	Rodzaj wydanej decyzji	Data wydania decyzji	Znak sprawy	Uwagi

Wzór 7

Rejestr wydanych zaświadczeń dla potrzeb określenia właściwego ustawodawstwa

Lp.	Imię i nazwisko	PESEL/ identyfikator osoby	Rodzaj podjętej pracy (najemna, na własny rachunek, sezonowa)	Państwo na terytorium którego wykonywana jest działalność zarobkowa	Data wpływu wniosku	Data wydania zaświadczenia	Wstępne określenie właściwego ustawodawstwa przez KRUS - z mocy jakiego artykułu Rozporządzenia 883/2004	Określenie właściwego ustawodawstwa przez KRUS - umowy dwustronne	Ustawodawstwo którego państwa jako właściwe określił ZUS (polskie czy obce*)

* w przypadku braku wpływu kopii formularza A 1 (dawny formularz E 101)

Wzór 8

Rejestr wydanych druków/potwierdzonych formularzy E-104

Lp	Data wpływu formularza/wniosku	Od kogo wpłynęło		Kogo dotyczy		Okres ubezpieczenia jaki został potwierdzony w formularzu	Data przekazania do wnioskodawcy	Uwagi
		nazwa instytucji UE/EOG/Szwajcarii	jednostka terenowa ZUS	imię i nazwisko	PESEL/ identyfikator osoby

Wzór 9

Rejestr decyzji wydanych w związku z wykonywaniem pracy najemnej (działalności na własny rachunek) na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG/Szwajcarii oraz państwa, z którym zawarto umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym

L.p.

PESEL/ identyfikator płatnika

Rodzaj ubezpieczenia^1)

Decyzje o podleganiu ubezpieczeniu społecznemu rolników

Decyzje o ustaniu ubezpieczenia społecznego rolników

Decyzje o zmianie warunków podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników - zgodnie z art. 5a ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników

data wydania decyzji

data objęcia ubezpieczeniem

w związku z zakończeniem^2)

w jakim państwie UE/EOG/ Szwajcarii/ państwie, z którym zawarto umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym

data wydania decyzji

data ustania ubezpieczenia

rodzaj działalności zarobkowej^2)

w jakim państwie UE/EOG/ Szwajcarii/ państwie, z którym zawarto umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym

data wydania decyzji

data rozpoczęcia działalności na własny rachunek

w jakim państwie UE/EOG/ Szwajcarii/ państwie, z którym zawarto umowę dwustronną o zabezpieczeniu społecznym

¹⁾ ubezpieczenie z mocy ustawy lub na wniosek

²⁾ symbol A - praca najemna

symbol B - działalność na własny rachunek

Wzór 10

Rejestr wniosków o udzielenie ulgi/zmianę warunków spłaty zadłużenia w ratach i/lub umorzenie, zaległych i/lub bieżących zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne rolników i wydanych decyzji

Lp.	Data wpływu wniosku	Wniosek w sprawie	Nazwisko i imię wnioskodawcy	Identyfikator płatnika	Data wydania decyzji	Sentencja decyzji	Uwagi

Wzór 11

Rejestr wniosków o objęcie ubezpieczeniem emerytalno-rentowym osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy lub zasiłek dla opiekuna oraz decyzji o objęciu lub ustaniu ubezpieczenia emerytalno-rentowego

Lp.	data wpływu wniosku	UNO osoby składającej wniosek	Ubezpieczony		wójt, burmistrz, prezydent miast		data przyznania świadczenia lub zasiłku	data objęcia/ustania ubezpieczeniem emerytalno- rentowym	Data osiągnięcia 25-letniego okresu ubezpieczenia	Data wydania decyzji	Uwagi
			Nazwisko	Imię	nazwa gminy	nr konta w nSiu