Wprowadzenie Instrukcji postępowania z dokumentacją wymienianą pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego umiejscowionymi w lokalizacjach: Al. Niepodległości 190 i ul. Rejtana 17 w Warszawie.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2021.17

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 lipca 2021 r.

KOMUNIKAT Nr 5

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 29 lipca 2021 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji postępowania z dokumentacją wymienianą pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego umiejscowionymi w lokalizacjach: Al. Niepodległości 190 i ul. Rejtana 17 w Warszawie

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2021 r. poz. 266) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Instrukcję postępowania z dokumentacją wymienianą pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego umiejscowionymi w lokalizacjach: Al. Niepodległości 190 i ul. Rejtana 17 w Warszawie stanowiącą załącznik do niniejszego komunikatu.

§ 2. Komunikat wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja postępowania z dokumentacją wymienianą pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego umiejscowionymi w lokalizacjach: Al. Niepodległości 190 i ul. Rejtana 17 w Warszawie

I. 

Zasady ogólne

1. Osoby przynoszące, odbierające, przewożące korespondencję zawierającą dane osobowe mają obowiązek posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym w ust. 2. Za posiadanie upoważnień przez te osoby odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych, w których osoby te wykonują swoje obowiązki.

2. Upoważnienie dla osób wskazanych w ust. 1 obejmuje uprawnienie do przetwarzania danych osobowych, co najmniej w celu ich przenoszenia, odbierania oraz - jeżeli jest to niezbędne - do ich przewożenia.

3. Kancelaria Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwana dalej "Kasą", prowadzi bazę osób upoważnionych, o których mowa w ust. 1. Za aktualizację bazy w zakresie upoważnionych pracowników swoich komórek organizacyjnych odpowiadają odpowiednio ich kierownicy.

4. Przekazywanie korespondencji odbywa się za pośrednictwem upoważnionych pracowników posiadających identyfikator, w celu weryfikacji tożsamości i ewentualnej konfrontacji z upoważnieniem.

5. Do zabezpieczenia zamykanego pojemnika służącej do przewozu korespondencji, służyć będą plomby jednorazowego użytku, których zdjęcie spowoduje ich nieodwracalne uszkodzenie.

6. Zamykany pojemnik do przewozu korespondencji plombuje pracownik sekretariatu nadawczego w momencie nadania korespondencji. Zdjęcie plomby może wykonać jedynie pracownik kancelarii Centrali/sekretariatu, do którego skierowana jest korespondencja.

II. 

Przekazywanie korespondencji wewnętrznej pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi pod adresem Al. Niepodległości 190

Korespondencja pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi w budynku pod adresem Al. Niepodległości

190 w Warszawie przekazywana jest bezpośrednio pomiędzy sekretariatami, a jej wydanie

i wpływ rejestrowane są we właściwych dziennikach korespondencji.

III. 

Przekazywanie korespondencji pomiędzy sekretariatami Kierownictwa oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi pod adresem Al. Niepodległości 190 w Warszawie, a sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi w budynku pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie

1. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi pod adresem Al. Niepodległości 190 w Warszawie, a sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie przekazywana jest za pośrednictwem kancelarii Centrali Kasy mieszczącej się w budynku pod adresem Al. Niepodległości 190 w Warszawie.

2. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy sekretariatami Kierownictwa Kasy oraz sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie przekazywana jest wraz z "księgą doręczeń", którymi dysponują sekretariaty komórek organizacyjnych mieszczące się w budynku pod adresem ul. Rejtana 17 - każde we własnym zakresie.

3. W przypadku wymiany korespondencji pomiędzy lokalizacjami pod adresem Al. Niepodległości 190 i adresem ul. Rejtana 17 dokumentacja jest zawożona i przywożona samochodem służbowym w specjalnie do tego przystosowanym, odpowiednio zamykanym pojemniku. Pracownik przewożący dokumenty dysponuje i odpowiada za klucze/plombę do pojemnika na dokumenty. W kancelarii Centrali Kasy odnotowywany jest każdorazowo obieg tych dokumentów, a ich przyjęcie potwierdzane jest przez upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej umiejscowionej przy ul. Rejtana 17 w Warszawie w "księdze doręczeń" (czytelny podpis i data), do której przekazywana jest korespondencja. Korespondencja kierowana do Kierownictwa Kasy bądź do komórek organizacyjnych Centrali Kasy od komórki organizacyjnej umiejscowionej przy ul. Rejtana 17 w Warszawie przekazywana jest wraz z "księgą doręczeń". Korespondencja jest przewożona przez upoważnionego do tego pracownika w odpowiednio przystosowanym pojemniku i dostarczona do kancelarii Centrali Kasy, następnie odbierana jest za pokwitowaniem (czytelny podpis i data) przez pracownika kancelarii Centrali Kasy.

4. Przy przekazywaniu korespondencji wewnętrznej pomiędzy sekretariatami komórek organizacyjnych dopuszcza się przysłanie skanu dokumentu drogą elektroniczną, w szczególności pomiędzy sekretariatami umiejscowionymi pod adresem Al. Niepodległości 190 w Warszawie, a sekretariatami komórek organizacyjnych Centrali Kasy umiejscowionymi w budynku pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie.

5. W sytuacji przekazania dokumentacji wewnętrznej w trybie pilnym bezpośrednio do sekretariatów Kierownictwa Kasy z komórek organizacyjnych pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie, osoba upoważniona wpisuje daną przesyłkę do "księgi doręczeń", a odbiór kwituje pracownik sekretariatu Kierownictwa Kasy.

IV. 

Organizacja pracy Kancelarii w zakresie obiegu dokumentów wewnątrz Kasy

1. W kancelarii Centrali Kasy korespondencję wewnętrzną obsługuje pracownik posiadający właściwe upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

2. Upoważniony pracownik kancelarii Centrali Kasy przyjmuje i wydaje korespondencję, co potwierdza w dzienniku korespondencji, osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

3. W kancelarii Centrali Kasy korespondencja jest przechowywana w skrzynkach zamykanych na klucz z możliwością wrzutu dokumentów. Każda ze skrzynek dedykowana jest jednej komórce organizacyjnej umiejscowionej w budynku przy ul. Rejtana 17 w Warszawie. Klucze do skrzynek pozostają w dyspozycji i nadzorze upoważnionego pracownika kancelarii Centrali Kasy.

4. Korespondencja z komórek umiejscowionych pod adresem ul. Rejtana 17 w Warszawie, a przeznaczona dla komórek organizacyjnych umiejscowionych pod adresem Al. Niepodległości 190, po wcześniejszej rejestracji, przekazywana jest - przez upoważnionego pracownika kancelarii Centrali Kasy - na bieżąco upoważnionym pracownikom właściwych komórek organizacyjnych. Odbiór dokumentów potwierdzany jest pisemnie przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej, do której przekazywana jest korespondencja.

5. Przekazanie dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi umiejscowionymi w różnych lokalizacjach odbywa się minimum dwa razy dziennie: o godz. 11.00 i o godz. 14.00 oraz - w przypadku korespondencji pilnej - w każdym momencie.

V. 

Organizacja obiegu dokumentów z udziałem sekretariatów Kierownictwa Kasy

1. Zadekretowana przez Prezesa/Zastępcę Prezesa Kasy korespondencja, po odnotowaniu w dzienniku korespondencji, zostaje przekazana do sekretariatu właściwej komórki organizacyjnej, zgodnie z dekretacją.

2. Pracownik sekretariatu Prezesa/Zastępcy Prezesa Kasy przyjmuje potwierdzenie odbioru korespondencji w dzienniku korespondencji.

3. W przypadku dekretacji dla więcej niż jednej osoby lub komórki organizacyjnej, oryginał korespondencji zostaje przekazany do wiodącej (pierwszej) osoby/komórki organizacyjnej wskazanej przez Prezesa/Zastępcę Prezesa Kasy, do pozostałych osób/komórek organizacyjnych przekazywane są kopie tej korespondencji.

4. Korespondencja zadekretowana przez Prezesa/Zastępcę Prezesa Kasy imiennie kierowana jest do sekretariatu właściwego Biura/Zespołu/Stanowiska Pracy i rejestrowana jest we właściwym dzienniku korespondencji.

5. Sekretariat komórki organizacyjnej, która przyjęła korespondencję, przekazuje korespondencję kierownikowi komórki organizacyjnej. W przypadku dekretacji imiennej przekazuje korespondencję osobie wskazanej w dekretacji. Przekazanie korespondencji powinno odbyć się w dniu jej otrzymania, a najpóźniej w następnym dniu roboczym. W obu powyższych przypadkach w zakresie obiegu korespondencji obowiązuje ścieżka służbowa oraz system zastępstw.

6. Korespondencja zadekretowana przez Prezesa Kasy lub Zastępcę Prezesa Kasy, po odnotowaniu w dzienniku korespondencji, zostaje przekazana przez pracownika sekretariatu Prezesa Kasy lub Zastępcy Prezesa Kasy do sekretariatów komórek organizacyjnych w siedzibie Centrali Kasy przy Al. Niepodległości 190, natomiast do sekretariatów komórek organizacyjnych znajdujących się w budynku przy ul. Rejtana 17- kierowana jest do kancelarii Centrali Kasy - na wskazaną w dekretacji Prezesa Kasy osobę, bądź komórkę organizacyjną.

7. Korespondencja przekazywana przez sekretariat Prezesa/Zastępcę Prezesa Kasy z pośrednictwem kancelarii Centrali Kasy, przekazywana jest wraz z dziennikiem korespondencji, dedykowanym do wysyłek poczty dla sekretariatów komórek organizacyjnych znajdujących się w budynku przy ul. Rejtana 17. Dopuszcza się przysłanie skanu dokumentu drogą elektroniczną na adres osoby/sekretariatu komórki organizacyjnej wskazanej w dekretacji.